Мониторинг сотрудников: как незаметно вычислить бездельников

4872
Мониторинг сотрудников: как незаметно вычислить бездельников
Многие руководители рано или поздно решаются ввести в компании систему контроля рабочего времени сотрудников. Однако, прибегая к этому, не стоит скрывать от персонала, что в офисе работает система слежения, иначе не избежать конфликтов.
Афанасий Бурков,
эксперт по контролю офисного персонала

В этой статье вы прочитаете:

  • Как организовать мониторинг сотрудников 
  • Какая система контроля рабочего времени сотрудников более эффективна

Мониторинг сотрудников широко используется руководителями, которые желают все держать под контролем. Современные технические средства позволяют прослушивать любые разговоры, просматривать помещения и перехватывать трафик по любому каналу. Вопрос лишь в целесообразности затрат — система контроля работы сотрудников должна быть адекватна задачам. Как внедрить ее с минимальным бюджетом?

Прибегая к мониторингу сотрудников, прежде всего, не стоит скрывать от коллектива наличие системы слежения. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник коммерческой службы знал о ней. Это, во-первых, даст вам правовые основания для проведения такого рода контроля работы сотрудников, что в большинстве случаев делает его результаты легитимными. (В России скрытую слежку имеют право вести лишь государственные правоохранительные органы, да и то при наличии разрешения; даже частный детектив на это не имеет права.)

Во-вторых, таким образом вы сможете существенно сократить затраты на обеспечение безопасности. Вспомним: задача любой системы безопасности — профилактика преступлений и создание затруднений для их совершения, а это значит, что скрывать факт установки средств видеонаблюдения и прослушивания не просто необязательно, а, наоборот, вредно. Наверняка при звонках в колл-центры крупных банков, сотовых операторов и проч. вы не раз обращали внимание на предупреждение: «С целью улучшения качества обслуживания все разговоры с оператором будут записаны».

Будут они записаны или не будут или вообще никогда не пишутся просто потому, что пишущая система отсутствует, сотрудники не знают. Зато сразу устраняется возможность криминальных коммуникаций по этому каналу. Аналогично и с видеонаблюдением и прослушиванием переговорных комнат. Повесьте предупреждения о ведущемся наблюдении. В принципе, уже только одной таблички будет достаточно, чтобы ничего противоречащего корпоративным правилам в этой зоне не происходило. Теоретически можно даже на камеры в этом случае не тратиться или повесить муляжи. Правда, сразу предупрежу — дешевые муляжи хорошо работают в торговых залах на обычных посетителей. Тот же, кто более-менее в этом разбирается, элементарный муляж вычислит запросто: в нем отсутствуют линзы в корпусе камеры, и это видно — объектив не бликует. Кроме того, продавцы обычно общаются с охранниками, которые наверняка знают об отсутствии видеонаблюдения.

Обоснуйте необходимость слежки и получите письменное согласие

Плохо, если коллектив восприммет мониторинг сотрудников и всего происходящего как выражение недоверия (даже если это действительно так). Поэтому нужно правильно преподнести новость о его введении (рисунок). К примеру, можно объяснить, что наблюдение будет вестись не с целью наказать, а чтобы принять справедливое решения в сложных ситуациях. Избегайте самого слова «следить» — оно носит негативный оттенок, лучше говорить об контроле рабочего времени сотрудников либо о системе предотвращения неправомерных действий. Точно так же не стоит говорить напрямую, что электронная почта будет просматриваться, — объясните персоналу, что в целях утечки конфиденциальной информации руководство может контролировать входящие и исходящие сообщения.

Но чтобы полностью избежать проблем с законом, предупредите сотрудников о системе слежения не только устно, но и в письменном виде — с личной подписью работника о согласии. Одновременно в правилах внутреннего распорядка отразите наличие конкретной системы слежения (например, системы видеонаблюдения, мониторинга интернет-трафика, адресов электронной почты) с обоснованием производственной необходимости в их установке.

Вместе с тем необходимо учесть один нюанс. Если предупреждение о записи разговоров по офисным линиям или видеонаблюдении делает последние в большинстве случаев легитимными, то с перепиской все иначе. Общение по корпоративной почте теоретически не может быть личным. Но, с другой стороны, в переписке участвуют двое — и тот другой, во-первых, не предупрежден о перлюстрации писем, а во-вторых, не является вашим сотрудником, его мейл не имеет к вам отношения. Так что с юридической точки зрения это направление контроля незаконно. Равно как неправомерно и проверять переписку, проходящую через любые личные аккаунты сотрудника (Skype, ICQ и проч.). Поэтому иногда есть смысл сократить число личных каналов передачи информации. Например, запретить пользоваться Skype, ICQ в рабочее время. Хотя, с другой стороны, если работник пользуется, допустим, личным планшетным компьютером с 3G-связью, то он может общаться вне корпоративной сети. Перехватывать трафик от всех электронных устройств в офисе, включая разговоры по мобильным телефонам, теоретически возможно. Практически же это стоит весьма дорого. Для большинства компаний установка таких систем нецелесообразна (не говоря уже о том, что незаконна). Поэтому лучше практиковать выборочный мониторинг.

Прослушать и просмотреть все невозможно. Поэтому берутся только выборки. Обычно — по ключевым словам. Например, «откат, левак, дельта, нал, слить, кинуть, деньги, баксы» — в каждой компании свой набор слов для реагирования. Это относится как к прослушиванию офисных телефонов, так и к проверке электронной почты и прочих систем электронной переписки.

Проводите точечный контроль

Просматривать, пусть даже выборочно, общий записанный видео- и аудиоконтент — дело довольно трудоемкое. Значительно эффективнее работать точечно, то есть контролировать отдельных лиц, в отношении которых имеются подозрения или поступает определенная информация от осведомителей. Например, в одной компании таким образом разоблачили начальника отдела продаж по Москве. Коммерческий директор организации обратился в службу безопасности с просьбой проверить сотрудника: каждый день присутствует в офисе, но работает плохо, чем занимается — непонятно. Оказалось, что сотрудник еще как работает, но только на себя — пользуясь служебным положением, он открыл несколько собственных точек на рынках и поставлял туда товар фирмы с большими скидками и без предоплаты.

Кроме того, в любой компании есть «черные дыры», которым стоит уделять внимание и без специальных указаний. Например, контролировать курилки, лестничные закутки или иные места, куда работники выходят для личных разговоров. Однажды так на лестнице менеджер по продажам передал сотруднику отдела закупок пачку денег. Это и явилось поводом для проверки обоих, которая показала, что они вместе работают мимо фирмы, деля прибыль пополам.

При внедрении системы слежения учитывайте риски

Валерия Дворцевая, генеральный директор, «Визави Консалт»


Руководители часто не доверяют подчиненным, поэтому прибегают к мониторингу персонала. Но чрезмерный контроль работы сотрудников иногда вызывает обратную реакцию — желание совершать противоправные поступки, но так осторожно, чтобы служба слежения это не зафиксировала. Это первый риск.

Второй риск связан с тем, что рынок труда в общем-то невелик, и информация о подобном контроле распространяется быстро (создаются черные списки, распускаются слухи). Наиболее интересные соискатели обычно отказываются от предложений подобных компаний или идут туда, если им пообещают действительно высокое вознаграждение. Увеличивается текучесть кадров, что не может не отразиться на качестве работы. Поэтому я противник такого контроля рабочего времени сотрудников.

Чтобы не пришлось заниматься слежкой за персоналом, руководитель и подчиненные должны построить отношения, основанные на доверии и взаимоуважении. Этого можно добиться, изначально подбирая сотрудников с определенными личностными характеристиками, с мотивацией, которая совпадает с ценностями компании. А руководитель, в свою очередь, должен чаще общаться с работниками, улавливать настроения в коллективе и помогать решать любые вопросы, касающиеся работы. Тогда у сотрудников отпадет необходимость делать многие вещи тайно.


Выберите подходящее средство мониторинга

Многое зависит от того, за кем будет проводиться слежка. Для проверки, например, торгового персонала, сотрудников склада, официантов наиболее подходящим вариантом будет установка видеонаблюдения. А вот контролировать таким образом офисных работников вряд ли удастся — целесообразнее установить специальную компьютерную программу, которая будет собирать информацию обо всех действиях работника, и организовать запись телефонных разговоров. Разберем эти способы детально (в какую сумму обойдется установка устройств наблюдения см. в таблице).

Видеонаблюдение. Чтобы правильно установить видеокамеры в торговом зале, нужно, во-первых, понять, сколько их потребуется. Обычно камеры устанавливают возле товаров, которые чаще всего крадут, и в кассовых зонах (об этом также читайте в статье «Как бороться с воровством торгового персонала»). Например, я устанавливал видеонаблюдение в кассовой зоне, в зоне основных проходов в торговом зале, а также в закассовой зоне и подсобных помещениях, где хранится товар.

Во-вторых, необходимо определить тип устанавливаемой камеры. Лучше использовать цветные аналоги — их информативность выше. Для торгового зала оптимальной будет купольная камера эстетичного вида — маленькая, аккуратная, с небольшим объективом. Такие камеры бывают двух типов: с фиксированным объектовом (угол обзора 90–100°) и поворотным (вариофокальным). В торговых залах чаще устанавливают несколько неподвижных камер. А вот для подсобных помещений больше подойдут камеры с поворотным объективом.

Над кассами лучше установить камеру с четкой фиксацией места и более высокого разрешения, которая позволит увидеть номинал купюры и дисплей монитора кассира.

Контроль телефонных разговоров. Выбор оборудования для прослушивания стационарных телефонов с последующей их записью довольно широк: от устройств, обслуживающих несколько телефонных линий, до индивидуальных приспособлений для каждого стационарного телефона.

В коммерческих подразделениях некоторых компаний прослушивают и мобильные телефоны. В основном это касается сотрудников, работающих на выезде, — менеджеров по продажам, торговых представителей. В данном случае правильно будет предоставить этим сотрудникам бесплатную мобильную связь. Компания убьет двух зайцев: и лояльность повысит, и мониторинг обеспечит.

Мониторинг активности в интернете. Его можно проводить в режиме реального времени. Так называемые агенты слежения позволяют узнать не только, что у сотрудника на мониторе в данный момент, но и на какие сайты он заходил, какие программы использует, какую информацию скачивает на внешние носители, а также читать онлайн-переписку и сохранять ее. Подобные программы устанавливаются на несколько компьютеров, а хранится полученная информация на сервере.

Контроль нерабочих мест. Как правило, речь идет о курилках, кухнях. В этих местах не всегда целесообразно устанавливать камеры. Дешевле обойдется установка скрытых микрофонов или мини-диктофонов. Последние не требуют специальной установки, их достаточно включить и спрятать.

Мониторинг сотрудников: как незаметно вычислить бездельников

Сбор данных с помощью осведомителей. Сразу отмечу, что 80 % поступающей от них информации, — чистой воды сплетни, но каждую нужно проверить. Осведомителей обычно делят на две категории: добровольцы и завербованные. Первые могут просто «по дружбе» рассказывать всё и вся приятелю СБ-шнику. Но их эффективность крайне низка. Осведомители поневоле значительно полезнее. Обычно это сотрудники, которых служба безопасности поймала на каких-то нехороших поступках, например на воровстве товара на сумму, достаточную для уголовной статьи. После четырехчасовой беседы с сотрудником СБ, когда злоумышленник во всем сознается и раскаивается, ему предлагают два варианта: «возврат денег и уголовное дело» или «просто возврат денег, но…». Чтобы второй вариант стал возможен, СБ-шник излагает условия дальнейшего сотрудничества.

Устанавливайте камеры на глазах у сотрудников

Максим Синичкин, соучредитель, «КС Технолоджис»


Многие наши клиенты просят установить скрытое наблюдение в офисе. Например, вмонтировать камеры в потолок, скрыть их в бытовых приборах или системе сигнализации. Однако скрытый мониторинг сотрудников нецелесообразен — гораздо эффективнее установить гласное наблюдение.

Приведу пример. Заказчик попросил установить видеонаблюдение в продуктовом магазине, чтобы пресечь воровство и избавиться от систематических недостач. По заявке клиента монтаж происходил в дневное время, на глазах у сотрудников. Были установлены две камеры на улице (чтобы видеть подъезды к магазину), одна при входе (фиксировала входящих и выходящих посетителей), по одной камере на две кассовые зоны (контролировали кассовый аппарат и фиксировали прием денежных средств), две камеры — для просмотра общего вида касс и покупателей, к ним подходивших, четыре камеры, которые просматривали продуктовые ряды, и две камеры в складском помещении. Также было учтено желание клиента просматривать полученные записи удаленно. (Для таких объектов используется система на 8–16 камер.) Такой тщательный и продуманный монтаж дал свои плоды — кражи и недостачи в магазине прекратились через неделю. Персонал уже не мог совершать неблаговидные поступки, действительно боясь разоблачения. А заказчик выразил нам благодарность

Информация об авторе и компании


Афанасий Бурков — психолог-криминалист, девять лет работал в службах безопасности торговых компаний, организовывал работу по контролю персонала, борьбе с воровством коммерческих служб. В настоящее время занимается частным консультированием

«КС Технолоджис» занимается продажей и монтажом систем видеонаблюдения и охранно-пожарных систем. Основные клиенты — ресторанные сети, магазины. Количество заказов в месяц колеблется от шести до десяти установок оборудования. В компании работает 7 человек. Официальный сайт —www.videomastera.ru

«Визави Консалт» — кадровое агентство, занимающееся подбором и тестированием персонала, а также анализом изменений заработной платы. В разное время сотрудничало с такими компаниями, как ОАО «Газпром нефть», «СТС-медиа», «Акрон», ГК «Русагро», «Тройка-диалог». На рынке с 1997 года. Годовой оборот — более 40 млн руб. Штат — 32 сотрудника. Официальный сайт — http://vizavi.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль