Сопроводительное письмо в деловой переписке

1382
Фото: shutterstock.com
Фото: shutterstock.com
Такая вещь как культура взаимоотношений далеко не всем известна в нашей стране. Уничтожение русской аристократии в годы революции и Гражданской войны привело к общему понижению уровня культуры общества. Низкий порог элементарной вежливости укоренился и стал своего рода традицией в России. Это, безусловно, весьма печально. Однако можно посмотреть на ситуацию с другой стороны. Если что-то пришло в упадок, значит, есть что возрождать. Вполне вероятно, что в скором времени благодарственное и сопроводительное письмо могут вновь войти в обиход и стать для нас частью реальности.

В этой статье вы прочитаете: 

  • Насколько значимо сопроводительное письмо в бизнесе
  • Как составить сопроводительное письмо
  • В каких случаях сопроводительное письмо нужно чаще всего
  • Какие ошибки можно допустить в сопроводительном письме и как их исправить

Сопроводительное письмо как элемент деловой культуры

Письмо – это общее название разных по своему содержанию документов, которые отправляются почтой. Деловые письма составляются в связи организационными вопросами, юридическими взаимоотношениями, или проблемами, связанными с экономическими аспектами взаимодействия сторон. Информация в деловом письме всегда имеет официальный характер. Поэтому письмо должно быть зарегистрировано и устное общение не может его заменить.

По тематическому признаку деловые письма подразделяются на коммерческие письма (сопровождают коммерческие сделки, составляются юридическими лицами, как правило, наделены правовыми полномочиями), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на данные виды писем.

По функциональному признаку деловая переписка делится на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления –данная корреспонденция констатирует имеющее место или событие и не подразумевает ответа –задача этих писем такая же, как у квитанции или ярлыка.

По признаку адресата письма бывают обычные и циркулярные (рассылаются из единого  источника поразным адресам, по большей части из вышестоящей в нижестоящие организации).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Сопроводительное письмо, как информационное письмо, сопровождающее пересылку документов, материальных ценностей (письмо к договору,  контракту, спецификации, каталогу, протоколу, образцам товара, грузам).

Письмо-подтверждение рассылается в качестве констатации того, что документы и материалы-письма, телексы, спецификации, прейскуранты, каталоги, образцы изделий, телеграммы получены,  телефонный разговор состоялся. 

Письмо-напоминание высылается в случае, если не получен ответ в ходе переговоров или непосредственного общения.

Письмо-сообщение. Данный вид писем направляется адресату, если необходимо оповестить его о конкретных фактах или событиях, в которых он заинтересован (к примеру, о приезде официальных гостей, деловом свидании, визите на предприятие, предстоящих переговорах, отправке товара и т. д.).

Письмо-приглашение отправляется одному или многим адресатам, иногда при помощи массовой рассылки. Если приглашается много людей,применяются шаблонные заготовки, которые могут быть отпечатаны в типографии.

 Письмо-благодарность отсылается, если есть необходимость за что-то поблагодарить адресата (за оказанное внимание, составление каталога, визит на мероприятие, финансовую помощь, и т. д.). Составление подобных писем является актом проявления вежливости. Как правило, они адресуются определённому человеку.

Гарантийные письма отправляются для подтверждения каких-либо обязательств и соглашений,  адресатом может являться какюридическое, так и физическое лицо.

Письмо-запрос составляется при невозможности договориться лично или при телефонном разговоре. Как правило, такая форма писем распространена в отношениях между организациями, у которых есть банковский счет, оформленный на юридическое лицо. 

Коммерческий запрос – это сопроводительное письмо к коммерческому предложению, составляется в виде обращения лица, намеренного заключить сделку (поставщика к заказчику или наоборот), желающего уточнить цену товара или услуги, либо предложить услугу (обращение покупателя к продавцу, заёмщика в банк).

Письмо-предложение (оферта) – это выражение намерения продавца договориться о сделкена определенных условиях. В данном виде письма, как правило, обозначаются предлагаемые товары, определяется их объем, качество, стоимость, детали доставки, сроки и размер платежа, характеристики упаковочных материалов  и т.д.

Какую роль сопроводительное письмо играет в деловой переписке

Сопроводительное письмо – это вспомогательный элемент, прикладывающийся к документам при заключении трудового договора, или дополнительный документ к основному пакету,отсылаемому  конкретному адресату.

В Западной Европе и США, где традиции рынка труда наиболее развиты, отправлять работодателю резюме без сопроводительного письма неприемлемо. Это будет воспринято как фамильярность. В нашей стране это требование не столь жёсткое, и сопроводительное письмо работодателю не всегда отсылается, так как этот сегмент рынка гораздо хуже развит, но специалисты всё больше приходят к мнению о важности этих требований этикета.

Существует несколько разновидностей сопроводительного письма:

  • письмо-запрос (соискатель просит работодателя предоставить ему информацию об открытых вакансиях, согласно своему резюме);
  • письмо-отказ ( соискатель не принимает приглашение на работу);
  • письмо-подтверждение (соискатель принимает приглашение на работу);
  • письмо-благодарность (отсылается после проведения  собеседования, для того, чтобы продемонстрировать работодателю свой интерес к предлагаемой должности);
  • письмо-опись (включает в себя список документов, которые отсылаются адресату, и объясняет зачем эти документы отправляются);
  • письмо-приложение (составляется для того, чтобы откликнуться на определенную вакансию, в нём соискатель объясняет, почему именно он самый лучший кандидат на замещение этой должности).

Сопроводительное письмо как способ донести комплимент

Андрей Колесников, генеральный директор компании PowerLexis, Санкт-Петербург

Чтобы получить приглашение на собеседование ,а также для того, чтобы оно увенчалось успехом, важно вызвать симпатию к себе собеседника. Один из самых проверенных способов для этого– сделать ему комплимент. Только он должен быть продуманным, адресным и не банальным. Если вы устраиваетесь на работу, работодатель должен почувствовать, что вы изучили деятельность его компании, нашли в ней что-то действительно интересное для себя и готовы обосновать своё мнение. Адресат вашего письма с лёгкостью отличит истинную заинтересованность от набора дежурных фраз и, без сомнения, расположится к вам.

Не так давно  наша компания получила сопроводительное письмо к резюме. Соискатель явно хотел расположить нас к себе. И что же он написал?!

«Уважаемые господа! В вашей работе вызывает неизменное уважение  ответственность перед заказчиками, отменное качество выпускаемой продукции и уровень принятия решений. Я был бы очень горд работать в Вашей компании ради увеличения ее прибыли».Этот соискатель даже не был приглашён на собеседование, потому что его сопроводительное письмо можно адресовать какой угодно компании. Он явно рассылал этот шаблон всем подряд. Например, PowerLexisвообще не выпускает продукцию, а предоставляет услуги.

А вот пример другого письма, демонстрирующего, что его автор не поленился изучить информацию о компании. «… Я заинтересовался Вашей вакансией  из-за узконаправленной специализации  компании. Я согласен с тем, что в нынешнее время, когда конкуренция так высока, это один из лучших методов завоевания позиций на  рынке…». Мы не могли не обратить внимание на это письмо, и пригласили его на собеседование. Если же Вы не понимаете, какой комплимент сделать, лучше вообще ничего не пишите.

Как составить сопроводительное письмо: инструкция

Обычно сопроводительные письма прикладываются к резюме, но форма сопроводительного письма универсальна, поэтому может быть использована в любом случае.

1. Избегайте общих приветствий. Старайтесь, чтобы вашему адресату сразу было ясно, что вы внимательно ознакомились с информацией о его бизнесе. Старайтесь обращаться к человеку по имени, не употребляйте общих формулировок, типа  «Уважаемый представитель фирмы».  Сайты организаций (например, LinkedIn), часто содержат сведения о том, кто занимается подбором кадров.

2. Никогда не отправляйте одно и то же сопроводительное письмо в разные компании. Текст сопроводительного письмадолжен быть уникальным, специально составленным для данной организации. В каждом конкретном случае акцентируйте внимание на всём том, что отличает вас от других претендентов (отдельных навыках и опыте вашей работы, характерных особенностях личности, важных аспектах образования). Постарайтесь сделать так, чтобы работодатель понял, что вы считаете его особенным в ряду других. К примеру, напишите так: «Я наблюдаю за вашей организацией уже несколько лет, и новая политика вашей фирмы мне очень симпатична. Я бы хотел влиться в ваш коллектив и в дальнейшем участвовать в развитии корпоративной стратегии».

3. Избегайте общего перечисления навыков. Не пишите сопроводительное письмо словами из текста объявления о вакансии. Лучше конкретизировать, как это качество соотносится с вами. «Качества организатора» могут быть проиллюстрированы таким предложением:  «в годы обучения в университете я был организатором  студенческого кружка». 

4. Используйте ключевые слова, связанные с требованиями, перечисленными в описании. Соискателю на вакансию аналитика, для которой необходимо обладание степенью магистра экономики, в  сопроводительное письмоважно включить слова-крючки — «магистратура», «экономика». Бывает так, что резюме прогоняют через специальную  программу, и если она этих терминов не найдет, заявка автоматически будет отбракована.

5. Не прибегайте к узкоспециализированному жаргону. Сотрудники, просматривающие отзывы на вакансии, не обязательно должны быть специалистами в вашей области, и им может быть не знакома профессиональная терминология.McKinsey советует соискателям,  прежде чем отправлять резюме, дать почитать его своим знакомым – специалистам в разных сферах знания, и понять, легко ли оно воспринимается.

6. Краткость — сестра таланта. В BankofAmerica предлагают представить, что работодатель – это вы. Сколько сопроводительных писем приходит к нему ежедневно? Поэтому будьте лаконичны и чётко структурируйте текст.

7. Проверьте орфографию. Если сопроводительное письмо у вас составлено неграмотно, значит,вы не наблюдательны, и легкомысленно ищете работу. Когда у вас в конкурентах десятки человек,вы не имеете права на ошибку.Стоит перепроверить своё письмо,перед отправкой много раз с перерывами.

8. Не лгите. Человек, которому нет доверия, не самый лучший вариант для работодателя. Если вас захотят взять на работу, сведения обязательно проверят.Соискатель, которого уличили в обмане, однозначнобудет отсеян. Принимайте во внимание, что личную информацию о кандидатах, как правило, проверяют.

9. Продемонстрируйте в сопроводительном письме свои коммуникативные навыки. Часто одним из основных пожеланий к потенциальному работнику указываетсяего способность наладить контакт с окружающими. Постарайтесь составить сопроводительное письмонаиболее простым языком, не используйте канцеляризмы. Откровенно, лаконично и бодрообъясните, почему именно вы – лучший кандидат на эту должность.

10. Используйте цифры и достоверные данные. Они бросаются в глаза и их легко запоминать. Например, можете указать оценки по профильным предметам из своего диплома или другие точные цифры.

11. Следуйте правилам. Если к вам предъявляют чёткие требования того, как писать или отправлять письмо, не пренебрегайте этим требованием и напишите правильное сопроводительное письмо. Иначе, работодатель подумает, что вы халатно относитесь к своим обязанностям или склонны не прислушиваться к советам руководства, и не захочет брать вас на работу.

Какое сопроводительное письмо прикладывать к коммерческому предложению

Обычно коммерческое предложение отсылают как  приложение  к электронному письму. В этом случае есть необходимость составлять и сопроводительное письмо к нему.

Поэтому стоит знать, как написать сопроводительное письмо так, чтобы адресата сам захотел прочитать ваше коммерческое предложение.Некоторые фирмы не прилагают сопроводительное  письмо к коммерческому предложению, а просто отправляют пустой email с прикрепленным к нему предложением.Является ли это корректным? 

Кроме того, что сопроводительное письмо–существенный элемент этикета,  если коммерческое предложение отправляется без него, то с большой долей вероятности его вообще не прочитают.Поскольку это нужно скорее вам, чем клиенту, то именно вам стоит об этом позаботиться. Адресату важно получить информацию, которая упростит для него принятие решения.

Каждый текст решает определенную задачу. Сопроводительное письмо призвано напомнить адресату о предварительной договоренности и донести до него сведения, которые простимулируют его вникнуть вкоммерческое предложение.

  • Формальное сопроводительное письмо

Мало написать одну формальную фразу, вроде: «высылаем Вам коммерческое предложение». Но и много текста в письме тоже не должно быть.

Правильное сопроводительное письмо

Запомните, сопроводительное письмо не продаёт, оно информирует и отвечает на чёткий  вопрос: «Зачем мне вникать в коммерческое предложение именно сейчас».

Имейте в виду — если ваш адресат не прочитает  коммерческое предложение в момент получения, то он его вообще никогда не откроет.

Руководствуйтесь при написании письма логикой: текущий довод  опирается на предыдущий и «готовит почву» для следующего.

Простой план сопроводительного письма: 

1. Приветствуем адресата.

2. Представляемся.

3. Напоминаем о предшествующем разговоре и сообщаем о коммерческом предложении.

4. Уточняем нюансы.

5. Акцентируем внимание на главных выгодах предложения.

6. Побуждаем к действию

На каждый пункт по одному предложению.

Зачем нужно сопроводительное письмо для налоговой

Отправляя в налоговую службу документы (счета-фактуры, квитанции, договоры и т. п.) к ним нужно прикладывать сопроводительное письмо. В этом  документе, должны быть перечисленыотправляемые бумаги и даны к ним пояснения.

Написание сопроводительного письма в налоговую существенно упрощает работу с документами.Благодаря сопроводительному письму:

  • Вы и адресат чётко будете знать какой пакет документов отправлен;
  • Канцелярии легче будет зарегистрировать ваши бумаги;
  • Будет внесена ясность относительно цели направления в ИФНС тех или иных документов;
  • Документы быстро дойдут до специалиста, который будет с ними работать.

Все ли документы нужно направлять с сопроводительным письмом

В большинстве случаев документы отправляются в ИФНС с сопроводительным документом. В том случае, если пересылаемый документ не информирует о его отправителе и получателе, сопроводительное письмодолжно прилагаться обязательно.

Существует и ряд документов, которые могут быть отправлены в ИФНС без сопроводительного письма. К ним относятся:

  1. Первичная налоговая декларация без приложений. Такая декларация включает в себя сведения, для идентификации ее автора. Так как декларация подается согласно законодательству, каких-либо объяснений причин ее отправления, как правило, не требуется. Но если декларациюдополняютсопровождающие документы, то имеет смысл составитьсопроводительное письмо с их списком. Уточненную декларацию, также стоит отправлять с сопроводительным документом, объясняющим причины ее отправки.

  2. Обжалование в вышестоящей организации решения/действия ИФНС и заявление в суд, оспаривающее действия налоговой. Сведения об отправителе обязательно включаются в данные документы, как и указание налоговой организации, а также перечень приложений, поэтому сопроводительное письмо в этом случае не обязательно.

Единого бланка сопроводительного письма в ИФНС не существует, но этика документооборота предполагает важность  включения в сопроводительное  письмо следующих пунктов:

  • названия налогового органа (возможно указание должности и ФИО начальника инспекции или его заместителя в дательном падеже);
  • названия и адреса отправителя письма;
  • исходящего номера и даты;
  • номера и даты запроса ИФНС, в ответ на который отправляются документы (если есть);
  • заглавия (например, «О направлении документов…»);
  • обращения («Уважаемый…!»), если письмо адресовано руководителю налоговой или его заму;
  • текста письма;
  • списка прилагаемых документов с обозначением их названий, объема и числа экземпляров;
  • должности ответственного лица, его подписи и расшифровки;
  • ФИО составителя документа с обозначением номера его телефона (бухгалтера).

Если сопроводительный документ составляется организацией, его необходимо писать на фирменном бланке.

Письмо обычно начинается с предложений типа «Направляем Вам...», «Направляем в ваш адрес…» или «По вашему запросу высылаем…». Если в документе нет обращения к конкретному человеку, то в словах «вам», «ваш» и т. д. заглавная буква не используется.

После этого необходимо дать список отправляемых документов и обозначить  их чёткие характеристики (например, «…высылаем книгу покупок за 2 квартал 2016 года»). Сведения о количествелистов и  экземпляров отсылаемых бумаг стоит  указать в перечне приложений, а не в самом письме.

Сопроводительный документ может включать в себя только ссылку на документы, отправляемые в ИФНС. В частности, отправляя уточненную декларацию лучше объяснить почему были изменены данные первичной декларации (ошибка, поступление дополнительныхсведений и т. д.).

Во время выездных и камеральных проверок, в сопроводительном письме бывает необходимо объяснить отдельные пункты, по которым уналоговойпоявились вопросы (по ним инспекция либо составит запрос, либо в отдельное письмо с требованием объяснений). Налогоплательщикам лучше не уклоняться от этого, так как это может быть чревато проблемами (например, отказом в предоставлении налогового вычета).

Сопроводительное письмо о предоставлении документов не несет информационной нагрузки, но у него есть три важных функции:

  • фиксирует факт отправки;
  • предоставляет список отправляемых документов и руководство по работе с ними;
  • позволяет уточнить срок исполнения, поскольку содержит регистрационные  данные.

Сопроводительное письмо поможет избежать человеческого фактора

Яна Проскурина, директор юридической практики, руководитель группы по разрешению налоговых споров компании PwCLegal CIS, Москва.

Для начала убедитесь, что вы верно поняли  суть налогового соглашения; лучше зафиксируйте своё понимание к какой-либо форме и согласуйте с инспекторами. Дело не в том, чтокто-то хочет вас запутать, просто иногда налоговые документы не так легко понять. К тому же, вы можете что-то забыть, должностные лица – смениться, заболеть или умереть. Приведу такой случай из жизни. Налоговый инспектор в ходе  выездной проверки запросил у организации большой пакет документов, составив официальное требование.

При этом устно заявил, что необязательно представлять сразу все документы, достаточно только  типовых договоров, а остальные можно донести после (по мере необходимости). Но вскоре по акту проверки выяснилось, что налоговая собирается наложить штраф на компанию, за непредоставленные во время бумаги.Как обезопасить себя от таких ситуаций? К предоставляемым документам нужно было прикрепить сопроводительное письмо, которое зафиксировало бы договоренность и защитило бы компанию от штрафов.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Единого принципа составления сопроводительного письма к документам нет, но традиции деловой этики и принципы документооборота предполагают  соблюдение определенных правил.

  • Реквизиты

Официальная переписка между юридическими лицами (предприятиями, индивидуальными предпринимателями) как правило ведется на фирменных бланках, имеющих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Подпись на сопроводительном письме компании ставится в зависимости от типа отсылаемых документов. К примеру,  при составлении договора или коммерческого предложения письмо подпись ставит главный руководитель; при отправке бухгалтерских документов – главный бухгалтер либо начальник финансового отдела и т.д.

Для максимально быстрой связи в случае возникновения недоразумений или вопросов по отправленным документам, в письме должны быть прописаны фамилия и контактные данные его составителя.

  • Текст письма

Обычно сопроводительное письмо направляется руководителю адресуемой организации или ее департамента и пишется на его имя. В этом случае предпочтительно начинать письмо с обращения «Уважаемый (ая)», указав имя и отчество ответственного лица. Если письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить.

Первое предложение описательной части письма зависит от компании-адресата:

  • в вышестоящую компанию – «представляем Вам»;
  • в нижестоящую– «направляем Вам»;
  • в стороннюю  – «высылаем Вам».

После этого идет описание цели отправки документов и, если это нужно, просьба их рассмотреть. В случае отправки корреспонденции в ответ на запрос предприятия, это должно быть указано в начале письма.

  • Перечень документов

В Приложении к сопроводительному письму организации необходимо дать полный список отправляемых документов по следующим пунктам:

  • название и номер документа;
  • дата его написания;
  • количество экземпляров;
  • число листов в документе;
  • сведения о прошивке и номерах страниц, если они есть.

В конце письма нужно отметить общее количество листов отправленных документов и их упаковке.

Внимание: в случае, если документы называются одинаково( счета-фактуры, договоры и др.) можно указать общееназвание и количество листов.

  • Кто должен подписывать сопроводительное письмо

Тут есть несколько вариантов в зависимости от того, кто отправляет письмо. Если это руководитель,  вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, разумеется, он. Если сопроводительное письмосоставляется от имени  бухгалтерии, для отправки первичных документов, то его должен подписать главный бухгалтер. Адресатом в этом случае тоже является главный бухгалтер организации-контрагента.

Сопроводительное письмо к резюме

Составлять ли сопроводительное письмо, высылая резюме на интересующую вакансию? Каждый раз спрашивают себя почти все соискатели. Именно сопроводительное письмо попадает на глаза адресату первым, поэтому можно сказать, что оно является приветствием. Вы формируете начальное впечатление о себе посредством этого письма. Поэтому к написанию сопроводительного письма стоит подойти максимально серьезно.

Письмо может быть написано в свободной форме, но есть информация, которая всегда должна присутствовать в сопроводительном письме:

• обращение (адресат письма, или наименование компании)
• вакансия, на которую высылается резюме (так, вы сбережёте время адресата)
• информация для обратной вязи (скопируйте её из резюме, за это вам будут признательны сотрудники кадрового отдела)

Задача этого сопроводительного письма—заинтересовать в вашем резюме, сделать так, чтобы работодатель захотел больше узнать о вас. Как правильно написать сопроводительное письмо? Специалисты рекомендуют придерживаться нескольких основных моментов.

Эксперты предупреждают: в сопроводительном письме не нужно упоминать о ваших карьерных амбициях. Это может смутить работодателя, сейчас он хочет найти конкретного исполнителя, а не топ-менеджерав вашем лице. Поэтому предложение, типа: «Работа в Вашей компании интересует меня в связи с возможностью карьерного роста» - стоит убрать. 

Помните, что сопроводительное письмо должно кратко презентовать вас с наилучшей стороны, поэтомуне зачем обращать внимание на моменты в вашем резюме, которые могут вызвать вопросы, если они есть. Например, разъяснить, по какой причине вы не работали в течение какого-то времени, лучше при личном общении. 

Избегайте банальностей. «Я легко обучаюсь, устойчива к стрессам и коммуникабельна» — об этом  пишут почти все, поэтому такие заезженные выражения большинство работодателей пропускают. 

В заключении обязательно напишите, что если ваша кандидатура заинтересует, вы готовы к личному собеседованию, чтобы ответить на всевопросы. Далее, важно подписаться и указать свои контакты. Хотя,, эти сведения есть в резюме, этого требуют правила деловой переписки.

Важно! Информация в сопроводительном письме не должна повторять сведения из резюме, она  должнауточнять её и  вызывать интерес читателя.

Сегодня успех сопутствует тем, кто составляет сопроводительные письма. Это не очень сложно, как кажется в начале. Просто перед тем, как отправлять что-то адресату, вы обращаетесь к нему, давая понять, что не просто пишете что-то куда-то, а конкретно что, и именно этому человеку.

Сопроводительное письмо и работа над ошибками

Вот пример сопроводительного письма, написанного с ошибками.

Сопроводительное письмо с ошибками:

В компанию «Идеальная работа»

Доброго времени суток!

Хочу стать у вас менеджером по продажам. 

Трудиться в вашей организации – большая честь для меня и для всех, кто хоть немного в курсе дел в этойотрасли. Не сомневаюсь, что я именно тот,кого ищет  ваша уважаемая фирма. Если вам нужен  формалист, бессмысленно проводящий время на работе, безынициативный, не умеющий наладить отношения с коллегами или, к примеру, циничныйсотрудник, который  ради своей карьеры « пойдёт по головам», но не способен к нормальной работе, не стоит терять  время, рассматривая мою кандидатуру. Мнеизвестно о вашей организации, как о главном лидере в данном сегменте рынка и лучшем работодателе на рынке труда. Я уверен, что вы поступите правильно, выбрав меня, а мое резюме – дополнительный аргумент в эту пользу.

С нетерпением жду вашего ответа.
Искренне ваш,
Петр Петров

Работа над ошибками

  • Приветствие.

Использованная соискателем формулировка, как и популярная сейчас – «доброго времени дня», неподходящая. Большинство людей она раздражает. Это выражение вызывает вопрос: почему нескаать «добрый день»? Правда, и этот вариант не очень удачный. Лучше всего написать – уважаемый (ая) ФИО, адресат, обычно, указывается в самом объявлении о вакансии (если не указано, то можно выяснить на сайте организации, или спросить у секретаряпо телефону). Если и это не даст результата, можно написать «Уважаемый (ая) менеджер по подбору персонала». Это будет звучать, как адресное обращение.

  • Первая фраза.

Снова неподходящая формулировка. Нужно было написать, из какого источника соискатель взял информацию о вакансии. Словом «хочу» в официальном документе неприменимо. Гораздо лучше: «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам, размещенная в (источник)».

  • Юмор.

Шутки в сопроводительном письме неуместны: неизвестно, есть ли чувство юмора у работодателя, и если нет, вряд ли он захочет взглянуть на ваше резюме. Шутить вы можете только тогда, когда уверены, что вас правильно поймут. Но и здесь лучше быть осторожным.В данном случае, соискатель серьезно рискует.

  • Восхваление компании.

Фраза: Трудиться в вашей организации – большая честь для меня и для всех, кто…».,вероятней всего, не произведёт ожидаемого эффекта. Специалисты кадровых служб не любят, когда из письма делают хвалебный гимн. Таких авторов считают льстецами и относятся к ним с подозрением.

Очертить привлекательность потенциального места работы – уместно, но необходимо написать, чем именно оно интересно с указанием специфики работы компании, а общие фразы, которые можно сказать любому, здесь не нужны.

К примеру, если вы в курсе, что компания начинает развивать новую отрасль деятельности, в которой вы имеете опыт, тогда непременно упомяните об этом. Но делайте акцент на фактах, а не на оценочных суждениях.

Образец: «Довожу до вашего сведения, что занимался данной деятельностью столько-то времени в такой-то области, был ответственным за такое-то направление, за такой-то период  добился таких-то результатов. Подробнее о моем опыте работы вы можете прочитать в моём резюме».

Называя организацию «лучшим работодателем», соискатель опять зря это сделал. Уместнее было бы «привлекательный работодатель», но еще лучше вообще избегать оценок. Выражение «лучший работодатель на рынке труда» вообще неприемлемо. Ситуация на рынке труда понятна и без него.

Лучше так: «Меня привлекает перспектива работы в вашей компании…», но обязательно написать, чем именно. Только не пишите, что высокой зарплатой, даже если это действительно так.

Самовосхваление 

Очень грубая ошибка. Оценивать ваши качества, как сотрудника, будет работодатель. Если вы хотите обратить его внимание на какие-то свои особые заслуги, сделайте это ненавязчиво и без громких эпитетов. К примеру: «Хотел бы поставить вас в известность, что имею семилетний опыт работы в направлении розничных продаж автомобилей и клиентскую базу в Санкт-Петербурге и Ленинградской области».

  • Негативные оценки.

Автор пытается оценить сразу двух адресатов. 

Во-первых,  других соискателей, которым он дал самую нелицеприятную оценку. Что при таком отношении к людям может посеять сомнения в том, что он действительно умеет работать в команде.  

Во-вторых, сама организация. Конечно, очевидно,  что, допуская, будто компания ищет бестолковых сотрудников, он пошутил. Но лучше не употреблять выражения, которые могут быть истолкованы двусмысленно и хоть в малейшей степени будут намекать на недостойные качества работодателя.Даже если у вас есть такие подозрения, лучше оставить их при себе. В дальнейшем, если ваши подозрения подтвердятся в результате личного общения, вы всегда можете отказаться от этой работы.

Прощание.

Употребляемое соискателем выражение «С нетерпением жду вашего ответа» лучше заменить на конкретное предложение времени следующего контакта. К примеру, «Позвоню вам такого-то числа (от трех дней до недели, причём важно чётко выдержать этот срок, так вы покажете свою пунктуальность). Если вы заинтересуетесь моей кандидатурой, вы можете позвонить мне по телефону (номер) или написать поemail (адрес)».

«Искренне ваш» лучше заменить на более нейтральное «С уважением».


Итак, пример того, как должно быть составлено сопроводительное письмо в данном случае:

Вниманию менеджера по персоналу Сидоровой Л.С.

Уважаемая Людмила Сергеевна!

Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам бытовой техники, размещенная на сайте «Работа для вас».

Хотел бы сообщить, что имею семилетний опыт в сфере оптовых и розничных продаж стиральных машин и микроволновых печей,  имею клиентскую базу в Москве и московской области, а также в смежных регионах.

Более детальную информацию о моем опыте работы вы можете узнать из резюме.
В данное время я являюсь сотрудником компании «Всё для дома», занимаю должность менеджера по продажам бытовой техники. На сегодняшний момент наша компания переориентируется на другие направления, что, к сожалению, значительно сужает возможности дальнейшего профессионального и карьерного роста в моём направлении, в то время как ваша организация, судя по корпоративному сайту, планирует углублять  свое развитие именно в этом секторе рынка.

Если вас заинтересует моя кандидатура, вы можете звонить мне по телефону (номер) с 9.00 до 18.00 ежедневно, а также написать поemail (адрес). Готов уточнить все детали и предоставить необходимые рекомендации  по вашему требованию.

Спасибо за внимание.
С уважением,
Петр Петров
тел. (номер)
E-mail: (электронный адрес)

Существует множество видов писем (деловое письмо, служебное,коммерческая корреспонденция) – это широко употребляемое название большого количества документов, их общим  признаком является отправка корреспонденту по почте,  телеграфом, факсимильной связью,email. Это самое распространённый на сегоднясредство обмена деловой информацией. Во всех компаниях они являются важной частью документооборота.

Информация об авторах и компании


Яна Проскурина, директор юридической практики, руководитель группы по разрешению налоговых споров компании PwCLegal CIS, Москва.PwCLegal CIS. Сфера деятельности: налоговые, юридические услуги, услуги в области аудита и бизнес-консультирования. Территория: головной офис – в Москве, офисы – в Санкт-Петербурге и Южно-Сахалинске. Численность персонала: 70.

Андрей Колесников, генеральный директор компании PowerLexis, Санкт-Петербург. PowerLexis — консалтинговая компания, специализируется на разработке технологий завоевания аудитории посредством «живых» бизнес-презентаций. PowerLexis предлагает клиентам разработку концепций презентаций продуктов, услуг, проектов, компаний; разработку корпоративного стиля и стандарта оформления презентаций; консультации и анализ презентаций. Клиенты: Microsoft, Юниаструм Банк, ОАО «Балтика», Балтийское таможенное агентство, группа компаний «Информтехника», Beltel, группа компаний «Спецтрест № 2» и др.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль