Проведение электронных торгов: 9 советов о том, как получить крупный заказ

788
Фото:  www.otsis.ru
Фото: www.otsis.ru
Наша компания активно участвует в электронных торгах, так как в нашей отрасли большинство заказчиков (как текущих, так и потенциальных) использует эту форму выбора поставщиков. Чтобы успешно продавать свою продукцию через сервисы электронных закупок, стоит следовать нескольким советам.

В этой статье вы прочитаете:

  • Какие цены гарантированно принесут победу
  • Как часто стоит принимать участие в проведении электронных торгов
  • План действий на случай, когда заказчик необоснованно занижает цену лота

Участие в проведении электронных торгов становится все популярнее среди коммерсантов. Как участвовать в электронных торгах и что при этом учесть? Мы собрали 9 советов о том, как сделать это грамотно.

Совет 1. Предлагайте реальную цену

Не стоит ни завышать цену, ни занижать ее, лишь бы выиграть торги. В зависимости от типа торгов система иногда позволяет подавать цену и выше той, которая указана организатором. Мы формируем ценовое предложение исходя из анализа рыночных цен, которые отслеживает управление маркетинга. На цене мы практически не играем, предлагаем стоимость поставки в соответствии со своим прайс-листом, сформированным на основе знания рынка и результатов работы маркетологов. При этом менеджеры, занимающиеся сбытом, подбирают такую продукцию из нашей ассортиментной линейки, которая не только соответствует техническому заданию (ТЗ) заказчика, но и вписывается в заявленную им максимальную стоимость лота. Например, респираторы любой из трех возможных степеней защиты у нас представлены сразу в нескольких ценовых категориях. Модель, которую мы предложим заказчику, выбирается в зависимости от требований ТЗ и максимальной суммы лота, объявленной организатором торгов.

Завышать цену нет смысла: будет очень заметно, что она искусственно «задрана», и это испортит репутацию компании в глазах потенциального покупателя, помешает партнерским отношениям в будущем. А ведь победа на торгах иногда приводит к тому, что закупщик становится постоянным клиентом нашей компании.

Совет 2. Участвуйте во всех возможных торгах

Мы участвуем во всех торгах по нашему профилю, и тактика в отношении ценового предложения не зависит ни от размера компании-заказчика, ни от отрасли. Не подаем заявку на участие в торгах только в том случае, если заказчик ненадежен или максимальная сумма лота, указанная в документации, сильно занижена. Порой бывают ситуации, когда заказчик, основываясь на прошлогодних коммерческих предложениях, формирует бюджет, не соответствующий современным реалиям. В таком случае бороться за тендер стоит только тогда, когда его организатором выступает коммерческая структура. А если организатор торгов — госучреждение, то не стоит даже пытаться, ведь бюджет уже не будет корректироваться.

Бывают случаи, когда организатор торгов заявляет неоправданно низкую максимальную цену лота. Например, в январе этого года одна металлургическая компания, сформировав бюджет в сентябре 2014 года, объявила закупки спецодежды по ценам лета того же года. При этом участники торгов не имели права предлагать сумму выше максимальной суммы лота, объявленной заказчиком. В результате компания не получила ни одного предложения от поставщиков и была вынуждена пересмотреть прайс и объявить новые торги, уже с актуальными ценами.

Иногда процедура позволяет участникам торгов делать предложение выше максимальной стоимости лота. В одном из таких случаев наша компания подала предложение выше этой суммы, и все остальные участники тоже ее превысили. В результате процедуру торгов признали недействительной; заказчик пересмотрел максимальную сумму лота, объявил новую процедуру, и по ней уже поступили адекватные предложения.

Совет 3. Организуйте мониторинг проведения электронных торгов

Объявления о проведении электронных торгов необходимо отслеживать. У нас этим занимаются сотрудники тендерного отдела, используя два источника информации.

Первый — рассылки электронных торговых площадок (ЭТП), на которых мы зарегистрированы. Это пять основных площадок для торгов по госзакупкам и группа площадок, работающих с коммерческими компаниями: B2B-Center, «Фабрикант», a-k-d.ru, OTC.ru и др. По моему опыту, они вполне надежны; где‑то интерфейс более удобен, где‑то менее, но мы действуем на всех, поскольку площадку выбирает закупщик.

Комфортнее — и с точки зрения простоты использования, и с точки зрения отношения к пользователям техподдержки — работать с «Фабрикантом», а также с B2B-Center, «Сбербанк-АСТ», Единой электронной торговой площадкой (roseltorg.ru). Что включается в рассылки, зависит от моего выбора в «личном кабинете», от того, какие критерии и фильтры я выставлю. В этом отношении на разных ресурсах разные возможности: на некоторых можно отмечать только интересующий вас регион и категорию закупок (спецодежда и средства индивидуальной защиты), где-то приходится задавать более широкий фильтр.

Проведение электронных торгов: 9 советов о том, как получить крупный заказ

Причем категории на разных площадках построены неодинаково. Нам, как поставщикам спецодежды, бывает неудобно получать все предложения по категории «одежда», а более узкой категории может не быть. На других площадках справочник более удобен, а фильтров для рассылок заметно больше: по сумме лота, по ключевым словам, по особенностям процедуры торгов. Неплохо устроена система фильтров на площадках «Фабрикант» и B2B-Center, их рассылки удобны.

Второй источник — рассылки компаний, которые специализируются на мониторинге электронных торговых площадок. Их очень много, поэтому при выборе партнера в этом направлении нужно ориентироваться на широту охвата интернет-пространства (то есть число ЭТП, объявления на которых мониторит партнер) и информативность его рассылок.

Совет 4. Не суетитесь

Неважно, когда вы подадите заявку — сразу после объявления торгов или ближе к концу. На результат это никак не повлияет, а если будете торопиться, можете упустить что‑то важное в требованиях заказчика. Лучше как следует продумайте свое предложение и подготовьте необходимые документы, тщательно все перепроверив. Не суетитесь и не обращайте внимания на конкурентов. Ведь при прочих равных условиях (качественная продукция, которая соответствует ТЗ, полный пакет требуемых документов, адекватная цена) заказчика «цепляет» аккуратная и структурированная заявка с понятными названиями файлов и их качественным исполнением.

Совет 5. Ищите дополнительную информацию

Как правило, требуют уточнения некоторые технические моменты касательно продукции, которые указываются в техническом задании. Необходимые сведения можно получить, если отправить сообщение организатору торгов, используя функционал площадки, или сделать официальный письменный запрос в адрес заказчика.

Не стоит полагаться на то, что требования заказчика стандартны. Иногда он недостаточно подробно их оформляет — например, указывает такие позиции, как «фильтр к противопылевому респиратору», не уточняя, к какому именно. Бывает, что в ТЗ приведены только названия товаров без уточнения их характеристик. Такое может случиться просто из‑за невнимательности ответственных лиц со стороны заказчика. Именно поэтому стоит лишний раз прояснить детали.

Мы, например, периодически уточняем требования по плотности ткани спецкостюма, по степени защиты респираторов. Также выясняем подробности проведения электронных торгов — узнаем, разрешено ли предлагать закупщику товары-аналоги. Когда в лоте указан целый список разнообразных товаров, осведомляемся, можно ли делать предложения только по некоторым позициям или нужен поставщик, который сможет закрыть все позиции сразу. Так, иногда в списке кроме спецодежды и средств индивидуальной защиты фигурируют, скажем, средства заземления, которых в нашем ассортименте нет, и при невозможности подавать заявки только на часть позиций мы не можем участвовать в торгах.

Также важно убедиться в платежеспособности и стабильности компании-заказчика. Эту информацию можно получить через различные интернет-ресурсы. Наша компания осуществляет поиск по решениям судов, пользуется сервисами проверки контрагентов и опирается на знания о конкретных предприятиях, полученные из опыта работы с ними и из СМИ.

Совет 6. Заранее тщательно готовьте документы

Чтобы регулярно участвовать в торгах необходима плановая работа менеджеров сбыта, маркетинга, аналитиков, бухгалтеров, юристов, HR-отдела, сотрудников бэк-офиса. Заявку готовят работники тендерного отдела, которые собирают все необходимые документы от профильных подразделений. Пакет документов должен полностью соответствовать требованиям заказчика к составу, информативности, достоверности информации и срокам действия документов. Нужно, чтобы все справки и сертификаты были в наличии и были верно оформлены. Требования закупщика к пакету документов могут сильно варьироваться, и к любым вы должны быть готовы.

Помимо документов из налоговой, выписки из ЕГРЮЛа и устава компании, часто нужно предоставлять форму подтверждения опыта поставок, справки о кадровых и материально-технических ресурсах компании. Неудобство заключается в том, что каждый организатор торгов прилагает к объявлению свои формы для заполнения, поэтому сотрудникам приходится сидеть и аккуратно копировать и дополнять информацию.

В одних случаях нужно, например, указать процент руководящего состава, инженерно-технических работников и рабочих, в других — общий среднесписочный состав работников. К сожалению, у каждой ЭТП свой интерфейс, меню, расположение разделов и т. д. Заказчик, как правило, размещает торги на одной площадке, а поставщикам приходится работать на многих. Было бы гораздо комфортнее, если бы правила оформления документов всюду были одинаковыми.

При несоответствии документов требованиям заявка будет просто отклонена и само предложение закупщика интересовать уже не будет. Поэтому нужны предварительная подготовка и систематическое обновление документации. Сотрудники постоянно следят за этим. Многие справки из налоговой службы и выписки из ЕГРЮЛа имеют ограниченный срок действия, некоторые документы нужно заверять у нотариуса — на это тоже нужно время. В начале деятельности мы неоднократно сталкивались с ситуацией, когда «надо срочно вот эту справку», а на ее получение уйдет две недели, за которые тендер уже завершится. Из-за этого мы могли «слететь» с торгов. Теперь у нас есть определенный запас этих документов, и он обновляется вовремя.

Совет 7. Расширяйте ассортимент, чтобы иметь товар под любое ТЗ

В электронных закупках невозможно применить такие инструменты продаж, как техники переговоров или указание на выгоды для клиента. Компенсировать это можно за счет точного соответствия характеристик предлагаемой продукции требованиям заказчика. Для этого нужна достаточно широкая ассортиментная линейка, чтобы под любые требования у вас нашелся товар, соответствующий им не приблизительно, а точно. Это важный выигрышный фактор при рассмотрении ваших заявок. С узким ассортиментом сложно выигрывать электронные торги, даже если продукция качественная.

Совет 8. Следите за изменениями законодательства и отраслевых норм

Важно предвидеть изменения требований закупщиков заранее. Для этого необходимо следить за новыми законами и обновлением отраслевых норм. Например, когда началась политика импортозамещения и стали выходить законы и соответствующие подзаконные акты, мы понимали, каких заказчиков это затронет. Знали, что если, например, мы работаем с крупным металлургическим холдингом, то, скорее всего, он потребует импортозамещения. Мы оценили потребности заказчика, товары, которые эта компания у нас закупала раньше. Когда будет объявлен тендер с требованиями к месту производства продукции, мы будем к этому готовы и сможем предложить продукцию своего производства — не импортную и не из импортных комплектующих.

Точно так же отслеживаем введение новых отраслевых норм — например, в атомной промышленности или в черной металлургии. В связи с такими нововведениями меняется пакет предложений для конкретных групп заказчиков. Там, где раньше требовались гвоздевые ботинки, теперь можно предлагать и другие типы обуви. А сам ассортимент компании меняется в связи с изменениями требований рынка к защите рабочих, появлением новых технологий и материалов.

Так, если раньше укрепленный подносок в рабочей обуви, который должен защищать ногу от удара, мог быть исключительно металлическим, то теперь точно такой же прочности можно достичь с композитными материалами. Новые отраслевые нормы в металлургии предусматривают использование в горячем производстве не только валенок, как было раньше, но и ботинок со специальными защитными свойствами от повышенных температур. Мы разработали несколько таких моделей, все они успешно прошли производственные испытания на металлургических предприятиях и используются для защиты их работников.

Другой пример: Минтруд выпустил новые нормы по средствам защиты от падения с высоты. Теперь для этих целей подходят только определенные виды продукции, а некоторые старые средства защиты запрещены к использованию. У нас достаточно широкая линейка высокотехнологичной продукции, соответствующей новым нормативам, так что мы смогли быстро отреагировать на изменения и сразу предложить заказчикам подходящие средства.

Совет 9. Конкурируйте не только в цене

В зависимости от процедуры в торгах может применяться балльная система оценки. Например, лучшая для закупщика цена обеспечивает только 70% успеха предложения, а кроме этого, баллы начисляются за финансовые показатели компании-поставщика, опыт работы, опыт выполнения аналогичных договоров, участие компании в судебных разбирательствах с признанием ее виновной. Если все эти показатели у вас на хорошем уровне, то вы можете выиграть тендер, даже если ваша цена не является минимальной. Такую систему оценки заявок практикуют в основном крупные корпорации либо компании с иностранным участием.

Комментарий эксперта

Татьяна Колембет, руководитель отдела привлечения поставщиков торгового портала «Фабрикант»

Подавая заявку на участие в тендере на электронной торговой площадке, обратите внимание на следующие моменты.

Уточните требования и сроки. Некоторые организаторы торгов ставят особые условия: например, предприятия атомной отрасли требуют от поставщиков пройти аккредитацию. Для этого нужно иметь в запасе несколько дней. Проверьте, запрашивается ли электронная цифровая подпись, — это требование часто заявляют внутри документации по торгам. Помните, что на ее получение уйдет несколько дней. И уточните сроки окончания подачи заявок — важно не перепутать их со сроками окончательного завершения процедуры.

Чтобы участвовать в торгах, внимательно ознакомьтесь с перечнем документов, прилагаемых к заявке. Нередко они специфичны: копии бухотчетности, копии разрешающих документов на осуществление видов деятельности, справки о том, что участник закупки не находится в процессе ликвидации. Их нужно готовить по запросу, и это может занять много времени. Рекомендуем связаться с организатором по телефону и уточнить, устроит ли его гарантийное письмо о предоставлении недостающих документов с указанием сроков их предоставления.

Посмотрите, не нужно ли вносить финансовое обеспечение. В ряде случаев организаторы торгов выдвигают подобное требование и, как правило, запрашивают перевод средств на счет площадки. По завершении торгов средства возвращаются участникам. Если компания малоизвестна и вы сомневаетесь в ее репутации, но при этом она просит перевести обеспечительный платеж на свой счет, лучше уведомить об этом оператора портала.

Помните о коррекции условий. Сроки поставки или выполнения работ и условия оплаты, указанные организатором в закупочной документации, не являются окончательными. Все это можно дополнительно обсуждать с закупщиком и корректировать, поскольку ситуация на рынке непростая. Если невыгодные условия оплаты — единственное, что останавливает поставщика от участия, организатор наверняка пойдет навстречу, попросив указать свои условия. Сроки окончания подачи заявок также иногда продлеваются по просьбам участников торгов, если это не суперсрочные закупки.

Подстрахуйтесь. Если закупщик запрашивает документы, которые уже загружены вами в «личный кабинет» на электронной торговой площадке в разделе «Документы и лицензии», все равно необходимо продублировать их в составе заявки. Хотя организатор торгов может зайти в этот раздел, многие эту возможность не используют, а по умолчанию отказывают поставщикам из‑за непредоставления полного пакета документов.

Елена Федорова,
начальник управления по работе с крупными корпоративными клиентами
группы компаний «Восток-Сервис»

Информация об авторе и компании


Елена Федорова окончила Московский государственный открытый педагогический университет. С 1996 года работает в ГК «Восток-Сервис»: заместитель начальника регионального управления, начальник управления логистики, начальник управления по работе с крупными корпоративными клиентами.

«Восток-Сервис» — производитель и поставщик спецодежды, спецобуви, средств индивидуальной защиты, инструментов, сопутствующих товаров и комплексных услуг. Группа компаний основана в 1992 году. Штат — свыше 9 тыс. человек. Включает более 120 филиалов и представительств в России и за рубежом, 260 розничных магазинов в 170 городах, восемь швейных и четыре обувные фабрики. Официальный сайт — www.vostok.ru

Торговый портал «Фабрикант» — площадка для проведения электронных торгов. Основана в 2005 году. Штат — 150 человек. Объединяет более 175 тыс. компаний различных отраслей во всех регионах России и зарубежья. Среди участников-закупщиков: Росатом, «РУСАЛ», «Норильский никель», «Севмаш», «Седьмой континент», Coca-Cola. Имеет также ряд специализированных дочерних компаний: ЭТП ММВБ (ЗАО «ЭТС»), «Оборонторг», «ГазНефтеторг». Официальный сайт —www.fabrikant.ru


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят! 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль