Срыв сроков поставки товара: простой способ решить проблему раз и навсегда

3747
Своевременные поставки множества товаров важны для компаний разного профиля, но для торговых сетей — особенно. Ведь отсутствие товара в зале ведет не только к снижению оборота, но и к потере покупателей, а обеспечить постоянное наличие на полках тысяч SKU от разных поставщиков практически невозможно, если сроки регулярно срываются, а сотрудники перегружены бумажной работой.
Срыв сроков поставки товара: простой способ решить проблему раз и навсегда
Фото: Shutterstock
 
Ольга Ешкунова,
коммерческий директор, «Елисей»

В этой статье вы узнаете

  • Срыв сроков поставки товара: как этого избежать
  • Как упростить поставку с помощью автоматизации процессов
  • Достоинства системы EDI и советы по ее организации в компании

Срыв сроков поставки товара у ритейлеров встречается достаточно часто. Маржа обычно невелика и по некоторым группам товаров не превышает 10%. Доход обеспечивается за счет оборота, поэтому любая сеть заинтересована в том, чтобы документальное оформление сделок с поставщиками проходило как можно быстрее, а товары поставлялись точно в оговоренный срок, причем именно те, что были заказаны. Новый товар должен занять свое место сразу же после того, как был куплен предыдущий товар с этой полки. Его отсутствие в зале, а тем более на складе магазина — это сбой в работе торговой точки. Однако такие сбои неизбежны, если при работе с тысячами ассортиментных позиций вы обмениваетесь с сотнями поставщиков коммерческой информацией на бумажных носителях. При традиционном способе заказа — по телефону или электронной почте — как правило, только в момент получения груза становится известно, что на самом деле поставлено. Информация о задержке поставки товара и срыве сроков иногда вообще отсутствует.

Документы по каждой поставке предписано хранить пять лет и представлять в контролирующие органы по первому требованию. Раньше открытие любого нового магазина означало поиск и наем нового бухгалтера, которому предстояло освоить работу с отчетами и огромным количеством оперативных документов. В день на один магазин приходится в среднем 50–60 поставок (машин с товаром и, соответственно, накладных). Ежедневно сеть направляет поставщикам в среднем 1500 заказов, за год проходит больше полумиллиона одних только счетов-фактур — и весь этот массив бумаг нужно обработать, заархивировать, где‑то хранить, как‑то систематизировать и в срок представлять на сверку. При потере или утрате «первички» возникают проблемы, прежде всего с налоговиками, которые могут отказать в вычетах или не принять расходы.

Активно растущую сеть крайне важно избавить от огромного объема документов. Избежать ошибок, обусловленных ручным вводом информации, повысить скорость и точность обработки данных позволяет только автоматизация процедур.

Шаг 1. Автоматизация процессов поможет предотвратить срыв сроков поставки

Мы начали с принятия принципиального решения о переходе на автоматическое формирование заказов. Для его реализации разработали собственную программу «Автозаказ», которая освободила сотрудников магазинов от трудоемкой работы по расчету заказов. На разработку понадобилось три месяца, столько же ушло на исправление выявленных неточностей. Мы и сейчас совершенствуем программу: минимизируем влияние человеческого фактора.

Затем управленческая команда решила обратиться к провайдеру услуг по электронному обмену стандартизированными сообщениями с партнерами — EDI (Electronic data interchange). С помощью сторонней компании наладить этот процесс гораздо проще, эффективнее и надежнее, чем своими силами. Дополнительным стимулом к переходу на новый формат обмена информацией послужило активное развитие рынка электронного документооборота (ЭДО).

Сначала в автоматический режим были полностью переведены операции по товарам длительного хранения: провайдеры через систему EDI обеспечили оперативное получение поставщиком сообщений о подтверждении заказа и доставки, а также данных о расхождениях. В итоге стало возможным полностью контролировать всю цепочку поставки товара от заказа до фактической доставки (таблица). При этом на всех промежуточных этапах можно выявлять расхождения в объемах заказанного товара: сколько поставщик подтвердил к отгрузке и сколько фактически поставил в магазин. Это позволяет оперативно управлять процессом поставок, заказывать альтернативные товары и избежать задержки поставки товара.

Срыв сроков поставки товара: простой способ решить проблему раз и навсегда

Внедрение системы EDI позволило справиться с проблемой отсутствия информации о задержках поставок товара, фактически поставляемом товаре и срывах сроков поставки, к тому же стало легче привлекать поставщиков к ответственности за нарушения. В нашей сети принят претензионный порядок урегулирования разногласий, и автоматическое подтверждение данных, связанных с заказом, стимулирует поставщиков четко выполнять условия договора. Более прозрачные и лучше документированные процессы позволяют снизить риски споров.

Чтобы завершить поставку, закрыть сделку, нужно оформить юридически значимые документы. Поэтому следующим шагом стало внедрение системы электронного документооборота с внешними контрагентами. По сути, проект перехода на ЭДО вырос из системы EDI. Документы в системе ЭДО (акты, накладные, счета-фактуры) подписываются квалифицированной электронной подписью, что приравнивает их к бумажным аналогам, а значит, их можно представлять в налоговую инспекцию, использовать в ходе судебных дел и так далее.

Для сети наиболее удобно, если всех поставщиков обслуживает один провайдер, но мы выстраиваем с поставщиками партнерские взаимоотношения и не навязываем никаких условий, в том числе по выбору провайдера. Поэтому вместо того, чтобы, к примеру, одновременно перейти на обмен электронными счетами-фактурами со всеми партнерами, приходится осуществлять интеграцию систем поэтапно с каждым из провайдеров. Это увеличивает нагрузку на наших программистов, поскольку они должны обслуживать и собственную систему товародвижения. Однако сеть не намерена отказываться от дальнейших изменений и от сотрудничества с разными провайдерами.

На круглом столе в рамках конференции Docflow, прошедшей в Москве в мае 2014 года, эксперты по ЭДО обсудили препятствия для его внедрения. Ряд операторов готовятся к введению роуминга. Для разрешения сложностей из-за неопределенности требований к хранению электронных документов операторы ЭДО, в частности, разрабатывают технологии усовершенствованной электронной подписи, фиксирующей точное время подписания электронного документа.
 

Шаг 2. Задержка поставки товара: выбор и ведение переговоров с провайдером

Главные критерии отбора провайдера — оперативность документообмена, стабильность сервиса, отсутствие системных сбоев. Немаловажен и охват базы: чем больше контрагентов обслуживает провайдер, тем выгоднее для сети выбрать именно его. Многие провайдеры готовы предоставлять поставщикам нашей сети безлимитные предложения: цена договора фиксируется на определенный период, и пользователь может передать неограниченное количество документов. При этом число магазинов сети не влияет на стоимость трафика (количества передаваемых документов). Безусловно, чем больше документов нужно отправить, тем ниже получается цена в пересчете на один документ. Вообще, стоимость услуг провайдера является предметом индивидуальных переговоров с каждым потребителем и зависит от различных факторов.

Шаг 3. Сложности и барьеры

На этапе введения ЭДО вас ждет немало трудностей. Эффект от перехода на электронный обмен документами только ожидается в будущем, а прежде придется преодолеть сопротивление, причем не только персонала, но и некоторых контрагентов сети. Человеческий фактор замедляет весь процесс перехода на ЭДО: требуется провести обучение персонала, освоить работу с новыми программами, перестроить привычную технологию работы.

1. Сопротивление персонала. На начальном этапе проект пробуксовывал: то «подвисала» система из‑за некорректного использования, то возникали другие препятствия. Для разрешения проблемы сопротивления мы провели обучение линейного персонала сети с использованием простых коротких пошаговых инструкций к каждой операции, написанных максимально доступным языком и снабженных снимками экрана (рисунок). Со временем работники оценили преимущества системы, которая избавляет от необходимости вручную вводить информацию о поступившем товаре.

Срыв сроков поставки товара: простой способ решить проблему раз и навсегда

2. Работа с поставщиками. Не все из 230 поставщиков сети с пониманием отнеслись к нововведениям. У нашей компании нет таких инструментов воздействия на партнеров, как у федеральных ритейлеров, которые иной раз обязывают поставщиков применять ЭДО. Тем не менее силами локальной сети оказалось возможным «продвинуть» оптовый рынок. Именно там кроется основной комплекс проблем: неотстроенность процессов, неготовность унифицировать схемы заказа, отсутствие интеграции систем и нежелание поставщиков нести «лишние» расходы. Мы мягко, но настойчиво провели серию переговоров, подробно описывая преимущества новой технологии для обеих сторон и делая акцент на плюсах для поставщика. Сеть сумела сохранить всех контрагентов, поскольку им дали время на адаптацию и не ставили ультиматумов. Сейчас всего несколько поставщиков сотрудничают с нами без использования сервиса провайдеров электронного документооборота.

Переговоры с поставщиками затянулись на три месяца. Однако, несмотря на все сложности, 90% контрактов сети на 2014 год подписаны в электронном виде. Впервые в офисе нет папок с договорами: вся информация хранится в системе, и любая служба может найти нужный документ. Сыграли свою роль и провайдеры ЭДО, которые разработали безлимитные пакеты, наладили обмен документами независимо от их количества. Некоторые провайдеры бесплатно произвели интеграцию системы ЭДО с учетными системами наших контрагентов.

Больше всего времени на внедрение новых процессов уходит у самых крупных, интернациональных поставщиков — в силу масштабов таких компаний и особенностей управления ими. К примеру, Danone и PepsiCo отводят два года на то, чтобы учесть в своих процессах требования, которые сегодня предъявляет сеть. Однако крупные поставщики понимают преимущества перехода на ЭДО, что оставляет надежду на значительные улучшения в будущем.

Как сэкономить на услугах оператора ЭДО

Возможно снижение стоимости трафика для поставщиков торговой сети посредством консолидации через нее финансового потока. Торговая сеть и провайдер оценивают общий объем трафика по всем поставщикам сети и формируют итоговую стоимость передачи документов для поставщика с учетом скидки за объем (входящие документы для каждого потребителя бесплатны). Дальнейшие взаиморасчеты производятся между оператором и торговой сетью. По сути дела, сеть оптом выкупает трафик, получая дисконт. Этот вариант доступен для любых торговых сетей, которые стремятся быстро и без давления обеспечить электронное взаимодействие с большинством поставщиков.

В зависимости от конкурентной среды торговая сеть может согласовать более низкую стоимость трафика для своих поставщиков на специальных условиях — например, взять на себя ответственность за подключение определенного количества поставщиков (включая переговоры, демонстрацию возможностей сервиса, обучение).

Источник: СКБ Контур

 

Шаг 4. Прогноз результатов

Для коммерческих подразделений переход на ЭДО имеет первостепенное значение. Обмен юридически значимыми документами (актами, счетами-фактурами, накладными) в электронной форме значительно ускоряет работу бухгалтерии. Он внедрен пока не на 100%, но бухгалтерская служба уже получает множество преимуществ. Прежде всего, кардинально упростился процесс сверок за счет перевода в онлайн-режим: если документ принят и подписан обеими сторонами, то он по умолчанию корректен и каждая транзакция уже подтверждена сторонами. Собственно, в этом и заключается вся сверка. Перевод на ЭДО даже нескольких первых поставщиков позволил высвободить бухгалтерский ресурс на 20%. К моменту полного перехода на ЭДО, когда будет автоматизирован документообмен всего товародвижения, этот показатель вырастет до 50%. Процесс перераспределения и реструктуризации функций бухгалтерских подразделений уже начался. Для компании это очень важно: она растет довольно большими темпами.

Уже на первом этапе, система EDI продемонстрировала, что среднемесячный прирост объема валовой выручки (ключевой показатель) составил 15% — просто благодаря правильно и своевременно сделанным заказам.

В коммерческом отделе «Елисея» появилась новая структура — отдел товародвижения, который действует в цикле «поставщик — провайдер — офис (сама сеть) — магазины»; при этом штат сотрудников магазинов сократился. Все операции автоматизированы и подконтрольны, срыв сроков поставки теперь невозможен.

Еще одно подразделение, оказавшееся в выигрыше, — отдел приемки (дебаркадер). Операционная деятельность по приемке-сдаче товара заметно упростилась и ускорилась: данные больше не нужно вводить вручную, документы можно сканировать, и система сразу выдает электронную накладную. Остается проверить ассортимент и количество привезенного товара. Скорость процесса повысилась, и очереди на приемке рассасываются. По прогнозам, к концу года оперативность приемки вырастет на 40–50%.

Мнение

Трудности перехода на систему EDI

Максим Коржавин, ИТ-директор, «Арком»

Наша компания перешла на электронный документооборот в первую очередь из‑за требований федеральных торговых сетей, но позднее мы оценили, насколько ЭДО облегчает процесс согласования документов и взаимодействия с контрагентами. При правильном выборе оператора можно справиться с любыми проблемами перехода на ЭДО.

Работа по внедрению началась с единовременного подключения пяти сетей. Операторов (сотрудников нашей компании) обучили работать в системе. Провели серию консультаций с техническими специалистами, чтобы представлять, как обмен электронными документами отразится на бизнесе — например, придется ли приобретать дополнительные электронные подписи, GLN (идентификационные номера). Потребовалась и юридическая поддержка, чтобы убедиться, законен ли ЭДО в том или ином случае. Не менее важен и уровень техподдержки: будет ли она оказываться 24 часа в сутки. Когда процесс был отлажен, на ЭДО стали переходить и остальные наши партнеры.

Не обошлось и без трудностей. В идеале система ЭДО должна быть интегрирована с учетной системой компании, но из‑за обновления ERP-системы интеграция была затруднена. Поэтому провайдеры предложили компании работу с веб-версией системы. В этом случае при внесении корректировок в данные приходится делать двойную работу: вносить исправления и в учетную систему, и в электронный документ, но после интеграции эта проблема будет решена. Можно рассчитывать на то, что, когда обновление ERP в компании завершится, операторы ЭДО смогут предложить готовые интеграционные модули.

 

Мнение

Для чего применяются EDI-сообщения

Юрий Кушпель, руководитель проекта «Контур.Ритейл», СКБ Контур

Задача провайдера в случае с торговой сетью «Елисей» состояла в том, чтобы информационная система поставщика могла напрямую общаться с информационной системой сети без особого вмешательства оператора. Система EDI состыковывает данные систем учета, идет обмен сообщениями в канале поставок. Для оформления юридически значимых документов в систему интегрируется специальное программное решение. Электронные закрывающие документы подписываются квалифицированной электронной подписью и не требуют дублирования на бумаге. В итоге можно полностью отказаться от бумажных документов.

Некоторые компании применяют отдельные формы EDI-сообщений из всего набора (таблица)— это зависит от сложившихся процессов. Допустим, если договором закреплено, что заказы крупной сети должны безусловно выполняться поставщиком, то сети не требуется подтверждение заказа (ORDRSP), а любое расхождение фактической поставки и заказа карается штрафами. Другой пример: документы сопровождают груз, и ритейлер в течение нескольких дней после отгрузки продукции поставщиком не имеет информации о своей задолженности. Из-за этого происходит нарушение сроков поставки товара. Проблему решает сообщение INVOIC, которое формируется уже в момент поставки, — сеть получает информацию о товаре и своем долге. Напротив, некоторым сетям такое сообщение не требуется, поскольку они способны сразу принимать счета-фактуры в электронном виде (информация в этих документах одинакова, но INVOIC — всего лишь прообраз счета-фактуры, а не юридически значимый документ).

 

Информация об авторе и компании


Ольга Ешкунова окончила Уральскую государственную академию ветеринарной медицины и Бизнес-школу технологий менеджмента УГТУ-УПИ. Работала на различных позициях в торговых сетях «Гроссмарт» и «Хорошие новости»; с 2009 года — на нынешней должности в торговой сети «Елисей».

Торговая сеть «Елисей» в Екатеринбурге основана в 1999 году. Включает два кафе, 24 супермаркета формата «магазин у дома», два кулинар-маркета и гастроном «Елисейский». У сети более 230 оптовых и розничных поставщиков. По итогам 2013 года товарооборот составил 3,6 млрд руб. Официальный сайт — www.elisey-mag.ru

 «Арком» — один из ведущих производителей диетической и диабетической продукции в России и странах СНГ, начал свою деятельность в 1998 году. Продукция компании реализуется в 64 регионах РФ, а также в Белоруссии, Казахстане и Азербайджане. Официальный сайт — www.sladis.ru

СКБ Контур — разработчик программного обеспечения. Головной офис — в Екатеринбурге, филиалы — в Москве, Санкт-Петербурге и еще 18 городах России. Штат — более 2500 сотрудников. Среди клиентов: «Аэрофлот», «Мегафон», «Росатом», «Роснефть». Официальный сайт — www.kontur.ru

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль