Документооборот в организации: когда всё на своих местах

6536
Фото: shutterstock.com
Фото: shutterstock.com
Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

В этой статье вы прочитаете:

  • Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
  • Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
  • Каким образом устроена система документооборота в организациях
  • Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного
  • Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить

Что такое документооборот в организации и для чего он нужен

Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на словосочетание “перемещение документов”, другими словами их полный цикл движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к служащему). Документооборот в организациипроисходит поопределёнными правилами, актуальными для неё. То есть существуют особенности организации документооборота.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление документооборотоморганизации отлажено, существует чёткое делегирование между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания, согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри организации, внутренний документооборот организации не исключение.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Перемещение документов можно разбить на несколько этапов:

  • получение документов компанией, их первоначальная обработка;
  • просмотр и сортировка;
  • внесение документов в базу;
  • наблюдение за исполнением;
  • объём работ в информационно-справочном направлении;
  • реализация документов, оформление, создание, корректировка;
  • отправление или приобщение к делу.

Документопоток – этопроцесс, при котором несколько документов, объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.

В любой компании существуют вот такие потоки документов:

  • поток исходящей документации. Это такие документы, которые уходят в иные компании;
  • потоки внутренней документации. Данный вид составляется в рамках компании и используется только внутри неё;
  • поток входящей документации. Включает в себя все документы, которые попадают в компанию.

У документопотока существуют определённые параметры:

  • плотность;
  • структура;
  • содержание или определённая направленность;
  • направление;
  • цикличность или режим.

Плотность документопотока – это тот объём документов, который обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом, доставленные людьми.

Структура документопотока,как правило, совпадает с целями и функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по определённым признакам, особенностям и классам.

Содержание документопотока – это полный перечень документов потока со всей информацией, содержащейся в них.

Направление документопотока зависит от способов оценки, ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет, нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Объем документооборота в организации – это перечень документов, попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то конкретное время.

Величина документооборота в организации помогает:

  • определить степень занятости службы документационного обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
  • вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
  • рассчитать актуальность использования механизированных и автоматизированных инструментов.

Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.

Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для каждого существуют свои правила организации документооборота. Документы, которые попадают в компанию извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми, различными компаниями и другими организациями. Внутри компании документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки, протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.

Все правила и принципы организации документооборота описаны в уставе компании, графике документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях, структурах и иных актах, касающихсяорганизации системы документооборота. Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в компании по единому сценарию, составляется инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

  • методические указания для взаимодействия с документами;
  • правила внесения документов в базу;
  • указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
  • критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
  • последовательность действий, связанных с ликвидацией документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
  • временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
  • предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком этапе находится работа с документами;
  • правила, в соответствии с которыми, документы на время рассматриваются отдельно от дел;
  • принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и согласование;
  • законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
  • шаблоны и образцы документов, которые используются в компании;
  • свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с документами, все предыдущие версии которых удаляются;
  • указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.

При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”.

График документооборота. Все процессы, направленные на составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и времени,описанных в графике документооборота ворганизации.

Данный график составляется в зависимости от методов управления в компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других аспектов.Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.

Документооборот в организации входит в компетенцию работников бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и документооборот в организации, что влечёт за собой необходимость наличия определённых навыков (определение ценности, подготовка описей, специальная обработка и так далее).

Обычно за учётом документооборота в организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно оформить архив.  Чтобы исправить такое положение дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.

В каждой крупной компании присутствует архивариус – профессионал, который занимается архивом документов, касающихся бухгалтерии. Но если архив расположен в значительном отдалении от непосредственного места работы, то это влечёт за собой ряд сложностей.

Документооборот в организации: когда всё на своих местах

Отсутствие документа может привести к катастрофе

Владимир Калинин, зам. председателя правления компании CostManagementGroup.

Мудрый руководитель обязательно должен создать приказ, в котором будут отражены работники, отвечающие за оформление документов. Персонал обязан с уважением относиться к счетам, актам, предписаниям и другим бумагам. Если этого не наблюдается, то будьте готовы к: халатности сотрудников, наказаниям от контролирующих органов. Например, налоговая накладывает штраф, если в наличии нет соответствующего документа, касающегося крайне низкой суммы. 

Неправильное составление или полное отсутствие какой – либо бумаги может негативно отразиться на вас и вашей компании, в случае отстаивания своих интересов в суде. Вот мой личный пример из жизни.

После того, как поставщик предоставил нашей компании товары ненадлежащего качества, мы написали заявление в арбитражный суд. Но в процессе формирования пакета документов выяснилось, что у нас нет подлинника акта приемки-передачи товаров, а в копии была допущена ошибка.

Чтобы одержать победу в суде, нам нужен был этот документ. На его восстановление понадобилось потратить немало времени и переживаний. Если бы изначально документооборот в организации был в порядке, то таких издержек удалось бы избежать.

Эффективная организация документооборота на предприятии: принципы и правила

Чтобы документооборот в организации осуществлялся оперативно и без лишних энергозатрат, он должен проходить в соответствии с некоторыми правилами/принципами. К принципам организации документооборота можно отнести:

  • уменьшение уровня, на котором заверяются документы;

  • создание правил перемещения документов, объединённых по определённым признакам;

  • конкретные инструкции с описанием задачи, лиц её выполняющих, сроков, данных на реализацию;

  • минимизацию отделов, через которые перемещается документ, ликвидацию возвращения бумаг в те отделы, в которых они уже были, только если это не связанно с деловыми требованиями;

  • ликвидацию нецелесообразных согласований, это должно происходить одновременно на разных уровнях, тогда организация документооборота на предприятии станет эффективной;

  • заблаговременную сортировку документов(предназначенных для руководителя, направленных заместителям, разработанных для конкретных отделов). Этим занимаются помощники руководителя или секретарь – референт;

  • внесение документов в базу один раз (все документы должны регистрировать только единожды: полученные – при поступлении, отправленные и внутренние – при написании);

  • обработку всех документов в службе документационного обеспечения управления.

Оптимальный документооборот в организации возможен при условиях, описанных ниже:

- чёткая постановка временных рамок при написании и рассмотрении документов, которые прописываются в соотношении с задачами производственного маркетинга;

- применение единой системы кодировки документов, группировки в соответствии с классами, а также общих принципов их исправлений;

- определение документации с точки зрения работы с информацией и материально – технической базы.

Основными правилами организации документооборота являются:

- единые принципы движения и обработки главных видов бумаг;

- минимизация отделов, по которым передвигается документ, исключить повторные перемещения;

- сокращение времени на прохождение документом всего цикла пути.

Используя на практике данные предписания, появляется возможность воплотить главный принцип службы делопроизводства в области организации – сообща заниматься однородными процессами в сфере технологии. Бумажные и/или электронные документы должны соответствовать общим правилам предоставления информации.

Как осуществляется общая организация документооборота на предприятии

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток полученных документов включает:

  • претензии и обращения граждан;
  • бумаги, пришедшие от различных компаний рамках осуществления совместных задач;
  • документы из гос. организаций, наделённых властью, а также из тех, что стоят выше по должностной лестнице;
  • бумаги из нижестоящих ведомств, касающиеся запросов, учётов и отчётов.

При получении документов общая организация документооборота компании основывается на действиях:

  • направление ответа;
  • изучение руководителями;
  • внесение в базу;
  • ознакомление и сортировка;
  • начальная обработка;
  • приём документов;
  • реализация решений, принятых должностным лицом.

Чётко виден порядок организации документооборота. При составлении ответа, вместе с документом следует прикреплять материалы,исходя из которых он создавался. Такой шаг позволит исключить общение с исполнителем и сделает работу руководителя более эффективной. Подшивку всех материалов и документа делает канцелярский работник или секретарь – референт на самом заключительном этапе. Таким образом, организация документооборота учреждения дарит целый ряд преимуществ.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделенийобычнопроисходитвэтот же день, но документы, которые являются срочными, изучаются сразу по приходу. Ведение документооборота в организации происходит с учётом некоторых правил.

После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого – либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

Документы, которые заносятся в базу, и которые нет, помечают штампом, который указывает на факт регистрации, а также записывают время получения и дату. 

На этапе начальной обработки документы структурируются по отделам, для которых предназначены. Документы, которые не нужно заносить в базу, готовятся для отправления к адресату, все остальные – добавляют в базу. Документы для отделов раскладываются по названиям, а после попадают к их секретарям. Документы для руководителей направляются к секретарю – референту или в канцелярию.

Как правило, в небольших компаниях начальной обработкой полученных бумаг занимается секретарь – референт или секретарь.

Первоначальная обработка входящей документации нужна для того, чтобы приготовить документы для конечного адресата, а также убедитья в верном адресе доставки и сохранности того, что внутри. Обращается внимание на то, чтобы конверт был не повреждён, затем его открывают и проверяют всё ли в наличии. При отсутствии чего-либо или механических повреждениях, отправитель вводится в курс.

Прием входящей корреспонденции, неважно кто конечный получатель, подвергается обработке в канцелярии или секретарём – референтом.

Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется для сортировки бумаг, адресованных руководству. Для экономии времени руководителей, эти документы внимательно изучаются до того, как попасть к ним на стол. К руководству должно доходить только 20 % от всех документов, они содержат информацию непосредственно для руководства или требуют его вмешательства.

Первоначально адресат должен получать срочные документы, а все остальные обязаны изучаться в этот же день, когда получены. На всех документах необходимо присутствие ФИО исполнителя, кода структурного подразделения.

Исполнение резолюции производится теми лицами, которые в ней обозначены. Если требуется, то весь процесс осуществления работ в соответствии с документом отображается на другой стороне карточки регистрации. Пока бумага не исполнена, она лежит в рабочей папке того, кто над ней работает.

Прохождение исходящих и внутренних документов

Речь идёт о видах документов, которые подразумевают ответ, таких как инициативные письма, отказы, предложения, пожелания, просьбы, согласие и ряда других.

Передвижение отправленного документа имеет ряд этапов:

  • внесение в базу и отправка;
  • утверждение;
  • согласование, если нужно заверение;
  • распечатка и создание проекта.

Заверение и согласование можно осуществить быстрее, если выслать копии заинтересованным людям и компаниям. Затем перенабрать документ с учётом их пожеланий.

Готовый документ передаётся секретарю – референту, который просматривает его на предмет оформления, присутствия вложений и соответствующих материалов, по которым документ писался. Если найдены несоответствия, то документ отдают исполнителю назад. После соблюдения всех правил документ попадает на подписание к руководителю. Если последний делает правку, то документ переделывается.

После подписи документы попадают в базу, а затем уходят в канцелярию или к секретарю для дальнейшей отправки. Здесь их раскладывают по адресам, запечатывают, если нужно объявляют вложенную стоимость, полностью готовят и отдают на почту. При этом все документы отправляются в тот же день, что и получены.

Если говорить о внутренних документах, то можно выделить такие стадии:

  • предварительная подготовка;
  • корректировка;
  • согласование;
  • заверение;
  • подпись;
  • реализация.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет.

Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы (справки, сводки, письма, записки и так далее), вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Работа с конфиденциальными документами

Если в документах содержится коммерческая и/или служебная тайна, то их называют документами конфиденциального характера.

В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких – секретарь – референт.

Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия:

  • выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня;

  • осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства;

  • взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. Самые нужные документы рекомендуется класть в сейфы и/или защищать сигнализацией и/или охраной.

В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой – то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство.

Обязанность руководителей – познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера. Новички ставят подпись в «Обязательстве о неразглашении служебной тайны», в соответствии со всеми правилами компании. Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ.

Работа с письмами и обращениями граждан

Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение. 

Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли.

Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него (устная и письменная) заносится в базу. 

После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю (с указанием куда обратиться) или передать в компетентную организацию.

Правильность оформления документов доверяю людям

Игорь Тарасов, ген. директор и владелец ООО «Алтика», Казань

Лично у меня документами и поступлением их в нужное время занимаются бухгалтер, менеджеры и ком.директор. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству.

В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет – фактуры и накладные. Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт – фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил.

Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего – то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае.

Схема документооборота в организации: маршруты движения

Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы. Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

Естьтри основные формы организации работы с документами:

  • смешанная;
  • централизованная;
  • децентрализованная.

Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

Чем электронный документооборот в организации отличается от обычного?

Электронный документооборот (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы,исключивприменение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Виды электронного документооборота:

  • технический и технологический;
  • складской;
  • в сфере управления;
  • в сфере производства;
  • в сфере бухгалтерии;
  • в сфере секретности и конфиденциальности;
  • в сфере архива;
  • в сфере кадров.

Иными словами,электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота.

Преимущества электронного документооборота:

  • Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

  • Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации.

  • Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким – то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

  • Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии.

  • Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов.

  • Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы. В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников.

  • Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания.

  • Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами. Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота:

  • Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи).

  • Нежелание некоторых руководителей развиваться. Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. Старая технология организации документооборота вполне устраивает.

  • Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие.

  • Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

  • Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.

Главное – чётко понимать, что вы хотите от ЭДО

Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Достижение результата почти всегда опирается на верно обозначенные требования. У нас работал финансовый директор – настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа.

7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

Этап 1. Что автоматизировать

В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из – за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы.

Этап 2. Описание бизнес-процессов

Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес – процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

Этап 3. Планирование

Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

Этап 4. Выбор IT-решения

Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов. 

На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). IT – отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

Этап 5. Реализация

Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить:

  • временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований;

  • критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. директору нужно «по отклонениям», а значит пригодятся такие данные:

  • число откликов системы на определённый документ;
  • данные о задержке документов в какой – то конкретной точке.

В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается.

Этап 6. Завершение

В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации.

Этап 7. Контроль использования системы

На этом этапе главная задача – устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации

Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты:

  • на сопровождение;
  • на внедрение;
  • на лицензии (ключи).

Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника.Помните о моменте, касающемся обучения персонала (курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее).

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации – это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач.Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

Информация об авторе и компании


Владимир Калинин, заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников — 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5-8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Игорь Тарасов, генеральный директор и собственник ООО «Алтика», Казань. ООО «Алтика» создано в 2001 году. Основной вид деятельности — оптовая торговля сырьем для кондитерского и молочного производства: растительными сливками «Соблазн» и молочными продуктами длительного срока хранения. Партнеры предприятия — более 200 производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат — 23 человека.

Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва. Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль