План управления закупками: правила, формулы, советы

3182
Чтобы всегда держать под контролем ситуацию с продажами и запасами, необходимо знать динамический индекс оборота товаров. Как правильно рассчитать его и как анализировать проблемы с закупками, чтобы не допускать их в будущем, читайте в нашей статье.
План управления закупками: правила, формулы, советы
Фото: Shutterstock
 
Иван Артамонов, директор по науке и проектам, InTlab (Молдова, Кишинев)
Валерий Разгуляев, управляющий информацией, «Избенка-ВкусВилл»

В этой статье вы прочитаете:

  • Как управлять запасами и для чего это нужно
  • Формула для определения величины производственного запаса
  • Что делать в случае дефицита

План управления закупками лежит в основе работы каждого управленца. Успешные компании сегодня строят работу на базе постоянного управленческого анализа, который зачастую основывается на математических методах и моделях. С помощью одного из таких инструментов — динамического индекса оборота товаров — розничные сети «Избенка» и «ВкусВилл» сократили дефицит товарных позиций, снизили риск ошибок, допускаемых из‑за человеческого фактора, и автоматизировали организацию закупочного процесса. Как правильно рассчитать этот показатель и применить его на практике?

В связи с введением Россией в августе 2014 года продовольственного эмбарго по‑новому зазвучали вопросы обеспечения отечественных торговых компаний запасами продуктов. Многие розничные предприятия, специализирующиеся на продаже продуктов питания, а также их клиенты заметили небольшое сокращение ассортимента некоторых наименований и даже перебои с товарами, которые не подпали под российские санкции. И хотя это не привело к голоду и не вызвало сильного дискомфорта у потребителей, наши розничные сети приложили огромные усилия для того, чтобы поддерживать разнообразие и количество продуктов в магазинах на привычном уровне. Мы сделали это, не повышая цен. Во-первых, все наши поставщики — отечественные производители продукции из российского натурального сырья. Во-вторых, мы проделали серьезную работу, в том числе с помощью особого инструмента, о котором мне хотелось бы рассказать. Так как же правильно составить план управления закупками, чтобы не допустить дефицита?

Для чего и как управлять запасами

Запасы, будучи основной страховкой от многих проблем, одновременно сковывают капитал и требуют дополнительных затрат на обслуживание кредитов. Вдобавок, как мы знаем по опыту, в рамках решения этой задачи мало сформировать необходимые объемы производства и поставок продуктов — нужно наладить систему своевременного пополнения продуктами складов, продовольственных баз и продуктовых магазинов. В случае же со скоропортящимися продуктами питания расчет необходимого запаса товаров выходит на первый план.

Когда я столкнулся с этой проблемой, стал искать такое решение, которое позволило бы в полуавтоматическом режиме быстро выявлять товарные позиции, требующие особого внимания. Мне очень хотелось получить инструмент для создания обратной связи: чтобы система фиксировала каждый случай возникновения дефицита или списания товара по сроку годности и позволяла не допустить повторения такой ситуации.

Поиск решения. Когда я узнал, что у эксперта по управлению величиной запасов Ивана Артамонова возникла идея создать индекс управления величиной запасов, сразу предложил применить его на практике у себя в компании.

В результате мы нашли и апробировали инструмент, который не только решил задачу, но и позволил руководителю розничных сетей «Избенка» и «ВкусВилл» лично контролировать ситуацию по самым главным наименованиям товаров, отсутствие которых в магазине недопустимо.

Мы предлагаем использовать данное решение всем коммерческим директорам отечественных компаний. Его же можно применять и в оперативном управлении величиной запасов на всех уровнях цепочек поставок. Желательно, чтобы все расчеты индекса были реализованы в рамках информационной системы организации и не требовали дополнительных усилий от работников. В нашей компании автоматизированы не только данные алгоритмы, но и их ежедневная рассылка сотрудникам, которые отвечают за наличие тех или иных позиций. Контрольную информацию о продуктах группы А (по методу ABCD-анализа) получает генеральный директор и управляющий расчетом заказов.

Как рассчитать динамический индекс оборота товаров

Для контроля продаж товаров и пополнения их запасов мы предлагаем использовать специальный индекс, характеризующий взаимодействие динамики реализации и изменения запаса товаров.

Динамический индекс оборота товаров — это отношение объема реализованного товара за определенный период расчета к текущему запасу товара.

Для расчета индекса выбираем необходимый период и получаем из учетной системы компании следующие данные:

P — объем товара, проданного за последний период;

B — объем текущего запаса этого же товара.

Тогда индекс оборота данного товара (О) будет равен:

О = Р/В.

Если мы рассчитаем текущий индекс оборота товаров, а затем индекс, который был вчера, позавчера и так далее, то из получившихся значений сможем построить хронологическую кривую за определенный период.

Этот показатель будет отражать динамику реализации товара и его поступлений, влияющих на индекс через значение запасов.

Как определить величину производственных запасов

При определении нормативов для новых наименований товаров можно ориентироваться на данные, полученные при использовании индекса для уже известных позиций. Если же нормативы отсутствуют, график в любом случае позволит руководителю, в том числе коммерческому директору по товарам группы А, непосредственно управлять процессом: кривая, напоминающая кардиограмму, очень наглядно демонстрирует реальное положение дел (рисунок 1).

План управления закупками: правила, формулы, советы

Динамический индекс оборота товаров — это функция, значения которой зависят от запасов и объема реализации и которая имеет определенные свойства (рисунок 2).

Преимущества динамического индекса оборота товаров перед другими показателями

Управление величиной запасов — это системный процесс; он требует индикаторов, которые будут однозначно характеризовать ситуацию и помогать принимать решения. И такие маркеры уже существуют: это рентабельность вложенных в запасы активов, оборачиваемость запасов и обеспечение ими спроса. Однако эти показатели скорее относятся к стратегическому и тактическому уровням управления компанией, которые можно использовать для понимания эффективности процессов уже постфактум. Операционной же работе сотрудника, принимающего непосредственное решение, когда и сколько товаров покупать, данные индикаторы не помогут. Поэтому те, кто в итоге влияет на результаты стратегических показателей, часто вынуждены полагаться на интуицию.

Индекс оборота товаров или коэффициент оборачиваемости? От схожего показателя — коэффициента оборачиваемости — индекс оборота товаров отличается тем, что в знаменателе индекса находится текущий запас, а в знаменателе коэффициента оборачиваемости — средний запас за период. Поэтому при внешнем сходстве значения этих индикаторов не связаны друг с другом и показывают совершенно разные аспекты управления величиной запасов. Коэффициент оборачиваемости «смотрит в прошлое» для принятия стратегических и тактических решений в отдаленном будущем, а индекс оборота товаров «видит настоящее» для более оперативного влияния уже на текущую ситуацию.

Как правильно выбрать период для расчета индекса

Отдельный вопрос — это выбор периода, который необходимо учитывать. Если посмотреть на кривую на графике (рисунок 1), то можно увидеть, что она растет, когда продукция продается, и падает в момент поставки. Однако если взять слишком маленький период, то кривая будет снижаться и без поставок в этот день из‑за случайных колебаний продаж. Этот фактор может помешать верно оценить ситуацию с оборотом товаров, так как мы принимаем решение о закупке, когда видим, что кривая динамического индекса достигает определенного значения на графике. Поэтому мы рекомендуем руководителям выбирать такой минимальный период, чтобы в его рамках кривая падала только в моменты поставок, а во всех остальных случаях не убывала. Если же взять слишком долгий период, то последние изменения динамики продаж будут незаметны: большая история поглотит любые изменения за последний период (рисунок 1).

Для каждой организации временной отрезок может быть своим. В нашей компании мы выбрали недельный период, потому что те колебания продаж, которые связаны с чередованием выходных дней и будней, как бы поглощают друг друга внутри этого периода.

Мы пробовали экспериментировать с временным отрезком и пытались контролировать оборот товаров по часам; однако не смогли использовать даже данные по дням и увеличили период до недели. Понятно, что в течение месяца колебания продаж поглощались бы друг другом еще лучше, но, поскольку кривая не падала уже за недельный период, мы остановились именно на таком промежутке.

План управления закупками: правила, формулы, советы

Как высчитать верную дату закупки товара

Для любой закупленной ранее партии товаров известен точный момент, когда она закончится. При этом есть срок поставки — от момента, когда мы заказываем партию, до момента, когда уже можем продавать продукцию. Например, на рисунке 3 видно, что закупка осуществляется раз в неделю и все товары из партии закончатся уже 7‑го числа. Срок поставки равен одному дню. Соответственно, заказывать партию нужно не позднее 6‑го числа. В этот день значение динамического индекса равно 7. Если высчитывать дату закупки таким образом в течение всего месяца, то вы получите несколько значений: на данном графике это значения 8 и 9. Останется выбрать из них минимальный показатель — 7, чтобы в дальнейшем ориентироваться при закупках именно на него.

Тогда закупка будет осуществляться одинаковыми — оптимальными — партиями, как только динамический индекс оборота товара за месяц превысит значение 7.

Если же расчет индекса производить, например, каждый день, то может оказаться, что к моменту его замера точка заказа будет уже пройдена, и это будет означать, что нужно срочно делать заказ по данной позиции. На рисунке 3 видно, что 11‑го числа значение индекса было равно 4, то есть делать закупку было еще рано, а 12‑го числа нужный нам показатель вырос до значения 8,5, что говорит о срочной необходимости заказывать новую партию.

План управления закупками: правила, формулы, советы

Что делать в ситуации дефицита

Подобная политика управления величиной производственныз запасов позволяет избежать дефицита товаров. С помощью динамического индекса мы можем проанализировать, когда нужно было делать заказ в прошлый раз, чтобы продукция по нему поступила еще до истощения запасов, и выяснить, какое значение индекса оборота товара было в этот момент. В будущем мы сможем опираться уже на этот новый норматив данного индикатора для определения необходимости инициировать процесс закупки.

Если в ситуации на рисунке 3 в 14‑й, 15‑й и 16‑й дни мы испытывали бы дефицит определенного продукта, то в значениях для 13‑го и 17‑го дней линия нашего графика просто обрывалась бы (рисунок 4).

Как еще можно использовать динамический индекс

Свойства динамического индекса оборота товаров пригодны для оперативного уровня управленческого анализа. Интегральный индекс может быть использован и для анализа состояния бизнес-процесса в разрезе товарных групп.

Например, в обычном магазине, как правило, много наименований одного и того же товара, каждый вид которого продается по‑разному в зависимости от предпочтений потребителя. Динамический индекс оборота товаров может наглядно продемонстрировать положение дел с тем или иным брендом: новую партию какого продукта нужно срочно заказывать, а что лежит на прилавках слишком долго.

В нашей компании товарные позиции не являются взаимозаменяемыми: мы продаем все продукты только под своими торговыми марками, и каждого вида товара у нас по одному варианту. Однако для классической продуктовой розницы — да и для других компаний, которые работают по схожему принципу, — применение динамического индекса на практике будет очень полезно.

Как рассчитывать динамический индекс для анализа товарных групп

Для этого нужно умножить продажи (Рi) и остатки (Вi) каждого продукта на его цену (Сi), а затем сложить выручку от всех продаж и разделить это число на такую же сумму остатков:

U = ∑(Рi × Сi) / ∑(Вi × Сi),

где U — интегральный динамический индекс оборота товаров.

В таком случае надо обязательно контролировать, чтобы запасы и отгрузки учитывались в одних и тех же ценах, так как по умолчанию стоимость запасов обычно высчитывается в закупочных ценах или учетных ценах себестоимости, а стоимость отгрузки — в ценах продажи, которые заведомо отличаются от первых двух вариантов. 

План управления закупками: правила, формулы, советы

План управления закупками: правила, формулы, советы

Результаты применения динамического индекса

При интенсивном товарообороте и частом пополнении запасов динамический индекс оборота товара может строиться практически в режиме реального времени.

Даже при ежедневной дискретности в сетях «Избенка» и «ВкусВилл» данный показатель позволил снизить дефицит продуктов с 10 до 6%. С его помощью удалось фактически полностью нейтрализовать человеческий фактор — ошибки наших сотрудников. Понятно, что это положительно сказалось не только на выручке компании, которая в короткий срок выросла на 4%, но и на лояльности клиентов: теперь они почти всегда могут купить у нас любимые продукты для здорового питания.

Информация об авторах и компаниях


Валерий Разгуляев окончил Московский государственный институт электроники и математики (факультет прикладной математики) и Институт экономики и финансов (факультет менеджмента). В разные годы занимал должности аналитика, маркетолога, логиста, руководителя подразделений. Проводит бизнес-тренинги. В компании с 2011 года.

«Избенка», «ВкусВилл» — сети магазинов продуктов для здорового питания. На рынке с 2009 года. Более 150 торговых точек в Москве и Московской области.

Официальный сайт — www.vkusvill.ru

Иван Артамонов окончил физико-математический факультет Кишиневского государственного университета. В течение многих лет занимался проектированием информационно-компьютерных систем; в качестве аналитика, системного архитектора, алгоритмиста и руководителя участвовал в разработке и внедрении более 30 проектов. В компании с 2003 года.

Лаборатория индустриальных технологий InTlab занимается разработкой информационно-компьютерных систем обеспечения процессов управления, в том числе для оптово-розничных магазинов. Компания основана в 2003 году.

Официальный сайт — www.intlab.info

 

 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль