Как подобрать помощника: 4 совета для поиска надежного заместителя

2767
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Руководитель, подбирающий помощника, ищет профессионального работника, на лояльность которого можно рассчитывать. Коммерческий директор задумывается об этом обычно в тот момент, когда собственная занятость уже не позволяет ему самостоятельно упорядочить ведение дел в подразделении: контролировать сроки исполнения поручений, готовиться к встречам и совещаниям, организовывать работу.
Анна Гражданкина,
руководитель отдела персонала, Сity Express
В этой статье вы узнаете:
  • Как подобрать помощника
  • Как не ошибиться в выборе заместителя 
  • На что стоит обратить внимание на собеседовании

Как подобрать помощника, если коммерческая служба сильно загружена? Повысить эффективность ее работы поможет разделение обязанностей на основные и вспомогательные. Основные — это работа с поставщиками и потребителями, поиск и привлечение новых клиентов, продвижение товара. Вспомогательные — работа с договорами и другими документами, прием и распределение входящих сообщений, подготовка к переговорам и совещаниям. Последними обычно и занимается помощник коммерческого директора. Одновременно на него может быть возложен целый ряд обязанностей — от учета и анализа данных о продажах до разработки сувенирной продукции.

Как подобрать помощника: 4 совета

1. Решите, кто вам нужен

При выборе помощника следует заранее определить, какие именно из вышеперечисленных функций он будет выполнять. В соответствии с этим можно выделить несколько типов личных помощников, которые могут решать различные задачи. От поставленных перед потенциальным сотрудником задач будет зависеть, какие требования вы станете предъявлять к кандидатам. Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку, исполнительность, коммуникабельность и аккуратность потребуются от личного помощника, выполняющего функции секретаря. Но если на него будут возложены обязанности планирования, контроля за соблюдением сроков оплаты и исполнением договоров, сбора и первичного анализа маркетинговой информации, организации выставок и мероприятий, а также анализ работы коммерческого отдела — советую вам составить расширенный список знаний и навыков, которые потребуются от помощника коммерческого директора.

Бывают случаи, когда работа помощника предполагает высокую степень самостоятельности сразу с момента начала его трудовой деятельности (в случаях когда, например, просто некому передать дела либо компании нужен конкретный уникальный навык, которым никто из других сотрудников не располагает). В такой ситуации надо искать опытного сотрудника с конкретным набором знаний — обязательных, которые нужны сразу и без которых никак не обойтись, и желательных, которым можно научить в процессе работы. Понятно, что, если помощнику предстоит общаться с зарубежными партнерами, мы не сможем дать ему время на изучение иностранного языка. А вот если контакты с носителями языка мы только планируем, будет даже лучше принять на работу сотрудника с базовым уровнем языка и с огромным желанием его совершенствовать, т. к., приняв в такой ситуации человека, свободно владеющего иностранным языком, мы рискуем потерять его через несколько месяцев. Из-за отсутствия языковой практики он может уволиться.

2. Необходим профессиональный помощник руководителя

Как подобрать помощника, чтобы он имел представление о бизнес-процессах закупок и продаж? Так как в его обязанности может входить работа со множеством документов: бухгалтерских, финансовых, банковских, в том числе работа с актами сверки и счетами-фактурами, он должен знать, какие документы создаются в процессе работы на конкретном участке и в какие сроки надо предпринять те или иные действия.

Наличие подходящего образования и опыта работы еще не говорит о том, что кандидат вам подходит, так как он может не в полной мере понимать специфику коммерческой деятельности как в целом, так и в вашей конкретной области. Чтобы определить, сможет ли помощник коммерческого директора выполнять возложенные на него обязанности и как быстро сможет сориентироваться в вашей сфере деятельности, можно предложить ему решить несколько конкретных задач (кейсов), которые складывались в вашей или в других компаниях. Это поможет выявить профессионализм соискателя, его умение применять знания и навыки в конкретных обстоятельствах и принимать решения.

С целью оценить склонность кандидата к той или иной работе мы часто применяем технику проективных вопросов. Например, если должностные обязанности будут предполагать постоянное общение с людьми, можно предложить: «Укажите, пожалуйста, три плюса и три минуса работы с людьми… А теперь то же самое для работы с документами». У нас был случай, когда по всем остальным параметрам идеально подходящий кандидат уверенно назвал три плюса работы с документами и еле-еле вспомнил один плюс работы с людьми (что-то вроде «это обогащает опыт общения»). Мы некоторое время колебались, принимая во внимание его сильные стороны (и образование подходящее, и опыт), но приняли решение отказать этому кандидату, так как в работе его ожидало весьма плотное телефонное общение с клиентами. Что интересно, мы даже не успели сообщить о своем решении кандидату, он первый связался с нами и сообщил, что данная работа ему не подходит.

В качестве кейсов мы стараемся использовать реальные задачи, с которыми придется столкнуться профессиональному помощнику руководителя. Например, просим кандидата прокомментировать конкретный договор (если придется работать с юридической документацией) или рассказать, как именно он будет выполнять то или иное задание руководителя («Вас просят найти новый офис. Ваши действия?», «Вас просят подготовить документы для отправки поставщику. Как вы будете действовать? Какая информация вам нужна? Сколько времени понадобится?»). При этом в подавляющем большинстве случаев нас интересуют не конкретные знания и навыки человека, а сам алгоритм его рассуждений и действий. Как правило, методы выполнения одних и тех же задач в разных компаниях очень сильно различаются, поэтому конкретика часто не важна.

Мнение

Ставьте перед помощником коммерческого директора реальные задачи

Евгений Семенов, генеральный директор, «Агис-Моторс»

Для выявления, насколько хорошо кандидат разбирается в коммерческой деятельности, я также советую использовать кейсы. Например, если в обязанности помощника будет входить установление контакта с логистическими компаниями с целью формирования новых каналов поставок грузов, можно задать вопрос о том, на что нужно обратить внимание при заключении договора с компанией-перевозчиком, или другие вопросы, связанные со спецификой работы вашей компании. Но не менее важно понять, не разгласит ли он по неопытности информацию, составляющую коммерческую тайну. В одной из компаний соискателю предложили следующий кейс. В организацию, занимающуюся оптовой продажей оборудования, позвонил клиент с целью узнать, поставка какого товара и в каком объеме ожидается в ближайшее время. Его интересовали наименования деталей. Соискатель предложил следующее решение. Клиенту можно направить прайс-лист, изъяв из него информацию о ценах, по которым товар был закуплен. Информация о закупочных ценах, как правило, относится к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Она будет существенно отличаться от выходной цены товара (по которой фирма продает продукцию), включающей стоимость доставки, величину таможенных платежей и все дополнительные расходы, понесенные в ходе доставки груза, а также наценку. Такое решение положительно повлияло на исход собеседования, и претендент был принят.

3. Как подобрать помощника: оцените его личные качества

Но наибольшая, на мой взгляд, сложность при подборе личного помощника — это найти сотрудника, идеально подходящего руководителю по личным качествам. В моей практике были случаи, когда для кандидата пересматривали функциональные обязанности, потому что его психологический портрет идеально соответствовал запросам директора.

Как правило, личные качества кандидата можно определить при встрече. Опытному менеджеру по работе с персоналом, который обычно проводит предварительное собеседование, достаточно нескольких секунд, чтобы составить мнение о соискателе. Но при выборе профессионального помощника руководителя более важным может быть мнение руководителя, который будет с ним работать, поэтому персональная встреча кандидата с коммерческим директором необходима.

Первое впечатление от кандидата необходимо фиксировать, так как в большинстве случаев оно интуитивно верно и может служить его косвенной характеристикой. Понять, насколько соискатель внимателен к деталям, поможет элементарный вопрос: например, видел ли он вывеску, здание или определенную машину, пока шел на встречу. Для выявления степени его собранности достаточно спросить число и день недели. Результат может вас удивить.

Также эффективно для проверки личных качеств задавать идентичные простые вопросы несколько раз в течение собеседования. Например, можно спросить у соискателя: «Что для вас наиболее важно при выборе новой работы?», а чуть позже попросить кандидата заполнить анкету, где будет похожий вопрос-тест с вариантами ответов, например: зарплата, хороший коллектив, возможность карьерного роста и т. д. Сравнив ответы, можно составить более точное представление о личных качествах будущего сотрудника в зависимости от степени различия в ответах.

4. Кому поручить, где искать и как подобрать помощника

Как показывает практика, проще всего найти ассистента по личным и профессиональным связям. Прежде всего это определяется самим понятием «личный», так как, кроме функций и компетенций, к сотруднику должно возникнуть личное доверие. Со 100-процентной вероятностью вы будете больше доверять не человеку с улицы, а дочери или сыну вашего знакомого, коллеги или партнера. Второй путь — это брать молодежь, которую в дальнейшем нужно будет многому обучать в надежде, что молодые еще не испорчены корпоративными интригами и амбициями.

Если принято решение искать помощника коммерческого директора посредством подачи объявлений на профессиональных порталах и в СМИ, очень важно первое впечатление: как выглядит кандидат, его манеры, темперамент. Вы почти сразу поймете, сможете с ним работать или же он не впишется в коллектив, не разделит ценности и миссию компании.

Установление достоверности фактов, изложенных в резюме, можно поручить департаменту по работе с персоналом и службе безопасности компании. Но для определения профессиональных и личных качеств соискателя, как я уже упомянула выше, необходимо участие коммерческого директора, который и будет принимать решение о приеме соискателя на работу.

В нашей компании для поиска сотрудников используются ведущие интернет-ресурсы по трудоустройству, где с помощью правильно составленного объявления можно получить хороший отклик. Я часто обращалась в кадровые агентства. Дело в том, что вакансии секретаря, ассистента, личного помощника популярны у соискателей, и поток кандидатов может быть весьма внушительным (к примеру, 500 резюме за 2 недели). Нужно быть готовым к большому отсеву на этапе первичного отбора. В решении этой задачи можно идти двумя путями.

Первый: выделить ресурсы в компании на обработку резюме и первичный отбор кандидатов. Если в компании есть менеджер по персоналу, он справится довольно быстро. Но любому другому сотруднику, тем более лично коммерческому директору, придется нелегко, и это нужно учитывать.

Второй: обратиться в кадровое агентство. Этот вариант предпочтителен в том случае, если в компании нет внутреннего рекрутера. Гонорар агентства вполне сопоставим с затратами на организацию самостоятельного поиска, которые могут включать в себя платные интернет-ресурсы, рабочее время сотрудника, невыполненную сотрудником его основную работу (так как времени на отбор уйдет очень много), из-за той же нехватки времени затянувшийся на несколько месяцев процесс поиска.

Информация об авторе и компании


Анна Гражданкина окончила МГППУ, квалификация «психолог». В сфере управления персоналом — с 2003 года, имеет опыт работы в кадровом агентстве, в производственно-торговой и инвестиционно-строительной компании. В City Express с 2007 года С мая 2008 года возглавляет отдел персонала.

Сity Express основана в 1993 году. Осуществляет экспресс-доставку любых отправлений по городу, России и всему миру. В России открыто более 60 отделений, 7 представительств на Украине. Имеет лицензию на оказание услуг почтовой связи, входит в Ассоциацию экспресс-перевозчиков (АСЭП) и Ассоциацию негосударственных операторов почтовой связи (АНОПС).

«Агис-Моторс» занимается оптовой продажей запчастей для легковых автомобилей, преимущественно корейского производства. Дилер брендов Parts-Mall (Республика Корея) и Flennor (Германия). Официальный сайт — www.agis-motors.ru

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль