Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

4591
Неприятные дела откладываются на потом неосознанно. Важно научиться совладать с беспокойством и решать проблемы сразу. На начальном этапе контроль над перенесением задач дает наибольший эффект. Однако прокрастинацию в бизнесе можно использовать для улучшения работы.
Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра
Фото: Shutterstock
 
Виктор Шелике,
руководитель департамента продаж, «Мегаплан»

В этой статье вы прочитаете:
  • Как решить проблемы тайм-менеджмента для руководителя 
  • Что такое прокрастинация, и как она вредит боссам
  • Как организовать планирование рабочего дня руководителю

Тайм-менеджмент для руководителя – это обязательная составляющая его успеха. При планировании рабочего дня руководителю необходимо найти место не только для стратегических и самых важных задач, но и для неприятных. Как преодолеть эмоциальные барьеры в планировании деятельности руководителя? Разберем подробнее.

Частно мы стараемся избегать неприятных задач, порой сами того не замечая. Прокрастинация1 — серьезная проблема для бизнеса. Это часть российского менталитета — откладывать дела на потом. Есть поговорка о том, что русские долго запрягают, но быстро едут. «Долго запрягают» — это прокрастинация. Несколько лет назад я осознал эту проблему и решил с ней бороться. Как же выполнять все дела вовремя?

Многие из нас, откладывая задачи, выполняют их с опозданием или с потерей качества. Впервые я заметил это явление в нашем коммерческом отделе, оно прямо отражалось на эффективности его работы. В нашей системе продаж звонки превалируют над письмами и личными встречами. Но некоторые менеджеры откладывали общение по телефону, предпочитая писать потенциальным клиентам, что не приводило к сделке. Затем я и в своей работе начал замечать проявления прокрастинации и научился ее преодолевать. Это оказалось большим плюсом в планировании моей деятельности как руководителя.

Если замечаю, что все задачи, которые нужно завершить, сделаны вовремя или чуть раньше, — значит, я правильно подхожу к работе. Например, мне нужно согласовать табель рабочего времени, чтобы начислить зарплату сотрудникам. Эта задача требует всего десять минут, но она меня угнетает: надо просмотреть 30 позиций, найти все данные, проверить правильность заполнения, нигде не ошибиться. Это рутинное монотонное дело, к тому же с высоким уровнем ответственности, поэтому велико желание его отложить. Но эта работа входит в мои должностные обязанности, и надо найти способ делать ее вовремя.

Научитесь выявлять прокрастинацию

Если задача откладывается непреднамеренно, надо настроить фокус своего восприятия. Стоит сначала разобраться, в чем дело. Причиной обычно является необходимость выполнять какую‑либо неприятную задачу. Также это может быть желание передать задачу другому или ожидание, что она окажется неважной и будет отменена. Или это могут быть незначительные дела, а хочется заняться чем‑то более интересным.

С откладыванием дел на потом важно бороться, иначе оно принесет немало хлопот. Ведь успешный тайм-менеджмент руковдителя подразумевает полный контроль над планированием его рабочего дня. Во-первых, прокрастинируя, мы заменяем далеко идущие планы на краткосрочный результат. Вот самый простой пример: важная задача, которую нужно выполнить через месяц, забывается в повседневной текучке. Во-вторых, прокрастинация способствует подмене важных дел полезными. Например, вместо согласования сложного договора на 1 млн руб. с оплатой через месяц так и тянет быстро решить вопрос с простым договором на 50 тыс. руб. с оплатой завтра.

Создайте для себя несколько правил

Когда я ловлю себя на прокрастинации, то задаю себе четыре вопроса (таблица). Приведу случай не из бизнес-практики, однако это было самым неприятным делом, которое я откладывал. Несколько лет назад я решил прыгнуть с тарзанки, но раз за разом находил причины не делать этого. В конце концов, задав себе эти вопросы, я смог совершить прыжок.

Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

Кроме того, с прокрастинацией позволяют бороться несколько правил, которых я придерживаюсь в работе и в жизни.

1. Составьте список задач. О неприятных делах легко забыть, не отдавая себе в этом отчета. Чтобы этого не произошло, все запланированные действия я фиксирую, создавая напоминания на внешних носителях. Перечень задач должен содержать сроки их выполнения, чтобы было понятно, когда вы должны совершить следующее действие. Суть в том, что без привязки к времени «подвинуть» дела психологически проще. Если я ставлю напоминание по задаче больше двух раз подряд — значит, я прокрастинирую, и ей нужно уделить больше внимания. Помимо сроков, нужно наметить по каждой задаче промежуточные результаты.

2. Занимайтесь неприятными делами с утра. Одно из главных правил тайм-менеджмента для руководителя –  нужно выполнять самые сложные задачи в первую очередь. Если начать делать их утром, то у вас будет целый день, чтобы их завершить. Например, вам нужно проверить работу менеджера по продажам — просмотреть сотню карточек клиентов. Это монотонное дело: на первых десяти еще будет интересно, а потом захочется заняться чем‑то другим. А в конце рабочего дня желание отвлечься на срочные задачи только увеличится.

3. Концентрируйтесь на сложных задачах. Если нужно сделать что‑то важное, то лучший способ — начав выполнение, ни на что не отвлекаться. Всегда наступает момент, когда кто‑то приходит, звонит, пишет письмо и нужно срочно отреагировать. В итоге каждый раз приходится заново вникать в задачу. Поэтому вместо двух часов на работу можно потратить весь день, причем будет ощущение, что он прошел впустую. Когда передо мной стоит неприятная задача, я стараюсь изолироваться от внешнего мира — так она решается в пять раз быстрее. Чаще всего надеваю наушники и включаю музыку. Или же вешаю рядом со столом табличку, что я занят и меня нельзя трогать. А на звонки и письма не отвечаю.

Тайм-менеджмент для руководителя: как перестать откладывать дела на завтра

4. Усильте мотивацию. Когда есть альтернатива — выполнить что‑то простым способом или неприятным, то я задаю себе вопрос: если результат будет отрицательным, смогу ли я себе признаться, что не сделал все возможное? Например, нужно пообщаться с конфликтным клиентом. Есть два способа связаться с ним — написать письмо либо позвонить. Но если я обойдусь электронной почтой, то конфликт может не разрешиться; лучше поговорить лично — тогда даже при неблагоприятном исходе я буду знать, что сделал все от меня зависящее. Это мотивирует выбрать пусть сложный, но более эффективный способ решения.

Помогает и осознание того, что неприятное дело — часть другой задачи, важной и интересной. А если откладываемое дело новое, можно задействовать любопытство: чем его выполнение сделает меня лучше?

Будьте оптимистом

Прокрастинация сигнализирует о нештатной ситуации и возможной проблеме. А решение проблем — это один из способов саморазвития, поэтому я не считаю прокрастинацию большим злом. Она позволяет выполнить задачу так, чтобы аналогичные дела не требовали лишних временных затрат (обычно это подготовка отчетов: первый можно сделать как угодно, но начиная со второго выполнение нужно максимально автоматизировать). Например, благодаря прокрастинации мне удалось хорошо освоить MS Excel и упростить создание отчетов, на которые раньше уходило по полдня.

1 Прокрастинация — механизм совладания с тревогой, сопряженной с началом или завершением задания либо принятием решения. Проявляется в откладывании дел (Фьоре Н. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. М., 2013)

Информация об авторе и компании


Виктор Шелике учился на механико-математическом факультете МГУ им. М. В. Ломоносова, на четвертом курсе ушел в коммерцию. В «Мегаплане» начинал с должности менеджера по продажам. Имеет 10‑летний опыт прямых продаж.

«Мегаплан» — сервис управления проектами, основанный в 2008 году. Позже в продукт внедрены инструменты автоматизации продаж, финансового планирования и CRM. Количество клиентов — 13 тыс. Выручка от оказания SaaS-услуг в 2013 году — 125 млн руб. Официальный сайт — www.megaplan.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль