Способы управления информацией: нетворкинг в действии

1164
Я не могу назвать себя очень открытым человеком. Но у меня сотни настоящих друзей, которые живут в разных уголках планеты, имеют разный возраст, род деятельности и характер. И вместе с тем я не устаю от бесконечной суеты. Времени хватает не только на всех друзей. Я занимаюсь своими компаниями, участвую в социальных проектах, часто отдыхаю и порой закрываюсь от всего мира у семейного очага на пару месяцев. Как мне это удается? Знаете, как говорят некоторые мамы в многодетных семьях, чем больше детей, тем легче с ними управляться. Вот так и у меня: чем больше вы имеете друзей и знакомите их между собой, тем меньше времени вы на них тратите и больше у вас остается на все остальное.
Способы управления информацией: нетворкинг в действии
Фото: Shutterstock

 

Алексей Кекулов 
частный инвестор и общественный деятель. 

В этой статье вы узнаете

  • Способы управления информацией
  • Что такое нетворкинг

Сегодня все большую популярность набирает нетворкинг, определяющий способы управления информацией, налаживание социальных связей и их капитализация, в том числе для развития бизнеса. Вместе с тем нетворкинг — это не пассивное коллекционирование контактов, а в первую очередь систематизация и управление информацией и общественными связями.

Действенные способы управления информацией:

Бумажные архивы истории

Механизмы управления информацией использовалось весьма активно даже в прошлую эпоху. Давайте вспомним Сергия Радонежского. Много людей приходило к монаху за утешением, советом или помощью. Итак, у отца Сергия был свой кабинет, вход в который в отсутствие хозяина был строго-настрого запрещен. В нем были собраны подробные материалы о многих из тех, кого знал монах. Даже во время уборки никому не было позволено что-то перекладывать. И этому было весьма светское объяснение. Ведь фактически его кабинет и все его содержимое было отлаженной системой управления связями, работающей с точностью швейцарских часов. Монах записывал подробности своих бесед с прихожанами, особенности их портретов и складывал аккуратно в специально заведенные папки. Это требовало кропотливого труда. К тому же накапливаемые данные были немобильны, ведь только в своем кабинете отец Сергий имел доступ к подробностям бесед с людьми, с которыми общался много лет назад.

Современные требования

Сегодня жизнь большинства бизнесменов во многом связана с необходимостью быть мобильными, оперативными и всегда иметь возможность управления информации и общественными связями. Звонки, встречи, переговоры и сделки... А еще документы для бухгалтерии, совещание, техосмотр и резину летнюю поставить… С таким ритмом жизни порой про собственный день рождения забываешь, куда уж там помнить о дне рождения сына своего партнера… А ведь часто от таких «мелочей» зависит, окажетесь ли вы в ближнем кругу личных связей важных для вашего бизнеса людей.

У меня, например, за неделю бывает более 50 электронных сообщений, сотни телефонных звонков, более 20 дополнений к чужим анкетным данным, более 5 живых встреч, более 50 сообщений в интернет-мессенджерах и SMS, записи в Facebook и иных социальных сетях. Как найти способ управления информацией? Ведь суть управления нелогично сводить к тому, чтобы по 20 часов в неделю делать подробные отчеты о том, что вы сделали и о чем поговорили. Разумеется, нужно концентрироваться на главном, опуская менее важные, случайные коммуникации. Но ведь и это требует усилий.

Казалось бы, на помощь нам приходит множество технологических новинок. Но механизмов управления информацией и хранения данных становится так много, что голова идет кругом: как можно вообще всем этим управлять? Ведь у большинства людей все коммуникации фиксируются в разных зонах: ноутбук, айпад, компьютер на работе, компьютер дома, телефон и прочие технические устройства. Как все это объединить, притом, что сами эти средства так быстро модернизируются, что порой невозможно уследить за всеми техническими новинками? Как их выбирать, приспосабливать друг к другу, как использовать максимально полезно эти инструменты, чтобы они помогали управлять связями, а не усложняли весь процесс?

Еще лет семь назад синхронизация коммуникатора с компьютером требовала значительных усилий: подключить кабель, периодически переустанавливать системы в ПК и коммуникаторе, устранять различные сбои. В результате, чтобы перевести два новых номера из телефона в ПК, нужно было потратить не меньше четырех часов! Радует, что сейчас все становится проще.

Думаю, каждый находит свой метод. Могу лишь поделиться собственным опытом.

Что почитать на тему?
• Резак Дарси. Word the Pond! Москва, Манн, Иванов и Фербер, 2009
• Кейт Феррацци и Тал Рэз. Никогда не ешьте в одиночку и другие правила нетворкинга. Москва, Манн, Иванов и Фербер, 2009

 

Система управления контактами и хранения данных

Можно условно разделить сами системы управления контактами на бумажную и компьютерную. Бумажная имеет очевидные преимущества. Она будет работать даже тогда, когда закончится электричество во всем мире, а не только в вашем айпаде. Если при этом надписи будут сделаны карандашом, то, во-первых, можно будет легко вносить исправления (номера телефонов, адрес и прочие данные), а во-вторых, текст не размоется даже водой, если вдруг вы решите искупать свою записную книжку вместе с автомобилем в озере или просто откроете в сильный дождь, чтобы найти нужный номер телефона.

Однако отбросим экзотические случаи и рассмотрим более актуальные потребности, которые мы реализуем все-таки чаще всего посредством технических, электронных устройств. А значит, первый вопрос, который предстоит решить, это выбор платформы, на основе которой будем интегрировать все наши базы, — ОС Windows, Unix или MacOS.

Unix отметаю сразу, уж больно она непопулярна среди бизнесменов, с которыми я общаюсь, а в число моих главных требований к системе входят как раз универсальность и простота доступа с любого чужого оборудования к своим данным. В этом смысле MacOS я считаю очень хорошей системой, более того, для ряда корпоративных задач она является наиболее интересной.

Я использую максимально популярные и всем доступные средства — комбинацию из MS Windows, ActiveSync (для синхронизации данных между ПК-устройствами и мобильными), Google, «1С-Битрикс», MS Outlook, Facebook, «ВКонтакте», Skype, DropBox и некоторые другие.

Мозг системы

Итак, теперь чуть подробнее. Посмотрите на рисунки 1 и 2: мозг моей системы — это MS Outlook, которая объединяет основную часть инструментов.

Добавлю, что в MS Outlook также удобно вести записи бесед с важными людьми, которые вы хотите сохранить в подлинном виде. Можно подробно описать содержание, место и дату, продолжительность, участников и свидетелей беседы. Можно вложить какие-либо файлы, чтобы потом не искать их в разных местах. Файлами могут быть как показанные презентации, подписанные договоры, так и диктофонные записи общения (по телефону или вживую). Сейчас все это весьма легко, удобно и доступно.

ActiveSync — это программа, которая автоматически переносит разные сведения из MS Outlook в мобильное устройство и обратно (данные в телефонном справочнике, ежедневник, список задач, мультимедиазаписи, прочие файлы, которые вы подключите). Сама по себе программа ничего не хранит, она лишь транспортирует сведения между ПК (ноутбук, нетбук и пр.) и мобильным устройством (КПК, коммуникатор, смартфон и пр.).

В «1С-Битрикс» работают мои сайты, которые объединены с MS Outlook и содержат инструменты системы управления контактами. В частности, порой я там публикую статьи и просто веду дневник. А друзьям делаю краткие сообщения о своих событиях со ссылкой на подробное описание на сайте.

Способы управления информацией: нетворкинг в действии

Facebook

Если у вас нет возможности поддерживать личный сайт, его можно частично заменить инструментами Facebook (календарь мероприятий, создание и приглашение на какие-либо мероприятия других участников сети, знакомство с новыми, стена событий, раздел для новостей, блоговых статей, фото, видео; можете создать отдельную страницу какой-то группы, компании или какую-нибудь еще). Приятная особенность, что Facebook помогает актуализировать и автоматически вносить данные о ваших друзьях в MS Outlook, а значит, и в ваш мобильник. А позднее он напомнит о дне рождения вашего друга. Facebook также связан со Skype и многими другими инструментами. Мой личный сайт содержит еще и закрытую социальную сеть, также интеграцию с MS Outlook, рассылки и некоторые другие функции.

Способы управления информацией: нетворкинг в действии

«ВКонтакте»

Инструмент «ВКонтакте» дублирует многие возможности Facebook, но более скудно. В частности, до сих пор не планируется его соединение с MS Outlook. Сам я его поддерживаю лишь потому, что некоторые мои знакомые зарегистрированы только там и нигде больше. Там также можно узнать об изменении сотового номера человека, с которым вы не виделись более пяти лет. Однако автоматически переносить сведения в другие системы нельзя. Вручную я их сам не переношу (за некоторым исключением) и даже помощника не нагружаю этим. Для меня «ВКонтакте» живет как некая отдельная система.

Есть и другие социальные сети, некоторые даже способны синхронизировать данные с MS Outlook, но в России они малопопулярны.

Способы управления информацией с помощью Google

Google я очень люблю, он действительно может многое. Я соединил его с личным сайтом (в области календаря), корпоративной и личной почтой, RSS-лентами, Facebook и MS Outlook. Так, например, очень удобно в Facebook порой искать новые контакты из истории переписок в Google. Как это работает?

Моя корпоративная и личная почта переадресовывается на Google. Там она автоматически складывается в отдельную папку. В результате Google теперь хранит адреса всех когда-либо писавших мне. Так же и с историей моих ответных писем. Когда я нажимаю на поиск друзей в Facebook по Google, он проверяет, зарегистрирован ли кто-то на сайте из тех, кто не является еще моим другом и имеет такую же электронную почту, как в моей базе Google. Таким образом, если я даже поленился или не успел записать куда-то отдельно сведения о человеке, с которым состоял в переписке, теперь вижу его на Facebook и могу добавить в друзья, открыв одновременно автоматическую синхронизацию (фотографии, Ф. И. О., даты рождения и пр.) данных с базой данных в MS Outlook и телефоне.

Кроме того, я периодически выгружаю базу контактов из MS Outlook и заливаю ее на Google. Теперь, даже если у меня сядет батарея на сотовом, будут недоступны все мои компьютеры, я смогу легко выйти с любого ПК или телефона в интернет и посмотреть базу контактов в Google.

Система управления информацией DropBox

Программа DropBox помогает синхронизировать данные любого из моих ПК с данными в сети интернет, которые хорошо охраняются системой безопасности. Таким образом, ядро базы контактов и многие другие полезные файлы у меня всегда самые свежие в сети, а я об этом даже не забочусь. Система управления контактами делает все за меня.

Безопасность

Я часто слышу скептические мнения о том, что все находящееся в сети можно взломать, а значит, существует риск утратить конфиденциальность информации. Моя позиция такова: у меня установлена стандартная система антивирусной защиты, а если злоумышленник будет настолько озабочен, чтобы добыть какие-то сведения из моего ПК, это дешевле сделать через подкуп карманников. За какие-нибудь 10 000 руб. наберется много добровольцев, которые отнимут силой или украдут ваш телефон или компьютер.

Попытка же украсть информацию на ином уровне, через компьютерных хакеров, скорее всего, обойдется значительно дороже. В общем, о надежности способов управления информацией я давно перестал беспокоиться. А если уж у вас есть что-то очень ценное, ну прямо государственной важности, то лучше вам самим не знать, где это лежит и кто это охраняет.

Пароли

Общая рекомендация по безопасности использования паролей: если можете запомнить три-четыре сложных пароля (беспорядочный набор цифр и букв, прописных и строчных), сделайте это. И лучше вообще никуда их не записывайте. В крайнем случае занесите в файл с другими данными, не подписывая предательскими словами «пароль», password и прочими. Если он не будет выделяться, его легко замаскировать в любых данных.

Настройка системы

Собрать воедино все составляющие вашей личной системы управления контактами вы можете попробовать сами. Нет навыков и времени? Тогда лучше довериться специалисту. Его, кстати, наверняка будет легко найти среди хороших знакомых. При более высоких индивидуальных потребностях и рисках (потребность интегрировать с CRM и ERP-системами) рекомендую обратиться за помощью к подрядчикам-профессионалам. В любом случае имеет смысл подумать, кто оперативно поможет вам разобраться с какой-нибудь непредвиденной задачей. Например, у вас подпортился файл базы данных Outlook при неправильном завершении работы компьютера. А вы только что туда записали сотовый телефон, который вам продиктовали по телефону, и выйти на связь снова нет возможности. Обычно я самостоятельно решал все подобные вопросы, редко обращаясь за помощью технической поддержки или за консультациями знакомых по телефону. Однако себя я считаю уверенным пользователем ПК. Рассчитывайте свои силы самостоятельно.

Актуализация

Если вы решили синхронизировать данные, в первую очередь обратите внимание на действительно важные контакты. Порой люди доходят до того, что скрупулезно добиваются точности всех данных во всех источниках: чтобы везде были фото, актуальный номер сотового и прочее. Подумайте, нужно ли вам это? У меня более 1500 контактов. Если я к каждому начну подбирать фото из социальных сетей, жизнь в стиле нетворкинга для меня очень быстро превратится в триллер.

Группировки контактов

Одна из самых сложных задач — определить критерии структурирования базы. Я использую четыре типа группировки людей — по технике 6D и 14D, по проектам, в которых принимал участие, и по занимаемой должности.

Модель 6D я позаимствовал у доктора Синельникова. Он рассматривает богатство человека как совокупность шести составляющих (рисунок 3).

Способы управления информацией: нетворкинг в действии

Использовать технику разнесения контактов по принципу 14D мне пришло в голову, когда я учился в бизнес-школе. Наш научный руководитель условно выделял 14 направлений, по которым объединял вопросы обучения для успешного руководителя и владельца бизнеса: стратегия, производство, маркетинг, логистика, продажи и сервис, HR, ИТ, финансы, корпоративная культура, внешние отношения, правовая надежность, знания и улучшения, собственность и благосостояние, инвестиции.

Способы управления информации на основе совместно реализованных проектов для меня тоже весьма удобна. Чтобы иметь систему общего поиска, придумываю некий стандарт. Например, сейчас занимаюсь игрой на бирже с ценными бумагами. Проект назвал Inv 30. И всех людей, которые имеют к нему отношение, причисляю к этой группе. У меня их много, но все их легко запомнить: «Гольф», «Экстрим», «Сила для социума», Networkingbook и прочие.

Должности я выделяю редко. Однако CEO и владельцев бизнеса часто обозначаю отдельно. С этими людьми я могу обсудить что-то особенное, о чем не стану говорить с другими.

При этом один человек может быть причислен к нескольким категориям одновременно. Например, Михаил Сапунов — аналитик и сейчас организует отдел обучения для брокеров в финансовой группе «Лайф». Он будет одновременно включен в категории «Финансы», «Знания, улучшения» и «Инвестиции» (это по шкале 14D) и в проект «Нетворкинг». А моя родственница Ольга Шевнина, которая сейчас работает в отделе маркетинга компании Яndex, а ранее — в торговом доме Первоуральского новотрубного завода группы ЧПТЗ, будет причислена одновременно к категориям «Народ, род, семья», «Нетворкинг», «Производство» «Маркетинг», «Продажи и сервис», «ИТ» и к нашему проекту «Кредит банкам». Теперь, когда я выберу категорию «Нетворкинг», в числе прочих Outlook выведет одновременно и Ольгу, и Михаила.

Существуют и другие механизмы управления информацией и общественными связями. Например, автор замечательных книг по нетворкингу Кейт Феррацци выделяет людей в группы по частоте общения с ними. И делает это простыми цифрами 1 (часто), 2 (раз в год) и 3 (почти никогда).

Выбор инструментов для нетворкинга: контрольные вопросы
 
Необходима ли вам гарантированная работа выбранной системы и полноценная помощь технической поддержки на протяжении следующих трех лет?
Умеете ли вы (и хотите ли) самостоятельно «перешивать» и перепрограммировать эти системы в случае сбоев, есть ли на это время?
Сколько устройств в системе должно быть сегодня и, возможно, через год?
Какую сумму вы готовы заплатить за подбор и использование данной системы?
Будет ли это частным или корпоративным решением?
Требуется ли совмещение с какими-то сторонними системами других людей или корпорации?
Какая операционная система будет установлена на компьютерах, с которыми надо объединить выбранные инструменты?

Информация об авторе и компании


Алексей Кекулов — частный инвестор и общественный деятель. Ушел с математико-механического факультета Уральского государственного университета им. А. М. Горького, затем из Уральской архитектурной академии. В 2010 году прошел курс подготовки по программе Executive MBA LWB Государственного университета управления. В 2006 году основал компанию OptoKomp Project Group, позднее — «Первострой», «АС-Групп», Capital PG. Сооснователь и вице-президент по благотворительности ассоциации предпринимателей «Клуб конкурентов», эксперт по нетворкингу. С 2010 года — член совета директоров 1-го социально-инженерного парка «Будущая Россия». Хобби: гольф, скалолазание, подводная охота. Личный сайт — www.kekulov.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль