Как выиграть тендер: 5 секретов и 5 запрещенных схем

1720
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Люди, принимающие участие в тендере, получают неоценимый опыт. Разумеется, для любого предпринимателя одного опыта недостаточно, обязательно хочется выиграть. Иначе потраченные время, силы и деньги уйдут в никуда. Поэтому каждый из участников задолго до начала мероприятия задается вполне конкретным вопросом: как выиграть тендер? Дело в том, что даже если ваше предложение будет идеально соответствовать запросам заказчика, это не значит, что вы одержите верх. Сейчас нередки ситуации, в которых победитель тендера известен заранее, но для проформы конкурс все равно проводится.

Выиграть тендер: что это значит и как к этому прийти

Тендер – это конкурс, в котором организации или компании борются между собой за определенный заказ по оказанию услуг или предоставлению товара. В российском законодательстве такого термина, как «тендер», не существует, поэтому используется более близкое нам определение «конкурс».

Его участники в строго обозначенные сроки обязаны предоставить заказчику свои предложения, которые соответствуют конкретным параметрам.

Тендер – это форма выбора исполнителя работ, поставщика услуг или продукции на конкурентной основе, согласно объявленным заранее условиям. Тендер похож на аукцион, но имеет и некоторые отличия. К примеру, на аукционе следующая информация является общедоступной:

  • стоимость;
  • используемые материалы;
  • тип и объем услуг;
  • уровень профессионализма людей, занятых в подобных работах.

В отличие от аукциона, в конкурсе эти данные являются закрытыми. Участники, желающие выиграть тендер, предоставляют заявки, условия которых заказчику неизвестны до самого начала проведения мероприятия. Данная система призвана предотвратить лоббирование организаторами конкурса интересов конкретной фирмы.

Базовый комплект документов на участие в тендере:

  1. Заявка, поданная участником.
  2. Эксклюзивная и грамотная презентация от участника.
  3. Перечень документов.
  4. Копия устава и других бумаг на ООО (АО).
  5. Обновленная выписка из реестра юридических лиц. По условиям ей должно быть не меньше 15 дней.
  6. Свидетельство о регистрации юридического лица.
  7. Отчетные документы ЮЛ за три последних года, а также справка из налоговой инспекции об отсутствии задолженностей.
  8. Список представителей компании на тендере.

Заказчик, организовавший конкурс, собирает квалифицированную комиссию из людей, хорошо разбирающихся в правилах проведения подобных мероприятий. В их обязанности входит наблюдение за тем, чтобы торги проходили без нарушения правил.

Информация о планирующемся тендере запускается через интернет и СМИ. Публикуется перечень документов, необходимых для участия, назначается промежуток времени, в течение которого можно подать заявку, указываются точная дата и место проведения конкурса.

Компании, желающие выиграть тендер, подают заявки, которые вносятся в специальный журнал. Последний подлежит прошивке и нумерации, за чем строго следит комиссия. Участники финансируют изготовление всех необходимых для конкурса документов, выдача которых прекращается за пять дней до подведения итогов тендера и объявления победителя. За день до этого заявки на участие в конкурсе перестают приниматься.

Спустя 20 дней после рассмотрения заявок окончательные итоги тендера публикуются в СМИ. Информация содержит в себе сведения обо всех участниках конкурса и его победителе. Решение по закрытым торгам сообщается выигравшей тендер стороне в индивидуальном порядке.

В подобных конкурсах могут участвовать как компании, так и физические лица. Можно ли выиграть тендер, не предлагая за контракт самую низкую цену? Практика показывает, что да.

Принимая решение, участвовать в конкурсе или нет, следует внимательно изучить все необходимые документы. Причем внимание следует обращать не только на финансовую сторону вопроса, но и на условия оплаты, а также ее способы. Не забывайте, что, помимо всего прочего, компания будет вынуждена компенсировать подготовку и сопровождение специалистов.

Если при анализе документов в них обнаружатся технические ошибки – значит, клиент плохо подготовился к конкурсу. Заключать с ним сделку в этом случае будет рискованно.

С чего начать участие в тендере? Во-первых, нужно уточнить, поставлена ли ваша компания в реестр. Во-вторых, выяснить, на протяжении какого времени будет рассматриваться заявка. В-третьих, планируется ли вносить в документы какие-либо поправки. И, наконец, как именно будут объявляться результаты тендера.

Пакет документов должен оформляться согласно требованиям заказчика. Если какие-то моменты по данному вопросу не совсем понятны, то их нужно сразу уточнить.

Компаниям, твердо решившим выиграть тендер, необходимо следующее:

  • документы для конкурса;
  • презентация товаров или услуг;
  • оптимистичный настрой.

После получения приглашения на тендер следует обязательно ознакомиться с сайтом заказчика и узнать о нем как можно больше. Конкурсная документация также нуждается во внимательном изучении.

Выиграть тендер на предоставление услуг или поставку продукции совсем не просто. Прежде всего, нужно предложить клиенту очень выгодные условия. А для этого необходимо отчетливо понимать, что же именно требуется заказчику.

Перед презентациями обычно проходят встречи между участниками конкурса и людьми, принимающими решение о его результатах. Задавая конкретные вопросы по тендеру, представитель компании дает понять, что его фирма в данном проекте весьма заинтересована.

Требования к сторонам:

  1. Тщательная подготовка к конкурсу. На все вопросы, которые могут появиться у заказчика по ходу презентации, участник должен давать обстоятельные и профессиональные ответы. Зачастую именно внимание к мелким деталям проекта позволяет выиграть тендер.
  2. Пунктуальность. Данные, которые запрашивает организатор, должны быть предоставлены точно в срок. Спустя неделю после презентации можно поговорить с заказчиком и узнать его позицию, а также возможный итог конкурса.
  3. Инициатива в тендере, своевременно проявленная активность пойдут участнику только на пользу. Это покажет заказчику, насколько компания заинтересована в получении контракта.

В оформлении документации нельзя допускать даже самых мелких неточностей. Это может привести к исключению из конкурса. Многие компании отсеиваются уже на этапе подачи заявок.

Подпись документов осуществляется синими чернилами – чтобы ее было отчетливо видно.

Презентация с использованием в ней разного рода графиков и таблиц, как правило, производит на заказчика большее впечатление, чем обычная.

Чтобы выиграть тендер, участник должен сделать предложение, выгодно отличающееся от остальных. Если обратить внимание клиента на качественную продукцию (или услуги) по адекватным ценам, это его непременно заинтересует.

Предложение должно отвечать всем запросам организатора конкурса. Предлагая услуги ниже их обычной стоимости, принятой в компании, участник рискует тем, что рано или поздно клиентам станет об этом известно.

Победа в тендере – это не только подписание выгодного контракта, но и поддержание имиджа фирмы. Поскольку выиграть конкурс очень важно, готовиться к нему нужно основательно. Следует не только отработать презентацию, но и сконцентрироваться на своем внешнем виде и речи.

Если у вас получится выиграть тендер, в будущем это принесет определенные дивиденды. Во-первых, как уже говорилось, победа самым положительным образом скажется на репутации фирмы. Во-вторых, даст возможность компании работать с ЮЛ в определенной области.

Мнение эксперта

Рекомендации по участию в электронных торгах

Артем Мирзоян,
руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами торгового портала «Фабрикант»

Если вы решили принять участие в электронных торгах, обязательно запомните четыре важных правила:

  1. Уточняйте техническое задание. Иногда формулировки в нем не совсем корректны. Один пример. Телекоммуникационная компания, проводящая конкурс на закупку оргтехники, неточно определила требования к товару. Оказалось, что ей вполне подойдет продукция другой марки, но имеющая те же характеристики. Участник, узнавший о такой возможности у организатора, благодаря полученной информации выиграл тендер. Иногда связаться с клиентом напрямую бывает затруднительно. В этом случае можно воспользоваться площадкой под названием «Вопросы претендентов». Многие фирмы, согласно положениям о закупках, обязаны отвечать на подобные обращения участников, причем делать это в четко установленный срок.
  2. Не откладывайте формирование заявки. Если ждать до последнего, можно элементарно не успеть с подачей. Снова пример из жизни. Компания, ведущая деятельность в атомной отрасли, проводила тендер на строительно-монтажные работы на весьма внушительную сумму в несколько миллиардов рублей. Одним из условий было предоставление данных о выполненных за три года проектах. Это колоссальный объем информации. При этом в систему можно было загрузить файлы размером не более 10 Мб. Один из участников, не озаботившийся заранее этим вопросом, просто не успел переслать свои архивы. И от тендера был отстранен.
  3. Перепроверяйте организаторов. Причиной многих ошибок является человеческий фактор. Печатная фабрика, организовавшая конкурс на закупку сканеров, немного ошиблась с датами. В единой информационной системе стояла одна, а на электронной торговой площадке – совершенно другая. Многие из участников рисковали не то, что не выиграть тендер, а даже не попасть на него. К счастью, ошибка была вовремя замечена одним из претендентов и в итоге устранена. Подобные истории не единичны, поэтому всегда нужно сверять данные ЭТП, ЕИС и тендерной документации между собой.
  4. Уделите внимание электронной подписи. В последнее время многие крупные компании, занимающиеся закупками, вместо обычной электронной подписи используют усиленную. Того же они требуют и от партнеров, выставляя данное условие в документации на тендер. Участник, по невнимательности пропустивший этот момент, рискует в заявку на конкурс не попасть. Поэтому все нужные документы нужно изучать самым тщательным образом.

Как выиграть тендер: секреты успеха

Секрет 1. Подвергайте тендеры анализу.

К сожалению, российская реальность такова, что заказные тендеры до сих пор не редкость. Если вы решили принять участие в каком-либо конкурсе, то внимательно изучите все доступные данные и подумайте: а реально ли вообще выиграть этот тендер? На заказных торгах их организатор сделает все, чтобы помешать вам получить контракт. Конечно, бывают ситуации, когда что-то не срабатывает, и тендер выигрывает совсем не та фирма, которой это было обещано. Но и тут ничего хорошего нет. Ведь контактировать придется с заказчиком, который сотрудничать с вами совсем не планировал. Именно поэтому лучше участвовать только в тех конкурсах, которые выиграть вполне реально, и сделать это можно по-честному.

Секрет 2. Начинайте с малого.

Знающим людям известно, что в тендерах на небольшие суммы (порядка 300-500 тысяч рублей) количество заказных конкурсов едва ли не в десять раз меньше. Арифметика тут проста: сумма отката не стоит такого риска. Зато, получив опыт на незначительных контрактах, вы гораздо увереннее будете чувствовать себя на более крупных торгах. Также рекомендуется для начала участвовать в запросах котировок – это самый доступный способ для старта в тендерах. Кроме того, данная практика требует минимум финансовых вложений и времени. И только потом можно постепенно переходить к аукционам, конкурсам и запросам предложений.

Секрет 3. Тщательно готовьте предложение.

При заполнении форм нужно быть очень внимательным и не допускать даже малейших ошибок. Необходимо собрать и приложить к заявке все запрашиваемые документы. Предложение нужно готовить, исходя из требований закона и организатора тендера.

Секрет 4. Чаще принимайте участие в конкурсах.

Многие, поучаствовав в подобном мероприятии всего раз, делают вывод, что выиграть тендер честным путем практически невозможно. Это далеко не так. Во всем нужна тренировка. В конце концов, вы наберетесь опыта, и удача вам обязательно улыбнется.

Секрет 5. Предлагайте конкурентоспособную цену.

Чтобы выиграть государственный тендер, нужно поставить «правильную» цену. Конечно, это не единственное условие для победы, но часто оно бывает самым значимым – причем практически для всех видов закупок. Говоря о цене, имеется в виду ее привлекательность не по сравнению с магазинами, а конкурентоспособность среди прочих предложений от участников аукциона или запросов котировок. В большинстве случаев этот ход позволит вам стать победителем конкурса.

Мнение эксперта

2 инструмента, которые помогают нам выигрывать тендеры

Владимир Жаренников,
генеральный директор группы компаний «Пермская компания нефтяного машиностроения»

Предложить самую низкую цену на продукцию, особенно в условиях кризиса – значит почти наверняка выиграть тендер. Кроме этого, заказчику нужно постоянно демонстрировать качество товара (особенно если дело касается дорогого оборудования) и убеждать в своем профессионализме. Для решения данных задач мы используем два инструмента.

Инструмент 1. Презентации.

Чтобы опередить конкурентов и выиграть тендер, важно показать свой товар «лицом». Один из вариантов рассказать заказчику о качестве продукции – провести презентацию. Этим вы решите сразу две задачи.

Во-первых, подобным образом вы выведете компанию на передний план. Коммерческое предложение информирует потенциального клиента о вашей организации и условиях сотрудничества с ней. Но одного коммерческого предложения мало, необходима личная встреча с заказчиком. И презентация тут – едва ли не лучший метод.

Имейте в виду: постоянные напоминания о себе дадут вам преимущество перед другими фирмами и позволят выиграть тендер. Заказчики предпочитают работать с организациями, о продукции которых хорошо осведомлены.

Представители нашей компании – сотрудники отдела продаж вместе с техническими инженерами – минимум раз в год проводят презентации по каждому виду товара. В целом это получается 20 презентаций ежегодно. Их цель – ознакомить заказчика с качеством продукции, ответить потенциальному клиенту на возникшие у него вопросы, а также поговорить о возможных вариантах сотрудничества. Длительность презентации составляет 30 минут. Встречи с организаторами тендера проходят или на территории нашей компании, или на предприятии клиента.

Заказчики, с которыми мы взаимодействуем в данный момент или сотрудничали ранее, с нашим оборудованием хорошо знакомы, а потому на контакт идут гораздо охотнее.

Не обходится и без предварительной работы с потенциальными клиентами. Еще до презентации продукции наш менеджер общается с представителями буровой компании по телефону или e-mail, дает всю необходимую информацию по товару, а также высылает коммерческое предложение. В случае, когда заказчик проявляет интерес, сотрудник договаривается с ним о личной встрече. Или, как вариант, презентация отправляется клиенту по электронной почте.

Стоит помнить об одном нюансе. Если заказчик новый, то сразу предлагать ему встречу или высылать презентацию будет не слишком хорошей идеей. Сначала следует провести переговоры, в ходе которых нужно попытаться заинтересовать клиента продукцией предприятия. И только после этого наступает время для презентации. Излишняя навязчивость продавца бизнесу только вредит.

Вторая задача, которую мы решаем с помощью презентаций – отстроиться от конкурентов. Рассказывая о нашей продукции на собственной территории, мы приглашаем к себе не только заказчиков тендера, но и представителей конкурирующих компаний. Бывает, в конкурсах принимают участие фирмы, предлагающие товары по очень низкой цене. В нашей отрасли это обычно говорит об одном: качество оборудования у этих организаций не слишком высокое и не соответствует ГОСТу. Кстати говоря, компании, выигравшие тендер за счет низких цен, попадали на такие конкурсы в основном по недосмотру.

Цены у высокотехнологичных предприятий выше, чем у поставщиков, оборудование которых не отличается качеством. Сегодня выбор партнера часто зависит от стоимости предлагаемой продукции. Если возникла подобная ситуация, то приглашение на презентацию конкурентов будет весьма умным шагом.

Дело в том, что демонстрация высоких технологий и рассказы об их преимуществах способны подвигнуть конкурирующие фирмы на стремление подтянуться до вашего уровня. Чтобы соперничать с вами на равных, оппонентам придется выпускать более совершенную технику, а это значит, что их цены поднимутся тоже. Все это сыграет вам на руку, ведь одно дело – конкурировать с другими фирмами на общих основаниях, и совсем другое – не иметь возможности выиграть тендер из-за слишком низких цен у соперников. Кроме того, пока конкуренты поднимутся до нужного уровня, ваша компания успеет уйти далеко вперед.

Выиграть тендер, обойдя множество других соискателей, можно при помощи акцентирования внимания заказчика на качестве выпускаемой продукции. А также убедив потенциальных клиентов в том, что оно возможно только при использовании высокотехнологичных процессов, применяющихся на вашем производстве. С помощью такой презентации вы оставите конкурентов далеко позади, одновременно продемонстрировав организаторам тендера уровень своего профессионализма.

Инструмент 2. Испытания.

Одно дело – хорошо говорить о возможностях продукции, и совсем другое – показать ее в деле. Данный инструмент помогает в решении сразу трех задач.

Задача первая – увеличить шансы выиграть тендер. В нашей сфере к торгам допускаются только те фирмы, которые соответствуют всем заявленным клиентом требованиям. Отсюда и условие участия в конкурсе – доказать, что ваша продукция подходит по всем критериям.

Шанс выиграть тендер тем выше, чем больше испытаний будет проведено. Одновременно с этим вы повысите известность компании на рынке. Мы договариваемся с партнерами и организуем несколько подобных испытаний в год, причем за все платит фирма. Но эти финансовые траты (кстати, уже заложенные в бюджет) окупаются в четырех случаях из пяти благодаря выигранным тендерам и подписанным контрактам.

Специалисты нашей компании командируются на предприятия потенциальных клиентов. Там проводятся испытания нового оборудования, ремонтируется вышедшая из строя техника, а также демонстрируются сильные стороны нашей продукции. После двух из десяти испытаний мы подписываем с клиентом контракт. Преимущество еще и в том, что если заказчик решит со временем провести тендер, то вероятность выиграть его будет очень высока – ведь потребитель уже знаком с нашими технологиями и качеством обслуживания.

Вторая задача – получить преимущество перед конкурентами. Часто заказчики отправляют своих представителей для проверки технических характеристик товара. Тут важно заранее подготовиться к визиту аудитора. Необходим постоянный контроль над качеством продукции, работой отделов на производстве и т.п. Определитесь с точками предприятия, которые будут интересны представителю заказчика (цехи, склады, конструкторское бюро) и внесите их в специальный документ.

Если мы подали заявку на участие в конкурсе, то еще до его проведения предлагаем организатору (или его представителям) продемонстрировать технологию производства. Обычно получается так, что мощность нашего предприятия, а также свойства предлагаемой продукции превосходят выдвинутые клиентом требования. Бывает и так, что после аудита выиграть тендер нам не удается. Но и в этом случае подобные визиты идут только на пользу. Дело в том, что при организации следующего конкурса заказчик в техническом задании, скорее всего, укажет характеристики продукции, по параметрам сходные с нашей. А это значит, что возможностей выиграть тендер у нас становится больше, чем у конкурентов.

Наглядный пример. Перед крупными торгами наша компания за свой счет провела инспекцию оборудования на объекте заказчика и отремонтировала всю вышедшую из строя технику. Обошлось это в 3,5 млн рублей. Выиграть тендер в тот раз так и не удалось. Зато впоследствии мы подписали контракт на 10 млн рублей, так как заказчик был уверен в нашей продукции.

Задача номер три – собрать мнения клиентов. Случается, что, несмотря на успешно проведенные испытания, контракт все равно получает какая-то другая фирма. Но положительные отзывы заказчиков не становятся от этого менее ценными. И впоследствии они оказывают сильное влияние на решения других организаций насчет работы с нашей компанией.

Несколько лет назад у нас был создан отдел надежности, основной функцией которого стала продуктивная работа с заказчиками. Двое наших менеджеров связываются с клиентами по e-mai или телефону с целью узнать их мнение касательно нашей продукции. Получается около 20 отзывов ежегодно. Впоследствии, составляя презентации или коммерческие предложения, мы вставляем в них отклики людей, хорошо разбирающихся в нашей сфере деятельности, выкладываем их на сайте компании. В результате назначать испытания нам приходится теперь в два раза реже, чем раньше, ведь положительные отзывы самым благоприятным образом сказываются на репутации фирмы.

Благодаря постоянным испытаниям и презентациям клиентская база компании увеличилась на треть, что позволило нам за последние два года получить заказов на 100 млн рублей.

Мнение эксперта

4 приема для победы в тендере

Иван Бахчеев,
генеральный директор группы компаний «Штарк»

Заказчики, выступающие организаторами закупок, не горят желанием работать через посредников. В результате торговые компании, чтобы иметь возможность составить конкуренцию производителям, вынуждены снижать цены до такой степени, что работать приходится едва ли не в убыток. Как выиграть тендер на поставку в такой ситуации? Мы разработали для себя четыре основных приема.

1. «Дырка в стене вместо дрели».

Заказчику в конечном итоге требуется сырье или электроэнергия, а не оборудование, с помощью которого их получают. Как правило, поставщики не отвечают в финансовом плане за простой техники или длительные сроки ее ремонта. Если оборудование находится на гарантии, его ремонтируют – и этим дело заканчивается. А собственники предприятий за время простоя несут убытки. К примеру, себестоимость тонны угля вырастает на 6,7 % при снижении его добычи всего на 10 %. Поэтому мы решили продавать не технику, а ее нормы выработки, не оснащение, а получаемое сырье.

Составляя предложение для тендера, мы акцентируем внимание клиента на том, что в случае низкой производительности оборудования, в результате чего не достигают условленных показателей, мы компенсируем все потери и выплатим штраф. Его размер обговаривается отдельно в каждой конкретной ситуации. Обычно сумма привязывается к ежемесячному взносу заказчика за взятую в рассрочку технику. К примеру, платеж снижается на 1 % за каждый 1 % уменьшения объема производства по вине оборудования.

Можно сказать, что в сферу тяжелой промышленности мы перенесли принцип «продавать не дрель, а дырку в стене». Обеспечивая техникой ТЭЦ, мы заключаем договор на девять лет, согласно которому в течение всего срока мы обязаны обеспечивать заказчику заранее оговоренный объем тепла и электроэнергии, невзирая на возможные поломки. Если нам удается выиграть тендер на поставку карьерного оборудования, то мы даем гарантию на коэффициент технической готовности, подразумевающий процент времени, в течение которого техника работает или готова к действию. Подобные предложения мы делаем как на конкурсах и переговорах, так и при составлении коммерческих предложений. Благодаря такой политике мы сумели выиграть половину тендеров за последние семь лет.

2. Замена низкой цены отсрочкой платежа.

Это очень хороший способ конкурировать с производителями, а также неплохой шанс выиграть тендер. Единственное, нужно оценивать платежеспособность клиента и его надежность. В некоторых случаях требуются гарантии банка.

У заказчика часто есть выбор: взять кредит для закупки оборудования напрямую у производителя или закупить технику у нас с отсрочкой платежа. Клиенты в основном склоняются к последнему варианту. Дело в том, что нарушение обязательств перед банком или невозможность поддерживать приемлемое соотношение долга к EBITDA ухудшит показатели компании, ограничит ей доступ к будущим кредитам либо вообще приведет к штрафным санкциям. А вот отсрочку, предоставленную поставщиком, выигравшим тендер, аудиторы, скорее всего, за долг не посчитают. И долговая нагрузка фирмы не увеличится.

Некоторые заказчики могут изначально не доверять торговой компании. Чтобы этого избежать, мы взяли за правило приходить на переговоры вместе с представителем организации, производящей оборудование. Это дает понять клиенту, что изготовитель также готов оказать инженерную поддержку в случае необходимости.

3. Диверсификация рисков.

Если нам удается выиграть тендер, в договор с клиентом мы обязательно включаем пункт о том, что снижение производительности из-за форс-мажоров, геологических катаклизмов и пренебрежения правилами эксплуатации оборудования не входит в зону материальной ответственности нашей компании.

Есть и другой момент: за штатную работу техники в финансовом плане также отвечает изготавливающая ее фирма. При подписании контракта это условие обговаривается в обязательном порядке.

Главное тут – убедить производителя в необходимости данного шага. Для этого нужно обрисовать ему перспективы выигрыша, а также напомнить о своем опыте в сервисном обслуживании. Нелишней бывает информация о том, что мы сумели выиграть половину тендеров из 70, проводившихся в 2015 году. Как правило, производители соглашаются выплачивать от 50 до 100 процентов штрафа – если, конечно, подобная ситуация возникнет. Точная сумма определяется в ходе переговоров.

4. Комплексная ответственность.

Доля финансовых обязательств компании растет, если клиент приобретает полный комплект оборудования. К примеру, продав лишь один комбайн, мы несем ответственность, только исходя из его стоимости. А вот поставив лавокомплект полностью, мы отвечаем за объем добычи уже всей шахты. Подобный подход позволяет убедить клиента закупить у нас весь набор оборудования. Здесь полезно бывает произвести наглядные расчеты по стоимости эксплуатации техники в сравнении с возможным уровнем добычи. Мы подсчитываем сумму прибыли при условии использовании старой техники, а затем новой. Выгода во втором случае почти всегда значительно больше. Осознав экономическую эффективность замены оборудования, клиент, как правило, идет нам навстречу.

Как выиграть тендер, применяя психологические приемы

К какой бы экономической стратегии ни прибегала ваша компания, работать в любом случае приходится с людьми. Есть несколько хороших способов наладить с ними сотрудничество:

  1. Общаясь, называйте человека по имени-отчеству, подобное обращение приятно каждому. При составлении официальных документов имя клиента также необходимо упоминать в самом уважительном тоне. Данная схема работает на уровне подсознания, сближая заказчика и поставщика, создавая ощущение, что вы делаете одно общее дело.
  2. Выиграть тендер вам может помешать элементарная неграмотность. И речь сейчас идет не об опечатках. Ошибки в прямом смысле слова оскорбляют собеседника. Они не только демонстрируют неуважение к потенциальному партнеру, но и снижают его доверие, а в самом худшем случае могут свидетельствовать о вашем непрофессионализме.
  3. Оригинальная идея, если, конечно, она рабочая, зачастую может помочь выиграть тендер. Продемонстрировав руководству фирмы, проводящей конкурс, функционирование какого-либо оборудования, вы можете натолкнуться на мысль, которая пригодится вам в будущих торгах.
  4. Еще один способ повысить свои шансы на победу – примелькаться заказчикам на подобного рода закупках.
  5. Чем больше вы соберете информации об организаторах торгов (их привычках, увлечениях и проч.), тем выше вероятность, что вам удастся выиграть тендер. Сейчас для сбора данных не нужно использовать поваров и нянек в качестве шпионов. Интернет, СМИ, знакомые знакомых и даже вездесущая желтая пресса делают эту задачу достаточно выполнимой. Найдя общий язык по каким-либо вопросам, не касающимся работы, вы сможете расположить человека к себе, а это уже преимущество.
  6. Честность – лучшая политика. Шансы выиграть тендер будут гораздо выше, если в условия договора включить пункт о возврате средств клиенту в случае недостижения гарантированного результата. Человек, уверенный в сохранности своих денег, гораздо охотнее идет на сделку.
  7. Не стоит забывать про саморекламу. Клиент, которому будет предоставлена полезная информация о вашей компании (квалификация специалистов, направление деятельности, корпоративные ценности и т. п.), быстрее задумается о возможности заключения контракта. Также заказчику стоит передать список организаций, с которыми вы работали, и их отзывы – так вы повысите уровень доверия к своей фирме.

Как выиграть тендер крупной компании: советы и подводные камни

Небольшие компании часто участвуют в торгах, организуемых крупными корпорациями, с целью выиграть тендер и тем самым обеспечить свое будущее. Самым сложным тут как раз считается первый этап, то есть победа в конкурсе.

В реальности это далеко не так. Даже если удача повернулась к вам лицом, работа с серьезными корпорациями – это всегда определенный риск. Сотрудничество с крупным заказчиком зачастую оказывается не таким выгодным, как рисовало воображение. И, вполне вероятно, более прибыльной была бы работа с компаниями среднего звена. Причин тому несколько:

  • Клиент страдает «звездной болезнью» и невероятно капризен. Также он абсолютно уверен в том, что незаменимых людей (так же, как и фирм) нет, и стоит только щелкнуть пальцами, как появится масса желающих занять освободившееся место. Совет тут один: портить отношения с таким заказчиком ни в коем случае нельзя.
  • Оплата вашей работы производится по невыгодной схеме. К примеру, отсутствуют авансы и какие-либо промежуточные платежи. Расчет производится «по факту», а то и вовсе с отсрочкой на два-три месяца.
  • Трудности с коммуникацией. Крупные корпорации, как правило, обладают значительным штатом специалистов по управлению по сравнению с небольшими компаниями. В процессе принятия решения или согласования документов менеджеры, работающие на стороне заказчика, могут постоянно связываться с сотрудниками выигравшей тендер фирмы и уточнять мелкие детали. В связи с этим лучше не поручать общение с людьми клиента техническим специалистам, а доверить это дело заранее назначенному человеку.
  • Жесткая бюрократия. Крупные корпорации являются приверженцами согласования всего, что только можно.

Чтобы добиться взаимовыгодного сотрудничества с важным заказчиком, нужно выстроить доверительные отношения с людьми, обладающими определенной властью внутри корпорации. А их, скорее всего, будет немало. Если ваш управленческий штат составляет не больше одной десятой от всего персонала, то работать с мощной бюрократической машиной сильной компании будет невероятно сложно. С высокой долей вероятности появятся организационные трудности: к примеру, занятые у вас менеджеры и аналитики не смогут справляться с поставленными перед ними задачами.

Еще один момент. Хорошие менеджеры и сильные инженеры, как правило, редко могут прийти к компромиссу. И это неудивительно. Оценивать проект с точки зрения бизнеса и с позиции технической реализации – далеко не одно и то же. Ваша задача – найти нейтральную сторону, «переводчика», который говорит на обоих «языках».

Стратегия, по которой вы будете выстраивать коммуникацию, должна быть четко проработана. После выигрыша тендера вам понадобятся аналитики и менеджеры для общения с клиентом, а также юрист для бумажной работы и согласования документов. Имейте в виду: в серьезных корпорациях принято решать вопросы при личной встрече, поэтому ваши представители должны находиться на предприятии заказчика или, в крайнем случае, быть готовыми ездить туда несколько раз в неделю.

Из предыдущего момента логически вытекает следующий. А именно: проблема временных зон. Даже если предприятие заказчика находится в другом часовом поясе, клиенту должно быть удобно общаться с вашими ключевыми специалистами в течение своего рабочего дня. В противном случае выиграть тендер у вас вряд ли получится.

Разного рода подводные камни в работе с корпорациями – далеко не редкость. Придется научиться их обходить. Прежде всего, не стоит ожидать, что сотрудничество с крупным заказчиком будет происходить по схеме, к которой вы привыкли. Это больше не работа в качестве субподрядчика. Раньше с вами общался человек из вашей сферы, который с полуслова понимал, что к чему.

В корпорации крайне сложно найти того, кто возьмет на себя единоличную ответственность за решение конкретной задачи. Обычно это выносится на обсуждение группы лиц, что самым негативным образом влияет на сроки реализации проекта. А это штрафные санкции и другие подобные неприятности.

Таких ситуаций можно избежать, если вы сможете повлиять на процесс принятия решений. К примеру, озвучив клиенту проблему, сразу предлагайте выход из положения, а лучше – два. Укажите на самый удачный из них и аргументируйте, почему. Давно замечено: людям гораздо проще выбрать из двух возможностей, чем искать третью.

Прежде чем начинать работать с крупной корпорацией, постарайтесь ответить на два вопроса: а вам это нужно в данный момент времени; что вы ожидаете от сотрудничества? Определившись с приоритетами, вы поймете, стоит ли тратить ресурсы и время на то, чтобы выиграть тендер.

Для имиджа компании иметь в клиентах крупного заказчика, конечно, хорошо. Но что важнее сегодня: портфолио или деньги?

Анализируя опыт многих предприятий, можно прийти к выводу, что не больше четверти крупных заказчиков приносят значительную экономическую выгоду, привлекательны с точки зрения технологий и т.п. Часто работа полностью окупается не раньше, чем через два-три года после начала сотрудничества. Хотя, если взглянуть на ситуацию с другой точки зрения, это все же долговременный контракт и возможность значительных поставок.

Исходя из всего вышесказанного, можно дать совет: прежде чем бросать все силы на то, чтобы любой ценой выиграть тендер крупной корпорации, сначала изучите все возможности, которые может предоставить вам данное сотрудничество. Также не лишним будет провести ревизию собственных финансовых ресурсов: а сможете ли вы на первых порах оплачивать работу из своего бюджета?

Чего нельзя делать в погоне за выигрышем тендера

Участие в подобном конкурсе – своего рода соревнование, а у каждого соревнования есть свои правила. В частности, совершенно не приветствуется применение запрещенных приемов.

Подарки. Одно дело – знак внимания, оказанный в честь какого-либо праздника или юбилея. И совсем другое – заурядный подкуп. Сейчас вовсе не обязательно передавать конверт из рук в руки, есть вариант использования посредника или электронного кошелька. Проблема в том, что лица, которым предлагают взятку, не в состоянии напрямую решить исход конкурса. А потому далеко не каждый согласится участвовать в подобной авантюре: ведь если заплатившая за «решение вопроса» компания не сумеет выиграть тендер, последующее за этим выяснение отношений неизбежно.

Панибратство. Есть мнение, что лучший способ наладить контакт – это совместный поход в баню или веселье до утра в баре. На самом деле, все далеко не так. Главное для взаимопонимания – подобрать верный стиль общения. Психологами по этому поводу написано множество трудов. К каждому типу собеседника нужен свой подход.

Преследование. Некоторые считают, что если постоянно напоминать о себе, это каким-то чудесным образом поможет выиграть тендер. В разумных пределах такая тактика может принести пользу. Но не переусердствуйте. Постоянные звонки по телефону, письма на электронную почту, добавление в друзья «ВКонтакте» и разного рода «случайные» встречи могут вызвать у человека только раздражение. Кроме всего прочего, решение по конкурсу принимает не один представитель, а целая комиссия, и вряд ли у вас хватит времени на то, чтобы быть тенью их всех.

Шантаж. Как гласит пословица, у каждого есть свой «скелет в шкафу». Но припугнуть заказчика возможностью огласки каких-либо нелицеприятных фактов из его жизни, чтобы выиграть тендер – не слишком хорошая идея. Во-первых, подобную тайну нужно еще откопать, а это стоит недешево. Во-вторых, у крупных компаний всегда есть собственная служба безопасности, которая всеми силами постарается такого избежать. В-третьих, участника, заподозренного в шантаже, к тендеру просто-напросто не допустят. Как и ко всем подобным торгам в будущем.

Хитрая экономия. Бывает, что компания, которая смогла выиграть тендер, в дальнейшем начинает обманывать клиента при поставках. Причем экономят не только на объеме товара, но и на его качестве. Чтобы этого не допустить, проводят специальные референсные проверки. Уличенная в недобросовестной работе фирма будет «уволена», контракт потеряет силу, а компания попадет в черный список.

Заниженная стоимость контракта. Фирмы, решившие во что бы то ни стало выиграть тендер, часто занижают стоимость сметы. Но тут изначально игра не стоит свеч. Ведь суммы, прописанные в договоре, пересмотру не подлежат, и разницу между реальной стоимостью работ и обозначенной на бумаге цифрой приходится выплачивать из собственного бюджета.

Мнение эксперта

Ошибка в контракте может обойтись очень дорого

Артем Денисов,
исполнительный директор и совладелец компании Quadro Electric, Санкт-Петербург

Несколько лет назад мы решили выиграть тендер, организованный крупной строительной компанией. Контракт в случае победы можно было заключить на 37 млн. рублей. Работали в авральном режиме, и в документах была допущена ошибка, которая могла стоить нам немалой суммы.

В подготовленную для конкурса смету были включены стоимость услуг, оборудования и материалов. Половину суммы, обозначенной в смете, планировалось потратить на закупку кабеля. Из-за спешки мы запросили прайс на него лишь у одного поставщика. Но тот допустил ошибку и указал цену на треть ниже стандартной. «Благодаря» этому просчету мы сумели выиграть тендер, но попали в неприятную ситуацию.

Чтобы как-то решить проблему, пришлось заново анализировать техзадание и изучать рынок кабеля. Оказалось, что вполне реально найти нужную продукцию дешевле и современнее. Мы связались со строительной компанией, тендер которой смогли выиграть, и озвучили свое предложение по замене кабеля. Возражений со стороны заказчика не последовало, тем более что новый продукт оказался еще на 20 % дешевле. В результате мы не только сэкономили клиенту половину стоимости кабеля (30 % из-за ошибки и 20 % на новом товаре), но и заработали на оказанных услугах.

Правда, не все проходило гладко. Согласно закону, все изменения подлежат согласованию с компанией, владеющей электрическими сетями на месте застройки. Понадобилось целых три встречи, чтобы достичь соглашения с данной организацией.

В итоге наш доход составил 15 % чистой прибыли. Но допущенная ошибка научила нас многому. В частности:

  • каждую задачу тщательно анализировать;
  • с самого начала работы над проектом привлекать к нему инженеров и технических специалистов;
  • не сдаваться даже в безнадежных на первый взгляд обстоятельствах.

Нелегальные схемы, из-за которых вы 100 % не выиграете тендер

Где выиграть тендер проще всего? Многие считают, что там, где можно безнаказанно нарушить установленные правила. Причем делается это так, что новичок о подобном не сможет даже догадаться. Приведем некоторые хитрости, применяемые нечестными игроками. Если заметите хоть намек на использование подобных схем, лучше от торгов сразу отказаться – выиграть все равно вряд ли сумеете.

Схема 1. Демпинг.

Тендер, идущий от государственных структур, имеет все шансы выиграть та компания, которая предложит самую выгодную цену. Чиновник практически «запрограммирован» на экономию бюджетных средств. Это одно из непременных условий, выставленных организаторами торгов. Если фирма, на законных основаниях допущенная к конкурсу, предлагает свои услуги дешевле других, то вопрос практически решен в ее пользу.

Приведем пример. Есть четыре компании, претендующие на победу. Две первые (А и Б) ведут игру честно, не предлагают взяток и не платят «откатов». Допустим, торги начинаются с максимальной цены в 1 млн. рублей. А и Б постепенно понижают сумму. Но в торговле также участвует компания В, упорно не желающая сдаваться и сбивающая цену все больше. А еще есть фирма Г, находящаяся где-то посередине. Ее предложение больше, чем у В, но меньше предлагаемого А и Б. Применяя демпинг, В «избавляется» от конкурентов в лице А и Б. В соперниках остается только Г, но никто не может помешать В выиграть тендер. Никто и ничто, за исключением того, что компания В, оказывается, неправильно оформила заявку, о чем организатору конкурса впоследствии становится известно. В итоге контракт переходит к фирме Г, предложение которой было немногим ниже, чем у А или Б.

Схема 2. Орфографические ошибки.

Согласно букве закона, информацию о предстоящем конкурсе нужно выкладывать на веб-сайте или проводить через СМИ. Фирмы, желающие участвовать в тендере и выиграть его, отслеживают подобные уведомления для своевременной подачи заявок. Но если аукцион изначально организован только для «своих», применяется следующая схема.

На сайте о госзакупках сообщается о тендере на поставку товара определенного вида. К примеру, шариковых ручек. Заинтересованные в конкурсе фирмы начнут искать нужное объявление. И вряд ли найдут, потому что в тексте будет намеренно допущена ошибка. Ручка шариковая волшебным образом превратится в «ручьку шариковую» или же «шарековую ручку».

Подобные методы донести объявление только до нужных людей используются довольно давно. Более того, в сети уже были найдены якобы «случайные» ляпы чиновников. Все возможно. Но вот объявления о тендере, написанные на латинице вместо кириллицы, вряд ли появились таким же неумышленным образом.

Схема 3. «Фильтр».

Тоже довольно часто используемая схема. Заказчик, организующий торги, выставляет такие условия, что смысла выигрывать тендер просто нет. К примеру, нужно провести строительные работы за 60 дней. «Свои» люди на это подписываются, так как по удивительному совпадению стройка началась за много месяцев до того, как был назначен конкурс. Другой вариант фильтра – потребовать поставку продукции по таким низким ценам, что любой компании, согласившейся на этот контракт, придется работать себе в убыток.

Абсолютно нереальные требования часто предъявляются не только к обеспечению заказа, но и к самим фирмам, решившим выиграть тендер. Это может быть определенный уставной капитал, те или иные финансовые гарантии или даже просто отсутствие нарушений обязательств перед другими клиентами. Самое интересное, что все это совершенно законно, и пройти через подобный «фильтр» могут далеко не все компании. Правда, документы по требованиям должны быть оформлены очень грамотно, в противном случае юристы фирмы-претендента могут обжаловать решение организаторов тендера в суде или даже написать жалобу в Федеральную антимонопольную службу.

Чаще всего данный метод применяют в фармацевтической сфере. В документации на конкурс препарат указывается в виде номенклатуры, его состав подлежит подробному описанию. Часто это продиктовано не требованием к присутствию в лекарстве определенного элемента, а является способом сделать победителем торгов нужную компанию. Тем более, что только у нее имеется в наличии препарат, соответствующий всем критериям. Значит, она будет единственным участником и сможет выиграть тендер, практически не снижая стоимость поставки.

Схема 4. Подтасовка котировок.

Согласно российскому законодательству, бюджетные организации имеют право проводить запросы котировок в случае заключения контракта на сумму до полумиллиона рублей. Прием котировок подразумевает прописанные в заявке желаемые условия контракта, отправленные участником заказчику. Выбор, само собой, падает на того, кто предложил самую выгодную цену. Только вот результаты можно подтасовать, причем несколькими способами.

Например, это может быть проведение ложного запроса. Организатор рассматривает котировки от честных компаний, решивших выиграть тендер. Но вся процедура чисто формальная. Используя особым образом составленную документацию, организатор объявляет конкурс несостоявшимся. Информация о поступивших предложениях передается «нужной» фирме, после чего проводится повторное мероприятие. Участвуют все те же компании плюс еще одна, предлагающая цену чуть-чуть ниже всех остальных (благо, их условия известны). Дело сделано, контракт получен.

Схема 5. Поручительство.

Как выиграть тендер на госзакупках по данной схеме? Часто для участия в подобных конкурсах требуется поручитель. В качестве гарантии сохранности средств подобные меры весьма разумны, ведь если поставщик или подрядчик нарушит обязательства, то претензии можно адресовать поручителю – солидной компании, способной решить все финансовые или иные проблемы.

Некоторые фирмы превратили поручительство в инструмент заработка. За скромные 10 % от суммы контракта они готовы предоставить такую услугу. И почему-то оказывается, что директора этих организаций – близкие родственники или друзья людей, отвечающих за торги.

Участник, выбравший «нужного» поручителя, имеет почти стопроцентные шансы выиграть тендер. Хорошо всем: компании-победителю, чиновнику, который подписал надежный контракт, фирме, «работающей» поручителем за процент от сделки. В минусе только участники, игравшие честно.

Важная новость для подписчиков!

Информация об экспертах

Артем Мирзоян, руководитель отдела по работе с ключевыми клиентами торгового портала «Фабрикант». «Фабрикант» – площадка для проведения электронных торгов. Основана в 2005 году. Штат – 160 человек. Объединяет более 190 тыс. компаний различных отраслей во всех регионах России и за рубежом. Среди участников-закупщиков: «Росатом», «РУСАЛ», «Норильский никель», «Севмаш», «Седьмой континент», Coca-Cola. Торговый портал имеет также ряд специализированных дочерних площадок: ЭТП ММВБ (АО «ЭТС»), «Оборонторг», «ГазНефтеторг», «Спецстройторг».

Владимир Жаренников, генеральный директор группы компаний «Пермская компания нефтяного машиностроения». Владимир Жаренников окончил Пермский государственный технический институт. С 1978 по 2003 год работал в компании «Мотовилихинские заводы», где прошел путь от мастера до руководителя дочернего предприятия. С 2003 года работает в группе компаний «ПКНМ», с 2005‑го – директор по трубной продукции, с 2011‑го – генеральный директор. «Пермская компания нефтяного машиностроения» основана в 1993 году. В группу компаний входят организации «ПКНМ-Урал» (производство оборудования для нефтедобычи) и «ПКНМ» (реализация продукции). Есть собственные подразделения, которые занимаются инспекцией и ремонтом бурового оборудования.

Иван Бахчеев, генеральный директор группы компаний «Штарк». Иван Бахчеев окончил факультет международных экономических отношений МГИМО. Работал на руководящих позициях в зарубежной финансовой компании и в российской металлургической фирме. В нынешней должности с 2006 года.

«Штарк». Группа компаний специализируется на поставках карьерной техники, энергетического, горно-шахтного и другого технологического оборудования различных производителей крупнейшим российским компаниям. Основана в 2006 году.

Артем Денисов, исполнительный директор и совладелец компании Quadro Electric, Санкт-Петербург. ООО «Квадро Электрик» (Quadro Electric). Сфера деятельности: услуги в области электроэнергетики. Территория: офис – в Санкт-Петербурге; филиал – в Москве и Тольятти. Численность персонала: 90. Рост объема чистой выручки: более чем в 100 раз (с 2009 по 2015 год).

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Коммерческий директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 45%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль