Управление коммерческим отделом: 6 мошеннических схем сотрудников

1828
Фото: shutterstock.com
Фото: shutterstock.com
Мошеннические методы совершенствуются с каждым днем. Их настолько много, насколько сильна жажда наживы. А изобретательности нам не занимать. Но как при этом разнообразии вычислить нечистых на руку сотрудников? Что может сигнализировать о наличии мошенника в коллективе?
Гузаль Махмудова,
генеральный директор, Anti-Fraud.ru

В этой статье вы прочитаете: 

  • Какие махинации мошенничества в бизнесе процветают в продажах
  • Шесть схем, распространенных среди сотрудников коммерческих отделов
  • Как организовать управление коммерческим отделом, чтобы свести к минимуму мошенничество

Управление коммерческим отделом нередко сопровождается работой по предотвращению махинаций со стороны сотрудников. Есть менее и более востребованные махинации. Я выделяю шесть самых популярных схем мошенничества в бизнесе, с которыми чаще всего сталкивалась на практике. Зная их и обращая внимание на тревожные индикаторы, вы будете хорошо вооружены для борьбы с непорядочными сотрудниками коммерческих отделов.

Схема 1. Откаты

Вопреки распространенному мнению откаты могут брать не только сотрудники, отвечающие за закупки, но и сотрудники, занимающиеся продажами. Например, ваша продукция реализуется на высококонкурентном рынке, когда заказ от конечного покупателя получает тот, кто может быстрее поставить ему товар. В этом случае, заплатив менеджеру по продажам определенную сумму, контрагент может быть уверен, что при наличии одновременно нескольких срочных заказов его компания будет обслужена в первую очередь.

Менеджеры по продажам могут также брать откаты за то, что предоставляют компании-посреднику длительную рассрочку платежа, удерживают для нее цены на определенном уровне или предоставляют большую по сравнению с другими посредниками скидку. Кстати, в последнем случае часто происходит так, что посредник в итоге продает продукцию компании-производителя дешевле, чем сам производитель.

Именно с такой ситуацией столкнулся один из моих клиентов — производитель соединительных деталей. В течение двух лет с момента прихода в компанию нового начальника отдела по продажам в лидеры по объемам закупок выбился один из посредников, которого начальник отдела привел с собой в качестве клиента с предыдущего места работы.

Поскольку посредник закупал большие объемы, продукцию ему продавали со скидкой 30–35 % стандартной цены в зависимости от номенклатуры, что позволяло ему продавать купленный товар со скидкой 10 % цены производителя. Кроме того, начальник отдела на всех планерках лоббировал интересы этого клиента. Проведенная проверка показала, что делал он это не бесплатно: покупатель честно делился с ним частью своей маржи.

Таким образом, чтобы выявить откатные схемы, нужно, во-первых, тщательно проанализировать взаимоотношения между контрагентами и сотрудниками компании, во-вторых, сопоставить фактические цены с прайс-листом и проверить обоснованность предоставления скидок, в-третьих, сопоставить цены на одну и ту же номенклатуру для разных покупателей.

Если в вашей компании существует утвержденный прайс-лист на продаваемую продукцию и политика предоставления скидок, то проблем с проверкой не возникнет. В противном случае выявить нарушителей будет сложнее, но это тоже возможно. Так, если одну и ту же номенклатуру у вас закупают несколько клиентов, вы можете сопоставить цены для каждого из них. Однако здесь важно учитывать два нюанса. Первый: если указанную номенклатуру продает только один менеджер по продажам и цена у всех покупателей одинаковая, это еще не означает, что в сделке не фигурирует откат.

Если цена стандартная, то все в порядке. Если же покупателям по каким-то причинам предоставляются скидки (в отсутствие утвержденной политики по скидкам), это повод задуматься и исследовать ситуацию дальше. Второй нюанс: если всем покупателям этой номенклатуры предоставляется одна и та же скидка, проверьте, не связаны ли эти покупатели между собой.

Возможно, их конечными бенефициарами являются одни и те же лица, даже если на корпоративном уровне эти компании не связаны друг с другом. Проверить это можно, например, так: если от имени разных компаний с вашим менеджером по продажам общаются одни и те же люди, значит, компании-покупатели связаны друг с другом. Часто такая информация лежит на поверхности, просто на нее не обращают внимания.

Так, обычно у менеджеров по продажам имеется список заказчиков, в котором напротив каждого клиента указано контактное лицо. Такие списки, как правило, не являются тайной, и, внимательно изучив их, вы можете обнаружить то, что искали.

Но чтобы облегчить себе жизнь и дальнейшие проверки, все-таки утвердите в компании внутренний прайс-лист и разработайте политику скидок.

Что должно насторожить

— Некоторым покупателям предоставляются необоснованные преференции: большие по сравнению с другими клиентами скидки, более выгодные условия платежа (большая отсрочка, отсутствие предоплаты и др.).

— Некоторые ваши клиенты жалуются на постоянную задержку в поставках, при этом отдельные покупатели, разместившие аналогичный заказ позже, всегда получают его в срок.

— Менеджер по продажам поддерживает слишком тесные отношения с конкретным контрагентом и часто защищает его интересы в ущерб вашей компании.

— Менеджер по продажам живет не по средствам, то есть размер его расходов не соответствует уровню его доходов.

Теория картофельных чипсов

Если вы приверженец здорового образа жизни, вам будет сложно сделать первый шаг и попробовать чипсы. Но стоит только съесть один кусочек — и вы не остановитесь, пока не съедите всю пачку. В теории мошенничества этот принцип применим на 100 %.

Если вы не патологический случай, то преступить закон в первый раз вам будет очень сложно, и сначала вы, возможно, запросите небольшой откат. Но если вас на этом не поймают, вы попробуете сделать это еще раз. Если вас снова не поймают, постепенно суммы откатов начнут расти, вы начнете брать их все чаще и чаще. 

И если расположить на графике цены и объемы закупок товаров, за которые отвечаете вы, то в зависимости от ситуации, скорее всего, вы увидите одно из двух: либо цены, либо объемы закупок значительно возрастут во времени.

Известно, что в среднем с момента совершения преступления до его обнаружения проходит 24 месяца. Если это был разовый, незначительный по размерам откат, его могут никогда не обнаружить. Но если это повторяющееся мошенничество, то построение таких графиков может помочь выявить его.

Схема 2. Использование компаний-прокладок

Использование посредников — фирм, контролируемых нынешними или бывшими сотрудниками компании-жертвы, — самая распространенная схема после откатов. Чаще всего она выглядит так: между производителем и конечным покупателем появляется посредник, аккумулирующий разницу между ценами производителя и конечного покупателя. На одном из проверяемых мною предприятий даже была история, когда посредник, будучи аффилированным с одним из менеджеров компании, накручивал до 100 % маржи на запчасти, то есть вдвое увеличивал цену продажи конечному покупателю по сравнению со своей закупочной ценой.

Эта схема мошенничества в бизнесе может работать по-разному. Так, в моей практике был случай, когда руководитель московского представительства иностранной компании продавал со значительными скидками обивочную ткань для мебели, производимую иностранной компанией, фирме, которую зарегистрировал на свое имя. Скидки он объяснял большими объемами, закупаемыми своей компанией.

Полученные скидки позволяли собственной компании наемного управленца успешно конкурировать с московским представительством, в котором он работал. Мошенническая схема вскрылась только после того, как иностранцы сравнили доходность своих представительств по всему миру и выяснили, что рынок, который должен был приносить самую большую прибыль, на деле оказался убыточным.

Подобными схемами мошенничества в бизнесе увлекаются не только топ-менеджеры, но и рядовые сотрудники, и менеджеры среднего звена. Например, на одном из проверяемых мною предприятий начальник отдела продаж создал собственную компанию, через которую продавал некондиционную продукцию. Когда потенциальные покупатели звонили на предприятие, он говорил, что некондиционный товар компания продает только через дилера. Когда руководство спрашивало, почему некондиционную продукцию у них покупает один-единственный покупатель, он отвечал, что никого на рынке она больше не интересует. Так он оправдывал и значительные скидки, которые предоставлял собственной компании.

Что должно насторожить

— На рынке появились компании, которые называют себя вашими официальными дилерами или дистрибуторами, однако ваша компания ни с кем не заключала подобных договоров.

— На рынке появились компании, которые продают вашу продукцию дешевле, чем вы сами.

— В интернете появились фиктивные сайты, которые позиционируют себя в качестве информационных ресурсов вашей компании или используют информацию, заимствованную с вашего официального сайта.

— Некоторым компаниям предоставляются большие по сравнению с другими покупателями скидки.

— Стабильная убыточность какого-то сегмента или номенклатуры, при том что рыночная цена позволяет продавать данную продукцию с прибылью.

Схема 3. Отгрузка подставным компаниям

Не секрет, что во многих компаниях бонусы менеджеров по продажам привязаны к объемам продаж, а не к получению от клиентов денежных средств. Такое положение вещей стимулирует менеджеров по продажам больше отгружать, не заботясь об оплате товара. При этом может сложиться как минимум две ситуации.

Первая. Отгрузка по адресу несуществующей компании. Если цель менеджера по продажам просто получить повышенный бонус за какой-то отчетный период, он может нарисовать отгрузку в учете либо на существующего клиента, либо по адресу несуществующей компании. В учете в этом случае вы можете увидеть рост отгрузок для определенной компании в конце отчетного периода, а затем возвраты от нее в последующие отчетные периоды.

Так, на одном из предприятий, производивших мясную продукцию, менеджер по продажам обнаглел до того, что «отгружал» товар компании под названием «****». Это не зашифрованное матерное слово; именно так в учете называлась компания-фантом.

Вторая. Отгрузка по адресу своей компании. Если цель менеджера по продажам — не только и не столько получить бонус, а получить дополнительный заработок к зарплате, ему может быть интересно отгрузить продукцию собственной или аффилированной с ним компании для последующей продажи, а заработанные деньги положить себе в карман. В учете при этом вы можете увидеть, что задолженность по каким-то компаниям в течение определенного периода времени накапливается, а по истечении срока исковой давности списывается.

Другой вариант: отгрузка производится по адресу своей компании, а в учете проводится как отгрузка существующему крупному покупателю с наибольшими оборотами. Несколько небольших по объемам операций будут незаметны в большом количестве трансакций с этим клиентом. Делается это в надежде на то, что каждая последующая плата от покупателя будет перекрывать предыдущую, а потом можно и уволиться.

Так, в одной из компаний менеджер по продажам периодически рисовал отгрузку труб, предназначавшихся для жилищно-коммунального хозяйства, крупной строительной компании — постоянному клиенту. А фактически отгрузка шла по адресу компании, принадлежавшей его однокласснику. Поскольку обороты со строительной компанией были значительные и отгрузка производилась часто, долгое время никто не замечал лишних отгрузок.

Перечисленные выше схемы работают, если в компании не проводятся регулярные сверки дебиторской задолженности с контрагентами.

Что должно насторожить

— Сотрудник показывает выдающиеся результаты в продажах, работает слишком хорошо, чтобы это было правдой.

— Большое количество старых, непогашенных долгов по компаниям, с которыми работает конкретный менеджер по продажам.

— Увеличение отгрузок по адресу одних и тех же компаний под конец отчетного периода.

— Большой возврат товаров по конкретным компаниям в течение следующих отчетных периодов.

— Ваш контрагент не подтверждает размер остатков по данным вашего учета и не признает некоторые отгрузки по своему адресу.

Схема 4. Махинации с пересортицей

Если компания продает большой ассортимент продукции, а менеджер по продажам имеет доступ к складским записям (например, в магазинах розничной торговли), он может провернуть следующую схему: отгрузить клиенту более дешевый товар по цене более дорогого, в учете провести продажу более дорогого товара, а разницу положить себе в карман.

Схема работает, если более дешевый и более дорогой товар незначительно различаются по характеристикам и клиент попался неискушенный. В случае если речь идет не о розничной продаже, менеджеру, возможно, придется вступить в сговор с кладовщиком, который оформит отгрузку нужного товара.

Например, когда я устанавливала у себя в компании систему видеонаблюдения, коммерческий директор фирмы, занимавшейся установкой, попытался продать более дешевые камеры под видом более дорогих. Внешне они практически ничем не отличались, но одна буква в названии модели решала все. К счастью, мне вовремя помогли специалисты, и фирме не удалось обмануть меня.

Что должно насторожить

— В результате инвентаризации часто возникает пересортица, причем на складе всегда отсутствует более дорогой товар.

— При обращении клиента за гарантийным ремонтом фактический товар не соответствует тому, который указан в документах.

Дополнительная информация. Топ-менеджер компании SAP — Томас Лангенбах обвиняется в краже наборов Lego общей стоимостью $ 30 тыс. В магазине, где продавались игрушки, Лангенбах переклеивал ценники со штрихкодом с дешевых наборов Lego на более дорогие. Так, один из наборов, посвященных киноэпопее «Звездные войны», обошелся ему в $ 49,99, в то время как настоящая стоимость этого набора составляет $ 139,99. Затем Лангенбах продавал украденные наборы на интернет-аукционе eBay. Всего было продано более 2000 комплектов.

Схема 5. Использование ресурсов компании для собственного бизнеса

Как правило, мошенничество в бизнесе начинается с малого: сотрудники используют рабочий интернет или телефон в личных целях, копируют на рабочем ксероксе личные материалы. Обычно работодатели просто закрывают на это глаза: не те суммы денег, из-за которых стоит переживать. Но если использование рабочих ресурсов в личных целях приобретает промышленные масштабы, тогда есть над чем задуматься. 

Так, если работник использует ресурсы компании для ведения собственного бизнеса под крышей работодателя, он наносит удар сразу по двум направлениям. Во-первых, возрастает размер непроизводительных издержек, то есть расходов, которые не приносят доходов компании. Во-вторых, сотрудник использует рабочее время не по назначению, значит, падает его производительность труда и уменьшается размер доходов, которые он мог бы принести компании.

Для пресечения подобных действий в Уголовном кодексе РФ предусмотрена специальная статья, № 165, «Причинение имущественного ущерба путем обмана или злоупотребления доверием».

Что должно насторожить

— Сотрудник работает много, а отдача, в том числе финансовая, от его работы невелика.

— Сотрудник периодически подолгу пропадает вне офиса в рабочее время (при том что его должностные обязанности предусматривают постоянное пребывание в офисе).

— Резкий рост расходов конкретного сотрудника на интернет, телефонную связь.

Схема 6. Переманивание клиентов в собственную компанию

В моей практике управления коммерческим отделом эту схему использовали не только рядовые сотрудники, но и наемные топ-менеджеры. Вместо того чтобы привлекать клиентов в компанию-работодателя, менеджер по продажам организует собственное предприятие и направляет всех или часть клиентов туда, предлагая более выгодные условия обслуживания, например последующий бесплатный сервис.

Чаще всего эта схема используется в отраслях, связанных с выполнением каких-то работ или оказанием услуг. Одна из самых уязвимых отраслей в этом отношении — IT. Эта схема мошенничества в бизнесе может сочетаться с предыдущей — использованием ресурсов работодателя для развития собственного бизнеса.

Разница состоит в том, что сотрудник может использовать ресурсы работодателя для ведения бизнеса, никак не связанного с профилем деятельности самого работодателя. В случае же с переманиванием клиентов сотрудник занимается тем же бизнесом, что и его работодатель.

Если компания-работодатель имеет дело с товарами, а не с работами и услугами, эта схема может сочетаться со схемой использования посредников, когда продукция работодателя продается посреднику по более низкой цене, а конечному покупателю — уже по обычной, рыночной.

Однако в моей практике были случаи, когда сотрудники компании-жертвы создавали собственное предприятие, через которое продавали продукцию, украденную у работодателя. Поскольку украденная продукция владельцам специально созданной компании ничего не стоила, то и продавать они ее могли со значительными скидками, которые привлекали к ним покупателей.

Что должно насторожить

— Падение объема продаж по сравнению с предыдущими периодами, не связанное с объективными факторами, например кризисной ситуацией на рынке.

— Падение уровня прибыли по сравнению с предыдущими периодами.

— Резкий отток постоянных клиентов.

— Появление на рынке компаний, продающих вашу продукцию по более низкой цене.

Управление коммерческим отделом: как свести мошенничество к минимуму

Объясните сотрудникам правила игры. Большинство работников, вовлеченных в перечисленные выше схемы, не считают их воровством, ведь они не крадут напрямую деньги у компании. А раз деньги не украдены, никто не чувствует себя вором. Заметьте, большинство нечестных поступков связано с обманом, не имеющим непосредственного отношения к наличным деньгам. Лгать становится проще, когда мы отступаем на шаг от наличных денег.

Кроме того, некоторые сотрудники совершают те или иные незаконные действия просто потому, что им никто не сказал, что это плохо. Если так поступают все, значит, в этом нет ничего плохого. А если так поступают еще и сами руководители, значит, в этом точно нет ничего плохого.

Например, отношение к откатам в нашем обществе довольно противоречиво, от полного неприятия до «а как еще работать в этой стране?». Когда речь заходит об этом виде мошенничества, не всегда очевидно, что именно считать откатом. Так, в некоторых компаниях сотрудникам запрещено брать у контрагентов любые подарки, кроме сувениров с логотипом компании, не говоря уже о деньгах.

В других компаниях вполне лояльно смотрят на ситуации, когда их сотрудников приглашают на какие-то дорогостоящие совместные мероприятия с контрагентами, где сотрудникам оплачиваются развлечения. В иных компаниях откат вообще считается премией сотрудника, и его официальная заработная плата специально устанавливается на низком уровне («все равно украдет»).

Поэтому необходимо прежде всего определить, с чем вы все-таки боретесь. Что конкретно вы считаете приемлемым для своих сотрудников, а что — нет? Что вы готовы терпеть, а что считаете абсолютным табу? Приняв решение, донесите его до сотрудников, изложите в письменном виде.

Таким способом вы покажете сомневающимся, что вы откаты не приветствуете. Тогда бороться придется только с теми, кто не сомневается, что откаты можно и нужно брать в любой ситуации, а их, поверьте, меньшинство. Перечислив сотрудникам действия, которые вы считаете неприемлемыми, вы значительно сократите уровень мошенничества. Доказано практикой.

Важная новость для подписчиков!

Осуществляйте регулярные проверки. Культура вашей компании — это то, что делают сотрудники, когда за ними никто не наблюдает. Когда сотрудники уверены, что их работу никто не контролирует, а значит, они не будут пойманы за совершением преступления, они расслабляются и могут позволить себе пойти на незаконные действия, которые никогда не совершили бы при других обстоятельствах. Поэтому не позволяйте достойным людям испортиться: контролируйте их работу, проводите как периодические плановые, так и внезапные проверки — это будет держать сотрудников в тонусе/

Определите наказание за нарушения. Если в результате проверок вы выявите нарушения, ставшие следствием намеренных действий, не пускайте ситуацию на самотек. Это важное правило управления коммерческим отделом. Если сотрудники увидят, что за преступлением следует наказание — пусть это будет публичный процесс, депремирование, увольнение (мера наказания должна соответствовать тяжести проступка), — каждый из них крепко подумает, прежде чем совершить что-то незаконное.

Информация об авторе и компании


Гузаль Махмудова окончила Финансовый университет при правительстве РФ и Московскую государственную юридическую академию им. О. Е. Кутафина. Специалист по криминалистической бухгалтерии и расследованиям мошенничества. До основания компании Anti-Fraud.ru была одним из партнеров фирмы Verity Advisors LLC, работала в двух аудиторских компаниях большой четверки (PwC и KPMG), где занималась аудитом и расследованиями мошенничеств, совершаемых сотрудниками и контрагентами этих фирм, а также юридическим сопровождением компаний, столкнувшихся с корпоративным мошенничеством. Член Ассоциации присяжных сертифицированных бухгалтеров (ACCA), ассоциированный член Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE).

Anti-Fraud.ru — компания, специализирующаяся на консультациях по вопросам противодействия корпоративному мошенничеству и обучению методам противодействия ему. Среди клиентов — строительные предприятия, компании в области производства продуктов питания и товаров народного потребления, образования, оказания юридических услуг.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль