Помощник руководителя: как найти «своего» человека

3183
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Управлять даже самой маленькой компанией в одиночку крайне сложно. Должность руководителя связана с огромным количеством ежедневных дел, с принятием важных решений и несением ответственности за них. Поэтому владельцы предприятий предпочитают нанять помощника, способного взять на себя часть важных задач.

Помощник руководителя – сложная многофункциональная специальность. Этот человек должен иметь навыки работы в самых разных сферах, включая ежедневный труд с документами и техникой, а также решение сложных юридических и экономических вопросов. Идеальный помощник руководителя – надежный человек и опытный специалист, готовый в тяжелой нестандартной ситуации прийти на помощь.

Особенности и функции помощника руководителя

Помощник руководителя – особенная работа, связанная с разными, подчас противоречивыми обязанностями и требованиями. Список дел, выполняемых данным специалистом, крайне широк. Также личный помощник руководителя – это не секретарь и не офис-менеджер, хотя эти понятия часто путают между собой.

Выделяют следующие функции данного работника:

  • Распределение рабочего времени директора (создание расписания, планирование деловых встреч, поездок и т. д.).
  • Контроль состояния рабочего места (обеспечение чистоты и уюта в кабинете, создание комфортной атмосферы).
  • Принятие и обработка входящей информации (письма, электронная почта, звонки).
  • Забота о психологическом комфорте руководства.
  • Осуществление первичных переговоров.
  • Обеспечение рабочего места канцтоварами и другими необходимыми предметами.

Как видно из этого списка, обязанности личного помощника руководителя гораздо шире, чем они могут быть у другого сотрудника офиса. В то же время обязанности могут варьироваться в соответствии со спецификой предприятия и личностью самого работодателя.

В некоторых случаях помощнику руководителя поручают исключительно секретарскую работу, где-то он будет нести ответственность за порядок и обеспечение рабочего места инвентарем. А иногда ассистент становится настоящей правой рукой, выполняет ответственные задачи и даже имеет подчиненных.

  1. Работа с документами (информационно-документационная помощь):
  • Проверка документов перед передачей на подпись директору (правильно ли оформлены бумаги, верно ли их содержание), а также исправление найденных ошибок.
  • Прием входящей информации в виде писем, сортировка корреспонденции и ее распределение по соответствующим отделам, а также передача конкретным сотрудникам, которые должны ответить на запрос или решить возникшую проблему.
  • Создание документов, связанных с делопроизводством, в частности писем и запросов в различные организации и инстанции, составление отчетов, подготовка сообщений и проч.
  • Оформление дел согласно существующим правилам и нормам, контроль над их сохранностью и своевременной передачей в архив.
  • Помощник руководителя осуществляет также хранение документации в процессе ее использования до момента сдачи в архив.
  • Осуществление контроля над тем, как в компании выполняются приказы и поручения руководства, соблюдаются ли сроки исполнения распоряжений, вовремя ли решаются текущие вопросы.
  • Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
  1. Организационная работа (не связанная с документацией):

  • Осуществление коммуникаций через электронную почту, факс и другие формы связи.
  • Прием всех входящих телефонных звонков с целью заочного создания благоприятного имиджа фирмы; также помощник руководителя самостоятельно принимает решение о переадресации звонков другим специалистам либо передачи их непосредственно начальнику.
  • Контроль наличия канцтоваров и средств оргтехники (при необходимости – их обновление); создание положительной атмосферы для продуктивной работы.
  • Работа над организацией и распределением рабочего времени, назначение и проведение деловых встреч.
  • Предварительная работа по подготовке официальных мероприятий с участием начальства (поиск необходимых материалов, информирование участников, регистрация прибывших, контроль над ходом мероприятия).
  • Подготовка представительских и имиджевых мероприятий (презентации, выставки и т. д.).
  • Работа с заявлениями, поступающими извне, а также быстрое рассмотрение просьб и предложений сотрудников компании.
  • Помощник руководителя может также исполнять поручения личного характера (покупка подарков для директоров партнерских организаций, поиск няни или репетитора для детей и проч.).

В каждом конкретном рабочем коллективе задачи помощника руководителя будут разными. Это зависит от размера фирмы, стиля управления, который в ней практикуется, внутрикорпоративных стандартов. К примеру, небольшой масштаб организации может стать причиной того, что на плечи ассистента лягут заботы об административно-хозяйственном обеспечении предприятия и решение всех вопросов, связанных с бухгалтерией или подбором новых работников. В больших компаниях обязанности помощника руководителя могут быть разделены между двумя сотрудниками. Один из них, к примеру, сосредоточен на делопроизводстве, работает с документами, отвечает на звонки и решает ежедневные задачи в офисе, а другой постоянно находится рядом с начальником, сопровождает на деловых встречах и в поездках, отвечает за его расписание и т. д.

Если размер компании предполагает наличие секретаря-делопроизводителя в каждом отделе или подразделении, помощник руководителя может заниматься координацией работы этих специалистов, то есть быть руководителем секретариата.

Какой именно специалист нужен вам на должность помощника руководителя

Какие конкретно задачи будут стоять перед помощником руководителя, зависит также от целей компании и стратегии управления, которая в ней применяется.

1. Бизнес-ассистент

Кому необходим: директорам компаний, где ведется обширный документооборот.

Кому подчиняется: непосредственному начальнику. Работа помощника руководителя может быть очень разноплановой. Она всегда требует большого количества профессиональных навыков, высокого уровня компетенции и определенных личных качеств. Особая ответственность ложится на плечи бизнес-ассистента, который контролирует огромное количество документации, необходимой для всех мероприятий с участием директора. Он отвечает за организацию и ход переговоров деловых встреч и совещаний, а также составляет все расписание работы начальника.

Бизнес-ассистент обладает определенной самостоятельностью, поскольку в отсутствие первого лица компании он назначается ответственным за часть его работы. В зависимости от обстановки этот специалист вправе сам определять перечень текущих задач и планировать их выполнение. Для успешной самостоятельной работы такой помощник руководителя должен хорошо разбираться в деятельности фирмы.

Статистика говорит о том, что на должность ассистента чаще назначают мужчин, чем женщин. Однако гораздо выше стоят профессиональные характеристики кандидата: образование, опыт работы, знание иностранных языков, которые непременно пригодятся для успешной коммуникации с иностранными партнерами. Можно выделить ряд личных качеств, которые будут полезны помощнику руководителя: аналитический склад ума и умение организовывать работу других, ответственность и способность быстро принимать взвешенные решения, навыки эффективного общения и умение проводить деловые переговоры.

Возраст бизнес-ассистента обычно составляет от 30 до 40 лет. Этот сотрудник должен иметь высшее образование и опыт работы помощником руководителя. Серьезным препятствием для работы в данной должности станет неумение принимать критику и высокие амбиции кандидата, ведь, так или иначе, помощник всегда будет находиться на втором плане по сравнению с руководителем. Кандидату необходимо хорошо представлять себе специфику работы и понимать, что его труд подчиняется интересам другого человека.

2. Личный помощник

Кому необходим: директорам больших фирм и компаний.

Кому подчиняется: только своему начальнику.

Личный помощник руководителя компании может стать органичной частью большого офиса, где есть полноценный штат сотрудников. Речь идет о тех категориях работников, которые непосредственно подчиняются руководству и помогают ему (секретари, менеджеры и т. д.). Должностная инструкция помощника руководителя в таком случае бывает весьма своеобразной и не ограничивается профессиональными поручениями. Например, он занимается решением административных задач (покупка билетов для командировок, бронирование мест в гостиницах), а также выполняет личные задания, связанные с потребностями руководителя, которые не имеют отношения к бизнесу.

Смысл назначения личного помощника в том, что он берет на себя организационную работу, тем самым освобождая время руководителя. В свою очередь, директор может потратить его на более важные дела, связанные с управлением, финансовой стороной деятельности фирмы и проч. Требования к кандидату на эту должность таковы: возраст от 25 до 35 лет, высшее образование, а также опыт работы помощником руководителя или секретарем-референтом.

3. Персональный ассистент

Кому необходим: директорам больших западных фирм.

Кому подчиняется: только директору.

Перечень задач персонального ассистента сводится к выполнению личных поручений. Это могут быть любые задания, направленные на удовлетворение потребностей самого директора, его родственников и других близких людей. Такой помощник руководителя нередко занимается организацией семейных праздников, дней рождения и т. д., ему могут поручить поиск няни или репетитора, осуществление досуга детей и многое другое.

Обычно это бывает человек 25-35 лет с высшим образованием. Особенно важны для такого специалиста организационные навыки, стрессоустойчивость и умение общаться.

4. Секретарь

Кому необходим: компаниям любого масштаба.

Кому подчиняется: всем руководителям.

Секретарь-помощник встречается как на предприятиях малого бизнеса, так и в самых крупных корпорациях с любой организационно-правовой формой. Среди его основных функций – работа со всеми источниками входящей информации (прием писем, проверка электронной почты, звонки в офис), координация звонков между подразделениями и своевременное включение в разговор начальства, контроль документооборота, обеспечение офиса необходимыми материалами, поддержание приятной рабочей атмосферы.

Секретарем обычно назначают девушку 22-30 лет с высшим или средне-специальным образованием. В первую очередь такому помощнику руководителя необходимы навыки работы с компьютером и прочей техникой, умение быстро воспринимать и обрабатывать информацию. Секретарю присущи такие качества как умение придерживаться правил этикета, коммуникабельность и ответственность.

5. Секретарь-помощник

Кому необходим: директорам фирм, штат которых не превышает 25 работников.

Кому подчиняется: директору.

Секретарь-помощник, как и предыдущие специалисты, работает с письмами, встречает гостей и отвечает на их вопросы. В его обязанности входит обеспечение сотрудников необходимыми материалами, а также поддержание благоприятной атмосферы и хорошего микроклимата во всем офисе.

Этот помощник руководителя должен уметь пользоваться офисной техникой, быстро выполнять поручения, связанные с обработкой документов и корреспонденции. Высшее образование будет плюсом для соискателя, также как и опыт работы на аналогичной должности, который гарантирует наличие некоторых практических умений. Любой руководитель захочет видеть рядом с собой секретаря с приятной внешностью и хорошими манерами, обязательного и надежного.

6. Секретарь на ресепшн

Кому необходим: фирмам с числом работников более 50 и большим ежедневным количеством посетителей.

Кому подчиняется: директору или его личному помощнику, а также менеджеру.

Конечно, во многих случаях помощник руководителя находится как бы за кулисами работы предприятия, поскольку занят в основном документацией или общением по телефону. Однако есть и другая сторона этой работы – должность секретаря на ресепшене. Необходимость в ней возникает тогда, когда компания ежедневно сталкивается с большим количеством посетителей (клиентов, партнеров, курьеров и т. д.). Для успешной работы в этом ключе нужен человек с привлекательной внешностью и знанием этикета, который будет встречать гостей, готовить для них напитки и налаживать первичную коммуникацию. Такой помощник руководителя – лицо фирмы, человек, впечатление от которого проецируется на всю компанию. Поэтому основными для него будут такие качества как общительность, доброжелательное поведение, умение произвести положительное впечатление и позаботиться о посетителях.

7. Секретарь-референт

Кому необходим: предприятиям среднего масштаба.

Кому подчиняется: директору.

Позиция этого специалиста находится как бы на стыке таких профессий, как секретарь и помощник руководителя. Список обязанностей этого работника нестабилен и время от времени трансформируется, но неизменным остается необходимость совмещения разных смежных обязанностей. Если говорить об основных задачах секретаря-референта, то можно назвать следующие: участие в совещаниях директора с главами отделов и партнерами, составление протоколов деловых встреч, документальное обеспечение переговоров.

8. Администратор

Кому необходим: фирмам, деятельность которых сконцентрирована на услугах.

Кому подчиняется: начальнику, управляющему.

Советник, помощник руководителя – разноплановая профессия, многие функции которой частично совпадают с задачами секретаря, персонального ассистента и других специалистов. В связи с этим необходимо детальнее обозначить обязанности такого работника как администратор.

Как правило, администраторы присутствуют в офисах компаний, которые оказывают услуги, а не производят товары. Основная цель существования такого специалиста – создание в офисе комфортных условий для всех, кто его посещает. Здесь администратор не только встречает посетителей, но и следит за графиком приема руководителя, организует встречи и совещания. Директора предпочитают видеть на этой должности молодых людей с хорошими внешними данными, вежливых, обходительных, стрессоустойчивых, способных быстро переключаться между задачами и контролировать одновременно несколько дел.

9. Офис-менеджер

Кому необходим: среднему бизнесу, если штат включает больше 25 сотрудников.

Кому подчиняется: начальнику, административному директору.

Менеджер-помощник руководителя занимается технической стороной деятельности офиса. Одной из основных его задач является ведение учетной документации, позволяющей отслеживать все осуществляемые операции. Если в европейских странах такой помощник руководителя (офис-менеджер) сосредоточен на узком круге своих обязанностей, то в нашей стране часто бывает так, что он является одновременно секретарем начальника.

На эту работу обычно берут людей в возрасте 25-35 лет, отдавая предпочтение кандидатам с опытом аналогичной работы. Среди важных качеств офис-менеджера выделяют коммуникабельность, привлекательную внешность и достойные манеры, работоспособность.

10. Делопроизводитель

Кому необходим: государственным предприятиям и другим фирмам, деятельность которых связана с ведением документации по нормам ГОСТ.

Кому подчиняется: начальнику, административному директору, главе канцелярии.

Данного специалиста имеют в своем штате предприятия, единственным или одним из собственников которых является государство. Помощник руководителя, как и другие специалисты, нанимается в соответствии с утвержденным списком должностей. Основная деятельность делопроизводителя связана с документацией. Он ведет учет всех документов предприятия, работает с корреспонденцией, формирует архив и т. д.

Требования, которые предъявляются к делопроизводителю, связаны с фокусировкой его деятельности на документации. Он должен быть грамотным, уметь заполнять и проверять разные виды документов, быть внимательным и трудоспособным.

Мнение эксперта

Преимущества работы с личным помощником

Юрий Водилов,
генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

В нашей компании должность помощника руководителя существует на протяжении долгого периода. Основные задачи этого сотрудника имеют организационный и административный характер. Мой помощник начинал свою карьеру с должности секретаря. Однако, заметив ее профессиональные качества, навыки эффективного общения и организации времени, я принял решение повысить данного сотрудника.

Какими качествами обладает старший помощник руководителя в нашей фирме? На мой взгляд, ее отличает способность к конструктивному диалогу и адекватному восприятию критики, а также умение организовывать деятельность сотрудников и планировать время. Также этот сотрудник отличается дисциплинированностью, ответственностью и профессионализмом.

Помощник руководителя является также тем человеком, который встречает посетителей офиса. От его поведения во многом зависит, каково будет представление гостей об организации в целом. Перечень функций этого сотрудника можно перечислять очень долго: он занимается подготовкой документов, составлением расписаний начальника, организаций различных встреч и совещаний с партнерами и многое другое. Немаловажную роль играет деятельность помощника и в создании благоприятной психологической обстановки.

Важные качества помощника руководителя

  • Лояльность

Лояльность по отношению к начальству – одна из основополагающих черт хорошего помощника руководителя. Без нее сотрудник не сможет эффективно трудиться на благо имиджа директора.

  • Готовность подвергать сомнению

Стоит отметить, что лояльный сотрудник и подхалим – это совершенно разные люди. Следует отдать предпочтение человеку, способному поставить под сомнение работу руководителя и предотвратить его возможные ошибки, а не тому, кто будет молчаливо со всем соглашаться.

  • Способен думать не так, как вы

Если помощник руководителя всегда согласен со своим начальником, его наличие в штате теряет всякий смысл.

  • Самолюбие

Помощник руководителя – это человек с сильной волей и твердым характером. Этот сотрудник наделен смелостью и может критиковать руководство, а также умеет прислушиваться к советам и признавать свои ошибки. Он всегда готов к тому, что в отсутствие начальника ему придется принимать решения и нести за них ответственность.

  • Честность

Стоит заметить, что первым шагом к доверительным отношениям с коллективом является честность его начальника.

  • Благоразумие

В работе помощника руководителя могут быть такие ситуации, когда стоит «держать язык за зубами». Не стоит принимать на эту должность специалиста, у которого нет четкой установки на сохранение конфиденциальности корпоративной информации.

  • Коммуникативные навыки

Помощник руководителя просто обязан иметь навыки грамотной устной и письменной речи, поскольку в его обязанности будет входить написание докладов, писем, составление документов и многое другое. Не менее важно и его умение слушать.

  • Командный дух

Во многом именно от руководящего состава зависит то, насколько сплоченным будет коллектив. Как сам руководитель, так и его помощник должны стать органичной частью коллектива и поддерживать командный дух.

  • Умение работать с информацией

Здесь речь идет не только о том, чтобы грамотно вести документацию. Для того чтобы стать нужным советником и вносить дельные предложения, помощник руководителя должен всегда владеть самой актуальной и достоверной информацией по вопросу.

  • Наличие навыков межличностного общения

Директор не может лично общаться со всеми клиентами фирмами. Очень часто именно помощник руководителя становится тем человеком, который представляет фирму на переговорах. В этом вопросе немаловажным является то, умеет ли человек расположить к себе, владеет ли правилами этикета, может высказывать справедливые замечания, не дает ли волю эмоциям.

  • Самокритика

Все люди склонны совершать ошибки. Но стоит сделать выбор в пользу того, кто анализирует свою работу, воспринимает критику и старается этих ошибок не повторять.

  • Умение поддерживать в себе мотивацию

Важно, чтобы мотивация помощника руководителя была его внутренним качеством, а не только результатом регулярного одобрения, в том числе денежного поощрения.

Основные навыки помощника руководителя

В сущности функции помощника руководителя в современных компаниях близки обязанностям управляющего администратора. Среди важных навыков для этой должности стоит отметить:

  • Проактивность – способность осуществлять некоторые действия заранее, как бы предвосхищая возможное возникновение проблем или потребностей. Важно, чтобы помощник руководителя умел быстро и всесторонне оценивать ситуацию, а иногда даже понимал без слов.
  • Универсальность – возможность параллельно выполнять несколько задач, способность быстро ориентироваться в деловой среде и адаптироваться к новым условиям.
  • Эффективные коммуникации и информационная логистика – возможность регулировать потоки информации.
  • Умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией.
  • Умение подходить к решению задач системно: помощник руководителя в каждой ситуации обязан разрабатывать целый ряд сценариев развития событий (оптимальный, резервный и «кризисный» – на случай непредвиденных обстоятельств).
  • Свободное владение компьютерной техникой, что подразумевает навыки работы с базами данных и редакторскими программами, умение создавать виртуальные презентации и т. д.
  • Ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия.
  • Супервайзинг – умение, связанное с организацией и контролем проведения встреч, реализацией проектов и выполнения других задач руководства.

Среди основных профессиональных качеств, необходимых помощнику руководителя, обычно называют грамотную речь, навыки эффективного общения, обязательность, умение работать с информацией, навыки планирования времени и определения приоритета задач, умение работать в коллективе, стойкость, способность быстро реагировать и держать в памяти большое количество сведений.

Для крупных компаний, которые взаимодействуют с иностранными партнерами или собираются выйти на международный рынок, незаменимым сотрудником будет человек, владеющий одним или даже несколькими иностранными языками.

Важная новость для подписчиков!

Мнение эксперта

Основное требование к помощнику – способность принимать самостоятельные решения

Юлия Конельская,
генеральный директор ГК «Галактика», Москва

Когда мы искали человека на должность помощника руководителя, то рассматривали как сторонних кандидатов, так и сотрудников нашей компании. Для привлечения кандидатов мы разместили в СМИ объявления о поиске работника. Среди основных требований был обозначен опыт работы на аналогичной должности. Рассмотрением заявок на первом этапе занимался отдел кадров.

Наши специалисты должны были определить, соответствует ли соискатель требованиям такой сложной должности как помощник руководителя. Для выявления навыков и компетенций кандидатов им предлагалось решать различные кейсы и разрабатывать стратегию действия в тех или иных ситуациях.

После этого наиболее подходящие кандидаты прошли тест на соответствие нормам этики, принятым в нашей организации. В частности, важным был вопрос о том, насколько потенциальный помощник руководителя самостоятелен и способен брать на себя ответственность за принятые решения.

Кому поручить поиск и подбор кандидатов на роль помощника руководителя

Поиском помощника руководителя может заниматься либо отдел кадров предприятия, либо специальное агентство.

Чтобы он увенчался успехом, директор должен составить подробный портрет человека, которого он хотел бы видеть на этой должности. Прежде всего, нужно обозначить функции, которые специалист будет выполнять, необходимые навыки, а также требования относительно профессиональных и личных качеств. Требования желательно разделить на принципиальные и факультативные. Это необходимо для эффективной работы специалистов по подбору персонала. В первую очередь они будут ориентироваться на обязательные требования, благодаря чему руководителю не придется тратить свое время на неподходящих соискателей. Вместе с тем, специалистам важно знать то, какие характеристики не являются принципиальными, чтобы не отсеять хорошего кандидата из-за несоответствия этим пунктам.

Если в компании уже есть один помощник руководителя, у начальника может возникнуть мысль поручить поиск напарника именно ему. С одной стороны, это оправдано, поскольку им предстоит работать в команде, и очень важна психологическая совместимость этих работников. Проблема может заключаться в том, что работающий помощник руководителя не захочет плохо выглядеть на фоне своего коллеги или быть вытесненным с привычных позиций, поэтому подберет не равного себе специалиста, а простого секретаря. В каких-то моментах он будет полезен, но при необходимости не сможет полноценно выполнять функции помощника руководителя.

Как найти помощника руководителя: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определяем требования к помощнику

Поиск человека на роль личного помощника начинается с составления перечня основных функций и задач, которые ему придется выполнять в компании. Определения типа «хороший сотрудник» и «лучший специалист» не облегчат вашему отделу кадров задачу по поиску помощника. Вместо абстрактных характеристик нужно составить конкретный портрет, по которому можно было бы определить подходящего для вас человека. Предъявляемые к помощнику руководителя требования зависят от многих факторов. Например, для директора, который часто выезжает в командировки, необходим помощник, умеющий организовывать поездки, знакомый с правилами бронирования билетов, оформления виз и т.д. В том же время, если работа руководителя не связана с поездками, это умение не будет для него полезным. Необходимо искать не универсального сотрудника с максимальным набором разнообразных навыков, а именно такого, который поможет в вашей работе. Помощник руководителя, компетенции и навыки которого бесполезны в офисе, может даже сам уйти с должности, не способствующей росту квалификации.

Важно также понимать, что по Трудовому кодексу такие параметры как пол, возраст или национальность не могут быть причиной отказа работнику от места в вашей компании. Поэтому указывать такие требования в объявлениях не стоит. Конечно, у каждого директора могут быть свои представления о том, каким должен быть помощник руководителя. Никто не запретит вам искать человека по возрасту, внешности или другим важным для вас признакам, но отказ со ссылкой на подобные причины является незаконным. Поэтому свои личные предпочтения лучше оставить втайне, а причины отказа обозначать иначе (нехватка опыта работы, недостаток профессиональных навыков и т. д.).

Шаг 2. Проверяем компетенции

К этому шагу стоит переходить, когда вы нашли как минимум 10 подходящих кандидатов. Специалист по кадрам должен проверить, соответствуют ли действительности профессиональные сведения, которые соискатель указал в своем резюме. Также необходимо узнать, справится ли потенциальный помощник руководителя со своими обязанностями. Обычно этим занимается сам начальник. Как правило, проверка состоит из решения нескольких задач, которые он предлагает кандидату. Например, директор ставит перед соискателем задачу передать документы в партнерскую организацию и просит составить план действий. Ответы на такие, казалось бы, несложные вопросы могут достоверно показать отношение кандидата к работе. Лучше отказаться от работника, который, недолго думая, решит отправить их по почте или курьером. Хороший ответ выглядел бы примерно так: «Для начала я выясню степень срочности данного поручения и определю, стоит воспользоваться почтой, отправить документы курьером или отвезти лично. Перед отправкой я узнаю адрес компании и данные контактного лица. После передачи документов я позвоню партнерам и удостоверюсь в том, что они получены». Можно выбрать несколько задач, часто встречающихся в работе помощника руководителя, и предложить составить план их решения.

Шаг 3. Делаем выбор

На предыдущем этапе часть кандидатов отсеются, и останется несколько наиболее подходящих. Как же определить, который из них – ваш будущий помощник руководителя? Обычно директор устраивает кандидатам собеседование, где задает вопросы, призванные определить профессиональную пригодность. Одним из них традиционно является вопрос «Почему Вы хотите работать именно у нас и именно на этой должности?». Смысл этого вопроса – определение уровня личной мотивации сотрудника. Ведь с любой задачей лучше справится помощник руководителя, увлеченный своим делом и чувствующий себя частью компании.

Мнение эксперта

На что обращать внимание при выборе помощника

Ольга Ворошилова,
партнер, руководитель департаментов «Фармацевтика», «Недвижимость и строительство» хедхантинговой компании Cornerstone, Москва

Я думаю, что при выборе человека на должность помощника директора не стоит руководствоваться лишь опытом работы. Наличие опыта или его отсутствие не говорят о наличии у кандидата таких необходимых качеств как коммуникабельность, сообразительность, ответственность и т. д. Сложно составить достоверное мнение о человеке и на основе собеседования. Поэтому в своей практике подбора ассистента я обращала внимание на рекомендации. По роду своей деятельности я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда директор предприятия не может составить четкое описание, какой помощник руководителя ему нужен. Это приводит к необходимости проводить одно собеседование за другим, отсеивая множество кандидатов. Часто выбор в пользу одного из них делается на основании субъективных ощущений директора, и это неудивительно. Руководителю и его помощнику придется достаточно тесно сотрудничать, и взаимная симпатия в этом случае просто необходима.

Открытым остается вопрос о том, должен ли помощник руководителя выполнять задания, не связанные с работой организации. Некоторые ассистенты бывают глубоко интегрированы в личную жизнь своих начальников, помогают им с семейными делами, решают какие-то бытовые проблемы, организовывают отпуск и досуг детей. Вместе с тем, многие руководители считают такое поведение неприемлемым. Я думаю, что такое положение дел имеет место быть, если директор крупного предприятия нанимает специального сотрудника для выполнения личных просьб и таким образом освобождает свое рабочее время для решения стратегически важных вопросов.

В случае с личным помощником остро встает вопрос о его рабочем графике. Специфика работы приводит к тому, что этот сотрудник не имеет четкого графика и трудится сверхурочно. Не стоит забывать о том, что помощник руководителя – тоже человек, который нуждается в свободном времени. Если вместо своих проблем ему придется постоянно решать проблемы директора, даже не в свое рабочее время, такой сотрудник может вскоре стать менее лояльным и даже принять решение о смене места работы.

Мнение эксперта

Эмоциональная совместимость – важный критерий выбора помощника

Екатерина Панова,
генеральный Директор ООО «КАУС-секретарь», Москва

Генеральный директор любой компании вынужден постоянно общаться с огромным количеством клиентов, коллег и партнеров. Общение такого рода не всегда является приятным и может привести к психологическому дискомфорту. В этом смысле очень важно, чтобы помощник руководителя был тем человеком, общение с которым приятно с эмоциональной точки зрения.

Объективно оценить психологическую совместимость на собеседовании достаточно трудно. Остается только прислушаться к внутреннему голосу. Не стоит идти наперекор своему впечатлению относительно человека, даже если оно противоречит объективной картине. Если ваш помощник руководителя будет замечательным специалистом, обладающим всеми необходимыми навыками и умениями, но при этом вам не будет комфортно с ним общаться – продуктивность такого сотрудничества сводится к нулю.

От чего зависит зарплата помощника руководителя

Уровень заработной платы зависит от возможностей фирмы, от задач, которые выполняет специалист, а также от уровня его профессионализма. И, конечно, помощник руководителя без опыта будет иметь иной доход, чем опытный сотрудник.

Выделяют 4 категории сотрудников на основании наличия опыта, которые отличаются размером заработной платы.

1. Помощник без опыта работы

Помощник руководителя без опыта работы сначала принимается на должность секретаря на срок не менее года. Здесь он сможет проявить свои навыки общения и работы с документами, продемонстрировать знание норм этикета. Секретарь также присутствует на различных деловых мероприятиях. Поэтому человеку на этой должности следует придерживаться делового стиля в одежде и выглядеть презентабельно. Будущий помощник руководителя должен уметь обращаться с офисной техникой, быстро воспринимать, сортировать и обрабатывать информацию. В качестве помощника без опыта работы принимают людей с высшим и средним специальным образованием.

2. Специалист с опытом работы более года

Следующая категория – соискатели, которые хотя бы в течение года работали на должности личного помощника. Такой работник должен быть готов к ненормированному графику. Он будет сопровождать начальника в поездках, поэтому без знания английского языка ему не обойтись.

3. Специалист с опытом работы более 3 лет

Еще более высокой зарплаты ожидают сотрудники, работавшие в качестве помощника руководителя на протяжении 3 лет и более. Для такого работника обязательно наличие высшего образования.

4. Специалист с опытом работы более 5 лет

Категория с самой высокой зарплатой – помощник руководителя с опытом работы более 5 лет. Такой серьезный опыт является обязательным условием для тех, кто хочет устроиться на серьезное предприятие или в иностранную фирму. Как правило, среди требований обозначают знание двух иностранных языков.

Информация об экспертах

Юрий Водилов, генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» — многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Ольга Ворошилова, партнер, руководитель департаментов «Фармацевтика», «Недвижимость и строительство» хедхантинговой компании Cornerstone, Москва. Ольга Ворошилова окончила Высшую Школу Экономики по специальности «Менеджмент», а также защитила диплом Executive MBA по специальности «Стратегический менеджмент». В сфере кадрового консалтинга и executive search - 19 лет. С 1995 по 2000 год Ольга возглавляла кадровое агентство в Нижнем Новгороде. C 2000 года руководила департаментом «Фармацевтика» агентства «Контакт». В Cornerstone пришла в 2002 году. С 2003 года - руководитель департаментов «Фармацевтика», «Недвижимость и Строительство». В 2004 году, согласно рейтингу Ассоциации Менеджеров России, Ольга Ворошилова вошла в десятку наиболее профессиональных консультантов в области executive search в России. С 2010 года является партнером компании Cornerstone. Сфера деятельности: подбор персонала на руководящие должности. Форма организации: ЗАО. Месторасположение: Москва. Основные клиенты: Альфа-банк, инвестиционный банк «ВТБ Капитал», банк «Траст», RCI Banque, компании «Роснефть», ТНК-ВР.

Екатерина Панова, генеральный директор ООО «КАУС-секретарь», Москва. Екатерина Панова получила высшее юридическое образование. Общий стаж работы по подбору персонала — более 10 лет, опыт руководящей работы — с 2006 года. ООО «КАУС-секретарь» (кадровое агентство уникальных специалистов) как отдельное юридическое лицо существует с 2007 года, ранее это было структурное подразделение консалтинговой компании. Специализируется на подборе личных помощников руководителей и персонала всех секретарских должностей. Также осуществляет консультации в области выстраивания трудовых отношений с персоналом в сфере секретарского дела, проводит аналитические исследования рынка труда личных помощников, администраторов, секретарей, делопроизводителей, офис-менеджеров и т. п. Штат компании — 12 человек.

Юлия Конельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва. Группа компаний «Галакта» — российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и включает в себя свыше 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала — 600 человек.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Коммерческий директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 45%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль