Как выбрать перевозчика: 2 надежных принципа

684
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
По мнению Людмилы Симоновой, заместителя председателя комитета по логистике Торгово-промышленной палаты РФ, «чтобы оптимизировать логистику в условиях кризиса, компаниям следует сосредоточить внимание на трех главных моментах.
Людмила Козлова,
директор по логистике компании «Коминвест-АКМТ»

В этой статье вы прочитаете: 

  • Как ускорить работу логистов и выбрать перевозчика: два принципа
  • Как повысить эффективность работы логистов на 80%
  • Как выбрать транспортную компанию и сбить цену, проведя торги среди перевозчиков
  • Как уменьшить затраты на перевозку грузов на 25%

Выбрать перевозчика, который на 100% подойдет вашей компании, нелегко. Чтобы оптимизировать логистику в условиях кризиса, компаниям следует сосредоточить внимание на трех главных моментах. Первое: повысить производительность сотрудников логистических отделов. Второе: сократить затраты за счет взаимодействия с компаниями-перевозчиками. Третье: оптимизировать логистические процессы». Этого можно добиться, если ускорить сотрудничество с транспортными компаниями и упростить работу логистов компании. Производственно-торговой организации удалось решить эти задачи с помощью двух принципов.

Сотрудничество с транспортными компаниями: пошаговые инструкции

Проблема: несогласованные действия логистов снижают эффективность операций. До 2010 года логистикой занимались менеджеры по закупкам, которые старались удержать в памяти весь объем информации по операциям с разными поставщиками, перевозчиками и таможнями. Ситуация осложнялась тем, что, оформляя новую поставку, сотрудники заново вникали в подробности сделки. Приходилось уточнять у коллег или руководства, какие документы запросить у поставщика, какие отправить перевозчику, каковы требования к документации у конкретной таможни.

На выяснение деталей и переговоры с поставщиками сотрудники тратили много времени, сроки затягивались, поставки оказывались под угрозой. Например, один зарубежный поставщик решил вместе с грузом отправить в компанию банку краски на случай, если техника пострадает во время перевозки. Если бы менеджер не запросил специальную документацию, таможенное оформление приостановилось бы (возможен арест груза), а поставка сорвалась.

В 2010 году бизнес расширился, компания стала отправлять больше грузов. Поэтому нужен был документ с подробным описанием функционала, советами и подсказками (как выбрать перевозчика, транспортную компанию и проч.) для менеджеров по логистике. В противном случае им было бы трудно справиться с объемом информации, и рабочие процессы затормозились бы.

Решение: пошаговые инструкции. Чтобы избежать подобных ситуаций, составьте подробный документ, в котором описан алгоритм работы. Мы создали две пошаговые инструкции: одну — для менеджеров департамента логистики, другую — для поставщиков техники и запасных частей.

Составляя инструкцию для менеджеров, отталкивались от потребностей бизнеса и учитывали нюансы сделок:

  • какую документацию запрашивать у поставщиков грузов;
  • где и как оформлять грузы с разными габаритами и характеристиками;
  • какие операции выполнять, прежде чем передать технику перевозчику;
  • какая документация понадобится на таможне, требования которой различаются в зависимости от типа груза, и пр.

Для поставщиков разработали отдельную инструкцию, чтобы упростить взаимодействие с департаментом логистики. Например, указали, как правильно заполнять отгрузочную документацию, какая информация важна для отправки продукции, какие документы необходимо выдать перевозчику. Теперь мы уже на первом этапе переговоров оповещаем партнеров о требованиях компании и российского законодательства. На уточнение деталей время не тратится.

Пример. В инструкции для менеджера, который отвечает за отгрузку в международном сообщении, содержатся следующие шаги.

  • Проверить заявку на отправку груза, полученную от департамента маркетинга и закупок. В ней должны быть указаны необходимые сведения (стоимость и характеристики техники, сроки и условия поставки и пр.). Если данных не хватает, департамент логистики не оформит внешнеторговый контракт с поставщиком.

  • На основе заявки оформить внешнеторговый контракт (в инструкции указаны детали контракта, на которые следует обратить внимание).

  • Выслать контракт на подпись поставщику, получить копию подписанного экземпляра и проконтролировать получение оригинала.

  • Отправить подписанный экземпляр в финансовый отдел, сохранить в специальную папку на сервере компании, попросить бухгалтерию внести контракт в «1С», завести счет на оплату поставщику (дана ссылка на раздел инструкции с правилами заведения счетов в «1С», где объясняется, как заводить платеж в системе: где взять карточку сделки, какие поля и как заполнять).

  • Запросить у поставщика габариты техники. Запросить у транспортных компаний просчет доставки.

  • Собрать и проанализировать ставки, выбрать перевозчика (указаны критерии выбора).

Кроме того, в инструкцию включили подсказки по регламенту работы: к кому в компании обращаться по тем или иным вопросам, у кого какой документ согласовывать и подписывать, в какие сроки выполнять конкретные действия и пр.

Результат. Во время подготовки сопроводительной документации и в процессе доставки возникают нюансы, которые приходится уточнять с поставщиками, таможней или руководством компании. Согласования и переговоры отнимали время. Когда эти детали учли в инструкциях, получили положительный результат. Эффективность переговоров по логистике повысилась на 80%, так как менеджеры сразу выясняют все детали. Если раньше документы приходилось несколько раз переделывать, то сейчас договоры подписываются и оформляются с первого раза. Процент срыва поставок из‑за ошибок в оформлении грузов свелся к нулю. Благодаря алгоритму новые сотрудники департамента логистики быстрее входят в курс дела и легче адаптируются к работе.

Как выбрать перевозчика: торги среди компаний

Проблема: ограниченный выбор перевозчиков повышает риски компании. Фирма, которая сотрудничает с узким кругом перевозчиков для отправления и получения грузов, ставит себя под удар. Во-первых, если контрагенты по тем или иным причинам не могут транспортировать товар (из‑за сроков, загруженности, отсутствия опыта и пр.), компания вынуждена срочно искать новых перевозчиков, чтобы не сорвать контракт с заказчиком. Во-вторых, предприятие должно соглашаться с ценами и сроками, которые предлагают транспортные партнеры, даже если это невыгодно. Чтобы избежать подобных проблем, лучше не ограничивать выбор и рассматривать все логистические компании, которые готовы предложить услуги по перевозке. Но как в данном случае выбрать правильного партнера?

Решение: трехэтапные торги. Чтобы выбрать перевозчика, мы изучаем все предложения, которые поступают в компанию. Чтобы понять, с кем из потенциальных партнеров будем работать по тому или иному заказу, организуем торги в три этапа.

Первый этап — сегментация. Перевозчики присылают предложения и презентации на e-mail, который указан на сайте. В Outlook создаем группы рассылок, куда переносим адреса компаний в зависимости от того, с какими грузами они работают. В одну группу вносим адреса контрагентов, которые перевозят негабаритный груз, во вторую — тех, кто специализируется на доставке полногруженными фурами, и т. д. Если компания перевозит различные грузы, копируем ее электронный адрес в соответствующие группы. Почтовым сервисом с группами адресов для рассылок пользуется весь персонал логистического департамента. Чтобы грамотно выбрать транспортную компанию, предложения перевозчиков рассматривает менеджер, который работает с тем или иным проектом, но база компаний в почтовом сервисе доступна каждому сотруднику отдела.

Второй этап — рассылка запросов на просчет. Менеджер по логистике выбирает перевозчика по трем критериям: качество сервиса, сроки доставки и стоимость транспортировки. Сотрудник формирует запрос на просчет для той или иной группы перевозчиков, где указывает конкретные данные (образец документа). Например, для международной перевозки:

  • маршрут;
  • дата готовности груза;
  • наименование груза;
  • вес и габариты;
  • стоимость груза;
  • страна происхождения груза и поставщика;
  • тип транспортного средства (объем кузова — 82, 90 или 120 м3), возможность перегруза и доставки в составе сборного груза;
  • способ загрузки (верхний, задний или боковой);
  • оформление ЕХ1 (экспортной декларации) — на месте или нет, за чей счет;
  • стандартные условия: оформление ТИР — свободно;
  • таможня места назначения;
  • место выгрузки.

В письме дополнительно указываем, до какого времени ожидаем ответа. Перевозчики, которые не укладываются в срок, не участвуют в торгах.

Третий этап — проведение аукциона. Когда менеджер получает данные от перевозчиков, он обобщает ответы в отчете. В этом документе указывает название компании, стоимость и срок доставки, тип транспорта. После этого организует торги. Например, на запрос вовремя ответили пять перевозчиков. Из них двое предложили цену 100 тыс. руб. и доставку за три дня, трое — цену 150 тыс. руб. и доставку за пять дней. Трем последним менеджер пишет письмо, в котором сообщает, что по данному заказу другие компании (наименования не раскрываются) называют цену ниже и срок доставки короче.

Как выбрать перевозчика: 2 надежных принципа

Менеджер уточняет, могут ли перевозчики пересмотреть собственное предложение. Компании, которые заинтересованы в сотрудничестве и могут пойти на уступки, просчитывают маршрут еще раз и отправляют новые условия. Допустим, из трех перевозчиков один предложил доставку за 90 тыс. руб. и за три дня. После этого менеджер ведет торги с двумя партнерами, которые назвали цену 100 тыс. руб. Переговоры продолжаются, пока компания не получит наиболее выгодные условия.

Если несколько перевозчиков к концу торгов выдвигают одинаковые предложения, менеджер учитывает другие обстоятельства. Смотрит, работали ли раньше с этой фирмой, задает вопросы о сервисе или дополнительных характеристиках машин. В результате логист выбирает перевозчика с наилучшим предложением для компании. В среднем торги длятся один-три дня. Если отгрузка срочная, выбираем перевозчика за несколько часов. Если это предварительный просчет доставки без конкретной даты отгрузки, анализируем все предложения, когда бы они ни поступили.

Результат. Зачастую перевозчики изначально завышают цены или выбирают самый дорогой и продолжительный маршрут. Торги побуждают потенциальных партнеров пересмотреть предложение, если у них есть такая возможность. Компания в итоге получает выгодные условия. Опыт показывает, что за счет торгов стоимость доставки сокращается до 25%.

Информация об авторе и компании


Людмила Козлова окончила Российский государственный гуманитарный университет. В 2007–2010 годах работала в транспортно-экспедиционной компании в должности логиста. С 2010 года — в компании «Коминвест-АКМТ», где прошла путь от специалиста отдела логистики до директора по логистике.

«Коминвест-АКМТ» — производитель и поставщик коммунальной, аэродромной и дорожно-строительной спецтехники и оборудования. Компания основана в 1992 году. Имеет 21 представительство в России и странах СНГ. Официальный сайт —www.cominvest-akmt.ru



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль