Как создать виртуальный офис и как управлять его сотрудниками

315
Как создать виртуальный офис и как управлять его сотрудниками
В последние годы понятие «виртуальный офис» получило широкое распространение. Такой способ организации бизнес-процессов включает в себя ряд характеристик обычного офиса. У него есть юридический адрес, на который могут приходить почтовые отправления, за ним закреплен номер телефона, на который можно позвонить или отправить факс.

В зависимости от потребностей компании виртуальные офисы могут также принимать звонки: на виртуальном телефоне может работать вполне реальный секретарь. Офис может даже арендовать помещения для проведения любых корпоративных мероприятий.

Зачем организации нужен виртуальный офис

Такой формат работы довольно популярен. Но не стоит переходить на виртуальную офисную систему, не обдумав возможные трудности:

  • поиск колл-центра, готового круглосуточно переводить входящие обращения на телефонные номера работников компании;
  • комфортная и эффективная организация рабочего процесса.

Плюсы и минусы

1. Пожалуй, главное достоинство технологии виртуального офиса состоит в том, что она позволяет ощутимо сэкономить на офисной технике и уходе за ней. При этом, однако, возрастут затраты на обеспечение бесперебойной коммуникации всех сотрудников (необходимо предоставить каждому работнику выход в сеть, качественную связь, современную технику). Также понадобятся средства на техподдержку, программное обеспечение и другие аспекты организации виртуального офиса.

2. Работа в таком формате гораздо более эффективна и производительна, правда, только поначалу. По истечении трех месяцев отсутствие начальственного присмотра за рабочим процессом негативно сказывается на сотрудниках. Хороший руководитель может решить эту проблему, если заранее продумает, как мотивировать и контролировать подчиненных, работающих удаленно.

3. Никакие форс-мажоры не помешают сотрудникам выполнять рабочие задачи. Опоздать в виртуальный офис из-за пробок или личных проблем невозможно: сотрудник всегда остается на связи с коллегами и начальством. Но встречи в режиме реального времени (с клиентами, заказчиками и т. д.) становятся в условиях виртуального офиса более сложной задачей.

Если офис представляет собой сайт в интернете, то его огромное преимущество – это круглосуточная работа. В любое время дня и ночи можно зайти на веб-страницу компании, получить нужную информацию, оставить заказ или сделать запрос. Это повышает количество потенциальных клиентов.

Внедрять систему виртуального офиса безопасно только в том случае, когда руководство доверяет сотрудникам, которых переводит на удаленный режим работы. Чтобы справиться с таким переходом, персонал должен обладать навыками самоорганизации и внутренней дисциплиной.

Эта система сложна в управлении и требует больших вложений от руководителя. Ее гораздо труднее выстроить, нежели реальный офис. Специалисты рекомендуют сохранять комбинированную систему организации труда, в которой будут существовать и виртуальный офис в интернете, и реальный оффлайновый.

Мнение эксперта

Плюсов – много, трудностей – минимум

Михаил Иванов,
главный редактор «Манн, Иванов и Фербер», Москва

Я знаю, что работа онлайн полезна для моей эффективности. Раньше я много времени тратил на дорогу, которая сама по себе была невероятно изматывающей (пробки, тяжелый воздух, все в стрессе и торопятся). Придя в офис, я должен был потратить еще какое-то время на то, чтобы собрать себя по кусочкам для полноценной работы.

Сейчас, когда я сам могу распланировать свое время, я стараюсь организовать встречи блоками, чтобы выезжать в город реже и с наибольшим КПД. Езжу я на метро, потому что на нем перемещаться удобнее всего. А дома я чувствую себя абсолютно свободным. У меня есть комфортный рабочий режим, даже несколько вариантов: либо два интенсивных часа рано утром и отдых во второй половине дня, либо работа ночью и отдых до обеда. Я сам выбираю, когда выходить в магазин или в спортклуб, и это гораздо удобнее, потому что я не привязан к отдельным часам дня (после работы, до работы), а могу пойти в непиковые часы и сэкономить деньги и нервы.

Организовать себя мне не трудно, потому что работу свою я люблю. Других возможных проблем с удаленной работой через виртуальный офис я не вижу.

Компания получает большую выгоду от такого режима. У нас ушли арендные затраты (а это около восьмидесяти тысяч долларов ежегодно), за счет этого возросла прибыльность. Очень многие задачи мы отдаем на аутсорс. Перевод, верстка, дизайн, корректура и работа над продажами у нас только так и выполняются. Но маркетинговый отдел и ведущие редакторы у нас штатные и очень сильные. Именно благодаря им эта система работает.

Важная новость для подписчиков!

Какими качествами должен обладать руководитель, чтобы виртуальный офис действительно работал

Руководство компании может создать эффективную систему онлайн-работы только в том случае, если обладает рядом личных и профессиональных качеств, к которым относятся:

1. Умение грамотно поставить задачу, чтобы сотрудник справился с ней самостоятельно. Руководитель не может контролировать всех своих удаленных работников. Поэтому ему придется давать каждому сотруднику четкое ТЗ и прописывать ожидаемый результат.

2. Определить зону ответственности персонала. Главный ориентир в этом – комфорт клиента. Например, заказчик должен иметь возможность проконсультироваться со справочной службой компании из любого места и получить ответ на свой вопрос от любого оператора, который примет его обращение. Для этого диспетчеры виртуального офиса обязаны: а) четко представлять, с какими типичными запросами или клиентами они работают; б) иметь возможность быстро получить помощь от коллег или координаторов в случае внештатных вопросов.

3. Нагружать сотрудников так, чтобы работы хватало на полный рабочий день, либо оплачивать их труд по результатам. Этот момент, к сожалению, не прояснен в текущем законодательстве РФ, однако в Трудовом Кодексе есть положения о работе на дому или о гибком графике. В соответствии с ними и разрабатывается система учета рабочего времени для сотрудников виртуального офиса организации. Этим обычно занимается служба по персоналу.

Как создать виртуальный офис у себя в компании

Шаг 1. Обеспечить офис техникой

Для работы всем сотрудникам, начиная с руководителей, понадобится оборудование, подходящее для выполнения текущих задач. Например, у всех работников должны быть компьютеры (ноутбуки), достаточно мощные, чтобы справляться с обработкой данных и программами.

Кроме того, виртуальный офис не будет функционировать без:

  • телефонов (мобильных или стационарных);
  • возможности использовать ксерокс и факс;
  • корпоративной электронной почты для деловой переписки.

Шаг 2. Разработать сайт компании

Веб-сайт – это электронная торговая площадка, а также наиболее удобный источник информации о компании для любого клиента. Привлечение партнеров через интернет – одно из необходимых условий повышения продаж в современных реалиях.

Шаг 3. Запустить онлайн-офис

Когда все оборудование закуплено, а сайт начал работать, приходит время убедиться, что вся документация компании, которая работает по технологии виртуального офиса, в порядке. К документам, которые требуют особой проверки, относятся лицензия на ведение бизнеса, налоговая идентификация, прохождение осмотров в соответствии с типом бизнеса. Только после этого можно считать, что виртуальный офис готов к запуску, и приступать к работе.

Как разработать виртуальный офис бесплатно

Система, позволяющая не платить ничего за переход на онлайн-режим работы, включает следующие приложения:

  • Skype — общая конференция для сотрудников, история переписки хранится полгода;
  • Google Drive — ведение баз данных онлайн, составление презентаций;
  • Dropbox — синхронизация всех документов по конкретным проектам;
  • Teambox — организация и контроль за работой, отслеживание сроков;
  • Assembla Git/Svn — приватный хостинг системы контроля версий,
  • PHP хостинг — интеграция всего вышеперечисленного.

В такой системе все сотрудники виртуального офиса вовлечены в работу: они оставляют сообщения, загружают файлы, выполняют задания и остаются в курсе прогресса коллег.

Деятельность в таком случае начинается с долгой и не всегда удобной процедуры регистрации всех сотрудников в каждом из перечисленных ресурсов и проставления уровня доступа и прав.

Шаг 1. Начать создание виртуального офиса лучше со Skype: все сотрудники собираются в общий чат, из которого можно руководить регистрацией в других программах.

Шаг 2. Руководитель создает общую коллекцию на Гугл Диске (Google Drive), приглашает в нее всех коллег по команде и дает им доступы к нужным папкам.

Шаг 3. В Dropbox также создается общая папка, файлы из которой переходят на диск с уведомлениями при изменении.

Шаг 4. В Teambox создается аккаунт компании или проекта, в который приглашаются задействованные лица.

Шаг 5. Чтобы контролировать версии, подходит Assembla: здесь тоже необходимо зарегистрироваться и пригласить коллег.

Шаг 6. На сайт-визитку на Wordpress можно через iFrame встроить все сервисы виртуального офиса. Эта визитка превращается в координационную точку по проекту.

Приведенная стратегия – лишь один из вариантов оформления офиса. Есть много способов бесплатно организовать работу маленькой команды над локальным проектом так, чтобы всем было комфортно.

Возможна ли аренда виртуального офиса

Арендовать виртуальный офис может компания, которая только что вышла на рынок, находится на начальном этапе своего развития и вынуждена экономить на всем. С помощью такого метода ведения бизнес-процессов она может функционировать весьма успешно, а ее руководство получит представление о том, как организовать будущий физический офис компании.

Основные адресаты этой услуги – малые фирмы, а также представительства больших компаний в новой для себя локации, которые расширяют клиентскую базу, но не хотят инвестировать в это слишком много.

Услуга заключается в следующем: арендодатель предоставляет компании-арендатору своего секретаря, который принимает телефонные звонки, электронную почту, входящую корреспонденцию и факсы от имени этой организации и поступает с данными обратившихся по усмотрению арендатора (сообщает о них, записывает номера телефонов, выясняет информацию и перераспределяет запросы на сотрудников и так далее).

Компания, заказавшая виртуальный офис, получает:

  • почтовый адрес и почтовый ящик;
  • сотрудника, который будет принимать и обрабатывать входящие письма и обращения, предоставлять информацию о компании, архивировать данные, которые поступают на ее адрес;
  • корпоративный e-mail для бизнес-переписки;
  • городской номер телефона;
  • возможность принимать факсы.

Средняя стоимость аренды виртуального офиса:

 Виртуальные офисы Plus от:

 $269,00

 Виртуальные офисы от:

 $159,00

 Прием телефонных звонков от:

 $119,00

 Mailbox Plus от:

 $89,00

Как происходит работа в виртуальном офисе с удаленными сотрудниками

Если речь заходит об организации удаленной работы, то ее сотрудники – это главная зона риска.

1. Подбираем кадры

Только ответственный и дисциплинированный сотрудник сможет эффективно работать в условиях, когда никто его непосредственно не контролирует. Исключить возможность кадровых ошибок, которые могут повлиять на результаты работы компании, нужно уже на этапе подбора персонала.

Больше всего доверия вызывают не тесты и интервью, а личные рекомендации от проверенных коллег, знакомых и их знакомых. Но сарафанное радио не всегда помогает найти нужного специалиста для виртуального офиса.

В том случае, если поиск по рекомендациям не дает результатов, работодателю приходится искать сотрудников для удаленной работы через соответствующие сайты и агентства. Есть несколько моментов, на которые стоит обратить внимание.

Во-первых, потенциальный кандидат обязан справляться с дистанционным общением. Во-вторых, он, естественно, должен продемонстрировать свои навыки при работе с тестовым заданием, и его портфолио и рекомендации от прежних руководителей должны соответствовать требованиям должности. В-третьих, необходимо оценить, укладывается ли он в указанные сроки при выполнении задач.

В начале сотрудничества руководителю виртуального офиса стоит увеличивать сроки на выполнение задач, чтобы дать обеим сторонам время на адаптацию и избежать форс-мажоров, которые могут возникнуть при замене работника.

2. Обеспечиваем коммуникацию

Удаленные работники могут общаться между собой и с начальством четырьмя способами. К ним относятся телефон, e-mail, мессенджеры, в которых можно обмениваться мгновенными сообщениями (ICQ, Skype, Whatsapp, Viber и т.д.), а также система управления задачами.

О последней стоит поговорить отдельно. Мессенджеры, почта и телефон имеют свои достоинства и недостатки, но в целом более или менее взаимозаменяемы. Однако task management представляет собой совершенно отдельную систему.

Таск-менеджеров существует очень много. Компания может выбрать платный либо бесплатный, сторонний или корпоративный таск-менеджер в зависимости от своих ресурсов и потребностей.

Основная роль и важнейшее преимущество системы управления задачами состоят в том, что только по ней можно понять, какие рабочие процессы идут в виртуальном офисе в данный момент. В этой системе отражается выполнение проектов, занятость каждого сотрудника, предстоящие события и мероприятия и многое другое. Таким образом, таск-менеджер – это планировщик удаленной работы компании, который заодно помогает отслеживать прогресс и результаты каждого сотрудника.

Контролировать работников можно, общаясь с каждым индивидуально, а можно при помощи онлайн-планерок. Сотрудники компании могут жить в разных часовых поясах, а на связь выходить в одно удобное для всех время, определенное заранее. Организовать такие планерки помогут веб-камеры и приложения для онлайн-конференций.

Компании, которые работают по системе виртуального офиса в разных часовых поясах, имеют ряд преимуществ. Благодаря посменной организации труда персонала, такие организации способны работать круглые сутки, и один сотрудник может войти в офис с утра и продолжить то, что начал другой, уже отработавший свой день на другом континенте.

Кроме того, компания, которая открывает свое представительство в новой стране, сильно выигрывает, приглашая на работу местных. Житель страны, знакомый с ее традициями, особенностями ведения бизнеса и менталитетом, будет выполнять многие задачи гораздо легче, чем приезжий.

Однако в виртуальном офисе, одновременно существующем в нескольких часовых поясах, могут возникать свои трудности. Как правило, они связаны с решением срочных вопросов, которые задерживаются из-за того, что ответственный за них сотрудник находится в другом часовом поясе и уже закончил работу.

3. Мотивируем персонал

Удаленная работа осуществляется по гибкому графику. Проектная мотивация в этих условиях оказывается самой эффективной. Схема такого поощрения сотрудников включает несколько положений:

  1. Сотрудники должны четко понимать, какая работа как оценивается. Результаты могут быть личным достижением работника либо итогом работы команды, в который вложился каждый ее участник. В зависимости от того, каким был индивидуальный вклад, награждается каждый. Эта схема лучше, чем проведение оплаты за определенный период времени (зарплату выдают не за заслуги, а за потраченные часы) или премия по окончании проекта (ее можно ждать очень долго, мотивация иссякнет).
  2. Должны присутствовать и нематериальные поощрения – корпоративные мероприятия, выезды, празднование дней рождения и других праздников. Команда виртуального офиса, как правило, довольно разобщена, сотрудники не видят друг друга и не находят точек контакта. Возможность иногда сделать вместе что-то помимо работы сильно улучшает атмосферу в коллективе. Если хороший эмоциональный настрой сотрудников дополнительно подогревается финансовой мотивацией, механизм офиса работает на отлично.

Сколько можно сэкономить, работая с виртуальным офисом

Для открытия физического офиса компании нужно сделать ряд стандартных вложений:

1) Аренда помещения и затраты на его содержание (уборка, ремонт и т. д.).

2) Аренда или покупка офисной техники, расходы на техническую поддержку.

3) Заработная плата сотрудников.

Большей части этих затрат не требуется, если компания открывает виртуальный офис. Необходимо вложиться только в технику, расходные материалы (канцелярию) и выплаты работникам.

Однако встречаются ситуации, когда за виртуальное представительство компания платит дороже, чем за реальный офис. Например, если в регионе ее работы нет нужного специалиста, и приходится искать квалифицированные кадры за рубежом (как правило, они компенсируются результатами работы, но и затраты на них выше).

Сложности контроля сотрудников могут негативно повлиять на окупаемость офиса. Выше уже были описаны способы минимизировать риск в этом вопросе.

Мнение эксперта

Облачный виртуальный офис – это удобно, безопасно и выгодно

Александр Ефимов,
генеральный директор компании «Электронное облако», Москва

Компания, которая предоставляет возможность организовать облачный офис, хранит и обрабатывает данные клиентов на своих мощных серверах. В этом и заключается технология облака. Наши клиенты оценили перспективу облачных офисов для своего бизнеса. У услуги виртуального офиса в облаке есть ряд неоценимых преимуществ:

  • Облачный офис гарантирует безопасность данных, высокую степень их защиты. Данные организации хранятся на сервере, с которого они не могут пропасть или «утечь» в сеть с нарушением политики конфиденциальности. Мы по опыту знаем, какие сервера заслуживают наибольшего доверия, и доверяем зарубежным компаниям, которые работают с надежными дата-центрами.
  • Это очень гибкая система. Все, что потребуется для работы в облаке - это компьютер, подключенный к интернету. Рабочее место для каждого сотрудника находится в облаке. Там можно расположить общую базу данных, приложения для их обработки, благодаря которым вся корпоративная сеть сможет работать в едином ритме. Это разгружает офисы, предоставляет возможность работать удаленно или по гибкому графику, минимизирует проблемы при переезде компании в новый офис. Иногда компании после организации виртуального офиса переходят в него целиком, отказываясь от физического в целях экономии. Такой офис должен иметь систему внутренних коммуникаций для слаженной работы сотрудников и департаментов.
  • Облачные офисы удобны. Люди с трудом принимают инновации, и нововведение в любой компании всегда оказывается стрессом для ее работников, которым нужно переучиться, перенастроиться, привыкнуть, что теперь их работа выстроена иначе. С облаком никакого переучивания не нужно. Поставщик облачного офиса предоставляет те программы, с которыми сотрудникам привычно работать.
  • Виртуальный офис экономит корпоративные средства. В облаке снижаются расходы на программное обеспечение. Компания больше не должна платить за серверы для хранения своих данных, за мощную технику и программное обеспечение последнего поколения. В таком офисе любое приложение можно арендовать, оплачивая время работы с ним по факту.

Для создания виртуального офиса в облаке не нужно глубоко понимать информационные технологии. Естественно, компании, которые предоставляют такие услуги, готовы предоставить клиентам все необходимые разъяснения и помочь с выбором оптимальной системы.

Виртуальный офис: примеры представительств

Пример консалтинговой компании, которая имеет головной офис в Москве и два представительства в Новосибирске и Самаре.

У этих представительств своих офисов нет, и они работают удаленно. Встречи с клиентами и партнерами проводятся на территории последних либо в кафе и на краткосрочно арендованных бизнес-площадях. Иными словами, офисы представительств полностью виртуальны.

Московский офис компании является головным. Однако полный рабочий день там отрабатывают только секретари и руководство.

IT-отдел организован так, чтобы на месте в каждый момент времени был руководитель и один из сотрудников. Всего их четверо, и они работают в офисе посменно (два раза в неделю по полдня), а один раз в неделю встречаются для совещания, распределения работы и проверки результатов по долгосрочным проектам. Деятельность по этим проектам происходит удаленно.

Кадровая служба включает трех сотрудников. Один из них руководит отделом, второй занимается подбором и наймом новых работников, третий отвечает за тренинги и развитие персонала. У руководителя есть место в офисе, остальные двое пользуются его кабинетом и другими помещениями для хранения документации, так как своих рабочих мест у них нет. Менеджер по подбору появляется в офисе только для того, чтобы проводить собеседования. Все остальное время он работает из дома через виртуальный офис. Назначать собеседования и бронировать для них переговорные он может в режиме онлайн, либо с помощью секретарей. Тренинг-менеджер имеет в своем распоряжении переговорную, оборудованную для проведения подобных занятий. График этих мероприятий он составляет сам в зависимости от запросов на обучение и согласовывает с руководителями. Когда его переговорная не занята, ее могут использовать другие сотрудники для встреч, планерок и других мероприятий.

График работы консультантов очень гибок. Они планируют свою деятельность сами, обязательно уведомляя руководство. Начальник отдела может скорректировать план, составленный его подчиненным; приоритетом для планирования являются пожелания и удобство клиентов. Для общения с посетителями консультанты пользуются общей комнатой, которую можно переоборудовать для разного количества участников встречи. Их рабочие документы хранятся в шкафах, у каждого консультанта есть четко определенное место. Данные специалисты выполняют всю компьютерную работу на ноутбуках, которые всегда имеют при себе. Не являясь сотрудниками виртуального офиса в полном смысле, они работают по принципу hot desking. Этот принцип разработан на Западе и касается, в основном, организации рабочего пространства. У сотрудников компаний, осуществляющих свою деятельность по принципу hot desking, нет постоянных рабочих мест. Поэтому они используют то пространство офиса, которое свободно в данный момент. В обсуждаемой консалтинговой компании помещение для hot desking-а консультантов очень большое. Его используют для проведения общих корпоративных мероприятий несколько раз в год. В этот зал выходят кабинеты руководителей консалтинговых отделов.

Аналогично размещены глава организации и его заместитель. Их кабинеты выходят в общий зал, где сидят секретари, которые работают в две смены по полдня вдвоем. Даже во время обеда один из них остается в офисе. В пересменки секретари передают дела от утренней смены вечерней. Всего их четверо, график организован так, чтобы каждый из них работал одну неделю по утрам, другую – по вечерам, и раз в месяц выходил на полный рабочий день в субботу. Такой график связан с целями компании, для достижения которых крайне важно, чтобы секретари были доступны руководителям и консультантам в любое время, с учетом ненормированного графика и переработок.

В головном офисе компании есть также отдельная комната для уборщиц. Они убираются либо утром, либо вечером, не в рабочее время консультантов. За ключ от комнаты, где они переодеваются и где хранятся их инструменты, отвечают секретари. Уборщицы сами решают, в каком режиме им удобнее работать. Секретари отслеживают качество уборки ежедневно и отмечают результаты проверки в особой программе, где ведется корпоративный учет времени и качества работы. Эта программа – часть виртуального офиса компании.

Бухгалтеры в компании (их двое) работают стандартный трудовой день с 9 утра до 6 вечера. Они сидят в одном кабинете с IT.

Отдел продаж этой компании не заключает сделок самостоятельно, а оформляет сделки, заключенные руководством и консультантами. В нем три человека, которые занимают комнату с одним рабочим столом и столом для проведения переговоров. Эта комната отделена перегородкой от общего зала, в котором работают консультанты. Сотрудники отдела продаж и их руководитель сами строят свой график в зависимости от текущих рабочих задач. Помимо оформления сделок, им нужно привлекать новых клиентов, принимать участие в различных мероприятиях, а также встречаться с сотрудниками партнеров компании для составления и обсуждения договоров и другой документации, сопровождающей сделку. Поэтому менеджеры по продажам редко появляются в офисе, зато много работают через виртуальный офис.

Аналитический отдел занимается выполнением запросов консультантов. В нем есть аналитики и их ассистенты, которые отвечают за техническую рутинную работу. Аналитики имеют посменный график работы два через два, и это единственный отдел, который работает ежедневно, без выходных. Зачастую ассистенты вынуждены выполнять техническую работу в выходные, когда офис пустует и нет клиентов.

Сотрудникам этого отдела выделен один день, в который они покидают офис и ездят на мероприятия, конференции, проходят повышение квалификации и обучающие тренинги, изучают инновации на рынке, чтобы быть информированными обо всем, что происходит. Этот день называется библиотечным.

Кроме того, к аналитическому отделу относится позиция дизайнера. Он не имеет собственного места работы, появляется в офисе один раз в неделю и занимает место аналитика, у которого этот день библиотечный. Пока дизайнера нет, работники собирают запросы для него. Срочной работы для дизайнера, как правило, не бывает.

Обобщая все данные, получаем следующую картину:

Отдел, должности

Занимаемые помещения

Количество рабочих мест 
(стол, стул, компьютер)

Количество персонала

Для сравнения: 
количество помещений при обычном способе организации

Руководство компании

2

2

2

2

Бухгалтерия

1

2

2

1

Отдел персонала

1

1

3

2

Представительства

-

-

4

2

Консультанты

1 (общий зал с отгороженными кабинетами руководителей)

3 (рабочие места руководителей)

15

6

Аналитический отдел

1

7 (1 – для руководителя, 3 – для ассистентов, 3 - для специалистов)

11 (руководитель, 6 ассистентов, 3 специалиста, дизайнер)

3

IT -отдел

- (одно помещение с бухгалтерией)

2

5

1

Секретари

1

2

4

1

Отдел продаж

- (один из кабинетов, отгороженных в общем зале)

1

3

1

Уборщицы

1

-

2

1

Переговорные

2

-

-

3

ИТОГО

10

20

51

23

Получается, что при штате, насчитывающем 51 сотрудника, компания обходится всего десятью помещениями и двадцатью рабочими местами. Виртуальный офис этой организации хорошо продуман. Важно и то, что не для всех подразделений компании подходит система удаленной работы, и существуют разные ее виды, которые можно применять в каждом конкретном случае.

Каким компаниям подходит переход на виртуальный офис

В периоды кризиса переход на систему удаленной работы кажется руководителям компаний спасительным выходом. Вынужденные жестко экономить, они отказываются от аренды офиса, давая своим подчиненным возможность работать в гибком графике, а сохраненные деньги и прибыль используют, чтобы покрыть расходы. Увы, как экстренная мера виртуализация офисов работает редко.

1. Виртуальный офис подойдет не для любой компании.

Отсутствие общего офиса может подхлестнуть эффективность работы, а может и существенно ее снизить. Существует множество организаций, для которых эта система губительна.

Если организация бурно развивается, увеличивает свой штат, то ей необходимо собрать всех работников в офисе. Новые сотрудники, которые не прошли адаптацию и проверку, но уже допущены до такой неустойчивой системы, как удаленная работа в виртуальном офисе, представляют большой риск.

Примером провала компании на этой стадии может быть история HeadHunter. Рекрутинговая компания решила создать виртуальные представительства в регионах, но не смогла эффективно выстроить рабочий процесс. В результате ей пришлось вернуться к физическому офису, в котором все работали штатно.

Анализируя причины такого краха дистанционной работы HH, специалисты утверждают: компании помешала недостроенная структура и тактика дистанционного управления. Компания столкнулась с необходимостью организовывать слишком много сотрудников, которые работали в системе виртуального офиса. Предельное число работников, с которыми можно справиться при такой организации труда, составляет, по оценке специалистов и опыту руководителей компаний, около 15 человек. Это максимальное число людей, которых компания может координировать на расстоянии без ущерба для своей эффективности.

Некоторые компании справляются с переизбытком задач и избегают затрат на аренду офиса, выводя отдельные подразделения на аутсорсинг. Так могут работать, к примеру, центр приема звонков или юридический отдел.

2. Свободный график может как приносить пользу, так и вредить.

Создание виртуального офиса оправдано для компаний, которые оказывают так называемые интеллектуальные услуги: занимаются дизайном, разрабатывают программное обеспечение, оказывают юридические услуги, консультируют. В этом секторе бизнеса вовсе не важно, работают все ваши сотрудники в одном месте или имеют свободный график.

Большинство представителей творческих и интеллектуальных профессий работают гораздо эффективней, когда могут выбирать место и режим своей работы, а не заперты в офисе.

Есть, однако, люди, которые чувствуют себя комфортней, когда у них имеется постоянный и тесный контакт с руководством и более опытными сотрудниками, когда их работу жестко контролируют. Такие работники от свободного графика виртуального офиса только проиграют. Чтобы координировать их работу, нужно заранее составить план оценки результатов, заданий «на дом», продумать систему коммуникации, прописать свод правил для дистанционной работы.

3. Доверительные отношения облегчают работу.

Когда руководитель давно и хорошо знает своих подчиненных и сотрудников, плотно общается с ними, ему проще понять, как помочь каждому члену его команды работать с максимальной эффективностью. В каждом случае выбор мотиваторов индивидуален.

4. Дистанционному управлению нужна стратегия.

Чтобы виртуальный офис организации работал, не достаточно доверия, мира и добра в команде. Руководитель должен продумать, как ему управляться с командой, как развивать ее, сохраняя при этом связь между работниками. Ему необходимо иметь построенную управленческую стратегию.

Рассмотрим пример организации работы маркетингового отдела. Удачный бизнес строится на базе качественного маркетинга. В России этой сферой часто пренебрегают, воспринимают как нечто необязательное, второстепенное. Это ведет к падению уровня продаж. Принижение маркетинга по сравнению с производством товара или услуги – это в высшей степени неверный подход.

Руководитель отдела маркетинга на подобном предприятии обязан представлять себе, как поменять структуру и культуру организации с помощью кадров. Его сотрудники должны поверить, что от их работы с клиентами зависит то, выживет ли компания. Разочарованные клиенты – это клиенты потерянные, они уходят к конкурентам.

Каждый сотрудник обязан изначально иметь четко прописанный функционал, набор обязательств, с помощью которого он будет достигать определенных целей. Форма отчетности и контроля за качеством выполнения тоже должна быть определена сразу.

5. Необходимо с самого начала установить правила работы.

Этих правил в виртуальном офисе не должно быть слишком много, иначе сотрудники будут чувствовать себя все в той же офисной тюрьме, несмотря на свободный график. К ним могут относиться:

  1. Правило «всегда будь на связи». Даже если с сотрудником что-то случается, от него требуется как минимум сообщить об этом руководителю, чтобы тот оперативно передал его работу другим членам команды. Благодаря этому, в рабочем процессе не возникает срочных задач, за которые никто не берет на себя ответственность.
  2. Правило «проверяй заранее». Завершенная работа должна сдаваться на проверку за несколько дней до установленного клиентом дедлайна. Тогда в ней можно успеть исправить все возможные огрехи, случайные ошибки и неточности. Люди могут совершать промахи, поэтому лучше заложить время на исправление в рабочий план.
  3. Правило «встречаемся раз в неделю». Еженедельно группа собирается и проводит общее собрание. На повестке обычно обсуждение клиентов, заказов, расстановка приоритетов – какие заказы важнее всего выполнить срочно, какие могут подождать. Кроме того, на собраниях собирается и структурируется поток текущих документов по всем активным проектам компании.

6. Информационные потоки – открытые и общие.

Обычно в компаниях, решивших создать виртуальный офис, все очень опасаются проблем с доступом к общим файлам, в которых хранится корпоративная информация. Но с этим редко возникают трудности. Напротив, общий доступ к рабочим файлам имеет ряд преимуществ – например, позволяет в любой момент времени проверить, как работает каждый из сотрудников.

7. Руководителю нужно трезво оценивать свои возможности.

Управление компанией, обустроившей виртуальный офис в интернете, требует особых умений от топ-менеджеров. Особенно достается главам отделов продаж и коммерческим директорам, которые следят за работой менеджеров по продажам. В этом подразделении, как правило, высокая текучка кадров, а квалификация отдельных продавцов очень низка. Если руководитель пускает дело на самотек и не следит за подчиненными, то продажи резко снижаются. Даже в том случае, когда коммерческому директору везет, и у него набирается хорошая команда, этот коллектив надо объединить, чтобы все подразделение в целом было эффективным. Центром объединения должен стать как раз руководитель - лидер, который сохранит команду цельной. Прежде чем бросаться в неизведанное и переводить компанию в совсем новый для нее режим, директор должен убедиться, что он сам этот режим сможет поддерживать.

Работа в виртуальном офисе: проблемы и их решение

Основная проблема виртуального офиса имеет психологический характер. Ее создают разные факторы:

  1. Недоверие клиентов к «бездомной» компании.
  2. Опасения кандидатов на вакансии, что работа из дома – это не серьезное дело, а профанация.
  3. Всеобщая убежденность в том, что нельзя ничего заработать, сидя дома.

Помимо психологического настроя, в виртуальной работе есть и другие проблемные моменты.

1. Низкое качество работы

В качестве примера можно привести работу аналитика рынка, который сопровождает маркетинговое исследование. Он изучает бизнес-площадки, ищет нужную для исследования информацию. Если аналитик не обнаруживает необходимых данных, то их недостаток финансируется за счет компании-клиента. Ее ресурсы тратятся на составление статистик, проведение опросов и другие мероприятия.

Соответственно, если аналитик не вложился в первоначальный поиск, то клиент потратит лишние деньги и время на получение данных, которые мог получить быстро и бесплатно.

2. Пренебрежение сроками

Если работа не сдана вовремя, то ее результаты могут устареть, оказаться неактуальными или просто стать не нужны клиенту. Случается в работе виртуальных офисов и такая ситуация, как «глухарь» – молчаливый отказ работника от завершения задачи и уход от контакта. Эта ситуация очень неприятна для клиента и для коллег «глухаря», потому что заставить его довести работу до конца может быть очень затруднительно.

3. Мошенничество и недопонимание

Вариантов мошенничества у удаленных работников и фрилансеров довольно много. Они могут продавать одну и ту же информацию нескольким заказчикам, влиять на сроки выполнения задачи. Кроме того, работающие виртуально сотрудники могут совершать ошибки из-за непонимания технического задания, отказываясь при этом принимать критику и комментарии заказчика. В удаленной работе сложно проверить квалификацию персонала до того, как задача выполнена. Поэтому и вопросы с гонораром становятся очень сложными.

4. Конфликты и обиды

Все перечисленное выше приводит к тому, что редкий руководитель виртуального офиса поставит мало знакомого ему работника на ответственное задание с жестким дедлайном. Грамотные управленцы дают новым сотрудникам время осмотреться и попробовать свои силы на более рутинных задачах, тогда как директор будет присматриваться к ним самим.

Именно в этот период адаптации устанавливается адекватная форма контроля за работой сотрудника. Если он не принимает контролирующей и дисциплинирующей роли руководителя, отказывается от сотрудничества, получая возмущенные сообщения и звонки, то вряд ли он приживется в команде.

Все эти проблемы вполне решаемы. Руководитель компании может:

1. Установить предельное количество работников на удаленной основе.

2. Нанимать в виртуальный офис только проверенных фрилансеров, подбирая их даже тщательней, чем сотрудников физического офиса.

3. Не надеяться, что фрилансер сам научится всему, что потребуется от него в процессе работы. Обучать можно офисных работников, а удаленных сотрудников лучше нанимать уже с опытом.

4. У руководителя должен быть плотный контакт с фрилансерами, чтобы они не чувствовали себя «брошенными». Управляющий обязан отвечать на письма быстро и без задержки, быть в курсе прогресса каждого сотрудника.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль