Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель

3170
При выборе схемы снабжения исходите из ее экономической целесообразности, но не забывайте и о специфике своего бизнеса. Использование модели закупок с фиксированным периодом между заказами позволило нашей компании не только оптимизировать складские запасы, но и снизить показатели списания продукции по истечении срока годности. Как же выбрать максимально эффективную модель?
Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель
Фото: www.elektrobike-online.com
 
Валерий Разгуляев,
управляющий информацией, «Избенка-ВкусВилл»
В этой статье вы узнаете:
  • Система закупок на предприятии: сравнение и выбор
  • Как выбрать оптимальную модель закупок и оценить ее преимущества

Выбирая, какая система закупок на предприятии подойдет вам наилучшим образом, прежде всего, необходимо определить оптимальную партию товара, которая рассчитывается, например, по формуле Уилсона (рисунок 1). Расчет оптимальной партии — пожалуй, самый существенный параметр модели закупки, но не менее важны расчет прогноза спроса и выбор поставщика. Кроме того, на объем поставки могут влиять квоты поставщика, а также вместимость и грузоподъемность транспортных единиц. Все это тоже, безусловно, весомые характеристики, но стоит понимать, что, по сути, схемы снабжения сходятся в одном вопросе: «Когда покупать?», и ответов на этот вопрос всего два: либо мы фиксируем период между поставками, либо не фиксируем. Соответственно, и моделей закупок тоже всего две.

Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель

Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель

Модель закупок и ее особенности

Итак, раз мы выбираем всего между двумя моделями, рассмотрим их подробнее. Модель с фиксированным периодом между заказами. Это просто расписание поставок. После того как выбрана периодичность — например, ежедневно, раз в неделю, раз в 26 дней, раз в месяц или любой другой срок (можно подготовить график хоть на год вперед), очередной заказ делается по достижении очередной отметки в расписании.

Модель с достижением точки заказа. В этом случае никакого четкого графика нет и быть не может. Здесь все завязано на точке заказа. Сигналом к закупке является ситуация, когда имеющихся запасов уже недостаточно для обеспечения спроса на должном уровне. То есть этих запасов осталось ровно на срок поставки — так называется период от точки заказа и до момента, когда товар может быть отгружен вашему клиенту, внешнему или внутреннему. И здесь самое главное — четко определить точку заказа.

Выбор не очевиден. Трудности в реализации вовсе не говорят о том, что модель закупок с достижением точки заказа всегда проигрывает модели закупок с фиксированием периода между поставками. Приведу пример из собственной практики. В одной из оптовых компаний мы внедряли программное обеспечение, реализующее фиксированную модель, и нужно было построить экономическое обоснование его применения. Обычно это делается очень просто: берутся последние закупки за некоторый период, оцениваются затраты, которые понесло предприятие. Затем по этим данным с учетом сохранения уровня спроса создается альтернативная закупочная модель, которая позволяет получить тот же результат с меньшими затратами. Собственно разница между издержками на закупки и содержание запасов и окупает расходы на внедрение новой модели закупок и нового программного продукта. Если компания на данный момент не использует автоматизированную систему закупок, а сами закупки осуществляются неупорядоченно, то результат такого математического моделирования обычно заведомый: системная модель закупок выигрывает с огромным отрывом.

Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель

Каково же было мое удивление, когда выяснилось, что «хаотичные» поставки были более выгодны компании по сравнению с предлагаемой системной моделью закупок с фиксированным периодом между поставками. Конечно, это был вызов, и я его принял. В результате родился «алгоритм многономенклатурных закупок без фиксирования периода между поставками», который на математическом моделировании давал лучший результат как на фоне модели закупок с фиксированным периодом между поставками, так и по сравнению с «хаотичной» работой сотрудников подразделения закупок. После внедрения он показал свою силу и на практике: складские запасы компании удалось снизить на 30 % без снижения уровня удовлетворения спроса. Так что выбор оптимальной системы закупок на предприятии — это всегда сугубо индивидуальный и кропотливый процесс, который прямо зависит от экономических и маркетинговых составляющих.

Система закупок на предприятии и исследование ее маркетинговой составляющей

Как же выбрать модель, подходящую именно вашему предприятию? Поскольку их всего две, можно просто сравнить по разным критериям (таблица). Если все четыре или хотя бы три значения у вас оказались в левом столбце, значит, вам лучше использовать модель закупок с фиксированным периодом между поставками. Если же большинство значений критериев в правом столбце, надо внедрять модель закупок с достижением точки заказа. В ситуации «2 × 2» (в каждом столбце — равное количество значений) проведите математическое моделирование, чтобы определить модель, которая даст минимальные совокупные издержки на совершение закупок и содержание запасов. Однако, поскольку равновесие в таблице указывает на отсутствие ощутимых выгод от выбора той или иной модели закупок, часто предпочитают ту, что представляется субъективно более привлекательной или просто привычной. Необходимо также понимать, что для разных поставщиков можно использовать разные модели закупок в зависимости от классификации товаров, проведенной по методу XYZ-анализа (рисунок 2).

В нашем случае исследование системы закупок на предприятии показало, что с экономической точки зрения оптимальными должны быть закупки с достижением точки заказа. Однако это не так: мы выбрали модель с фиксированным периодом между заказами. Этот выбор не был случайным. Решение принималось еще при запуске бизнеса на основании тщательного маркетингового анализа.

Услуги, которые мы предоставляем, весьма специфичны и требуют особого отношения как к заказчикам, так и к поставщиками. Товар должен быть всегда свежим, а срок годности продукции — довольно коротким. Кроме того, наши клиенты часто меняют предпочтения. Для удовлетворения этих потребностей и, как следствие, поддержания высокого уровня продаж мы стараемся с каждым подрядчиком перейти на режим ежедневных поставок. Иногда они не могут себе это позволить — например, стоимость доставки слишком высока, поэтому приходится поставлять продукцию через день. Однако в любом случае мы вынуждены использовать модель с фиксированным периодом между поставками.

Система закупок на предприятии: как выбрать наилучшую модель

Эффективность системы закупок

Пример нашей компании показывает, что из любого правила бывают исключения, но они должны быть осознанными, и вы должны четко понимать, за что переплачиваете. Помимо выхода на ежедневные поставки, мы получили целый ряд преимуществ.

Упрощение счетных моделей. Их реализовали своими силами в Access, а затем переложили в систему «1С».

Равномерность нагрузки на распределительный центр и транспорт. Четкий график поставок и отгрузок исключает затоваривание склада. Это позволяет экономить на отсутствии серьезных резервов на случай авралов. Например, если в компании нет графика поставок, на склад одновременно могут прийти несколько фур с товаром от поставщиков. На этот случай потребуется держать на складе постоянный резерв людей, техники и даже площадей, которые в обычной ситуации использоваться не будут, а значит, компания будет платить за них зря.

Быстрая реакция на изменение ситуации в управлении расчета заказов. Такую возможность дает закупка товара ровно на один-два дня.

Использование револьверных поставок, при которых мы делаем новый заказ еще до того, как получили предыдущий. Причем, например, при сроке вызревания сметаны в несколько дней и при ежедневных закупках у нас в пути постоянно находится не одна, а несколько поставок, что позволяет увеличивать оборачиваемость запасов и использовать распределительные центры меньшей площади, т.к. в них осуществляется в основном кросс-докинг (движение товара без длительного хранения на складе).

Низкий (около 1 %) объем списания продукции по истечению срока годности. При этом бизнес ведется честно: даты производства на ценнике не переклеивают.

Мнение

Риски нерегулярных закупок

Владимир Рыжов, генеральный директор, «ЭниЛакшери»

Мы работаем на рынке корпоративных подарков. Наша система закупок на предприятии — это снабжение под заказ, что дает нам возможность получить продукт с индивидуальными свойствами и уникальным качеством, в нужном количестве и с меньшей себестоимостью. Но и здесь есть подводные камни.

Срыв сроков поставки. В нашем бизнесе действуют такие факторы, как сезонность загрузки, технические поломки, форс-мажорные и иные обстоятельства (например, растаможивание продукции, забастовка профсоюза, возврат брака на переделку), которые нужно учитывать при закупке. Для решения этих проблем мы организуем закупки с большим запасом времени, задолго до сезонной нагрузки, и, как правило, работаем с российскими производителями.

Риски денежных потерь. В основном производственные компании требуют предоплату на покупку сырья и производства. В зависимости от договора она может достигать 100 %. Но чем меньше вы внесете предоплаты, тем меньше рискуете деньгами в случае брака, непонимания технических нюансов или оплаты недобросовестному партнеру.

Чтобы минимизировать потери, мы проводим тендеры, оцениваем потенциальных партнеров, ищем варианты с максимально низкой предоплатой; кроме того, при заключении договора детально описываем технические характеристики и свойства заказа.

 

Информация об авторе и компании


Валерий Разгуляев окончил Московский государственный институт электроники и математики (факультет прикладной математики) и Институт экономики и финансов (факультет менеджмента). В разные годы занимал должности аналитика, маркетолога, логиста, руководителя подразделений. Проводит бизнес-тренинги. В компании с 2011 года.

«Избенка-ВкусВилл» — сеть магазинов продуктов для здорового питания. На рынке с 2009 года. Сегодня насчитывается более 150 торговых точек сети в Москве и Московской области.Официальный сайт — www.vkusvill.ru

«ЭниЛакшери»: основной вид деятельности — продажа и производство подарков, деловой полиграфии, кожаных аксессуаров, бижутерии, полиграфической продукции. Оказывает услуги по креативной разработке, дизайну, персонализации подарков. Официальный сайт — www.anyluxury.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль