Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

404
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Для успешного продвижения услуг компании предоставляют клиентам отсрочку платежа. В результате образуется дебиторская задолженность. Получить собственные средства обратно не всегда просто. В ход идут разнообразные методы, вплоть до угроз и психологических трюков.

На примере компании «Альфа» расскажем, как классифицировать клиентов и вернуть деньги, не испортив с ними отношения.

Четыре категории заказчиков

Клиентов компании разделили на четыре категории: VIP, важные, стандартные, разовые. К первым трем относятся заказчики с заключенными и действующими договорами. К последней — те, кто не подписал договор, и клиенты с разовыми заказами.

Такая классификация позволяет выявить важных заказчиков, распределить трудозатраты менеджеров по работе с клиентами, поручить работу с VIP-покупателями опытным сейлзам, определить кредитную политику компании.

Категория заказчика устанавливается в зависимости от суммы баллов по двум параметрам, каждый из которых имеет определенную долю в итоговом балле. Наивысший балл по каждому параметру — 3. Доля параметра «оборот» в итоговом балле — 40%, параметра «доход» — 60%.

Классификация клиентов по двум параметрам

Оборот и доход рассчитываются в два этапа.

  1. Первый этап: общий оборот (общая доходность) компании за период с начала года делится на число клиентов. Балл 3 присваивается заказчикам, имеющим оборот (доходность) выше среднего от общего оборота (доходности) компании.
  2. Второй этап: от общего оборота (доходности) компании отнимаем оборот (доходность) по клиентам, которым присвоили балл 3. Полученную разницу делим на количество оставшихся заказчиков и получаем среднее значение. Балл 2 назначается клиентам, имеющим показатель выше среднего, полученного на втором этапе, и ниже среднего, полученного на первом этапе. Балл 1 присваивается клиентам, имеющим значение ниже среднего, полученного на втором этапе вычислений.

Полученные данные заносят в программу Excel. При этом категории клиентов закрепляются на основании правила Парето (принцип 20/80).

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

На основе полученных данных за полугодие начальник отдела согласовывает категории клиентов с кредитным комитетом компании в составе генерального и исполнительного директоров, заместителя генерального директора по финансам, начальников отдела логистики и юридического отдела. Кредитный комитет может изменить категорию клиента, если он влияет на имидж компании.

Кроме того, для каждой категории заказчиков не чаще двух раз в год и не позднее десятого календарного дня после сдачи полугодового и годового балансов комитет устанавливает критический срок оплаты долгов.

Начальник отдела заносит утвержденную информацию в карточку контрагента не позднее пятого календарного дня после закрепления соответствующих категорий. Классификация заказчиков действует полгода.

Контроль дебиторки и взыскание долгов с разных категорий заказчиков

Дебиторская задолженность контролируется ежедневно. Данные о неоплаченных счетах, периодах отсрочки и просроченных оплатах отображаются в реестре должников, который автоматически формируется в CRM. В системе можно перейти в карточку клиента и узнать номер телефона, факса, адрес электронной почты и пр. С заказчиками, которые не оплатили счета своевременно, ведем работу в пять этапов.

Этап 1. Уведомительное письмо. Цель — напомнить клиенту об оплате. В письме указываем номера и суммы неоплаченных счетов и запрашиваем сроки погашения задолженности. Срок отправки письма зависит от категории заказчика.

Этап 2. Письмо-предупреждение. Во втором уведомлении сообщаем клиенту о сумме просроченной задолженности и описываем возможные санкции в случае невозврата средств (образец документа). Текст печатаем на фирменном бланке за подписью сотрудника, заключившего договор. Письмо заверяют генеральный директор и начальник соответствующего отдела. Копия хранится в финансово-экономическом отделе год.

Этап 3. Претензия. Это письмо отправляем, если период погашения дебиторской задолженности превысил критический срок, установленный комитетом, и клиент не представил график погашения долга. Претензию составляет начальник юридического отдела. Уведомляем заказчика, что можем приостановить сотрудничество, выставить пени и начислить штрафы, если он не погасит дебиторскую задолженность за три банковских дня с момента получения письма.

Этап 4. Занесение в стоп-лист. Решение о занесении клиента в стоп-лист принимают:

  • заместитель генерального директора по финансам по согласованию с начальником отдела, если задолжавший заказчик относится к категории «Стандартные»;
  • кредитный комитет, если клиент из категории VIP или «Важные». Собрание кредитного комитета проводится не позднее пятого рабочего дня с момента отправки претензии заказчику при условии отсутствия платежа по указанным счетам.

Этап 5. Привлечение службы экономической безопасности. Если заказчик не погашает долг на протяжении трех рабочих дней после попадания в стоп-лист, менеджер передает информацию в службу экономической безопасности по электронной почте. При этом в копию ставит непосредственного руководителя, начальника юридического отдела, начальника отдела логистики и заместителя генерального директора по финансам.

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

Санкции против недобросовестных клиентов

Одновременно с передачей информации в службу экономической безопасности кредитный комитет может применить против клиента санкции:

  • удержать груз, если это возможно;
  • подать иск в арбитражный суд;
  • привлечь коллекторские агентства.

Критические периоды отсрочки платежей

Период отсрочки платежа для категории VIP составляет 90 календарных дней с того момента, как заказчик получил счет.

Письма отправляются в такие сроки:

  • 90 дней + 1 день — первое письмо;
  • 93 дня + 7 дней — второе письмо;
  • 99 дней + 14 дней — третье письмо;
  • 112 дней + 17 дней — занесение в стоп-лист.

Таким образом, критический срок погашения долгов для VIP-клиентов составляет 130 дней. Письма другим заказчикам отправляем с такой же частотой, однако критический срок отличается. Для важных клиентов период отсрочки платежа — 100 дней, для стандартных — 70. Работу с заказчиками из категории «Разовые» ведем исключительно на условиях предоплаты в размере 100%

Классификация клиентов по принципу Парето, которая предотвратит рост дебиторки

Все права на текты принадлежат редакции. Любое копирование и использование материалов допустимо только при наличии гиперссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль