Участие в коммерческих тендерах: 6 важных советов

720
Фото: shutterstock.com
Фото: shutterstock.com
Наша компания участвует в тендерах последние девять лет. За это время система тендерных закупок претерпела многочисленные изменения, которые коснулись как законодательной части, так и процесса оформления, подачи и обеспечения заявки. Поэтому компании-новички, которые только выходят на рынок или впервые решили принять участие в тендере, могут столкнуться с рядом неочевидных трудностей и в результате проиграть.
Андрей Медведев, 
генеральный директор компании «Промышленные силовые машины»

В этой статье вы прочитаете:

  • Как не попасть в «санкционный» список компаний, отстраненных от участия в тендерах
  • Как избежать мошеннических схем во время участия в коммерческих тендерах
  • Как обойти конкурента, предлагающего самую низкую цену
Участие в коммерческих тендерах, в отличие от государственных, устроено по правилам компаний-организаторов, в зависимости от специфики бизнеса и требований закупщика. В любом случае процесс участия в закупках частных компаний можно разделить на определенные этапы с базовыми правилами подготовки и проведения. Вот несколько советов по участию в коммерческих тендерах.

Совет 1. Используйте системы-агрегаторы

Мы зарегистрированы более чем на 40 электронных торговых площадках (ЭТП), в том числе коммерческих: В2В-Center, «Фабрикант», «ТЭК-Торг», «АЛРОСА», «Лукойл» и др. Чтобы не упустить важный тендер и не запутаться в их большом количестве, воспользуйтесь специальными системами-агрегаторами (например, www.seldon.ru, www.trade.su). Они объединяют информацию о тендерах с большинства электронных площадок из России и некоторых других стран. Подобные системы оказывают и дополнительные услуги, например помогают оформить электронную цифровую подпись (для удостоверения документов в интернете), аккредитоваться на различных ЭТП, правильно подготовить заявку и т. д. Также они предлагают аналитические отчеты, маркетинговый анализ участников закупок и рынка в целом.

Одни площадки берут абонентскую или единовременную плату (за месяц или за год), другие — процент от сделки. Тарифы зависят от потребностей компании (от 2 тыс. руб. в месяц до 40–50 тыс. руб. в год). Например, если компании нужна информация только по проведению коммерческих тендеров, то цена будет не слишком велика, а если необходимы данные аналитического характера, стоимость услуг агрегаторов будет выше.

Совет 2. Внимательно читайте тендерную документацию

Контрактная система в сфере закупок и услуг для юридических лиц регулируется Федеральным законом от 18.07.2011 №223-ФЗ. Этот документ вводит некоторые ограничения для компаний, поэтому большую роль играют положения частных предприятий о проведении тендерных процедур. Они содержат свод правил, в котором указаны требования к участникам тендера, формы для заполнения, критерии отбора участников, порядок заключения договора и др.

Чтобы принять участие в коммерческом тендере — и победить в нем, — необходимо очень внимательно изучить условия проводимой закупки и правильно составить заявку в соответствии с инструкциями в тендерной документации. Не должны остаться без проработки следующие аспекты: максимальная цена контракта, его обеспечение, сроки поставки, условия договора в случае любых просрочек с обеих сторон, район доставки оборудования.

Например, немногим больше года назад мы выиграли в тендере контракт на поставку оборудования в небольшое село Ханты-Мансийского автономного округа, куда можно добраться только летом. Если бы мы просмотрели этот момент на стадии подачи заявки, то могли бы не исполнить условия контракта и понести убытки.

Чтобы не попадать в неприятные ситуации, во-первых, обращайте внимание на требования со стороны заказчиков к потенциальным поставщикам. Это может быть условие о том, что к участию допускаются только производители или официальные дилеры с опытом реализации подобных проектов, со сроком деятельности на рынке не менее трех лет. Если вы не придадите значения данному описанию и подготовите документы, а потом выяснится, что ваша компания не соответствует этим требованиям, то потратите свое время впустую.

Во-вторых, тщательно заполняйте формы, прилагаемые к заявке (анкету предприятия, коммерческое и техническое предложения), подробно указывайте характеристики оборудования, количество товара, который предполагаете поставлять, цену за единицу продукции, общую стоимость заявки и т. д. Количество и качество требуемой информации зависит от заказчика. Все формы и инструкции по их заполнению, как правило, включены в пакет документов к тендеру.

Совет 3. Следите за актуальностью документов и справок о компании

Зачастую компания может принимать участие в коммерческом тендере только после аккредитации. Эту процедуру организуют предприятия, проводящие закупки. Статус аккредитованной компании нужно подтверждать раз в год. Если имеются все действующие сертификаты и документы (например, выписки из ЕГРЮЛа, справки об отсутствии задолженности по налогам и пр.), сложностей с этой процедурой возникнуть не должно.

Обратите внимание на актуальность документов, которые необходимо предоставлять при подаче заявки на участие в тендере коммерческой компании. Важно всегда иметь под рукой часто требуемые справки о компании, например, из Федеральной налоговой службы. Мы ежемесячно запрашиваем подобные документы (выписку из ЕГРЮЛа, справку о состоянии расчетов по налогам, справку об исполнении налогоплательщиком обязанностей по уплате налогов), ведь налоговые органы выдают их в течение пяти рабочих дней, а за это время срок подачи заявки на участие в тендере может истечь.

Не забудьте про ЭЦП. Иногда для того, чтобы получить доступ ко всей информации по закупке, подать заявку или иметь возможность подтвердить подлинность документов от имени компании, понадобится оформить ЭЦП — электронную цифровую подпись. Она будет действительна в течение одного года. Процедура оформления ЭЦП одинакова для участия как в коммерческих тендерах, так и в госзакупках. А заказать ее несложно — это можно сделать в специализированной компании.

Электронная подпись для участия в коммереческих тендерах оформляется в удостоверяющем центре (это может быть юридическое лицо или ИП, которые создают и выдают сертификаты ключей проверки ЭЦП). Центр должен быть аккредитован уполномоченным государственным органом. Чтобы выбрать удостоверяющий центр, ознакомьтесь с требованиями электронной площадки, на которой планируете участвовать в торгах. Многие из них работают с доверенными удостоверяющими центрами, где можно сделать ЭЦП.

Чтобы получить ЭЦП, компания должна предоставить в удостоверяющий центр пакет документов, который включает в себя:

  • свежую выписку из ЕГРЮЛа (или копию документа о постановке на учет в налоговой);
  • копию документов, подтверждающих полномочия руководителя (приказ о назначении и т. п.);
  • копию паспорта и СНИЛС лица, которое будет владельцем электронной подписи;
  • заявление на изготовление сертификата ЭЦП.

Оформление электронной цифровой подписи требует дополнительного времени, поэтому, если вы знаете, что она наверняка понадобится для участия в тендере, позаботьтесь об этом заранее.

Совет 4. Будьте готовы обеспечить заявку и исполнение контракта

Чаще всего компании-закупщики, которые проводят коммерческие тендеры, не требуют обеспечить заявку и исполнение контракта денежными средствами или банковской гарантией. Но если вы столкнулись с подобными условиями, то обратите внимание на следующие моменты.

Во-первых, компании, которые честно организуют тендер, чаще всего предлагают либо внести обеспечительные денежные средства на свой банковский счет, либо предоставить банковскую гарантию. Поэтому, если вы видите, что закупщик ограничивает способы обеспечения заявки (например, принимает только денежный платеж), насторожитесь: это могут быть мошенники.

Во-вторых, для того чтобы привлечь как можно больше потенциальных участников, организаторы нечестных конкурсов значительно завышают максимальную цену тендера. В таком случае следует поручить службе безопасности проверить компанию — организатора закупки. Если выяснится, что предприятие зарегистрировано совсем недавно, это весомый довод в пользу того, чтобы не принимать участия в тендере.

Совет 5. Подтверждайте репутацию компании делом

Исход тендера зачастую непредсказуем. Организаторы могут использовать целую систему оценки участников по балльной шкале. В этом случае среди критериев, наряду с ценой, окажутся такие факторы, как финансовая устойчивость компании, опыт поставки аналогичного товара, срок предоставления гарантии на поставляемый товар, срок выполнения обязательств по договору, квалификация персонала участника, наличие материально-технической базы и др. Например, итоговая оценка потенциального поставщика может быть совокупностью оценок по критериям «цена договора» и «квалификация участника и деловая репутация» в соотношении 35% к 65%.

Так, в одном из подобных тендеров коммерческой компании мы предложили цену выше, чем у других участников торгов, но итоговая сумма баллов позволила нам стать победителем и поставщиком оборудования. Большую роль сыграли положительные отзывы заказчиков о работе компании, которые мы прикрепили к заявке на участие в конкурсе и отправили организаторам.

Совет 6. Следите за конкурентами

В последнее время в проведении коммерческих тендеров участвует все больше недобросовестных поставщиков, которые предлагают дешевое оборудование низкого качества (в основном китайского производства). Периодически такие компании не выполняют условия контрактов, после чего меняют юрлицо и вновь выходят на торги. Бывают и откровенные подлоги, когда недобросовестные поставщики просто переписывают характеристики оборудования, указанные в ТЗ, хотя на деле их машины этим требованиям не соответствуют. В итоге тендер выигрывает сомнительный продукт, предложенный по минимальной цене. Выход из такой ситуации есть, но он нестандартный.

Пример. Крупная энергетическая компания проводила тендер. Его выиграло предприятие, которое заявило оборудование на базе двигателей известного европейского бренда. Однако за несколько лет до этого мы направляли официальный запрос в Ricardo UK Ltd. и получили ответ, что они не имеют никаких связей с компаниями, которые производят двигатели, используя их имя, и не несут ответственности за такого рода продукцию. Дело в том, что мы не первый год занимаемся проблемой контрафактной продукции на нашем рынке, поэтому отслеживаем, какие российские компании с какими зарубежными брендами работают. Копию письма (образец документа) мы предоставили в тендерную комиссию. В итоге торги провели заново, и мы получили этот контракт.

Недобросовестного участника просто исключили на основании того, что предложенное им оборудование не соответствовало заявленным техническим характеристикам. Какие-либо санкции в отношении этой компании в дальнейшем не применялись.

Информация об авторе и компании


Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова. Работал на Ярославском моторном заводе «Автодизель». В 2005 году стал одним из инициаторов создания инжиниринговой группы «ПСМ» («Промышленные силовые машины»), в которой с момента основания занимал пост коммерческого директора. С 2012 года — генеральный директор.

«ПСМ» («Промышленные силовые машины») — компания, сфера деятельности которой — машиностроение, инжиниринг, металлообработка, производство специального энергетического и насос-ного оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. В штате 250 человек. Оборот компании за 2014 год составил 1,5 млрд руб. Официальный сайт —www.powerunit.ru


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль