Как организовать электронный оборот документов в компании?

858

Вопрос

Как организовать электронный оборот документов в компании? С чего начать?

Николай Саранский, Москва

Ответ

Отвечает Андрей Чудновский, заместитель финансового директора, ФОРС


Электронный оборот документов – это требование времени, эффективно используемое в мире коммерции. Первое, что необходимо для создания в компании современной системы электронного документооборота, — осознание сформировавшейся потребности. Как правило, это происходит по мере роста масштабов бизнеса и усложнения процессов.

Решающим толчком может послужить накопление фатального числа ошибок, связанных с утерей документов, неправильным их оформлением, дублированием, отсутствием утвержденной процедуры согласования и прочим, что в итоге негативно сказывается на бизнесе. Руководство должно быть кровно заинтересовано в том, чтобы процессы были прозрачны, отлажены, требовали минимального времени на исполнение и давали ожидаемый результат. Если все это присутствует и решение о переходе на систему электронного документооборота принято, встает вопрос о выборе системы автоматизации. 

Здесь важно предостеречь от одной весьма распространенной ошибки: многие руководители думают, что успех проекта зависит от того, какой программный продукт они выберут для внедрения. Это не совсем так. Рынок предлагает широкий выбор готовых решений для автоматизации документооборота, и функциональность у всех примерно одинакова.

Очевидно, что малому предприятию не нужно дорогое промышленное решение — здесь подойдут и разработка на СПО, и какие-то другие доступные лицензионные отечественные продукты. Что же тогда является главным, без чего даже развернутая система электронного оборота документов не даст должного эффекта?

Как организовать электронный оборот документов в компании?

Непременное условие успешности проекта по переходу на электронных оборот документов — правильно и тщательно описанные, задокументированные бизнес-процессы. Если у вас есть собственные подготовленные специалисты, они смогут сделать это и сами. А если нет, эту работу возьмет на себя системный интегратор или внешний консультант. Но сделать это необходимо в первую очередь.

Причина проста: все программные продукты являются настраиваемыми по умолчанию, и настраиваться они должны строго в соответствии со спецификой бизнес-процессов конкретного предприятия, с учетом той процедуры согласования документов, тех внутренних взаимосвязей, которые уже сформированы в данном коллективе.

Следует помнить: некоторые производители программных продуктов сознательно идут на то, чтобы заказчик не мог самостоятельно произвести тонкую настройку, и привязывают его к себе. Поэтому мы рекомендуем выбирать такое решение для перехода на систему электронного документооборота предприятия, настройка которого не потребует навыков программиста, оно должно быть достаточно гибким для того, чтобы внедрение не требовало ломки устоявшихся специфических процессов.

Мы, к примеру, решили разработать свой собственный продукт, который, по сути, объединил на одной портальной платформе все ключевые процессы — учетно-отчетные, договорные, кадрово-административные, производственные и т. д. Чтобы система электронного документооборота предприятия стала ядром автоматизации всех направлений деятельности компании, нам потребовалось два года проб и ошибок. Зато теперь у нас есть полноценный инструмент организации всех внутренних процессов компании и управления ими.


Понравилась статья? Делитесь с коллегами – пусть оценят!



Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль