Самоменеджмент руководителя: основные принципы, задачи и функции

2749
Фото: scientificrussia.ru
Фото: scientificrussia.ru
Время – особенный ресурс для бизнеса. Его важнейшая особенность заключается в безвозвратности – без возможности передачи, накопления, заимствования и пр. В каждом деле зависит успех не только от материально-экономической величины, но также от способности распоряжаться временем.

В этой статье вы прочитаете: 

  • Что такое самоменеджмент, задачи и главные принципы
  • Самоменеджмент руководителя как инструмент повышения личной эффективности

Самоменеджмент заключается в технике правильного использования времени. Способствует выполнению работы при меньших тратах времени, с рациональной организацией труда, добиваясь лучших результатов, при меньшей загруженностью работой, без стрессов и конфликтов.

Самоменеджмент и самомотивация

Радислав Гандапас, самый известный в России специалист по лидерству.

Существуют различные способы для эффективной работы подчиненных. Но как заставить себя трудиться лучше, когда нет сил и мотивации? Регулярно возникают такие вопросы в работе любого бизнеса. Самодисциплина, управления поведением, мотивация своей работы актуальны среди разных людей.

Самоменеджмент основан на целенаправленном и последовательном применении эффективных и рациональных методов работы, обеспечивая оптимальное расходование ресурсов. Благодаря средствам самоменеджмента удается добиться эффективного прохождения к поставленной цели:

– Понимание, что планируете достичь;

– Формирование своего видения успеха;

– Применение метода «Больших скачков»;

– Вера в достижение успеха;

– Концентрация на поставленных целях для своего успеха;

– Сохранять уверенность и мотивацию в случае неудач.

Самоменеджмент руководителя строится на самостоятельности, личном управлении собой. Грамотное самоуправление связано с человеческой природой, социальным управлением и организацией.

Цель самоменеджмента и самомотивации заключается во временном обеспечении отношений, или «помощи без зависимости», или же «взаимопомощи в условиях взаимозависимости».

По мировому опыту реализации принципов самоменеджмента сформированы следующие пункты:

  1. Необходимость взаимных решений, которые подготовлены квалифицированными лояльными кадрами, ведь многие из них сейчас занимаются просто банальным «критиканством»;

  2. Гибкость решений, которая нужна в компенсации потерь в одном, с приобретениями в другом;

  3. Недопустим слишком быстрый темп;

  4. Темпы до полной реализации программы.

  5. Последовательность вместе с доверием масс становятся залогом экономической уверенности;

  6. Собранность;

  7. Доведение массам информации по причинам появлениям проблем, их ущербность, свои издержки, изменения и пр.;

  8. Формирование структур, расширяющих стимулы и выбор, с улучшением созидательности общего блага.

Принципы самоменеджмента

1. Самопроизвольность. Принцип – основополагающий, обеспечивающий эффект в условиях управления систем. Данный принцип самоменеджмента способствует учету множества скрытых возможностей любых социально-экономических систем, с передачей им значительную часть функций, включая самоменеджмент. Для учета данного принципа необходима определенность в поведении менеджеров, руководителей и непосредственно исполнителей процессов. Сам эффект и параллельные процессы обеспечивают благоприятные возможности практической реализации функции самоуправления.

2. “Погружённость” системы. Последовательный принцип при реализации самоменеджмента. Эффект самоорганизации, при саморазвитии и появлении только в «погруженных» во внешнюю среду, зависит, во-первых, от состояния необходимых ресурсов, характеристики должных отношений и в части доступа к ним. Во-вторых, возможно спонтанное ограничение количества состояний при формировании любых системообразований такими конечными результатами:

а) для “себя” (до завершения работы) ;

б) для общества;

в) для теневого рынка.

Благодаря «погруженности» может быть обеспечен эффект самоорганизации.

3. Направленность самоорганизации.  Принцип не является гарантией устойчивости самофоормирующегося процесса, с развитием параллельности на себя (семью), общество и теневой рынок.

4. Искусственное начало.  Менеджерам, руководителям необходимо или искусственно «создать», или учесть такую ситуацию, в условиях которой «погруженные» в систему могут некоторое время обеспечивать для себя всё необходимое, чтобы «сдерживать» эффект самоликвидации.

Как управлять целями и задачами 

Максим Глазов, руководитель методического направления, «1С: Бухучет и торговля», Москва.

Автоматизация планирования в нашей компании началась с анализа существующих приложений. В качестве системы распределения своего рабочего времени были рассмотрены Outlook и ряд прочих программ поддержки тайм-менеджмента. По результатам данного исследования решили – нет готового варианта, который нас полностью устраивает. Нас привлекла методика Дэвида Аллена, который издал теорию GTD. Он придерживался мнения «Устройство автоматической коробки передач сложнее, чем у ручной». Для упрощения комплексного процесса необходима более развитая система. Мы нуждались в системе, которая объединяет принципы Аллена и тайм-менеджмента.

Основой управления по методу Аллена является обязательная запись всех дел, чтобы в дальнейшем их структурировать и расставлять приоритеты. Постоянное прокручивание необходимых задач не позволяет сконцентрировать и сосредоточить свои усилия на чем-то. Благодаря фиксации дел удается освободиться от открытых вопросов, направляя энергию на действительно важное в это время.

Чтобы внедрить метод Дэвида Аллена, была сформирована информационная база, в которой возможна фиксация и управление всеми задачами. При этом и снизу (от коллектива), и сверху (от руководства).

Для обучения принципам управления временем решили отказаться от строгого распределения во времени абсолютно всех задач. На практике, даже при закладывании в распорядок дня дополнительного времени по затянувшимся переговорам и форс-мажорным обстоятельствам, не всегда удается решить поставленные задачи в отведенные сроки. Наша система «БИТ: Управление делами» позволяет решать самые важные дела, не забывая при этом о менее приоритетных. Благодаря этому можем учитывать все задачи, возвращаясь к ним в подходящий момент.

Для распределения приоритетов может использоваться система Эйзенхауэра (см. таблицу). Отражается на специальном рабочем столе комплекс всех задач, для удобного управления распорядком дня. Распределены задачи по 4 условным квадратам – «важные и срочные», «важные и не срочные», «не важные и срочные», «не важные и не срочные».

Следует распределить задачи по соответствующим квадратам, что позволит избавиться от внутренних противоречий, система сама сможет подсказать принципиальные дела на текущий момент, позволяя избежать дополнительных трат сил и стрессов.

Приводятся в системе данные о дате постановки задачи и ответственном. При необходимости возможно указание задач, не назначая при этом ответственного.

5. Ресурсная поддержка. Данный принцип должен реализовываться с учетом нескольких моментов:

а) При создании конкретной горизонтальной системы, самоменеджмент должен дать ей возможность самоопределиться – на время менеджеру предстоит стать наблюдателем;

б) Конкретная система произвольно решает ряд соответствующих задач, чтобы обеспечить для себя услуги и ресурсы;

в) Система при развитии самоуправления может ликвидировать себя, получая либо не получая результат;

г) Практически система при реализации своих внутренних задач может мгновенно финишировать по конкретной работе, в пределах предыдущих принципов, не заботясь про конечные результаты.

Самоменеджмент руководителя: основные принципы, задачи и функции

6. Сочетание скачкообразных и эволюционных процессов.  При структурных эволюциях самоменеджмент является минимальным. Обычно происходит спонтанная реализация скачков, системных мутаций каналов управления. Однако обычно параллельно – после «воздействия».

7. Параллельность. Предполагается развитие феноменов самоприватизации и самоорганизации одновременно с действующими процессами в системах.

8. Концептоёмкость.  Глобальный принцип, являясь набором нескольких различных принципов:

а) Обязательная гибкость;

б) Ассоциативность в композиционном построении;

в) Полупрозрачные границы между конкретными рынками и регионами;

г) Учет предыдущих подпринципов;

д)  Горизонтальное ассоциативное построение в качестве основы временной устойчивости;

e) Самоуправляемость систем;

ж) Сохранение иерархического вмешательства центральных органов.

9. Виртуальность. На базе самоорганизации создаются новые объекты самоменеджмента – нечеткие множества временных отношений сторон.

10. Двойственность самоуправления. Проявляется данный принцип тем, что самым необычным образом в иерархических структурах «смешиваются» функции власти предпринимателя, методической (функциональной), административной власти управляющих, незримого влияния менеджмента.

11. Дополнительность самоменеджмента. Самоменеджмент в развитии демократичности управления фактически реализует самоорганизацию.

12. Дигитальность. Представляет собой важнейшее современное решение управленческих задач.

Функции самоменеджмента

Регулярное решение различных проблем и задач можно представить как различные функции, находящиеся в определенной взаимозависимости, обычно они осуществляются в конкретной последовательности. В аспекте последовательности выполнения определенных функций процесс самоменеджмента охватывает 6 фаз:

1. Постановка цели – анализируются и формируются личные цели;

2. Планирование  –  разрабатываются планы и альтернативные варианты деятельности;

3. Принимаются решения по определенным делам;

4. Организация и реализация – составляется распорядок дня, организуется личный трудовой процесс для реализации поставленных задач;

5. Контроль – самоконтроль  и  контроль  итого  (при необходимости – внесение корректировки целей);

6. Информация и коммуникация – фаза,  которая в определенной степени характерна для всех функций, поскольку и обмен информацией, и коммуникация, должны быть на всех фазах самоменеджмента.

Не обязательно предполагается строгое следование отдельных функций одной за другой,  могут переплетаться между собой.

Установление приоритетов при помощи АБВ анализа предполагает 3 закономерности:

– Важнейшие задачи (категория А) – на их долю приходятся около 15% всего числа дел и задач руководителя. Но при этом собственная значимость данных задач (вклад в достижение поставленной цели) равна порядка 65%.

– Для важных задач (категории Б) в среднем приходятся порядка 20% общего количества задач и 20% их значимости;

– Для менее важных и несущественных задач (категории В) приходятся 65% от всего количества задач, однако их доля оказывается незначительной – порядка 15%.

Преимущества самоменеджмента

  • Позволяет оптимально организовать труд, добиваясь лучших результатов;
  • Сокращение трат времени и сил для выполнения работы;
  • Минимальная спешка и сокращение стрессов;
  • Оптимальная организация труда, повышение результатов;
  • Улучшение мотивации труда руководства и сотрудников;
  • Повышение удовлетворенности от осуществленной работы;
  • Улучшение профессионализма персонала и руководства;
  • Сокращение загруженности на работе;
  • Достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем.

20 полезных привычек для повышения личной эффективности на каждый день

1. Ставьте цели на каждый день. 

2. Слоны и лягушки. Необходимо разделить свои дела на три категории. Относятся к числу быстрых задач те, для выполнения которых не нужно больше 30 минут. Для решения средних дел требуются несколько часов. Дела-слоны – масштабные задачи, для которых не хватит и одного дня. Выберите для себя крупное дело, фиксируйте, что можете сделать завтра для осуществления масштабного дела.

3. Ранняя пташка. По возможности лучше вставать пораньше, сразу начиная заниматься важными делами. Вас удивит, сколько можно сделать до 8 часов утра, пока спят остальные.

4. Темп. По ходу выполнения задач нужно постепенно увеличивать скорость.

5. Не стоит распыляться. Нужно переходить к новому делу после выполнения прежнего. Не отвлекайтесь на решение других задач.

6. Чтение книг. Рекомендуется выбрать в книжном магазине книги по интересной теме – выделяя для каждой минимум по 15 минут, фиксируя свои впечатления и идеи.

Чтение во время пауз. Не теряйте свое время, пока стоите в метро, в очередях и пр. Это время можно уделить изучению книг, журналов и газет.

10-минутный отдых. Другой залог личной эффективности заключается в отдыхе. Поразительно, но десять минут отдыха после каждого часа работы позволяют значительно улучшить производительность своего труда.

Решение мелких дел оптом. Необходимо объединять мелкие дела в общие блоки, чтобы «решать оптом», для этого тратя не больше трех часов. Необходимо выбрать три крупные задачи и временный минимум, который нужен для их решения. Пообещайте своим подчиненным или коллегам выполнить завтра что-то конкретное.

Не забывайте благодарить. Не забывайте благодарить того, кто помогает.

Храбрый поступок. Выбирайте в перечне своих дел те, которые вас пугают – выполняйте их немедленно. Такой подход позволит человеку получить дополнительную уверенность, относясь к другим задачам гораздо спокойнее.

Быстрота. Учитесь тратить для принятия решений меньше времени, с периодическим отключением телефона, проверять свою почту следует не чаще двух раз в сутки.

Отказ. Умейте отказывать, если кто-то планирует тратить множество вашего времени.

Моделирование. Постарайтесь найти людей, уже достигших целей, к которым вы стремитесь. Так сможете понять эффективные шаги и стратегии для достижения поставленных целей.

Призы. Не забывайте о своей личной мотивации. Награждайте себя различными призами за успехи и победы.

Сроки. Ставьте перед собой четкие сроки по конкретной цели, выполняя определенные задачи, придерживаясь составленного графика.

Обещание. Сообщайте друзьям и близким о своих обязательствах и планах.

Крупное дело. Определите очень крупное дело, которое важно для вас и бизнеса. Выделите для решения данной задачи целый день. Если начать пока с чего-то глобального сложно, можно воспользоваться методом швейцарского сыра – определите сначала несколько мелких технических подготовительных этапов.

Откажитесь от телевидения. Исключайте в своей жизни телепрограммы, особенно новости, тратящие множество вашего времени.

Резонанс. Постарайтесь визуализировать ситуацию, когда уже достигли поставленной цели. Представьте реальную ситуацию, когда вам удалось выполнить свои задачи и добиться успеха.

Несколько слов и самомотивации:

Перечислять мотивы можно очень долго, учитывая их значительное количество:

— мне это интересно;

— в этом  заключается мое самовыраже­ние;

— для меня это ступенька роста;

— так я могу получать новый опыт и т. д.

Возможны 2 вида мотивации – мотивация достижения успеха и мотивация избегания неудачи. Данное различие в методе мотивации и предопределяет поведение человека. Некоторые пытаются избегать неудач, в таком случае придерживаясь принципа «Как бы чего не вышло».  Такой человек во всех событиях видит для себя опасность, решая ничего не предпринимать – ради своей безопасности. Человек, настроенный на успех, в каждой жизненной ситуации видит для себя новые возможности. Он придерживается более смелого поведения – осознает, что для достижения поставленных целей необходимо действовать и получать опыт, пусть он будет и негативным. В его жизни негативный опыт не воспринимается как провал – он продолжает идти дальше, основываясь на полученных знаниях. Наши мотивации регулярно меняются, учитывая непосредственную связь мотивов и потребностей.

Основные потребности образуют  «Пирамиду Маслоу»:

— биологические потребности;

— потребность в любви, дружбе, принадлежности к группе;

— потребность в безопасности;

— потребность в достижении, при­знании;

— потребность в самовыражении.

Информация об авторе и компании


Максим Глазов – руководитель методического направления, «1С: Бухучет и торговля», Москва.

«1С: Бухучет и торговля» (БИТ) – официальный партнер фирмы «1С» с 1997 года, является сегодня крупнейшей сетью среди фирм-франчайзи «1С».

Радислав Гандапас – самый титулованный бизнес-тренер России, единственный в стране трижды был признан лучшим в профессии по результатам года. Автор 8 книг и 13 фильмов по лидерству и ораторскому искусству. 


Понравилась статья? Делитесь с коллегами в соцсетях – пусть оценят!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль