Летняя лихорадка: как составить графики отпусков сотрудников

190
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Лазарева Татьяна
генеральный директор компании «Авто-Стофф»
Летом продажи падают: менеджеры уже не хотят работать и думают об отпуске. Отпустить всех отдыхать? Бизнес развалится. Никого не отпускать? Продавцы взбунтуются. Мы нашли простой метод, который помогает менеджерам летом работать вдвое продуктивнее. Вы дополнительно получите двойной бонус: повышенные продажи летом и штат универсальных сотрудников. Как этого добиться, читайте в статье.

Из-за отпусков многие бизнесмены считают лето мертвым сезоном. Летний период действительно располагает к отдыху и даже к определенной доли лени. Отдыхать хочется всем: клиентам, партнерам, вам и вашим сотрудникам. Однако разрешить всем желающим уйти в отпуск и при этом держать рабочий процесс под контролем — задача непростая. Поскольку костяк нашего бизнеса составляют менеджеры, мы решили грамотно составить графики отпусков сотрудников и организовать им совместный досуг, чтобы пребывание на работе летом было комфортным и эффективным. Поделюсь советами.

Планируйте отпуск для каждого сотрудника индивидуально

Ежегодно в январе мы составляем график отпусков. Однако намеченного плана никто не придерживается: в отпуск все хотят одновременно (рисунок). Однажды даже был случай, когда работник взял больничный, а на самом деле уехал отдыхать. Если бы он сказал правду, то мы, возможно, пошли бы навстречу. Но сотрудник обманул нас, поэтому с ним расстались.

Летняя лихорадка: как составить графики отпусков сотрудников

Чтобы летом штатные пробелы не сказывались негативно на работе компании, в начале 2013 года мы решили опробовать новую систему летней трудовой занятости. Перед этим провели мини-опрос, выдав каждому сотруднику анкету с шестью вопросами:

  • В каком месяце вы планируете взять отпуск? Какой продолжительности?
  • Возможны ли внеплановые поездки в летний период?
  • Планируете ли вы брать отгулы в летний период?
  • Какой график работы летом был бы для вас предпочтителен?
  • Готовы ли вы заменить коллегу на время его отпуска?
  • Готовы ли вы взять на себя работу коллеги за вознаграждение?

Проанализировав данные, мы получили такие результаты: 60% менеджеров хотели бы уйти в оплачиваемый отпуск в июле-августе на 10 или 14 дней. Причем половина из них согласились бы дополнительно взять несколько дней отпуска за свой счет или договориться с коллегой о взаимопомощи. Остальные 40% предпочли работать летом без отпуска и выполнять обязанности сослуживцев за премию. Исходя из этого, мы решили составить индивидуальные графики и ввести практику взаимозаменяемости сотрудников.

Обратите внимание! Взаимозаменяемость и индивидуальный график выгодны компаниям, где менеджеры работают на результат и есть норма выработки, которая зависит от объема продаж или количества сделок.

Постройте уточняющий график отпусков в апреле

Мы планируем отпуска сотрудников в начале года. Но теперь в середине апреля формируем дополнительный график, который дает представление о работе менеджеров летом.

Важно: апрельский график уже не корректируем, исключение — форс-мажорные ситуации. Летом менеджеры могут взять оплачиваемый отпуск либо договориться с коллегой о замещении на определенный срок. Второй вариант предпочтительней, поскольку у сотрудников смежные обязанности. Для компании это значит, что работа будет выполнена в срок, несмотря на отпуска или болезни.

Обратите внимание! Если функции работников не пересекаются, обучите их. Так вы сформируете штат универсальных менеджеров.

Составляйте графики отпусков сотрудников по методу «Найди себе замену сам»

Партнеры нашей компании уже несколько лет в период отпусков нанимают дополнительного сотрудника. Подобную практику можно применять, если вам нужно заменить менеджера по холодным звонкам или просто взять на время новичка «со стороны». Может быть, он привнесет новые идеи или настолько вольется в коллектив, что по обоюдному решению вы продолжите сотрудничество.

Также можно использовать метод «Найди себе замену сам». Сотрудник, который хочет взять отпуск или отгулы, может порекомендовать на время своего отсутствия знакомого с таким же уровнем компетенции. Замена возможна только при наличии релевантного опыта в менеджменте и после проведения собеседования с руководителем.

Четыре повода для споров и судебных тяжб с работниками

Сотрудник замещал коллегу, но не получил денег. Сотруднику не положена доплата, если в трудовом договоре или должностной инструкции есть условие о замещении на время отсутствия другого работника. Например, заместитель главбуха берет на себя все обязанности, пока в отпуске руководитель. Это подтверждают чиновники (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.12 № 22-2-897, Роструда от 24.05.11 № 1412-6-1). Если условия о замещении нет, заключите с сотрудником дополнительное соглашение и издайте приказ. В соглашении пропишите, какая доплата положена работнику. Закон не устанавливает конкретную цифру. Поэтому вы можете предусмотреть процент от оклада работника, которого нужно заместить, или конкретную сумму. Если не доплатить по такому соглашению, суд встанет на сторону работника (апелляционное определение Сахалинского областного суда от 02.06.15 № 33–1110/2015).

В контракте нет условий для премии. Если в трудовом договоре нет четких условий, при которых сотрудники вправе получить премию, ее нужно платить всегда. Иначе спор выиграют работники (определение Свердловского областного суда от 01.02.13 № 33–931/2013). Компания не вправе в любое время менять оклад сотрудников, даже если компенсирует разницу премией. Поменять условия без согласия работников только, если изменились организационные или технологические условия труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Например, компания наняла больше сотрудников и внесла изменения в должностные инструкции. В этом случае судьи признают снижение оклада сотрудников законным (апелляционное определение Республики Алтай от 12.08.15 № 33–755/2015).

Доплату за работу в выходной сотрудник заменил отгулами. Работу сотрудников в выходные и праздники компания оплачивает в двойном размере (ст 153 ТК РФ). Но по желанию работник может заменить компенсацию отгулом, а за день работы получить плату в одинарном размере. О своем решении работник должен сообщить в компанию. Споры с работниками возникают, если они не успевают использовать дни отгула до увольнения. По закону компания не обязана компенсировать эти дни как неиспользованный отпуск. Но судьи принимают разные решения. Если компания подтвердит, что работник действительно решил взять отгул вместо оплаты, решение будет в пользу компании (определение Московского городского суда от 27.11.13 № 4г/1–11476). Иначе выиграет бывший сотрудник (апелляционные определения ВС Республики Коми от 27.10.14 № 33–5256/2014, Московского городского суда от 24.03.14 № 33–6565).

Доплату за выходной посчитали без надбавок. Работу в выходной или праздник компании надо оплатить в двойном размере. Конечно, если работник не стал заменять доплату отгулом (ст. 153 ТК РФ). В расчет зарплаты за выходные или праздник входит не только оклад, но все стимулирующие надбавки. Например, за выслугу лет. Некоторые компании путаются и считают доплату за выходной из одного оклада и даже прописывают такое условие в трудовом договоре . Но это незаконно, поэтому в случае спора судьи поддерживают работников (определение Приморского краевого суда от 31.05.16 № 33–5124/2016). 

«КД» по материалам газеты УНП

Включите совместный досуг

Чтобы солнце и тепло не отвлекали сотрудников от дел, в летний период можно организовывать совместный досуг. В интернете много сайтов с описанием различных вариантов отдыха после работы или на выходных. Например, в Москве летом проходят бесплатные мастер-классы по фитнесу, йоге, иностранным языкам и прочие занятия. В будние дни после работы можно посещать встречи с коучами и бизнес-тренерами. Для мотивации сотрудников в теплый сезон подойдет нематериальная премия за высокую продуктивность. Например, абонемент в бассейн или в спортзал, сертификат на изучение иностранного языка и пр. Мы по пятницам всегда стараемся заканчивать работу на два-три часа раньше, чтобы пообщаться, обсудить планы на выходные и мероприятия для совместного досуга на ближайшую неделю. К таким посиделкам сотрудники покупают еду, угощают коллег гостинцами с собственной дачи. Подобные мелочи сближают членов коллектива и позволяют превратить работу летом в удовольствие.

Мнение эксперта

В нашей компании можно отдыхать и 42 дня в году, но есть условия

Евгений Ефремов,
заместитель генерального директора компании «Инвинто»

Как ни составляй графики, а сотрудники всегда найдут возможность отлынивать от работы. Еще в 2008 году мы жестко контролировали продолжительность отпусков, позволяли одновременно отдыхать только троим сейлзам. Теперь не делаем этого. Правила у нас такие: любой работник может уйти в отпуск, когда захочет. Однако есть несколько условий.

  1. Если решил отдохнуть — принеси план, из которого руководитель поймет, что сотрудник компенсирует потенциальные убытки за время отпуска.
  2. Если отпуск внеплановый и продолжительный, план на следующий месяц повышается на 10%.
  3. Во внеплановый отпуск уходят только те работники, к которым нет серьезных претензий. Если менеджер хочет в третий раз за год уехать отдыхать на две недели, но при этом не выполнял план несколько месяцев подряд — он лишается такого права.

Работа сейлзов не требует постоянного присутствия в офисе. Все можно делать удаленно. Если сотрудник гарантированно приносит компании прибыль, не имеет значения, где именно он работает.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль