Административные расходы: как свести их к минимуму

116
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Современный этап развития производства предусматривает неизбежность и в то же время необходимость трат, направленных на приобретение компанией определенных преимуществ. Такие затраты получили название «административные расходы». Даная статья расскажет о специфике этого явления.

Административные расходы (Administrative Expenses, англ.) — затраты предприятия, направленные на удовлетворение офисных, управленческих и прочих потребностей компании, которые не связаны с производственной (операционной) деятельностью. На некоторых предприятиях к ним относят части расходов из основной деятельности, например:

  • оплата за аренду офиса;
  • коммунальные платежи;
  • оплата труда сотрудников, не задействованных в производстве или реализации товара.

Административные расходы направлены на оплату потребностей, удовлетворение которых благотворно отразится на всей компании. Иначе говоря, назвать расходы административными можно в том случае, если эти затраты направлены на благо всего предприятия и влияют на деятельность компании в целом.

Конечно, далеко не все расходные статьи можно назвать административными. Например, затраты, производимые в конкретном отделе или подразделении, не приносящие преимуществ (прямых или косвенных) остальным отделам, не являются административными. И наоборот, финансирование, направленное на удовлетворение потребностей одного отдела (юридического, маркетингового или бухгалтерии), способно благоприятно отразиться на всем предприятии, а значит, входит в состав административных расходов.

Административные и коммерческие расходы — в чем разница?

Траты, которые производятся с целью получения заказов или ради успешной реализации товара компании, называются коммерческими расходами.

Все расходы, которые связаны с готовой продукцией (маркетинг, реклама, оплата работы продавцов, доставка и хранение и пр.), совершаются после окончания производственного процесса и относятся к разряду административно-коммерческих расходов. Значит, финансирование затрат, связанных с хранением сырья, является одной из составляющих накладных расходов производства и относится к издержкам производства, а хранение готового товара — это одна из составляющих коммерческих расходов.

Затраты, связанные с «жизнеобеспечением» административной и технической составляющей предприятия (бухгалтерия, отдел кадров и пр.), носят название общехозяйственные расходы.

Административные расходы — расходы, которые неизбежны для обеспечения нормального функционирования предприятия и направлены на финансирование офисов и управления, конечно, нельзя отнести к категории производственных затрат. Однако их рассматривают в качестве составляющей расходов на основную деятельность. Например, оплата аренды помещения, офиса, коммунальных долгов, выплата заработной платы сотрудникам, которые не принимают непосредственного участия в процессе производства и реализации конечного продукта.

Административные коммерческие расходы направлены на оплату издержек, способных обеспечить компании приоритет. Иначе говоря, ключевым критерием при определении вида расхода является его полезность для компании в целом, а не для какого-то отдельно взятого отдела или подразделения.

К административным расходам не причисляются траты, совершенные в рамках одного подразделения и не оказывающие положительного влияния на работу предприятия. Но если траты на обеспечение функциональности одного отдела оказывают благотворное воздействие на деятельность всей компании, то их можно назвать административными расходами. Например, административными являются траты на зарплату руководящего состава, делопроизводителей, оплату работ, связанных с испытаниями продукта и научно-исследовательской деятельностью, издержки на судопроизводство и т. п.

Основные виды административных расходов и их характеристика

Административные расходы включают следующее:

  • расходы общего и корпоративного характера (организация работы, выплата премий руководителям, проведение годового отчетного собрания и т. п.);
  • оплата расходов администрации и сотрудников управления;
  • оплата за основные и необоротные активы, которые предназначены для непроизводственного использования (аренда площадей и офиса, страхование, ремонт и амортизация оборудования, налоги, оплата коммунальных услуг и т. п.);
  • плата за проф. услуги (аудиторам, юристам и т. п.);
  • оплата услуг связи (телефон, интернет, почта и т. п.);
  • судебные издержки (в случае необходимости регулировать спорные вопросы при помощи суда);
  • другие затраты на содержание активов, имеющих общехозяйственное значение.

Три группы административных расходов:

1 группа. Расходы на «коммуналку» — это самая распространенная группа, т. к. данный платеж осуществляется практически всеми предприятиями. Эта статья расходов подразумевает оплату централизованных услуг (отопление, вентиляция воздуха, водоснабжение и электроэнергия). Сюда же можно отнести покрытие расходов на связь: телефоны (стационарные и мобильные) и интернет. Сегодня набирает популярность мнение, что оплата мобильной связи не должна причисляться к разряду административных расходов, потому что мобильный телефон — средство личного пользования, и поэтому расходы за него могут быть возложены на определенный отдел или лично на работника.

2 группа. Следующая группа обязательных платежей включает в себя аренду производственных площадей: офиса, места для торговли, складского помещения и т. п. Естественно, что наличие или отсутствие этих площадей отражается на деятельности всего предприятия, и чаще всего эти расходы нельзя приписать к какому-то конкретному отделу или подразделению.

3 группа. На любом предприятии есть ряд сотрудников, заработок которых фиксирован и не привязан непосредственно к производству, эти затраты относят к административным расходам. Как правило, это касается администраторов и менеджеров, которые связаны с несколькими сферами деятельности предприятия. Например, если менеджер работает в разных направлениях деятельности компании, результат его труда отражается на всем предприятии, а значит, его зарплата — это административные управленческие расходы.

Есть ряд статей расходов, которые редко относят к административным. Например, финансирование сбыта (организация и стимулирование), мероприятий, связанных с маркетингом и исследованием вновь вводимой продукции. Некоторые производственные траты, касающиеся оборудования и сырья, чаще всего не относят к разряду административных.

Важная новость для подписчиков!

Как правильно вести бухгалтерский учет административных расходов

Бухучет предприятия организован таким образом, что все расходы можно разделить на 2 категории: обычные и прочие. Под обычными расходами подразумеваются траты, связанные с характером деятельности и направлениями работы организации. Административно-хозяйственные расходы подразумевают финансирование управления и обслуживания компании. Сюда можно включить траты, направленные на содержание активов предприятия, находящихся за пределами товарооборота и имеющих общехозяйственное значение. Например, аренда, ремонт оборудования, коммуналка и т. п. Сюда же относится оплата профессиональных услуг (охраны, транспорта, аудит, консультации или помощь юриста и пр.). Однако финансирование административного и управленческого состава — самая затратная статья административных расходов.

Общехозяйственные расходы отражаются ежемесячно:

  • в счете 26 (дебет);
  • в счетах 02, 05, 10, 23, 25, 60, 68, 69, 70, 71, 76, 94, 97 (кредит).

Административно-хозяйственные расходы можно учитывать полностью, включив их:

  • во-первых, в себестоимость товара, в качестве трат предприятия, возникших в текущем периоде (себестоимость не полная);
  • во-вторых, в качестве полной себестоимости.

Причем, товаром может являться как продукция предприятия, так и предоставляемые услуги или выполняемые работы.

Первый способ предполагает, что предмет учета — сама себестоимость, которая рассчитывается по правилам ПБУ, т. к. является объектом финансового учета и определяется с помощью прямых и условно-переменных (накладных) затрат. Накладные производственные расходы включают РСЭО, специальные и прочие траты, т. е. те, которые сложно привязать к конкретному товару. Эту себестоимость условно именуют сокращенной. Она влияет на оценку готового товара и незавершенного производства. Значит, в данном случае, чтобы распределить общехозяйственные затраты совсем не обязательно делать дополнительные исчисления.

По истечении месяца производственные траты, показанные как «Общехозяйственные расходы» в счете 26 (кредит) перечисляются на «Продажи» (счет 90, т. е. дебет). Это значит, что данные административно-хозяйственные расходы приплюсовываются к себестоимости товара, реализованного в данном отчетном периоде, и рассчитаны по сокращенной себестоимости. Таким образом, производственная себестоимость определяется в полном размере.

Во втором случае себестоимость — это объект управленческого учета, поэтому собственники и менеджеры вправе самостоятельно решать, воспользоваться или нет рекомендациями регулирующих органов.

В организациях, занятых производством продукции, предоставлением услуг или осуществлением определенных работ, списание затрат осуществляется нижеописанным способом.

На счет 90 («Продажи») списывают все траты на реализацию товара, отраженные в счете 26.

Списание на себестоимость осуществляется в таком порядке:

  • Промышленные организации списывают на «Основное производство» (сч.20), «Вспомогательные производства» (сч. 23) и «Обслуживающие производства и хозяйства» (сч. 29). Причем на счета 23 и 29 списание производится в том случае, если выполнялись работы или изготавливался товар «на сторону». Распределение вышеперечисленных затрат по хозяйственно-производственным видам обычно осуществляется соразмерно затратам, связанным с оплатой труда работников производства, т. е. согласно указаниям (отраслевым) относительно учета себестоимости товара.

Чтобы административно-хозяйственные расходы были правильно распределены, а методика успешно реализована, надо предпринять следующие действия:

1. Установить процентное соотношение административно-хозяйственных расходов (счета 20, 23,29) и затрат по выбранной базе (например, зарплата работникам).

2. Вычисленный процент умножается на сумму затрат, связанных с зарплатой сотрудников по каждому процессу производства, чтобы определить размер затрат по всем его категориям.

  • Строительные предприятия списывают накладные расходы на счета 20 и 23 («Основное производство» и «Вспомогательные производства»).

Для грамотного распределения накладных расходов строительной фирмы надо:

  • вычислить процентное соотношение накладных расходов и прямых производственных затрат;
  • установить объем накладных расходов, требующих распределения по счетам в качестве процента, помноженного на сумму затрат со счетов 20 и 23 (прямые затраты);
  • после этого, следуя учетной политике предприятия, надо распределить сумму затрат по объектам и видам производства (счета 20 и 23).

В организациях, деятельность которых не связана с производственным процессом, счет 90 («Продажи») позволяет провести списание. Такие компании, как правило, профессионально занимаются ценными бумагами. Это могут быть брокеры, дилеры, инвестиционные фонды и прочие организации, не занимающиеся торговлей.

В организациях (заказчиках), специализирующихся на реализации инвестиционных проектов, списание на счет 90 (дебет) происходит каждый месяц. Согласно договоренности с инвесторами, списываются затраты на содержание.

Актуальная на сегодня нормативно-правовая база предусматривает включение расходов на хранение, транспортировку и сбыт в себестоимость товара (Положение по бухучету 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Министерства Финансов России № 33н от 6 мая 1999 г.)

Для учета затрат по продажам административные расходы фиксируются в счете 44. Его дебет содержит данные о затратах, возникших из-за реализации товара. Кредит счета показывает списание расходов по счету 90 Дебета («Продажи»). Затраты, вызванные транспортировкой и упаковкой, каждый месяц делятся по видам товара, который отгрузили. Причем распределять можно несколькими способами. Например, ориентируясь на вес или вид товара, его себестоимость и др.

Остальные расходы

Этот вид затрат необходимо списывать каждый месяц на себестоимость проданного товара. Фиксируется это в бухгалтерии на счете 90, субсчете 2 (Дебет, «Себестоимость продаж») и счете 44 (Кредит, «Расходы по продаже»).

По мере оплаты

Административные расходы, связанные с продажами, могут учитываться на счетах 45 (Дебет) и 44 (Кредит), если политика учета построена таким образом, что продажа определяется оплатой товара.

Устанавливая себестоимость товара, нужно учитывать, что у предприятия должен быть определенный запас средств, из которых будут оплачиваться трудовые отпуска, ремонт оборудования и пр. Чтобы решить данную задачу, используют «Резервы предстоящих расходов» (пассивный счет 96).

Расходы на будущее

Иногда производственная необходимость требует, чтобы для успешной работы в будущем затраты были произведены заблаговременно, эту информацию фиксируют «Расходы будущих периодов» (Сч. 97). Например, горно-подготовительные работы, носящие сезонный характер и некоторые др.

В данном случае административные расходы, совершаемые в текущем отчетном периоде, списываются в порядке, принятом в организации. Обычно затраты будущих отчетных периодов распределяются по счетам каждый месяц, ориентируясь на соответствие количества выпущенного товара и установленную норму списания (на единицу товара).

Оплата аренды, телефона, ремонтных работ и пр. ежемесячно распределяются равномерно на расходы текущего отчетного периода (т. е. по мере возникновения).

Методы распределения расходов следующих периодов зависят от вида затрат. Учет административных расходов должен осуществляться в соответствии с бухгалтерской политикой организации. Затраты, произведенные по сету 97 (Дебет), равномерно распределяются по соответствующим счетам. На конец месяца на этом счете возможно формирование дебетового сальдо, соответствующее объему расходов. Эта сумма должна быть списана в следующем месяце (периоде). Аналитика по данному счету предусматривает учет видов расходов в наступающем периоде, для чего открываются отдельные счета (по видам затрат).

Как правильно составить бюджет административных расходов

Бюджет административных расходов — действующий бюджет, который содержит операционные затраты непроизводственного характера объекта финансирования.

  1. Бюджет административных расходов показывает траты, произведенные в связи с управлением и гарантирующие деятельность организации. Эти расходы не имеют прямого влияния на процесс производства капитала и хозяйственную деятельность, которые воссоздают стоимость.
  2. Административные расходы, как правило, включают в себя траты, связанные с оплатой аренды помещения (офиса, склада и пр.), обеспечение офиса, заработную плату офисных работников и других сотрудников, не вовлеченных в процесс производства, выплату «командировочных» и т. п.
  3. Административные расходы могут быть постоянными и условно-постоянными, потому что они не отражаются на объеме производства. Таким образом, бюджет административных расходов обычно включает в себя траты, не учитываемые при расчете маржинальной прибыли.

Для упрощения анализа бюджета его лучше составлять, ориентируясь на конкретные подразделения предприятия.

В процессе разработки бюджета необходимо достичь максимальной информированности. Следует учитывать, что информация должна быть подробной, а сам бюджет — негромоздким. Чтобы этого добиться, понадобиться программное обеспечение, способное решить следующие задачи:

  • рассортировать бюджет в зависимости от уровня вложенности;
  • предложить разные варианты сортировки данных;
  • быть удобным для анализа и контроля.

Желательно, чтобы к каждой расходной статье был прикреплен код (цифровой), который предостережет от путаницы и неоднозначных трактовок во время идентификации затрат. Например, сотруднику планово-экономического отдела надо согласовать заявку на покупку нового ноутбука для маркетингового отдела. Он ставит шифр (код), соответствующий этой статье расходов, а финансист, во время приема заявки проверит возможность этого платежа по данной бюджетной статье.

Ключевые методы формирования бюджета административных расходов

Первый метод — административные расходы ограничены конкретным процентом.

Например:

  • количество сотрудников управления в процентном соотношении к количеству рабочих;
  • процент фонда заработной платы управленческого состава от фонда оплаты труда рабочих производства;
  • административные расходы в процентном соотношении к уровню реализации и т. п.

Сегодня этот метод используется нечасто, что вполне объяснимо. Автоматизация технологических процессов повлекла за собой уменьшение численности рабочих, задействованных в производстве, а количество управленцев осталось прежним. Следовательно, процент управленческого персонала стал выше относительно количества рабочих.

Возможна и другая картина. После внедрения автоматизации на производстве рабочих на производстве стало меньше, а объем продукции увеличился. Значит, понадобятся люди, которые будут искать места сбыта товара, т. е. покупателей продукции (оптовых закупщиков). Для решения этой задачи управленческий состав надо будет увеличить, а это повлечет за собой определенные затраты, связанные не только с оплатой труда, но и в конкретных отделах: в бухгалтерии, в отделах логистики, маркетинга, юридическом и отделе продаж.

Второй метод — постфактум.

При использовании этого метода административные расходы, осуществленные в течение прошлого отчетного периода, индексируются на инфляцию. Применяя «постфактум», необходимо помнить и учитывать такой фактор, как варьирование бизнес-процессов и структуры компании. Например, в течение прошлого года могли быть открыты новые подразделения (отделы).

Третий метод — административные расходы привязываются к итоговому показателю.

Например, бюджет, предназначенный для административного пользования, зависит от прибыли предприятия. Многие владельцы и топ-менеджеры хотели бы использовать этот метод в силу его эффективности, но он сложно реализуется. Лучше всего он подходит для финансового директора (планирование ФОТ) или отдела продаж.

Четвертый метод — метод договоров.

Бюджет административных расходов планируется только на основании подписанных договоров, в которых указаны конкретные суммы, предполагаемые на закупку техники, канцелярии и пр.

Расчет административных расходов и их бюджетирование

  1. Планируя затраты на услуги связи и канцтовары, следует сначала убедиться в их целевом использовании. Возможно, что сотрудники пользуются ими для личных нужд. Довольно часто во избежание нецелевого использования этих средств на бумагу и связь устанавливают определенные ограничения (лимит).
  2. Расчет расходов на транспорт подразумевает прогнозирование затрат, связанных с необходимостью пользоваться услугами сторонних перевозчиков или с обслуживанием транспорта предприятия.
  3. Совершенствование и внедрение новых информационных технологий, как правило, оставляют без внимания (не включают их в бюджет административных расходов). Однако если экономистом будет инициировано это предложение руководителям подразделений, то они должны продумать и предложить эффективные программы, аргументировав это возможными преимуществами для компании. Затем экономист может обратиться к руководителю предприятия с предложением включить данную статью расходов в бюджет.
  4. CRM, ERP, WMS-системы, обновление программ — весомая статья расходов предприятий, следящих за инновациями. Если предприятие уже работает с определенной системой, то планирование затрат на ее обновление не вызовет никаких трудностей, т. к. это постоянные административные расходы: во-первых, потому что фирма, предоставившая программу, как правило, занимается ее обслуживанием, а во-вторых, предприятие платит фиксированную абонплату.
  5. Формирование статей расходов, связанных с арендой и амортизацией зданий, наверное, легче всего. Арендная плата обязательно указана в договоре, а ставки амортизации меняются крайне редко.
  6. При расчете административных расходов лучше всего следовать правилу: в процессе составления бюджета руководителям подразделений надо решить, что требует замены или обновления, а что — нет.
  7. Прежде чем покупать новый предмет оргтехники или ПК, надо убедиться, что техника, имеющаяся на предприятии, задействована, а не стоит без дела.
  8. Нередко при бюджетировании не закладывается такая статья затрат, как судебные издержки. Однако если в настоящий момент возник какой-либо конфликт или направлены претензии, требующие вмешательства суда, то эти административные расходы необходимо внести в бюджет неизбежные при этом расходы (оплата услуг экспертов, юристов, судебный сбор, рабочие поездки и т. п.).
  9. Сегодня многие компании при использовании консультационных услуг (например, по вопросам бухгалтерии) отдают предпочтение длительному (годовому) обслуживанию, хотя консультации могут быть и разовыми.
  10. В случае обязательного проведения аудита затраты на него надо запланировать в бюджете. При этом надо обратить внимание на обоснованность выбора аудитора и запросить калькуляцию стоимости данной услуги.
  11. Для планирования затрат на банковские услуги и расчетно-кассовое обслуживание необходимо владеть всей информацией об открытых счетах, тарифах банка на услуги, об объемах движения денег и др.
  12. Не забывайте, что при заключении договора с банком в нем указывается сумма оплаты услуг, и эту плату (при дальнейшем сотрудничестве) банк снимает самостоятельно (списывает со счета). При этом он не предоставляет привычного акта выполненных работ, но всю информацию можно узнать из выписки по банковскому счету. Кроме этого, за дополнительную работу (выдача справок или дубликатов выписок) берется добавочная оплата. Все это должно быть учтено, когда составляется бюджет административных расходов.

Административные расходы и фонд оплаты труда: ошибки в планировании

Очень весомыми в бюджете предприятия будут административно-управленческие расходы, направленные на оплату труда руководителей. Бюджет по зарплате надо составлять аналогично административному, т. е. отдельно на каждое подразделение. Во всех них желательно выделить постоянные административные расходы и переменные.

В основе постоянных административных расходов лежат штатное расписание, тарифные сетки и ставки, а переменная включает расходы на премии, основанные на мотивационной схеме предприятия. Чтобы правильно рассчитать эту статью бюджета, надо владеть информацией о мотивационных схемах соответствующих подразделений.

Специфика некоторых подразделений (например, бухгалтерия) не предусматривает переменную часть, т. к. их тарифная ставка фиксирована.

Кроме этого, переменная часть может быть включена не каждый месяц, для чего могут быть такие причины:

1.Переменная насчитывается по окончании или сдаче проекта, а это может происходить не каждый месяц.

2.Если подразделение только начало свою деятельность, то на первых этапах его работы еще рано думать о премии.

3.Иногда переменная часть предусматривается раз в квартал.

Если при составлении бюджета предприятия вы руководствуетесь принципом «деления на части», то проще пройдет не только само составление бюджета, но и его последующий анализ, а также внесение поправок, потому что возможные недочеты будут хорошо заметны и понятны причины «перекоса».

В систему мотивации может быть включен такой раздел, как депремирование. Не желательно, чтобы данные административные расходы были заложены в бюджет, потому что это может негативно сказаться на мотивации персонала.

Одна из ошибок в данном бюджетном процессе — запланированный максимальный размер зарплаты. Например, если штатное расписание предусматривает 10 сотрудников, ФОТ рассчитывают на год и учитывают все 10 единиц, несмотря на наличие вакантных мест, которые могут быть заняты в разное время. В это же время планируют максимально возможный премиальный фонд.

Такой подход чреват финансовыми потерями, поскольку:

1. «Деньги должны работать», а в данном случае они пойдут на резервный фонд.

2. Часто предприятиям не хватает средств на выплату зарплат сотрудникам и приходится брать кредит, что, естественно, влечет за собой дополнительные расходы. Компания вполне могла бы обойтись собственными средствами, если бы последствия ошибки одного отдела не коснулись всех остальных.

Административные расходы на обучение и переквалификацию персонала: 2 подхода формирования

Современные компании готовы обучать своих сотрудников, причем и тех, кто занимается продажами, и тех, кто входит в состав руководства. Программа обучения предусматривает ознакомление с корпоративной этикой, учит повышать лояльность, работать с командой и быть лидером.

Два подхода к формированию бюджета на обучение персонала:

  1. Первый подход: по инициативе руководства предприятия выделяется конкретная сумма.
  2. Второй подход: инициатива исходит от сотрудников предприятия.

При первом подходе на формирование бюджета влияет специфика компании, размер выделенной суммы и представления менеджера, направляемого на обучение.

Выделение на обучение крупной суммы может иметь неприятные последствия. Довольно часто молодые сотрудники с удовольствием идут на обучение: записываются и посещают всевозможные тренинги и семинары, лекции и курсы. Однако постепенно их «пыл остывает», а бюджет-то остается неизменным, т. к. составлен на год. Таким образом, нужное и когда-то желанное обучение превращается в мероприятие «из-под палки». Естественно, что эффективность от таких занятий невысока, но ответственный менеджер не будет на этом заострять внимания. Он понимает, что, если бюджет не будет израсходован, то на следующий год административные расходы на обучение сильно сократятся.

Для предотвращения нецелесообразных трат планировать бюджет на обучение надо после разработки менеджером программы, ее согласования с руководителями подразделений (т. к. обучаться будут их подчиненные) и утверждения руководством предприятия.

При использовании второго подхода инициатором обучения может стать начальник отдела, который планирует направить своих работников на обучение. Он сам оформляет и подает заявки, согласовывает план с топ-менеджером, и, если руководитель его утверждает, то эти расходы относят на это подразделение. Размер расходов напрямую зависит от возможностей и потребностей предприятия.

Неплохо, если в административных расходах на обучение будет запланирована резервная сумма, чтобы вовремя среагировать на изменения в законе или иметь возможность посетить интересное занятие или семинар.

Мнение эксперта

Расходы на персонал — 40 – 42 % и не больше!

Азат Шарифьянов,
генеральный директор ООО «Март-М», Казань

Наша компания тратит на содержание сотрудников (обучение и оплату труда) »  40 – 42 % от всего оборота. Эти нормы мы установили самостоятельно, определив доли расходных статей (затраты на содержание предприятия, ФОТ, материалы). Пока нам удается не выходить за установленные границы. Я придерживаюсь принципа разумной экономии и имею практический опыт экономии на мелочах. Но не стоит забывать, что чрезмерное увлечение экономией может вызвать негативную реакцию у сотрудников, так что действовать надо разумно.

В своей работе мы используем практику применения отдельных мер. Например, во время проверки счета за телефон я проанализировал длительность телефонных разговоров и обратил внимание, что в течение рабочего дня администратор часто созванивался с одним и тем же абонентом. Он разговаривал дольше, чем предусмотрено регламентом делового разговора (значит, беседа была не с клиентом компании). Я не являюсь сторонником штрафных санкций, поэтому просто поговорил с данным работником, назвав ему телефонный номер и потраченную компанией сумму, после чего попросил его пообещать прекратить злоупотребление ресурсами предприятия. Конечно, могут быть такие нарушения, за которые должно последовать наказание, поэтому я стараюсь каждую ситуацию рассматривать индивидуально.

Как оптимизировать административные расходы

Чтобы оптимизировать административные расходы, надо уменьшить:

  • затраты на рабочие поездки (командировки) сотрудников администрации и управления;
  • представительские расходы;
  • затраты на офис (оплата услуг почты, связи, траты на канцтовары).

Командировочные расходы, как и представительские, необходимо ограничить. Если на предприятии нет документа, регламентирующие эти статьи расходов, то его надо создать и утвердить. Документ должен содержать детальную информацию:

  1. Перечень лиц, которые ездят в командировки (их должности).
  2. Цель поездок.
  3. Детализированные нормы и лимиты для каждой категории работников:
  • суточный лимит;
  • лимит на проживание;
  • расходы на проезд.
  • Установленный перечень отчетных документов (по окончании поездки).
  • Перечень сотрудников, которые вправе осуществлять представительские расходы.
  • Детализированные нормы и лимиты по расходным статьям для каждой категории работников.

Административные расходы на командировки станут меньше, если:

  • ввести график служебных поездок — строго контролировать командировки сотрудников администрации;
  • ограничить затраты на суточные, проезд и проживание (лимитировать их).

Эти меры целесообразно соотнести с конкретными категориями работников. Например, лимит на проживание для руководителей подразделений — 2000 руб., для менеджеров высшего звена (генеральный, финансовый и исполнительный директор) — до 3000 руб.

Кроме этого, можно запретить:

  • ездить в бизнес-классе;
  • пользоваться VIP-залами для ожидания;
  • перемещаться на такси;
  • селиться в номерах класса люкс.

Оптимизировать представительские расходы можно таким образом:

  • во-первых, для одной деловой встречи должна быть установлена норма административных расходов;
  • во-вторых, установить план-график деловых встреч представителей руководства организации, пересмотрев и оптимизировав его;
  • в-третьих, провести анализ бюджета на представительские расходы, проверив их целесообразность;
  • в-четвертых, ввести правила дополнительного согласования.

Чтобы сократить административные расходы на офис, можно предпринять такие меры:

  • подобрать наиболее подходящий тариф на связь и интернет (возможно, поменять провайдера);
  • строго контролировать затраты на междугородние звонки (все ли они носят служебный характер);
  • установить финансовые ограничения и правила пользования корпоративными мобильными телефонами (за личные разговоры удерживать из зарплаты);
  • проанализировать график движения документов и оптимизировать документооборот. Например, централизовать этот процесс или снизить количество отправляемой корреспонденции;
  • установить лимит на канцтовары;
  • провести ревизию канцелярских запасов;
  • подобрать оптимально подходящих поставщиков канцелярии.

Как сократить административные расходы на персонал

Для любого руководителя предприятия может наступить момент, когда требуется глобальное сокращение затрат. Как правило, первыми от этого страдают сотрудники, так как они — самая объемная статья административных расходов.

Если руководитель будет сильно экономить на кадрах, то может пострадать бизнес. Нельзя экономить на повышении квалификации и зарплате сотрудников. Поэтому экономить надо не на сотрудниках, а путем оптимизации производственных процессов (организация времени работы, пересмотреть штатное расписание и т. д.). Это сложно, но вполне оправданно.

Административные расходы на персонал можно свести к минимуму четырьмя путями:

  1. Сократить хозяйственные затраты (» 30 % экономии). Это осуществляется, например, с помощью организации сменного графика работы или ограничения сервисных услуг (доступ к Интернету или междугородние разговоры). Сложнее всего, в данном случае, приучить работников к экономии на мелочах.
  2. Оптимизировать структуру организации (» 40 % экономии). Имеется в виду пересмотр штатного расписания и сокращение некоторых должностей, исключение функционального дублирования и видов деятельности, не приносящих добавленной стоимости. Оптимизировать процесс можно методом аутсорсинга (вывести за штат).
  3. Поменять систему начисления зарплаты (» 20-30 % экономии). Заработная плата работника должна зависеть от результатов его труда. Для начала стоит уменьшить фиксированную часть доходов и увеличить переменную.
  4. Принимать на работу профессиональные кадры (» 20 % экономии). Это позволит повысить эффективность труда.

Мнение эксперта

Система сбалансированных показателей как средство оптимизации затрат

Михаил Кузьмин,
директор по персоналу ООО «Казанские аптеки», Казань

Мы систематически проводим анализ рынка заработных плат и стремимся к тому, чтобы зарплаты работников предприятия соответствовали или немного превышали среднюю зарплату по отрасли в нашем регионе. Материальная мотивация — принципиально другое дело. Именно эта задача является ключевой для HR-директоров предприятия. Например, зарплата работников, осуществляющих продажи напрямую зависит от выполнения плана и выручки — это очень благоприятно влияет на производительность. Сегодня мы планируем ввести систему сбалансированных показателей, что даст нам возможность сделать систему оплаты труда оптимальной.

В компании предусмотрены прочие административные расходы, которые направлены на повышение профессионального уровня персонала. Обучение проводится согласно составленному плану сотрудниками HR-дирекции или тренинг-менеджерами компаний, занимающихся производством фармацевтических средств. Данные расходы мы привыкли именовать инвестициями, которые составляют около 1 млн руб. в год (приблизительно).

Также мы считаем, что нецелесообразно экономить, используя метод аутсорсинга или совмещения должностей. Потому что внештатные сотрудники не будут столь заинтересованы в соблюдении стандартов обслуживания клиентов. Относительно совмещения могу сказать, что взаимозаменяемость мы применяем, но не ради экономии.

Предприятия нашего уровня, и мы в том числе, обычно используют для оптимизации трудозатрат IT-технологии. Автоматизация системы заказов лекарственных препаратов дала возможность заведующим аптеками обратить больше внимания на качество обслуживания, развитие аптеки и работу с персоналом, т. к. они освободились от рутинной работы.

Информация о компаниях

Центр медицинский «Март-М» оказывает весь спектр стоматологических услуг: профилактика, терапевтическая стоматология, ортопедия, ортодонтия, пародонтология, хирургическая стоматология, отбеливание зубов. Дата регистрации компании: 21.06.2001. Уставный капитал: 10 000.

ООО «Казанские аптеки» — аптечная сеть, работающая в Казани, Республике Татарстан и Поволжье. Доля присутствия на фармацевтическом рынке Татарстана, по собственным оценкам, составляет 14 %. В настоящее время сеть насчитывает 38 аптек (ежегодно их количество увеличивается на десять). Компания признана лучшей аптечной сетью России (по итогам конкурса «Платиновая унция-2005»), лучшей аптечной сетью Татарстана (по итогам конкурса «Лучшая аптечная сеть Татарстана-2006»), а также награждена дипломом «Самая современная аптека» (по итогам республиканского конкурса «Лучшая аптека-2006», проводимого Минздравом РФ совместно с Управлением по фармации и медтехнике РТ). Это единственная аптечная сеть Республики Татарстан, вошедшая в десятку самых влиятельных фармацевтических организаций России (согласно исследованию, проведенному ЗАО ЦМИ «Фармэксперт» в конце 2006 года). Численность персонала — около 600 человек.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль