Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

491
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Для успешного продвижения услуг компании предоставляют клиентам отсрочку платежа. В результате образуется дебиторская задолженность. Получить собственные средства обратно не всегда просто. В ход идут разнообразные методы, вплоть до угроз и психологических трюков.

На примере компании «Альфа» расскажем, как классифицировать клиентов и вернуть деньги, не испортив с ними отношения.

Четыре категории заказчиков

Клиентов компании разделили на четыре категории: VIP, важные, стандартные, разовые. К первым трем относятся заказчики с заключенными и действующими договорами. К последней — те, кто не подписал договор, и клиенты с разовыми заказами.

Такая классификация позволяет выявить важных заказчиков, распределить трудозатраты менеджеров по работе с клиентами, поручить работу с VIP-покупателями опытным сейлзам, определить кредитную политику компании.

Категория заказчика устанавливается в зависимости от суммы баллов по двум параметрам, каждый из которых имеет определенную долю в итоговом балле. Наивысший балл по каждому параметру — 3. Доля параметра «оборот» в итоговом балле — 40%, параметра «доход» — 60%.

Классификация клиентов по двум параметрам

Оборот и доход рассчитываются в два этапа.

  1. Первый этап: общий оборот (общая доходность) компании за период с начала года делится на число клиентов. Балл 3 присваивается заказчикам, имеющим оборот (доходность) выше среднего от общего оборота (доходности) компании.
  2. Второй этап: от общего оборота (доходности) компании отнимаем оборот (доходность) по клиентам, которым присвоили балл 3. Полученную разницу делим на количество оставшихся заказчиков и получаем среднее значение. Балл 2 назначается клиентам, имеющим показатель выше среднего, полученного на втором этапе, и ниже среднего, полученного на первом этапе. Балл 1 присваивается клиентам, имеющим значение ниже среднего, полученного на втором этапе вычислений.

Полученные данные заносят в программу Excel. При этом категории клиентов закрепляются на основании правила Парето (принцип 20/80).

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

На основе полученных данных за полугодие начальник отдела согласовывает категории клиентов с кредитным комитетом компании в составе генерального и исполнительного директоров, заместителя генерального директора по финансам, начальников отдела логистики и юридического отдела. Кредитный комитет может изменить категорию клиента, если он влияет на имидж компании.

Кроме того, для каждой категории заказчиков не чаще двух раз в год и не позднее десятого календарного дня после сдачи полугодового и годового балансов комитет устанавливает критический срок оплаты долгов.

Начальник отдела заносит утвержденную информацию в карточку контрагента не позднее пятого календарного дня после закрепления соответствующих категорий. Классификация заказчиков действует полгода.

Контроль дебиторки и взыскание долгов с разных категорий заказчиков

Дебиторская задолженность контролируется ежедневно. Данные о неоплаченных счетах, периодах отсрочки и просроченных оплатах отображаются в реестре должников, который автоматически формируется в CRM. В системе можно перейти в карточку клиента и узнать номер телефона, факса, адрес электронной почты и пр. С заказчиками, которые не оплатили счета своевременно, ведем работу в пять этапов.

Этап 1. Уведомительное письмо. Цель — напомнить клиенту об оплате. В письме указываем номера и суммы неоплаченных счетов и запрашиваем сроки погашения задолженности. Срок отправки письма зависит от категории заказчика.

Этап 2. Письмо-предупреждение. Во втором уведомлении сообщаем клиенту о сумме просроченной задолженности и описываем возможные санкции в случае невозврата средств (образец документа). Текст печатаем на фирменном бланке за подписью сотрудника, заключившего договор. Письмо заверяют генеральный директор и начальник соответствующего отдела. Копия хранится в финансово-экономическом отделе год.

Этап 3. Претензия. Это письмо отправляем, если период погашения дебиторской задолженности превысил критический срок, установленный комитетом, и клиент не представил график погашения долга. Претензию составляет начальник юридического отдела. Уведомляем заказчика, что можем приостановить сотрудничество, выставить пени и начислить штрафы, если он не погасит дебиторскую задолженность за три банковских дня с момента получения письма.

Этап 4. Занесение в стоп-лист. Решение о занесении клиента в стоп-лист принимают:

  • заместитель генерального директора по финансам по согласованию с начальником отдела, если задолжавший заказчик относится к категории «Стандартные»;
  • кредитный комитет, если клиент из категории VIP или «Важные». Собрание кредитного комитета проводится не позднее пятого рабочего дня с момента отправки претензии заказчику при условии отсутствия платежа по указанным счетам.

Этап 5. Привлечение службы экономической безопасности. Если заказчик не погашает долг на протяжении трех рабочих дней после попадания в стоп-лист, менеджер передает информацию в службу экономической безопасности по электронной почте. При этом в копию ставит непосредственного руководителя, начальника юридического отдела, начальника отдела логистики и заместителя генерального директора по финансам.

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

Санкции против недобросовестных клиентов

Одновременно с передачей информации в службу экономической безопасности кредитный комитет может применить против клиента санкции:

  • удержать груз, если это возможно;
  • подать иск в арбитражный суд;
  • привлечь коллекторские агентства.

Критические периоды отсрочки платежей

Период отсрочки платежа для категории VIP составляет 90 календарных дней с того момента, как заказчик получил счет.

Письма отправляются в такие сроки:

  • 90 дней + 1 день — первое письмо;
  • 93 дня + 7 дней — второе письмо;
  • 99 дней + 14 дней — третье письмо;
  • 112 дней + 17 дней — занесение в стоп-лист.

Таким образом, критический срок погашения долгов для VIP-клиентов составляет 130 дней. Письма другим заказчикам отправляем с такой же частотой, однако критический срок отличается. Для важных клиентов период отсрочки платежа — 100 дней, для стандартных — 70. Работу с заказчиками из категории «Разовые» ведем исключительно на условиях предоплаты в размере 100%

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

Все права на текты принадлежат редакции. Любое копирование и использование материалов допустимо только при наличии гиперссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль