Новый сотрудник в компании: помощь в адаптации

671
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Каждый работодатель хочет, чтобы его новый сотрудник быстро влился в коллектив и начал эффективно трудиться на благо компании. Но на самом деле все происходит наоборот. Зачастую работодатель неосознанно делает так, что принятый человек не задерживается на предприятии. В данной статье мы рассмотрим, что необходимо предпринять, чтобы новый сотрудник быстрее освоился в коллективе компании.

Как правило, компании не особо беспокоятся о том, чтобы подготовить для нового сотрудника в отделе соответствующее рабочее место и ввести его в курс обязанностей, которые он должен исполнять. Некоторые работодатели считают, что имеющегося руководства и других многочисленных локально-нормативных документов фирмы будет достаточно. Вновь пришедшие сотрудники сетуют на то, что адаптация в компании не осуществляется, а если и проводится, то оказывается скучной и затянутой. Руководители поступают с новичками, как с людьми, которых учат плавать, выкидывая из лодки: выплывешь – останешься в организации, утонешь – будешь уволен. Это крайне неэффективные действия со стороны администрации, в результате которых новые сотрудники не выдерживают и года работы, а об итоговых показателях их деятельности вообще не приходится говорить.

Трудно отыскать высококвалифицированных специалистов, и, если они пришли в вашу компанию, обеспечьте им хороший прием с первых дней работы. С особой тщательностью планируйте программы адаптации новых сотрудников, которые не только объяснят новичкам цели, миссию и задачи фирмы, но и помогут быстро и эффективно влиться в ее коллектив. Выверенная и хорошо подготовленная адаптационная программа принесет свои плоды в виде повышения производительности труда работников. В компаниях с действенными программами адаптации новые сотрудники очень быстро сближаются с коллегами и понимают важность своей деятельности для нужд организации. В таких фирмах и процент увольнений небольшой. При этом не имеет значения период адаптации: он может сопровождать рабочий процесс от нескольких дней до 6 месяцев.

Прием новых сотрудников в компанию является недешевым мероприятием для работодателя:

  • тратятся большие суммы денежных средств на подбор персонала, например, на объявления в СМИ или услуги кадрового агентства;
  • организация собеседований, инспектирование предоставленных рекомендаций: для кадровых работников это их непосредственные обязанности, для директора – отвлечение от руководящей деятельности, а его время является дорогим ресурсом;
  • промахи и ошибки новичка будет оплачивать компания (чаще всего они возникают у молодых специалистов без опыта работы);
  • вовлечение дополнительных сотрудников в осуществление на практике адаптационных программ, т.к. необходимо нового человека обучить работе и мотивировать на высокую производительность труда.

Нередко администрация заблуждается и путает адаптацию с обучением. Но адаптация новых сотрудников – это не только обучающие мероприятия, т.к. пришедший в компанию человек может оказаться более подготовленным к работе, чем другие уже имеющиеся специалисты. Обучение является частью адаптационной программы, цель которой – предоставить новичкам определенные информативные знания для эффективного ведения деятельности. Это особенно нужно, если работодатель предпочитает брать в фирму сотрудников без опыта или с минимальным стажем по профессии.

Прием на работу новых сотрудников, или Зачем нужна адаптация

Руководителю важно понимать, что использование адаптации – это не только признак успешной современной развивающейся компании, а еще и весомая составляющая в процедуре найма и удержания новых сотрудников. Вот основные цели, преследуемые адаптационными программами:

Снизить стоимость нового сотрудника. Грамотно разработанная программа адаптации дает возможность новичкам быстро освоить свои трудовые функции, что ведет к росту производительности труда и уменьшению расходов на обучение специалиста.

Снизить беспокойства. Смена работы для любого человека является стрессом, он может излишне беспокоиться и даже паниковать, что приводит к снижению эффективности его труда. В этом случае адаптационные программы легко снимают стрессовое напряжение сотрудника и мягко вводят его на путь новой трудовой деятельности.

Снизить текучесть кадров. Проблема текучести кадров в компании нарастает как снежный ком, когда работники понимают, что их труд недооценивают, или если они постоянно находятся в некомфортных условиях для выполнения своих профессиональных функций. Само наличие в организации проверенных адаптационных программ для новых сотрудников говорит о заботе работодателя по отношению к новичкам и о заинтересованности в их дальнейшей плодотворной деятельности.

Сэкономить время руководителей. Чем результативнее проходит адаптация, тем более вероятно, что топ-менеджеры компании не будут тратить много времени на обучение новых специалистов.

Дать сотрудникам понимание их обязанностей, развить в них положительный настрой и помочь им быть довольными своей работой. Новички должны как можно быстрее разобраться, чего от них требует руководство, а также что им ждать от нового рабочего коллектива.

Выделим причины, согласно которым адаптационные программы могут не приносить должного результата: не было четкого плана при создании программы адаптации; новых сотрудников не ознакомили с должностными требованиями и правилами компании; специалисты не чувствуют своей необходимости для коллектива и т. п.

Из каких этапов состоит программа адаптации нового сотрудника

Процесс адаптации можно разделить на четыре этапа, каждый из которых состоит из определенных заданий, выполняемых конкретным участником адаптационного процесса.

I этап начинается примерно за 2-3 дня до прихода нового сотрудника в организацию.

В указанный период специалист отдела по работе с персоналом должен:

  • убедиться, что новый сотрудник уведомлен о дате первого рабочего дня;
  • довести до сведения коллектива информацию о выходе новичка на работу;
  • подготовить все документы, которые должны быть предоставлены новому сотруднику для ознакомления;
  • распечатать телефонный список внутренних и внешних контактов, которые необходимы специалисту для начала работы, а также правила осуществления личных, междугородних и международных звонков;
  • подготовить формы заявлений на подключение нового работника к сети Интернет, рабочей электронной почте и корпоративной телефонной связи;
  • при наличии у новичка автомобиля выписать пропуск и разрешение парковки на территории компании;
  • обеспечить и проверить, подготовлено ли рабочее место:
  • телефон;
  • компьютер или ноутбук с установленными необходимыми для работы программами, с подключением к офисным сетевым принтерам и локальной сети фирмы;
  • оргтехника (факс, копир и т. п.);
  • стандартный канцелярский набор.

Непосредственный начальник нового сотрудника должен:

  • установить, кто из работников его отдела будет курировать новичка;
  • проконтролировать готовность должностной инструкции для нового сотрудника и проверить, чтобы прописанные в ней трудовые обязанности соответствовали действительности.

ІІ этап начинается с первого дня работы специалиста.

На данном этапе сотрудник отдела по работе с персоналом должен:

  • встретить нового человека и сопроводить его на рабочее место. Как правило, тут же вручают корпоративный пакет документов и атрибутику компании;
  • должным образом провести прием нового сотрудника на работу, в т.ч. все вводные инструктажи;
  • обсудить с новичком специфику стиля управления, культуру, ценности и традиции компании;
  • поговорить с новым сотрудником о прошедшем первом рабочем дне.

Непосредственный начальник должен:

  • познакомить работника с коллегами, подчиненными и с курирующим его сотрудником;
  • провести анализ трудовых обязанностей специалиста, сформировать план по выполнению тех или иных задач на время испытательного срока;
  • познакомить новичка с организационной структурой компании;
  • пояснить порядок выплаты заработной платы, отпускных периодов, больничных дней и т.п.;
  • ознакомить с порядком выплаты компенсационных доплат за различные виды производственных затрат;
  • пояснить принцип выплаты поощрений и порядок применения дисциплинарных взысканий;
  • поговорить с новым сотрудником о прошедшем первом рабочем дне.

Куратор новичка должен:

1. Познакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка компании, при этом желательно сделать акцент на:

  • режиме работы, регламентированных перерывах на отдых, на обед;
  • порядке уведомлений в случае временного вынужденного отсутствия сотрудника на работе (к примеру, непосредственному начальнику или секретарю компании с помощью телефонной связи);
  • уходах за территорию предприятия в рабочее время;
  • соблюдении правил дресс-кода компании;
  • пропускном режиме фирмы.

2. Предоставить сведения личного характера, такие как: расположение офисной кухни, туалетов, места для курения, положение парковочного места и т.п.

3. Посвятить в корпоративные традиции подразделения, в котором новый сотрудник будет работать, а также же ознакомить с Положением этого подразделения.

4. Показать коммуникационный процесс в компании и связи по должностям как в границах своего отдела, так и с другими службами.

5. Ознакомить с правилами поведения в непредвиденных ситуациях.

6. Поговорить с новым сотрудником о прошедшем первом рабочем дне.

III этап равен первой рабочей неделе.

В указанный период специалист отдела по работе с персоналом должен:

  • познакомить нового сотрудника с основными кадровыми процедурами, а также с возможностями карьерного роста в компании;
  • сформировать персональную программу для подготовки новичка к дальнейшей эффективной деятельности.

Куратор нового сотрудника должен:

  • рассказать ему историю компании, ее цели, миссию, задачи, методы работы с клиентами, этапы доведения товара до конечного потребителя;
  • предоставить новому сотруднику документальную информацию для первоначального ознакомления;
  • уведомить работника, как функционируют административно-хозяйственные процессы в компании;
  • познакомить нового сотрудника с коллективом непосредственно с ним контактирующих специалистов в процессе рабочей деятельности;
  • описать специфику производственных процессов;
  • ознакомить с нюансами трудовой деятельности, требованиями, правилами, уровнем ответственности;
  • объяснить порядок предоставления отчетности непосредственному руководителю компании.

IV этап начинается с момента прекращения испытательного срока.

На данном этапе специалист отдела по работе с персоналом должен:

  • попросить сотрудника оформить оценочный лист;
  • провести его анализ;
  • обсудить совместно с работником заполненный оценочный лист, при этом основной упор сделать на его оценку функционирования компании, бизнес-методов, а также на рекомендации по усовершенствованию предприятия.

Непосредственный начальник нового сотрудника должен:

  • уведомить работника об истечении испытательного срока и определить день рассмотрения результатов его деятельности;
  • оценить итоговое выполнение работ за время испытательного срока, при этом узнать у нового сотрудника его впечатления о компании, о бизнес-методах, а также выслушать рекомендации по усовершенствованию предприятия.

Мнение эксперта

Правильно принимаем нового сотрудника: алгоритм первичной адаптации из личного опыта

Генрих Юстос,
бизнес-тренер и T&D-эксперт в компании Техносерв

Выбор того или иного способа адаптации зависит от многих факторов: от руководителя; ценностей предприятия; коллектива; от периода, на котором находится организация в настоящий момент (создание – рост – бизнес-деятельность – распад) и другие. Я давно работаю на руководящих должностях, и приобретенный опыт позволяет мне выделить две основополагающие концепции адаптации:

1) Адаптация, она же социализация новых сотрудников, не может длиться 1-3 месяца. Специалист, занимающийся преимущественно умственным трудом, полностью раскрывает свои возможности лишь на второй, а то и третий год работы. Период может быть меньше за счет опыта занятости в схожей сфере деятельности. На сокращение времени адаптации также влияет стремление специалиста быстрее освоить свои функциональные обязанности, искренняя поддержка коллектива, желание быть лидером и т. п.

2) Если новый сотрудник не может адаптироваться, то виноват его непосредственный начальника, а именно: он не смог принять правильное решение на этапе отбора персонала и выбрал не того человека; пропустил момент «точки невозврата» (например, работник имеет твердое намерение перейти в другое подразделение или уволиться). Руководители всех уровней должны прислушаться к следующему лозунгу: «Один сегодня принятый в компанию сотрудник равняется одному высокоэффективному сотруднику завтра».

Понимая проблемы и трудности, а также основные направления бизнес-деятельности компании, можно любые неприятности видоизменить, превратив их в успех. На своем опыте могу порекомендовать следующий метод эффективной адаптации:

1) встреча нового сотрудника;

2) подготовка и ознакомление с рабочим местом;

3) представление коллегам;

4) вручение различной корпоративной атрибутики (ежедневник, ручка, календарь, чашка и т. п.);

5) инструкционная встреча с новым сотрудником для постановки целей и определения задач на период испытательного срока. В планировании деятельности новичка важно адекватно подойти к результатам, которые хочет увидеть руководитель;

6) знакомство с куратором, т. е. с наставником, который введет работника в курс всех дел, расскажет о традициях и ценностях компании;

7) небольшая беседа в конце первого рабочего дня с непосредственным руководителем для того, чтобы поддержать новичка, спросить о его настроении, а также просто поздравить с окончанием первого дня;

8) руководитель должен в первую рабочую неделю как можно чаще интересоваться успехами и настроением нового сотрудника.

Перечень указанных действий является отличным адаптационным инструментом во время прохождения специалистом испытательного срока. Вы можете воспользоваться и другими методами адаптации, такими как: установление целей, наиболее близких работнику; усиление взаимного доверия; кураторство непосредственного начальника; организация корпоративных мероприятий и т. п.

Что нужно новому сотруднику для качественной адаптации в компании

Важно обеспечить нового сотрудника качественными адаптационными мероприятиями, которые должны содержать в себе 5 составных частей:

  • инструкция, соответствующая действительности;
  • грамотный куратор;
  • традиции, ценности, правила поведения в компании;
  • навигатор для новых работников и планирование вхождения в должность для новых начальников;
  • приспособляемость адаптационных мероприятий на практике.

Рабочая инструкция

Простейшим адаптационным инструментом для новых сотрудников может стать рабочая инструкция, являющаяся сборником определенных действий, при соблюдении которых новички могут в полном объеме выполнять свои трудовые обязанности, не отвлекая дополнительными вопросами коллег. Желательно, чтобы автором этого документа был предшествующий работник, но, как правило, увольняющийся отказывается от подобных поручений. Было бы правильным, чтобы каждый специалист написал для своей должности подробную инструкцию и постоянно ее редактировал. Такой метод хорош не только при увольнении сотрудника, но и в случае внезапного его отсутствия на рабочем месте. Заменяющему его специалисту будет удобно выполнять соответствующие обязанности по прописанному алгоритму действий. Уход сотрудника в отпуск также является хорошим поводом для корректировки инструкции. Работнику выгодно отредактировать документ, т.к. он передает дела и прописывает необходимые к выполнению в его отсутствие задачи путем оформления листа передачи дел. Для каждой определенной задачи уходящий сотрудник ищет коллег, способных заменить его, а рабочая инструкция станет для них хорошим подспорьем.

Наставничество

Наиболее грамотный специалист, занятый на идентичной должности на предприятии, назначается наставником для ознакомления с работой и обучения нового сотрудника. Руководитель должен внимательно отнестись к выбору куратора, т. к. новичок воспримет его образ действий как эталон поведения в организации.

Например, топ-менеджер одной из компаний назначил наставником для нового сотрудника квалифицированного работника по ремонту техники, но забыл учесть его постоянные опоздания на службу. Отсутствие пунктуальности прощалось ему администрацией фирмы, но вслед за ним опаздывать на работу стали и его подопечные, а это привело к просрочкам выполнения важных ремонтов. Руководство вмешалось, но ни беседы, ни смена наставника не решили проблему. Пришлось прибегнуть к штрафным санкциям.

Не на все должности можно найти наставника. Так, например, на руководящих позициях данную функцию выполняет куратор, являющийся вышестоящим начальством над новым сотрудником. Он также ответственен за успех в адаптационных мероприятиях, применяемых к новичку.

Рассмотрим обязательные характеристики куратора и наставника, на которые руководство компании должно обратить особое внимание:

  • опыт в занимаемой должности;
  • лояльное отношение к организации;
  • волеизъявление стать куратором (наставником);
  • терпимое отношение к ошибкам;
  • уравновешенность, тактичность;
  • дисциплинированность.

Как правило, наставники и кураторы проходят дополнительное обучение общению с собеседником, изложению материала, наблюдательности. Их труд стимулируется как в денежном выражении, так и нематериально, т.к. наставническое положение приближает их к руководящим должностям. Удивительно, что затраты на куратора в разы меньше, чем когда вопросы новых сотрудников отвлекают коллег от их непосредственных обязанностей. В ряде компаний не назначают наставников, а информацию для новичков обязан предоставить предпоследний специалист, пришедший на работу. У такого метода есть один значительный минус, и он понятен любому, кто хоть раз играл в «Испорченный телефон».

План адаптации

Чтобы вы ни предпринимали, если это выполняется по предварительно обдуманному плану, то деятельность становится более эффективной, нежели осуществление неупорядоченных действий, направленных на несколько целей одновременно. Под данную аксиому подпадает и адаптация новых сотрудников. Во время планирования вы сможете оценить средства, которые вам необходимы для выполнения намеченного графика мероприятий. Навигатор – это документ, который должен стать первостепенным средством планирования адаптации. Он позволит руководству компании отследить получение новичком основных знаний и умений по занимаемой должности. Данный документ состоит из разделов, рекомендованных к изучению новому сотруднику, из ФИО и должностей коллег, которые должны пояснить ему эти разделы, ознакомительных подписей таких работников и новичка при успешном окончании обучения каждому разделу с указанием дат. Желательно в навигатор добавить несколько пустых строк, которые будут заполнены при возникновении дополнительных вопросов или предложений по обучению. Когда новый сотрудник является начальником, как правило, у него отсутствует перечень однотипных поручений, поэтому необходимо использовать иной инструмент адаптации. План по вхождению в должность – это документ, определяющий процедуру, даты усвоения необходимых знаний и умений новичком-руководителем.

План необходимо формировать специально под конкретного начальника. В основном его разработка происходит в присутствии новичка, поэтому он сразу понимает уровень ответственности за его выполнение.

Правила и ценности компании

Мы рассмотрели адаптационные мероприятия с позиции приобретения новым сотрудником знаний и умений для выполнения им трудовых обязанностей. Но еще более важным аспектом адаптации является восприятие им традиций и правил компании, которые отличают ее от других организаций. Ценности и миссия фирмы должны быть зафиксированы в специальном документе, который можно давать читать для ознакомления новым сотрудникам в первый день работы.

Так, в одной из компаний руководитель считает, что водитель-экспедитор груза является «лицом» организации. Следовательно, начиная адаптационные мероприятия, нужно уделить внимание общению сотрудника с клиентами фирмы. Если на предыдущей работе новичка должность водителя не воспринималась настолько серьезно, то ему будет не понятна тема обучения. Нужно пояснить новому сотруднику ценность получаемых навыков общения как возможность установления долгосрочных отношений с заказчиками. Миссия компании может стать ее конкурентным преимуществом, поэтому еще на стадии собеседования сообщите соискателям корпоративные ценности, чтобы будущий работник оценил комфортность деятельности на вашем предприятии.

Чем более качественные адаптационные мероприятия будут разработаны компанией, тем лучший эффект они будут иметь. Адаптация обязана содержать в себе различные психологические инструменты. Ее цель – наиболее комфортное внедрение нового работника в организацию. Постарайтесь, чтобы первый день на новом месте стал радостным событием для новичка, настройте коллектив на благоприятное отношение и помощь ему в период адаптации.

Адаптация должна быть адаптивной

Адаптивная – означает изменяющаяся, приспосабливающаяся в зависимости от ситуации, с целью оптимального достижения целей. Любые адаптационные мероприятия должны быть адаптивными, чтобы прием новых сотрудников и проведение их через адаптацию совершенствовали данную процедуру. Поэтому так важна обратная связь как от новичка, так и от наставников. Администрация компании должна делать определенные выводы и корректировать адаптационные мероприятия в том случае, если новые сотрудники допускают ошибки в одних и тех же местах. Адаптация всегда должна быть актуальной, работающей процедурой, позволяющей специалисту максимально комфортно освоиться на новом месте и снизить риски принятия неправильных решений в дальнейшей деятельности.

Адаптация нового сотрудника: эффективные советы по разработке программы

Правильно выстроенная адаптация новичков поможет уменьшить текучку кадров, а также сэкономит предприятию значительные денежные средства. Основной причиной увольнений работников является тот факт, что сотрудники не чувствуют себя частью компании, не ощущают своей полезности. Донесите до специалистов-новичков во время проведения адаптационных мероприятий, что вы открыты для их вопросов и предложений, а также всегда готовы выслушать и помочь. Зная, что можно свободно обратиться к коллективу, новый сотрудник попадает в комфортный для него микроклимат и чувствует себя как дома.

Для эффективного планирования адаптационных мероприятий нужны стремление, время и желание, потому что рано или поздно это окупится. Приведем в пример одну американскую фирму. Ее кредо звучало так: «Сотрудники – самая значимая ценность компании». Когда в 1996 году организация решила внести существенные корректировки во взаимоотношения с клиентами, все сотрудники были занесены в клиентскую базу, чтобы планируемый опрос охватил не только потребителей, но и работников фирмы.

Новичкам задавали вопрос о том, что бы они хотели узнать о компании. Сотрудников спрашивали, что им нравится в существующей адаптационной программе и что они хотели бы изменить. У давно работающих специалистов интересовались, что должны уметь и знать их новые коллеги для эффективного начала деятельности в фирме.

Обработав полученные данные, отдел кадров сделал вывод, что для достижения хорошего результата при проведении адаптационных мероприятий недостаточно одного 4-часового тренинга. В результате был создан однодневный тренинг, включающий в себя все нюансы, на которые указали работники компании.

До того момента как HR-специалисты начнут готовить новую адаптационную программу, они обязаны внимательно проанализировать следующие вопросы:

  • Какие знания о компании вы хотите донести до принятых сотрудников, чтобы они чувствовали себя максимально удобно и уверенно?
  • Какие чувства должен испытать новичок в первый день работы в вашей компании?
  • Что нужно узнать работнику в первый рабочий день, чтобы не допустить ошибок во второй?
  • Как правильно познакомить нового сотрудника с коллективом?
  • Как подготовить рабочее место для новичка, чтобы он почувствовал себя уверенным и нужным для компании?
  • Какие позитивные воспоминания останутся у нового сотрудника о его первом рабочем дне?
  • Что необходимо предпринять, чтобы непосредственный руководитель новичка был доступен для него в любое время?

Очень важны для нового сотрудника впечатления, полученные в первый рабочий день. Вот несколько эффективных советов, чтобы представить компанию в лучшем свете:

  • План первичных действий можно направить в адрес нового специалиста вместе с приглашением на работу. Если у будущего сотрудника возникли вопросы, постарайтесь лаконично ответить на них до того, как он приступит к выполнению должностных обязанностей. Проследите за готовностью рабочего места для новичка.
  • Предупредите коллектив о приходе нового сотрудника.
  • Назначьте одного из работников, который бы показал новичку производственные помещения и начал его обучение.
  • В первую очередь необходимо, чтобы новые сотрудники усвоили ключевые знания, необходимые для выполнения трудовых функций. Ответьте на все их вопросы, но при этом информативно не перегружайте.
  • Нет смысла сидеть весь рабочий день за учебной литературой. Можно поиграть, ведь играя тоже можно учиться. Так, после знакомства с коллективом можно предложить следующую игру: новичку выдают листочки с написанными ФИО сотрудников и их фотографии. Цель – соотнести фотографию с ФИО. В другой игре новичкам дают лист бумаги и ручку. Задача – собрать максимальное количество подписей, при этом победа достается тому специалисту, чей список содержит больше всех подписей.
  • Новый сотрудник должен знать, кто будет его наставником (ФИО, должность, телефон).
  • Рассмотрите возможность пригласить новичка пообедать вместе с коллегами – это поможет ему раскрепоститься и стать более уверенным.
  • На период проведения адаптационных мероприятий назначьте нового сотрудника ответственным за самостоятельное изучение того или иного материала.

После каждого этапа адаптации, при окончании и спустя 2-3 недели после нее требуйте от нового сотрудника обратной связи. Узнайте, помогли ли ему в работе знания, полученные в ходе проведения адаптационных мероприятий. Возможно, проработав некоторое время, он поймет, каких информации и навыков ему не хватило в период адаптации. В американской компании, о которой мы упоминали ранее, когда полностью изменили соответствующую процедуру, один из кураторов адаптационной программы сказал: «Мы понимаем, что адаптационный процесс нужно постоянно корректировать, чтобы соответствовать нуждам развивающейся компании. Где гарантия, что работающие сегодня методы будут также эффективны и через пару месяцев, и через год».

Действенные методы адаптации, а также полное отсутствие соответствующей процедуры в компании влияют на производительность труда новых сотрудников и оказывают в будущем воздействие на организацию. Фирма должна показать новичкам важность не только их первых дней, недель, лет на работе, но и последнего дня, недели, года. Пусть ваши сотрудники знают, что компания желает их видеть на занимаемом месте не только сегодня и завтра, но в перспективе и через месяц, и через несколько лет.

Важная новость для подписчиков!

Примеры адаптации в известных компаниях

«Лаборатория Касперского». В этой компании встречают новых сотрудников вручением корпоративных подарков в виде ежедневника, чашки, ручки, а также приятного сувенира. Вновь пришедший специалист находит все это у себя на столе в первый рабочий день.

«Рэдиссон-Славянская». В данной компании традиционно первым рабочим днем любого сотрудника является четверг. За два оставшихся дня новый специалист погружается в курс всех дел и учится ориентироваться в гостинице, а с понедельника приступает к своим основным обязанностям.

PriсewaterhouseСoopers. Непосредственный руководитель приглашает новичка на обед, который оплачивается компанией.

Philips Electronics. Весь коллектив принято уведомлять о приходе новых сотрудников по электронной почте, а также соответствующее объявление вывешивается на информационный корпоративный стенд.

10 ошибок, которые никогда не стоит совершать по отношению к новому сотруднику компании

1. Определите дату выхода нового сотрудника на отпускной период его непосредственного начальника.

2. Проследите, чтобы рабочее место не было готово к приходу новичка, вы всегда сможете посадить его в холле или приставить стул к столу коллеги.

3. Новый сотрудник может посидеть час в приемной генерального директора, пока секретарь будет выяснять, куда его отправить.

4. Разместите новичка в самом шумном кабинете для ознакомления с инструкцией объемом в одну страницу.

5. Пусть новый сотрудник остается в офисе, пока другие работники пообедают.

6. Покажите новичку его рабочий стол, но не знакомьте с коллективом. Попросите коллег не отвечать на вопросы нового сотрудника и не помогать ему.

7. Выберите для новичка самого негативного и недовольного наставника.

8. Поставьте нового человека в пару с сотрудником, работающим над очень важным для его карьеры проектом, до сдачи которого осталось пару дней.

9. Отправьте новичка на несколько тренингов, идущих 3-4 дня подряд.

10. Сразу же завалите нового сотрудника работой, не связанной с его должностными обязанностями.

Как правильно оформить прием нового сотрудника

Документы, которые должен предоставить новый сотрудник работодателю, перечислены в статье 65 ТК РФ, а именно: трудовая книжка, паспорт, СНИЛС, диплом об образовании, военный билет, а также сертификаты и свидетельства о полученных дополнительных знаниях и умениях.

Работодатель не имеет право требовать от специалиста заявление о приеме на работу, ИНН, фотографии и т.п. Следовательно, наниматель не может отказать будущему сотруднику в приеме на работу, ссылаясь на отсутствие того или иного документа, не прописанного в статье 65 ТК РФ. Если подобное требование указано в локально-нормативных документах компании, то это является прямым нарушением трудового законодательства. За такое правонарушение предусмотрен штраф на юридическое лицо и дисквалификация его руководителя (статья 5.27 КоАП РФ).

Есть еще одно правило, также закрепленное в статье 65 ТК РФ. Даже приведенные в ней документы можно просить не у всех соискателей. Так, военный билет может быть только у военнообязанных граждан, а трудовую книжку и СНИЛС можно требовать, только если сотрудник имел опыт работы в другой компании. Когда для новичка трудовая деятельность в фирме является его первым местом работы, то вам самостоятельно нужно завести для него трудовую книжку и запросить пенсионное свидетельство в ПФ РФ. Новый сотрудник обязан представить работодателю только те документы об образовании, которые непосредственно связаны с его должностными инструкциями, и требования об их наличии прописаны в таких инструкциях.

Следующее правило сопряжено с формированием личного дела работника. Предоставленные работодателю документы должны быть возвращены сотруднику, за исключением трудовой книжки. Остальные бумаги копируются и заверяются лицом, принимающим человека на работу. Копируются все страницы паспорта, т.к. информация о месте регистрации, браке и факте наличия детей необходима как отделу кадров для заполнения соответствующих документов, так и для бухгалтерии при расчете НДФЛ.

Нет необходимости в спешке с оформлением трудового договора

Когда все документы предоставлены работодателю, можно оформлять трудовой договор. Но нужно ли спешить? Перед тем как оформить трудовой договор, ознакомьте работника с его должностной инструкцией, локально-нормативными актами компании (правилами внутреннего трудового распорядка, положениями об оплате труда, премировании, охране труда, предоставлении отпусков, коллективным договором, положением об отделе и т.п.). Данное требование закреплено в статье 68 ТК РФ. Работник изучает указанные документы в первый рабочий день. К каждому из них должен быть приложен лист ознакомления, на котором новый сотрудник проставляет свою подпись и дату.

Если работодатель не ознакомит сотрудника с локально-нормативными актами компании или у него не будет доказательств ознакомления в виде подписи работника, то в дальнейшем он не сможет предъявить ему какие-либо претензии, непосредственно связанные с неисполнением трудовых обязанностей, которые были прописаны в данных документах. Например, работодатель может быть привлечен к уголовной ответственности по статье 143 УК РФ, если сотрудник стал жертвой несчастного случая на производстве, но не был ознакомлен с техникой безопасности.

Испытательный срок

Только когда работник ознакомился со всеми документами компании и проставил соответствующие подписи, можно оформлять и подписывать трудовой договор. Если вы намерены установить новому сотруднику испытательный срок, то данное условие должно быть обязательно зафиксировано в трудовом договоре, но перед этим проверьте, не является ли работник лицом, которому согласно ТК РФ нельзя назначать испытательный срок. Согласно статье 70 ТК РФ категорический запрет на установление испытательного срока определен в отношении следующих лиц: женщины, воспитывающие детей до 1,5 лет; беременные женщины; несовершеннолетние. Информацию о возрасте и наличии детей можно найти в паспорте сотрудника. Справка о беременности предоставляется женщиной собственноручно. В противном случае, если на момент заключения трудового договора данный документ отсутствовал, испытательный срок считается установленным на законных основаниях.

Испытательный срок нельзя установить выпускникам учреждений образования. Но данное правило распространяется не на каждого выпускника. Учреждение образования должно иметь государственную аккредитацию, которая подтверждается дипломом государственного образца. Важно, чтобы после получения диплома об образовании прошло не более одного года. Еще один нюанс – сотрудник должен прийти на работу по указанной в дипломе специальности, а в его трудовой книжке должны отсутствовать записи о приеме на работу по данной профессии.

Работодатель может установить выпускнику испытательный срок, если хоть одно из указанных условий не соблюдено. Назначить испытательный срок можно только в трудовом договоре. Вносить его дополнительными соглашениями более поздними датами запрещено (статья 70 ТК РФ).

Работодатель не может на время испытательного срока установить новому сотруднику оплату труда ниже, чем прописано в штатном расписании компании (часть 3 статья 70 ТК РФ). Локальные нормативные акты, в которых есть указание на то, что во время испытательного срока работнику не могут начисляться премии и поощрительные выплаты, считаются противоречащими действующему законодательству. Законом таким факты признаются дискриминацией и влекут за собой привлечение к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ вплоть до дисквалификации генерального директора фирмы.

Приказ, книжка и карточка

Когда трудовой договор заключен, нужно издать приказ о новом сотруднике. Приказ о приеме составляется по унифицированной форме № Т-1. Он должен соответствовать трудовому договору. Нового сотрудника знакомят с приказом под роспись в течение 3-х дней после того, как человек приступил к фактическому выполнению своих обязанностей.

Запись о приеме нового сотрудника на работу вносится в трудовую книжку не позднее 5-го дня с момента начала фактической деятельности. Нет необходимости спешить делать соответствующую запись, т. к. новичок может не выйти на службу или передумать сотрудничать с вашей компанией после первого рабочего дня. Запись в трудовую лучше вносить после того, как специалист приступил к выполнению своих трудовых обязанностей, подписал трудовой договор и приказ о приеме на работу.

После оформления нового сотрудника заполните на него личную карточку по форме № Т-2. Работодатель вправе вести карточку в электронном виде, но только с дублированием ее на бумажном носителе, т.к. ознакомительные подписи работника строго обязательны.

Информация об эксперте

Генрих Юстус является бизнес-тренером и T&D-экспертом в компании Техносерв; бизнес-консультантом тренинговой компании LTC; к.п.н., доцентом кафедры педагогики и психологии МГГУ им. М.А. Шолохова.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль