Как бороться с дебиторской задолженностью клиентов: 8 решений

492
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Пойтина Жанна
экс директор по продажам компании «Русхозбыт»
Прочитав эту статью, вы сможете дисциплинировать клиентов и приучить их расплачиваться вовремя, усилить финансовую ответственность менеджеров и выстроить систему, которая поможет справиться с дебиторкой.

Если заказчики не расплачиваются в срок, работа фирмы парализуется. К 2010 году просроченная дебиторка в нашей компании зашкаливала за 66 %. Чтобы исправить ситуацию, с нуля разработали программу управления дебиторской задолженностью клиентов. Исходили из причин образования долга.

Почему клиенты не платят: причина 1

Раньше мы не вели статистику расчетов с клиентами, поэтому иногда менеджеры отгружали товар заказчикам с плохой кредитной историей.

Решение для борьбы с дебиторской задолженностью 1: платежная история для действующих клиентов

Теперь историю расчетов фиксируем. Если оплату приходится каждый раз «выбивать», то в базе ставим пометку: «запрет отгрузки без предоплаты». Это страхует от случайностей.

Обсуждаем риски с финансовым отделом. Если клиент просрочил оплату хотя бы раз, то обязан внести 50 % стоимости товара. Когда заказчик гасит задолженность, предоплата для него уменьшается. Сокращение суммы согласует руководитель отдела продаж.

Если клиент задерживает платежи, но сомнений не вызывает — договариваемся, как минимизировать потери для обеих сторон.

Здесь четыре варианта.

  1. Увеличиваем отсрочку на пять-семь дней, если проблема техническая: банк задерживает транзакцию или клиенту надо допродать партию.
  2. Анализируем продажи заказчика, чтобы понять, какие товары у него залеживаются. По итогам корректируем следующую отгрузку.
  3. Помогаем клиенту продавать: консультируем, организуем акции, снабжаем POS-материалами, даем рекламу в СМИ и на ТВ, проводим тренинги для продавцов. Расходы окупаем за счет наценки на товар или увеличения оборота.
  4. Уменьшаем объем отгрузки, если другого выхода нет.

Решение 2: рейтинг надежности

Действующих клиентов ранжируем по степени надежности. В рейтинге четыре уровня.

Высокий

Средне-высокий

Средний

Низкий

Клиенты платят вовремя или досрочно

Платят с задержкой от одного до семи дней

Платят нерегулярно — один-два раза вовремя, затем один-два раза с задержкой

Постоянно задерживают оплату на срок от недели до нескольких месяцев

В зависимости от рейтинга решаем, как работать с клиентом. Например, при низком уровне надежности поставляем товар только по предоплате.

Решение 3: диагностика новых клиентов

Информацию о заказчиках, которые покупают у нас впервые, собираем в сети. Просматриваем сайты арбитражных судов (www.arbitr.rumsk.arbitr.ru). Используем платные сервисы (kontragenty.casebook.ru). Изучаем отзывы наших клиентов, которые работают в том же регионе.

Просматриваем черные списки на порталах поставщиков и закупщиков. Звоним партнерам потенциального клиента и расспрашиваем о платежеспособности компании.

Первая продажа по предоплате тоже проверяет будущего заказчика, хотя она и не дает стопроцентной гарантии. Если фирму не знают на рынке, отгружаем товар только после полной оплаты. Если компания известна и партнеры готовы за нее поручиться, можем поставить первую партию продукции и без предоплаты. Таким образом ведем активную работу по профилактике дебиторской задолженности клиентов.

Решение 4: скидки за аккуратные платежи

Часто заказчики берут на условиях отсрочки новый товар: хотят понять, какой на него будет спрос. Предоставляем скидки от 2 до 5 % за предоплату и 1–2 % за досрочную оплату. Дисконт мотивирует клиентов отказаться от отсрочки.

Административная ответственность клиентов за дебиторскую задолженность

За навязывание клиенту способа оплаты (только картой или только наличными) директора оштрафуют на 15–30 тыс. руб., компанию – на 30–50 тыс. руб. А за обман относительно свойств или качества товара штраф для директора составит 12–20 тыс. руб., для компании до 500 тыс. руб.

  1. Продажа некачественных товаров, услуг. Штраф для директора – 3–10 тыс. руб., для компании – 20–30 тыс. руб. За повторное нарушение директора накажут на 7–15 тыс. руб. или дисквалифицируют на срок до года (ст. 14.4 КоАП РФ).
  2. Продажа товаров без указания сведений о продавце и изготовителе. Речь идет о фирменном наименовании изготовителя (продавца), адресе, режиме работы. Штраф для директора – 3–4 тыс. руб., для компании – 30–40 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.5 КоАП РФ).
  3. Обвешивание (обсчет). Директора накажут на 10–30 тыс. руб., компанию – на 20–50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.7 КоАП РФ).
  4. Обман относительно свойств или качества товара. Штраф для директора – 12–20 тыс. руб., для компании – 100–500 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.7 КоАП РФ).
  5. Непредставление по требованию клиента данных о продукте. Директора оштрафуют на 500–1000 руб. либо вынесут предупреждение, штраф для компании – 5–10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 14.8 КоАП РФ).
  6. Навязывание платных услуг и дополнительных товаров. Если договор ущемляет права клиента, то директора оштрафуют на 1–2 тыс. руб., компанию – на 10–20 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.8 КоАП РФ).
  7. Отказ предоставить клиенту льготу, установленную законодательством. Штраф для директора – 500–1000 руб., для компании – 5–10 тыс. руб. (ч. 3 ст. 14.8 КоАП РФ).
  8. Навязывание способа оплаты. Если клиенту не предоставить выбор способа оплаты товара (наличными или картой), то директора оштрафуют на 15–30 тыс. руб., компанию – на 30–50 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.8 КоАП РФ).
  9. Продажа опасных для жизни клиентов товары (работы, услуги). Предусмотрен штраф до 300 тыс. руб., обязательные работы до 360 часов, ограничение свободы, принудительные работы или лишение свободы до двух лет (ч. 1 ст. 238 УК РФ). За деяния, совершенные группой лиц или в отношении товаров для детей до шести лет, наказание жестче. Штраф – 100–500 тыс. руб., лишение свободы – до шести лет со штрафом в размере до 500 тыс. руб. (ч. 2 ст. 238 УК РФ). Если погибнет два и более человека, директора могут посадить в тюрьму на срок до десяти лет (ч. 3 ст. 238 УК РФ).

Почему клиенты не платят: причина 2

В погоне за планом менеджеры уговаривают покупателей увеличить заказ. Например, обычно клиент приобретает товар на 200 тыс. руб., продает его за три недели и рассчитывается по договору. Сейлз упрашивает его купить на 300 тыс. руб. — с условием отсрочки. Заказчик не успевает реализовать продукцию и не отдает деньги вовремя.

Еще вариант: менеджер перегружает клиента неходовым товаром. В итоге сотрудник получает свои бонусы, ведь он сделал план. А компания теряет прибыль.

Решение 1: лимит отгрузки

По каждому клиенту лимит устанавливаем отдельно. Указываем его в договоре и отмечаем в базе. Если делать это в CRM, программа не даст менеджеру выписать товар сверх лимита.

Лимит зависит от профиля компании и ее рейтинга. Если заказчик хочет купить больше, обещаем увеличить объем после первой же оплаты.

Перегруз по ассортименту, когда сейлзы навязывают клиенту несколько видов продукции, контролировать сложнее, но возможно. Это делает руководитель отдела продаж, который просматривает историю заказов и отслеживает дебиторскую задолженность клиента.

Следим, чтобы клиент всегда подписывал документы. Нет договора — нет товара. Если при доставке заказчик не расписывается в накладной, продукция возвращается на склад.

Решение 2: контроль оплаты с момента поставки

График оплаты ведем в CRM. Каждый раз после отгрузки и доставки товара менеджер уточняет по телефону, все ли в порядке.

За неделю до оговоренной даты оплаты сейлз направляет шаблонное письмо с напоминанием. Потом звонит и узнает, когда поступят средства и в каком объеме. Если дата сдвигается, менеджер вносит правку в график.

Правило распространяется на всех заказчиков. Ненадежные клиенты поначалу раздражаются, но потом дисциплинируются. Чтобы смягчить покупателя и снизить уровень дебиторской задолженности клиента, сейлзы играют в «добрый-строгий»: «Простите, что беспокою. Не хочу вам надоедать. Но служба безопасности и директор требуют, чтобы я напоминал вам об оплате».

Почему клиенты не платят: причина 3

Если менеджеры не понимают, как формируется прибыль компании, они не стремятся «выбить» оплату. Мы установили KPI за работу с должниками и ввели регламент.

Решение 1: система KPI для менеджеров

Учитываем, как клиенты рассчитываются при условии отсрочки и как вносят предоплату. В доходе сейлза часть, связанная с дебиторкой, составляет 25–30 %.

Руководитель отдела продаж или комдир проводят семинары. Рассказывают о способах расчета, о методах снижения и возврата дебиторки, учат работать с отсроченными платежами. Подробно объясняют, как рассчитать бонусы (таблица). Чем меньше просроченной дебиторки у клиентов сейлза, тем выше коэффициент для расчета этой части зарплаты.

Как бороться с дебиторской задолженностью клиентов: алгоритм, который сведет долги к минимуму

Если дебиторка возникла по вине сотрудника, он получает взыскание в зависимости от ошибки и суммы задолженности. Причины такие: менеджер перегрузил клиента товаром, пообещал скидку и забыл о ней, отправил продукцию без документов, не согласовал объем отгрузки с покупателем.

Решение 2: регламент работы с дебиторской задолженностью клиентов

Документ с описанием алгоритма лежит в сетевой папке. Если клиент не платит, сотрудник действует согласно этому регламенту.

1. Сейлз связывается с должником по телефону и электронной почте и сообщает, что платеж просрочен.

2. В течение трех рабочих дней получает от клиента и передает директору по продажам гарантийное письмо. Требования: фирменный бланк, печать, подпись генерального директора компании-должника.

3. При просрочке более десяти дней пересылает или лично отвозит клиенту претензионное письмо (образец документа), которое тот должен подписать.

Как бороться с дебиторской задолженностью клиентов: алгоритм, который сведет долги к минимуму

4. При отказе заказчика подписать претензию передаем дело в службу безопасности, которая обращается в суд.

5. Переписку с должником менеджер сохраняет.

Важная новость для подписчиков!

Результат работы с дебиторской задолженностью клиентов

За полгода работы доля просроченной дебиторской задолженности клиентов сократилась с 66,71 до 12,8 %.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
Амина Атавова.

Читать сейчас

Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Коммерческий директор» –
профессиональный журнал коммерсанта

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


Яндекс.Метрика
  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль