Как управлять филиалами: 5 принципов удаленного контроля

302
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Безденежных Алексей
основатель компании U2B
Благодаря этой статье вы сможете подобрать для филиала такого руководителя, которому сможете полностью доверять, контролировать сотрудников, назначив «несгораемые дни», разработать для филиала строгие, но нестрессовые правила проверки.

На протяжении многих лет я вижу, как компании стремительно развиваются, запускают удаленные точки продаж и быстро закрывают их. Объяснений этому много: не тот рынок, проблемы с персоналом, центральный офис лучше продает. Но так или иначе, бизнесмены сходятся во мнении, что удаленные продажи — тяжелый и неблагодарный труд. Мало кому удалось так управлять филиалами, чтобы продажи там были лучше, чем в головной компании.

Трудности, с которыми сталкиваются владельцы бизнеса при работе с удаленными торговыми представительствами, схожи. Вы наверняка слышали истории о том, как сотрудник «унес» средства из компании или как собственник «попал» на деньги по вине нерадивого менеджера.

Владелец оптового бизнеса однажды пожаловался, что не может найти работника филиала, который пропал вместе с несколькими миллионами рублей. И это, конечно же, стало решающим фактором — отделение компании закрыли.

Или другая история. У одной компании постепенно снижались продажи в филиале. «Кризис», — подумал собственник и влил еще больше оборотных средств в тонущий филиал, но это не помогло. Тогда решили продать компанию. После сделки часть сотрудников ушла, поскольку на протяжении нескольких лет руководитель этого отделения вместе с коллегами планомерно переводил продажи в компанию жены, где по совместительству работал директором. Закупал товар по выгодным ценам с отсрочкой платежа и постепенно стал успешным предпринимателем. А бизнес моего знакомого «загнулся от кризиса».

Так можно ли успешно и безопасно управлять филиалами?

Конечно, можно. Там, где возникли проблемы, царит хаос в удаленном управлении продажами. Опираясь на опыт открытия торговых представительств и набив собственные шишки, могу уверенно заявить: сложнее открыть четвертое и последующие представительства.

Что мне удалось понять, открыв 17 филиалов? Какие правила в системе работы с филиалами главные?

  • Голова должна быть на месте.
  • Делается только то, что контролируется.
  • «Лучше я сам!»
  • К вам едет ревизор.
  • Вы не друзья.

Расскажу подробнее о каждом из этих правил.

Передайте управление филиалом компании продавцу-администратору

Чтобы филиал вырос, у него должна быть голова, как бы банально это ни звучало. Если вам удастся найти и обучить сотрудника, который сможет самостоятельно работать на цели компании, то успех обеспечен. Но как распознать такого работника? Это должен быть человек, который сумеет справиться со сложными ситуациями в продажах и при этом управлять компанией и коллективом.

Здесь сразу же возникает конфликт. С одной стороны, сейлзы — плохие управленцы, неусидчивы, их раздражает анализ и планирование. А это как раз то, что нужно успешному руководителю. С другой — «чистый администратор» сильнее в управлении и контроле, но слаб в переговорах и продажах.

Секрет в том, что в каждом сотруднике две части: личность и навыки. На первую составляющую повлиять нельзя, а на вторую — реально. Вырастить из продавца хорошего руководителя намного легче, чем из администратора-бюрократа сделать толкового «продажника». А идеальной головой для удаленного филиала может быть только продавец-администратор. Такое сочетание навыков у одного сотрудника гарантирует успех.

Управленцы часто спрашивают, можно ли лучшего продавца сделать директором. Тогда советую задать себе вопрос: предпринимательская жилка, азарт, настойчивость — это плюсы или минусы при работе в удаленном, неконтролируемом филиале? Думаю, ответ вы знаете.

Рассказывать о том, что произойдет, если взять «чистого администратора» на управление продажами, не буду. Скажу только одно: там, где продажами управляют финансисты, юристы или другие администраторы, конец близок. Такие люди обожают порядок и стабильность. А в продажах зачастую все наоборот, и любые новые идеи продавцов будут ломать привычный для администраторов уклад. Те, защищая стабильность, начнут останавливать продавцов.

Система работы с филиалами в первую очередь подразумевает контроль

Никогда не делегируйте то, что не сможете контролировать. Но что представляет из себя контроль продаж?

Владельцы регулярно следят за суммой выручки, валовой прибылью и другими показателями. Но когда я говорю про контроль, подразумеваю не только цифры, но и способность сделать так, чтобы удаленное подразделение выполняло поставленный план из месяца в месяц. Помочь в этом можете только вы. Снять с себя ответственность за продажи и позволить филиалу «творить» — утопия.

Контроль продаж — это:

  • цифры;
  • система работы (технология);
  • искусство продаж.

Это три основных параметра на приборной доске. Не все они измеряются цифрами, поэтому контроль кажется сложным. Мы, к примеру, используем дополнительно чек-листы и «несгораемые мероприятия». Какие показатели контролировать — зависит от бизнеса. Обращайте внимание на сумму продаж, валовую прибыль, процент наценки, просроченную дебиторскую задолженность, количество встреч, звонков и пр. Используйте возможности, которые дает CRM.

Система работы. Контролировать можно, например, с помощью «Карты работы с покупателем», которая содержит нормы и стандарты, принятые в компании. Продажи предполагают строгий алгоритм работы, так же как и управление продажами: четко определенные дни и даже часы обучения, тренировок, «догоняек плана», проработки наценок и товарных остатков.

Мы внедрили «несгораемые мероприятия», проводим их в конкретный день и час. У отделов мероприятия разные, но все обязательные. Например, у бухгалтера — семинар с отделом продаж по дебиторской задолженности, у руководителя отдела продаж — обучение продавцов и пр. Перенести «несгораемый день» можно только по согласованию. Периодически к мероприятиям по скайпу подключается сотрудник головной (управляющей) компании.

Если в компании трудятся «полевые» работники — торговые представители, мерчандайзеры, — контролируйте их тотально. Мы используем программу AkiTorg. Она легко синхронизируется с «1С» и дает возможность отслеживать движение торгпредов по маршруту. Кроме того, позволяет видеть остатки на складах, индивидуальные цены для клиента, презентации товара.

«Битрикс24» поможет контролировать распределение рабочего времени удаленных сотрудников и облегчит постановку и контроль задач. Для 12 пользователей программа бесплатна.

Искусство продаж. А приходила ли вам в голову мысль, что сотрудники на встрече с клиентом несут бред? Нет? А почему вы так в этом уверены? Можно ли это проверить? Да. Можно ли обучить искусству продаж? Да. Нужно ли это делать? Да.

Хотя речь идет об искусстве продаж, то есть о чем‑то неосязаемом, контроль материален. Чтобы контроль работал, отследите продвижение заказчиков по воронке продаж и установите нормативные сроки. Если есть задержка в движении клиента к покупке — у менеджера проблемы с этим этапом продаж. Значит, такого сотрудника нужно обучить.

Исключите зависимость от удаленных сотрудников

Когда речь идет об удаленных продажах, о системе работы с филиалами, возложите на управляющую компанию все возможные функции. Если решили развить торговую сеть из трех филиалов и более, выделить головную компанию необходимо. Это могут быть три сотрудника во главе с вами, но они должны быть. Кроме того, объедините некоторых работников или даже отделы в особую структуру, которая обеспечит стратегию, контроль и функционирование филиальной сети.

Сами делайте удаленно все, что возможно: сдавайте отчетность, звоните по заявкам, формируйте маршруты доставки, исследуйте удовлетворенность покупателей. Здесь причина не в недоверии, а в вашей свободе. В таком случае вы не зависите от сотрудников, работающих удаленно. Любое неадекватное поведение будет влиять на вас минимально. Они не смогут «украсть» продажи, увести клиентскую базу, потому что с заказчиком будете общаться еще и вы. У менеджера уже сложились приятельские отношения с клиентом. Ваш маркетолог дружит с отделом маркетинга заказчика. Ваш управляющий продажами общается с собственниками и директорами клиентов филиала. Вы — свободны!

Важная новость для подписчиков!

Станьте ревизором

Ревизия — лучший друг системы работы с филиалами. Не поверите, но сотрудники любят проверки, если они идут на пользу. Как этого добиться? Сделайте ревизию предсказуемой, понятной, и работники перестанут ее бояться, начнут отчитываться о достижениях. Организуйте конкурс среди филиалов на лучшие показатели по итогам ревизии — у вас появятся целеустремленные игроки, которые будут бороться за победу в битве. И помните, вы не «гаишник», который сидит в кустах и отлавливает нарушителей. Ваша задача — добиться высоких показателей и соблюдения стандартов.

Что подвергнуть ревизии? Проверяйте все: внешний вид сотрудников, документы, кассовую дисциплину, показатели счетчиков на транспорте, наличие маркетинговых материалов, количество и качество встреч с клиентами, удовлетворенность заказчиков и пр. Если хотите, чтобы филиал был успешен, составляйте чек-листы по всем областям и не ленитесь — проверяйте регулярно.

Поддерживайте исключительно партнерские отношения

Когда мы работаем в небольшой компании, команда — единое целое, а иногда и друзья. Собственнику в такой атмосфере комфортно. Он может подойти к любому сотруднику, посмотреть в глаза, улыбнуться, хлопнуть по плечу, и все будет сделано.

Управление филиалами компании и общение с удаленными сотрудниками не допускают дружеской манеры. Для управления персоналом нужно постоянно быть начеку, видеть состояние, настроение работников. При удаленном руководстве такой возможности нет. Мы встречаемся с подчиненными раз в квартал и не сможем понять, что означает улыбка: все хорошо или сотрудник «переигрывает». Поэтому удаленным работникам нужна четкая система мотивации, которая позволит получать высокие зарплаты за высокие результаты. Сотрудники должны понимать систему работы и соблюдать установленные нормы. Помните, в таком случае вы не друзья. Сотрудник выполняет работу по определенным правилам — вы ее принимаете, проверяете и платите деньги. Если нарушите этот баланс — потеряете контроль и, как следствие, филиал.

При развитии удаленных продаж важно помнить, что правила игры задаете вы. Если этого не сделать, сотрудники создадут свои правила и вам придется играть по ним.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль