Как эффективно управлять временем, если вы иррационал

2362
Как эффективно управлять временем, если вы иррационал
Понять, как управлять временем, если все валится из рук, порой бывает довольно сложно. Это сильно мешает жить, особенно, если вы занимаете важный пост в компании. О том, как определить, кто вы: «визионер», «капитан», «сценарист» или «серфер», а также как узнать, почему классический тайм-менеджмент не всегда работает, читайте в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете: 

  • Как эффективно управлять временем
  • Как определить тип личности
  • Как определить тип личности

Эффективно управлять временем желает научиться каждый управленец, тем более, если он – иррационал. В свое время я посещал различные тренинги и читал популярные книги по тайм-менеджменту и личной эффективности. Проверив на себе многие рекомендации, описанные в пособиях, я понял, что они не всегда работают. Например, в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» написано, что если с утра «съесть лягушку» (решить самую неприятную задачу), то с остальными проблемами справиться будет гораздо проще. Но как я ни пробовал, у меня ничего не получалось. Не подходили мне и остальные советы из книг. Чтобы понять, как эффективно управлять почему основы классического тайм-менеджмента не годятся для всех людей, я решил подробно исследовать вопрос. В этой статье я хочу поделиться своими выводами и наблюдениями.

В чем ошибка классического тайм-менеджмента

Прочитав большое количество специализированной литературы на данную тему, я понял, что эффективно управлять временем иррационалам научиться лсожно, все работы по тайм-менеджменту созданы для рационалов — хорошо организованных людей, которые внутренне и так следуют или готовы следовать тем советам, которые описаны в книгах. Более того, эти методики учат, что если человек хочет все успевать и навести порядок в делах, то он должен стать рационалом, сломать себя, перебороть свои привычки и психоэмоциональные особенности. Дисциплина должна быть превыше всего, иначе ничего не получится. Не можешь себя заставить — значит, разгильдяй. Однако в этом и заключается огромная ошибка.

Как эффективно управлять временем, если вы иррационал

Дело в том, что есть еще и иррационалы — люди, следующие своему настроению, чья деятельность плохо поддается планированию и регулированию. Для них рекомендации классического тайм-менеджмента вредны и невыполнимы. Как бы иррационал (коим я себя считаю) ни старался, все его попытки следовать советам по организации своего времени и деловой активности то и дело будут проваливаться (рисунок 1). Как понять, к какому типу людей вы относитесь и какой тайм-менеджмент эффективен лично для вас?

Рационалы и иррационалы

Рационалы обычно точно следуют намеченному плану действий, у них стабильный эмоциональный фон и высокая работоспособность. Если они не выполняют намеченных дел, то испытывают дискомфорт. Именно поэтому для них актуальны советы по расстановке приоритетов среди задач, четкому учету времени и равномерному распределению сил на задачи в течение дня.

Иррационалы, как правило, действуют по ситуации, их эмоциональный фон нестабилен и сильно зависит от перемен настроения. Работоспособность в связи с этим тоже скачкообразная. Причем трудно предсказать, когда наступит пик активности иррационала. С утра у него может быть настрой заняться каким‑то одним вопросом, потом он способен резко переключиться на другой, более интересный в данный момент. Не так существенно, какая из задач важнее. Главное для иррационала — поймать свой пик работоспособности и направить энергию на решение задачи, которая увлекает его прямо сейчас. Поэтому нет смысла заставлять таких людей следовать заранее составленному плану. Для них план на день — это всего лишь список дел, которые можно выполнить или оставить без внимания в зависимости от своего настроения.

Как эффективно управлять временем, если вы иррационал

Способы борьбы с ошибками иррационального планирования. Очень важно учитывать личностные особенности при реализации крупных проектов, которые длятся несколько месяцев. Рационал может составить для себя поэтапный план чуть ли не на год вперед и четко его выполнять. Пытаясь следовать рациональной логике, описанной в книгах по тайм-менеджменту, и игнорируя свою природу, иррационал вполне способен написать такой же план и для себя, но может не добиться поставленных целей из‑за типичных ошибок планирования (таблица).

Еще одна классификация типов личности

Помимо рационалов и иррационалов, существуют еще стратеги и тактики. У первых есть цель, они четко могут ее назвать и, как правило, знают, как ее достичь. У вторых цель как таковая размыта, но они хорошо знают, как действовать в текущей ситуации, что нужно делать в определенный момент времени, чтобы приблизиться к решению неясно очерченной задачи. Как же определить тип личности? Чтобы понять, какой тип тайм-менеджмента подходит для разных типов личности, составим схему, объединяющую рационалов, иррационалов, стратегов и тактиков (рисунок 2).

Рациональные стратеги, или «визионеры». У них всегда есть одна цель. Она выстроена на долгий период, хорошо размерена и понятна, всегда находится в фокусе внимания. «Визионеры» постоянно настроены на эту цель, видят ее перед собой и все время возвращаются к ней. Каждый этап достижения этой цели четко распланирован, и рациональные стратеги знают, как в какой момент времени они будут действовать. Если «визионеры» не достигают цели, то чувствуют, что жизнь не удалась. Основы классического тайм-менеджмента написаны людьми этого типа — для своих же «сородичей».

Иррациональные стратеги, или «капитаны». У них тоже есть цель, которую они могут описать, к которой они идут и знают, как ее достичь. Но так как «капитаны» иррациональны, увидев новую цель, они способны мгновенно и безболезненно отказаться от первоначального плана, не испытывая угрызений совести.

Рациональные тактики, или «сценаристы». Хотя четкой цели у них нет, план действий на ближайшее время расписан по шагам. Если начать спрашивать «сценаристов», в чем заключается цель, к которой они движутся, они не смогут внятно объяснить. Для этих людей также подходят принципы рационального планирования действий.

Как эффективно управлять временем, если вы иррационал

Иррациональные тактики, или «серферы». У них нет ни четкой цели, ни плана. Их девиз: «Лови волну, следуй за настроением, жди пика работоспособности». Именно этим людям абсолютно бесполезно подгонять себя под лекала рациональности: все попытки обречены на провал. Тем не менее «серферы» могут быть довольно успешными людьми. Например, в «Детском мире» мне удалось реализовать несколько удачных масштабных проектов. Мы консолидировали медийные закупки вместе с «МТС» в рамках АФК «Система», что не удавалось до этого никому. Мы перешли на новый процессинг по программе лояльности с миллионами участников и транзакций и т.  д. На самом деле все люди могут быть успешными, но у каждого свой тайм-менеджмент. Сложнее всего приходится как раз «серферам», поэтому я приведу основные приемы иррационального тайм-менеджмента.

Как определить ваш тип личности

Чтобы определить тип личности, важно понять, кто вы — «визионер», «капитан», «сценарист» или «серфер». Можно, конечно, прибегнуть к классическим тестам Майерс-Бриггс1, но письменные тесты дают высокую погрешность. Дело в том, что в тестах люди часто описывают, как они сами себя видят или кем хотят быть. Именно поэтому на своих тренингах после письменных заданий я лично проверяю и уточняю тип каждого участника.

1 Типология личности Майерс-Бриггс, разработанная на базе типологии К. Г. Юнга в 1940-х годах, стала основой широко распространенного психологического тестирования.

Мы все «покалечены» классическим тайм-менеджментом. Признать, что вы, например, иррациональный тактик, сложно, но необходимо, иначе вы не сможете справиться с большим количеством задач и проблем. Помните: иррациональность, равно как и отсутствие четкой цели в бизнесе или в жизни, — это не плохо, это не болезнь, а лишь особенность вашего типа личности. Заставлять себя быть другим человеком — преступление.

Как эффективно управлять временем, если вы иррационал

Одним из маркеров, который поможет определить ваши характерные особенности, является ежедневный план дел. Если для вас план — это непреложный закон, которому вы четко следуете и который не можете нарушить; если вы в любой момент можете сформулировать для себя и окружающих цель проекта или всего бизнеса, значит, вы — рациональный стратег.

Если план для вас — это всего лишь список дел, которыми вы занимаетесь по настроению, и вы легко переключаетесь между задачами, то вы — иррациональный стратег.

Если вы неуклонно выполняете намеченный план действий, но не можете обозначить для самого себя цель, к которой движетесь, то вы — рациональный тактик.

Если же вы можете проигнорировать дела из списка, потому что наступил спад активности и нет настроя заниматься чем‑либо важным; если вы через силу заставляете себя решать поставленные задачи и не можете сосредоточиться на них, то вы — типичный иррациональный тактик.

Для «визионеров» и «сценаристов» подходит обычный тайм-менеджмент, диктующий четкие и рациональные правила игры. «Капитанам» и «серферам» нужен иной подход.

Основные приемы иррационального тайм-менеджмента

«Метод Гоголя». Николай Гоголь на жалобы Владимира Сологуба о том, что он никак не может писать, отвечал так: «А вы все‑таки пишите». То есть если понемногу начать выполнять какое‑то дело, которое не получается, то результат придет. Я, например, при создании презентации сначала занимаюсь рутиной: подыскиваю изображения, запрашиваю данные и т. д. Зная свои особенности, я понимаю, что работать «через не могу» не получится и не стоит требовать от себя всплеска работоспособности, когда его нет. Поэтому я не спеша погружаюсь в рабочий процесс, втягиваюсь в него, делаю несколько подходов к решению задачи и в результате к нужному моменту достигаю требуемого результата.

Планирование с учетом пиков и провалов работоспособности. Чтобы понять, когда наступит всплеск работоспособности и как распределить свое время в связи с этим, необходимо узнать длительность пиков вашей активности и бездействия. Вы можете сделать это самостоятельно, измеряя, сколько лично у вас продолжается та или иная фаза. Помните, что объемные дела лучше выполнять за несколько подходов. Поэтому важно знать, сколько таких подходов вам следует совершить, чтобы добиться цели.

Контроль перепадов настроения. Как только вы заметили, что настроение изменилось, поменяйте занятие, иначе у вас не получится хорошо выполнить свою работу. Придется все делать заново, и вы потеряете время.

«Освобождение» головы. Важно понять, что голова — это плохое хранилище данных, которое поглощает вашу энергию. Помнить о сотне дел, хранить большие объемы информации — это дополнительная нагрузка на организм. То же самое происходит, например, с компьютером: чем больше приложений открыто, тем хуже работает система. Поэтому не держите в голове все, что вам предстоит выполнить.

Фиксация информации. Все дела и любые необходимые сведения надо фиксировать в блокноте, телефоне, ежедневнике или компьютере. Например, у меня в календаре есть файл «ОД дела», куда я заношу список на целый день. Из этого перечня я могу что‑то выполнить, а что-то нет, но я знаю, что все дела у меня записаны и я ничего не забуду. Часто бывает так, что я вообще не смотрю в этот список, но выполняю все, что намечал. Главное, чтобы у вас было четко зафиксировано 2–3 места для записей. Как только вы обнаружили новое или забытое дело, сразу «паркуйте» свои записи.

Сортировка дел. Дела бывают простыми и сложными. Минутное дело лучше выполнить сразу — тогда его не нужно будет запоминать и держать в голове. Если дело сложное, необходимо понять, какие шаги стоит предпринять для решения задачи, и расписать их на длительное время вперед, чтобы достигать цели поэтапно. Например, связаться с человеком, который находится в отпуске; заранее запросить данные, которые будут подготавливаться в течение недели, начать подбирать важную информацию для презентации и т. д. Тогда, постепенно собрав необходимые сведения, можно выйти на пик своей работоспособности со всеми данными, которые требуются для работы.

В отдельный файл под названием «Когда-нибудь» я записываю дела без конкретного срока выполнения: например, сходить в ресторан, прочитать книгу, посмотреть кино, встретиться с партнерами или друзьями. Такое ранжирование хорошо освобождает голову от всего лишнего.

Ревизия и «напоминалки». Не забывайте о напоминаниях и регулярном полном учете всех дел. Рационалы могут делать это еженедельно, иррационалы — по настроению. По собственному опыту могу сказать, что этот способ действительно помогает разобраться с делами, сильно снижает напряжение и тревожность.

Олег Давидович, 
экс-директор по маркетингу компании «Детский мир»; бизнес-тренер, консультант по эффективным решениям в маркетинге и продажах

Информация об авторе


Олег Давидович —  автор и ведущий тренингов по развитию эффективности, консультирует организации в области маркетинга и продаж. Топ-менеджер с 20‑летним опытом работы в крупных компаниях («М.Видео», «Детский мир», «Кораблик»). Создал авторскую линейку уникальных тренингов на основе личного опыта: «Тайм-менеджмент 2.0», «Retail is Detail», «Маркетинг на прокачку», «Продающая презентация». В 2014 году вошел в число лучших топ-менеджеров России по версии газеты «Коммерсантъ».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль