Деловые коммуникации как способ достижения любых бизнес-целей

4671
Фото: Shutterstock
Фото: Shutterstock
Деловые коммуникации определяют цель и задачи, решение которых необходимо для ее достижения. Именно это – основная особенность делового общения, отличающая его от простого общения. В деловых коммуникациях взаимоотношения с партнером всегда завершаются с потерями каждого участника беседы. Этика способствует сглаживанию острых углов, быстрому поиску оптимального решения и позволяет найти выход из любой трудной ситуации.

В этой статье вы прочитаете:

  • Какова значимость деловых коммуникаций в современном мире бизнеса
  • В чем особенности и специфика деловых коммуникаций
  • Какие существуют главные виды и формы деловой коммуникации
  • Какие невербальные средства деловой коммуникации существуют и как ими пользоваться
  • Какие «правила хорошего тона» заведены в деловых коммуникациях
  • Как провести важные переговоры, используя методы деловой коммуникации

Деловые коммуникации как помощь при ведении бизнеса

Деловая коммуникация – это общение участников в сфере официальных отношений. Ее цель – достичь определенного результата, решить конкретные задачи, оптимизировать какую-либо деятельность. Участником может быть партнер, руководитель, коллега, подчиненный.

Если люди, взаимодействующие между собой, находятся на разных ступенях карьерной лестницы, то отношения называются вертикальными (субординационными). Отношения будут горизонтальными, если общение основано на равном сотрудничестве.

Каждый день происходит общение между партнерами, руководителем и подчиненным, конкурентами, коллегами. То есть деловые коммуникации осуществляются где угодно: на работе, в магазине, во время встречи.

Собеседники смогут достичь желаемой цели, если будут говорить на одном языке и понимать друг друга. Партнеры должны знать правила, формы и методы деловых коммуникаций.

Если будет выполнен ряд условий, то и общение принесет результат:

  1. Все участники коммуникации должны быть заинтересованы во встрече. Например, заключить договор, согласовать условия сотрудничества, наладить связи, обсудить предстоящее мероприятие.

  2. Не нужно показывать свою антипатию собеседнику. Научитесь контактировать с человеком, даже если испытываете к нему неприязнь.

  3. Соблюдайте формальные ограничения (регламенты, протоколы, контролируйте свои эмоции, проявите уважение к партнеру), субординацию, свою должностную роль и деловой этикет.

Другой участник, который заинтересован в происходящем (например, руководитель), должен сделать так, чтобы общение было управляемым. Участников надо мотивировать на поиск решения проблемы, иначе они будут не предлагать идеи, а просто наблюдать за встречей. Почти для каждой деловой коммуникации характерно несколько этапов, независимо от ее вида:

  1. Подготовка. Люди встречаются не для того, чтобы узнать о личной жизни друг друга и просто поболтать, поэтому нужна постановка задачи, определение целей для ее достижения, стратегии поведения, а также необходимо собрать и проанализировать информацию.

  2. Планирование. Деловая встреча может произойти спонтанно, но все-таки у профессионала должен быть план: как аргументировать свои идеи, что говорить, что он хочет получить от партнера.

  3. Дискуссия – высказывание своей точки зрения, обсуждение, принятие решения обеими сторонами.

Представленная схема актуальна для переговоров. Но существуют и другие виды деловых коммуникаций, которые содержат не все перечисленные этапы. Например, «холодный» телефонный звонок не предполагает обсуждения.

Кроме видов деловых коммуникаций выделяют стили. В профессиональном взаимодействии существуют следующие стили:

  1. Официально-деловой. В таком стиле используются речевые клише, конкретные формы коммуникаций. В официально-деловом стиле выделяют и подстили: законодательный, административно-канцелярский, дипломатический.

  2. Научный. Применяется на семинарах и докладах.

  3. Публицистический. К такому стилю относятся выступления на публике.

  4. Разговорно-бытовой. Может применяться и в профессиональной среде. Неформальные отношения поощряются в некоторых организациях. Коллеги не всегда пишут друг другу докладные записки. Но следует понимать, когда разговорно-бытовой стиль имеет место, а когда использовать его не стоит.

К деловой коммуникации нужно готовиться заранее. Почему? Можно выделить две причины. Первая заключается в том, что собеседник не будет ждать, пока Вы соберетесь с мыслями. Никто не хочет впустую потратить время на встречу. Во-вторых, Ваш партнер, даже если и желает сотрудничать с Вами, то может представлять взаимоотношения не так, как Вы. Или он может быть вовсе не заинтересован в деловых отношениях с Вашей компанией.

Деловые коммуникации: специфика и особенности применения

Если руководитель имеет превосходные способности деловых коммуникаций, то его по праву можно называть профессионалом. Уровень коммуникаций – важная составляющая личного профессионализма работников в любой области деятельности, что имеет большую ценность и для всей компании.

Организация не может существовать без взаимодействия сотрудников, а значит, и без деловых коммуникаций.

Выделяют следующие цели деловых коммуникаций:

  • Эффективный обмен информацией между руководителями и объектами управления;
  • Совершенствование отношений между людьми;
  • Оптимизация потоков информации.

Деловые коммуникации условно делятся на подгруппы:

  • Устное общение;
  • Письменное, в том числе электронное, общение.

Общение делится на:

  • Формальное. Определяется правилами, нормами, должностными инструкциями. Формальное общение бывает вертикальным (информация передается последовательно с одного уровня на другой) и горизонтальным (информация перемещается внутри одного отдела или управления). В свою очередь, вертикальное формальное общение бывает восходящим (информация передается с низшего уровня на высшие) и нисходящим (с высшего уровня к низшим);

  • Неформальное. Происходит согласно системе отношений между людьми, сложившейся в компании. Другими словами, неформальное общение – бытовое общение работников.

Выделяют большое количество классификаций деловых коммуникаций. Различные группы могут пересекаться, потому они взаимосвязаны. Одна из классификаций – вербальное и невербальное общение. Как известно, к невербальному относятся жесты, мимика и т.п. Собеседники обмениваются информацией, используя не один, а оба вида общения, поэтому они не исключают друг друга. Это говорит о том, что процессы, сопутствующие общению, взаимосвязаны, неразрывны, запутанны, многогранны, а также дополняют друг друга. Главная задача деловых коммуникаций – результативное сотрудничество, укрепление отношений между партнерами, что очень важно для организации. Поэтому человек должен совершенствовать навыки в этой сфере, чтобы преуспеть как профессионал.

Признаки деловых коммуникаций: 

  • Стороны обязательно контактируют, независимо от антипатий и симпатий друг к другу;
  • У любого общения есть предмет обсуждения;
  • Собеседники соблюдают деловой этикет, субординацию, регламент, а также социальные и правовые нормы;
  • Субъекты деловой коммуникации зависят друг от друга.

 Три формы деловых коммуникаций:

  • Монолог;
  • Диалог. Это самый распространенный способ коммуникации двух субъектов;
  • Полилог (общение нескольких людей).

Основные виды деловой коммуникации

Деловое общение делится на следующие виды:

  • По форме речи – на устное и письменное;
  • Диалогическое (если речь двунаправленна между говорящим и слушателем) и монологическое (однонаправленна);
  • В зависимости от числа собеседников – межличностное и публичное;
  • С точки зрения наличия опосредующего аппарата или его отсутствия – на непосредственное и опосредованное;
  • По положению участников общения в пространстве – контактное и дистантное.

На каждом предприятии менеджеры участвуют в совещаниях, конференциях, собраниях, деловых беседах, переговорах – это общепринятые жанры делового общения.

Споры, дебаты и дискуссии относятся к специфическим формам деловых коммуникаций. Они могут использоваться обособленно или на совещаниях и конференциях.

Критерии форм делового общения:

  • Цель общения (для чего? зачем?);
  • Состав участников (кто? с кем? для кого?);
  • Регламент (как долго?);
  • Коммуникативные средства (как?);
  • Помещение (где?);
  • Желаемый результат (какой? что в итоге?).

Наиболее распространенные формы деловой коммуникации

Деловая беседа

Под деловой беседой понимается деловой разговор, устное общение между сотрудниками, которым поручено одно задание, служебное совещание. Цель – убедить партнера принять определенные предложения. Специалисты, которые пытаются решить одну проблему, обмениваются информацией, ищут пути решения, поддерживают контакты, координируют работы.

Сотрудники должны понимать, для чего организуется деловая беседа, как правильно ее спланировать, как эффективно ее использовать, чтобы выработать решения.

Основные функции любой деловой беседы:

  • Начало инновационных процессов;
  • Контроль уже начатых мероприятий, акций;
  • Обмен информацией;
  • Общение между сотрудниками одного предприятия, установление деловых контактов;
  • Поддержание деловых контактов с партнерами;
  • Поиск новых идей и замыслов;
  • Стимул двигаться в новом направлении.

Этапы деловой беседы:

  • Подготовительные мероприятия;
  • Начало беседы;
  • Передача информации присутствующим и пояснение предлагаемых положений;
  • Завершение беседы.

Теперь подробно рассмотрим каждый этап деловых коммуникаций.

Подготовительные мероприятия обычно организуются так: определяется тема встречи и состав присутствующих. Затем намечается дата и место встречи.

Менеджер должен понимать, для чего организуется встреча (цель), и составить примерный план ее проведения. Предусмотреть детали вряд ли получится, но если план составлен грамотно, то он поможет управлять общением.

По теме беседы изучается информация: специальная литература, служебные записки, научные труды, статистика, материалы компаний и т.п. Организатор встречи или несколько менеджеров под его руководством анализируют всю собранную информацию. Когда материалы систематизированы, то предварительный план обсуждения наполняется содержанием.

В начале беседы озвучивается цель и разработанный план обсуждения. Начало беседы – это своеобразный мост между партнерами, поэтому инициатору следует корректно относиться ко всем собравшимся. Первая задача деловой коммуникации – установить контакт с партнером, заинтересовать в предмете общения, создать приятную атмосферу, при необходимости перехватить инициативу.

Следующий этап – информирование присутствующих и обсуждение выдвигаемых предложений. От этого этапа во многом зависит успех беседы.

Сообщение должно быть кратким и четким, предварительно отредактированным. Участников нужно проинформировать о собранных источниках информации и убедить в том, что расчеты достоверны. Лучше всего свои слова наглядно проиллюстрировать. Предложения стоит аргументировать, при этом помните о том, кем является собеседник, чтобы использовать термины, которые ему понятны.

Завершать деловую беседу нужно, когда становится ясно, что все присутствующие довольны полученными ответами. Затем подводятся итоги и формулируются четко главные идеи.

Когда деловая коммуникация только планируется, определяется тема, вопросы, требующие обсуждения, основные идеи. Если Вы будете использовать какие-то материалы, они должны быть заранее подготовлены. Также стоит подумать над вопросами для собеседника, определить для себя итог встречи и стратегию, выбрать место. Не перебивайте говорящего, также не стоит негативно реагировать на его высказывания, быстро говорить, обращать внимание на разницу между вами. Попытайтесь понять его психическое состояние и не обсуждайте вопрос, если собеседник возбужден от происходящего.

Факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

  • Профессиональные знания позволяют владеть ситуацией, добиться достоверности при изложении информации;
  • Ясность поможет избежать путаницы и двусмысленности;
  • Излагаемая информация не должна быть абстрактной, поэтому используйте таблицы, информационные источники, схемы, документы;
  • Следование принятому направлению. Основные задачи держите в голове и знакомьте с ними участников беседы;
  • При приближении деловой коммуникации к концу интенсивность беседы должна возрастать;
  • Повторяйте основные мысли. Это поможет присутствующим лучше воспринимать информацию;
  • Предоставьте собеседнику неожиданные факты, заранее продуманные;
  • Рассуждение не должно быть насыщенным на протяжении всего общения. Тогда собеседник будет сначала максимально концентрироваться, а затем – отдыхать и закреплять мысли;
  • Не стоит рассказывать всю имеющуюся информацию, иначе беседа будет скучной;
  • Шутите, используйте иронию. Благодаря этому, Вы сможете поднять дух участников, и они будут готовы воспринимать неприятные аспекты обсуждения.

Деловая беседа по телефону

Самый простой способ установить контакт – общение по телефону. Если сотрудник умеет вести деловые коммуникации по телефону, это большой плюс для него и для компании.

Искусство переговоров по телефону заключается в том, чтобы ясно и кратко передать информацию и услышать ответ. Правила успешного проведения менеджером телефонного разговора:

  • Компетентность и доброжелательность;
  • Умение правильно вести беседу;
  • Желание быстро решить проблему.

Разговор по телефону должен вестись вежливо и вызывать только положительные эмоции. Сотруднику следует приложить все усилия, чтобы собеседник доверял ему.

Сотрудник должен ответственно готовиться к предстоящей деловой коммуникации: подобрать материалы, приготовить номера телефонов лиц и организаций, которые могут понадобиться, бумагу. По статистике, треть времени, в течение которого длится разговор, тратится на повторяющиеся фразы, лишние слова и паузы. Поэтому и нужна предварительная подготовка.

Кроме того, до звонка нужно определить цель и тактику общения, а также продумать план, записать проблемы для обсуждения, обдумать, как именно следует задавать вопросы собеседнику.

При подготовке к деловой беседе по телефону менеджеру следует ответить на вопросы:

  • Какова цель будущей деловой коммуникации?
  • Можно ли решить проблему без звонка?
  • Готов ли собеседник обсудить именно эту тему?
  • Есть ли уверенность, что разговор будет успешным?
  • Что спросить и что может спросить партнер?
  • Какой результат разговора устроит обе стороны? Какой не устроит?
  • Какие приемы можно использовать при общении?
  • Если собеседник возразит, повысит голос, не поверит словам менеджера, не примет аргументы, то как себя вести?

Деловое совещание

При организации делового совещания важно правильно составить повестку, то есть письменный документ, который заранее высылается участникам деловой коммуникации для ознакомления. Повестка содержит следующую информацию:

  • Тему и цель совещания;
  • Вопросы для обсуждения;
  • Время начала и окончания;
  • Помещение;
  • Докладчики (с указанием имен и должностей), а также сотрудники, ответственные за подготовку вопросов;
  • Время, отведенное на каждый вопрос;
  • Материалы по каждому вопросу.

Если участники совещания заранее будут знать предмет предстоящего обсуждения, то подумают, что они могут предложить для решения проблемы. Если же люди заранее не проинформированы, то на обсуждении высказываются мнения, которые провоцируют дискуссию. В итоге время потрачено, а решение не принято. Лучше всего планировать деловые коммуникации в определенный день недели (конечно, экстренные и внеплановые собрания нужно организовывать по необходимости) во второй половине дня.

Руководителю делового совещания важно:

  • Начать в установленное время;
  • Проинформировать участников о регламенте и повестке дня;
  • Назначить сотрудника, ответственного за формирование протокола;
  • Предупредить, что эмоциональные оценки коллег недопустимы. Нужно высказывать только конструктивные предложения;
  • Критика тоже должна быть конструктивной и обоснованной: приводить факты, не переходить на личности, предлагать способы решения проблем;
  • Обеспечить отдачу от всех участников, иначе не получится прийти к желаемой цели;
  • Не допускать затяжных выступлений, стимулировать реальные предложения и идеи, чтобы регулировать направленность выступлений;
  • Следить за корректностью обсуждения;
  • Сохранять внимание участников, для этого существуют различные приемы;
  • В конце деловой коммуникации сформулировать выводы и задачи на будущее;
  • Не затягивать завершение встречи.

Деловая дискуссия

Деловая дискуссия – обмен мнениями по определенному вопросу согласно установленным правилам. Часто совещания проводятся в виде дискуссий, причем все участники, кроме председателя, равны. Докладчиков нет, однако все присутствующие являются не только слушателями. Участники обсуждают конкретный вопрос, не нарушая установленный регламент и под руководством должностного лица.

Особенность групповой дискуссии заключается в том, что подготовленная группа людей дискутирует перед публикой, обсуждая поставленный вопрос. Ее цель – генерация решений проблемы, обсуждение спорных моментов. Обычно групповая дискуссия не приводит к разрешению спора и принятию единственного решения. Участники обязательно должны заранее подготовиться, взять с собой нужные материалы, статистические сведения. Также важно, какова их манера поведения, культура речи, насколько точно они формулируют вопросы, высказывают замечания, комментируют ответы участников. Лучше всего, когда участники обращаются по имени и отчеству друг к другу. Аудитория, которая следит за дискуссией, должна находиться под вниманием выступающих, с ней надо поддерживать контакт. Ведущий контролирует все процедуры, озвучивает тему и представляет участников, следит за соблюдением регламента дискуссии и т.п.

Деловой спор используется при обсуждении спорных моментов, когда нет общего мнения по вопросу. Цель спора – не доказать, что важно мнение какого-то участника, а словесная борьба, в которой каждый из участников деловой коммуникации отстаивает свое мнение по теме беседы. Обычно деловые споры не соблюдают принятые правила.

Публичное выступление

О публичной речи говорят, что хороших ораторов мало, но и людей, которые способны слушать их, тоже немного. Публичная речь – это компонент делового общения. Она должна быть убедительной, красноречивой и заранее продуманной.

Требования к публичной речи:

  • она должна быть очень интересной не только в самом начале, но и на протяжении всего монолога;
  • она должна состоять из вступления, основной части и заключения.

К публичной речи нужно основательно готовиться, даже если Вы – опытный оратор, не говоря уже о новичках в этом деле. Подготовка речи – творческий процесс, от которого автор испытывает радость и азарт.

Чтобы выступление было эффективным, нужно выбрать тему, подумать о назначении монолога. Тема должна соответствовать публике и быть интересной, понятной и важной для аудитории. Это зависит от таких факторов:

  • интересы аудитории, а также групповые, злободневные интересы;
  • насколько тема новая;
  • мнения, заложенные в теме.

При выборе темы для речи необходимо:

1) Убедиться, что тема будет интересна слушателям. Выберите тему, которая их волнует и спровоцирует потребность поддержать Вас. Выступающий должен дать почувствовать аудитории, что речь идет о полезных действиях.

2) Соотнести интересы и особенности аудитории, чтобы понять, насколько слушатели способны к действию.

3) Логически аргументировать свою речь с учетом убеждений и эмоциональной культуры слушателей.

4) Выбирайте тему, основываясь на месте, времени и настроении аудитории, а также на актуальности определенного момента. Тема должна быть уместной. Начните с официального повода для развития темы, которая может стать важнее.

Другие формы деловой коммуникации

  • Деловые переговоры. Всегда имеют определенную цель. Например, подписать договор или заключить сделку. Деловые переговоры – это средство для принятия решений заинтересованными сторонами.

  • Собеседование – используется при приеме на работу, увольнении, то есть для решения кадровых вопросов.

  • Презентация – официальное представление неизвестного товара или компании заинтересованной публике. Посредством презентации потенциальных покупателей и партнеров убеждают приобрести демонстрируемый продукт.

  • Торги – способ продажи товаров, размещения заказов для подрядчиков, закупки продукции с помощью привлечения поставщиков и выбора самого лучшего из них. По завершении торгов с тем партнером, который предложил самые выгодные условия, заключается сделка.

  • Деловая переписка – различные документы, с помощью которых передаются информационные сообщения.

  • Пресс-конференция — проводится, если есть новость, значимая для всего общества. Организация (или известный человек), связанная с произошедшим, комментирует новость, что важно для общественности.

Деловые коммуникации как способ достижения любых бизнес-целей

Наличие у предпринимателя навыков деловых коммуникаций говорит о его высоком статусе

Николас Коро, главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

В последнее время все большее количество менеджеров относится к этикету как к неотъемлемой части бизнеса. И это очень правильно. Ранее российские бизнесмены, к сожалению, вспоминали о существовании делового этикета только на переговорах с иностранными коллегами. Но ситуация улучшилась, бизнес-этикет уже не воспринимается как что-то экзотичное, особенно в столицах и больших городах. Если человек следует определенным правилам поведения, то это говорит о статусе предпринимателя. Именно такое представление о целях этикета послужило толчком к положительным изменениям.

Однако по-прежнему можно встретить вопиющие примеры. Если участники не знакомы с культурой тех стран, откуда приезжают партнеры для переговоров, то они и не догадываются, что своим поведением оскорбляют представителей другой стороны. Например, индуисту протягивают свою визитку левой рукой, держа ее средним и указательным пальцами. Хлопают японца по плечу при встрече, демонстрируя свое расположение. Если женщина придет на совещание с арабами в коротком платье или в одежде с глубоким декольте, то оскорбит партнеров. Возможно, многие даже и не обнаружат ничего плохого, но это грубые ошибки. Иногда руководители надевают рубашку с коротким рукавом и галстук, как будто они работают обслугой в бистро. Вам могут простить такие выходки, только если Вы числитесь в начале списка Forbes.

Невербальные методы деловой коммуникации

Деловые коммуникации осуществляются с помощью трех сигналов: словесных (что говорит коммуникатор), голосовых (то, как говорит коммуникатор) и визуальных (внешний вид собеседника). Они используются не в равных соотношениях, условно их можно разделить так:

  • 55% восприятия – визуальные сигналы;
  • 38% восприятия – голосовые сигналы;
  • 7% восприятия – словесные сигналы.

Участники беседы принимают от других сигналы, оценивают их, после чего делают вывод о человеке: можно ли ему доверять, нравится или нет. Это важно, поскольку личностное восприятие часто оказывает решающее значение в деловых коммуникациях.

Невербальное общение условно делится на пять нижеследующих подсистем:

  1. Личное пространство;

  2. Взгляд;

  3. Оптико-кинетическая подсистема, которая состоит из внешнего вида, мимики и пантомимики собеседника;

  4. Паралингвистическая подсистема, включающая в себя вокальные качества голоса, а также его диапазон, тембр и тональность.

  5. Экстралингвистическая подсистема, состоящая из темпа речи, смеха и пауз.

Можно сделать вывод, что, если посредством перечисленных подсистем сигналы настроены верно, то и в общении их использование окажет положительное влияние. Если же один человек отрицательно воспринимает другого, то это приведет к неудачам в деловых коммуникациях и отношениях в целом. Поэтому очень важно правильно использовать различные приемы и средства общения.

  • Улыбка

Согласно исследованиям Йельского университета, улыбка – крайне важный фактор деловых коммуникаций, определяющий, положительно ли Вы настроены на деловое общение и насколько убедительно выглядите в глазах партнера.

 Если Вы испытываете радость при деловом общении, то собеседники, скорее всего, будут чувствовать то же самое. Наигранность не важна, такие элементы общения не вызывают раздражения. Улыбка – очень простой способ, который влияет на успех в карьере.

Улыбка – знак одобрения, положительно влияющий на собеседника в ходе деловых коммуникаций.

Улыбка способна поднять настроение Вам и окружающим, придать уверенность голосу и расположить к себе людей. Она делает так, чтобы клиенту было приятно с Вами общаться.

Но стоит иметь в виду, что улыбка бывает неуместна. Чтобы она действовала эффективно при деловой беседе, улыбайтесь искренно, и только если это уместно в данной ситуации.

Если Вы не показываете свою улыбку, когда встречаетесь с человеком, то складывается ощущение, что Вы суровы, равнодушны или несчастны. А равнодушный человек – самый негативный элемент деловых коммуникаций, потому что он показывает, что ему неинтересно. Лицо выражает безразличие, когда Вы не слушаете, что говорит собеседник.

  • Визуальный контакт

Можно сказать, что визуальный контакт – это специфическое умение. Его нужно уметь поддерживать при беседе, но время от времени отвлекаться и смотреть в другие места, долго не задерживаясь взглядом на них. Вы не нарушите визуальный контакт, если периодически будете отводить взгляд от объекта. С другой стороны, если отводить взгляд слишком часто, собеседник может решить, что Вы к нему не расположены, испытываете дискомфорт из-за личных проблем.

Открытый прямой и пристальный взгляд – две абсолютно разные вещи. Пристальный взгляд говорит о том, что Вы активно участвуете в деловой коммуникации, но по факту часто он свидетельствует о «мертвом контакте». Основываясь на повседневном опыте общения, можно сказать, что визуальный контакт легко поддерживать, если обсуждается приятная тема, но, если речь идет о неприятном вопросе, то собеседники избегают его. Если участник разговора смотрит Вам в глаза, а потом отводит взгляд – значит, он еще не все сказал. А когда он выскажется, то, как правило, посмотрит Вам глаза, чтобы Вы продолжили общение.

Не всем легко вступать в визуальный контакт, соответственно, они его избегают. Кто-то боится обсуждать конкретные темы и отводит глаза, когда кто-то начинает о ней говорить. Если консультант при общении с клиентом отводит взгляд, смотрит то на один объект, то на другой или, наоборот, не сводит взгляд с клиента, то это вызывает напряженность.

В процессе визуального контакта взаимодействуют два человека. На основании того, как долго и как часто он происходит, можно судить о собеседнике. Поэтому, поддержание такого контакта вполне может повлиять на успешное завершение деловых коммуникаций.

  • Визитная карточка

Без визитной карточки невозможно деловое общение в современном мире. При первом знакомстве лица обмениваются ими – это уже стало частью ритуала приветствия.

Визитные карточки применяются, чтобы поздравить с радостным событием, выразить свою благодарность, например, за оказанные услуги, или выразить соболезнования.

Сотрудники компании, которые общаются с клиентами и партнерами, обязательно должны иметь визитные карточки. Они служат символом статуса и позволяют взаимодействовать с деловыми людьми.

На такой карточке отражается самая важная информация о человеке: ФИО, название организации, номера телефонов, сайт, почтовый и электронный адреса.

По карточке сразу понятно, кто ее владелец. Визитные карточки можно оформить оригинально (так обычно поступают творческие люди) или скромно и просто, как представители высших органов власти.

В разных странах по-разному относятся к этому «документу». Например, в Японии, Китае и Корее карточка считается документом, удостоверяющим личность.

За рубежом текст карточки должен быть переведен на государственный язык страны или английский. Таков деловой этикет.

Используя визитную карточку, Ваш партнер будет знать, как связаться с Вами в случае чего. Но не предоставляйте свои личные данные всем подряд.

Российские бизнесмены при деловом общении стараются подражать «старшим»

Игорь Березин, президент Гильдии маркетологов, партнер компании Semperia M&S, член правления Российской ассоциации маркетинга, советник президента исследовательского холдинга «Ромир», Москва.

Деловой этикет сегодня – не такой жесткий, как дипломатический протокол прошлого века. Это не строгие правила, а рекомендации, возникшие в результате обобщения и формализации деловой практики. По моим наблюдениям, большинство российских бизнесменов знакомы с основными нормами бизнес-этикета. А вот нюансы известны далеко не всем. На переговорах многое зависит от «старшего по званию». Если он знает и соблюдает протокол – остальные участники смотрят на него и делают тоже.

В компаниях среднего бизнеса молодые руководители часто не вникают в тонкости протокола. Самая частая ошибка, с которой я сталкивался, – это когда гостей заставляют ждать в переговорной более 5–7 минут (а иной раз – и по 15–20), пока соизволит появиться «главный босс». Часто хозяева ведут себя так, когда визитеры заинтересованы в получении заказа или подряда.

При рассадке за столом ошибки бывают редко, но все же случается, что принимающая сторона не оставляет возможности гостям сесть вместе, по одной стороне стола. Это создает практические неудобства и моральный дискомфорт.

Распространенная ошибка у нас – отсутствие визитных карточек или их бесполезность. Если Генеральный Директор не дает своей визитки или на ней не указаны его личный e-mail и мобильный телефон, партнеры могут сделать вывод (возможно, ошибочный), что руководитель не намерен контролировать ход дальнейшего сотрудничества. Они не будут его «беспокоить», стараясь договариваться с менеджерами (и учитывать их интересы).

Также проблемы нередко возникают в начале переговоров – не всегда хорошо продумано вступление, случаются заминки, пока стороны определяются, кто будет начинать.

Деловые коммуникации: правила «хорошего тона»

Если Вы соблюдаете этические нормы и культуру общения, то это поспособствует развитию сотрудничества между Вами и партнерами, коллегами.

Этические нормы устанавливают правила общения и обеспечивают гармоничные отношения. Нормы основаны на уважении, равноправии, то есть на нравственных ценностях. Не зря говорят, что относиться к другим нужно также, как Вы бы хотели, чтобы относились к Вам. Все хотят, чтобы другие люди общались с нами доброжелательно, учитывали наши интересы и права. Соответственно, собеседники тоже хотят аналогичного отношения с нашей стороны. Существуют следующие установки общения:

  • Общение приносит добро.
  • Мы настраиваемся на позитивный результат, начиная общение.
  • Те стратегии, которые мы выбираем для общения, способствуют конструктивным отношениям.
  • Мы больше других отвечаем за результат общения.
  • Каждый участник общения должен быть выслушан, имеет право на свое мнение, может принимать или нет наши доводы.

Если на деловых коммуникациях нарушаются этические нормы, то происходит этическая ошибка, которая может быть связана с циничным отношением к человеку, унижением его достоинства, агрессией, недоброжелательностью, манипуляцией сознания, категоричными суждениями. Некорректно использовать грубые выражения, насмехаться, оскорблять, издеваться, выражать негативные эмоции словами и т.д.

Чтобы общение было эффективным, недостаточно просто знать язык. Обеим сторонам нужно придерживаться принципов, соблюдать правила, которые поспособствуют тому, чтобы разговор получился этичным и гармонизирующим.

Существует принцип кооперации, который является главным принципом речи: «Твой коммуникативный вклад на данном шаге диалога должен быть таким, какого требует совместно принятая цель этого диалога». На основании принципа, можно сделать вывод, что собеседники должны иметь цель, которая всем понятна, и действовать для ее достижения, причем каждый должен вносить свой вклад.

Этот принцип уточняется через четыре:

  • Количества. Общение должно содержать столько информации, сколько нужно, не больше и не меньше.
  • Качества. Не стоит говорить то, что не сможешь аргументировать. Речь должна быть истинной.
  • Отношения.Ответная реакция на общение должна быть адекватна тому, что побудило к общению; нельзя уклоняться от темы.
  • Способа. Выражаться нужно однозначно, понятными фразами, не допускается многословие. Каждый вклад в общение должен быть понятен слушателю.

Еще один важный принцип деловой коммуникации – принцип вежливости, который раскрыт в шести максимах (правилах поведения):

  • максима такта – если собеседник не хочет, то не стоит спрашивать о личной жизни, говорить о религиозных убеждениях, предпочтениях и заработной плате, т.е. лучше соблюдать дистанцию;
  • максима великодушия – собеседник должен чувствовать себя комфортно, не нужно ставить его в неудобное положение и обременять обязательствами;
  • максима одобрения – оценка других только с лучшей стороны, стремление к совпадению позиций по отношению к людям;
  • максима симпатии – доброжелательность;
  • максима согласия – устранение конфликта посредством корректировки поведения сторон;
  • максима скромности – реалистичная оценка себя, неприятие лести и похвалы.

Во всех деловых коммуникациях не получается использовать все максимы, потому что собеседник бывает не прав, не всегда нужно показывать ему свою симпатию, но всегда будьте тактичны, уважайте его право на полную и достоверную информацию.

Соблюдайте этикетные нормы речевого поведения:

  • обращайтесь друг к другу на «Вы», несмотря на возраст и социальное положение;
  • произносите слова приветствия и прощания;
  • употребляйте вежливые фразы. Например, «будьте добры», «разрешите мне ...».

Для каждой речевой ситуации есть система формул речи. Изучите ее, чтобы использовать при деловых коммуникациях.

Общение предполагает, что обе стороны знают специфические термины конкретной области общения, владеют профессиональным языком. На собеседовании всегда обращают внимание на то, использует ли кандидат в своей речи профессиональные слова. Если общение письменное, то нужно соблюдать речевые конструкции и не использовать жаргонные слова.

Как применить деловые коммуникации при важных переговорах

На переговорах никто не пытается навязать другой стороне свою точку зрения. Участники уважают точку зрения партнеров, идут на компромиссы, доказывают свое мнение, приводя аргументы. Таким образом, на деловых коммуникациях соблюдаются правила этикета. Это способствует конструктивному общению, решению поставленных проблем и сводит на нет эмоциональное напряжение.

Правила подготовки к переговорам

Переговоры отличаются тем, что приводят к подписанию договора или составлению протокола о намерениях. Поэтому нужна тщательная подготовка, стоит продумать организационное обеспечение и содержание будущих переговоров. Как Вы будете аргументировать свои доводы, зависит только от Ваших знаний, а организация встречи регламентируется правилами протокола, которые нужно знать.

1. Предварительные консультации

Перед переговорами нужно узнать цели сторон и предмет обсуждения, потому что если одна из сторон не заинтересована в сотрудничестве, то и нет смысла встречаться. Найдите область, где интересы партнеров пересекаются. Для этого и нужны предварительные консультации. Если Вы уверены, что партнеры готовы с Вами работать, то начинайте готовиться к деловой коммуникации. Подготовкой может заняться протокольная группа, если в Вашей компании есть такая. В крупных организациях обычно есть протокольные отделы.

2. Время встречи

Подумайте, сколько предположительно продлятся переговоры. Исходя из этого, назначьте время. Оптимальный вариант – 10 или 11 часов утра. Завершить лучше не позже 18 часов, особенно, если обсуждение началось до обеда. Специалисты по психологии и физиологии советуют назначать переговоры в любой день, кроме понедельника и пятницы, потому что в эти дни активность человека не на высоте.

3. Место встречи

В саунах и ресторанах решения не принимаются, для этой цели больше подойдет офис. А в ресторане можно собраться, чтобы отметить успешное завершение проекта или назначить встречу для поддержания отношений.

Переговоры можно провести в офисе партнеров или Вашем офисе. И в том, и в другом случае есть преимущества и недостатки. В своем офисе Вы будете чувствовать себя спокойнее и увереннее, но придется позаботиться об организации встречи. На территории партнера Вам будет психологически сложнее. Если предприятия имеют долгую историю деловых взаимоотношений и регулярно организуют деловые коммуникации, то можно ходить «в гости» друг к другу по очереди. В некоторых случаях лучший вариант – провести беседу на нейтральной территории:

  • Между собеседниками натянутые отношения, никто не хочет уступать и предоставлять другому возможность находиться на своей территории;
  • Нужно добиться равных условий на переговорах, чтобы по максимуму обеспечить паритет;
  • Вопросы, которые планируется обсуждать, конфиденциальны, а офисы обеих сторон не снабжены средствами информационной безопасности. Во многих бизнес-центрах можно арендовать помещение, а специалисты подготовят его для переговоров и обеспечат техническую защиту информации.
  1. Состав делегации

От каждой стороны количество и должности участников должны быть примерно равны. Назначается глава делегации, которая принимает окончательное решение по обсуждаемому вопросу и контролирует соблюдение правил. Главой делегации обычно является руководитель организации, но не всегда. Если специалист отлично владеет техникой переговоров, то он будет руководить встречей. Еще пример: директор пришел в компанию недавно и пока не во всем разбирается. В таком случае руководитель должен помнить о том, что глава делегации на время переговоров полностью несет ответственность за принятие решений. И ему должны подчиняться представители компании. Если кто-то усомнится в решении главы или начнет спор на переговорах, то совершит большую ошибку, так не стоит себя вести.

5. Документы и раздаточные материалы

Подготовьте проекты договоров и решений перед переговорами. Эти документы будут именно проектами. Подумайте, какая информация понадобится на деловой коммуникации. Под рукой держите все важные документы и материалы, чтобы участники встречи не ждали, пока кто-то ищет информацию или звонит тому, кто ею владеет. Распечатайте достаточное количество материалов в одинаковой комплектации для всех собравшихся. Будет оскорбительно звучать, если одному из участников Вы скажете, что ему досталась некачественная копия.Позаботьтесь о сборе информации об участниках, особенно о Генеральном Директоре. С такими сведениями гораздо проще повлиять на итог обсуждения. Любая информация может оказаться полезной, даже о том, что любит кушать или какую последнюю книгу прочитал генеральный директор.

У каждого члена делегации должно быть при себе нужное количество визитных карточек.

6. Сувениры для партнеров

Если хотите, приготовьте символические подарки для партнеров. Не стоит дарить очень дорогие или большие сувениры. Нанесите на подарок эмблему Вашей компании. Как правило, генеральному директору на деловых коммуникациях вручается особенный подарок, не как другим. Лучше предупредить (например, через протокольные группы) другую сторону о подготовленных подарках, чтобы ее участники не чувствовали себя неловко из-за того, что не позаботились о сувенирах.

7. Дресс-код

Мужчине стоит надеть светлую рубашку и темный костюм. Галстук может быть в мелкий светлый горох или диагональную полоску, но не нужно надевать разноцветный или яркий галстук. Классические туфли черного цвета на шнурках и без декоративных элементов, за исключением шва, который отделяет мысок. Недопустимо надевать на встречу обувь из лакированной кожи или кожи змеи, крокодила, страуса.

Женщине лучше всего надеть темный жакет с юбкой или платье. Если для деловых коммуникаций выбран деловой костюм, то нужно подобрать светлую блузку, капроновые колготки телесного цвета и туфли на небольшом каблуке желательно без декоративных украшений. Хоть и галстуки сейчас носить женщинам модно, но он не подходит для деловых встреч. Нельзя приходить с браслетом или цыганскими серьгами, украшения должны быть строгими и не бросаться в глаза.

Правила поведения в процессе переговоров

Не опаздывайте, иначе нарушите протокол. Партнер может расценить Ваше опоздание как оскорбление или неуважение. Если произошли непредвиденные обстоятельства, из-за которых Вы приехали позже назначенного времени, извинитесь перед партнерами. Если от начала встречи прошло уже 15 минут, а Вас еще нет, то Генеральный Директор принимающей стороны может завершить для себя не начавшуюся встречу, а переговоры – поручить провести своим помощникам.

1. Встреча гостей

Если принято решение проводить деловые коммуникации в Вашем офисе, то все члены делегации должны собраться в помещении, где будут проходить переговоры, в установленное время. Сотрудник, который не задействован в обсуждении, встречает прибывших партнеров и провожает их в комнату. Глава Вашей делегации здоровается первым и представляет всех участников. Аналогичные действия проделывает глава делегации партнеров, после чего руководитель делегации хозяев территории предлагает присесть гостям.

2. Рассадка переговорщиков

Глава делегации принимающей стороны садится первым, остальные участники занимают места согласно заранее расставленным табличкам. Самый популярный вариант рассадки: делегации сидят друг напротив друга (вдоль длинных сторон стола). Генеральные Директора тоже сидят напротив в центре. Справа от каждого из них – второй по значимости сотрудник, слева – третий и так далее. Переводчики и эксперты, которые непосредственно не являются переговорщиками, но участвуют в деловой коммуникации, располагаются немного сзади от главы делегации и по левое плечо. Если хозяева нарушили такую рассадку, и кто-то сел не на свое место, то это считается дурным тоном.

3. Обмен визитками

Когда все расселись по своим местам, глава делегации хозяев представляет участников со своей стороны, даже если кто-то уже им знаком. После этого глава гостей знакомит партнеров со своей командой. Если присутствующих менее десяти человек, то происходит обмен визитками. Каждый предлагает свою визитку тому, кто сидит напротив него. Участник убирает визитку в нагрудный карман или кладет на стол перед собой. В таком случае можно подглядеть имя партнера, если вдруг оно забылось. Если для конкретизации каждого места используются лежачие карточки, а не вертикальные таблички, то положить визитку перед собой очень удобно. Если же участников деловой коммуникации более десяти, то обмениваться визитными карточками считается неуместным. Каждый участник должен иметь в наличии список всех членов делегации партнера, для каждого из которых указывается ФИО и должность. В такой ситуации все же визитками можно обменяться, но только во время перерыва, если он будет. Если нет, то после переговоров.

4. Начало переговоров

Обсуждение начинает всегда Генеральный Директор хозяев, который еще и следит, чтобы не было долгих пауз. Если они все же возникают, то он должен их заполнять. Если наступило молчание в ходе деловых коммуникаций, то гости могут подумать, что все сказали, что хотели, а значит, пора завершать переговоры. Не стоит с порога начинать говорить о вопросе, который собрались обсудить. Лучше сначала поговорить несколько минут на другую тему, например, вспомнить сотрудничество в прошлом. Не стоит начинать разговор с политики, национальных особенностей, религии, если эти темы могут спровоцировать противоречия. Затем глава делегации хозяев говорит о том, что пора перейти к обсуждению вопроса, ради которого все собрались. Генеральный Директор может передавать слово экспертам, членам делегации и советникам. Если кто-то говорит, то перебивать его не стоит.

5. Перерывы в ходе встречи

На переговорах не должны звонить мобильные телефоны, поэтому лучше их отключить. Если предполагаются перерывы, то заранее спланируйте их. Повесьте на дверь табличку «Идут переговоры, не входить», чтобы никто вас не беспокоил. Зайти может только секретарь, если его попросил об этом глава делегации принимающей стороны. Если кто-то все же зашел в комнату для переговоров, руководитель должен попросить его выйти.

6. Запись беседы

Часто участники деловой коммуникации записывают переговоры. Кто-то пишет протокол вручную, кто-то набирает текст на компьютере, другие вооружаются диктофонами и записывают все сказанное. Но вторая сторона обязательно должна быть согласной на запись. Вести запись может участник переговоров или технический специалист.

7. Завершение переговоров

Чтобы разрядить атмосферу, глава делегации хозяев в конце встречи может предложить собравшимся снять пиджаки. Предложение уместно, только если официальная часть переговоров закончена, и съемка уже не ведется. Руководитель делегации гостей всегда проявляет инициативу по завершению деловых коммуникаций. Обычно итог встречи – принятое решение по обсуждаемому вопросу, которое фиксируется в протоколе. Документ создается в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Он подписывается уполномоченными лицами. Помимо протокола, можно составить отчет, который отправляется гостям для утверждения. Один из принципов делового этикета – держать данное слово. Те решения, которые были приняты в ходе обсуждения, нужно обязательно соблюдать. После встречи участники при желании обмениваются сувенирами. Имейте в виду, что не стоит стразу открывать упаковку и рассматривать, что внутри.

Деловые коммуникации не всегда заканчиваются положительно для обеих делегаций. Например, одна из сторон может отложить подписание договора, чтобы тщательно обдумать условия и последствия. Тогда обязательно согласуйте дату и время следующей встречи. Если Вы поняли, что не сможете прийти к консенсусу, даже если отложить переговоры, то ни в коем случае не ставьте ультиматумы и не шантажируйте гостей. Спокойно скажите, что ваши мнения не совпадают, поблагодарите коллег за работу и попрощайтесь, выйдите из комнаты вместе со своей командой.

Без деловых коммуникаций не бывает работы, это важная часть жизни и вид отношений между людьми. Деловое общение обеспечивает успех общего дела, способствует достижению желаемых целей и создает условия для взаимодействия партнеров, а также способствует развитию деловых отношений между коллегами, конкурентами, руководителями и их подчиненными. Кроме того, оно предполагает достижение личных целей, удовлетворение своих интересов. Чтобы успешно вести дела, нужно обязательно владеть навыками делового общения.

Какие ошибки российских переговорщиков отмечают зарубежные эксперты

  • Восприятие собеседника не как партнера, а как противника.
  • Скрытность, подозрительность. Как пример, скрытие этического кодекса, принятого в организации, хотя во всем мире им гордятся.
  • Представление, что регион, город России или вся страна лучше, чем другие страны, в которых люди работают неправильно.
  • Люди в России не хотят быть ответственными за что-либо: начальник ссылается на своего заместителя, тот, в свою очередь, на своего заместителя. Это можно объяснить историческим наследием.
  • Также исторические корни имеют склонность к авторитарному поведению. Достаточно вспомнить отношения барина и крепостного крестьянина. В наше время это проявляется как абсолютная непрозрачность информации для персонала.
  • Нежелание уступать, громкая речь.
  • Жесткий стиль ведения переговоров.
  • Нежелание обсуждать сложные вопросы, смена «неудобной» темы разговора. Часто уводят беседу в другое русло. Вместо обсуждения не желаемых вопросов предлагают попить чай, посмотреть что-то.
  • Делегация хозяев, желая показать, что на переговорах они главнее гостей, специально опаздывает на встречу. Если опоздают гости, на них смотрят с презрением.
  • Нет желания разбираться в особенностях психологии коллег, если они – люди другой национальности или религии.
  • Неумение оформлять переговорную документацию.
  • Не всегда корректный внешний вид, часто нарядная одежда.
  • Дурные манеры. Например, однажды переговоры вела руководитель отдела кадров. Она была в белых босоножках и зеленом костюме. Дама указывала пальцем туда, где было место визитеров, и говорила: «Прошу вас, господа!».
  • Невыполнение обещаний, данных на встрече.

Информация об авторе и компании


Николас Коро, главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва. Николас Коро – специалист в области брендинга. По итогам 2005 года признан лучшим в России консультантом по маркетингу из числа работающих с реальным бизнесом (по версии журнала «Секрет фирмы»), входит в десятку самых влиятельных российских маркетинговых специалистов и топ-100 лучших маркетологов современной России. Автор пяти книг, в том числе бестселлера «Успешный стиль ведения бизнеса. Ждешь удачу? Смени галстук!» (совместно с Э. Каракоз; СПб. [и др.]: Питер, 2009). Читает авторский курс по брендингу в АНХ при Правительстве РФ и ГУ–ВШЭ. Единственный человек, получивший от Национальной торговой ассоциации звезду премии «Товар года» за всю десятилетнюю историю награды.

Игорь Березин, президент Гильдии маркетологов, партнер компании Semperia M&S, член правления Российской ассоциации маркетинга, советник президента исследовательского холдинга «Ромир», Москва. Игорь Березин в 1991 году окончил экономический факультет МГУ им. М.В. Ломоносова по специальности «социально-экономическое планирование и прогнозирование». В 1992–1994-м – партнер, ведущий консультант, Генеральный Директор аналитического агентства «Солар». В 1994–1995-м – ведущий аналитик группы брокерских компаний на Московской товарной бирже. В 2000–2005-м работал в медиахолдинге «Эксперт» (руководил аналитической группой «Эксперт-МА» и исследовательским проектом «Стиль жизни среднего класса»). Автор 13 монографий по маркетингу и 350 статей, обзоров и аналитических материалов, публиковавшихся в ведущих деловых изданиях России.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль