Организация работы на дому, или Как не стоит экономить в кризис

1078
Многие руководители, желающие оптимизировать расходы, задумываются о переводе сотрудников, в том числе коммерческих подразделений по обеспечению продаж, на новые условия работы — вне офиса. Это может сэкономить в среднем до 15% общих расходов на ведение бизнеса. Однако торопиться с таким решением не стоит.
Организация работы на дому, или Как не стоит экономить в кризис
Фото: Shutterstock
 
Владислав Аврутин,
генеральный директор, «+1», Москва

 В этой статье вы прочитаете: 
  • Чего требует организация работы на дому
  • В чем плюсы и минусы работы без офиса

Организация работы на дому в условиях кризиса становится все привлекательнее для руководителей компаний. Однако, как уверяют эксперты, во многих сферах переход из реального офиса в виртуальный грозит обернуться существенным снижением КПД сотрудников и даже развалом бизнес-процессов.

Попытки перевода сотрудников на режим свободной работы на дому и отказа от общего офиса массово предпринимались в российских компаниях в разгар прошлого кризиса. Потребность в жесточайшей экономии вынуждала руководителей отказываться от дорогой аренды и направлять прибыль на оплату более актуальных трат. Однако удачными такие исходы из офисов оказывались очень редко. Как организовать работу на дому, если это возможно?

Рекомендовано не всем

Отсутствие общего офиса может сказаться на результатах производства. Причем как в лучшую, так и в худшую сторону. Для многих компаний организация работы на дому может оказаться категорически неприемлемой.

Если ваша компания находится на этапе активного развития, в связи с чем растет число штатных сотрудников, необходимо сменить дистанционное общение команды на штатный график присутствия работников в общем офисе. Удаленное управление разрастающейся командой с большой долей неадаптированных и непроверенных новичков — большой риск для бизнеса.

Тому пример — известная история компании HeadHunter (HH), которая получила весьма негативный опыт создания виртуального офиса в региональных представительствах. Руководители рекрутинговой компании не сумели эффективно выстроить свободную работу сотрудников на дому и вынуждены были призвать всех обратно под общую крышу.

На мой взгляд, причины того, почему HH не удалось столь же продуктивно работать дистанционно, — отсутствие четко построенной структуры управления компанией онлайн и ошибки в тактическом руководстве удаленным коллективом. Основная сложность, с которой столкнулась компания, — потребность координировать работу слишком большого числа сотрудников (из чего я сделал вывод о необходимости ограничивать предельное число специалистов «на удаленке» — не более 15 человек; это мнение подтвердилось и моим собственным опытом, и примерами знакомых, таких же собственников компаний, прошедших период надомной работы сотрудников).

Впрочем, и эту проблему можно преодолеть, не добавляя в бюджет компании новую статью расходов — на аренду. В частности, вывести некоторые функциональные подразделения компании (call-центр, юристы) на аутсорсинг.

Свободная работа на дому: во благо или во вред

Если специализация вашей компании — оказание интеллектуальных услуг (дизайнерские работы, создание компьютерных программ, юридические услуги, консалтинг), вы вполне можете позволить себе бизнес без постоянного присутствия всех сотрудников и исполнителей работ в одном и том же месте в одно и то же время.

Творческими людьми можно, а иногда и весьма полезно управлять дистанционно. Качество результата их труда только выиграет от того, что они будут созидать прекрасные и полезные вещи не в офисной клетке, а на свободе.

Но есть и другой тип сотрудников, которым для успешного выполнения работы требуется тесное общение с руководителями и наставниками, а также плотный, иногда даже ежечасный контроль выполнения поручений. И прежде, чем давать таким сотрудникам вольную, нужно продумать, как вы будете контролировать выполнение «домашних заданий», построить эффективную систему дистанционного обмена информацией, создать правила удаленной работы для всей команды.

Моя компания продает программы для систематизации хозяйственной деятельности различных организаций на базе решений «1С» и обслуживает клиентов, использующих наши программные продукты. В текущей работе одновременно находится пять-шесть проектов, а с двумя-тремя новыми клиентами ведутся активные переговоры.

Сейчас у нас в штате десять человек, большей частью менеджеры по продажам услуг и программисты. И все они работают либо дома, либо в кафе, то есть там, где им удобно. Почему это оказалось возможно?

Мы знаем друг друга очень давно: с некоторыми я учился в институте, кого-то обучал сам, когда преподавал информатику в школе. Возможно, благодаря такому близкому знакомству и длительному общению я прекрасно понимаю и знаю, что именно могу ждать от сотрудников и на какие персональные кнопки нужно нажимать для повышения качества, продуктивности работы каждого из них.

Продумайте стратегию организации работы на дому

Однако для успешной организации работы на дому дистанционной команды только доверительных отношений недостаточно. Важные факторы — создание четкой и продуманной стратегии управления, развития и согласованность в коммуникациях между сотрудниками.

Думаю, заслугой удачного бизнеса можно считать грамотный маркетинг. Однако, как показывает практика, проблема многих отечественных предприятий заключается в том, что как раз маркетингу не уделяется значительного внимания. Он рассматривается как обособленная функция, второстепенная по сравнению с производством. Это неправильно.

Потому задача руководителя — изменить организационную культуру предприятия и разработать соответствующую кадровую политику. Сотрудники должны осознавать, что благосостояние предприятия полностью зависит от клиентов. Если качество услуг не будет соответствовать ожиданиям и запросам покупателей, они могут разочароваться в своем выборе и перейти к конкурентам.

С самого начала необходимо четко определить функциональные обязанности каждого сотрудника, его стратегические задачи в работе, особенности ее планирования, описать его должностные обязанности, порядок отчета о делах и методы контроля руководителем КПД своих подчиненных.

Правила организации работы на дому

У нас в компании нет четкого графика работы сотрудников по времени. Есть только ряд правил, которые мы должны соблюдать.

Основное требование — быть всегда на связи и при возникновении непредвиденных ситуаций: ребенок заболел, сам заболел, жена рожает и так далее — обязательно ставить меня в известность, чтобы я успел вовремя передать заказ клиента другому специалисту. При возникновении вопросов, требующих моментальных решений, никто не впадает в ступор — «что делать, кому звонить», — решение происходит в рабочем порядке, ведь вся команда постоянно на связи.

Второе правило — передавать мне проработанные заказы на визу за несколько дней (от одного до трех, в зависимости от сложности заказа) до сдачи работы непосредственно клиенту. Это правило ввели, чтобы иметь возможность исправить и доработать какие-то погрешности: все мы люди и нам свойственно иногда ошибаться.

Правило номер три — регулярное очное общение. Один раз в неделю мы обязательно встречаемся и проводим общее совещание. В процессе обсуждаем клиентов (и новых, потенциальных, и постоянных), заказы, принимаем решение о степени важности и первоочередности их выполнения. Подобные встречи необходимы и еще по одной причине — чтобы структурировать и систематизировать документооборот.

Организация работы на дому, или Как не стоит экономить в кризис

Обмен информацией

Как ни странно, наименьшее число проблем связано у нас с тем, чего больше всего опасаются переходящие на удаленную работу компании, — с организацией доступа к общим файлам данных. Мы ведем общие базы и учетные документы на платформах в интернете. В частности, широкий выбор программ предлагает Google. Кроме того, мы являемся партнерами фирмы «1C», создаем технические разработки на основе ее базовых программных продуктов, поэтому имеем доступ к общей системе обмена информацией. Это дает возможность в любой момент проверить работу любого сотрудника.

Дистанционный режим работы предъявляет особые требования к руководителям компании, особенно к главе коммерческого департамента, контролирующему штат менеджеров по продажам. Общеизвестно, что текучка кадров здесь очень высока, а профессиональный уровень продавцов нередко настолько низок, что не позволяет руководителю даже на полдня выпустить подчиненных из виду — продажи моментально падают. Если продавцы вполне самостоятельны и готовы вести активные действия, коммерческому директору все равно придется приложить большие усилия, чтобы обеспечить общую эффективность работы своего подразделения. Удаленные друг от друга коллеги сильнее всего будут нуждаться именно в руководителе, который станет играть роль объединяющего центра, в ярком лидере, который сохранит единство команды. Оцените свои силы в этом качестве, прежде чем отказываться от привычных методов работы и переводить персонал на свободную работу на дому.

Информация об авторе и компании


Владислав Аврутин окончил МГТУ им. Н. Э. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». С фирмой «1С» работает с 1996 года, за это время помог автоматизировать деятельность сотен компаний. Основатель и идеолог проекта 1CV8Games (игры для пользователей «1С»). Официальный сайт проекта — www.v8g.ru. Компания «+1» создана в 1996 году. Специализируется на систематизации хозяйственной деятельности предприятий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль