Как принять сотрудника на работу и не ошибиться в выборе

89
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Нередко кандидаты готовы выполнять свои стандартные обязанности, но не более того. О таких соискателях нельзя сказать, что они вдохновлены на активную деятельность на благо компании, а также что они стремятся к карьерному росту. Обычно директор не готов принять таких сотрудников в свою команду.

Наша статья поможет ответить на следующие вопросы: как правильно найти и трудоустроить специалиста, обладающего нужными компании и ее руководителю качествами; как ИП принять нового сотрудника на работу так, чтобы потом не жалеть об этом?

Простой алгоритм: как принять сотрудника на работу

Во-первых, глава компании должен четко знать, в чем заключается производственный процесс предприятия. Это позволит выбрать среди множества кандидатов нужного сотрудника и принять его на работу. Для наглядного объяснения производственного процесса и конкретных обязанностей специалистов удобнее всего использовать схему, которую можно отразить на листе бумаги крупного формата. Итак, вы изображаете конвейер, по которому движется заказчик. Каждое рабочее место и производимая на нем операция дополняют ранее выполненные действия. Возьмем, к примеру, производственный процесс по изготовлению профиля, который состоит из последовательных этапов: создать эскиз профиля, получить одобрение от клиента, подписать техническое задание, произвести изделие и так далее вплоть до того момента, когда заказчик принимает готовый продукт.

После того как производственный процесс изображен в виде схемы, требуется выбрать самую трудоемкую операцию. Следующий шаг: сформулировать действия специалиста, которого вы хотите принять для выполнения данной работы. Допустим, вы описываете роль ответственного за согласование технического задания с заказчиком. Должностная инструкция будет звучать следующим образом: созвониться с заказчиком для того, чтобы понять, есть ли у него замечания по техническому заданию; принять от клиента подписанное ТЗ по факсу; направить техническое задание на производство.

Далее необходимо предпринять следующие шаги.

Шаг 1. Определяем должность для открытия вакансии.

Нужно определиться с тем, как будет называться должность. Если в списке перечислено очень много действий, то, возможно, возникнет необходимость принять не одного нового сотрудника на работу, а двух или более. Если мы обратимся к примеру, приведенному выше, то название должности будет звучать как менеджер ООТЗ (что расшифровывается как отдел оформления технических заданий).

Шаг 2. Приступаем к поиску соискателей.

Здесь предлагается два пути.

  • Распространенная практика.

В большинстве случаев, когда возникает необходимость принять нового сотрудника на работу, публикуется объявление о вакансии. Ответственный специалист отбирает резюме, соискатели приглашаются на собеседование, по результатам которого и определяется, готова компания зачислить в свои ряды очередного кандидата на данную должность или нет.

Как правило, в недавно созданных организациях к соискателям относятся более доверчиво, так как молодой команде очень нужны кадры, и хочется принять новых сотрудников на работу как можно скорее. Обычно только что трудоустроенный специалист старается продержаться на своей должности до первой заработной платы, после чего возникает высокая вероятность того, что он покинет компанию. Иногда новые сотрудники даже не дожидаются дня выдачи денег и подают заявление об уходе. Для компании это означает начало нового этапа поиска и отбора необходимого специалиста.

  • Более эффективный метод.

Как же компании принять нового сотрудника на работу так, чтобы он остался в коллективе надолго и приносил пользу? Отбирайте персонал для компании с запасом. Попробуйте оформить кандидата сначала на должность стажера с четко ограниченным испытательным сроком. Окончательно принять нового сотрудника на работу следует только тогда, когда он на практике докажет, что способен справляться с предложенными ему обязанностями. В противном случае он останется в ранге стажера со всеми соответствующими этому уровню условиями.

Шаг 3. Составляем объявление о поиске сотрудника.

Лучше всего, если объявление о поиске и готовности компании принять нового сотрудника на работу будет написано в нестандартной форме. Это привлечет внимание кандидатов. После отклика на это объявление, как правило, соискатель приглашается на собеседование.

Приветствуя претендента, следует уточнить, какая именно компания и вакансия его интересует. Далеко не во всех случаях кандидаты отчетливо осознают, куда именно они пришли, так как не запоминают названия всех многочисленных фирм, в которые они рассылали свои резюме. Так что такая начальная проверка необходима. Если все верно, то переходим к следующему этапу.

Шаг 4. Тестируем претендента.

Предлагаем кандидату занять место за рабочим столом и даем ему время ознакомиться со всеми необходимыми документами от компании.

Должность менеджера по продажам занимает сегодня лидирующие позиции в списках самых востребованных профессий. Рассмотрим на примере, как можно протестировать специалиста, чтобы решить, принять нового сотрудника на работу в данном качестве или нет.

Предоставляем кандидату скрипт холодного звонка, подробную инструкцию о том, как именно звонить клиентам, а также небольшой список компаний для контактов по телефону. Предлагаем ему обзвонить все фирмы, а результат каждого разговора отразить в таблице.

Если соискатель сразу же начинает искать любые предлоги, чтобы увильнуть от задания, он совершенно точно не подходит. Кроме того, любой кандидат, имеющий проблемы с дикцией, будет отклонен. Те соискатели, которые заявляют, что это бесплатная эксплуатация их времени и возможностей, также отправляются домой.

Таким образом, методом исключения отбираются те претенденты, которые без возражений готовы принять условия для выполнения тестового задания и завершают его, получив результат. С такими кандидатами можно разговаривать более подробно и, вероятно, впоследствии принять их в коллектив. После беседы претендентов нужно отпустить, чтобы они могли подумать и самостоятельно принять решение: если их заинтересует работа в компании, они сообщат об этом.

Таким образом, повторный визит соискателя в офис будет осознанным и добровольным. Тогда можно радоваться и оформлять его в качестве стажера. Только так можно эффективно отобрать и принять нового сотрудника на работу с минимальными издержками для компании.

Шаг 5. Обучаем стажера.

Все новые сотрудники, которых компания готова принять на работу, должны проходить обучение, находясь на должности стажера. И только по достижении человеком реальных результатов можно обсуждать его перевод на пост постоянного менеджера. Конкретным итогом работы специалиста по продажам являются деньги, поступившие от заказчика. Как только они появляются, заканчивается испытательный срок. Компания готова принять нового сотрудника на работу.

Как проверить сотрудника при приеме на работу

Прежде чем принять нового сотрудника на работу, важно проверить его благонадежность. Еще недавно добыть такую информацию можно было только через органы безопасности либо через контакты в правоохранительной системе. Сейчас большую часть проверки можно проводить бесплатно и своими силами.

Анализируя сведения о новом сотруднике, которого вы хотите принять на работу, следует уделить внимание следующим моментам:

1) соответствуют ли официальные данные документов кандидата информации, которую он указал в анкете;

2) существует ли в отношении этого человека судебная и исполнительная практика, и какой она носит характер.

Во время приема на работу каждый сотрудник обычно отвечает на вопросы анкеты, а также подтверждает свое согласие на проверку и обработку личных данных. К анкете он прилагает копии документов: паспорт, военный билет, дипломы и аттестаты об образовании, сертификаты, трудовая книжка. Сотрудники отдела кадров проверяют их на соответствие сведениям, указанным в анкете.

Существуют общедоступные государственные ресурсы, которые способны помочь вам проверить благонадежность кандидата, прежде чем окончательно принять его на работу.

1. Сайт Главного управления МВД РФ по вопросам миграции http://services.fms.gov.ru/, на котором можно найти информацию о действительности паспорта и разрешения на работу иностранного гражданина.

2. Сайт Федеральной налоговой службы РФ https://service.nalog.ru/inn.do поможет проверить или установить ИНН нового сотрудника при помощи паспортных данных.

3. На любом из сервисов по сбору информации о юридических лицах вы сможете при наличии ИНН установить факт участия физического лица в деятельности юридических лиц в роли учредителя или руководителя. Один из таких ресурсов: https://focus.kontur.ru.

4. Существуют многочисленные интернет-базы, на которых можно проверить фактическую регистрацию граждан: www.telespravka.com, http://telru09.net, http://bankludei.ru, http://chop.cricket, http://uris.lol и другие.

5. Социальная сеть профессиональных и деловых контактов Linkedin предоставит сведения о деятельности и трудовом опыте соискателя. Сервис Яндекс.Люди поможет найти аккаунты физического лица в нескольких социальных сетях одновременно.

6. Cайт Федеральной службы судебных приставов РФ http://fssprus.ru/iss/ позволит проверить кандидата на наличие задолженностей (в том числе и розыск за них), открытых исполнительных производств, ограничений в правах.

7. Система ГАС Правосудие http://www.sudrf.ru/ поможет установить, привлекался ли человек к уголовной, административной и гражданской ответственности. Данные надо отслеживать одновременно по судам общей юрисдикции и по участкам мировых судей по месту регистрации проверяемого лица. Альтернативным методом для поиска подобной информации может стать специализированный запрос к Яндексу, например, следующего типа: (Имя /(+2 -1) Фамилия) && (суд | иск | апелляция | кассация | адвокат | истец | ответчик | потерпевший).

8. Сайт МВД РФ https://mvd.ru/wanted позволит определить, находится человек в федеральном розыске РФ или нет.

Во время проверки кандидата не стоит пренебрегать и такими привычными методами, как опрос предыдущих работодателей, проверка кредитной истории соискателя, проведение с ним профессиональных бесед, применение тестов на полиграфе или компьютере с целью определения наклонностей человека. Только осуществив многоуровневую проверку претендента, компания может без проблем принять нового сотрудника на работу.

Как принять на работу сотрудника в «1С»

Ниже представим пошаговое описание того, как можно принять нового сотрудника на работу и оформить это в программе «1С:Бухгалтерия 8.3 (3.0)».

Шаг 1. Зайти в меню программы «1С» — «Зарплата и кадры», открыть раздел «Кадровый учет», выбрать ссылку «Приемы на работу». Появляется окно, в котором нужно создать новый документ.

Шаг 2. Заполнить поля:

  • организация (если в программе ведется учет по нескольким организациям);
  • подразделение;
  • должность – «Администратор»;
  • сотрудник.

Примечание: один и тот же человек может одновременно работать в организации на нескольких должностях. Например, на основной и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физического лица.

По этой причине в программе «1С» версии 8.3 существуют два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Шаг 3. Ввести в «1С» нового работника. Для этого оформляется карточка сотрудника, и физическое лицо создается автоматически. Сделать это можно здесь же, из поля «Сотрудник»: нажимаем «Создать».

Указываем Ф. И. О. Например, Иванов Иван Иванович.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» обязательно нужно «привязать» сотрудника к организации, даже если она одна.

Шаг 4. Указываем реквизиты:

  • подразделение,
  • должность,
  • вид занятости,
  • оклад.

Они заполнятся автоматически после проведения документа «Прием на работу».

Шаг 5. Нажать «Записать и закрыть», после чего поле в документе заполнится автоматически.

Шаг 6. Даты документа и приема необходимо проставить на месяц раньше. Это делается для того, чтобы в текущем месяце уже произошло начисление.

Шаг 7. В табличной части, для примера, указываем оклад 40 000 руб. Остальные реквизиты оставляем неизменными. Проводим документ:

  • прием на работу сотрудника в «1С:Бухгалтерия 8.3».

Процесс оформления и принятия сотрудника на работу завершен. С этого момента он официально принят в компанию, и на его имя могут производиться начисления и фиксироваться выдача заработной платы.

Где найти хорошего сотрудника

Интернет предлагает много сайтов по подбору персонала. Качественные ресурсы обладают множеством достоинств: удобный интерфейс, оперативная работа модераторов, возможности для быстрого поиска.

Очень важно, чтобы сайт имел высокие показатели посещаемости, от которых зависит количество вакансий и резюме на его базе. Ниже мы рассмотрим подробнее некоторые ресурсы по подбору персонала, которые зарекомендовали себя как лучшие.

  • HeadHunter.

Компания HeadHunter была основана в 2000 году и сегодня является лидером в области интернет-рекрутмента. Модераторы проверяют вручную все резюме и вакансии прежде, чем опубликовать их на сайте. Этим объясняется их высокое качество.

Главные посетители HeadHunter — это менеджеры высшего и среднего звена. Для соискателей доступ к списку вакансий открыт, а для работодателей публикация свободных должностей или просмотр размещенных резюме являются платными.

Дополнительным преимуществом стоит назвать удобный интерфейс портала. К примеру, если работодатель желает пригласить заинтересовавшего его кандидата на собеседование, чтобы потом, возможно, принять его на работу, ему достаточно для этого нажать на одну кнопку.

  • SuperJob.

Компания SuperJob была основана также в 2000 году. Размещение вакансий для работодателей является здесь платной услугой. Только для некоторых мелких бюджетных организаций помощь в поиске сотрудников сайт предоставляет безвозмездно. На портале есть раздел «Подработка», который отлично подходит всем, кто ищет временную возможность заработать, например, студентам во время каникул.

  • Rabota.ru.

Этот сайт обладает удобным интерфейсом, при помощи которого свою анкету может выложить даже малоопытный интернет-пользователь. Размещение резюме происходит бесплатно, а работодатели вносят деньги за публикацию своих объявлений о поиске кандидатов. Стоимость немалая, однако траты полностью оправдывают себя за счет быстрого и качественного подбора сотрудников.

Каталог вакансий четко структурирован. Возможна бесплатная рассылка информации о появлении новых рабочих мест.

Кроме перечисленных, существует и множество других сайтов по подбору персонала. Однако многие из них, несмотря на свои преимущества, имеют также и значительные недостатки. К примеру, некоторые не предоставляют возможностей для удобного и быстрого поиска, на других отсутствует работа модераторов. Безусловно, и у таких сайтов есть посетители и пользователи, но объективно качественными ресурсами они не являются.

Аудитория самых популярных в России порталов HeadHunter.ru, Job.ru, Rabota.ru, Mail.ru насчитывает не более 6 млн человек, в то время как этот показатель у социальных сетей «ВКонтакте», Facebook, «Одноклассники» и «Мой мир» превышает 66 млн посетителей в месяц.

Помимо всего прочего, поиск сотрудников через социальные сети обходится в 2,5 раза дешевле, а благодаря активному применению инструментов таргетинга быстрее и надежнее.

Для оптимального результата лучше всего сочетать следующие методы поиска сотрудников:

  • официальный интернет-сайт компании;
  • печатные СМИ;
  • контекстная реклама в поисковых системах;
  • специализированные интернет-ресурсы, предназначенные для поиска работы и сотрудников (Rabota.ru, HeadHunter, Job.ru);
  • реклама в социальных сетях.

Важно организовать процесс поиска так, чтобы заинтересованный человек смог получить напрямую с этих ресурсов доступ на сайт компании, где он мог бы оставить свои контактные данные. Эту информацию изучает сотрудник маркетингового отдела, после чего он может принять решение о приглашении данного кандидата на собеседование.

Некоторые работодатели устанавливают заведомо высокую планку требований к соискателям, которых будут готовы принять в коллектив: помимо необходимого образования и опыта работы, во внимание берутся и психологические аспекты человека: его интересы, увлечения, предпочтения. К примеру, если претендент занимается спортом, это будет плюсом, так как говорит о том, что он стремится к саморазвитию и самосовершенствованию.

Безусловно, принять нового сотрудника на работу можно только составив о нем полное впечатление, которое реально получить при личной встрече. Однако изучение профилей кандидатов в социальных сетях помогает произвести сегментацию целевой аудитории и построить рекламную кампанию, учитывая особенности соискателей. Этим объясняется тенденция многих успешных предприятий перенаправлять бюджет и силы отдела маркетинга на взаимодействие с социальными сетями.

Часто соискатели просто публикуют свое резюме на сайте по поиску работы, а наниматель размещает на странице своей организации информацию об открытой вакансии. Просто ожидая откликов, они занимают довольно пассивную позицию.

Если же у нанимателя есть необходимость в том, чтобы принять нового сотрудника на работу по открытой вакансии как можно быстрее, то он старается через все возможные каналы достучаться до своей целевой аудитории, постоянно отправляя приглашения кандидатам на собеседования. Активная позиция соискателей будет заключаться в том, что они постараются как можно шире и полнее представить себя через подробное описание своих способностей, опыта работы, достижений, личностных характеристик, что значительно повышает их шансы быть принятыми на желаемую должность. Вся эта информация публикуется не только в резюме, но и на аккаунтах соискателей в социальных сетях.

На сегодняшний день нет однозначных данных о том, что использование соцсетей в поиске персонала играет ключевую роль и значительно ускоряет подбор кандидатов. При этом к нему стоит отнестись с подобающим вниманием и использовать как дополнительную возможность в достижении своей цели: найти подходящую должность или принять нового сотрудника на работу.

Рассмотрим в качестве примера следующую ситуацию: крупная производственная организация объявила об имеющейся вакансии – должности коммерческого директора. Так как компания являлась узкоспециализированной, кандидат требовался исключительно с опытом работы в данной области. Классический поиск по рекрутинговым сайтам результатов не принес, а на объявление, размещенное в одной из популярных соцсетей, откликнулся бывший коллега. Он предложил подходящего специалиста, который впоследствии и был принят в компанию.

Мнение эксперта

Какие использовать тесты для отбора

Яна Недзвецкая,
генеральный директор, арт-директор брендов LO и JN компании «Фиджи», Москва

В каждой социальной сети у нас есть свой сегмент кандидатов. Так, например, образованных специалистов с высокой квалификацией старше 45 лет мы обычно находим в сети Facebook, синие воротнички чаще откликаются через «ВКонтакте», а на сайте «Одноклассники» мы всегда можем найти представителей линейного персонала (продавцы, швеи). Есть у нас и свой сайт по поиску сотрудников: hr.misslo.com. Если на одну и ту же вакансию претендуют несколько человек, мы используем специальные тестирования, которые помогают нам отобрать наиболее подходящую кандидатуру и впоследствии принять нового сотрудника на работу.

1. Тест «Колобок». Этим проверенным методом мы пользуемся на протяжении вот уже 5 лет. На собеседовании мы просим соискателей представить план сказки «Колобок». Многие молодые претенденты неверно понимают задачу и начинают рассказывать сюжет сказки. Среди кандидатов старше 45 лет гораздо больше тех, кто улавливает, что именно требуется, и выделяют из всей сказки только самые главные факты.

2. Информация о достижениях на предыдущем месте работы и степени вовлеченности. Мы задаем вопросы о результатах соискателя на его прошлых местах занятости с тем, чтобы для себя понять и определить: какой вклад он сможет внести в развитие нашей компании и стоит ли нам принять такого сотрудника на работу. Важно для нас и то, насколько будет новый специалист посвящать себя деятельности в компании. Более возрастные кандидаты чаще готовы полностью погрузиться в работу. В нашей компании недавно появились два новых сотрудника, это иногородняя супружеская пара (48 и 52 лет). Они искали для себя другие возможности развития, после того как вырастили и воспитали собственных детей. Они очень активны, открыты новой информации, с радостью приступают к работе в любых проектах.

3. Техническое задание. Мы просим соискателей выполнить техническое задание, соответствующее той должности, на которую они претендуют. Наш опыт показывает, что кандидаты моложе 35 лет не особо талантливы в планировании своей работы. Более возрастные люди значительно увереннее подходят к решению задачи. К примеру, для специалистов в возрасте больше 40 лет не составляет труда выполнить задание, в котором отражены только основные моменты. Например, ТЗ на изготовление рекламного ролика:

  • выбрать три образца одежды в стиле «офис»;
  • продолжительность ролика – 50 секунд;
  • разместить готовое видео на всех официальных аккаунтах бренда в социальных сетях.

Для более молодых специалистов техническое задание следует описать более подробно: нужно указать все артикулы, все стандартные заставки, тщательно прописать последовательность выхода модели и прочие детали. Если не предоставить все эти данные молодому сотруднику, высока вероятность того, что он что-то упустит. Кроме того, важно ознакомить работника со списком соцсетей, где представлена марка компании. При самостоятельном изучении данного вопроса сотрудник наверняка упустит некоторые из них.

4. Проверка уровня владения коммуникативными навыками и умения следовать стандартам. Наш опыт показывает, что более взрослые сотрудники умеют лучше общаться с клиентами. К примеру, в нашей компании должность менеджера по закупкам занимает женщина, которой 52 года. Ей приходится договариваться о ценах со своими коллегами из других компаний, чаще всего молодыми сотрудницами. Наш специалист общается с ними уважительно и уравновешенно и при этом достигает невероятных результатов (экономия до 30 %), благодаря тому что удается договориться о выгодных ценах. Я могу отметить также, что возрастные члены коллектива предельно внимательно относятся к стандартам и гораздо реже нарушают их, чем молодые сотрудники. В работе более опытного персонала прослеживается больше четкости и обязательности, соответствия требованиям.

Как искать кандидатов в социальных сетях

Отличительной чертой поиска специалистов в социальных сетях является то, что здесь можно не только посетить страницу заинтересовавшего вас претендента, но и узнать больше персональных данных о нем, выйти с ним на прямое общение, которое поможет вам лучше понять, стоит принять данного соискателя на работу или нет.

1. Подробное знакомство с претендентом.

В первую очередь в соцсетях штудируют информацию те, кто находится в активном поиске новой работы; во вторую очередь это те, кто просто неудовлетворен настоящим местом занятости, однако не прилагает специальных усилий по подбору новой должности; в-третьих, те, кто является вашим потенциальным сотрудником, но сами об этом пока не догадываются. Контекстная реклама, размещенная в социальных сетях, способна охватить все три сегмента и позволит вам организовать поиск подходящих кандидатов в соответствии с различными критериями: по месту проживания, по демографическим признакам, по образованию, профессиональному опыту, по хобби и интересам. Это предоставляет возможность затронуть те слои целевой аудитории, которые обычно остаются за рамками стандартного поиска, что особенно важно для подбора сотрудников в узкоспециализированных отраслях.

2. Хороший выбор молодых специалистов.

Если вы готовы принять на работу новых сотрудников молодого возраста, вам стоит обратить внимание на студентов, которые завершают свое обучение в ВУЗе по необходимому вам профилю. Вы можете создать особые настройки в своей рекламной кампании для того, чтобы отбирать учащихся последних курсов по интересующей специализации с проживанием в вашем городе.

3. Более глубокий таргетинг.

Если же вам нужно принять на работу нового сотрудника с опытом в определенной области, то рекламную кампанию следует слегка видоизменить: добавить настройку поиска тематических сообществ в Интернете (группы в соцсетях), провести отбор кандидатов по интересам, настроить учет должностей соискателей (некоторые пользователи оставляют такие данные, когда заполняют анкеты).

В целом настройка и запуск контекстной рекламы в социальных сетях занимает от 20 минут и требует небольшого бюджета (нижняя граница — 300 рублей), что является приемлемым условием для любой компании.

Несмотря на положительный опыт использования соцсетей при поиске сотрудников, мы рекомендуем не пренебрегать и другими возможностями по продвижению вакансий, ведь вопрос мониторинга, подбора и принятия на работу персонала должен решаться комплексно.

10 шагов, которые помогут правильно принять сотрудника на работу

Перед тем как принять нового сотрудника на работу, важно проинформировать его о необходимости прохождения некоторых этапов, которые предусмотрены законодательством: медицинский осмотр, отбор на конкурсной основе и др.

Шаг 1. Медицинский осмотр.

Новый сотрудник обязан пройти медицинский осмотр до того, как приступить к своим обязанностям, если он является:

  • несовершеннолетним гражданином;
  • лицом, приступающим к работе в области торговли или общественного питания, а также сотрудником предприятия пищевой промышленности. Необходимо проходить медосмотр повторно с установленной периодичностью (ежегодно – для работников, не достигших 21 года).

Шаг 2. Написание заявления сотрудником.

Для того чтобы принять нового сотрудника на работу, нужно получить от него заявление. Его визирует руководитель того отдела, в котором планирует трудиться специалист.

После этого глава компании рассматривает заявление (оно должно содержать резолюцию и отметку об исполнении документа). Если он одобряет решение принять нового сотрудника на работу, происходят дальнейшие этапы оформления специалиста.

Шаг 3. Заключение договора.

Принять на работу нового сотрудника можно, заключив с ним гражданско-правовой либо трудовой договор. В случае оформления гражданско-правового договора компания получает некоторые преимущества: упраздняются отчисления в ФСС, больничные и отпускные. Такой вид соглашения заключается только в ситуации, если необходимость принять специалиста на данную должность носит не постоянный, а временный характер, то есть для компании более важным является конкретный результат от выполненной человеком работы, чем его длительная трудовая деятельность. Все остальные случаи, когда предприятие готово принять нового члена коллектива, предполагают подписание трудового договора.

Шаг 4. Прием сотрудника – проставление подписей.

На этом этапе происходит знакомство нового работника с должностными инструкциями и другой важной документацией организации. Наличие должностной инструкции в компании не является обязательным, но очень часто данный документ помогает прояснить многие вопросы и разногласия, возникающие непосредственно в производственном процессе.

Работник подписывает ряд необходимых документов. Помимо трудового соглашения это еще и подтверждение о своем согласии на обработку его личных данных и обязательство не разглашать коммерческую тайну.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах и заверяется подписями обеих сторон (ст. 67 ТК РФ). При заключении трудовых соглашений с некоторыми категориями граждан трудовым законодательством может предусматриваться согласование вероятности оформления этих документов или их отдельных условий с определенными органами либо лицами, которые не являются работодателями по данным договорам. Либо соглашение может составляться более чем в двух экземплярах. В трудовом договоре:

  • обозначается длительность испытательного периода (опционально). Если работник не удовлетворяет нанимателя, он может быть уволен;
  • обязательно должна содержаться информация о полном наименовании места деятельности сотрудника;
  • четко прописываются должностные обязанности работника;
  • обязательно указывается размер заработной платы сотрудника;
  • содержится информация, касающаяся режима труда и отдыха человека.

Сотрудник подписывает трудовое соглашение, оформленное в двух экземплярах. Первый сохраняет у себя, а второй остается у нанимателя.

Шаг 5. Заключение договора о материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности не является обязательным. Однако практика показывает, что если сотрудник сразу при поступлении на работу не ознакомился и не подписал его, позже он может отказать руководству в просьбе об оформлении этого документа.

Договор о материальной ответственности применяется, как правило, для персонала магазинов, складов, производственных точек, иногда и для рядовых офисных сотрудников по причине наличия на рабочем месте дорогостоящей техники. Подобное соглашение становится актуальным, если трудовая деятельность связана с финансовыми ресурсами или другими ценностями. Такой документ подписывается в двух экземплярах – и работодателем, и сотрудником – по одному для каждой стороны.

Шаг 6. Оформление приказа о приеме на работу.

До 2013 года была обязательной для применения единая форма приказа о приеме на работу № Т-1 (Т-1а), утвержденная среди других видов первичной документации по учету труда и его оплаты Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

В связи с недавними изменениями в законах о бухучете работодатель имеет право пользоваться формами учетной документации, которые разработаны и приняты непосредственно в организации. Есть также возможности вносить изменения в уже существующую и утвержденную форму, если они признаны в рамках учетной политики предприятия.

Содержание приказа должно совпадать с условиями, закрепленными в заключенном трудовом соглашении. Работник подтверждает своей подписью тот факт, что он ознакомился с положениями приказа. По закону сотрудник имеет право изучить приказ на протяжении трех дней с момента вступления в новую должность. В течение 5 дней после зачисления человека работодатель делает в его трудовой книжке отметку о приеме в компанию. Эту запись лучше всего вносить тогда, когда специалист официально начнет выполнять свои обязанности. Если работник, подписав трудовое соглашение, так и не приступил к своим функциям в оговоренные сроки, наниматель может аннулировать договор (ст. 61 ТК РФ) (с отметкой в трудовой книжке дело станет гораздо сложнее).

Шаг 7. Запись в трудовой книжке.

Работодатель праве вначале просто принять трудовую книжку сотрудника, а спустя несколько дней внести в нее отметку о приеме в компанию. Все наниматели (за исключением тех, кто является физическим лицом, но не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель) обязаны вести трудовые книжки по каждому гражданину, работающему под их началом более пяти дней (если это основное место занятости человека). Если специалист не имеет этого документа, организация заводит его. В ситуациях когда гражданин осуществляет трудовую деятельность в нескольких местах одновременно, запись в трудовую книжку вносится по его желанию на основной работе, если он предоставит документы, подтверждающие факт занятости на других предприятиях.

Шаг 8. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек.

В этом документе фиксируется момент передачи трудовой книжки сотрудником работодателю.

Шаг 9. Оформление личной карточки.

Для каждого сотрудника оформляется личная карточка. В некоторых компаниях принято заводить дополнительно личное дело на работников, но это не является обязательным. Личная карточка содержит записи, касающиеся сотрудника. Знакомясь с ними и с отметками в своей трудовой книжке, он оставляет свою подпись в знак подтверждения.

Шаг 10. Постановка на учет в контролирующих органах.

Для того чтобы по всем правилам принять нового сотрудника на работу, составленный трудовой договор следует регистрировать в:

  • Пенсионном фонде;
  • ФСС.

Если установлены отклонения от требований закона со стороны нанимателя во время оформления и принятия на работу сотрудника, полагается наказание (штраф) по статье 5.27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

В зависимости от уровня тяжести и вида нарушения размеры штрафов для предприятий могут варьироваться от 30 000 до 100 000 рублей. В отдельных случаях предусмотрено уголовное наказание.

Мнение эксперта

Кого не следует принимать на работу

Арина Юрьева,
директор по персоналу компании Zimaletto

Долгое время у нас трудился топ-менеджер, который вместе с фирмой переживал и успехи, и неудачи. Казалось, он останется в компании навсегда. Но однажды этот сотрудник ушел в другой бизнес. Более того, он стал быстро и профессионально «скупать» ключевых специалистов из нашей компании. Располагая сведениями об их зарплате, он предлагал более высокий уровень дохода или более перспективные должности на новом месте.

Для нас это стало настоящим испытанием, ведь уходили лучшие специалисты. Руководство компании приняло принципиальное решение: тот, кто покидает нас, не имеет права вернуться. И это намерение было исполнено, несмотря на то что найти замену ушедшим специалистам было непросто.

Спустя два месяца большая часть покинувших компанию работников по разным причинам захотела вернуться. Но руководство категорично отказалось принять их назад. Такие жесткие меры помогли нам остановить отток сотрудников. Иначе компания могла бы потерять свое лицо.

Важная новость для подписчиков!

Как принять на временную работу сотрудника

Можно выделить две группы случаев, которые позволяют принять нового сотрудника на работу, заключив с ним срочное трудовое соглашение.

  1. Трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенное время, учитывая характер предстоящей работы или условий ее выполнения (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
  2. По соглашению сторон без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Принять нового сотрудника на работу по ограниченному во времени трудовому соглашению возможно и в том случае, когда необходимо выполнить краткосрочные работы (продолжительностью до двух месяцев).

Нарушением законодательного права будет являться заключение срочного трудового соглашения для осуществления видов деятельности, которые относятся к постоянным. К примеру, компания не имеет права принять на работу уборщицу, заключая с ней срочный договор, так как ее обязанности не являются временными.

К работам временного характера относятся:

  • строительные;
  • ремонтные;
  • отделочные;
  • создание отчетов и проектов;
  • разработка компьютерных программ;
  • иные.

Ниже рассмотрим некоторые важные моменты, на которые следует обращать внимание для того, чтобы правильно принять нового сотрудника на временную работу.

1. Обоснуйте временный характер.

Как уже было отмечено выше, принять нового сотрудника на работу путем заключения с ним срочного соглашения становится возможным исключительно в случае необходимости осуществления производственных задач временного характера. Если возникает трудовой спор, то работодатель должен уметь доказать то обстоятельство, что деятельность является непостоянной. Если будет установлен факт многократности оформления срочных договоров на непродолжительный период для выполнения одного и того же вида работ, суд может, учитывая условия для каждого индивидуального случая, признать соглашение заключенным на неопределенный период.

2. Укажите срок в договоре.

В срочном соглашении о выполнении работ следует зафиксировать период его действия и основание, по которому оно было заключено.

3. Укажите срок в приказе, но не указывайте в трудовой книжке.

Если временная работа является для человека основной трудовой деятельностью и ее срок превышает пять дней, наниматель должен сделать отметку в трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ). Если же непостоянная занятость (сроком до двух месяцев) осуществляется по совместительству, то данные о ней (с согласия специалиста) отражаются в трудовой книжке по основному месту работы, если исполнитель предоставляет все необходимые подтверждающие документы.

Трудовая книжка гражданина, заключившего срочное трудовое соглашение, оформляется согласно принятым стандартам. Внесение в нее записи о периоде действия договора и о причинах его составления — нарушение положений Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) следует указать срок действия трудового контракта в виде конкретной даты.

4. Не устанавливайте испытаний.

В Трудовом кодексе РФ имеется специальная глава 45, которая предусматривает некоторые нюансы регулирования деятельности сотрудников, которые заключили с предприятием срочное трудовое соглашение. Испытательный срок во время таких работ не устанавливается (ст. 289 ТК РФ).

С другой стороны, возникает резонный вопрос: как можно проверить профессиональные качества нового сотрудника при невозможности назначения ему испытательного периода? Это могут сделать специалисты кадровой службы, проведя с работником собеседование, а также при изучении предоставленных человеком документов об уровне образования или квалификации, необходимых для осуществления поставленных задач.

5. Правильно оформляйте работу в выходные.

В отношении персонала, занятого на основании срочных трудовых соглашений, также существуют особенности правового регулирования режима работы и отдыха.

В соответствии с частью 1 статьи 290 ТК РФ такие специалисты могут осуществлять трудовую деятельность по собственному письменному согласию в выходные и праздничные дни (с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации). Персонал привлекается к производственным операциям только в тех случаях, когда возникают непредвиденные, экстренные ситуации и если без осуществления таких работ будет нарушен нормальный режим функционирования какого-либо отдела или предприятия в целом. В каждом конкретном случае наниматель обязан взять письменное согласие у специалиста на выполнение обязанностей в выходные или праздничные дни вне зависимости от того, прописаны ли данные условия в трудовом соглашении.

В соответствии с ч. 2 ст. 290 ТК РФ компания оплачивает выполнение работ в выходные и праздничные дни в двойном размере. Согласно ст. 153 ТК РФ сотрудник имеет право взять другой день отдыха в качестве возмещения за занятость в выходной или праздничный день. Данный закон не распространяется на специалистов, выполняющих обязанности по временному соглашению.

6. Предоставляйте отпуск.

У сотрудников, занятых по временным трудовым соглашениям, так же как и у других работников, есть право на ежегодный отпуск. При этом они получают дополнительные дни отдыха по особым правилам: в соответствии со ст. 291 ТК РФ они имеют право на оплачиваемый отпуск или компенсацию при увольнении (положены два дня за месяц работы). Это означает, что максимальная длительность отпуска, на который может рассчитывать временно трудоустроенный человек, будет составлять четыре дня.

7. Расставайтесь по закону.

Срочное трудовое соглашение может быть расторгнуто на основаниях, прописанных в Трудовом кодексе РФ:

  • инициатива самого сотрудника;
  • инициатива работодателя;
  • обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
  • окончание срока соглашения.

Согласно ТК РФ существует особый порядок расторжения срочного трудового договора. Работник должен письменно оповестить своего нанимателя о преждевременном увольнении за три дня до прекращения своей деятельности (ст. 292 ТК РФ). В случае стандартного договора сотрудник подает заявление своему руководству за две недели до предполагаемого ухода (ст. 80 ТК РФ).

Если действие договора желает досрочно прекратить сам работодатель, то в этом процессе также есть некоторые нюансы. Если увольнение происходит по причине уничтожения организации или уменьшения численности коллектива, то руководство должно проинформировать об этом свой персонал за два месяца до расторжения трудовых отношений (ст. 180 ТК РФ), а специалистов, работающих по трудовому договору на период до двух месяцев, оповестить не менее чем за три дня до окончания срока его действия (ст. 292 ТК РФ).

Сотрудник, заключивший трудовое соглашение не более чем на два месяца, не имеет права на выходное пособие при увольнении (ст. 292 ТК РФ). Другое решение может быть закреплено федеральными законами, коллективным договором или включено по соглашению сторон в трудовой договор.

8. Продлевайте временный договор по правилам.

В ситуации, когда сотрудник работает дольше оговоренного срока, соглашение будет считаться заключенным на неопределенный период.

Трудовой договор, который был оформлен для осуществления временных работ, прекращает свое действие во время беременности сотрудницы. Можно ли такое соглашение считать заключенным на неопределенный срок?

Работодатель обязан пролонгировать срок действия данного договора вплоть до окончания беременности (ст. 261 ТК РФ). Работница должна письменно изложить свою просьбу об этом, приложить медицинское подтверждение факта беременности. Женщина, трудовое соглашение с которой было пролонгировано до окончания беременности, должна предоставлять медицинскую справку, подтверждающую свое состояние, если наниматель запрашивает данный документ. Если сотрудница продолжает работать после факта завершения беременности, то предприятие имеет право расторгнуть такие трудовые отношения по причине истечения срока действия договора в течение семи дней, начиная со дня, когда было выявлено окончание беременности.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль