Ответственное хранение товара: преимущества и порядок оформления

137
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Складское ответственное хранение товара – услуга, подразумевающая размещение на складе груза и товара, при котором хранитель несет ответственность за их полную сохранность. Зачастую именно нехватка складских помещений, отсутствие компетентных работников и спецтехники становятся большой проблемой для предпринимателей и бизнесменов.

Ответственное хранение товаров, грузов, оборудования является современной услугой, которая осуществляется, как правило, логистическими операторами. Хранение товара на складе транспортной компании может быть как самостоятельным сервисом, так и частью в комплексе мероприятий по перевозке грузов. Использование такого сервиса является экономически оправданным, а стоимость обычно существенно ниже затрат на содержание своего или арендованного склада.

Услуга по ответственному хранению товаров подразумевает под собой базовый перечень операций, таких как выгрузка и погрузка, приемка товара, комплектация и контроль заказов, маркировка, переупаковка и др. На сегодняшний день складское ответственное хранение товара предполагает максимальную автоматизацию процесса, которая реализуется с помощью внедрения в работу автоматизированной информационной системы управления складом. Подобные программные комплексы позволяют управлять всеми складскими процессами в автоматическом режиме (обработка и инвентаризация, штрихкодирование, раздельный учет грузов для разных клиентов, адресное хранение и т. д.).

Склад хранения несет 100-процентную ответственность за любой размещенный на нем груз на период хранения. Также подлежит страхованию и складская деятельность оператора. Порча товара в период хранения на складе возмещается на основе договора со страховой компанией.

Складские операции делятся на несколько основных этапов: выгрузка и прием товара на ответственное хранение, размещение по адресам хранения. Затем, по заявке клиента, осуществляются подбор и комплектация продукции на отгрузку (при необходимости производится ее обработка и упаковка), проверка подготовленной партии и оформление товаросопроводительной документации, отгрузка заказа на автотранспорте клиента или доставка до конечного адресата автотранспортом логистического оператора.

Существует несколько способов выгрузки и погрузки товара – ручная и механизированная, с использованием складской техники (штабелеры, погрузчики). Если груз уже упакован в палеты, то разгрузка осуществляется механизированным способом, в противном случае применяется ручной вариант. При приеме, как правило, производится проверка целостности упаковки партий товара. В случае обнаружения повреждений составляется акт, а сам факт фиксируется средствами фотосъемки. Товар, поступивший в навал, принимается поштучно, формируется в палеты и отправляется на хранение по присвоенным адресам на складе.

Сформированным упаковкам присваиваются штрих-коды, которые сканируются специальными терминалами, после чего данные о поступивших партиях продукции вносятся в базу. Перед размещением на хранение палеты маркируются и укрепляются пленкой. При необходимости в процессе оформления адресов хранения учитываются партионные признаки.

Хранение делится на напольное, стеллажное и мелкоячеичное (каждому коробу или палете присваивается уникальный номер, под которым единица груза заносится в базу). Такой подход позволяет существенно ускорить подбор и комплектацию заказа на отгрузку, а также отслеживать все рабочие процессы, через которые проходит груз.

Отгрузка товаров со склада ответственного хранения выполняется по следующей схеме:

  1. Подача заявки на отгрузку – выполняется грузообладателем. При этом проверка наличия товара производится автоматически, на основе поступившей заявки. Затем заявка принимается в работу, и начинается комплектация продукции.
  2. Комплектация товара – осуществляется сотрудниками терминала сбора данных. Процесс может включать в себя такие операции, как подбор продукции, упаковку, маркировку, стикирование, взвешивание и проч.
  3. Подготовка товара к отгрузке – подразумевает проверку скомплектованной партии товара, палетирование и маркировку отгруженной партии уникальным штрих-кодом заказа клиента. На данном этапе также выполняется подготовка всех необходимых товаросопроводительных документов. Далее продукция поступает в зону отгрузки.
  4. Отгрузка – выполняется по прибытии автотранспорта. При этом осуществляется сканирование штрих-кода заказа для контроля и подтверждения отгрузки. Сопроводительные документы передаются водителю.

С момента убытия товара со склада ответственность за сохранность груза несет компания-перевозчик.

Чем отличается ответственное хранение товара от обычного

При заказе ответственного хранения товара владелец груза передает его под полную опеку и защиту обслуживающей организации, которая обязана предоставить площадь для размещения, оснащенную современным оборудованием и системами контроля. Основное отличие от других видов аренды склада – полная ответственность компании за сохранность продукции. В чем преимущества услуги?

  1. Компания-арендодатель несет полную материальную ответственность за сохранность груза.
  2. Владелец груза оплачивает лишь зарезервированную площадь склада.
  3. Все оборудование, необходимое для палетирования, погрузки и разгрузки, уже есть на складе.
  4. Оплата коммунальных платежей и содержание штата сотрудников не требуется, все эти расходы уже включены в стоимость услуги ответственного хранения.
  5. Покупка расходных материалов, ремонт погрузчиков осуществляется силами работников склада ответственного хранения.
  6. Услуга ответственного хранения включает в себя дополнительное обслуживание: транспортировку, комплексную обработку контейнерных грузов, маркировку, кросс-докинг, формирование заказов, упаковку, палетирование и др.

Компания-арендодатель самостоятельно подготовит и предоставит клиенту полный пакет товаросопроводительных документов на груз, необходимых для транспортировки и реализации, а также налогового и бухгалтерского учета.

Какие преимущества дает ответственное хранение товара

Такое хранение товаров является удобным для торговых и транспортных компаний, которые нуждаются в ответственном хранении продукции в складских помещениях, отвечающих специальным условиям.

Данный вид хранения применяется организациями, когда существует необходимость освободить склад при проведении ремонтных работ или при переезде. Ответственное хранение подразумевает хранение офисной техники и дорогого оборудования, архивной документации и прочих грузов, которые нуждаются в особых условиях хранения.

Такой услугой могут воспользоваться и индивидуальные лица в период ремонтных работ в своих квартирах/частных домах.

К положительным моментам организации, которая специализируется на оказании услуг ответственного хранения товаров, относятся:

  • соблюдение всех требующихся для хранения определенных товаров условий в складских помещениях;
  • минимальные затраты труда со стороны заказчика в связи с тем, что все работы с продукцией проводят сотрудники склада;
  • прозрачность в отношениях заказчика и склада, возможность в любое время проконтролировать состояние товара, его месторасположение;
  • полноценное документационное сопровождение данной услуги;
  • низкая стоимость для хранения товаров с напольным и стеллажным расположением;
  • сохранность продукции, т. к. склад несет ответственность за каждый товар.

О плюсах оформления ответственного хранения товаров говорят многие производства и компании. Не обладая обязанностью строить личные складские помещения или делать в них ремонт, создавать нужные климатические условия, оснащать противопожарной и охранной системой, они получили шанс вложить в свой бизнес-проект сэкономленные финансовые средства.

Шанс воспользоваться любыми дополнительными услугами при составлении договора ответственного хранения товаров – это еще одна возможность сэкономить. У заказчика данного сервиса нет необходимости нанимать к себе в штат грузчиков, упаковщиков и маркировщиков товара, логистов, т. к. этих сотрудников клиент получает в свое распоряжение со склада.

Достойное техническое оснащение помещений, предназначенных для хранения продукции, наличие техники, занимающейся подъемом и транспортировкой, увеличивают работоспособность, позволяют в ускоренном режиме выполнять все необходимые действия и сводят использование человеческих ресурсов к минимальному уровню, таким образом, стоимость данной услуги тоже понижается.

Ответственное хранение товаров на складе снижает затраты, связанные с:

  • порчей продукции;
  • поломкой товаров;
  • понижением уровня качества из-за хранения в несоответствующих условиях;
  • логистическими неточностями при передаче транспортным организациям;
  • временными задержками доставки;
  • наложением штрафных санкций со стороны контролирующих органов из-за неточностей в оформлении документации.

Мнение эксперта

Как ответственное хранение снижает существенные риски

Юрий Куров,
генеральный директор ООО «Оушенимпэкс», Екатеринбург

Уже третий год мы пользуемся услугой ответственного хранения товаров – храним замороженную рыбу и полуфабрикаты на хладокомбинате «Норд». Объем продукции занимает приблизительно сто палето-мест, в складских помещениях температура поддерживается на отметке -18 градусов. На аварийный случай на складе имеются дополнительные компрессоры, и даже если за период пользования данным сервисом возникали какие-либо аварийные ситуации, нашу организацию это никак не затронуло.

Именно этим и удобна услуга хранения – если появляются проблемы, то всю ответственность несет провайдер услуги. Начинающим организациям прибегать к ответственному хранению очень выгодно. Но если фирма планирует работать длительный период, то, конечно, неплохо было бы построить свои складские помещения. Тут необходимо сказать о том, что помещения складов – это недвижимость с маленькой ликвидностью, ее просто так реализовать не получится. И если уж вкладывать в это финансовые средства, то пользоваться ими необходимо на протяжении многих лет и по максимуму.

В ситуации с нашей компанией при увеличении объема продаж дешевле будет арендовать склады. При этом меня как директора устроит именно система, при которой арендодатель будет полностью нести ответственность за рабочий процесс складских помещений: так мы сможем определить риски в своем бизнесе.

В нашем городе есть складские помещения, оснащенные современным оборудованием, почти на 100 % автоматизированные, уровень сервиса находится на высоком уровне. А на нашем собственном складе все достаточно просто. Это старое промышленное здание, созданное почти век назад. Его преимуществом можно назвать лишь то, что при складе есть и офисное помещение, где можно снять в аренду рабочие места. Наш персонал ездит туда ежедневно, контролирует остатки продукции, формирует документацию. Достаточно много работы: необходимо постоянно заниматься учетом прихода/расхода товаров, систематически организовывать инвентаризацию. Помимо этого, складские помещения располагаются почти в центре города, и мы всегда спокойны за то, что доставим продукцию свои клиентам в установленный срок.

Какой выбрать склад ответственного хранения товаров

При выборе склада ответственного хранения товаров в первую очередь следует ориентироваться на его категорию. Главными показателями разделения складских помещений по классам являются: высота хранилища, общая площадь, качество полов, наличие автоматизированной системы, географическое местоположение.

  1. Складские помещения класса «A» отвечают последнему слову технологии. Особенностями таких складов являются:
  • одноэтажное помещение единого строения;
  • антипылевое покрытие полов;
  • современные автоматизированные системы вентиляции, наличие кондиционеров;
  • охранная система и система видеонаблюдения;
  • системы пожаротушения и оповещения о пожаре;
  • собственная станция электрообеспечения;
  • ворота докового типа, оборудованные погрузочно-разгрузочными площадками с регулируемой высотой подъема;
  • автоматизированная система счета товаров;
  • удобное географическое расположение;
  • удобный въезд и стоянка для большегрузного транспорта.
  1. Склады класса «B» – это 2х-этажные и более складские помещения, которые были возведены специально или переделаны под склад. От складских помещений класса «А» в первую очередь они отличаются покрытием на полу, отсутствием кондиционеров. Из системы охраны есть только сигнализация, в т. ч. и противопожарная. Собственный источник электрообеспечения отсутствует. Имеется оборудование для большегрузного транспорта и грузовые лифты.
  2. Склад класса «C» – это переоборудованное ангарное или производственное помещение. На полах отсутствует какое-либо покрытие, ворота располагаются на нулевом уровне для въезда машин. Средняя температура таких помещений от +4 до +8 градусов. Склад и прилегающая к нему территория охраняются, установлена система пожаробезопасности. Складские помещения класса «С» располагаются далеко от основных автомагистралей, но к ним могут подъезжать большегрузные машины.
  3. Склад класса «D» может быть использован только самыми неприхотливыми заказчиками. Изначально такие помещения не предусмотрены для складского хранения – подвальные площади, ангары и т. д. В этих помещениях контролируется температурный режим, процент влажности, установлены сигнализация и система пожаротушения, есть въезд для большегрузных машин. Такие склады располагаются в отдалении от автомагистралей.

Помимо этого, необходимо помнить, что складские помещения часто классифицируются по видам хранения товаров и уровню огнестойкости (сгораемые/несгораемые).

Что учесть, выбирая склад ответственного хранения товаров

1. Лично осмотреть складское помещение.

При выборе складского помещения большое значение имеет личное ознакомление с выполнением бизнес-процессов – прием, хранение, сбор, выгрузка продукции. Во время переговоров компании, как правило, сами просят взглянуть заказчиков на склад, демонстрируют им типичные операции, и после этого большинство моментов становятся понятными. Вам следует отметить для себя, достаточно ли хорошо складское помещение оборудовано техникой и хватает ли рабочей силы. Если чего-то не хватает, то в будущем возможно появление проблем.

2. Вычислить транспортную систему.

Ключевое значение имеет и удобная транспортная система. Но если речь идет о Москве или МО, то, несмотря на развитую транспортную схему, при выборе складского помещения главную роль имеет его расположение от мест сбыта продукции. Например, если складское помещение находится в 3-х км от МКАД – это хорошее местонахождение, а если больше 40 км от Москвы, то из-за постоянных пробок на автодорогах вы можете просрочить время доставки товара. Помимо этого, удобнее, чтобы складские помещения располагались максимально близко к городу из-за временных ограничений движения в Москве грузовых автомобилей. Движение по МКАД для грузовых машин вместимостью более 12 тонн запрещено с 6.00 до 22.00, т. е. они могут приезжать в складские помещения только с 22.00 до 6.00.

3. Вычислить пропускную способность складского помещения.

Рабочий процесс складского помещения – это приемка и отправка товаров. Если данные действия выполняются оперативно и без промедлений, то это можно назвать серьезным преимуществом перед конкурентами. На 1 000 м2 должны быть одни ворота, через которые осуществляются данные процессы. Если общая площадь склада 10 000 м2, то таких ворот должно быть десять. Это серьезный момент. Также важно, чтобы перед складским помещением имелась асфальтированная стоянка, где могли бы совершать маневры грузовые автомобили.

Какие нужно оформить документы на ответственное хранение товара

Процедура товарооборота обязана проходить на основе установленных требований на законодательном уровне. Их несоблюдение может привести к достаточно серьезным последствиям. Первое – это наложение штрафных санкций налоговой службой. Данный государственный орган систематически контролирует документацию, которая отображает процедуры проведения процессов.

В современном мире практически все компании внедрили автоматизированную систему учета продукции. Таким же образом обстоит ситуация со всевозможными сопутствующими документами. Автоматизированное программное обеспечение имеет готовые шаблоны, в которые необходимо включить информацию. Но сотруднику, который несет ответственность за формирование такой документации, имеет смысл разобраться с ключевыми моментами заблаговременно.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение является специальным документом, который помогает разрешать большое количество вопросов. Такой документ имеет установленный формат, он принят на законодательном уровне в нашей стране. Бывают разные маркировки данного акта. В связи с этим, прежде чем приступать к формированию документа, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

Акт МХ-1 приема передачи ответственного хранения товара – это документ, который содержит в себе сведения о самом процессе. В нем фиксируется информация как о самом грузе, так и о процессе передачи. В случае возникновения спорных ситуаций данный акт можно использовать для защиты своих интересов.

На сегодняшний день этот документ может разрешить немало различных вопросов. Он является обязательным во многих ситуациях при заключении сделок. С помощью такого акта можно решить нижеописанные задачи:

  • определить все неточности передаваемого груза, а также других ТМЦ;
  • определить список находящегося внутри контейнера, коробки и т.д.;
  • зафиксировать состояние груза на время проведения процесса передачи;
  • высказать претензии в судебном порядке (защитить личные интересы);
  • запись в специальной бухгалтерской документации. Следует ссылаться на определенные документы при осуществлении некоторых проводок;
  • решение прочих вопросов. Именно из-за силы значимости этого документа необходимо соблюдать все требования к его составлению. В противном случае использовать его для решения вышеописанных задач будет сложно или совсем невозможно.

При обнаружении неточностей при формировании акта приема-передачи товара на ответственное хранение он может быть с легкостью признан недействительным, не обладающим юридической силой.

Сам документ должен быть оформлен не менее чем в двух экземплярах. Один остается у компании, которая передает на ответственное хранение товар, а второй – у стороны-хранителя продукции. Необходимо в обязательном порядке указать сотрудника, который несет ответственность за выполнение данного процесса. В противном случае данный акт будет признан недействительным.

Сам документ может быть сформирован как для одной позиции продукции, так и для группы товаров. В нем могут быть прописаны все имеющиеся у сторон-участников претензии. На их основе в будущем будут проводиться разбирательства.

Также данный акт является основанием для процесса списания товара. Это важно для записи в бухучете. В связи с этим, необходимо избегать допущения всевозможных неточностей при оформлении документа, т.к. акт приема-передачи товара на ответственное хранение применяют для проведения коррупционных махинаций. Таким образом, налоговые органы всегда особенно контролируют правдивость всех предоставленных сведений. Частота формирования такого документа устанавливается сторонами-участниками. Этот момент никак не фигурирует в законодательстве. При этом периодичность оформления акта должна устанавливаться в соответствии с необходимостью.

За неформирование акта приема-передачи товара на ответственное хранение в ситуациях, когда его присутствие необходимо, назначаются серьезные штрафные санкции. Следует пристально изучить все тонкости данного процесса.

В современном мире главным законодательным актом, согласно которому требуется формирование документов рассматриваемого вида, является ФЗ №44-ФЗ от 05.04.13 г. Именно в ситуациях несоответствия сформированной отчетности принятому законном акту она просто признается недействительной.

Непосредственно алгоритм составления актов рассматриваемого типа является стандартным. Но важно помнить о существенных различиях, связанных с причиной составления документа. Именно в зависимости от этого необходимо выбирать определенный формат отчетности. Например, в стандартном случае при приеме и передаче товаров используется только МХ-1. Если же имеются претензии, товар необходимо будет вернуть – следует выбирать форму МХ-3.

В случае просто приема и передачи товара необходимо составлять акт по форме МХ-1. Данный документ включает в себя следующие обязательные пункты:

  • полное наименование самого документа;
  • ссылка на законодательную норму, на основании которой он составляется;
  • код по ОКУД, ОКПО;
  • вид деятельности по ОКДП, ОКПО;
  • номер договора, дату составления договора;
  • номер документа и дату составления;
  • полное наименование структурных подразделений сторон, их юридический адрес и контактные данные;
  • наименование места хранения конкретного товара;
  • продолжительность хранения;
  • полный перечень товарно-материальных ценностей в виде составленной заранее таблицы:
  • номер по порядку;
  • наименование товара, код;
  • характеристики;
  • единицы измерения;
  • количество или же масса – в зависимости от способа измерения;
  • оценка стоимости;
  • условия хранения – обычно прописывается «в соответствии с договором»;
  • особые отметки;
  • товарно-материальные ценности;
  • подписи с расшифровками должностных лиц:
  • Сдал – Экспедитор.
  • Принял – Директор, иное лицо.

При наличии расшифровки обязательно внизу должна стоять печать предприятия.

При составлении формы МХ-3 при возврате ценностей или же в случае наличия претензий необходимо включать следующие основные разделы в данный документ:

  1. Полное наименование документа, а также ссылка на соответствующий законодательный акт.
  2. Форма по ОКУД, ОКПО, а также вид деятельности.
  3. Полное наименование обеих сторон-составителей, все их контактные данные.
  4. Номер акта и дата оформления.
  5. Номер договора, на основании которого составлен акт, а также дата его формирования.
  6. Готовится таблица, отражающая информацию о принятом на хранение имуществе:
  • номер по порядку;
  • какие имелись товарно-материальные ценности, указывается их точный код;
  • характеристика;
  • единица измерения;
  • количество (масса);
  • цена (рубли);
  • стоимость;
  • примечания.
  1. Далее может располагаться таблица, отражающая информацию обо всех товарах, услугах, которые имели место в рассматриваемом случае (должна быть указана их стоимость, а также налог на добавочную стоимость).
  2. Отдельной записью должна подтверждаться стоимость работ и услуг. Проставляются подписи соответствующих должностных лиц.
  3. Делаются особые отметки, если это будет необходимо.
  4. Проставляется подпись получателя и сдающего. Указывается должность, а также фамилия, имя и отчество.

Таким образом, составление акта приема-передачи ответственного хранения товаров, иных ценностей должно осуществляться в соответствии с определенными требованиями. Все они отражены в нормативных документах.

Как заключается договор ответственного хранения товара

Участниками договора ответственного хранения товара являются:

  1. Заказчик – сторона, которая отправляет свои ТМЦ на хранение. Его ключевой обязанностью является систематическая оплата услуги ответственного хранения товаров и выполнение условий заключенного между сторонами договора. Заказчик обладает правом требовать возврата своего имущества до того срока, как завершится договор.
  2. Склад (хранитель, исполнитель) – это организация, которая берет на ответственное хранение товар за определенную оплату. Его функцией является контроль за переданными на хранение ТМЦ, их возвращение по требованию заказчика, а также возмещение финансовых средств в случае, если товар был поврежден и утерян.

В условиях договора прописывается, что, согласно ему, один из участников данного процесса отдает другому на ответственное хранение товар. При этом в договоре указываются следующие данные:

  • какие конкретно ТМЦ передаются;
  • на какое время заказчик передает на ответственное хранение товар;
  • стоимость данной услуги.

Как правило, имущество, которое отправляется на хранение, имеет достаточно большую стоимость, в связи с этим моментом участники данной сделки должны серьезно рассмотреть все пункты договора. Ключевым считается тот, где указывается ответственность стороны-исполнителя за сохранность передаваемого ему имущества. Важны следующие моменты:

  • обязана ли сторона-хранитель возмещать ущерб от порчи ТМЦ или его пропажи;
  • если да, то каким образом это будет осуществляться;
  • какой объем финансовых средств необходимо возместить в ситуации порчи или потери ТМЦ.

Договор ответственного хранения имеет следующий вид:

  • в верхнем углу отмечается точное время и местоположение, где был подписан данный документ;
  • указывается, кто является участниками процесса;
  • описывается предмет, ради которого был сформирован данный договор. Заказчик отправил, а Исполнитель взял на ответственное хранение товар и обязуется возвратить продукцию по требованию клиента;
  • прописывается точное время вступления данного документа в силу и срок, на которой он был заключен;
  • права и обязанности участников, подписавших договор ответственного хранения товара;
  • условия и временной период отправки ТМЦ на хранение;
  • места оплаты услуг ответственного хранения товара;
  • ответственность, которую несут частники данного договора друг перед другом;
  • поводы для прекращения действия подписанного соглашения;
  • решение появляющихся спорных моментов между участниками договора;
  • упоминание форс-мажорных ситуаций;
  • прочие моменты, если они есть;
  • приложения;
  • информация обо всех сторонах-участниках данного договора с подписями.

Кроме юридических моментов, значение имеют и физические аспекты. Перед подписанием договора специально стоит ознакомиться с условиями, в которых будет находиться имущество, переданное на ответственное хранение. Для этого сторону-исполнителя необходимо попросить показать те складские помещения, в которых будут размещены ТМЦ. Необходимо дать оценку этим помещениям, а также выяснить, не повлияют ли данные условия хранения на целостность продукции.

Следует сказать о том, что единого образца договора ответственного хранения товара нет, он является изменчивым и формируется согласно условиям определенных ситуаций. Пункты договора могут отличаться в зависимости от вида продукции, ее специфики и условий хранения.

Ключевое условие – соблюдение всех юридических требований в отношении составления данного договора. Например, обязательным моментом является форма договора – он может быть оформлен исключительно в письменном виде. Все базовые требования к договорам ответственного хранения товаров обуславливаются пунктами ГК РФ.

После изучения и согласования всех разделов договор ответственного хранения товара подписывается обеими сторонами-участницами, и зафиксированные в нем условия и обязанности вступают в законное действие.

Как правило, логистическая организация не является новичком в данной сфере, у нее уже разработан подобный образец договора ответственного хранения товара. При работе с новыми заказчиками этот документ лишь корректируется, подстраиваясь под новые условия определенных сделок.

Как вести учет товара на ответственном хранении

Учет товаров, принятых на ответственное хранение, обладает рядом некоторых особенностей как для склада, так и для клиента:

1. Бухучет у хранителя.

Товарно-материальные ценности, которые были приняты на хранение, не являются собственностью стороны-хранителя, в связи с этим, они считаются обособленно от собственности хранителя на забалансовом счете 002 «Материалы, принятые на ответственное хранение» (пункт 10 Методических указаний, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 28.12.01 г. №119н). Аналитический учет в данной ситуации осуществляется в разрезе собственников ТМЦ, по видам (сортам) и местоположению хранения.

Поступление товарно-материальных ценностей и их возвращение владельцу отображается проводками:

  • дебет 002 – приняты ТМЦ на склад ответственного хранения товаров;
  • кредит 002 – товарно-материальные ценности возвращены собственнику.

Доходы и расходы, которые появляются в ходе оказания услуг по хранению, склады ответственного хранения товаров отображают в бухгалтерском учете как прибыль и траты по обычным видам трудовой деятельности в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99, пунктом 5 ПБУ 9/99.

Для складских помещений прибыль от оказания услуг по хранению продукции считается доходом от обычных видов деятельности согласно пункту 5 ПБУ 9/99.

Выручка фиксируется в бухгалтерском отчете в том случае, если соблюдается ряд условий:

  • компания обладает правом на ее получение;
  • сумма прибыли от хранения продукции поддается вычислению;
  • данная услуга была реально предоставлена клиенту;
  • финансовые затраты, появившиеся при оказании услуги, поддаются вычислению.

Данные условия прописаны в пункте 12 ПБУ 9/99.

При предоставлении услуг по хранению продукции все вышеотмеченные правила можно считать реализованными на последний день каждого месяца в срок действия договора. Сторона-хранитель обладает правом на получение финансовых средств даже в той ситуации, если договор будет прерван до окончания его действия согласно пункту 3 статьи 896 ГК РФ. Финансовые средства будут получены и тогда, когда владелец откажется от товарно-материальных ценностей, отправленных на хранение. Такое имущество сторона-хранитель может реализовать с уведомлением об этом собственника (п.2 ст.899 ГК РФ). Таким образом, прибыль от предоставления услуг хранения товаров стороне-хранителю необходимо прописывать в бухгалтерском учете по результатам подотчетного периода, т.е. один раз в месяц.

Для компаний, которые ведут бухгалтерский учет по упрощенной системе, предусмотрен особый порядок учета доходов/расходов согласно частям 4, 5 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 года № 402-ФЗ.

2. Бухучет у покупателя.

На забалансовом счете компании отображаются товарно-материальные ценности, которые были получены:

  • от компании-поставщика и от оплаты которых покупатель отказался на основании закона (несоответствующий вид товара, его объем или уровень качества, прописанные в договоре);
  • по договорной документации, подразумевающей переход права владения к клиенту только после полной оплаты продукции.

В бухгалтерском учете движение данных ТМЦ отображается проводками:

  • дебет 002 – поступили на склад ответственного хранения товарно-материальные ценности, которые не подлежат оплате из-за нарушений пунктов договора о поставке продукции;
  • кредит 002 – убраны с забалансовой отчетности ТМЦ, которые не подлежат оплате и возвращены компании-поставщику;
  • дебет 002 – поступили на склад ответственного хранения товарно-материальные ценности, которые не подлежат реализации до момента оплаты;
  • кредит 002 – убраны с забалансовой отчетности ТМЦ из-за перехода в собственность клиента;
  • дебет 10 (08, 41…) кредит 60 – поступили на склад ответственного хранения товарно-материальные ценности, право владения на которые перешло к клиенту.

Компании, осуществляющие поставку продукции, отображают на счете 002 ТМЦ, перешедшие во владение клиента, но не вывезенные им со складских помещений:

  • дебет 002 – поставлены на ответственное хранение товарно-материальные ценности, не вывезенные клиентом;
  • кредит 002 – убраны с забалансовой отчетности ТМЦ, определенные клиентом на склад ответственного хранения товаров.

Данная последовательность действий указана в Инструкции к формированию плана счетов.

Товарно-материальные ценности, которые были учтены на счете 002 в указанных ситуациях, не считаются полученными по документации хранения. Таким образом, формировать бумаги о приеме-передаче товаров по формам МХ-1, МХ-2 и МХ-3 нет необходимости. Аргументируется этот момент тем, что такие документы нужны для оформления передачи товарно-материальных ценностей по договору ответственного хранения товаров, а компании-поставщики и клиенты совершают свои действия в границах договоров купли/продажи. В данных случаях имеет место быть оформление накладных на продукцию.

Пример фиксации в бухгалтерском отчете покупки товара по договору купли-продажи с особенными условиями передачи прав собственности. Такое право переходит от компании-поставщика к клиенту только после полной оплаты.

ООО «Альфа» приобрело продукцию стоимостью 236 тыс. руб., в т.ч. НДС – 36 тыс. руб. По условиям договора право владения переходит к данной компании после того, как она полностью выплатит компании-поставщику стоимость купленных товаров. Продукция была отгружена ООО «Альфа» 20 марта, а оплачена лишь 17 апреля. Товар требуется для ведения деятельности, которая облагается НДС.

В бухгалтерском учете ООО «Альфа» зафиксированы следующие записи:

20 марта:

  • дебет 002 – 236 тыс. руб. Приняты на ответственное хранение товары, которые не подлежат расходованию до момента оплаты, по цене, прописанной в сопроводительной документации, в т.ч. НДС.

17 апреля:

  • дебет 60 кредит 51 – 236 тыс. руб. Переведены финансовые средства за приобретенный товар;
  • кредит 002 – 236 тыс. руб. Списаны товары с забалансового учета из-за перехода права владения;
  • дебет 10 кредит 60 – 200 тыс. руб. (236 тыс. руб. - 36 тыс. руб.). Учтены товары в составе личного оборотного капитала компании;
  • дебет 19 кредит 60 – 36 тыс. руб. Выделен НДС по оприходованным товарам;
  • дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» кредит 19 – 36 тыс. руб. Принят к вычету НДС по оприходованным товарам (на основании счета-фактуры компании-поставщика).

Необходимо обратить внимание, что, если клиент долгий период хранит свое имущество, право владения на которое к нему не перешло, налоговый орган может счесть, что он безвозмездно предоставляет клиенту услуги ответственного хранения товара. Такая же ситуация может появиться и при длительном хранении в складских помещениях продавца продукции, которую не забирает покупатель. В любой из этих ситуаций компании могут насчитать дополнительные налоговые выплаты.

Если налоговый орган сможет аргументировать, что в отношениях между организациями появилась скрытая форма договора ответственного хранения товара, то фирме, которая хранит ТМЦ, будет начислена внереализационная прибыль в объеме рыночной цены безвозмездно оказанной услуги ответственного хранения товаров (п.8 ст.250 НК РФ). Помимо этого, на рыночную цену данной услуги может быть начислен НДС. Увеличение базы налоговых выплат по НДС приведет к появлению недоимки и, логично, к начислению штрафных санкций и пени (ст.75, 120, 122 НК РФ).

Претензий налоговой инспекции в связи с хранением ТМЦ, которые до оплаты не являются собственностью покупателя, а также ТМЦ, не вывезенных со склада продавца, можно избежать. Для этого в договор купли-продажи (поставки) следует включить дополнительные условия.

Кем проводится инвентаризация товаров на ответственном хранении

В соответствии с пунктом 3.1. Приказа Минфин РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Пункт 3.7 этого же документа содержит следующую информацию: одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

На основании этого можно сделать вывод, что инвентаризацию товаров на хранении проводит хранитель.

При этом поклажедателю также будет целесообразно составить акт по результатам инвентаризации. Инвентаризация товаров, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих субсчетах бухгалтерского учета, в разрезе аналитических счетов (т.е. по каждому месту хранения). Акт инвентаризации товаров, находящихся на ответственном хранении в других организациях, составляется отдельно по каждому хранителю.

Типичные ошибки склада ответственного хранения товаров

Любой склад ответственного хранения товаров не может осуществлять рабочий процесс без возникновения ошибок. Эти ошибки являются основанием для появления ряда отрицательных моментов:

  • негативная репутация склада ответственного хранения товаров;
  • негативная репутация для заказчика склада ответственного хранения товаров;
  • наложение штрафных санкций на склад ответственного хранения товаров;
  • наложение штрафных санкций на заказчика склада ответственного хранения товаров.

Каждый из вышеописанных пунктов может стать болезненным для любой стороны отношений, в связи с этим, все участники таких отношений должны уделять должное внимание вопросам, связанным с качеством.

Для того чтобы ликвидировать ошибки в деятельности склада, необходимо выяснить причины их появления:

1. Неквалифицированные сотрудники на складе ответственного хранения товаров.

По существующему опыту можно сказать, что на неквалифицированные рабочие процессы на складах ответственного хранения товаров привлекается самая низкооплачиваемая рабочая сила. Все было бы прекрасно, если бы такие сотрудники были заняты систематически. Но это происходит достаточно редко. Как правило, случается ротация рабочих, и, соответственно, бывший маляр вдруг становится грузчиком, а через пару месяцев опять возвращается на стройку и т.д. Естественно, качество работы таких сотрудников находится на очень низком уровне. Отсюда и появляются ошибки. Таким образом, чтобы избежать ошибок подобного рода, следует серьезно подходить к вопросу подбора персонала, а именно комплектовщиков, которые напрямую работают с вашей готовой продукцией. Еще один важный вопрос, который необходимо задать на складе ответственного хранения товаров – зафиксированы ли за определенным заказчиком конкретные сотрудники, если нет, то это необходимо исправить.

2. Нехватка сотрудников на складе ответственного хранения товаров.

Данная проблема также носит серьезный характер. Если в процессе создания вашей продукции произошли ошибки в комплектации, отгрузке или приеме, вам как заказчику необходимо выяснить, из-за чего так произошло. Если же вам скажут, что на складе не хватает сотрудников, то следует узнать, что является причиной этой проблемы: нехватка необходимых рабочих на рынке труда или отсутствие финансовых средств на их содержание. Склад ответственного хранения товаров является коммерческой организацией, и если финансовых средств, которые он получает с заказчиков, недостаточно для увеличения количества рабочих – склад этого делать не будет. Основанием для такой ситуации может стать волнообразный вид приемок и отгрузок, т.е. если ваш рабочий процесс непостоянен по объемам, склад не может содержать избыточное число сотрудников, когда нет работы, и, наоборот, брать больше сотрудников, если случилась внеплановая отгрузка. В связи с этим очень важно вовремя информировать склад об объемах отгрузок или приема товаров.

3. Системные ошибки на складе ответственного хранения товаров.

Если все ошибки носят идентичный характер, ищите сбой в настройках WMS. Такие виды ошибок после обнаружения ликвидируются на программном уровне. Если на складе ответственного хранения товаров не установлена WMS и ошибки систематически появляются, то необходимо внедрить программное обеспечение.

4. Ошибки обменов.

Между вами и складом постоянно происходит обмен информационными данными. Это сведения о приеме, отгрузке и размерах комплектации товаров. Как правило, все работает в автоматическом или ручном режиме при помощи электронной почты. В обязательном порядке должны присутствовать сигнальные точки. Например, вы отправили письмо с размером приема продукции на сегодняшний день, а склад ответственного хранения товаров это письмо не получил и к приему товара не готов. Кто в данной ситуации окажется виноватым?

Именно для этого следует сформировать сигнальную систему, благодаря которой и вы, и склад будете в курсе того, кто и что отправлял, каков объем отгрузок и т. д.

Все эти действия ориентированы на уменьшение количества возникающих в ходе рабочего процесса ошибок на складе ответственного хранения товаров.

Важная новость для подписчиков!

Информация об экспертах

Юрий Куров, генеральный директор ООО «Оушенимпэкс», Екатеринбург. ООО «ОУШЕНИМПЭКС». Год создания: 2010. Сфера деятельности: оптовая поставка замороженной выпечки. Клиенты: торговые сети, отели, рестораны.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"

    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас

      Рассылка




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль