Система управления организацией в условиях современного бизнеса

3397
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Для быстрого и экономичного достижения цели нужно контролировать работу каждого звена компании.

Для этого в любой организации существует общая система управления организацией, которая и определяет компанию как управляемую систему. Система управления организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Что собой представляет система управления организацией

Эффективная система управления организации состоит из отделов компании, ее подсистем и взаимодействий, а также из действий, которые обеспечивают установленное функционирование. Система управления организацией является сложным организмом, который делится на управляющую и управляемую части.

Управляющая часть состоит из дирекции, менеджеров и информационного отделения, которые обеспечивают деятельность руководства. Эту часть называют административно-управленческим аппаратом. Управляющая часть обрабатывает информацию на входе, затем передает ее на выходе. 

На данном этапе руководство принимает различные решения, основанные на прогнозах, текущих целях, результатах обработки информации и т. д. Административно-управленческий аппарат строит работу на основах системы управления организации.

Управляемая часть – это многочисленные организационные и функциональные отделения, которые заняты производственным процессом. Для управляемой части вид производства влияет как на предмет входа, так и на предмет выхода.

В качестве примера можно привести финансовую систему управления организацией – банк. Очевидно, что на входе она может иметь денежные средства, акции, ценные бумаги, а на выходе информацию по управлению финансами, а также выдачу наличных денежных средств. 
Основными элементами, из которых состоит система управления современной организацией, считаются следующие: 

  • способ воздействия; 
  • цель; 
  • проблема, следующая из цели; 
  • закон; 
  • коммуникативные процессы; 
  • решение; 
  • документооборот; 
  • функция; 
  • принцип.

Какие задачи выполняет система управления организацией

Задачей системы управления организацией и менеджеров, которые управляют компанией, является осуществление прибыльной деятельности предприятия. Выполняется эта задача при правильной постановке и корректном развитии производственного процесса. Для решения этой и других задач необходимо результативное применение профессиональных возможностей и творческих способностей каждого специалиста. 

Можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают работу любого предприятия и признаны объектом системы управления процессами организации со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие:

  • производство;
  • маркетинг;
  • финансы;
  • работа с кадрами;
  • учет и анализ хозяйственной деятельности.
  • Управление производством

Подразумевает, что соответственные отрасли менеджмента реализуют руководство за ходом обработки материала, сырья и полуфабрикатов, прибывающих на  производство. Для чего менеджмент реализуются соответствующие действия:

  • управление разработкой и проектированием продукта. В любой компании есть подразделение, которое отвечает за разработку новых и совершенствование ранее производимых продуктов. Существование такого подразделения нужно для постоянного развития области изготовления товара, который поступит во внешнюю среду. Требования, предъявляемые покупателями к продуктам, постоянно возрастают, как не стоят на месте их вкусы и предпочтения. Из-за чего организация должна постоянно вносить улучшения в производимые товары и одновременно предоставлять покупателям новые продукты высокого качества. 
    Управление этим процессом осуществляется путем постоянного отслеживания и получения информации об изменениях нужд потребителей, о работе конкурентов, о новшествах в той среде, в которой осуществляет свою деятельность компания. Все это призвано помочь в процессе улучшения качества товара. Исходя из этих данных, должны вестись разработки. Менеджеры должны следить за тем, чтобы они осуществлялись своевременно и в нужном для организации направлении;
  • управление непосредственно процессом производства продукции осуществляется с помощью выбора технологического процесса, наиболее соответствующего специфике производимой продукции, а также грамотной расстановке кадров. Правильное распределение персонала преследует своей целью рациональную организацию труда каждого рабочего и оптимизацию рабочего процесса в целом, распределение техники. Важным является оптимизация траты финансовых и рабочих ресурсов при планировании и изготовлении продукции;
  • управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов. В данном случае задачей менеджеров является постоянный контроль наличия у организации сырья, необходимого при производстве продукции, его рациональный расход и своевременное пополнение;
  • управление запасами на складах. Оно включает в себя управление хранением закупленной продукции, поиск и отбор нужных товаров и полуфабрикатов. Наличие таковых определяется типом и технологией производства конечной продукции, запасы которой всегда должны быть достаточными для получения организацией запланированной прибыли от ее реализации;
  • контроль качества. Контроль качества предполагает не только проверку качества производимой продукции, но также слежение за работой основных производственных рабочих, за тем, чтобы они работали, ориентируясь на определенную технологию производства.

Главной задачей менеджеров при руководстве компанией является формирование процесса изготовления продукции, соответствующей всем стандартам и удовлетворяющей запросы покупателей. Это стандартные требования к системе управления организацией. При этом важно добиться оптимального расхода финансов и наладить производственный процесс на экономию сил сотрудников, которые являются важной составляющей успешной организации.

  • Управление маркетингом
    Маркетинговая деятельность по реализации созданного организацией продукта должна найти оптимальный баланс между удовлетворением желаний потенциального покупателя и реализацией целей организации. С этой целью осуществляется анализ системы управления организацией, управление процессами и действиями, такими как:
  1. Изучение рынка. Для того чтобы производить продукцию, на которую будет спрос, необходимо прежде всего выяснить вкусы и предпочтения потребителей. Ориентироваться следует на клиентов, которым фирма собирается реализовывать свою продукцию. Необходимо также выяснить позицию фирмы на рынке, которая зависит от числа конкурентов, производящих аналогичную продукцию или услуги.
  2. Реклама. Через рекламу фирма воздействует на потенциальных потребителей. Посредством рекламы фирма-производитель убеждает потребителей приобрести именно ее продукцию, указывая при этом на свои достоинства. Реклама призвана увеличить рыночную долю организации, обеспечив ей как можно большее число покупателей и, следовательно, большую прибыль от увеличившихся объемов продаж.
  3. Ценообразование. В зависимости от установленной цены организация будет иметь тот или иной уровень спроса на свою продукцию. Поэтому управление ценообразованием является важным фактором в процессе получения организацией прибыли, которым не следует пренебрегать.
  4. Создание систем сбыта. Мало произвести продукцию хорошего качества, надо и еще и суметь ее правильно реализовать. Для различных продуктов существуют различные каналы сбыта, определяемые спецификой производимой продукции. Хороший менеджер должен выбрать для продукции, производимой организацией, наиболее эффективные каналы сбыта, которые помогут продать максимальное число продуктов и обеспечить высокий доход от деятельности фирмы. 
  5. Распределение созданной продукции. Если фирме удастся создать сбытовые сети для своей продукции на большой доле рынка, то это приведет к появлению большого числа потенциальных покупателей товара.
  6. Сбыт. Объемы продаж будут зависеть от эффективности предыдущей работы менеджеров в области маркетинга. Если рынок был достаточно хорошо изучен, если реклама была достаточно эффективной, если каналы распределения продукции выбраны менеджерами правильно и если продукция фирмы будет реализовываться на большой территории, то организация может рассчитывать на получение достаточной прибыли, которая позволит организации развивать свое производство. 
  7. Задачей менеджеров является разработка системы управления организацией и реализация принципа маркетинга: не продавать потребителям то, что организация произвела, а производить то, в чем нуждается потребителям.
  • Управление финансами

Организация системы управления предприятием содержит и финансовую систему управления организацией, которая состоит в том, что менеджмент осуществляет управление оборотом денежных средств в организации. Для этого предпринимается:

  1. Составление бюджета и финансового плана. Работу предприятия необходимо организовывать в соответствии с планом, как уже упоминалось выше. Одним из важнейших является финансовый план. При его разработке следует помнить обо всех потребностях организации и планах в ее основной деятельности. В планировании прогнозируются все расходы и доходы, которые компания хочет заработать за определенный период. В процессе составления бюджета выявляется нужда в займах или кредитах.
  2. Формирование денежных ресурсов. Когда организация определит размер финансов, необходимый для ее нормального функционирования, следует определить источники формирования бюджета. Если у фирмы не хватает собственных средств, ей придется прибегать к займам. Задачей менеджеров является оптимизация размеров заемного капитала в общей доле денежных средств фирмы так, чтобы последующая выплата кредита и процентов по нему не сказалась отрицательно на деятельности фирмы, иначе ей будет нанесен значительный ущерб.
  3. Распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации. Хороший менеджер должен уметь рационально распределять денежные ресурсы, имеющиеся в распоряжении организации, так, чтобы все ее подразделения эффективно функционировали, этот процесс проходит в соответствии с финансовым планом.
  4. Оценка финансового потенциала организации. Основной задачей менеджеров здесь считается выявление возможностей фирмы обходиться своими средствами без привлечения заемных средств. 

При управлении финансами менеджеры должны уметь при помощи имеющихся в распоряжении организации финансовых ресурсов строить новые финансовые возможности, которые можно потратить на развитие производства или возврат заемных средств.

  • Управление персоналом

Система управления персоналом организации неразрывно пересекается с использованием потенциала работников при реализации целей фирмы. Процесс работы с персоналом неизменно состоит из следующих элементов:

Подбор и расстановка кадров. От того, насколько правильно осуществляется выбор сотрудников, зависит, будет ли организация работать эффективно. Необходимо, чтобы все работники обладали требуемой квалификацией и опытом работы в области осуществления деятельности организации. Менеджмент в данной сфере состоит в привлечении на работу высококлассных специалистов и профессионалов. Расстановка кадров имеет большое значение. Правильное распределение персонала по различным функциональным подразделениям и обеспечение необходимой численности работников организации позволит людям работать без дополнительных нагрузок, полностью посвящая себя конкретной работе. 

Обучение и развитие кадров. Организация должна следить за тем, чтобы ее работники всегда могли приобретать дополнительные навыки и развивать свой опыт. Система управления трудом организации в лице менеджера должна создать в компании такие условия, которые позволили бы работникам совершенствоваться и систематически повышать свою квалификацию. Это должно касаться не только подчиненных, но и самих менеджеров. Создание непосредственно на предприятии учебно-методического центра, позволяющего работникам приобретать дополнительные навыки, поможет повышать эффективность и производительность труда без отрыва от производства и под контролем руководителей, что является немаловажным. Руководство компании сможет само определять направление совершенствования системы управления организации и ее работников, что позволит соответствующим образом организовывать работу учебного центра.

Компенсация за выполненную работу. Менеджерам необходимо позаботится о создании в компании денежного и иного поощрения стараний сотрудников. Это могут быть как материальные способы компенсации: заработная плата, премии, надбавки, так и нематериальные: похвалы, грамоты, повышения по службе и так далее. Такая система поощрений способна улучшить рабочие показатели сотрудников, помочь формированию у них чувства принадлежности к организации, что положительным образом сказывается на результатах труда.

Создание условий на рабочем месте. Еще одна задача менеджеров состоит в организации рабочего процесса для каждого сотрудника компании таким образом, чтобы это наиболее полно способствовало проявлению всех их способностей и экономило рабочее время. Рационально организованный труд сотрудников способствует повышению отдачи от прилагаемых ими усилий благодаря тому, что они меньше времени тратят на приспособление к своему рабочему месту.

Система управления организацией в условиях современного бизнеса

Поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров. В работе с персоналом важное место занимает социальное партнерство. Сотрудничество менеджмента организации с различного рода объединениями рабочих, представляющими их интересы, способствует осуществлению потребностей обеих сторон в процессе функционирования предприятия.
При управлении  менеджеры должны максимально использовать трудовой потенциал персонала компании, а также направлять усилия подчиненных на реализацию целей предприятия с выгодой как для сотрудников, так и для фирмы. 

  • Учет и анализ хозяйственной деятельности

Подразумевает руководство переработки и анализа экономических данных о работе компании для сопоставления фактической деятельности фирмы и ее потенциала, а также с работой иных организаций. Задачей менеджера в данной ситуации является выявление трудностей, на которых следует особенно сосредоточиться предприятию, а после выбрать лучшие направления реализации деятельности. 

Мнение эксперта

Оптимальный стиль управления в системе управления организацией

Дмитрий Хлебников, 
независимый консультант по Business Development, Москва; кандидат физико-математических наук

Для того чтобы определить оптимальный стиль структуры управления организацией, нужно учесть множество моментов. Шаблонные направления в управлении должны быть приспособлены к определенной организации и особенностям существующего руководителя. Исходя из этого, мы можем сделать следующие выводы:

1. Оптимальный стиль руководства связан, в первую очередь, с уровнем формирования предприятия, с его направленностью и со ступенью рассматриваемой иерархии. 
2. Доминантный стиль руководства может преображаться, ориентируясь на этап формирования той или иной компании. 
3. На различных ступенях иерархии управления организацией единовременно могут использоваться непохожие направления в руководстве. 
4. Самым оптимальным для предприятия считается то направление управления, которое обеспечит желаемый результат с наименьшими рисками и затратами ресурсов. 
5. Каждый способ формирование системы управления организацией задает определенные рамки для управленческой части. При игнорировании этих рамок происходит падение эффективности системы методов управления организацией и общей организационной эффективности компании.

Какая система целей управления организацией существует в менеджменте

Существующие цели системы управления организации делятся на четыре части, каждая из которых содержит главную, ядерную цель. При кратком изложении они выглядят следующим образом:

1. Экономическая цель заключается в успешном осуществлении продажи товаров и услуг организации.

2. Научно-техническая цель – организация производства товаров высокого качества и развитие производственных технологий с целью оптимизации трудовой деятельности сотрудников организации.

3. Производственно-коммерческая цель – изготовление и продажа товаров в запланированном количестве и в определенных временных рамках, что помогает в реализации первой цели.

4. Социальная цель – направлена на поддержание установленного уровня реализации социальных нужд для сотрудников организации.

Очень сложно определить и вписать в систему целей управления организацией последнюю цель. Она рассматривается с двух сторон. Во-первых, социальная цель обязана обнаруживать, выводить на поверхность и удовлетворять те нужды сотрудников компании, на которые они имеют законное право.

Во-вторых, данная система целей должна отвечать и на такие вопросы:

  • Для чего именно администрация применяет рабочий потенциал своих сотрудников?
  • В какой среде администрация готова реализовывать этот потенциал и на каких условиях?

Следующая ступень целей акцентирует внимание на предоставлении целей всех функций руководства:

  • прогнозирование – получение данных и их интерпретация при планировании;
  • организация и система контроля управления организации – управление рабочим процессом с целью достижения максимального результата;
  • учет – оборот информационного потока по достижению результата;
  • поощрения – рассредоточение экономических запасов среди частей компании.

Обозначенные управленческие функции должны осуществляться в работе руководителей отделения любого уровня.

Каждую из целей можно также разделить на составляющие, такие как:

1) Экономическая цель – в нее входит как основная оплата труда сотрудников, так и стимулирующие материальные поощрения: льготы и бонусы.

2) Социально-психологическая цель – в нее входит создание здоровой атмосферы в коллективе, организация достойных и безопасных условий труда и т. д.

3) Цель самореализации включает предоставление рабочих условий, в которых сотрудник способен развивать свои творческие способности и продвигаться по карьерной лестнице.

С позиции администрации организации этот же набор целей обязан содержать доступные пути их реализации. Таким образом, выделяется структура целей компании относительно ее сотрудников. Основной целью специалисты считают получение прибыли. Процесс реализации этой цели подчиненными обычно сопровождается определенными явлениями для руководства и для всей компании:

а) применение навыков персонала в соответствии с системой организации и целями предприятия;

б) увеличение результативности рабочей деятельности.

Все пункты системы управления развитием организации нужно разобрать подробнее, для чего мы делим их на несколько составляющих:

  1. Применение навыков персонала в соответствии с системой управления организации и целями предприятия:
  • грамотная реализация трудовых функций: определение направления в работе сотрудников, их смена при необходимости и прочие манипуляции, связанные с персоналом;
  • рост сотрудников: обучение персонала, формирование заданий, которые направлены на развитие индивидуальных качеств сотрудника, обеспечение возможности дальнейшего карьерного роста;
  • анализ деятельности сотрудников: набор и изучение возможностей потенциальных сотрудников при трудоустройстве, анализ работы нынешних сотрудников.
  1. Увеличение результативности рабочей деятельности:
  • взаимоотношения в коллективе: все отношения на предприятии, включая отношения начальства с подчиненными и частоту конфликтов среди сотрудников;
  • корректировка поведения с помощью мотивации: заработная плата, индивидуальный подход, творческий настрой, учет и развитие интересов;
  • достойные условия: охрана труда, соблюдение прав сотрудника и норм труда, социальная поддержка в рамках законодательства.

Основные функции системы управления организацией

Можно представить семь функций управления:

  1. Организация, являясь функцией управления, проявляется посредством организационных систем.

Эта функция включает сочетание всего необходимого для формирования плодотворного рабочего процесса – это система оптимизации рабочей деятельности, распределения обязанностей и различных ресурсов.

В подобном смысле организация управления должна обеспечивать максимальный комфорт для участников рабочего процесса, а те, в свою очередь, должны стремиться к достижению поставленных целей, задач и т. д. Все действия должны выполняться в указанные сроки и с минимальной затратой ресурсов.

  1. Функцию нормирования можно расценивать как процедуру исследования аргументированных наукой вычислительных величин, которые определяют число и свойства развитых компонентов, применяемых на производстве и в управленческой деятельности.

Данная функция непосредственно влияет на действия объектов точными и жесткими нормами. Она создает контроль планирования и производства на предприятии, осуществляя плавный и стабильный процесс изготовления. Функция нормирования служит основой создания многих нормативных актов на производстве.

3. Функция планирования работы предприятия считается наиболее значимой на фоне всех остальных функций. Дело в том, что она нужна для непреклонного регламентирования действий объекта в стремлении к достижению сформулированных целей и задач. Данная функция подразумевает соотнесение определенных задач для каждого отделения с целью создания программы предприятия.

4. Функция координации работы компании производится для согласования и слаженности деятельности отделений компании, цехов, подразделений и т. д. Функция координации осуществляется в виде влияния на каждого сотрудника на весь коллектив, который участвует в рабочем процессе.

5. Функция мотивации осуществляет влияние на рабочий коллектив в виде мотиваций к плодотворной деятельности благодаря социальному воздействию, групповым и личным поощрениям.

6. Функция контроля осуществляется в виде влияния на сотрудников посредством нахождения, соединения, учета, исследования итогов производственной активности каждого отделения. Необходимо доведение данных сведений до руководства компании, которое проведет оценку системы управления организацией и подготовит определенные управленческие решения.

7. Функция регулирования работы компании осуществляется напрямую с контролированием. Вследствие влияния наружной и внутренней среды на промышленную деятельность образуется несоответствие установленных характеристик работы производства, обнаруженных в процессе контролирования и своевременного учета, что в итоге потребует регулирования хода изготовления и дальнейшего исследования систем управления организацией.

Методы и принципы системы управления организацией

Принципы управления – базовые постулаты, которые определяют строение и работу системы управления организации. Сегодня в сфере управления применяются следующие принципы руководства:

  • гармоничного совмещения централизации и децентрализации, что предусматривает полноправную передачу прав по ходу принятия решений. Здесь происходит сочетание принципа лидерской самодостаточности с умелой командной работой для достижения результата;
  • научного подтверждения, предполагающего предвидение намеченных социально-экономических реформ компании благодаря привлечению разработанных систем, методик и подходов;
  • планирования, определяющего основополагающие действия в функционировании и развитии организации;
  • комбинирования прав, обязательств и поручительств – это предполагает права и обязанности каждого подчиненного за его сферу деятельности;
  • самостоятельности, то есть персональной независимости индивидов, выполняющих управленческую деятельность в законных рамках;
  • иерархии и отклика – задачи для подчиненных ставятся руководством;
  • стимулирования – результативность обеспечивается благодаря наказаниям, а также поощрениям;
  • демократичности, предполагающей вклад в функционирование фирмы каждого работника.

Принципы организации деятельности в системе управления фирмы реализуют менеджеры. Исходя из них, складывается осознание закономерных аспектов системы управления персоналом организации.

Решаться проблемы компании должны комплексно, а система – основываться на научных методиках. Методам системы управления организацией свойственна направленность к объекту.

Методы управления бывают:

  • организационно-административные;
  • экономические;
  • социально-психологические;
  • самоуправленческие.

Организационно-административные методы управления могут быть прямыми и косвенными.

1. К прямым принято относить необходимые для эффективного управления предприятием предписания. Во время такого рода работы происходит возникновение непосредственной связи руководителя с подчиненным, а это нередко влечет за собой пассивность последнего.

2. Косвенные методы реализуются посредством постановки целей и стимулирования сотрудников. Подобные действия, как правило, благоприятно сказываются на работниках.

Организационно-административные методы способствуют скоординированности работы сотрудников. Эти элементы системы управления организацией представлены обязательными предписаниями, рекомендациями, пожеланиями и соглашениями, которые обеспечивают конкретность и точность при функционировании рабочих процессов.

Данная методика основана на власти административного лица. Организационно-административные методы (формы распорядительного воздействия на каждого работника и команду) действуют и непосредственно на управленческий процесс. Подобное влияние на структуру сопровождается наставлением, нормированием и предписанием.

Типы функционирования сотрудников в подчинении зависят от методов руководства. Различают:

  • вынужденное, оно характеризуется ощущением неприятного чувства зависимости и определяется как нажим «сверху»;
  • пассивное, при нем сотрудники не принимают самостоятельных решений;
  • осознанное. Такое функционирование ведет к тому, что отношения в коллективе улучшаются, а это увеличивает продуктивность в решении поставленных задач.

Экономические методы управления – это совокупность способов направленного влияния на то, чтобы организация успешно функционировала и развивалась. Такие методы находятся в приоритете, потому что в основе экономических отношений лежат объективные нужды людей.

К экономическим способам системы управления современной организацией относят:

  • прямой экономический расчет – метод централизованного управления экономикой, он осуществляется высшим органом государственного управления;
  • коммерческий (хозяйственный) расчет – один из необходимых способов, который формирует соотношение расходов. Кроме того, он призван обеспечивать прибыль организации;
  • разработку планово-экономических и нормативных показателей и способов их воплощения. Подлежат планированию следующие задачи: понижение ресурсных и денежных затрат; сокращение числа работающих в компании лиц; доходы, возмещающие растраты;
  • анализ хозяйственной деятельности, который предполагает рассмотрение всех вариантов роста компании и расчет вероятных рисков.
  • ценообразование, которое соответствует запросам и обстановке на рынке;
  • финансирование и кредитование, при котором определяются источники обеспечения финансами, распределяются средства среди структурных отделов, обеспечиваются самые выгодные условия для получения кредита;
  • экономическое стимулирование – способ управления компанией, который опирается на экономические интересы сотрудников.

Принято отдельно выносить экономико-математические методы управления. Они включают:

  • математическое программирование;
  • теорию игр;
  • комплексное обслуживание;
  • распоряжение запасами;
  • изучение процессов и т. д.

Социально-психологические методы управления – это объединение определенных видов влияния на отношения в коллективе. Слаженная продуктивная форма взаимодействия сотрудников в системе получается тогда, когда профессиональные знания и умения управляющего способствуют созданию здоровой морально-психологической атмосферы, основанной на взаимной помощи, поддержке, участии и т. д.

К социально-психологическим способам менеджмента относят:

  • нацеленность на социальное развитие сотрудников и коллег;
  • убеждение;
  • финансовое соревнование;
  • критичность и самокритику;
  • деловые совещания;
  • обычаи.

Самоуправление представляет собой преобразование делового коллектива либо индивида из объекта управления в субъект. Команда самостоятельно создает функциональные отделы, распределяет заработанные средства. В подобной системе управления организацией весь состав участников деловой команды принимает участие в совещании на тему хозяйственной деятельности и совместно думает, как сохранить товарно-материальные ценности. Самоуправление характеризуется свободой выбора в принятии решений и обязательным выполнением этого решения всеми членами команды. Могут затруднить рост самоуправления факторы вроде разного уровня образования, квалификации, профессиональной пригодности или интеллекта членов коллектива.

Мнение эксперта

Система управления организацией зависит только от меня

Дмитрий Казачков, 
управляющий компанией «1C-Рарус», Москва

55% рабочего времени я трачу на процессы бизнеса, 20% – на содержание его самого, 25% – на развитие корпоративной культуры. Настоящее и будущее фирмы для меня определяется доверием к команде и интересом к работе. Моя команда – люди, которые проработали со мной восемь, девять, десять и больше лет, и сотрудники, которые пришли недавно и удачно влились в компанию. Я сам стараюсь подбирать людей. Думаю, что большинству работающих со мной могу доверять. Я демократичный лидер. Люблю общаться с сотрудниками: посидеть в кафе, поиграть в волейбол, просто поговорить.

Чтобы находить новые идеи, читаю прессу, посещаю выставки. Делюсь найденными идеями с ведущими руководителями, людьми, с которыми я долго работаю. Какие-то идеи вдохновляют, и мы воплощаем их вместе, какие-то не находят поддержки.

Хочется строить компанию и бизнес так, чтобы это было интересно мне и окружающим меня людям. Мы – компания, ориентированная на клиентов. Потребители должны получать явную пользу от наших продуктов, системы услуг и консультаций.

У меня много знакомых среди руководителей партнерской сети фирмы «1С», руководителей российских и зарубежных IT-компаний, IT-экспертов. Мне кажется, что внешняя сеть контактов должна быть широкой. Это помогает найти много интересных идей для развития бизнеса.

Как разработать эффективную систему управления организацией

Структура возникает чаще всего универсальным образом. Формулируются планы и установки, определяется состав, места отделов компании, а также обеспечение их ресурсами. Кроме того, здесь идет процесс разработки правовых положений, документации, закрепляющей и регулирующей способы, работающие в системе управления процессами организации.

Формирование системы управления организацией проходит по трем крупным стадиям:

  1. формируется общая структурная схема аппарата управления;
  2. разрабатывается состав главенствующих отделов, а также их взаимосвязей;
  3. урегулирование, упорядочение всей формы структуры.

Разработка организационной структуры включает:

  • процесс определения составляющей органов управления и количество этих органов;
  • установление уровня компетенции, обязательств и ответственности каждого звена;
  • установление количественного состава работников;
  • формирование применяемых способов управления;
  • состав информации, инструменты ее обработки, технологии применения.

Основные элементы организационной структуры управления компанией:

  • состав, структурная составляющая функций управления организацией;
  • численность работников по функциям или процессам, а также их профессионально-квалификационный состав;
  • содержание автономных структурных подразделений;
  • число ступеней управления либо автономных объединений, а также распределение сотрудников между ними;
  • централизация либо децентрализация руководства.

По традиционной модели организации структура прорабатывается сверху вниз. Последовательность разработки структуры системы управления организацией близка с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале необходимо разделить компанию на общие сферы, потом наметить более четкие цели – прежде всего формулируются общие задачи, после чего складываются уже определенные правила.

Последовательность действий состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Происходит разделение компании по горизонтали на широкие блоки, которые соответствуют важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решается, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.

Шаг 2. Устанавливаются соотношения полномочий различных должностей. Руководство устанавливает цепочку команд и в случае необходимости реализует дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения с целью максимально эффективного использования специализации, вследствие чего не происходит перегрузка руководителей.

Шаг 3. Определяют должностные обязанности как совокупность конкретных поставленных целей и функций, а воплощение их делегируется назначенным людям.

При проектировании любой структуры системы управления организацией процесс этот проходит в три стадии:

  1. Определяется характер проводимой работы.
  2. Распределяются обязательства среди позиций менеджмента.
  3. Распределяются элементы управления и основанное на этих элементах образование логических групп управления.

Определение характера выполняемой работы. Ради достижения данной цели эту стадию разработки структуры системы управления организацией желательно также разбивать на подгруппы, предусматривающие некоторые ступени и методы реализации. К примеру, постановка задач, высчитывание необходимого количества трудовых и прочих ресурсов для решения этих задач в организации, ликвидация излишней деятельности, повторения, разработка процесса и проверка (главное, не упустить ничего).

Выделяют различные направления исследований, их важно проводить на рассматриваемой ступени построения структуры системы управления организацией. На этих этапах анализируются:

  • деятельность: определяется та работа, которая будет проводиться в организации, и намечаются способы скоординированности взаимодействия;
  • решения, которые будут приниматься, и то, какое участие при этом будет исходить от того или иного менеджера;
  • вычисление того объема вклада в общее дело, который должен внести управленец;
  • личности, с которыми руководитель должен взаимодействовать;
  • влияние, которое оказывается на управляющего другими людьми, которые принимают решения.

Распределение работ между элементами менеджмента. На этом этапе в системе происходит:

  • определение нормативов и стандартов. К примеру, рассчитывается допустимый объем рабочих действий для руководителей на каждом уровне;
  • технологические техники в научной системе управления. К примеру, анализируется рабочее время, изучаются методы и организация труда;
  • установление полноценного взаимодействия всех работников данной компании.

Классификация элементов менеджмента, построение логических групп. Важно здесь сформировать по группам элементы управления в зависимости от характера конкретного рабочего процесса, а не по иным критериям (например, группирование управленческих элементов рядом с руководителями, пользующимися уважением и авторитетом).

Распределение должностных обязанностей и сложение логических групп однозначно приводит к созданию подразделов компании. Это означает, что формируется коллектив, выполняющий аналогичную деятельность, обычно под единым руководством главы подразделения.

Современные подходы к разработке системы управления организацией:

  • синтез формирования структуры из некоторых ее базовых составляющих, основанный на анализе функций;
  • матрично-органический подход к системе – форма организации проектируется на основе потребностей и запросов потребителей;
  • рационализация технологии организационных процессов – решение проблемы организаций планирования и регулирования;
  • организационные изменения – имеется в виду применение социально-психологических способов воздействия на организацию ради идеальной работы.

Анализ и оценка эффективности системы управления организацией

Оценивать степень продуктивности системы управления организацией необходимо тогда, когда идет проработка существующих проектов и планируемых мероприятий. Анализ и оценка эффективности организации системы управления предприятием делаются, чтобы прийти к наиболее подходящему варианту системы или вычислить, каким образом ее улучшить.

Эффективность структуры организации оценивают во время разработки, анализа структуры, каким образом управляются действующие организации для планирования и реализации действий для совершенствования управления.

Комплексный набор критериев оценки системы управления организацией складывается, учитывая:

1) путь соответствия итогов, которые были получены по поставленным до этого задачам производственно-хозяйственной организации;

2) то, как система функционирует и соотносится с объективными требованиями к составу и организации.

Важнейшим в оценке того, насколько эффективна система управления организацией, становится выбор основы для сравнения. Один из способов подразумевает сравнение с данными, которые характеризуют эффективность организационной структуры при совершенной форме системы управления.

Идеальную версию возможно разработать и спроектировать, используя всевозможные методы и средства, которыми проектируется система управления организацией. Характеристики этого варианта могут приниматься как нормативы.

Данные, используемые для оценки эффективности аппарата управления и структуры его организации, разделяются на следующие группы.

  1. Группа показателей, которая характеризует, насколько эффективна система управления, выражающихся через итоговые результаты деятельности фирмы и траты на руководство. Оценивая эффективность, которая основана на показателях, характеризующих итоговые результаты детальности фирмы, в качестве эффекта, обусловленного работой или ростом системы управления, могут рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, сроки, с которой внедряется новая техника и т. п.

  1. Группа показателей, которым свойственно содержание и организация управленческого процесса, в том числе конкретные результаты и расход труда на управление. В виде таких управленческих расходов учитываются настоящие расходы на то, чтобы содержать управленческий аппарат, эксплуатировать технические средства, содержать здания, подготавливать и переподготавливать управленческие кадры.
  1. Группа показателей, представляющих обоснованность организационной структуры и техническо-организационный уровень. Структуры можно представить как звенья управленческой системы, ступени централизации задач управления, установленные нормы управления, соотношение полномочий и обязанностей.

Оценивая эффективность управления, важно иметь определение тому, как соответствует система структуре объекта управления. Это выражается в сбалансированности составных элементов функций и целей системы управления организации, соответствии числу трудящихся количеству и уровню работ и пр.

Важными требованиями становятся:

  • детерминированность элементов системы организации;
  • динамичность системы организации;
  • присутствие в системе управляющего параметра;
  • наличие в системе контролирующего параметра;
  • наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

В оценке эффективности конкретных мероприятий по совершенствованию системы управления организацией допустимо использовать основные требования к их выбору – должен максимально соответствовать каждый показатель целевой ориентации данного мероприятия.

Для отдельных компаний в разных экономических отраслях используют разнообразные группы показателей экономической эффективности. Но на каждом предприятии происходит оценка экономической эффективности использования материальных ресурсов, главных производственных фондов, и средств оборота и вложений капитала, деятельности персонала, рассчитывается общий показатель, характеризующий экономическую эффективность предприятия в целом.

Рентабельность качественно характеризует работу компании и отражает, насколько прибыль сопоставима с расходами. В различных отраслях на уровне отдельных предприятий могут иметь место особенности собственной специфики.

Достоверность показателей эффективности выходит больше, если во время анализа форм эффективности менеджмента происходит учет ее динамики.

Поэтому показатели эффективности управления целесообразно видеть в динамике, регистрируя ее и сравнивая изменения за два или более периодов.

Данные показатели нужно подвергать подсчету и во время процесса существенных перемен системы управления организацией, сравнивая всевозможные варианты совершенствования системы управления организацией. Оценка связей различных показателей эффективности управления и характеристик управленческой системы позволяет проводить ее диагностику, вскрывать потенциальные возможности, намечать способы совершенствования системы управления организацией.

Рекомендации по улучшению системы управления организацией

Основное влияние на факт того, в какой мере эффективна организация, оказывает степень эффективности системы ее управления. Но далеко не многие руководители пересматривают представления о руководстве. Вместо этого они любят «колдовать» с оборудованием, информационными данными, переорганизовывают процессы производства и сбыта.

Но они упускают из внимания главное — логику управления. При этом каждый управляющий компании, перед тем, как освоить другой подход к управлению организацией, захочет понять, что сегодня в его деятельности не очень хорошо. Обычно он боготворит свою форму управления и считает свою организацию не похожей на подобные. В таком случае трудно предположить, что есть современные методы управления и разработки, которые позволят добиться эффективного развития, и в будущем компания станет больше защищена.

Имеет место очень эффективный подход к управлению по теории ограничений.

Особенность его в том, что систему не стоит совершенствовать полностью. Важно акцентировать фокус концентрации на чем-то одном. Всегда имеется определенное слабое звено в системе, и оно не дает расти и развиваться компании. Конкретно с этим звеном начинают проводить работу и делать верные ходы. Поработав, находят еще одно ограничение в системе. Таким образом, постепенно можно улучшать систему.

Если улучшать все показатели одновременно, возникнет чувство непосильного объема работы и величайшей трудности системы. Применение Теории ограничений дает шанс непростую систему рассматривать словно однозадачную. Это ускоряет путь к самой главной задаче организации, что, как водится, становится увеличение прибыли.

Эта методика подходит не только для тех, у кого все совсем плохо с управлением организацией, но и в том случае, когда управленец находится на определенных высотах и не представляет, как развивать компанию.

Следуя постулатам теории ограничений, нужно ответить на 3 вопроса:

1. Что изменять?

2. На что изменять?

3. Как осуществить перемены?

Для примера взглянем на компанию дистрибьюторов рынка FMCG (Fast Moving Consumer Goods), она прекрасно внедрила в управление теорию ограничений, и показатели эффективности выросли на порядок.

  • Что было?

В производстве произошло разрастание внутреннего конфликта. С одной стороны, сотрудники направляли много усилий, чтобы план сбыта был выполнен. И с другой – стояла задача распределить сбыт, дистрибуции товарных позиций на собственной территории. Выполнять две задачи сразу невозможно, потому что для достижения этого нужна настройка двух разных бизнес-процессов, и они в конфликте друг с другом.

Дистрибуторский отдел сбыта стремился загрузить продажами точки сбыта, при этом не поддерживать равновесие в складах продукции в рознице. В конце концов это привело к ситуации, когда пункты сбыта не имели возможности продать то, что им загрузили на склад. Дистрибутор своей ответственности не хотел замечать и упрекал производителя, что маркетинг его неважно налажен, потому что продукт недостаточно раскупается. Точки сбыта начали отказываться от работы с этим представителем.

  • Что сделали?

Нашли в итоге причину ограничения роста фирмы, из-за которой произошли разногласия. Компания обладала большим складом, забитым товаром. Провели оптимизацию цепи поставок от производства до точки сбыта. Внимание сфокусировали не на объемах сбыта, а на скорости получения прибыли. Разработали новую схему взаимодействия с точками сбыта: теперь они не грузили склады до отказа, а принимали заказ на основе реального потребления. В это время все 100 позиций товара выставили на полках в разных торговых точках, а производитель был доволен. Большая часть продукции лежала на складе производителя, поэтому склады дистрибьютора существенно разгрузились. И выросло количество мест для новых позиций.

Показатели эффективности: доход организации увеличился на 26%, произошло сокращение товарных залежей на складе на 21%. Произошло увеличение числа точек сбыта.

Приведенная ситуация склоняет к тому, что если бизнес пошел не очень хорошо, нужно начать повышение эффективности управления, тогда эффективность возрастет во всей фирме.

Следует иметь в виду эти секреты повышения эффективности системы управления организацией по Теории ограничения.

Информация об эксперте и компании


Дмитрий Хлебников окончил Московский энергетический институт (МЭИ) по специальности «инженер-физик»; имеет степень MBA по курсу «Управление крупной корпорацией»; сертифицированный специалист по ISO 9000, ISO 14 000, balanced scorecard, lean management, total quality management, six sigma, маркетингу. Реализовал более 40 проектов: отвечал за реструктуризацию компании в ГМК «Норильский никель» (2003–2007), реструктурировал службу НИОКР и создавал новую линейку продуктов в компании «Автокран» (Иваново, торговая марка «Ивановец», 1996–1999); в 2000 году проводил оптимизацию системы управления и сертификацию по ISO 9000 системы менеджмента качества на пивоваренном заводе «Остмарк» (Калининград, торговые марки «Три медведя», Gо3sser и др.), в 2002–2003 годах участвовал в создании страховой компании «Капитал страхование» (Москва) на базе страховой группы «Лукойл» и приобретенных рыночных активов.

«1С-Рарус». Сфера деятельности: разработка типовых отраслевых решений, внедрение и сопровождение продуктов «1С». Форма организации: группа компаний. Территория: головной офис – в Москве; офисы – в Санкт-Петербурге, Казани, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Рязани, Сочи, а также в Киеве и Севастополе. Численность персонала: 1700. Основные клиенты: «Русфинанс Банк», компании «РосБизнесКонсалтинг», «Финам», Caterpillar.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль