Как оформить отпуск: 6 основных правил

565
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Каждый начальник рано или поздно сталкивается с оформлением отпуска: важно грамотно рассчитать и оформить его, а главное – произвести это легально и квалифицированно.

Как оформить отпуск: основные виды отпуска на предприятии

Все сотрудники вправе каждый год получать финансируемый отпуск, который следует оформить с соблюдением правовых норм. Отпуск представляет собой период, в течение которого работник освобождается от выполнения должностных обязанностей и волен обращаться со своим временем как ему угодно. Как же оформить работнику время отпуска?

Существует несколько видов отпусков:

  1. Финансируемый ежегодный базовый отпуск оформить необходимо всем типам сотрудников. По условиям ст. 115 Трудового кодекса России он длится 28 календарных дней.

Правовые нормы, регулирующие трудовую деятельность, отмечают ряд категорий работников, для которых длительность отпуска насчитывает больше 28 дней календаря:

  • люди с ограниченными возможностями – минимум 30 дней;
  • пожилые трудящиеся, которые проживают в стационарных заведениях социального обслуживания и работают, заключив трудовое соглашение, – 30 календарных дней;
  • сотрудники, подписавшие трудовой договор, предусматривающий работу на протяжение менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), либо привлеченные к сезонной деятельности (ст. 295 ТК РФ), – 2 рабочих дня за каждый месяц труда;
  • несовершеннолетние трудящиеся – 31 день календаря (статья 267 Трудового кодекса России);
  • педагогические сотрудники – от 42 до 56 календарных дней.

  1. Финансируемые ежегодные дополнительные отпуска положены трудящимся, связанным с деятельностью, отягченной рискованными и/или вредными условиями. Кроме этого, полагается он и тем работникам, чей труд носит особенный характер, чей режим не нормирован. Дополнительный отпуск положен лицам, осуществляющим трудовую деятельность в областях Крайнего Севера и тождественных им регионах, а также в иных ситуациях, зафиксированных в правовых нормах.

По условиям ст. 117 Трудового кодекса России, финансируемые дополнительные ежегодные отпуска положены сотрудникам, привлеченным к горным подземным работам и открытым работам в горных карьерах и разрезах. Полагаются они также тем, кто трудится в радиоактивных зонах и в других местах, не являющихся безопасными с точки зрения вредного действия на здоровье человека из-за биологических, физических, химических и других условий.

Наименьшую продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, которые сталкиваются с трудом в опасных и/или вредных условиях, определяет Правительство России, учитывая взгляды Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Отвечает оно в том числе и на вопрос, как правильно оформить отпуск такого рода. По сей день в силе «Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день», который был утвержден Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25.10.1974 г. № 298/П-22.

Тем, кто трудится в регионах Крайнего Севера, полагаются дополнительные ежегодные отпуска длительностью 24 дня. Для тождественных им районов эта цифра составляет 16 дней. В других северных областях, где работают районный коэффициент и прибавка к зарплате в виде процента, – 8 календарных дней.

Как оформить отпуск: 6 основных правил

Дополнительный оплачиваемый отпуск длительностью 14 дней календаря дается людям, столкнувшимся с радиацией в связи с ядерными испытаниями на полигоне в Семипалатинске и получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения свыше 25 сЗв (бэр). Такой же отпуск оформить необходимо для лиц, пострадавших от радиоактивного облучения во время Чернобыльской аварии. Оплата этих отпусков ведется с помощью ресурсов федерального бюджета.

Финансируемый ежегодный дополнительный отпуск выделяется сотрудникам с ненормированным рабочим временем. Длительность этого отдыха регулируется коллективным соглашением либо нормами внутреннего рабочего режима и не может быть меньше 3 дней календаря.

Для отдельных групп трудящихся дополнительные отпуска оговорены федеральными правовыми нормами, регулирующими их профессиональную жизнь. Как правило, в этих законодательных актах подобные отпуска положены за многолетний рабочий стаж. Для таких сотрудников предельный срок дополнительного отпуска – 15 календарных дней. Дают его в том случае, когда стаж превышает 20 лет.

Кроме того, дополнительный отпуск следует оформить за выслугу лет работникам таможни, судьям, учителям, сотрудникам, занятым в лесном хозяйстве и легкой промышленности. Видами таких отпусков могут быть:

  • дополнительный ежегодный отпуск с сохранением средней зарплаты, который дается студентам-заочникам в аспирантуре (30 календарных дней);
  • отпуск, не предусматривающий сохранение зарплаты;
  • отпуск по беременности и родам;
  • отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск работникам, усыновившим ребенка;
  • отпуск сотрудникам, которые совмещают трудовую деятельность и обучение;
  • отпуск с сохранением заработной платы, оформить который нужно тем, кто работает над диссертацией на соискание ученой степени кандидата либо доктора наук (3 или 6 месяцев соответственно).

Предоставление любого из перечисленных типов отпуска подразумевает под собой множество тонкостей, которые необходимо иметь в виду каждому начальнику.

6 правил, как грамотно оформить ежегодный отпуск работника

Финансируемый ежегодный базовый отпуск оформить нужно всем работникам, которые наняты по трудовому договору. Могут рассчитывать на базовый ежегодный отпуск (кроме штатного коллектива):

  • сотрудники, которые работает в организации по совместительству;
  • работники, принятые в фирму по срочному трудовому соглашению на срок до двух месяцев;
  • сезонный персонал.

Правило №1: Оформление финансируемого ежегодного отпуска.

Директор не вправе лишать коллектив финансируемого базового отпуска на протяжении двух лет кряду. Об этом свидетельствует статья 124 Трудового кодекса России. При наличии согласия работника руководство может оформить отпуск, изменив даты, если отсутствие сотрудника негативно повлияет на функционирование компании. Однако такая перестановка должна осуществляться исключительно на следующий рабочий год.

Руководителю полагается сместить финансируемый ежегодный базовый отпуск на основании письменного заявления работника в том случае, если тот не был вовремя предупрежден о начале отдыха, либо если отпускные выплаты прошли с задержкой. Длительность ежегодного отпуска не связана с продолжительностью рабочего дня.

Можно оформить отпуск, разделив его на отдельные части по согласию сотрудника и начальства. Трудовой кодекс не устанавливает количество подобных частей, однако статья 125 говорит о том, что хотя бы одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней. Специфические нормы, регулирующие срок перерыва между частями, отсутствуют.

Если между сотрудником и руководителем появилось согласие по поводу разбиения отпуска на части, свободные даты в обязательном порядке необходимо выделить и использовать в условленный период. Порой потребность в дроблении отпуска появляется в момент реализации программы отпусков. Потребоваться это может как работнику, так и начальнику. Тогда на первый план выходит компромисс действующих лиц.

Допустим, сотрудник пришел с просьбой оформить отпуск длительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель дал согласие выделить отпуск лишь на 7 дней (по воскресенье включительно). В данном варианте достичь компромисса не получилось, в связи с чем начальник может отказать подчиненному в его обращении.

Правило №2: Сбор пакета документов.

Раз в году необходимо разрабатывать план отпусков (по условиям части 2 статьи 123 Трудового кодекса России). Существует возможность разбиения ежегодного отпуска. Например, сотрудник решил воспользоваться сразу 28 календарными днями отпуска, однако в схеме отпусков его отдых фрагментирован. Работник вправе сделать так, как ему хочется, известив начальство соответствующим заявлением на отпуск. В случае, когда отдых соответствует графику, составлять такой документ нет необходимости.

Выделение отпуска сотруднику подтверждается приказом (распоряжением) начальника компании по шаблонной форме № Т-6, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 г. В том случае, когда в отпуск отправляется группа подчиненных, целесообразнее применять форму № Т-6 а.

Основываясь на сведениях приказа о выделении отпуска, персонал соответствующих подразделений проводит калькуляцию отпускных средств согласно форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»). Передняя сторона формы оформляется сотрудником отдела кадров, задняя – специалистом бухгалтерии. В персональную карточку подчиненного формы № Т-2 или № Т-2 ГС заносятся данные о выделенном отпуске с уточнением его типа (основной или бонусный). Оформить отпуск в табеле учета рабочего времени следует, проставив дни: ОТ (09) – базовый ежегодный отпуск, ОД (10) – бонусный отпуск.

Мнение эксперта

Изменение графика отпусков без уведомления работника может дорого обойтись

Лариса Науменко, 
заместитель директора компании «Центр правового обслуживания», Москва

Оформить отпуск по графику отпусков будет идеальным вариантом. Иначе возможны неблагоприятные сценарии. Допустим, специалист подразделения по добыче нефти и газа отправился в отпуск по обговоренному плану с 1 августа. Пока он отдыхал, начальство оформляло акты о его отсутствии на рабочем месте. После возвращения из отпуска сотрудника лишили работы за прогулы. Как оказалось, другой подчиненный обратился к руководителю, попросив переставить сроки отпусков (его и упомянутого специалиста). Шеф согласился и переместил старт отпуска специалиста подразделения на 18 августа.

Ошибка компании. Фирма не известила специалиста о подвижках в плане отпусков и об отмене выделения отпуска с 1 августа. Хотя, чтобы оформить отпуск с перестановками в схеме, следует заручиться согласием всех сторон, а не одной. Плюс ко всему: в период отдыха начальство не сделало попытки уточнения у специалиста причин неявки на рабочее место.

Результат. По итогам судебного разбирательства специалиста вернули на работу. Компанию обязали выплатить заработок за период вынужденного прогула размером 1,2 млн руб. Помимо этого, дополнительно было выплачено 10 тыс. руб. за причинение морального вреда (согласно постановлению президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06 ноября 2015 года по делу № 44 Г-53/2015).

Правило №3: Стаж в вопросе выделения ежегодного отпуска.

Возможность воспользоваться первым оплачиваемым базовым ежегодным отпуском и оформить его появляется у вновь прибывшего работника спустя полгода непрерывного труда. Однако начальство лишено возможности отказаться принять заявление о выделении досрочного авансового отпуска (если 6 месяцев еще не миновало) от ряда сотрудников. Этим правом могут воспользоваться:

  • женщины до декретного отпуска либо по его завершении (по материалам статьи 122 Трудового кодекса);
  • несовершеннолетние работники (статьи 122 и 267 ТК);
  • те, кто усыновили детей возрастом младше трех месяцев (статья 122);
  • мужья, супруги которых пребывают в декретном отпуске (ст. 123 ТК);
  • другие категории сотрудников по данным соответствующих нормативных документов (к примеру, жены военнослужащих).

Правило №4: Руководство должно верно подсчитывать стаж, чтобы оформить отпуск и определить основания для его предоставления сотруднику.

Перечень временных отрезков, которые необходимо учитывать при калькуляции стажа, указан в части 1 ст. 121 Трудового кодекса России. Среди таких периодов – промежуток, в течение которого работник в реальности не трудился, но по правовым нормам за ним оставалось рабочее место. В той же статье во второй части приведен список периодов, которые не учитываются при подсчете стажа. К ним также добавляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Правило №5: В простом варианте оплачиваемый ежегодный базовый отпуск оформить нужно, произведя подсчет в календарных днях.

Отдельным категориям работников отпуск необходимо выделять в рабочих днях. К ним относятся сотрудники, заключившие срочное трудовое соглашение на период менее двух месяцев, а также сезонный персонал. Оплачиваемый ежегодный базовый отпуск, исчисляемый в рабочих днях, положен и иным группам трудящихся (например, судьям). По условиям 120 и 139 статей Трудового кодекса России руководитель обязан перевести отпуск соответствующих подчиненных в календарные дни.

Правило №6: Возмещение в случае отказа от оплачиваемого ежегодного базового отпуска – как оформить неиспользованный отпуск.

Как оформить компенсацию за отпуск, оставшийся без использования? Она начисляется исключительно при увольнении сотрудника. Однако руководство вправе (но не обязано) провести выплату работнику, продолжающему трудиться в компании. Относится это лишь к тому отрезку оплачиваемого ежегодного базового отпуска, который первышает 28 дней. Подобная ситуация обычно происходит при оформлении расширенных оплачиваемых ежегодных базовых отпусков.

Как оформить продление отпуска: общие правила

Оплачиваемый ежегодный отпуск на основании статьи 124 Трудового кодекса РФ должен быть продлен в следующих случаях:

  • когда сотрудник оказывается временно нетрудоспособен. Если болезнь настигает работника в момент отпуска, его расширяют на число дней болезни, совпавших с отдыхом. О сложившейся ситуации сотрудник обязан сообщить отделу кадров организации (можно по телефону), а по возобновлении работы – предъявить больничный лист;
  • когда сотрудник в момент финансируемого ежегодного отпуска несет государственные обязанности, которые предполагают уклонение от выполнения должностных работ (согласно статье 170 Трудового кодекса). Условием для увеличения отпуска выступают подобающие бумаги (например, вызовы, повестки и др.);
  • в иных ситуациях, оговоренных правовыми нормами и местным законодательством предприятия.

Отпуск увеличивается автоматом при предоставлении документации, отвечающей требованиям. Для гарантии верного расчета нелишним будет издание приказа об увеличении отпуска. Выплаты по увеличенному отпуску не делаются, так как сотрудник уже получил положенные деньги.

Как оформить больничный в отпуске? Допустим, сотруднику выделили в положенную очередь оплачиваемый отпуск длительностью 8 календарных дней (с 1 по 9 марта). Однако 10 марта работник сообщил кадровой службе о перенесенном заболевании в период с 4 по 9 марта, сказав, что больничный лист предъявит позже. Сотрудник попросил увеличить отпуск. Сколько времени будет добавлено? Праздничные выходные дни, попавшие на период основного или дополнительного ежегодных отпусков, не попадают в группу календарных дней (по условиям статьи 120 Трудового кодекса). Поэтому национальный праздничный день 8 марта к отпуску не относится. Как следствие, оформить отпуск необходимо, увеличив его на 5 дней, которые пришлись на время болезни сотрудника.

В реестре учета рабочего времени этот период после отпуска оформить нужно как НН (30), то есть невыход по невыясненной причине. По возвращению на рабочее место трудящийся обязан предъявить больничный лист. После его подачи делаются правки, а именно: дни болезни, совпавшие с днями отпуска, помечаются кодом Б (19), а написанные НН меняются на ОТ (09) – пребывание в отпуске.

Как оформить дополнительный отпуск в 2017 году

Дополнительный отпуск трудящемуся можно предоставить по ряду причин:

  1. Выполнение должностных обязанностей во вредных условиях.

Среди групп сотрудников, которые могут рассчитывать на выделение им дополнительного отпуска, находятся работники, привлеченные к труду в пагубной для здоровья среде. Согласно условий ст. 209 нынешнего ТК вредными условиями труда считаются те, которые могут стать причиной болезни человека. Такими являются:

  • причастность к осуществлению труда в горах под землей;
  • участие в открытых горных работах, в том числе в карьерах и разрезах;
  • деятельность в радиоактивной зоне;
  • работа в условиях, оказывающих отрицательное влияние на самочувствие сотрудника из-за присутствия негативных показателей бактериологического, физического, химического или какого-либо другого вида.

Для установления возможных негативных влияний в зоне труда руководство обязано систематически (не менее одного раза в 5 лет) проводить проверку рабочих мест. Если по итогам подобной проверки оказывается, что труд на конкретном производстве ведется с присутствием отрицательных факторов 2-й, 3-й либо 4-й степеней, организация должна оформить дополнительный отпуск в 2017 году сотрудникам, задействованным на таких рабочих местах. Длительность финансируемого дополнительного отпуска по отрицательным факторам деятельности согласно условиям Трудового кодекса России насчитывает минимум 7 дней календаря. Реальная же продолжительность отпуска людей, задействованных в труде с неблагоприятными показателями окружающей среды, оговаривается рабочим соглашением между сотрудником и руководством.

  1. Ненормированный трудовой график.

Отдельные сотрудники следуют своим должностным инструкциям по графику, не подразумевающему нормирования рабочего времени. Согласно условий ст. 101 нынешней редакции ТК РФ ненормированным трудовым днем считается специфический график работы наемного сотрудника. Его могут привлечь к исполнению своих обязанностей в любое время суток и в любой день недели. Деятельность работника по данной схеме подразумевает необходимость оформления дополнительного отпуска.

Наименьшая длительность оплачиваемого финансируемого дополнительного отпуска, оформить который положено работникам, действующим в условиях ненормированного рабочего времени, указана в ст. 119 ТК России и составляет минимум 3 полных календарных дня (стоит иметь в виду, что для всех госслужащих с 2016 года принята одинаковая длительность этого отпуска – 3 календарных дня). Кроме того, начальство вправе продлить дополнительный отпуск своим работникам, если в его распоряжении имеются необходимые денежные и организационные ресурсы.

Как оформить отпуск «за свой счет» работнику

Порой трудящемуся по частным причинам необходим внеплановый дополнительный отпуск. Предоставление нефинансируемого отпуска без сохранения заработка является правом руководства.

Как оформить отпуск без сохранения заработной платы? 

  1. Отпуск без содержания можно выделить сотруднику по его письменному обращению в связи с семейными обстоятельствами и иными уважительными причинами. Длительность отдыха предусматривается договором между руководством и подчиненным (часть 1 статьи 128 Трудового кодекса России).
  2. При анализе заявок нужно рассмотреть перечисленные обстоятельства и поводы, создавшие необходимость в этом отпуске. Ведь потребность оформить отпуск без сохранения оплаты по условиям ч. 1 статьи 128 ТК РФ – это лишь право, а не обязанность руководителя. Он может и не дать согласия на предоставление отдыха.
  3. В этом случае начальник обязан принимать во внимание не только основательность поводов, указанных сотрудником в заявлении, но и вероятность убытков компании в период отпуска за свой счет.
  4. Уважительными причинами (в том числе семейными обстоятельствами) считаются конкретные явления и общественные потребности, появившиеся в частной жизни трудящегося. Руководство не вправе отправить подчиненного в отпуск без содержания по собственной инициативе.
  5. По письменной заявке работника руководство вправе оформить отпуск без сохранения заработка.
  6. Длительность отпуска без оплаты определяется договором участвующих лиц – сотрудника и руководителя.

Предоставление отпуска в обязательном порядке

В отдельных ситуациях выделение нефинансируемого отпуска становится обязательством начальства, прописанным в Трудовом кодексе России. В частности, к сотрудникам, которым руководитель должен оформить отпуск без содержания, относятся (по условиям статьи 128 кодекса):

  • трудящиеся, достигшие пенсионного возраста;
  • родители, а также супруги военнослужащих, умерших либо погибших по причине ранения, контузии или травмы, полученных за время прохождения службы, или из-за болезни, связанной с пребыванием на военной службе;
  • трудящиеся лица с ограниченными возможностями;
  • сотрудники при появлении на свет ребенка, свадьбе, кончине близких членов семьи.

Помимо указанных, в Трудовом кодексе России содержится информация о еще нескольких случаях, при наступлении которых начальство должно оформить отпуск без оплаты. К примеру, подобный отпуск полагается работникам, которые сочетают рабочую деятельность с учебной. Это относится как к вузам, так и заведениям среднего профобразования. На абитуриентов такое правило тоже распространяется.

ТК РФ и другие общегосударственные нормативные акты, а также коллективное соглашение компании порой оговаривают и иные случаи, при наступлении которых руководитель должен оформить отпуск без содержания. В ч. 2 ст. 173 Трудового кодекса России перечислены группы сотрудников, которым начальник должен оформить отпуск без содержания в связи с экзаменами в вузах и учебой в них. К ним относятся:

  • сотрудники, получившие допуск к вступительным испытаниям в вузы;
  • сотрудники, занятые на подготовительных отделениях вузов;
  • работники, проходящие обучение в высших учебных заведениях с государственной аккредитацией на дневном отделении и сочетающие учебную и рабочую деятельность.

Ч. 2 ст. 174 ТК сообщает о работниках, для которых обязательно оформление отпуска без содержания из-за поступления в заведения среднего профобразования и обучения в таковых. К таковым относятся:

  • сотрудники, получившие допуск к вступительным экзаменам в заведениях среднего профобразования с государственной аккредитацией;
  • сотрудники, обучающиеся в таких заведениях на дневном отделении и сочетающие рабочую деятельность с учебной, которые нуждаются в отпуске для того, чтобы пройти промежуточную аттестацию.

Отпуск без сохранения заработной платы в других федеральных законах

Согласно материалов п. 11 ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 г. «О статусе военнослужащих» женам военнослужащих оформить отпуск без оплаты необходимо синхронно с отпуском мужа. В данной ситуации длительность отпуска семейной пары является по их желанию тождественной отпуску военнослужащих. Отрезок отпуска супруг военнослужащих, который превосходит длительность ежегодного отпуска по главному месту их трудовой деятельности, выделяется без оплаты. В такой ситуации ответить отказом на заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска без содержания начальник не вправе. Продолжительность подобного отпуска может составлять и один день, возможно оформить неделю отпуска, но есть ряд нюансов по поводу необходимого оформления. Длительность отпуска без финансирования в ситуации, когда руководство должно его обеспечить, прописана в федеральном законе, который регулирует подобный отпуск без оплаты.

Сроки обязательного отпуска без сохранения заработной платы

Документальное оформление отпуска без оплаты проходит следующие этапы:

  • Оформить отпуск без финансирования следует сотруднику после подачи заявления, в котором прописаны дата начала и длительность отпуска, а также поводы, создавшие необходимость в данном отпуске.
  • Одобрение руководства по поводу оформления подобного отпуска подтверждается постановлением (приказом) по образцу Т-6. С ним сотрудник должен ознакомиться, расписавшись в документе. В бумаге нужно упомянуть: ФИО сотрудника, повод для отпуска, начало и длительность отпуска.
  • Данные о выделенном отпуске отправляются в персональную карточку сотрудника (образец № Т-2) и таблицу подсчета служебного времени (образец № Т-12 либо Т-13). В реестре даты отпуска без оплаты помечают шифром «ДО» (если отпуск обеспечивается по согласию начальника). Если работник отправляется в отпуск по нормам текущих законов России, используется шифр «ОЗ».

Документально оформить отпуск таким образом необходимо при любой причине его наступления.

Как оформить досрочный выход из отпуска: 7 правил

Ответ на вопрос, как оформить выход из отпуска, предполагает знание ряда моментов:

  1. Вызвать работника из отпуска можно лишь с его одобрения (по материалам ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса). Например, по производственным поводам (для работы со следами аварии, чтобы избежать простоя и др.). Правовые нормы не поясняют, как нужно засвидетельствовать достигнутую договоренность, однако будет нелишним воспроизвести это на бумаге.
  2. Сотрудник может сообщить свое решение как на отдельном бланке (например, в запросе о возвращении из отпуска), так и в имеющемся документе.
  3. В приказе о прерывании следует пометить, в какое время трудящийся получит возможность израсходовать остальной период отпуска.
  4. По данным ст. 125 ТК, оставшиеся дни отпуска оформить начальник обязан в подходящие сотруднику даты в текущем рабочем году или добавить к отпуску в следующем.
  5. В случае, когда сотрудник не готов к отзыву из отпуска, руководитель не может применять дисциплинарные санкции. П. 37 Пленума Верховного Суда РФ № 2 «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 г. свидетельствует, что начальник может до истечения срока вернуть работника из отпуска лишь с его разрешения, но отрицательный ответ сотрудника (вне зависимости от причин) по поводу исполнения подобного приказа до окончания отпуска запрещено относить к пренебрежению рабочей дисциплиной.
  6. Нельзя вызывать из отпуска несовершеннолетних сотрудников, работниц в положении и членов коллектива, связанных с деятельностью в неблагоприятной или вредной среде (по условиям части 3 статьи 125 Трудового кодекса).
  7. Вызывая сотрудника на работу, руководитель должен продумать ситуацию с выделенными отпускными финансами. Чтобы бухгалтеры могли включить эти деньги в состав зарплаты за прошедший период, нужно внести в приказ об отзыве информацию о перерасчете оплаты.

Мнение эксперта

3 правила, чтобы не пришлось вызывать сотрудника из отпуска

Ольга Огородникова,
директор дивизиона продаж ЗАО «Татпроф», Набережные Челны

Дабы не появлялись трудности с исполнением насущных рабочих обязанностей во время отпусков и не возникало надобности отзывать работников, во-первых, следует загодя продумывать план того, как оформить очередные отпуска. Допустим, у нас на фирме он составляется в ноябре. План просчитан так, чтобы не оставалось без надзора руководство бизнес-процессом, неважно, производство это, продажи или общее управление каким-то вопросом. Поначалу планы прорабатываются в отделах; начальники обязаны проследить, чтобы отпуска не навредили исполнению заданий в нормальном ритме. После этого кадровая служба составляет общий план, а затем следит за систематичностью отпусков и количеством израсходованных дней.

Во-вторых, есть возможность оформить отпуск не весь целиком, а частями. Допустим, у нас работники отправляются в отпуск дважды в год сроком в две недели. У вас может быть иначе, но помните, что один отрезок ежегодного отпуска в обязательном порядке должен составлять минимум две недели (соответственно материалам ст. 125 ТК РФ).

В-третьих, необходимо твердо прорабатывать все движения. У нас на фирме сотрудники обеспечены четкими алгоритмами действий, что дает возможность держать процессы под абсолютным контролем в случае отсутствия какого-либо члена коллектива. Помимо этого, начальник отдела кадров и руководители подразделений сообщают заранее, какого рода функциональные и линейные замены могут понадобиться. К примеру, директор службы обеспечения может оформить отпуск только в том случае, когда на работе присутствуют главы направлений, а один из них становится исполняющим обязанности руководителя службы целиком. Все нюансы задокументированы в алгоритмах действий.

Как оформить отпуск с последующим увольнением и кому его можно дать

Согласно ТК РФ, руководитель имеет право обеспечить работнику отпуск с последующим расчетом. Выделение подобного отпуска – право, но не обязанность начальства. Если руководство не дает сотруднику отпуска с будущим отчислением из штата, оно обязано предоставить денежное возмещение за все неизрасходованные отпуска.

Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением:

  • Работник должен составить заявку с прошением о расчете и выделении отпуска.
  • После этого руководство примет решение, предоставлять ли отпуск с будущим освобождением от должности либо отказать в просьбе. Работник, который подал прошение об отпуске с будущим расчетом по личной инициативе, имеет право вернуть свое заявление. Однако поступить так ему разрешено до старта отпуска и лишь в том случае, если на его должность пока не позвали в порядке перевода другого работника.
  • В случае, когда руководство приняло решение оформить увольнение в отпуске, на основе заявления составляется приказ о предоставлении. Шаблон документа организация вправе создать автономно (однако следует проверить, чтобы бумага включала все необходимые реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г.). Можно воспользоваться стандартными формами, тогда будут нужны два приказа: на отпуск по форме № Т-6 (Т-6 а) и на увольнение № Т-8 (Т-8 а). Документа, объединяющего оба события, в распоряжении Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года нет.
  • Для обеспечения отпуска с будущим освобождением от должности по договоренности сотрудника с руководством расчетные операции и выдача трудовой книжки происходят накануне начала отпуска. Моментом увольнения из штата следует оформить день отпуска, который является последним (по материалам ч. 2 ст. 127 ТК России). Таким образом, отправляясь в отпуск с последующим расчетом, сотрудник сразу забирает бумаги, свидетельствующие о принятом расторжении трудового соглашения.

Как оплачивать отпуск перед увольнением

Оформить отпуск с будущим расчетом нужно согласно дней положенного за целый год времени отпуска вне зависимости от длительности фактического сотрудничества. Но внести оплату в подобном случае необходимо лишь за те дни, которые требовали бы материального возмещения в случае увольнения.

Допустим, сотрудник в 2016 году проработал 2 месяца. Руководство согласилось оформить отпуск с будущим отчислением из штата. Отпуск в данном случае может составить 28 дней. Однако при расчете денежные средства будут получены соразмерно отдыху за 2 месяца. Если работник воспользовался оплачиваемым отпуском до этого, а отработать положенное время не смог, при расчете следует изъять из его заработка величину, равную неотработанным дням отпуска. Соответствующие комментарии содержатся в письме Роструда № 5277-6-1 от 24 декабря 2007 года.

Как внести запись в трудовую книжку

Днем расчета будет считаться заключительный день отпуска. Согласно этой дате вносятся сведения об увольнении (разрыве соглашения) в трудовую книжку. Пометки о расчете (разрыве соглашения) вносятся с обозначением причины расторжения трудового договора (к примеру – по договоренности сторон). Моменты, относящиеся к выделению отпуска с будущим расчетом, в трудовой книжке не отображаются. Все документы руководство обязано вернуть сотруднику в заключительный день его трудовой деятельности, то есть в тот, который предваряет первый день отпуска. При выдаче трудовой книжки работник обязан поставить роспись в личной карточке и в журнале учета движения трудовых книжек (согласно пункту 41 постановления Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года).

Какие еще документы необходимо выдать при увольнении

Согласно письменному заявлению сотрудника, ему следует предоставить заверенные копии бумаг, относящихся к трудовой деятельности (по условиям части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса). К ним относятся:

  • справка для начисления пособий. При расчете сотруднику необходимо предоставить справку о количестве заработной платы за 2 календарных года, которые предшествовали году расторжения трудового договора. Вид справки и регламент ее предоставления разъяснены приказом Минтруда РФ № 182 н от 30 апреля 2013 года;
  • справка 2-НДФЛ. Бухгалтерия должна предоставить сведения о полученных сотрудником суммах заработка и отчисленных суммах налога по форме 2-НДФЛ. Однако делается это лишь на основании письменной заявки трудящегося (по информации пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса России). Если при составлении расчетных бумаг сотрудник не попросил такой документ, его можно не готовить.

Как оформить декретный отпуск: новшества 2017 года

В правовых нормах, регулирующих трудовые отношения, не зафиксировано понятие «декретный отпуск». Однако данное выражение закрепилось в терминологии работников кадровых служб. Декретным считается отпуск по беременности и родам. Право на такой отпуск и связанные с ним денежные выплаты по схеме социального страхования закреплены статьей 255 ТК России. Порядок выделения отпуска по беременности и родам (то есть декретного отпуска) в 2016 году не меняется. Такой отпуск оформить полагается работницам, подавшим заявку и приложившим к ней больничный лист. 

Продолжительность декретного отпуска связана с нюансами течения беременности и показателями сложности родов. Она составляет:

  • при беременности одним ребенком без осложнений – 140 дней (70 дней до момента родов и 70 дней после него);
  • при беременности многоплодной – 194 дня (84 до и 110 после);
  • при родах, отягченных сложностями, – 156 дней (70 до и 86 после).

Длительность отпуска по беременности и родам не связана с количеством дней, уже учтенных до рождения ребенка. В случае, если женщина рожает раньше установленной врачом даты, оформить отпуск надлежит без сокращения его длительности. Кроме того, по желанию сотрудницы отпуск может начинаться позже указанной в больничном листе даты. Однако завершить его позже прописанных рамок нельзя.

Как оформить декретный отпуск

Не всегда кадровые специалисты обращают внимание на верность составления заявки о его предоставлении, хотя схема подобного обращения понятна и строится по стандартам. Чтобы оформить отпуск, необходимо:

  • перечислить реквизиты организации;
  • составить список всех прилагаемых бумаг (справки из женской консультации, листка нетрудоспособности и др.);
  • в свободной форме сообщить о потребности в выделении отпуска с установлением пособия.

Чтобы оформить отпуск, сотруднице следует обозначить временные границы своего отсутствия, а также поставить на заявлении свою подпись.

Получаем от сотрудницы заявление

Помимо листка нетрудоспособности, для оформления декретного отпуска нужна заявка от сотрудницы. Общепринятый образец документа отсутствует, его подают в свободной письменной форме. Обычно заявление заключает в себе прошение о выделении отпуска и предоставлении пособия по беременности и родам. Чтобы оформить отпуск, в документе следует перечислить обязательные сведения, то есть:

  • название компании и личные данные начальника;
  • фамилию, имя, отчество сотрудницы без сокращений;
  • паспортные данные;
  • информацию о месте регистрации (согласно данным паспорта);
  • данные о фактическом месте жительства;
  • прошение о выделении отпуска по беременности и родам, его сроки;
  • запрос на предоставление пособия с уточнением его типа;
  • способы выплаты денежных средств.

Кроме того, в документ должны быть включены данные о реквизитах счета для начисления пособия, сведения о больничном листе (номер и дата выдачи), подпись сотрудницы с расшифровкой, а также дата составления заявки. Чтобы оформить отпуск, документ следует зарегистрировать. Руководитель после получения ставит на нем резолюцию.

Издаем приказ о предоставлении отпуска

Руководству следует знать, как оформить приказ на отпуск по беременности и родам. Делается это на основе больничного листа и заявления работницы. В этом случае позволено взять стандартную форму № Т-6 либо создать автономную.

В приказе отражают:

  • название фирмы;
  • дату и порядковый номер документа;
  • личные данные сотрудницы;
  • ее номер по табелю;
  • структурный отдел;
  • позицию в компании;
  • тип отпуска и повод к его выделению;
  • длительность отпуска, его временные границы.

Приказ заверяется подписью начальника учреждения. Сотрудницу следует ознакомить с приказом под роспись и пометить дату ознакомления. После выполнения приказа добавляется отметка о его отправке в дело.

Директор хочет отдохнуть! Как оформить отпуск главного управленца

Неопытных специалистов отдела кадров нередко вгоняет в ступор ситуация, когда директор уходит в отпуск. Как оформить необходимые документы? Начальник компании ответственен за главные направления работы с коллективом. Среди них – документация, связанная с выделением сотрудникам отпусков. Как следует поступить в случае отдыха самого руководителя? На чье имя он составляет заявку? Кто вправе предоставить ему отпуск? Как задокументировать отпуск начальника?

Нужно ли директору писать заявление об отпуске?

Существуют два варианта оформления отпуска руководителя:

  • чтобы оформить отпуск, он обязан составить заявку на выделение отпуска;
  • заявление руководителя не требуется.

На чем остановить выбор? Это связано со сведениями, включенными в устав компании. Вопрос о том, как оформить отпуск руководителю, может оговариваться на общем собрании совладельцев фирмы. Если подобные нормы включены в устав, начальник обязан подать заявку на имя председателя общего собрания или собранию в совокупности. В документе директор уточняет, в какое время и какой длительности предполагается отсутствие. После этого запрос решается в ходе общего собрания. Как правило, там же рассматривают вопрос, связанный с замещением должности руководителя на срок его отсутствия.

В случае, когда ни в уставе, ни в иной внутренней документации компании таких норм не встречается, начальник вправе самостоятельно определять время своего отсутствия. Отпуск директора следует внести в план отпусков. В таком варианте заявка на отпуск не нужна. Начальника следует известить под роспись о начале его отпуска минимум за 2 недели (согласно статье 123 Трудового кодекса России).

Кто должен предупреждать о начале отпуска по графику отпусков?

  1. Сообщения членам коллектива о начале отпуска передаются, как правило, за подписью руководителя. Однако ситуация извещения директором компании об отпуске самого себя абсурдна. В связи с этим сообщение для начальника вправе подготовить руководитель отдела кадров либо иной работник, отвечающий за оформление отпусков в организации. Отступления от правовых норм в этом варианте нет, потому что ст. 123 ТК РФ не указывает дословно, кто уполномочен уведомлять сотрудников.
  2. Оформить отпуск руководителя возможно и без созыва общего собрания, ведь это длительный и сложный процесс. Действующим лицам либо совладельцам необходимо набрать кворум (нужное число присутствующих) для вынесения решения, разобрать вопрос, определиться с выводами, запротоколировать ход собрания. Дабы избежать лишних временных затрат, благоразумнее отдать на волю руководителя решение о его отпуске. Для этого нужно внести в устав сведения о соответствующих полномочиях начальника.

Оформляем необходимые приказы

Для выделения различных отпусков следует применять стандартизированные формы документов о разрешении уйти в отпуск – № Т-6 и Т-6 а. Руководитель в данном случае не является исключением: его отпуск оформить следует согласно общепринятым документам. Вопрос о том, кто обязан поставить свою подпись на бланке, должен быть решен, исходя из алгоритма предоставления отпуска руководителю:

  • Если вопрос решается общим собранием, документ вправе заверить глава собрания либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.
  • В случае, если вердикт об отправлении в отпуск начальник выносит автономно, он самостоятельно подписывает бумаги и расписывается в поле для ознакомления.

До начала отпуска директора принимается решение о том, кто во время отсутствия примет на себя его полномочия. Как правило, такая задача ложится на плечи заместителя руководителя, в чьи должностные обязанности (согласно трудового соглашения) это включено. Однако нередки варианты, когда у начальника отсутствуют заместители. В этом случае он готовит документ о временной передаче своих полномочий конкретному работнику и определяет ему бонусную выплату за совмещение.

Как отозвать директора из отпуска?

Такая проблема в правовых нормах не прописана, в связи с чем следует пользоваться общими правилами, которые указаны в ТК в статье 125:

  1. Постановление о вызове руководителя из отпуска можно разработать на заседании общего собрания, подтвердить протоколом и составленным на его основе приказом. Следует помнить, что начальник (как и любой другой сотрудник) обязан предоставить письменное согласие на досрочное завершение отпуска (согласно статье 125 Трудового кодекса России).
  2. Нередко руководитель, даже пребывая в отпуске, владеет полноценной информацией о делах компании. При необходимости он может по собственному желанию прервать отпуск, чтобы вернуться к должности. Безусловно, вызовом из отпуска это не считается, так как начальник не вправе отозвать из отпуска самого себя. Однако в реальности подобный ход событий зачастую является отзывом. В таком варианте начальник оформляет приказ о преждевременном прекращении отпуска. На основе этого документа сотрудник кадровой службы подсчитывает число пропущенных дней отпуска, а потом заносит уточнения в его личную карточку формы № Т-2 и план отпусков.

Информация об экспертах

Лариса Науменко, заместитель директора компании «Центр правового обслуживания», Москва. Лариса Науменко окончила Башкирский государственный университет по специальности «юриспруденция», МГГУ им. М.А. Шолохова по специальности «иностранный язык». Карьеру юриста начала в 2006 году. Специализируется на налоговом, корпоративном и трудовом праве. Владеет английским и немецким языками. ООО «Центр правового обслуживания». Сфера деятельности: юридические услуги. Численность персонала: 16. Годовой оборот: 20,9 млн руб. (в 2015 году). Основные клиенты: компании «Натура Сиберика» «Планета органика», «Роутек Лимитед», «Юнико Лоджистик Рус», холдинг «Даймонд».

Ольга Огородникова, директор дивизиона продаж ЗАО «Татпроф», Набережные Челны. «Татпроф». Сфера: производство алюминиевого профиля методом экструзии. Форма организации: ЗАО. Территория: производство и управляющая компания в Набережных Челнах, представительство в Санкт-Петербурге. Численность персонала: 800. Годовой оборот: производство алюминиевого профиля в объеме 19 тыс. т. 

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль