Коммерческое предложение клиенту в Excel: 6 ошибок, которые отталкивают

7916
Фото: shutterstock.com/
Фото: shutterstock.com/
Коммерческие предложения клиенту нередко оформляют в таблицах, будь то прайс-лист, расчет сделки или стоимости работ. При этом правильному оформлению таких коммерческих предложений не учат на каких‑либо тренингах или курсах для менеджеров по продажам. Мы самостоятельно выработали ряд правил, основанных на собственной практике. Сейчас мы применяем их в работе компании и требуем их соблюдения от сотрудников. Данные правила позволяют избежать шести самых распространенных и самых раздражающих ошибок.

В этой статье вы прочитаете:

  • Какие ошибки коммерческого предложения отталикивают клиента
  • В чем главные «фишки» оформления коммерческого предложения
  • Как оределить, в каких случаях стоимость лучше выражать в единой валюте
  • Как составить КП с таблицей, которое поместится на один лист А4 
  • Как показать клиенту разницу между наценкой и маржой на товары

Коммерческое предложение клиенту часто приходится представлять в виде таблицы Excel. Однако  ключевым принципам оформления коммерческого предложения такого формата почти никто не учит. Давайте разберемся, каких ошибок коммерческого предложения в Excel следует избегать.

Ошибка 1. Итоговая цифра в конце таблицы

Часто при оформлении коммерческого предложения в виде таблицы менеджеры ставят общую сумму внизу столбца. Однако в любом коммерческом предложении клиенту, как и во многих других аспектах бизнеса, важно идти от общего к частному. Это серьезно повышает шансы на успех.

Математический принцип агрегирования данных такой: значение «итого» должно быть не снизу, а именно сверху, потому что чаще всего клиентов, действительно принимающих финальные решения, волнует общая цена, а не все те параметры, которые находятся в этой таблице. Увидев общую цену, клиент сразу может принять решение работать или не работать, покупать или не покупать, а просматривать остальные параметры будет уже по своему желанию. Исключения могут составлять предложения, в которых вы намеренно хотите погрузить своего заказчика в красивые нюансы и отвлечь от общей цены.

Ошибка 2. Излишек данных

В таблицах не нужно дублировать информацию, а также создавать лишние ячейки или столбцы. Эта, казалось бы, очевидная ошибка в коммерческом преложении наблюдается довольно часто. Столбцы и ячейки с одинаковыми названиями можно и нужно объединять. Предположим, вы создаете прайс товара, предлагаемого в пяти разных цветах. В таком случае лучше не вносить в таблицу пять разных наименований, а дать одно и к нему прикрепить несколько ячеек, в которых проставить дополнительный параметр «цвет». Повторяющиеся параметры практически всегда можно объединить в общие ячейки или столбцы.

Ошибка 3. Неоднородность формата данных

Часто бывает так, что в таблицах все данные сваливают в одну кучу. Например, указывают в одном и том же столбце цену в разных валютах. Смешивать рубли с долларами или проценты с количеством в штуках в рамках одного столбца категорически запрещено. Единицы измерения и значения нужно «привести к общему знаменателю», как это делается в математике перед действиями с дробями. Помните, что данные в таблице обязательно должны быть в одном формате.

Это правило действует при составлении коммерческих предложений, которые содержат более четырех строк. Исключение составляют сложные компредложения. Например, мы составляем для клиентов общую смету по мероприятиям и вынуждены вставлять в нее нормативные данные: стоимость часа работы персонала вперемежку со стоимостью аренды оборудования, транспортного средства и т. д. В данном случае нужно ввести отдельный столбец, в котором все эти значения будут приведены «к общему знаменателю». Для этого нужно напротив каждого наименования указать единицу измерения, количество единиц и стоимость за каждую из этих единиц, а затем в дополнительном столбце привести итоговую сумму по каждому наименованию.

Например, сначала идет «стоимость часа работы» — 100 руб.; затем столбец «количество часов работы» и, наконец, последний столбец «общая сумма» — 300 руб. Или, допустим, если нам нужно сдать в аренду типовые единицы оборудования (стол, плазменную панель и т. д.), пишем наименование, стоимость аренды единицы оборудования в сутки, количество единиц и в итоге общий знаменатель — стоимость.

Ошибка 4. Неоправданно большой размер таблицы

Чтобы избежать этой ошибки коммерческого предложения, не стоит делать слишком сложные таблицы да еще и с очень большим количеством параметров. Они не наглядны для «простых смертных», и у многих ваших клиентов, если только это не аналитики, не будет времени и желания в них разбираться. В идеале таблица должна помещаться на распечатанном листе формата А4 в нормальном масштабе, то есть без уменьшения или увеличения.

Коммерческое предложение клиенту в Excel: 6 ошибок, которые отталкивают

Если вы не можете привести данные «к общему знаменателю» и объединить их в таблицу нужного размера, тогда форматируйте таблицу в альбомной ориентации, чтобы она помещалась хотя бы по ширине.

В таком случае ее можно будет распечатать на нескольких листах. Если все равно не получается, значит, нужно сделать несколько таблиц в одном файле в разных закладках. При этом вы должны следовать правилу «от общего к частному»: главные данные размещаются на первом листе, остальные — на последующих. Все листы можно связать между собой формулами, в Exсel сделать это очень легко.

Ошибка 5. Неправильная работа с формулами

Эта ошибка коммерческого предложения может серьезно вам навредить. Встроенные формулы в компредложениях применяются только в том случае, когда имеются переменные данные. Предположим, у вас есть графа «количество единиц товара» — это переменное значение, которое устанавливается вручную; все последующие расчеты, такие как вычисление общей стоимости партии, ведутся с помощью встроенных формул.

Например, вы связали значения цены в прайс-листе с количеством конкретных позиций вкоммерческом предложении: можно заказать 10 труб по цене 5 тыс. руб. на общую сумму 50 тыс. руб. В расчете коммерческого предложения вы можете поменять число труб, и новая итоговая сумма будет вычисляться автоматически.

Такого рода формулы должны или присутствовать везде, где есть значения с переменными данными, или быть полностью удалены из всей таблицы. Не стоит оставлять формулу в одной строке при ее отсутствии в другой. Если вы не хотите, чтобы клиент просматривал ваши формулы, то их нужно удалить полностью, со всех страниц.

Я сам являюсь сторонником того, что формулы нужно оставлять, — это делает коммерческое предложение более прозрачным. Например, мы часто оказываем услуги, которые рассчитываются следующим методом: себестоимость плюс налоги, если таковые имеются (это может быть налог на доходы персонала, который мы привлекаем к проекту), плюс наша маржа.

В данном случае мне нужно акцентировать внимание клиента на том, что мы имеем дело не с наценкой, а с маржой. В Excel это будет выглядеть следующим образом: для того чтобы к ста рублям прибавить 30% наценки, нужно 100 умножить на 1,3; а для того чтобы прибавить 30% маржи, нужно 100 разделить на 0,7. Во втором случае итоговая стоимость будет больше, чем в первом.

Среди наших клиентов большую часть составляют торговые компании, которые свою прибыль учитывают в марже, а не в наценке. Тем не менее многих может смутить, что получившаяся стоимость составляет не 130, а 143 руб. В этом случае мы разъясняем, что специально оставили в таблице формулу расчета, чтобы не вводить клиента в заблуждение. Тогда заказчик смотрит на расчеты, оперирует цифрами, и это зачастую снимает бóльшую часть вопросов.

В некоторых случаях имеет смысл предоставить клиенту возможность самостоятельно менять значения по своему усмотрению. При оформлении таких коммерческих предложений клиенту мы выносим общее значение в верхнюю часть таблицы и подсвечиваем его ярким желтым маркером, для того чтобы клиент мог поменять его и все данные в файле пересчитались.

Например, для торговых компаний, у которых принят внутренний курс доллара, мы выносим в верхнюю часть таблицы текущие котировки валюты. При таком оформлении файла заказчики могут подставить собственный курс и получить стоимость проекта, скорректированную с учетом внутреннего курса.

Ошибка 6. Небрежность и неупорядоченность

Аккуратность в оформлении коммерческого предложения клиенту вообще напрямую сказывается на удобочитаемости вашего коммерческого предложения. По всей таблице должны быть одинаковые шрифты в одинаковых ячейках или столбцах. Также нужно следить за аналогичным расположением текста в каждом из столбцов.

Выделять цветным маркером нужно только строки с итоговыми значениями и ячейки, на которые вы хотите специально обратить внимание клиента, — чтобы он мог внести в них какие‑либо изменения. Не стоит делать предложение пестрым, как новогодняя елка, и раскрашивать строки в различные цвета — это отвлекает внимание от главного.

В ячейках важно придерживаться именно того формата данных, который соответствует их содержимому: для дат выбирайте формат даты, для денежных значений — формат валюты, для процентов — формат процентов и т. д. Эти функции встроены в Excel.

Кроме того, при оформлении коммерческого предложения клиенту не следует объединять бесконечное количество ячеек, подгоняя их под длину того или иного предложения. Гораздо проще растянуть ячейку на нужную ширину.

Алексей Батылин,
генеральный директор компании Activity Group

Информация об авторе и компании


Алексей Батылин окончил Московский финансово-промышленный институт и Академию менеджмента Нижней Саксонии (Германия), обучался по программе MBA в РАНХиГС. Прошел путь от продавца-консультанта до директора сети магазинов музыкальной техники. В 2007 году возглавил отдел BTL & trade marketing компании Polaris, в 2009‑м создал BTL-агентство.

Activity Group специализируется на BTL- и трейд-маркетинге. В портфолио агентства более 200 реализованных проектов. Основные клиенты: «Мосэнерго», «ОКей», «Яндекс», Media Markt, Whirlpool. Годовой оборот — $5,5 млн (в 2014 году). Официальный сайт —www.activbtl.ru


Понравилась статья? Делитесь с колегами в соцсетях – пусть оценят!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль