Организация деловых поездок: как снизить затраты на 30%

4284
Деловые поездки — одна из важнейших статей расходов компании, идущая сразу после затрат на персонал и аренду помещений. Строгий контроль этой сферы деятельности сотрудников позволит на 20–30 % снизить издержки, не сокращая числа командировок и не урезая финансирования командированных. Как добиться таких результатов?
Организация деловых поездок: как снизить затраты на 30%
Фото: femy.ru
 
Андрей Медведев,
генеральный директор, «Промышленные силовые машины»

В этой статье вы прочитаете:
  • Организация деловых поездок и экономия расходов
  • Отчетность сотрудников для контроля средств
  • Эффективные способы сэкономить без снижения качества

Организация деловых поездок - важный этап, к которому надо подойти с умом. География командировок наших менеджеров очень обширна. Они посещают заказчиков по всей России, в странах СНГ, за рубежом. Часто бывают в Красноярском крае, на Ямале и Урале, в Казахстане, Белоруссии. И командировок очень много: в прошлом году — более 300, а в этом году — уже свыше 150. С каждым годом число деловых поездок растет, так как развивается бизнес, увеличивается объем производства, расширяется круг клиентов, становится больше поставок и переговоров.

Сотрудники отдела продаж ездят в командировки для установления контактов с заказчиками, переговоров, участия в тендерах и выставках. Много ездят инженеры сервисной службы для монтажа и пусконаладки готового оборудования. И самая меньшая часть командировок приходится на обучение в других городах — для сотрудников всех подразделений. В общем, с уверенностью можно сказать, что от правильно выстроенной организации командировок зависит результативность работы компании.

Организация деловых поездок: как снизить затраты на 30%

Организация деловых поездок и определение стратегических принципов

На мой взгляд, самое главное — получить максимальную отдачу от пребывания менеджеров в командировках. Приоритеты у нас такие: результативная работа в отъезде и быстрое возвращение в офис. Поэтому, например, мы отдаем предпочтение авиаперелетам перед железной дорогой, если есть такая альтернатива, несмотря на бо`льшие затраты. В поезде покупаем сотрудникам билеты только в купе, чтобы люди чувствовали себя комфортно, тем самым, повышая расходы на служебные командировки, но увеличивая тем самым и отдачу менеджеров.

Вы должны заранее определить основные планы менеджеров на командировки и сделать их как можно более насыщенными. Рассчитывайте маршрут так, чтобы за одну поездку каждый сотрудник наладил как можно больше контактов. Наша компания помогает работнику сделать его пребывание в командировке более эффективным, обеспечивает не только корпоративной сотовой связью, но и мобильным интернетом. Для этого есть специальный «командировочный» планшет, который подключен ко всем необходимым сервисам и даже к внутрикорпоративной ICQ.

Еще одно важное обстоятельство: рабочие процессы не должны страдать, пока сотрудник в отъезде. Мы, чтобы безболезненно выстраивать совместные планы, ввели «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. В нем отображаются все плановые поездки минимум на неделю вперед: имя, даты отсутствия и место командировки. Рекомендую взять на вооружение: такой график позволяет сохранять в компании привычный темп работы.

Виртуальные переговоры как способ снизить затраты на командировку

Если нет необходимости физического присутствия менеджера на переговорах, например в другой стране, или вы ограничены в бюджете, можно использовать виртуальные переговоры. Сегодня для этого создано несколько эффективных технологий, в частности, public telepresence1. Благодаря подобным разработкам, организация деловых поездок уходит в прошлое, решение деловых задач во многом перестало зависеть от государственных границ, расстояний или тарифов на авиаперелеты. Системы позволяют в любой момент пообщаться с зарубежными коллегами или партнерами с полным ощущением личного присутствия за одним круглым столом. По всему миру разбросано огромное количество публичных и частных комнат «виртуального телеприсутствия», которые можно использовать, например, для демонстрации нового продукта или проведения презентации. Конечное решение о том, стоит ли менеджеру отправляться в поездку или, не теряя время и деньги, провести встречу виртуально, принимать вам. По нашим данным, сегодня к подобным технологиям обращается более 62 % участников рынка делового туризма.

1 Public telepresence — услуга видео-конференц-связи, которая поддерживает высокую четкость изображения и дает эффект присутствия. — Ред.

Источник: Ассоциация бизнес-туризма

 

Назначьте ответственного за организацию деловых поездок

За организацию командировок у нас отвечает офис-менеджер. Она планирует поездки, подбирает время отправления, заказывает самые экономичные билеты и гостиницу (например, иногда выгоднее забронировать более дорогую гостиницу, которая расположена ближе к месту деловой встречи, чем переплачивать за такси по городу), оформляет визы.

Сам сотрудник от подготовки к поездке не отстраняется. Если планируется командировка в другую страну или в очень отдаленный регион России, менеджер сам выясняет, какая там прогнозируется погода, изучает местные особенности, готовит карты и маршрут перемещений. Это позволяет владеть ситуацией и на месте чувствовать себя более комфортно.

Организация деловых поездок – это не быстрый процесс. При планировании командировок главное — как можно раньше сообщить офис-менеджеру о предполагаемой поездке и оформить заявку. У нас заявки подаются через корпоративный электронный портал.

Готовьтесь заранее. Оптимальный срок подачи заявки на командировку — две недели до поездки. Иногда удается его соблюдать, но часто из‑за различных форс-мажорных обстоятельств, например ради встречи со стратегически важным клиентом, приходится подавать заявку за пару дней до отъезда. И в этом случае наличие одного человека, который владеет полной информацией и всеми контактами для организации деловой поездки, является большим преимуществом. Это позволяет качественно подготовиться к командировке даже в очень сжатые сроки.

Определите лимит расходов на служебную командировку

В нашей компании установлены следующие лимиты на командировки по России. Суточные — 1500 руб., стоимость гостиницы — максимум 5000 руб. в день. Как показывает практика, это средние расходы на деловую поездку, которые позволяют менеджерам чувствовать себя комфортно, и ни к чему их превышать. Кроме того, мы возмещаем затраты на такси, если сотрудники едут с багажом. Для заграничных командировок предусмотрены суточные в размере 2500 руб.

Исходя из этой информации и количества необходимых деловых поездок, формируется бюджет компании на командировки. Мы не урезаем число поездок — их столько, сколько требуется. За прошлый год на командировки было израсходовано примерно 0,2 % годового оборота компании в 1,6 млрд руб.

Чтобы контролировать расходы на служебные командировки, можно использовать виртуальные банковские карты, не имеющие материального носителя и предназначенные для совершения покупок в интернете. Они могут быть привязаны к единому корпоративному счету и управляться централизованно. С их помощью можно легко установить определенный бюджет деловой поездки и очертить круг поставщиков услуг.
 

Контролируйте затраты на командировку и ведите отчетность

Вам, как руководителю, следует контролировать поездки сотрудников и обоснованность расходов. Менеджеры должны знать, какие документы нужно сдать для отчета о командировке. Это нужно закрепить в положении о командировках, где указываются лимиты поездок и весь порядок действий при их оформлении. В течение трех дней после поездки сотрудники обязаны сдать документы (билеты и счета) офис-менеджеру. Мы не идем на принцип: если вдруг какой‑то подтверждающий документ сотрудник не приносит, например чек из такси, который не везде могут предоставить, — верим на слово.

По результатам командировки менеджеры по продажам сдают отчет о проделанной работе, в котором подробно описывают результаты встреч и переговоров. «Сервисники», то есть инженеры, которые выполняют сервисные работы на поставленном нами оборудовании, сдают акт оказанных услуг и отчет в отдел технического контроля. Ну а те, кто побывал на обучении, предоставляют для отчетности копию сертификата.

По итогам командировки авансовый отчет составляет бухгалтерия, это надежнее. Стимулируем тех, кто не умеет вовремя сдавать документы, следующим образом: пока не сдашь отчет о командировке, не получишь начисления на следующую поездку. Так как ездят работники много, это дисциплинирует.

Мнение

Введите стандарты доступного сервиса

Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма

Я считаю, что эффективная организация деловых поездок невозможна без тревел-политики, или, если использовать более привычную для российского бизнеса терминологию, положения о служебных командировках.

Как правило, в каждой компании на документальном уровне закреплена такая статья затратов на командировку, как уровень суточных, который может варьироваться в зависимости от направления деловой поездки или должности сотрудника. Я рекомендую пойти дальше и зафиксировать в тревел-политике допустимые лимиты расходов на деловые поездки, жестко регламентировав, в частности, верхнюю границу стоимости проживания в гостинице (или допустимый класс отеля), категорию авиабилетов, размер представительских расходов, наличие трансфера и другие аспекты. Эти стандарты должны быть едины для специалистов всех уровней, что позволит исключить фактор демотивации сотрудников. Например, поводом для покупки билетов бизнес-класса может быть только продолжительность беспересадочного авиаперелета (например, более пяти или восьми часов), но не место в корпоративной иерархии.

Только в случае, когда стандарты классов сервиса регламентированы документально, вы сможете аргументированно объяснить отправляющемуся в командировку сотруднику, почему он, например, летит эконом-классом или будет проживать в гостинице уровня «три звезды».

 

Ищите способы сэкономить расходы на служебные командировки

Экономии мы достигаем разными способами. Во-первых, за счет того, что заказ всех билетов и гостиниц сосредоточен в одних руках. Таким образом у нас накапливаются баллы от авиакомпаний и агентств, которые мы расходуем на полеты сотрудников.

Во-вторых, при заблаговременном планировании поездок на авиаперелетах, например, можно сэкономить до 50 %. В частности, разница в цене билетов на самолет за два дня до вылета или за 14 дней может достигать 10 000 руб. и более.

Третье обстоятельство касается участия в выставках и конференциях. Как правило, мы получаем от организаторов скидочные предложения на размещение в гостинице. У нас и у самих был опыт приема множества гостей из других стран и регионов РФ, когда мы организовывали международную конференцию поставщиков компании. Они тоже сами оплачивали проживание в ярославской гостинице и по нашему с ней договору получили скидку 5 %.

И последнее: сократите до минимума командировки, не приносящие прибыль и не направленные на развитие компании. Например, затраты на поездки наших сотрудников к заказчикам для проведения пусконаладочных работ обычно включены в стоимость оборудования. Поездки менеджеров для проведения переговоров тоже впоследствии окупятся. Совсем другое дело — командировки в случае гарантийного ремонта. За них мы платим сами и в этих расходах, естественно, не заинтересованы. Для нас это дополнительный стимул исключать всякую возможность выхода нашего оборудования из строя.

Информация об авторе и компании


Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины».

ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат — 300 сотрудников. Официальный сайт —www.powerunit.ru

Ассоциация бизнес-туризма — независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт —www.businesstravelrussia.ru

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль