text
Коммерческий директор

Автоматизация отдела закупок: почему треть ваших сотрудников можно уволить?

  • 7 августа 2017
  • 792
основатель сервиса FactoryFinder
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com

Отдел закупок – одна из ключевых артерий любого бизнеса. В теории каждый сотрудник отдела должен подыскивать наиболее выгодные предложения по соотношению «цена – качество», вести переговоры с поставщиками, проверять их и заниматься документооборотом.

Но в силу менталитета и человеческой природы люди, представляющие отдел закупок, чаще всего начинают заниматься исключительно механической транзакционной деятельностью. То есть вместо того, чтобы самостоятельно находить и реализовывать более выгодные варианты, они просто выполняют регламенты закупок и оформляют сделки.

Год назад я запустил онлайн-сервис по поиску заказчиков и поставщиков FactoryFinder – фактически виртуальный отдел закупок. Наблюдение за организацией закупок в нескольких компаниях и собственная автоматизация еще больше укрепили меня во мнении, что классическая схема безнадежно устарела и для улучшения производительности труда необходимо применение новых технологий.

Ниже мы рассмотрим четыре главных аргумента в пользу автоматизации отдела закупок. Они также продемонстрируют ряд ситуаций, которые вполне могут стать причинами для прощания с сотрудником.

Проблема #1. Сотрудники много времени тратят впустую

Зачастую деятельность отдела сводится к довольно предсказуемой рутине – просмотреть список старых и новых поставщиков, их цены, сравнить эти цены и иные условия, попытаться выбрать лучшего.

Даже если не брать в расчет все то время, которое сотрудник проводит впустую на рабочем месте и рассмотреть идеальный вариант - 8 часов в день полного посвящения бизнесу – все равно этого будет недостаточно. Нынешние электронные платформы сделают за день то, на что сотруднику понадобится неделя. Годовое обслуживание подобных программ обойдется как минимум в 10 раз дешевле, чем оплата одного сотрудника. Оптимизация отдела закупок возможно за счет урезания и экономии на этом немалых средств.

Часто можно наблюдать ситуации, когда даже при контракте на поставку бумаги для принтера на согласовании сидят человек 7-10. Просто потому, что у них есть такая возможность и это дает им чувство значимости на работе. Хотя из-за этого компания тратит огромное количество времени и денег на имитацию бурной деятельности.

Проблема #2. Ручной поиск как источник проблем отдела закупок

При ручном поиске поставщиков всегда есть риск нарваться на того, кто не оправдает ожиданий. К примеру, на небольшую молодую компанию, которая примется за заказ и лишь после осознает, что не сможет его выполнить. Конечно, в правовом государстве можно минимизировать потери с помощью прописывания в договоре поставок неустойки и прочего, но прежде всего – это трата времени, нервов и необходимость искать нового поставщика на замену.

Часто сама квалификация сотрудника не позволяет ему должным образом проводить экспертизу поставщиков, и он продолжает действовать по пути наименьшего сопротивления в рамках привычных шаблонов. Даже если мы говорим о кристально честном работнике – ему может элементарно не доставать опыта, чтобы адекватно сравнить все предложения и выбрать самое оптимальное. Как показывает практика, ситуация довольно распространенная.

Плюсы автоматизации – выборка производится из базы проверенных и сертифицированных поставщиков, что сильно снижает вероятность подобной ситуации.

Проблема #3. Коррупция в отделе закупок

Коррупция – практически неизбежный спутник человеческого фактора в бизнесе и в особенности в закупках. Кто-то будет выбирать конкретных поставщиков, потому что аффилирован с ними. Кому-то банально заплатят за выбор нужного исполнителя заказа.

А вот фирма в таком случае потратит больше средств на контракт худшего качества. Случаи, когда сотрудник отдела закупок долгое время выбирал поставщиком одну и ту же компанию просто потому, что ее владельцы были его родственниками, известны каждому. Причем поставляли компании продукцию откровенно низкого качества по ценам в 3-4 раза выше рыночных.

Бывали и обратные ситуации – сотрудники в попытках сэкономить откровенно давили на поставщиков, угрожая больше с ними не работать, если те не снизят цены. Итогом был полный срыв поставок и запуск поиска заново. Компания теряла массу времени и зарабатывала определенную репутацию в глазах сообщества поставщиков.

Максимальная автоматизация процесса закупок сильно ограничит возможности для подобных манипуляций – ведь вся документация и действия каждого сотрудника будут протоколироваться, и даже при поверхностной проверке можно будет сразу установить, на каком шаге закупок (и на каком конкретно работнике) произошло нарушение. Как говорится, все ходы записаны.

И сотрудник отдела закупок больше не будет маленьким внутренним монополистом.

Проблема #4. Оптимизация компетенций и обязанностей сотрудников отдела закупок

Человек, работающий в отделе закупок, – это чаще всего человек-оркестр. Потому что один и тот же сотрудник:

  • проводит конкурс и все связанные с ним мероприятия (подготовка документов и прочее);
  • размещает заказ;
  • выбирает нужных поставщиков;
  • заключает контракты.

На любом из этих этапов человек может совершить ошибку. Неправильно заполнить реквизиты, промахнуться с датой, ошибиться в цене контракта (были случаи, когда недопечатанный в конце суммы ноль уменьшал цену контракта на порядок, а прописывание в сроках «2107» вместо «2017» давало поставщику неплохой запас по времени исполнения обязательств).

Использование автоматической системы на всех этих шагах экономит не только время, но и дает защиту от возникновения подобных ляпов. Которые довольно критичны.

Поэтому сокращение числа человек, механически выполняющих элементарную работу и не особо вникающих в суть процесса, в пользу автоматизации принесет компании только пользу во всех смыслах.

Важная новость для подписчиков!

Итоги

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее).

Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 5 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.