Значение межведомственной конференции в работе компании

6534
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Горшенева Марго
директор по развитию QBF
Американские ученые Майкл Мескон, Майкл Альберт и Франклин Хедоури выделяют четыре функции менеджмента – планирование, организацию, мотивацию и контроль. Некоторые исследователи добавляют к ним пятую – информирование. В повседневной работе каждую из них реализуют с помощью ряда действий: приказов, отчетов, планерок, переговоров, премий и многих других.

Преимущество межведомственной конференции заключается в том, что она способствует решению сразу всех функций управленческого процесса.

Современные крупные отечественные компании имеют большое число подразделений и развитую филиальную сеть в разных городах, а то и в странах. При этом даже сотрудники разных департаментов, офисы которых расположены в одном здании, порой редко общаются и мало знают друг друга. Немногие проекты можно успешно реализовать, формулируя конкретные задачи перед сотрудниками, которые имеют слабое представление о структуре и миссии организации. Компания сможет успешно развиваться лишь тогда, когда каждый ее работник видит не только ближайшую цель, но и вовлечен в общее дело, чувствует себя полноценной частью коллектива. Один из ведущих менеджеров США Ли Якокка, успешно преодолевший путь от инженера до одного из директоров Ford, очень точно сравнил коллектив предприятия с футбольной командой, где недостаточно, чтобы каждый был яркой личностью – нужно, чтобы все играли в едином порыве.

Выработать стратегию развития компании, наладить связь между разными подразделениями и более эффективно реализовать функции менеджмента позволяет корпоративное совещание с участием руководителей и ведущих сотрудников компании. Совсем недавно такое мероприятие было организовано QBF – мы провели конференцию под названием «Change the world». Его основной целью стало обозначение направлений развития компании, ключевых целей и задач. Каким же образом череда выступлений и работа на дискуссионной площадке позволили реализовать функции менеджмента?

Прежде всего, межведомственная конференция объединила представителей всех филиалов, то есть явилась мощным инструментом налаживания коммуникации внутри организации. С теми, кто представляет компанию в регионах, обычно приходится работать дистанционно, поэтому важно научиться понимать друг друга буквально с полуслова. Это позволит быстро и четко реализовывать проекты на местах.

Функции и преимущества межведомственной конференции

Круглый стол, или корпоративное совещание, позволяет, прежде всего, уведомить всех сотрудников организации об основных аспектах работы, то есть реализовать управленческую функцию информирования. Данные о развитии компании дают возможность составить корректные планы на будущее и, главное, создать доверительные отношения в организации. Работник, как правило, добросовестнее выполняет свои обязанности, когда он понимает, почему ему дается то или иное поручение, что именно даст успешная реализация пусть совсем небольшого проекта и что изменится в работе всего коллектива, если он недобросовестно подойдет к выполнению предписаний руководителя. Таким образом, без информирования трудно осуществить остальные функции менеджмента, особенно планирование и мотивацию.

Межведомственная конференция позволяет сотрудникам собраться вместе, проанализировать текущее состояние компании, поставить актуальные цели и задачи и найти пути для их достижения. В этом состоит одна из основных функций менеджмента – планирование. Ее возможно реализовать лишь тогда, когда члены коллектива хорошо осведомлены о работе друг друга.

Если организация представляет собой филиальную сеть, основным видом коммуникации между коллегами становится электронная почта. Формат корпоративного совещания с участием представителей всех отделов позволяет получить руководителям головного офиса полную информацию о том, что происходит в филиалах, узнать не только сухие данные, но и их интерпретацию от человека, который знаком с ситуацией не понаслышке. Рядовым служащим подобный форум позволяет просто познакомиться поближе, составить более полное впечатление о тех, кто раньше был знаком лишь как автор деловых сообщений. Взаимодействие между коллегами будет гораздо продуктивнее, если каждое письмо станет не просто набором данных, а именно сообщением от конкретного человека, о котором уже сложилось определенное представление.

Во время личного общения на корпортавном совещании проще и эффективнее формировать план работы каждого департамента. После того, как все сотрудники компании заслушали доклад коллеги из филиала, задали ему все возникшие вопросы, разобрались, как он мыслит, как реагирует на критику, легче определить общие задачи и решить, с помощью каких инструментов они будут достигаться. Важно, чтобы план не просто спускался сверху без учета особенностей ситуации на местах, а формировался с участием тех, кому придется его реализовывать. Таким образом, осуществляется одна из наиболее сложных функций менеджмента – планирование, предполагающая анализ текущего состояния компании, постановку актуальных целей и поиск путей их достижения.

С планированием тесно связана вторая функция менеджмента – организация, подразумевающая обеспечение персонала всеми необходимыми инструментами для эффективной работы. Когда определена цель, встает вопрос о том, какие ресурсы понадобятся для ее достижения. Межведомственная конференция позволяет снять противоречия, возникающие между сотрудниками разных отделов. Например, нередко случается, что представитель филиала из другого региона или тем более из другой страны постоянно запрашивает документы или бумаги у главного офиса, сотрудники которого не видят в них смысла и порой полагают, что их вынуждают выполнять ненужную работу. В определенных ситуациях стоит завязать с удаленным сотрудником беседу в неформальной обстановке, например, во время кофе-брейка.

Значение межведомственной конференции в работе компании

Формат общения на межведомственной конференции дает возможность не только пообщаться в режиме реального времени, что позволяет составить более полное представление о том, что происходит в филиалах и различных департаментах, но и в перспективе формирует более доверительные отношения между сотрудниками. В определенных ситуациях важно, допустим, чтобы коллеги не стремились к скрупулезному соблюдению субординации, а пошли бы на доверительный разговор и сообща решили возникшие проблемы. Очевидно, что все это возможно лишь тогда, когда между людьми завязываются личные отношения, а это как раз происходит на мероприятиях, в том числе и достаточно официальных.

Формат межведомственной конференции позволяет реализовать также функцию контроля. Она включает, во-первых, установление определенных стандартов – показателей эффективности производства; во-вторых, проверку реально достигнутых результатов, сравнение с заданными показателями. На форуме каждый спикер в той или иной форме говорит о том, что было сделано им или сотрудниками вверенного ему отдела за определенный период времени, то есть предоставляет всей компании возможность проконтролировать его. Важно отметить, что докладчики на таких мероприятиях не просто знакомят слушателей с сухими цифрами, которые легко подготовить вне форума, а предлагают отчет о проделанной работе, предполагающий подробное изложение и осмысление выполненного. Важно и то, что обычно отчеты представляются лишь непосредственному начальству, а формат круглого стола, во-первых, позволяет каждому узнать, чем живет соседний отдел или филиал, во-вторых, накладывает на спикера несколько большую ответственность, поскольку отвечать за свою работу перед всей компанией труднее, чем перед одним руководителем. Таким образом, к функции контроля здесь органично примыкает функция мотивации, предполагающая стимулирование сотрудников к эффективному и добросовестному выполнению возложенных на них задачи ради реализации миссии компании.

Собрание ведущих сотрудников организации стимулирует далеко не только спикеров. Мероприятие позволяет каждому ощутить себя частью большой команды, именно поэтому на межведомственную конференцию стоит приглашать молодых сотрудников. Да, в силу своего ограниченного опыта они вряд ли примут участие в выработке стратегии развития, зато новички познакомятся с представителями других отделов, увидят, к каким горизонтам сейчас стремится компания. Значение мотивации трудно переоценить: как говорил Бак Роджерс, занимавший десять лет пост вице-президента IBM по маркетингу, «высшее руководство должно тратить 40-50 процентов времени на обучение и мотивацию своих людей». У сотрудников появляется понимание, что им не просто положено следовать инструкции и выполнять поручения начальника, а делать все возможное для того, чтобы не подвести коллег – своих знакомых или даже друзей.

Итак, конференция с участием представителей всех отделов компании является мощным инструментом управленческого процесса. Она включает все элементы основных функций менеджмента и существенно расширяет возможности управления удаленными структурными подразделениями. Это мероприятие позволяет сотрудникам различных уровней и отделов обмениваться опытом, что мотивирует персонал, формирует у каждого присутствующих понимание миссии и целей организации, путей их достижения. Наконец, межведомственная конференция предполагает смену формата работы, выводит сотрудников из ежедневной рутины, позволяет по-новому взглянуть на функционирование собственного отдела или подразделения в контексте работы всей структуры в целом, а значит, повышает эффективность труда всех ее участников.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль