Победа в тендере: 3 совета от организатора торгов

672
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Чтобы выиграть тендер, важно понять, на чем основывается выбор закупщиков. В зависимости от рыночного сектора в торгах на электронных торговых площадках (ЭТП) участвуют от одной-двух до нескольких десятков компаний. Конкурс — всегда соревнование. Конкурентов надо обойти по цене, качеству и другим критериям. Что учесть при подаче заявки? Как увеличить шансы на победу? Вот несколько рекомендаций.
Роман Куруч,
заместитель главного директора по оперативным вопросам Агентства специального снабжения

В этой статье вы прочитаете: 

  • Как принять участие в тендере и победить
  • Требования к подготовке тендерной документации 
  • 3 совета от организаторов, как одержать победу в тендере 

Победа в тендере – о ней мечтают все участники торгов. О том, как правильно принять участие в тендерах и о требованиях к подготовке тендерной документации – далее в рекомендациях организаторов торгов.

Совет 1. Отслеживайте планы закупок

Чтобы принять участие в тенедере, компании, которые осуществляют закупки по закону №223‑ФЗ от 18.07.2011, обязаны публиковать план на год в Единой информационной системе в сфере закупок — ЕИС (www.zakupki.gov.ru). Это перечень товаров, работ и услуг, которые компания намерена приобрести посредством тендеров, например, в 2016 году. Такими планами компании делятся и на собственных сайтах, но в ЕИС их удобнее мониторить.

Важно! Следите за планами потенциальных контрагентов, чтобы понять, какие тендеры они объявят в текущем году. Если видите, что компания планирует закупки в определенные месяцы, подготовьтесь заранее. Собирайте пакет документов, анализируйте рынок, прикидывайте, что и по какой цене предложить. Если вы проконтролируете планы закупок, то сможете подать заявку без спешки, предварительно ознакомившись с условиями. У вас будет время все продумать, перепроверить, оформить коммерческое предложение.

Кроме того, ранняя подача заявки помогает выиграть. Правда, происходит это в редких случаях: одни торги из двухсот. Когда два участника подают идентичные и по цене, и по продукту, и по условиям предложения, контракт получает тот, кто успел первым.

Совет 2. Подготовка тендерной документации должна быть сделана заранее

Сначала организатор торгов проверит, соответствуют ли компания, документация и продукция заявленным требованиям. До торгов не допускаются 30% заявок, причем 20% — исключительно из‑за невнимательности претендентов на тендер. Вот распространенные ошибки: предоставили неполный пакет документов, не до конца изучили условия и предложили товары-аналоги на торги, где они не разрешены.

Составьте чек-лист. Тщательно прочтите документацию по закупке, где изложены требования к продукции, участникам и условия сделки. Тогда вы сразу поймете, есть ли смысл подавать заявку. Если требуются сертификаты, которых у компании нет (из сертификационного центра «Газпрома» или лицензия ФСБ), не тратьте время. Вам даже не удастся поучаствовать в ценовом торге: фирму отсеют еще на предварительном этапе. Так, мы по умолчанию требуем представить устав компании, свидетельство о постановке на налоговый учет, свидетельство ЕГРЮЛ, коммерческое предложение.

Совет очевидный, но многие упускают его из виду: составьте список необходимых документов в виде чек-листа. Отмечайте, что у вас готово, а что нет. Так вы избежите ситуации, когда компанию не допустят к торгам из‑за отсутствующей бумаги.

Важно! Будьте предельно внимательны и на той стадии, когда идет торг на понижение. Нередки анекдотические случаи, когда участник допускает описку: например, вместо цены в 1 млн руб. указывает 11 млн руб. Если в предложении превышена начальная стоимость, его отклоняют.

Подтвердите профессионализм компании и ее финансовую устойчивость. Если на торги выставлены работы и услуги, организаторы часто требуют доказать, что у компании имеются подходящие специалисты. Пригодится справка, что в штате состоят конкретные работники — например, столько‑то сварщиков второго разряда, которые могут варить трубы. Выдвигаются и требования об устойчивом финансово-экономическом положении поставщика: нужна выписка из бухгалтерского баланса.

Заранее подготовьтесь к выездной проверке. Встречаются требования о наличии производственных мощностей, необходимых для выпуска продукции. В отдельных случаях представители заказчика даже выезжают на предприятие. После инспекции выдают заключение, позволяют ли станки претендента изготавливать продукцию по ГОСТу.

Совет 3. Сбалансируйте предложение

Если вас допустили к торгам, не стоит расслабляться: за победу еще придется побороться. Как это сделать, не демпингуя? Чаще всего мы используем процедуру запроса предложений, при которой победителя определяют не по одной только цене. Контракт выигрывает тот поставщик, у которого минимален показатель «стоимость предложения с учетом риска» (СПУР, оценивается в рублях). Это решается не коллегиально и не единолично. Параметр рассчитывается с помощью математических формул, которые публикуем в конкурсной документации. Он выводится из трех составляющих: цены, условий оплаты и статуса претендента. Эти факторы учитывают и другие организаторы торгов.

Важно! Если цена у вас не выше, чем у других поставщиков, увеличьте шансы за счет выгодных для заказчика условий оплаты. Если статус неблагоприятен для победы (например, посредник), стоит снизить цену. Особенно важно следить за этими критериями, когда процедура — с открытой подачей заявок. В этом случае участник видит цены и условия конкурентов, может неоднократно корректировать предложение — торговаться в течение установленного процедурой срока (обычно три-пять дней).

Подтвердите статус компании. Статус поставщика — изготовитель или посредник. Мы отдаем предпочтение производителю, так как это надежнее: меньше вероятность столкнуться с продукцией сомнительного происхождения и качества. К тому же у непосредственного изготовителя больше запас на снижение цены.

Таким образом, каждому участнику торгов присваиваем статус производителя или посредника. Первый из них требуется подтвердить: представить сертификат или декларацию соответствия на продукцию. Если участник — торговый дом, то есть специально созданная производителем сбытовая компания, он предъявляет письмо об этом. Если подтверждающих документов у претендента нет, ему присваивают статус посредника.

Изготовитель продукции может рассчитывать на предпочтение. А вот посреднику, чтобы увеличить шансы на победу, придется приложить дополнительные усилия.

Победа в тендере: 3 совета от организатора торгов

Компенсируйте цену или статус условиями оплаты. Если не снижаете цену, предложите другие условия оплаты. Этот критерий также влияет на возможность победы. Здесь важно, требует ли поставщик предоплаты (это снижает шансы) или предоставляет заказчику отсрочку платежа (это повышает вероятность выигрыша).

При оценке заявки учитываются: факт предоплаты или отсрочки, процент предоплаты либо отсрочки, срок (количество дней). Здесь есть простор для маневра: если поставщик не в состоянии предоставить большой процент отсрочки платежа, он вправе увеличить срок (например, до двух месяцев вместо одного). Это даст дополнительное преимущество перед соперниками в торгах. И наоборот, чем бóльшую предоплату запросите, тем меньше вероятность выиграть. Однако победить может и участник с требованием о предоплате, если цена у него намного ниже. Главное — компенсировать заказчику недостатки.

Учтите опыт сотрудничества. Это еще один выигрышный критерий. Если участник торгов уже выполнял работы или поставлял товар для заказчика, доверия к нему больше. Этот фактор также дает приоритет — в размере 1%. Что это значит? Компании без опыта сотрудничества нужно на 1% опустить цену, чтобы выровняться с конкурентом, который раньше уже работал с заказчиком.

Важно! Победив в одном тендере и получив один контракт, вы приобретаете опыт, который поможет вам в дальнейшем работать с этим заказчиком. Поэтому в первый раз стоит снизить цену, чтобы выиграть контракт и оказаться в лучшем положении на следующих торгах.

Комментарий эксперта

Артем Мирзоян, руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами торгового портала «Фабрикант»

Поставщику, который желает участвовать в электронных торгах, стоит принять к сведению четыре рекомендации. Они помогут не допустить ошибок.

Уточняйте техническое задание. Случается, что организатор плавает в формулировках. Например, телекоммуникационная компания в торгах на закупку оргтехники не указала, допустимы ли аналоги — товары другой марки, но с теми же свойствами. Участник узнал у организатора, что это разрешено, подал такую заявку и выиграл тендер. Если не удается связаться с закупщиком напрямую и задать уточняющие вопросы, пользуйтесь функцией площадки «Вопросы претендентов (участников)». У многих компаний в положении о закупках указано, что они обязаны в установленный срок отвечать на эти обращения.

Не откладывайте формирование заявки. Иначе рискуете не успеть с подачей. Так, недавно компания атомной отрасли устраивала конкурс на строительно-монтажные работы стоимостью несколько миллиардов рублей. По условиям тендерной документации участникам следовало предоставить информацию о реализованных проектах за три года. Это гигантские архивы данных. А система не предусматривает загрузку большого объема единым файлом — приходится разбивать данные на архивы по 10 Мб. Один участник дотянул с подачей заявки до последнего и не успел загрузить файлы в систему. К участию его не допустили.

Перепроверяйте организаторов. От случайной ошибки из-за человеческого фактора не застрахован никто. Печатная фабрика устроила тендер на закупку сканеров и в извещении на электронной торговой площадке зафиксировала одну дату завершения процедуры, а в ЕИС — другую. Претенденты рисковали опоздать с заявками. Однако один участник вовремя обнаружил ошибку и связался с организатором. Тот исправил дату. Ситуация не единичная, поэтому сверяйте сведения на ЭТП, в ЕИС и в документации, которую организатор прилагает к торговой процедуре.

Уделите внимание электронной подписи. Многие крупные закупщики переходят на использование усиленной электронной подписи и устанавливают такое требование для поставщиков. Это условие заявляют в документации о закупке или в положении о закупках организатора торгов. Если участник не изучил документы и использовал обычную электронную подпись, заявку отклоняют. Поэтому заранее позвоните в удостоверяющий центр, где получали подпись. Убедитесь, что она соответствует требованиям, заданным в тендерной документации.

Информация об авторе и компании


Роман Куруч окончил Новосибирский государственный университет. С 2011 по 2015 год — руководитель группы информационных технологий компании «АСС». С 2015‑го — в нынешней должности.

Агентство специального снабжения организует закупки для предприятий энергетического комплекса Западной Сибири. Ключевые клиенты: «СИБЭКО», «ЭЛСИБ», «РЭС», «Бийскэнерго». Компания основана в 2002 году, с 2010‑го специализируется на проведении конкурентных процедур на ЭТП «Фабрикант». Штат — 35 человек. Официальный сайт — www.uszo.ru

«Фабрикант». Площадка для проведения электронных торгов. Основана в 2005 году. Штат — 160 человек. Объединяет более 190 тыс. компаний различных отраслей во всех регионах России и за рубежом. Среди участников-закупщиков: «Росатом», «РУСАЛ», «Норильский никель», «Севмаш», «Седьмой континент», Coca-Cola. Торговый портал имеет также ряд специализированных дочерних площадок: ЭТП ММВБ (АО «ЭТС»), «Оборонторг», «ГазНефтеторг», «Спецстройторг». Сайт — www.fabrikant.ru

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль