Управление временем, или Как объявить бойкот пожирателям планов

462
Фото: shutterstock.com
Фото: shutterstock.com
Самоменеджмент руководителя начинается с искусства управлять временем, грамотного планирования дел и выполнения их с максимальной отдачей. Как этому научиться – далее в статье.

В этой статье вы прочитаете:

  • Как определить, на что расходуется время
  • Как строится процесс управления временем
  • Кто и что относится к категории пожирателей времени
  • Как грамотно планировать дела, чтобы всё успевать
  • Как грамотно строится система управления временем
  • Какие нюансы предполагает процесс управления временем
  • Как выбирать подходящие методы управления временем
  • Кому поручить составить план управления временем

В чем заключается понятие «управление временем»

Управление временем (Time management) — сознательный контроль времени, расходуемого для конкретных видов деятельности, чтобы повысить общую производительность труда. Правило Парето предполагает – 20% нашего времени приносят 80% результатов. Поэтому важно выявить возможные пожирателей времени, чтобы обеспечить наиболее эффективную работу.

Процесс управления временем состоит из следующих компонентов:

  • планирование;
  • распределение;
  • постановка целей,
  • делегирование;
  • анализ временных затрат;
  • мониторинг;
  • организация;
  • составление списков;
  • расстановка приоритетов.

Управление временем изначально предписывалось исключительно бизнесу либо трудовой деятельности. Но термин стремительно распространялся, и со временем его стали употреблять и применительно к личной деятельности. Управление временем основано на сочетании процессов, инструментов, методов и техник.

Как определить, куда уходит время

Для ответа на данный вопрос постарайтесь объективно оценить повседневную работу с позиции трудозатрат. Мы рассмотрим список вопросов, ответы на которые приблизят вас к пониманию «горячих точек» и «слабых мест» в собственном рабочем расписании. Старайтесь отвечать предельно честно.

N

Вопрос

Да

Нет

Не 
знаю

1

Вас постоянно требуется дополнительное время для завершения работы?

2

Приходится регулярно брать работу на дом?

3

Готовите ли вы план дел на каждый день?

4

На работе у вас практически нет времени на себя?

5

Вы часто сталкиваетесь с непредвиденной, срочной работой?

6

Утром вам нравится делать дела попроще, самые кропотливые и сложные оставляя на послеобеденное время?

7

Множество времени уходит на встречи и совещания?

8

Вас всегда сложно начинать выполнять какой-то сложный проект или дело?

9

Для выполнения всего намеченного вы вынуждены приезжать на рабочее место еще до начала трудового дня, а уходить гораздо позже положенного?

10

Вы тратите много времени на поездки?

11

Вы всегда принимаете участие в решении всех спорных вопросов в своей компании?

12

Вы ежедневно ставите перед собой определенную конкретную цель, которую необходимо достичь?

13

Вы разбираете почту самостоятельно?

14

Вам бывает сложно самостоятельно завершить сложное и большое дело?

15

Шеф постоянно интересуется, как вас идет работа по ключевому заданию?

16

Вы любите вникать в детали проекта для уверенности в правильном направлении своей работы?

17

Вы постоянно принимаете участие во всевозможных собраниях, совещаниях?

18

Всегда составляете перечень заданий, необходимых к исполнению?

19

Вам нравится обсуждение разных вопросов со своими сотрудниками, хотя для этого требуются значительные траты времени? 

20

У вас есть должностная инструкция?

21

Рабочий стол регулярно завален бумагам, навести порядок не помешает?

22

Недостаточно времени, чтобы следить за всеми новинками в своей отрасли?

23

Множество времени приходится тратить для бумажной работы?

24

Вам не хватает времени на отдых, семью, друзей?

25

У вас есть внутренний тормоз в случае с большим либо сложным делом?

26

Вам проще сделать всё самостоятельно, чем к кому-либо обращаться?

27

Вы начинаете рабочий день с дружеских бесед, газет, кофе?

28

Вас постоянно отрывают от дел?

29

Вас постоянно отвлекают от своих дел?

30

Неприятные дела вы всегда откладываете на потом?

31

Вас сложно бороться со стрессами и перегрузками?

32

Часто забываете сделать необходимое?

33

Во время работы у вас порой множество посторонних посетителей?

34

Порой зарываетесь в мелочах, из-за чего сталкиваетесь с постоянными заторами в работе?

35

У вас есть ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными?

36

Вы любите работать допоздна?

37

Нередко перепрыгиваете между делами, не доводя до конца?

38

Всегда при желании можете найти пару минут для отдыха, немного расслабившись?

39

Придерживаетесь специального плана обучения для себя и подчиненных?

40

Постоянно проводите встречи с подчиненными – оставаясь в курсе их дел?

41

После совещания у вас впечатления, будто от вас ожидали другого?

42

Нередко упускаете из вида важные детали?

43

На выходные вы часто берете работу домой?

44

Многие дела занимают у вас больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой вас приходится завершать несколько дел одновременно?

45

Вы часто не используете свой отпуск до конца?

46

Вам нравится менять привычки и приобретать новые?

47

Ваши подчиненные вынуждены сверхурочно работать?

48

Вы можете улучшить систему работы с документами?

49

Все проводимые мной совещания длятся столько, сколько планировалось, со своевременным началом и завершением?

50

С высокой нагрузкой вам удается справляться за счет постоянной смены приоритетов?

51

Постоянно звонит телефон на моем рабочем месте?

52

Вашему секретарю всегда известны ежедневные планы?

53

Вы располагаете четким планом своих работ на ближайшие полгода?

54

Своим подчиненным поручаю лишь дела, на которые не имею время?

55

Всегда провожу контроль результата и своей работы, и работы подчиненных?

«Правильных» либо «неправильных» ответов в таблице нет. Одни говорят об эффективности в работе, другие – об упущениях, допущенных недочетах. Разделим вопросы по группам, которые заслуживают особого внимания для эффективного управления временем.

Имеете общие проблемы со стратегическим планированием работ, если дали положительные ответы на 8, 14 и 25 вопросы, а на 53 – отрицательно.

Проблемы с оперативным планированием работ, – если даны положительные ответы на вопросы 22, 24, 32 и 43, но на 3, 18, 38 и 55 вы ответили отрицательно.

Проблемы в постановке целей, с определением сроков выполнения работ – если даны положительные ответы на вопросы 1, 37, 41, 44 и 45, но на 12, 20, 39 и 49 ответили отрицательно.

Если положительно ответили на вопросы 4, 9, 15, 34, 37, 42, 46, 50 – проблемы с определением рабочих приоритетов.

Если положительно ответили на 5, 11, 16, 19, 26, 31, 40, 47, 54 – проблемы с организацией взаимодействия со своими подчиненными.

При утвердительных ответах на вопросы 2, 7, 11, 13, 26, 36, 40 – возникают проблемы с делегированием полномочий.

Если утвердительно отвечаете на вопросы 6, 8, 14, 25,27,30 – любите долго раскачиваться, откладывая дела «на потом»,

При утвердительном ответе на вопросы 10, 28, 33, 35 и 51 – в вашей работе множество времени расходуется внешними «пожирателями».

При утвердительных ответах на вопросы  7, 17, 35 и 41, но на вопрос 49 был дан отрицательный ответ – проблемы с организацией и проведением совещаний.

При утвердительных ответах на вопросы 21, 23, 29 и 48 – сталкиваетесь с проблемами в работе с документами.

30 пожирателей свободного времени

1. При нечеткой постановке цели.

2. Нет приоритета в делах, неумение выбрать главное.

3. Попытка сделать за раз слишком много.

4.Отсутствует ясное представление о предстоящих путях и задачах решения.

5. При плохом планировании своего рабочего дня.

6. Скверная система досье.

7. Чрезмерное чтение документов.

8. Личная неорганизованность («заваленный письменный стол»).

9. Поиски номеров телефонов, адресов и пр.

10. Дефицит мотивации.

11. Телефонные звонки, которые регулярно отвлекают от дел.

12. Недостатки разделения труда, кооперации с другими.

13. Неспособность говорить «Нет».

14. Незапланированные посетители.

15. Отсутствует самодисциплина.

16. При запоздалой, неполной информации.

17. Неумение доводить дело до завершения.

18. Затяжные совещания.

19. Повышенная отвлекаемость.

20. Недочеты контроля, обратной связи.

21. При недостаточной подготовке к обсуждениям, беседам.

22. Пустые, частные темы, болтовня.

23.  Чрезмерность деловых записей.

24. Излишняя общительность (коммуникабельность).

25. Синдром откладывания дел «на потом».

26. Длительное ожидание.

27. Чрезмерное желание знать все факты.

28. Нетерпение, спешка.

29. Недостатки контроля перепорученных дел.

30. Редкое делегирование дел своим подчиненным.

Какие есть техники управления временем

  1. Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра – тайм-менеджмент, предполагающий расстановку приоритетов. Благодаря работе с данной методикой могут быть выделены существенные и важные дела, с решением – что нужно делать с остальными. Были выделены четыре категории дел по критериям – срочности и важные:

  • задачи А. Важные и срочные;
  • задачи Б. Важные и несрочные;
  • задачи В. Неважные и срочные;
  • задачи Г. Неважные и несрочные.
  1. Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, которое ввел Вильфредо Парето. Предполагает – 20% потраченных усилий приносят 80% результата, а остальные 80% - только 20%.  Следовательно, предстоит изначально определить 20% своих дел, которые позволят добиться максимального результата – начиная действовать с них.

  2. Диаграмма Ганта – один из популярнейших, удобных вариантов графического представления времени выполнения задачи.  В диаграмме каждая линия представляется в виде одного процесса, который наложен на шкалу времени. Задачи и подзадачи, которые составляют план, располагаются по вертикали. Задается по горизонтали временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. При этом некоторые диаграммы Ганта позволяют определить зависимость между задачами.

Данная диаграмма позволяет:

– установить и визуально оценить последовательность задач, их относительную длительность;

– провести сравнение реального и планируемого выполнения задач;

– детальный анализ реального хода осуществления задач.

4) Хронометраж – изучение временных трат, основанное на фиксации и замерах длительности выполняемых действий.

5) Список задач или to do list – в виде перечня запланированных действий. Удобны списки возможностью не держать в голове всей действия, необходимые к выполнению. Задача является короткой фразой, которая отражает – что необходимо исполнить. По завершении действия обычно ставится рядом с задачей галочка либо вычеркивается строчка с ней.

6) Постановка целей по схеме SMART. Акроним SMART значит умная цель, объединяя заглавные буквы от следующих слов:

  • Specific (конкретность);
  • Attainable (достижимость);
  • Measurable (измеримость);
  • Relevant (релевантность);
  • Time-bounded (определенность во времени).

График рабочего времени

Вадим Платонов, генеральный директор ЗАО «ФССИ "Краснодеревщик", Челябинск

Лет 5 назад у меня сформировалась система – график рабочего дня. За полчаса до начала работы прихожу на свое место – и готовлю в спокойной обстановке планы на текущий день.

В период с 8:05 до 8:30-9:00 провожу встречи с сотрудниками (планирую встречи на это время в предыдущие дни). Большиие совещания особо не люблю, поэтому стараюсь не тратить время сотрудников на них. Директорское совещание провожу информативно и сжато, укладываясь максимум в полчаса. Подобные совещания проводятся раз в неделю. Решение других вопросов происходит в рабочем порядке с каждым моим замом. 

Затем около до 10:30 работаю с бумагами предыдущего дня – всегда приносят еще какие-то бумаги. Некоторые документы решаю отложить, чтобы просмотреть утром следующего дня. Так оказывается удобно – каждый день выделяю ровно 1.5 часа, разбирая бумаги в спокойном порядке. Затем хожу по цехам, иду на второй завод. Раз в неделю посещаю третий завод.

После 15:00 с нашими изобретателями, техническим советом и отделом развития занимаюсь тем, что очень люблю – вопросы развития. Затягиваться мероприятие может до 7-8 часов вечера.

Инструменты, которые можно использовать в планировании времени

1.Интеллект-карты – позволяют систематизировать значительные объемы данных. Применяться интеллект-карты могут для следующих задач:

– упорядочивание бизнес-процессов;

– организация бизнес-деятельности;

– планирование больших проектов;

– планирование рабочего дня.

  • Интеллект-карта "Мой бизнес". Свой бизнес следует разделить на составляющие блоки, с добавлением своих заметок в каждый из них. Нам в результате удастся оценить собственную бизнес-деятельность со стороны. Так удастся ничего не забывать, с организацией управления временем, с максимально эффективным ведением бизнеса.

  • Интеллект-карта "Планирование дня". Свой день следует разбить на части. Всё планируемое к выполнению следует записывать. Не просто планируете, но и записываете все важные моменты. К примеру, номера счетов, адрес, имя человека. Можно распечатать план либо его часть на бумаге – чтобы всегда был перед глазами.

  • Интеллект–карта "Крупные проекты". Удобный способ для планирования крупных проектов. Появляется сначала идея, затем на её основе создается карта, постепенно идею превращая в настоящий проект, который подходит для практической реализации.

2. Календарь. Второй секрет в эффективном управлении временем – понимать, какое дело наиболее важно. Без такого понимания своих приоритетов сложно рассчитывать на достижение целей.

Эффективное планирование временем позволяет определить дела, которые не заслуживают множества нашего времени. Отражается это таблицей Стивена Кови из книги "The 7 HabitsofHighlySuccessfulPeople".

Благодаря календарю не только планируем предстоящий день, но также освобождаем голову от сопутствующей информации. Благодаря работе со специальной программой управления временем возможно планирование предстоящих событий по месяцам, неделям и дням. Однако основное преимущество – можно выходить на него из любого компьютера, достаточно выхода в Интернет.

3. Быстрый компьютер. Свой компьютер можно сделать пультом управления временем.

1) Эффективная работа с файлами. Можно воспользоваться удобным онлайн-сервисом, если вам приходится работать с нескольких компьютеров либо регулярно требуется обмен файлами с другими пользователями.

2) Управление компьютером. Необходима соответствующая программа, которая обеспечит:

– быстрый доступ к необходимым программам;

– быстрый доступ к необходимым папкам (каталогам) компьютера;

– когда требуется – вытащить из множества папок файлы с одинаковым расширением;

– когда требуется – быстрый возврат к каталогу, который недавно посещали;

– и другие полезные функции, способствующие ускорению работы на компьютере.

3) Быстрый доступ. Всегда при работе на компьютере требуется по возможности быстрое открытие необходимой программы либо документы. Для этого следует подумать об установке специальной программы.

4) Загрузка фотографий. В работе часто нужно показывать кому-то изображение. Подумайте о программах с подходящим функционалом для загрузки.

4. Дневник учета времени. Если планируете организацию управления временем, необходимо понять – что оно значит для вас. Очень полезен дневник учета для понимания, как его используете. Он позволяет оценить, на что действительно уходит время. Благодаря такой программе удастся учитывать всё, что делаете в течение дня.

5. Делегирование полномочий. Многие уверены – только они смогут эффективно справиться с поставленной задачей. Но даже при этом условии еще нельзя говорить об эффективном использовании своего временем. Не взваливайте всё на свои плечи. Умейте делегировать задачи, от этого смогут выигрывать все.

6. Вырабатывание привычки. Важно сделать управление временем в своей жизни постоянной полезной привычкой.

Этапы управления временем

Шаг 1. Список задач. Перечисляются в плане все задачи, которые нужны либо играют важную роль на предстоящий день. Указывайте в колонке «задачи» такие данные:

– дела из плана на неделю или месяц;

– задачи, которые накануне не были выполнены;

– периодически возникающие цели;

– добавившиеся задачи.

Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Опыт говорит о невозможности обеспечить абсолютную точность оценки длительности дел.  Но достаточно нескольких недель работы по этой методике, чтобы добиться точности примерно в 85-90%.

Важное условие – для определения лимита времени для решения задач указывайте не только время на конкретную задачу, но также уточнять, когда планируете начать и закончить.

Шаг 3. Резервирование времени. План следует составлять с учетом первого главного совета – охватывая не больше 60% своего рабочего времени. Остальное время – резерв для самых важных дел, которые изначально не были запланированы, но обязательно возникают во время работы.

Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. Для планирования времени необходимо определить приоритеты задач, проводя делегирование – для экономии времени по каждому заданию. Задаются 3 вида приоритетов – a (важные и срочные задачи), b (что-то одно – срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). Планируйте на каждый свой день максимум 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.

Затем оцените возможность делегировать свои задачи.

Шаг 5. Контроль результатов. На основе данной схемы начинайте выполнять задание, с контролем результат, с соблюдением выделенного для достижения времени. Если с задачами сегодня справиться не удалось, планируйте их на завтра.

11 золотых правил управления временем

1. Письменное планирование времени, своих задач и приоритетов. 

2. Проверка на корь. Можно отметить интересный эксперимент – получая документ, ставьте на нем вверху красную точку, подтверждающую его просмотр. Когда получаете данный документ повторно, поставьте рядом еще одну точку – до момента, пока документ не будет отработан. Далее посчитайте число красных точек на каждом из документов. Из-за красных точек эксперимент известен как «проверка на корь». Количество точек позволит выявить наличие «бумажной» кори у человека – постоянной траты времени на один и тот же документ.

3. КПД телефонного общения. На телефонные разговоры тратится много времени, при этом психологически сбросить вызов по мобильному сложно. Простые рекомендации позволяют существенно повысить уровень КПД разговоров по телефону:

– сразу уточните предмет разговора;

– откажитесь от параллельных разговоров с третьими лицами;

– если ответ на вопрос не знаете, лучше об этом сразу сообщить – обещая перезвонить, когда соберете нужные сведения;

– записывайте основные детали телефонного разговора;

– не забывайте о контроле длительности разговора;

– сразу фиксируйте договоренность, к которой пришли во время разговора

4. В период напряженной работы необходимы принудительные перерывы. 

5. Правильно определяйте приоритетность задач. Невозможно самостоятельно справиться с абсолютно со всеми задачами. Поэтому решение о делегировании своих задач позволит значительно повысить качество и своевременность работы.

6. Проводите анализ своих ошибок. Следует каждый день анализировать события и обстоятельства, на которые потребовалось множество времени, допущенные ошибки, что не успели сделать.

7. Всех денег не заработать. Сложно говорить о внимательности к деталям в условиях постоянной спешки. Не стремитесь заработать абсолютно все деньги, хватаясь сразу за все дела.

8. Принцип «трех гвоздей». Этим правилом злоупотреблять не стоит, но иногда он позволяет сосредоточиться на действительно важных задачах. Происходит метод управления временем из старой байки – на стене прибиты три гвоздя, если задача появляется, её вешаете на 1-й гвоздь, и можно о ней забыть. Если эта задача появляется повторно – перевешиваем с первого на второй гвоздь. И опять можно забыть. В третий раз ситуация будет аналогичной. При появлении задачи в четвертый раз, нужно будет её выполнять в любом случае – перевешивать просто некуда. Но редко возникает такая ситуация – для решения задачи, как правило, не нужно ваше время или она утрачивает актуальность.

9. Установите таймер. Не удается множество дел вместить в выделенный  временной график. Но нужно определить задержки, из-за которых срываются другие задачи. Благодаря таймеру можете установить четкий лимит на текущую задачу, не нарушая другие планы.

10. Глобальная цель – ваше все! Директору необходимо помнить о стратегии и глобальных целях организации. Необходимо связывать все вопросы и ответы с решением стратегических задач.

11. В работе делайте остановки, чтобы наточить топор. Проведен в Канаде чемпионат мира среди лесорубов. Финалистами стали канадец и норвежец. Каждому в распоряжение был выделен свой участок леса. Кто больше повалит деревьев за отведенное время – тот и победит. Канадец услышал – норвежец остановился.

Поэтому начал прикладывать еще больше усилий для скорейшей победы. Через некоторое время норвежец начал работать. Шла работа синхронно, но норвежец вновь остановился. Он делал перерывы на 10 минут, а канадец продолжал постоянную работу. Но победил норвежец – во время перерыва не только отдых, но и точил топор.

Сортировка документации на 3 папки заметно экономит время

Андрей Аношин, генеральный директор ООО «Управляющая Компания «Акросервис»

Сортировка входящих документов – в моем случае эффективный способ решения проблемы регулярной нехватки времени. Предусмотрена сортировка документов по трем папкам. Первая находится под рукой, вторую откладываю немного дальше, третья остается далеко.

Первая папка представлена оперативными документами, заслуживают моего первоочередного внимания. Вторая папка выделена для документов второй очереди. Если находится задача в данной папке больше недели, переходит в третью. Если в документе в первой папки я не заинтересован, перекладываю во вторую.

Если кто-то из сотрудников заинтересуется этим документом, я его опять возвращаю в первую папку. Всегда помню все документы в первой папки, порядка 60% во второй, третью не запоминаю.

Информация об авторе и компании


Андрей Аношин, генеральный директор ООО «Управляющая Компания «Акросервис». Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями.

Вадим Платонов, генеральный директор ЗАО «ФССИ «Краснодеревщик», Челябинск. Фабрика Краснодеревщик крупнейшее специализированное предприятие, по выпуску дверей, основана в 1993 году. Группа предприятий состоит из 3 современных фабрик по изготовлению дверей и фабрики по производству клееной фанеры.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль