10 правил, которые могут сделать идеальным любое деловое совещание

1766
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Деловые совещания являются формой открытого обсуждения среди коллектива текущих актуальных задач.

Деловое совещание проводят в том случае, если появляется повод обменяться данными, нужно выявить мнения, проанализировать сложные ситуации и поставить важную производственную задачу.

Что такое деловое совещание

Деловое совещание является особой формой взаимодействия в фирме и создает возможность для коллективного мозгового штурма. Он проводится с целью выработать необходимую стратегию решения текущих и актуальных задач, стоящих перед компанией.

При организации совещания в деловом общении все сводится к следующим стадиям:

  • собрать, а затем переработать данные;
  • скоординировать работу сотрудников и действия служб;
  • наметить и начать решение поставленных задач.

Кроме своих прямых целей, грамотно выстроенное деловое совещание приводит к важнейшей среди сотрудников учебно-воспитательной задаче. Подготовка и проведение делового совещания приводит к тому, что работники в коллективе начинают более эффективно взаимодействовать, всесторонне мыслить при решении совместных задач, стремятся найти компромиссные решения.

Для определенных работников организации участие в совещании представляет собой уникальную возможность увидеть и услышать руководящие лица высоких управленческих ступеней. Еще немаловажный аспект: на деловом совещании у руководителя есть шанс проявить свои способности, параллельно развивая в себе данные управленца.

Итак, управленческие процессы руководящего лица включают в себя коллективные деловые совещания, где обсуждаются происходящие рабочие процессы и ставятся задачи. На деловых совещаниях поднимаются такие вопросы, как:

  • планомерная работа внутри политики компании;
  • вовлечение различных отделов компании в мероприятия, учитывая общие цели;
  • подсчет достижений среди коллектива;
  • общее решение корпоративных задач.

Мнение эксперта

Цель наших деловых совещаний – выработать как можно больше креативных идей

Дмитрий Гришин,
генеральный директор компании Mail.ru, город Москва

В техническом отделе нашей фирмы проводятся непривычные утренние планерки. Длятся они 25 минут максимум. При желании в собраниях может участвовать абсолютно любой сотрудник компании, т. е. не только те, кто имеет непосредственное отношение к поставленным задачам. Совещание проводят сотрудники стоя, чтобы отвлечься от привычной сидячей позиции на рабочих местах.

Мы оговариваем все вопросы, задачи и ищем варианты решения текущих проблем, даже если они казались нестандартными и безумными. Основная цель проведения делового совещания – найти больше необычных решений. При этом в процессе любая критика или эмоциональные комментарии возбраняются. Возможно только указывать на технические моменты, препятствующие воплощению идеи в жизнь.

Все предложенные идеи записываются в базе информации отдела. Подобная форма взаимодействия позволяет сотрудникам не останавливать свое внимание на мелких задачах, лучше понимать поставленные цели друг друга, сразу обмениваться успехами и опытом. Чувство единства, четкое осознание того, что идеи и вклад каждого участника чрезвычайно важны ради общего результата, – эти аспекты великолепно мотивируют.

Классификация и виды деловых совещаний

Деловые совещания разделяют по следующим показателям:

Принадлежность социальной сфере:

  • мероприятия административного характера;
  • научные либо научно-технические обучающие мероприятия;
  • симпозиумы;
  • конференции;
  • съезды;
  • политические деловые переговоры;
  • собрания профсоюзов и подобных социальных конгломераций;
  • объединенные деловые совещания.

Типы деловых совещаний в зависимости от масштаба привлечения людей:

  • международные;
  • республиканские;
  • отраслевые;
  • региональные;
  • областные;
  • городские;
  • районные;
  • локальные (внутри компании либо ее отделов).

По месту проведения:

  • локальные;
  • выездные.

По периодичности проведения:

  • регулярные;
  • периодические (проводятся время от времени, вне какой-либо системности).

По числу участников:

  • в ограниченном кругу лиц (менее пяти человек);
  • расширенное количество лиц (менее двадцати);
  • представительные деловые совещания (двадцать и более).

Также совещания в деловом общении классифицируют по тематике поднимаемых проблем, по его организационной структуре и цели. В зависимости от желаемых итогов делового совещания переговоры делятся на:

  • инструктивные;
  • оперативные;
  • ситуационные.

Цели инструктивных совещаний: они проводятся ради передачи важных данных, а также распоряжений от начальства подчиненным ради четкого выполнения этих распоряжений. Всех участников информируют о принятом руководящим лицом компании решении, происходит распределение обязанностей, дается инструктаж. Кроме того, поднимаются и разъясняются непонятные вопросы, назначается дедлайн и стратегия выполнения задач.

Целью оперативного совещания является освещение всех данных о том, каким образом протекает рабочий процесс и каких результатов удалось достичь, а также передаются важнейшие распоряжения с целью их оперативной реализации. Это вид отличается от предыдущего типа деловых встреч тем, что информация поступает снизу вверх по иерархии управления. Его участники рассказывают о ходе продвижения работы своим руководителям. Такие деловые беседы носят регулярный характер, проводятся в определенное время, а состав участников, как правило, не меняется. Здесь нет какой-то специфической темы делового совещания, обычно она посвящена ближайшим задачам текущего дня, а также предстоящих 2-3 дней.

Цель проблемных совещаний (ситуационных) – нахождение лучшего решения конкретной проблемы в срочном порядке. При ведении делового совещания проблемного вида применяется модель рефлексивной рамки. Прийти к оптимальному решению можно, используя приведенные ниже способы:

  • решение находят, не готовясь к нему предварительно. К итоговому решению приходят после обсуждения всех мнений, которые участники высказали в процессе заседания;
  • выбирается самое правильное решение из двух либо более вариантов, приготовленных для деловой встречи заранее;
  • решение руководитель нашел еще перед заседанием, затем сомневающиеся участники делового совещания убеждаются в его оптимальности и оно утверждается окончательно.

Классифицируя деловые совещания по формам проведения, их делят на:

Диктаторские. Особенности деловых совещаний диктаторской формы:

  • право голоса есть только у руководителя;
  • руководитель представляет подчиненным свои взгляды и выдает указания в одностороннем порядке.

Подобные совещания сохраняют иерархию сотрудников, постановка задач максимально четкая, решения принимаются оперативно.

Автократичные являются одной из форм диктаторских совещаний. В процессе руководитель задает вопрос, участники дают ответы. Выступления участников делового совещания происходят после разрешения или указания руководителя. Число участников такой деловой встречи ограничено. Эта форма делового совещания является по сути своего рода отчетом подчиненных перед начальством, во время которого участники имеют возможность изложить свои взгляды.

Сегрегативные деловые совещания предусматривают ситуацию, когда начальник самостоятельно решает, кого из участников он будет выслушивать, а также назначает того, кто будет выступать.

Дискуссионные – это самый демократичный метод разрешения проблемных ситуаций. Подобные деловые совещания организуются, если необходимо скоординировать действия служащих или различных отделов. Совещания проводит руководитель или председатель, которого избрали участники. Число участников обычно не более 15 человек. Все участники такого делового совещания могут высказывать свою позицию свободно. Это ведет к тому, что ответственность за реализацию намеченных задач максимально ложится на участников, у всех есть возможность открыто обсуждать любые мнения, в том числе руководителя, а это ведет к сплоченности команды.

Произвольные деловые совещания обычно уместны тогда, когда обмениваются взглядами сотрудники, профессиональная деятельность которых плотно взаимосвязана. Деловые совещания проходят без организатора, не имеет повестки дня и там не принимают итоговых решений. Пример подобного совещания: когда некритичная проблема обсуждается руководителем, его заместителями, помощниками и ведущими специалистами.

Общие правила проведения делового совещания

Руководящая должность подразумевает постоянное взаимодействие с большим числом работников, грамотное делегирование полномочий и ответственности. Все решения должны быть представлены к обсуждению, поэтому организации и проведения делового совещания не избежать. У руководителя не должно быть негативного отношения к планеркам, ведь из дискуссий можно извлечь максимальную пользу. Есть определенные правила деловых совещаний.

  1. Не жалейте времени на подготовку делового совещания. Вам нужно наметить план делового совещания и итоговый результат. Это не займет большого количества времени, но принесет положительный результат. И распределите выступающих по очередности.
  2. Зачастую специалисты стараются заполнить время лишними разговорами, даже если мысль можно выразить всего в нескольких предложениях. Начальник должен понимать суть выступления и четко отделять его от ненужных, лишних слов.
  3. Эмоциональные всплески гарантированно плохо сказываются на итогах делового совещания. Важно избегать ненужной эмоциональности, так вы сможете посвятить намного больше времени продуктивному обсуждению.
  4. Когда специалисты узкого профиля используют специфическую лексику, это сильно понижает доступность деловой беседы для остальных присутствующих. Настаивайте на применении простых и понятных терминов либо их пояснении, если они действительно необходимы для понимания сути проблемы.
  5. Мнение руководителя не должно озвучиваться до конца обсуждения, чтобы не влиять на объективность мнений подчиненных.

Мнение эксперта

Когда на совещании много народу, получается базар

Людмила Корытова,
директор ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг», Архангельск

Я провожу деловое совещание ежемесячно в обязательном порядке. Но если возникают какие-либо проблемы, то собираемся незапланировано. К примеру, деловое совещание по поводу плохой работы транспортного отдела (по жалобе покупателей на доставку товара). В этом случае я вызываю начальника транспортного отдела, и мы с ним решаем эту проблему в форме живого обсуждения.

В основном деловое совещание проводится с руководителями отделов либо магазинов. Совещания, где присутствуют представители всех подразделений, я не собираю. Когда много народу, получается базар. Так как у нас оптово-розничная сеть, я собираю всех утром до 10 часов или в конце рабочего дня, потому что в это время у сотрудников возникает меньше вопросов к начальникам отделов.

Подготовка делового совещания: 5 шагов, чтобы все прошло идеально

Перед проведением делового совещания важно четко спланировать все этапы и подготовиться к нему. Подготовительные работы включают в себя 5 шагов.

10 правил, которые могут сделать идеальным любое деловое совещание

Шаг 1

При решении о потребности в деловом совещании менеджеру нужно заранее продумать вопросы, которые необходимо будет решить.

Решать имеющиеся проблемы группой есть смысл в том случае, если:

  • проблема считается больше трудной, чем легкой, а возможность того, что у одного человека есть все нужные данные, требуемые для решения проблемы, довольно мала;
  • считается оптимальным разделение ответственности за принятие совместного решения рассматриваемой проблемы;
  • являются желательными альтернативные варианты решения;
  • будет полезным учет разных мнений;
  • руководство хочет, чтобы все работники ощущали себя одной из частей общего процесса, либо собирается завоевать их доверие;
  • участникам группы требуется больше узнать друг о друге.

На этом шаге менеджеру следует провести анализ альтернативных возможностей, касающихся организации делового совещания:

  • решения руководства более высокого уровня;
  • решения возникшего вопроса в ходе телефонного разговора;
  • решения в виде селекторного совещания;
  • в форме возможности объединения с запланированными деловыми совещаниями.

При той ситуации, когда итогом проведения будет убежденность, что деловое совещание необходимо, его следует провести. Иначе от идеи с собранием лучше отказываться.

Шаг 2

После принятия решения о потребности провести деловое совещание выясняют перечень конкретных вопросов и список присутствующих на мероприятии.

При подготовке перечня решаемых на собрании вопросов нужно разъяснить не только суть готовящихся на вынесение проблем и основную тему проводимого делового совещания, но и критерии, которым должен подходить итог совещания. Кроме того, нужно определить, кто и в какой форме проведет подготовительную деятельность. Нередко есть необходимость в сборе рабочей группы для проведения подготовки – озвучить повестку делового совещания, провести предварительные собрания в структурных подразделениях.

Основные ошибки во время формирования повестки дня:

  • отсутствие базовой тематики совещания (не обеспечено их четкое разделение и аналитика);
  • присутствующие предварительно не ознакомлены с содержанием рассматриваемой ситуации;
  • добавление вопросов, отличающихся друг от друга объемом и сутью, из-за этого деловое совещание может стать обсуждением, а порой и спором отдельных его участников либо рабочих групп. По этой причине повышается количество участников, оказавшихся только в роли слушателей;
  • отсутствие четкого вопроса на повестке дня и предложение к рассмотрению неожиданно возникших тем или каких-то малозначительных проблем.

Шаг 3

При назначении количественного и именного состава участников делового совещания важно крайне щепетильно подходить к этому вопросу.

Так, совершенно не нужно обязательно на все совещания приглашать руководство структурных подразделений. Участвовать в деловом совещании следует работникам, являющимся максимально компетентными в поднятой проблеме. А на практике ими часто становятся вовсе не начальники отделов.

В вопросе о количестве участников проводимых совещаний важно отметить, что нет необходимости приглашать число участников в соответствии с количеством стульев, стоящих в зале заседаний (нет смысла бояться пустоты в данном случае). Оптимальный вариант – выбор числа участников делового совещания в соответствии с количеством обсуждаемых вопросов. Основной критерий при выборе будущих участников – уровень компетентности этих людей в решаемых на собрании вопросах. Звать больше участников, чем нужно, или сотрудников значимых должностей только из желания повысить статус обсуждения – контрпродуктивное решение.

Шаг 4

Выяснив, кто примет участие в деловом совещании, нужно определить день и время. Как правило, под деловое совещание внутри отдела или подразделения выбирают один и тот же день недели. Это позволяет участникам заранее распланировать рабочее время дня и подготовиться к собранию. Самым подходящим днем для собрания считают среду либо четверг, т. к. график работоспособности в течение недели отличается существенным спадом в начале и в конце рабочей недели.

Для собрания следует правильно выбирать время – после обеда, а не утром. По теории биоритмов у людей за рабочий день отмечается два пика увеличенной работоспособности: от 11 по 12 ч и от 16 по 18 ч.

Поэтому более правильно – проводить деловое совещание во второй половине рабочего дня, что станет, кстати, дополнительным стимулом для участников общаться оперативно и успешно, чтобы не затягивать совещание до поздней ночи.

Основные ошибки, допущенные в ходе установки длительности делового совещания:

  • заранее не оговорена длительность проведения делового совещания;
  • меняется длительность проведения совещания;
  • деловые совещания ожидаются чересчур долгими;
  • отсутствуют перерывы;
  • отсутствуют ограничения по времени на чтение докладов и выступления;
  • у участников нет навыка коротко и четко объяснять свое мнение.

Местом организации более 70% деловых совещаний оказывается кабинет руководителя фирмы. В большинстве случаев участники делового совещания присаживаются за стол прямоугольной формы. Это считается очень неудобным как руководителю, так остальным лицам на деловом совещании. Более подходящий вариант – трапециевидная форма стола.

В этой ситуации нахождение за столом не мешает никому. Каждый присутствующий на заседании человек спокойно видит остальных.

В помещении необходима хорошая звукоизоляция, оптимальная температура и влажность воздуха. Также здесь должна присутствовать удобная мебель, вентиляция и пр. Банальный совет, но нельзя его обходить, ведь если сотрудникам будет некомфортно, они будут думать только о том, как покинуть помещение, а не о способах увеличения продаж.

Основные ошибки, допущенные в подборе места для делового совещания:

  • деловые совещания постоянно происходят в кабинете директора (для совещаний нужно обязательно выделить переговорную комнату);
  • во время встречи параллельно происходят переговоры по телефону и принимаются посетителей;
  • помещение для делового совещания не имеет подходящую технику и достаточное освещение.

Шаг 5

Это заключительный этап при организации делового совещания – происходит ознакомление участников с повесткой дня и тематическими материалами. Каждому следует перед деловым совещанием узнать про его тему и задачи. Это позволит в дальнейшем успешно организовать совещание, т. к. каждый его участник сможет предварительно подготовиться к заседанию.

Мнение эксперта

Что будет на совещании – всем известно заранее

Михаил Крылов,
генеральный директор ЗАО «Страховой Брокер «СибБрок», Новосибирск

Деловые совещания всех директоров фирмы и руководителей структурных отделов организуются на постоянной основе: ежемесячно и каждый квартал. Чаще всего организовывается деловое совещание в начале недели. Нами обсуждаются результаты деятельности за отчетный период, бюджет, планы (если потребуется, то вносятся коррективы), сложившаяся на рынке ситуация и наша доля в нем, исправляются ошибок.

Всем руководителям известна дата и время запланированного совещания, перечень вопросов, которые напрямую им потребуется подготовить. За 2-3 дня выбранные вопросы направляются другим участникам, чтобы они смогли предварительно с ними ознакомиться. Руководителям о предстоящем совещании докладывает референт. Как правило, состав лиц известен заранее.

Порядок и особенности проведения деловых совещаний

Начало делового совещания

Совещание следует открывать в предварительно согласованное время. Руководителю стоит первым выступать с речью, где он упоминает тематику совещания, рассказывает о своей программе и выбранных к обсуждению задачах. Следует убедить сотрудников в особом значении предложенных к рассмотрению проблем, чтобы у них появился стимул их обсуждать. Еще возможно сразу же выбрать проблемные моменты, которые будут оговариваться далее. Чтобы повысить мотивацию, следует вызвать заинтересованность работников в ведении дискуссии.

Проведение деловых совещаний в обязательном порядке требует заполнения протокола.

Пример. Работники фирмы ООО «Волгоградсервис» на своих совещаниях заполняют протокол, где отмечают сведения о повестке дня, участниках, принятых решениях, ответственных лицах за их выполнение и сроках. Реализация каждого постановления обязательно проверяется секретарем, лицом, организовавшем собрание, и аудиторами предприятия в ходе проведения запланированного внутреннего аудита. За невыполнение решений, которые были приняты на совещании, может снижаться премия и предусматриваться дисциплинарное взыскание (в форме замечания либо выговора). По отношению к работникам, реализующим все постановления своих руководителей, применяются методики морального стимулирования (в виде публичного оглашения итогов их оперативной и качественной деятельности на очередных деловых совещаниях, передачи почетной грамоты по окончании реализации сложного проекта), также выплачиваются премии (по итогам работы за месяц или квартал).

Организация дискуссии

Рассмотрим возможные способы ведения дискуссии:

  1. Для грамотно построенной дискуссии следует обеспечить непринужденность и дружелюбность.

Не нужно делать акцент на клише и официозе. Это может негативно отразиться на обсуждении. Следует оставаться естественным на всем протяжении дискуссии. Определите способ организации собрания так, чтобы дискуссия развивалась поэтапно и равномерно. В результате удастся получить наилучший результат.

  1. Мнение руководителя не аксиома для сотрудников – в противном случае прийти к чему-либо хорошему не получится. Важно выслушать и принять к сведению позицию каждого участника совещания по рассматриваемым проблемам.

Методикой организации деловых совещаний не предусматривается применение наиболее резкого высказывания («вы абсолютно неправы»). Это связано с тем, что такие слова способны негативно отразиться на самооценке адресата, что в результате вызовет у него потерю стимула к обсуждению.

Бывают ситуации, что руководители дают оценку любому действию сотрудника либо его идее тут же по ходу дискуссии. Казалось бы, это оптимальное решение. Тем не менее, чрезмерная критика способна стать преградой для творческой инициативы работника, сократить его уровень мотивации. В подобных условиях следует добавить в организацию собрания метод мозгового штурма. Тем самым удастся добавить свой вклад в обсуждение, предложить оригинальную идею, которую не будут обсуждать сразу же, а станут анализировать после.

  1. Руководителю необходимо отслеживать, чтобы дискуссия при любом раскладе проходила в нужном ключе.

Зачастую сотрудники желают оказаться в стороне, обсуждать что-либо не по теме. В этой ситуации нужно тактично вернуть их к всеобщему обсуждению. Необходима особая осторожность, чтобы не вызвать отторжение работника в виде потери интереса.

Однако как проводить деловые совещания, если аргументы способны обидеть кого-либо из участников или даже унизить? В этом случае следует соблюдать правила грамотно построенной полемики, которыми нужно обязательно пользоваться на совещаниях.

Даже если вас что-то раздражает, нет необходимости в повышении голоса. Говорить фразы нужно очень четко и неторопливо.

Свои доводы нужно адресовать не противникам дискуссии, а каждому участнику. Тем самым достигается деловая атмосфера, способная благоприятно сказаться на ходе обсуждения.

Сконцентрируйтесь на тех моментах, где ваше мнение совпадает с мнением оппонента. Следует привести пример и обосновать собственный выбор. После переходите к тем идеям, которые вам не являются близкими. Каждую свою претензию следует оформить как вопрос к своим собеседникам.

При имеющихся у руководителя навыках в области подбора вопросов ему не будет сложно в процессе делового совещания. Вопросы помогают поднять все не затронутые ранее моменты, перейти от одной тематики к следующей. Например, можно уточнить позицию иного участника по вопросу дискуссии.

Руководителю не следует сразу отстаивать собственную позицию, не нужно также стремиться навязать ее иным участникам делового совещания.

Вероятно, что позиции каких-то сотрудников могут быть не озвученными, т. к. работники нередко стараются не вступать в спор со своими начальниками. Однако противоположные мнения следует выслушивать в любых случаях, потому что только так можно прийти к оптимальному решению. Порой нейтральная позиция по поднятому вопросу может оговариваться. Предпочтительнее другой подход. Например, вопрос такой формы: «Я слышал, что…»

Завершение совещания

В ходе закрытия обсуждения руководителю требуется озвучить его итоги и наметить способы реализации общего решения. Необходимо обеспечить завершение совещания на позитивной ноте. Только так все присутствующие поймут, что их труд принес помощь, что они добились прогресса. Результаты дискуссии заносятся в специальный протокол. Его копию передают тем работникам, кто не был на собрании, но предполагают свое участие в принятии решения.

Стиль делового общения и роль руководителя в трудовом коллективе могут непосредственно влиять на результат. Если в организации есть одно тоталитарное мнение руководителя, то дружественного обсуждения добиться не получится. Начальству следует перейти к коллегиальному взаимодействию со своими подчиненными, тогда будет возможно открытое обсуждение для наибольшей результативности.

Какие могут возникнуть неприятности на деловом совещании и как их решать

Увы, порой во время даже самых детально продуманных собраний возникают неожиданные случаи. Иногда это выражается в виде конфликта в ходе ведения дискуссии. Однако здесь следует сохранить самообладание. Каждую неприятность удастся преодолеть, если приложить усилия. При появлении конфликтов важно выявить первопричину разногласий, особенно старательно отслеживать ход деловой беседы.

Шаг 1

При выступлении оратора необходимо учитывать суть произносимых им фраз, использование им метафор, жестикуляцию, акцент на конкретные высказывания. Достаточно это все заметить, чтобы быстро уладить возникший конфликт с помощью особых методов.

Шаг 2

При появлении конфликтной ситуации следует поговорить с участниками и объяснить им цель и задачи дискуссии. Не исключено, что они не совсем понимают, о чем речь, т. к. получили неполную информацию. Потребуется поменять ситуацию и исправить оплошность. Некоторые вопросы способны отпасть сами. Следует спросить участников, следует ли дальше эту тему обсуждать. Порой лучше перейти к новой. В то же время оставшиеся не рассмотренными вопросы есть смысл задать на следующем деловом совещании либо пока их рассмотрение временно отложить. Не следует забывать про паузы и перерывы.

Шаг 3

В случае прекращения дискуссии не следует спешить вставить свое слово в возникшую паузу. Необходимо сначала выяснить, почему это произошло. Порой тишина связана с действиями руководителя либо отсутствием нужной информации. Необходимо поинтересоваться у присутствующих на деловом совещании, нужны ли им какие-либо пояснения. С этой целью чаще всего применяется такой метод, как сторителлинг.

Шаг 4

Нередко участники собрания не хотят вести дискуссию на конкретную тему и стремятся ее сменить. Тогда следует продемонстрировать, что обсуждение необходимо, а альтернативное мнение тоже имеет право на существование. Необходимо объяснить, что любое мнение оценят. Особенно похвалите участника, решившего выступить первым. Тем не менее, необходимо придерживаться правил, т. к. иначе легко потерять доверие со стороны рабочего коллектива.

Шаг 5

Спросите у присутствующих, есть ли еще мысли по разобранному вопросу. Поинтересуйтесь, удалось ли им понять цель текущего совещания. Не ругайте за искренность, но настаивайте на корректности и объективности высказываний.

Шаг 6

В конфликтной ситуации важно сразу понять, что выражаемые эмоции необходимо оставлять вне совещания. Не лишним будет напоминание правил собрания. Особо следует остановиться на цели мероприятия, не акцентируя внимание на отдельном участнике. Обязательно следует поменять вектор дискуссии на позитивное, сконцентрировав внимание работников на решении вопросов собрания. Лишь таким образом получится уйти от деструктивных высказываний и ответных действий. Выходом из возникшего конфликта может стать использование пробных вопросов.

Мнение эксперта

Каждое совещание – отдельная история по времени и составу участников

Александр Малюгин,
генеральный директор фирмы «Мануфактура Малюгина», Дмитров (Московская область)

Я провожу от трех деловых совещаний в день до двух в неделю в соответствии с появляющимися задачами. Планировать встречи мне помогает программа Microsoft Outlook. При этом я полагаю, что генеральному директору следует делать это самостоятельно, а не поручать своим помощникам. В плане отмечается тема совещания, ключевые положения для последующего обсуждения и отведенное время на каждый вопрос. При этом необходимо, чтобы каждый участник делового совещания предварительно подготовился к нему и приходил уже со своими предложениями.

Перечень участников и время тоже зависят от выбранной тематики совещания. Порой случается так, что собирались закончить деловое совещание за 40 минут, а в результате дискуссия продлилась 2 часа. Я стремлюсь не допускать таких ситуаций и соблюдать регламент. Тем не менее, темы могут оказаться «горячими» и не предусматривающими единого решения.

Руководителям подразделений в течение недели удавалось собираться на деловые совещания самостоятельно, без меня, но с приглашением коллег-руководителей или рядовых сотрудников.

Как сделать деловое совещание максимально эффективным

Вовремя прийти на совещание

Если затягивается начало совещания, то это может лишить фирму серьезных финансовых ресурсов и привести к потере мотивации у работников. Чтобы сделать примерный расчет, умножьте число минут опоздания на численность участников совещания и на цену 1 минуты их трудовой деятельности. Так, если деловое совещание начали проводить на 10 минут позже, чем собирались, и в нем смогли принять участие 12 менеджеров, при этом 1 минута трудовой деятельности их обходится в 25 рублей, а еженедельно организуют по 10 совещаний, то выходит: 10 × 10 × 12 × 25 = 30 000 (руб.). Затягивание на 10 минут приведет к недельной потере в 30 тысяч руб.

Новое правило. Следует прийти минимум за пару минут до старта проведения делового совещания для удобного расположения и должного настроя на предстоящую работу.

Быть готовым к совещанию

Отсутствие хорошей подготовки участников к совещанию затягивает его и снижает эффективность.

Новое правило. Необходимо более качественно подготовиться к деловому совещанию. За 24 часа до предполагаемого события нужно направить каждому участнику повестку, тематические материалы для знакомства, перечень вопросов, над которыми следует дополнительно подумать. Если ожидается обсуждение итогов трудовой деятельности, то отчет о таких результатах следует предварительно отправить, чтобы потом не терять время на их обсуждение.

Договориться о чем-то на совещании

В ежедневнике делаются определенные записи, менеджер в знак согласия кивает головой, и все расходятся. Обычно к очередному собранию каждый третий участник не помнит, что ему поручалось. Еще столько же не забывают, но и делать не делают ничего, а остальные делают не то, что от них требовалось.

Большая часть принятых таким образом решений выполняются неправильно или не реализуются вовсе.

Новое правило. Ведется протокол, и его в конце совещания обязательно подписывают все участники. После этого список принятых решений они получают по электронной почте. Вести протокол и делать рассылку могут сами участники по очереди.

Какую роль на совещании играет секретарь

Напрямую секретарь не принимает участие в деловом совещании, но может принести чай или кофе.

Подготовительные процессы и проведение совещаний предусматривают выполнение большого числа организационных функций. Если делегировать эти функции секретарю, то удастся сэкономить немало времени.

Новое правило. Секретарю отводится организаторская работа.

Выбор материалов с целью предварительного ознакомления и подготовка перечня вопросов, которые следует обдумать до делового совещания, пересылает их каждому участнику будущей встречи вместе со сведениями о ее повестке и списке присутствующих.

В ходе проведения делового совещания следит за соблюдением правил и говорит об окончании времени на решение отдельной темы.

Запись протокола делового совещания и отмечание в нем договоренности по всем вопросам.

Что значит соблюсти регламент совещания

Если не ограничивать обсуждение отдельного вопроса, то дискуссия может занять в 2–3 раза больше времени (следует произвести подсчеты в своей компании). В результате у вас появляется риск срыва переговоров после делового совещания и невыполнения иных важных дел.

Новое правило. На любой вопрос следует отводить конкретное время для обсуждения. При этом часто будут возникать ситуации, когда его будет мало, в связи с чем необходимо предварительно сказать участникам, что им важнее – завершить совещание вовремя или постараться обсудить каждую проблему. В первой ситуации незатронутые вопросы будут перенесены на новую встречу, во втором – необходимо предупреждать участников о том, чтобы они не собирались выполнять важные дела непосредственно после окончания деловой встречи по графику.

Как добиться живого обсуждения от сотрудников на деловом совещании: 10 правил

Держите слово. Вам следует отслеживать соблюдение сроков проведения совещания и соответствие зон распределения ответственности, а также фиксировать успехи и неточности сотрудников. С этой целью следует убедиться, что все, сказанное на деловом совещании, удастся запомнить и вам, и другим его участникам.

Выслушивайте каждого до конца. Работники предлагают свои идеи более активно и без страха, если не будут сомневаться, что к ним прислушаются. Ведь порой для формулирования идеи следует логическим образом к ней подводить собеседника, на что тратится дополнительное время. В том случае, если рассказчика перебьют, например, словами, что это и так «все понятно», то он будет обижен и разочарован.

Держите эмоции под контролем. Ваши особенности речи, уровень громкости голоса, жесты и лексика позволяют работникам сразу же воспринять и оценить полученную информацию. В том случае, если деловое совещание основано на девизе «сейчас я вам всем устрою!», а также появляются крики, разбрасываются бумаги, то в этом случае работники не станут высказывать свои мысли. Ведь использовать такую модель поведения у них нет возможности. Поэтому им и остается только отмалчиваться в стороне.

Высказывайтесь в конце дискуссии. Тем самым удастся избежать возможной предвзятости. Плюс подчиненные перестанут опасаться, что их слова будут противоречить вашим. Наиболее полезным в этой ситуации станет «последнее слово за вами», когда сформировались два противоположных мнения. Если изначально обозначить согласие с одной из идей, то сторонники других могут даже не высказаться о своих пожеланиях, т. к. итог и так будет понятным.

Не устраивайте на совещании разбор полетов. Стоит в начале проведения совещания раскритиковать сотрудника, чтобы добиться его молчания до конца этого мероприятия. Психологическое потрясение, пережитое публично, не позволяет работнику успешно переключить свои мысли на другую тему – эмоционально он все время возвращается к негативной ситуации. В то же время необходимо удерживаться и от излишней похвалы (например, в виде награждения и одобрения). Естественно, начать с положительного момента – более эффективный вариант, но и он станет отвлекать сотрудников от темы делового совещания.

Задавайте открытые вопросы. Если чересчур злоупотреблять задаваемыми вопросами с вариантами ответов «да» либо «нет», то у работников может сформироваться мысль, что они находятся на допросе. Более открытые вопросы считаются конструктивнее. Например, «как, на Ваш взгляд…?». Во время ответов на них людям будет предоставлена возможность развить свою идею, привести свои доводы, найти единомышленников среди тех, кто уже выступал.

Исключайте негативные оценки, обороты речи и т. п. Не следует быть фамильярными и обзывать работников. Не нужно запугивать их фразами «план снова не выполнен» и т. п. Также не нужно говорить о негативных планах (например, что «будут сокращения»). Не следует мешать выражению эмоций своими просьбами быть серьезнее. Естественно, если план не получилось выполнить, то ничего не делать не стоит. Однако более правильным будет использование другой формулировки. Например, «как Вы полагаете, что является причиной нарушения плана и что нам следует поменять, чтобы в следующем квартале (месяце) добиться выполнения плана?».

Используйте «электронный мозговой штурм». Следует направить каждому работнику электронное письмо или организовать онлайн-чат. В нем необходимо описать проблему, параметры ее решения и срок на выполнение. Необходимо предоставить время работникам, а не требовать дать ответ сразу же. Тем самым удастся опросить значительное количество сотрудников и получить большее количество мнений, т. к. застенчивым работникам не нужно будет волноваться в связи с публичным выступлением, а те, кому лень что-то делать, все равно вынуждены будут ответить на письмо.

Заведите «базу инициатив» и пополняйте ее. Внимательным образом следует слушать, записывать и оперативно поощрять проявление инициативы со стороны работников, решивших высказаться на деловом совещании.

Уважайте время подчиненных. Следует особо тщательно выбирать время для организации делового совещания, чтобы оно подходило каждому его участнику. В противном случае есть высокая вероятность того, что работник ничего не говорит, поскольку в уме считает свои убытки.

Информация о компаниях


Mail.ru – портал Рунета, предлагающий более 40 сервисов, в том числе бесплатную электронную почту, сайт резюме и вакансий «Работа@Mail.ru», сервис мгновенных сообщений, социальную сеть, игровой портал, поисковую систему. Форма организации: ООО. Месторасположение: Москва. Численность персонала: 1800. Месячная аудитория портала: более 27 млн пользователей (в декабре 2010 года; данные исследования Web Index, ежемесячно проводимого компанией TNS).

ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг» имеет 45-летний стаж работы на рынке товаров хозяйственного назначения. Обладает материально-технической базой (складскими помещениями и магазинами). Ассортимент товаров — около 20 тыс. наименований. Торговая сеть «Хозторг» включает 26 магазинов, 19 из которых расположены в Архангельске, остальные — в Архангельской области. Выручка за 2006 год — 300 млн руб. В компании работают 230 человек.

Специализация производства компании «Мануфактура Малюгина» — купальные костюмы и одежда для фитнеса. Продукция поставляется под собственной торговой маркой Solo. В 1999 году компания победила в конкурсе «Лучшее российское предприятие» в номинации «Наиболее эффективная рыночная стратегия» (конкурс организован Российским союзом промышленников и предпринимателей и Торгово-промышленной палатой России). С 2000 года компания работает в рамках концепции тотального управления качеством (англ. TQM — total quality management).

ЗАО «Страховой Брокер «СибБрок» работает на страховом рынке более 13 лет. Основные виды страхования: автострахование, страхование грузов, страхование имущества юридических лиц. «СибБрок» также оказывает консультационно-экспертные услуги в области страхования, помогает клиентам заключать договоры страхования на наиболее выгодных условиях. В компании работают 24 сотрудника.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль