5 основных ошибок при переходе на аутсорсинг печати, или Что надо знать об MPS-контракте

387
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Парфенов Станислав
директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, Konica Minolta
По данным исследовательской компании Quocirca, среднее сокращение затрат при внедрении MPS у компании-заказчика составляет 23 %. Сам рынок MPS высококонкурентен: основных игроков немного, и все они предлагают высокие по качеству технологии и услуги, стараясь все больше снизить цену и предложить более гибкие условия контракта. Таким образом, клиент получает максимальную выгоду просто из-за высококонкурентной среды.

MPS (Managed Print Services), или аутсорсинг печати, – это рабочий инструмент оптимизации печатной инфраструктуры и уменьшения издержек, а также инструмент оценки и анализа ИТ-инфраструктуры заказчиков. Компания-заказчик отказывается от капитальных вложений в покупку техники, обучение и высвобождение времени собственного персонала и переводит обслуживание печатной инфраструктуры на аутсорсинг.

Зачастую компании отказываются от проекта по переходу на MPS потому, что либо сами пережили опыт неудачного перехода на аутсорсинг печати, либо об этом опыте слышали негативный отзыв. Давайте рассмотрим пять наиболее частых ошибок при переходе на MPS, которые помогут не «обжечься» при работе с поставщиком и получить максимальную выгоду от контракта.

  1. Выбор контракта по цене

Выбор вендора не по качеству предоставляемой экспертизы, а по цене – это путь под лозунгом: «Скупой платит дважды». Один из наших заказчиков изначально предпочел нам другого поставщика именно из-за цены. Как оказалось, такая низкая стоимость контракта была обусловлена поставкой б/у техники и неоригинальных расходных материалов, а для оказания работ привлекались еще и несертифицированные субподрядчики. Это вылилось в некачественные отпечатки, быстрый выход техники из строя, не стандартизированную по качеству отпечатку и SLA-сервис, который отнимал у заказчика время и деньги. В итоге заказчик обратился к нам, чтобы мы не только ответили на запросы его бизнеса, но и исправили ошибки предыдущего исполнителя. В данном случае обращение клиента к компании-вендору напрямую – логичный и разумный шаг, поскольку производители гарантируют поставку новых машин, качество предоставляемых оригинальных расходных материалов и сервиса. Кроме того, когда мы сами выходим на тендер, в отличие от компаний-партнеров вендоров, нам не нужно подтверждать статус партнерства, что проще для конечной компании-заказчика.

Большинство зарубежных компаний основательно подходят к тендеру и учитывают не только ценовой фактор. И их опыт нужно взять на заметку: в рамках комплексной оценки качества услуги они сводят таблицу составляющих, где с помощью взвешенных коэффициентов определяется экспертиза каждого отдельного поставщика. Например, в качестве одного из критериев может быть выбрано наличие сертификации, в том числе по ISO9001 и ISO27000 – первый сертификат подтверждает систему менеджмента качества, а второй – соответствие системы информационной безопасности стандартам. Наличие таких сертификатов, наряду с используемой проектной методологией, может быть первичным инструментом анализа соответствия исполнителя.

  1. Непроведенный аудит и его последствия

Аудит – это фактическое выявление потребностей заказчика как со стороны бизнеса, так и со стороны пользователя. Например, заказчик хочет сохранить имеющийся парк маленьких локальных печатных устройств, при этом сокращать затраты и внедрять дополнительные технологии в виде управления документооборотом. Если в этом случае не провести аудит, мы как исполнители не донесем до бизнеса мнение пользователя по текущему функционалу, установленному оборудованию и его запросы относительно того, чего не хватает – например, высокоскоростного копирования, сканирования в архив или совместного пользования несколькими устройствами. В итоге мы решаем задачи топ-менеджмента компании, а пользователи фактически остаются «у разбитого корыта». Но если вовремя пообщаться с конечными пользователями и, например, заменить существующий парк или часть устройств на МФУ, процессы были бы автоматизированы, рабочее время оптимизировано, а экономия в стоимости владения услугой была бы выше.

Аудит – это не только составление комплексной картины текущей печатной инфраструктуры, это понимание возможностей по разносторонней профессиональной оптимизации печати и бизнес-процессов в целом.

  1. Некорректный бюджет

Бюджет – это основная и, наверное, наиболее болезненная часть MPS-контракта. Часто MPS – это переход из капитальных затрат в операционные, что само по себе предполагает экономию: необходимость немедленного финансирования проекта отсутствует. Профессиональный исполнитель должен оценить стоимость владения на три-пять лет и посчитать экономию, которую получает заказчик по сравнению с текущими тратами, учитывая не только прямую выгоду в виде перехода от капитальных затрат в операционные, но и косвенную экономию (налог на имущество, потраченное время сотрудников заказчика на поддержку печатной инфраструктуры и т. д.).

Подводные камни могут быть внутри составляющей услуги. Например, отсутствие в контракте пункта о покупке техники, расходных материалов и разовых выездов инженеров: счета, которые разово падают на закупку тех или иных материалов и на оплату сервисных работ не прогнозируемы, в итоге суммы могут быть значительными. Также в бюджет могут быть не включены работы, которые позволят компании занизить цену на первичной стадии проекта – например, пусконаладочные работы или поддержка того или иного сервиса. Когда мы говорим о термине MPS, мы все же предполагаем, что в услугу будут заложены все составные части расходов, которые будет нести заказчик. На входе он должен получить прогнозируемую масштабируемую картину того, за что он будет платить.

  1. Отсутствие пилотного проекта

MPS в комплексе – это первоначальная оценка текущей структуры заказчика (аудит), пилотный проект, само внедрение и дальнейшая поддержка. Пилотный проект перед запуском – важный этап, который требует внимания и от исполнителя, и от заказчика. Он проводится для того, чтобы понять, насколько реальный проект будет при масштабировании на всю организацию соотноситься с тем, который был посчитан в начале: некий функционал может быть не учтен, какие-то функции могут быть не проверены, и при разворачивании проекта на компанию бизнес-процессы могут остановиться или быть реализованы не в полном масштабе, а заказчик – потерять деньги.

  1. Реализация проекта без участия заказчика

Часто при работе с организациями со сложной структурой (например, госучреждения или нефтегазовый сектор) поставщики вынуждены работать не с конечным заказчиком, а с так называемым интегратором или комплексным ИТ-провайдером – дочерней или сторонней компанией по отношению к заказчику. Эта компания становится для MPS-провайдера непосредственным заказчиком, представителем конечного клиента, который будет получать эту услугу, может вообще не быть в проектной команде, и все общение может происходить между исполнителем и ИТ-провайдером. В этом случае важно настоять на совместной работе, так как участие менеджеров конечного клиента в проекте позволяет управлять ожиданиями с двух сторон: мы видим конкретные запросы бизнеса, клиент понимает, какая услуга будет доставлена, а не узнает об этом, когда проект уже развернут. Он видит, как все будет работать, еще в рамках пилота. Таким образом, на каждой стадии проекта стороны получают актуальную картину на текущий момент, и это позволяет не упустить ничего важного, внедрить проект ровно так, как все этого ожидают.

Резюмируем: внедрение MPS – это комплексный ИТ-проект, который подчиняется все тем же общим правилам ИТ-консалтинга. По сути, все вышеперечисленные ошибки могут случиться при внедрении любой значимой информационной системы. Поэтому от провала убережет системный подход и разумное применение общепринятых методик ведения ИТ-проектов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль