Автоматизация отдела закупок: почему треть ваших сотрудников можно уволить?

357
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Соломатин Алексей
основатель сервиса FactoryFinder
Отдел закупок – одна из ключевых артерий любого бизнеса. В теории каждый сотрудник отдела должен подыскивать наиболее выгодные предложения по соотношению «цена – качество», вести переговоры с поставщиками, проверять их и заниматься документооборотом.

Но в силу менталитета и человеческой природы люди, представляющие отдел закупок, чаще всего начинают заниматься исключительно механической транзакционной деятельностью. То есть вместо того, чтобы самостоятельно находить и реализовывать более выгодные варианты, они просто выполняют регламенты закупок и оформляют сделки.

Год назад я запустил онлайн-сервис по поиску заказчиков и поставщиков FactoryFinder – фактически виртуальный отдел закупок. Наблюдение за организацией закупок в нескольких компаниях и собственная автоматизация еще больше укрепили меня во мнении, что классическая схема безнадежно устарела и для улучшения производительности труда необходимо применение новых технологий.

Ниже мы рассмотрим четыре главных аргумента в пользу автоматизации отдела закупок. Они также продемонстрируют ряд ситуаций, которые вполне могут стать причинами для прощания с сотрудником.

Проблема #1. Сотрудники много времени тратят впустую

Зачастую деятельность отдела сводится к довольно предсказуемой рутине – просмотреть список старых и новых поставщиков, их цены, сравнить эти цены и иные условия, попытаться выбрать лучшего.

Даже если не брать в расчет все то время, которое сотрудник проводит впустую на рабочем месте и рассмотреть идеальный вариант - 8 часов в день полного посвящения бизнесу – все равно этого будет недостаточно. Нынешние электронные платформы сделают за день то, на что сотруднику понадобится неделя. Годовое обслуживание подобных программ обойдется как минимум в 10 раз дешевле, чем оплата одного сотрудника. Оптимизация отдела закупок возможно за счет урезания и экономии на этом немалых средств.

Часто можно наблюдать ситуации, когда даже при контракте на поставку бумаги для принтера на согласовании сидят человек 7-10. Просто потому, что у них есть такая возможность и это дает им чувство значимости на работе. Хотя из-за этого компания тратит огромное количество времени и денег на имитацию бурной деятельности.

Проблема #2. Ручной поиск как источник проблем отдела закупок

При ручном поиске поставщиков всегда есть риск нарваться на того, кто не оправдает ожиданий. К примеру, на небольшую молодую компанию, которая примется за заказ и лишь после осознает, что не сможет его выполнить. Конечно, в правовом государстве можно минимизировать потери с помощью прописывания в договоре поставок неустойки и прочего, но прежде всего – это трата времени, нервов и необходимость искать нового поставщика на замену.

Часто сама квалификация сотрудника не позволяет ему должным образом проводить экспертизу поставщиков, и он продолжает действовать по пути наименьшего сопротивления в рамках привычных шаблонов. Даже если мы говорим о кристально честном работнике – ему может элементарно не доставать опыта, чтобы адекватно сравнить все предложения и выбрать самое оптимальное. Как показывает практика, ситуация довольно распространенная.

Плюсы автоматизации – выборка производится из базы проверенных и сертифицированных поставщиков, что сильно снижает вероятность подобной ситуации.

Проблема #3. Коррупция в отделе закупок

Коррупция – практически неизбежный спутник человеческого фактора в бизнесе и в особенности в закупках. Кто-то будет выбирать конкретных поставщиков, потому что аффилирован с ними. Кому-то банально заплатят за выбор нужного исполнителя заказа.

А вот фирма в таком случае потратит больше средств на контракт худшего качества. Случаи, когда сотрудник отдела закупок долгое время выбирал поставщиком одну и ту же компанию просто потому, что ее владельцы были его родственниками, известны каждому. Причем поставляли компании продукцию откровенно низкого качества по ценам в 3-4 раза выше рыночных.

Бывали и обратные ситуации – сотрудники в попытках сэкономить откровенно давили на поставщиков, угрожая больше с ними не работать, если те не снизят цены. Итогом был полный срыв поставок и запуск поиска заново. Компания теряла массу времени и зарабатывала определенную репутацию в глазах сообщества поставщиков.

Максимальная автоматизация процесса закупок сильно ограничит возможности для подобных манипуляций – ведь вся документация и действия каждого сотрудника будут протоколироваться, и даже при поверхностной проверке можно будет сразу установить, на каком шаге закупок (и на каком конкретно работнике) произошло нарушение. Как говорится, все ходы записаны.

И сотрудник отдела закупок больше не будет маленьким внутренним монополистом.

Проблема #4. Оптимизация компетенций и обязанностей сотрудников отдела закупок

Человек, работающий в отделе закупок, – это чаще всего человек-оркестр. Потому что один и тот же сотрудник:

  • проводит конкурс и все связанные с ним мероприятия (подготовка документов и прочее);
  • размещает заказ;
  • выбирает нужных поставщиков;
  • заключает контракты.

На любом из этих этапов человек может совершить ошибку. Неправильно заполнить реквизиты, промахнуться с датой, ошибиться в цене контракта (были случаи, когда недопечатанный в конце суммы ноль уменьшал цену контракта на порядок, а прописывание в сроках «2107» вместо «2017» давало поставщику неплохой запас по времени исполнения обязательств).

Использование автоматической системы на всех этих шагах экономит не только время, но и дает защиту от возникновения подобных ляпов. Которые довольно критичны.

Поэтому сокращение числа человек, механически выполняющих элементарную работу и не особо вникающих в суть процесса, в пользу автоматизации принесет компании только пользу во всех смыслах.

Важная новость для подписчиков!

Итоги

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее).

Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль