Материальные запасы на практике: виды, управление, учет

75
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Любая компания должна вовремя и в достаточном объеме получать сырье и расходные материалы для выработки продукции. Только в этом случае она может своевременно выполнять план, снижать себестоимость товаров и увеличивать собственную прибыль, повышая рентабельность производства. Соответственно, качественные материальные запасы в необходимом ассортименте – важное условие эффективной работы предприятия, за выполнением которого руководство обязано пристально следить.

Что такое материальные запасы и для чего они нужны

Для производственной компании сырье и прочие необходимые для изготовления продукции ресурсы – один из важнейших факторов ее работы. Как гласит п. 2 ПБУ 5/01, материальные запасы – это активы, которые:

  • продают, не перерабатывая;
  • используют, чтобы решать задачи по управлению компанией;
  • применяют в качестве материалов или сырья при производстве товаров с целью их дальнейшей реализации на рынке, проведения работ или оказания услуг.

Используя исходные сырье и другие ресурсы, компания создает готовый продукт. Он относится к категории материально-производственных запасов (МПЗ).

Объем материальных ценностей, которыми должна располагать компания, определяется спецификой производства и воспроизводства. Материальные запасы появляются, прежде всего, из-за несовпадения в пространстве и времени промышленного процесса и использования сырья и других ценностей.

Предприятие обязательно должно располагать достаточным количеством материалов для дальнейшей переработки. Такая необходимость обусловлена еще и тем, что со временем разделение труда все больше углубляется. Расширяются процессы специализации и кооперирования, что способствует росту производительности труда. Иными словами, в выпуске конечного продукта задействовано все больше отдельных предприятий. Поскольку нужно перемещать различные ценности и сырье для производства между компаниями-участниками, материальные запасы увеличиваются объемах.

Согласно ПБУ материальные запасы образуются еще и потому, что предприятия стремятся сделать производственный процесс непрерывным на каждом этапе. С поставкой и транспортировкой товаров по договорам нередко случаются перебои, связанные с несоблюдением объемов и временных рамок. Но производство при этом останавливаться не должно. Именно поэтому необходимо следить, чтобы материальные запасы учреждений всегда были в наличии, в достаточном количестве и надлежащего качества, так как это обеспечивает ритмичную деятельность.

Благодаря этим активам предприятие выполняет запланированную программу по выпуску продукции. Если они исчезают, нарушается весь производственный процесс. Зачастую из-за нехватки сырья и материалов оборудование простаивает. Из-за этого возникает необходимость перестраивать технологический процесс.

Следить за тем, чтобы материальные запасы учреждений всегда были в наличии, нужно и по еще одной причине. Потребительский спрос часто нестабилен и в некоторых случаях резко возрастает. Потребность в группе товаров предсказать вполне реально. Но предусмотреть ее на определенный вид продукции намного труднее. Если не располагать этим товаром в достаточном количестве или сырьем для его производства, велик риск того, что фирма упустит платежеспособного клиента.

В современных российских реалиях производственные компании сталкиваются с основной проблемой – ростом цен. Поскольку материалы и сырье, требуемые для выпуска товаров, дорожают, у предприятий возникают серьезные трудности. Связаны они, как правило, с перебоями в снабжении и даже остановкой производства.

Если вкладывать свободные деньги в материальные запасы, в перспективе можно в какой-то мере избежать этих проблем. Но есть и обратная сторона. Компания, предусмотревшая инфляцию, запаслась достаточным количеством сырья и материалов для производства. В ее планах – получить прибыль посредством увеличения рыночной стоимости товаров. Налицо спекулятивный характер создания материальных запасов.

Когда предприятие оформляет заказ на поставку сырья и материалов, то неизбежно сталкивается с административными издержками. Ищет поставщика, договаривается с ним о сотрудничестве, тратит средства на командировки, международные переговоры и т. д. Сократить подобные расходы предприятие может, если снизит число заказов. Это станет равноценным повышению объемов закупаемых партий, а значит, увеличению сырья на складах.

Поскольку реализовывать некоторые товары легче в определенное время года, компании формируют резервы сырья и всего необходимого для производства на будущее. Цель материальных запасов в этом случае – обеспечить предприятию успешную работу и в «не сезон». В качестве примера можно привести сельхозпродукцию.

Все предприятия работают по-разному. Одни заключают договоры на поставку с несколькими контрагентами, другие – с одним. Отметим, положение последних довольно уязвимо, поскольку перебои со снабжением никогда не стоит исключать из возможных вариантов развития событий. Думая именно об этом, компании, дабы не рисковать, создают материальные запасы в больших объемах. Даже если поставщик не выполняет условия и задерживает подвоз товара, производственный процесс не прекращается.

При этом в накоплении есть и неоднозначные моменты. Компания тратит немалые средства на хранение запасов. Ниже приведены основные категории издержек, связанных с этим:

  • коммерческие расходы (выплата процентов за кредит, затраты на страхование, отчисление налогов на средства, вложенные в материальные запасы);
  • расходы на хранение (амортизация, отопление, освещение – содержание складов, зарплата обслуживающим их работникам);
  • расходы, сопряженные с риском потерь из-за порчи, устаревания, реализации по заниженной стоимости, медленных темпов использования определенных материалов;
  • убытки из-за упущенной выгоды от оборота средств, вложенных в материальные запасы, а также повышения мощности производства, уменьшения себестоимости товаров, вливаний в другие компании.

Содержать материальные запасы в течение длительного времени, зачастую в повышенном объеме, не всегда просто. Из-за этого в компаниях часто образуются неликвиды – ресурсы, которые нельзя использовать. Невозможно их продать и применить непосредственно в производстве.

Подведем итог: содержание материальных запасов дает компании весомые преимущества. Однако нельзя забывать и о больших затратах на их создание и хранение.

Как классифицируют материальные запасы организации

Классифицировать материальные запасы нужно, чтобы решать хотя бы две задачи:

  1. конкретизировать объект изучения в границах заданного материального потока;
  2. управлять запасами в обозначенной логистической системе.

Классифицировать материальные запасы можно также по местонахождению и времени (двум параметрам движения), а также их функции.

Производственные – это ресурсы, которые накапливают предприятия и потребляющие организации. Их назначение – обеспечивать бесперебойность промышленного процесса. Когда говорят о производственных запасах, имеют в виду предметы труда, поступившие к потребителю того или иного уровня. Речь здесь идет о неиспользованных и еще не переработанных сырье и материалах.

Товарные запасы – это те, которые компании-изготовители хранят на складах готовых изделий и в каналах сферы обращения. Последние делятся на два вида. Это запасы в пути и запасы в торговых компаниях. Транспортные, или запасы в пути, к моменту учета везут к потребителю от поставщика. Они нужны, чтобы в процессе купли-продажи не было перебоев.

Хозяйственные единицы, задействованные в производственном или торговом процессе, логистике, – это и продавец, и покупатель. Соответственно, предприятие всегда располагает товарными и производственными запасами.

По выполняемой функции производственные и товарные запасы (сюда не включена продукция в пути) бывают текущими, подготовительными, гарантийными, сезонными и переходящими.

  • Текущие обеспечивают непрерывное использование материалов и сырья между поставками. Именно из них в основном состоят товарные и производственные запасы. Их объемы всегда различны. Максимальной величины текущие запасы достигают, когда поступает очередная партия, а минимальной – когда почти все израсходовано.
  • Подготовительные выделяют в запасах производственного и товарного типа, если нужно придать продукции нужный вид или свойства для использования в технологическом цикле или реализации потребителям. Такие запасы торговые компании создают, когда нужно подготовить товары к продаже.
  • Гарантийные, или страховые, запасы. Речь здесь идет о резервах неизменной величины. Основное их назначение – бесперебойно снабжать производство или торговлю при возникновении форс-мажоров: отхождений от периодичности и объема партий поставок от плановых, изменений частоты использования, задержек со снабжением. Гарантийные отличаются от текущих своим постоянством. Если предприятие работает в нормальном режиме, эти ресурсы использовать запрещено.
  • Сезонные запасы образуются, если производство продукции, ее употребление или перевозка носят непостоянный характер (привязаны ко временам года). Благодаря таким резервам компания уверенно чувствует себя в перерывах между сезонами.
  • Переходящие запасы – это материалы и сырье, которые не были использованы в завершающемся отчетном периоде и остаются в учете на следующий.

Материальные запасы классифицируются по времени. Выделяют их разные количественные уровни:

  • Максимальный желательный запас. Так называют наибольший объем ресурсов, обоснованный с экономической точки зрения. Данный показатель может увеличиваться. Максимальный желательный запас компании используют в качестве ориентира при расчете оптимального количества сырья и материалов к поставке.
  • Пороговый уровень – это объем ценностей, после достижения которого предприятие делает новый заказ на поставку.
  • Текущий может совпадать с пороговым, гарантийным, максимальным желательным запасом. То есть, текущий запас – это объем материалов и сырья на момент учета.
  • Гарантийный (или страховой) запас, задача которого обеспечивать бесперебойное снабжение потребителя продукцией в случае форс-мажоров.

Нормирование и управление материальными запасами

Любое предприятие уделяет управлению запасами повышенное внимание. В рамках данного процесса решаются две главные задачи:

  • определяют, в каком объеме нужно хранить на предприятии материальные запасы;
  • создают систему, позволяющую контролировать количество имеющихся ресурсов в данный момент и вовремя пополнять их в соответствии с нормативом.

Существует понятие нормы запаса. Это расчетный минимальный объем предметов трудовой деятельности, которым должны располагать торговые или производственные компании, чтобы обеспечивать непрерывный производственный процесс или реализацию продукции.

Определяя нормы товарных запасов, пользуются 3 видами методов: эвристическими, технико-экономических расчетов и экономико-математическими.

При применении эвристических способов опираются на опыт специалистов, изучающих отчеты за прошедший период, проводят анализ рыночной среды и определяют, какой объем материальных запасов желателен для предприятия. Основа эвристических методов – это, прежде всего, субъективное восприятие ситуации, связанной с развитием спроса. Специалистом, чей опыт используется, может быть сотрудник организации, непосредственно связанный с материальными запасами и решающий вопросы по их нормированию. Такой метод именуют опытно-статистическим. Он входит в группу эвристических.

Существует также метод технико-экономических расчетов, суть которого – распределять общее количество материальных запасов на предприятии по отдельным группам, к примеру, номенклатурным (или ассортиментным – применительно к торговле) позициям. Все определяется целями, на достижение которых планируется направить эти материальные запасы. После распределения рассчитывают страховой, сезонный и текущий объем для каждой группы. Эти категории также могут быть поделены на несколько подкатегорий. К примеру, в страховых могут присутствовать запасы, которые выручат компанию, если вдруг резко увеличится спрос на продукцию или нарушатся сроки поставки.

После того как предприятие определит минимальное количество материальных запасов, менеджерам следует создать эффективную систему, позволяющую контролировать объемы на складах.

Мнение эксперта

Как эффективно управлять запасами

Иван Артамонов,
директор по науке и проектам, InTlab (Молдова, г. Кишинев)

Валерий Разгуляев,
управляющий информацией, «Избенка-ВкусВилл»

В хранении ценностей есть и положительные, и отрицательные моменты. С одной стороны, материальные запасы страхуют предприятие, позволяя ему успешно выйти из ряда непредвиденных ситуаций. С другой – вложения в такие резервы довольно существенны. Опыт показывает, что недостаточно позаботиться о наличии необходимых производственных объемов и своевременных поставок материалов и сырья. Склады, продовольственные базы и продуктовые магазины должны своевременно пополняться. Продовольственные товары с маленьким сроком годности нуждаются в особых условиях хранения и реализации, а значит, нужно в первую очередь рассчитывать их оптимальное количество.

Когда эта проблема коснулась и меня, я стал искать решение, позволившее бы полуавтоматически находить ассортиментные позиции, для которых нужны особые условия хранения. Я очень хотел создать систему, которая обеспечила бы обратную связь – то есть сообщала о каждом случае появления дефицита или списания просроченной продукции и препятствовала повторению подобных ситуаций.

Мне стало известно, что эксперт Иван Артамонов предложил разработать индекс управления величиной запасов. Я моментально захотел внедрить нечто подобное и в свою организацию. Наши старания увенчались успехом. Мы отыскали систему, позволившую руководству сетей розничной торговли «ВкуссВилл» и «Избенка» вести личный контроль над ситуацией по основным ассортиментным позициям, которые должны непременно присутствовать на полках магазинов.

Мы считаем, что все коммерческие директора российских предприятий способны успешно применять систему. Компании могут ей пользоваться, когда ведут оперативное управление количеством запасов на всех уровнях цепей поставок. Предпочтительнее, чтобы индекс рассчитывала информационная система предприятия, и без больших усилий со стороны персонала.

Наша компания позаботилась не только об автоматизации алгоритмов, но и об их каждодневной рассылке специалистам, ответственным за наличие определенных позиций. Контрольные сведения о товарах категории А (в соответствии с ABCD-анализом) направляют гендиректору и управляющему расчетом заказов.

Как контролировать материальные запасы предприятия

Управлять – означает еще и отслеживать фактическое состояние запасов. Контролировать наличие ресурсов и процесс формирования заказа можно с определенной периодичностью. Для этого существует несколько схем:

  • оперативное управление – по прошествии определенного времени компания срочно решает, стоит делать заказ или нет. Если да, то в каком объеме оптимально закупить товар;
  • равномерная поставка – через периоды, равные по длительности, компания заказывает одно и то же количество продукции;
  • пополнение до максимума – по прошествии периодов, одинаковых по времени, предприятие закупает партию в объеме, равном разности максимума запасов и их фактического уровня в момент проверки.

Объем заказа становится больше на размер запаса, который планируется израсходовать в то время, пока выполняется поставка.

Сегодня все компании контролируют состояние материальных запасов, используя разные средства. Наиболее распространенные описаны ниже.

  1. Система с фиксированным объемом заказа при периодической проверке фактического состояния запаса (с пороговым уровнем запаса).

Фактический объем материальных ценностей контролируют через периоды, равные по времени. Компания решает заказывать постоянный объем продукции только в том случае, если уровень запасов к моменту проверки оказывается ниже установленного порогового значения или равняется ему. Если же ситуация обратная, компания закупку не делает. Временной отрезок, через который предприятие заказывает у поставщика очередную партию товаров, остается неизменным (к примеру, менеджер компании каждый вторник смотрит, сколько продукции осталось на складе, и формирует заявку до желаемого уровня).

Сколько конкретно закупать продукции, организация определяет, исходя из установленного норматива и уровня запасов на данный момент. Так как заказ выполняется в течение определенного периода, то его увеличивают на количество материалов, которое будет израсходовано в этот период.

Объем товара, который нужно закупить, рассчитывают по формуле:

Р = Змакс — (Зф — Звз)

Змакс — это максимальный запас в соответствии с нормативом; Зф — фактический запас к моменту проверки; Звз — запас, который компания израсходует, пока будет делать заказ и ожидать поставку.

Пользоваться данной системой лучше, если вы можете покупать:

  • одну товарную позицию у одного поставщика;
  • продукцию с более или менее стабильным спросом;
  • товары небольшой ценности и т. д.
  1. Система с фиксированным объемом заказов при непрекращающейся проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запаса).

Когда количество продукции находится около заблаговременно определенного минимального значения, закупается новая партия. Объем заказа остается неизменным, поскольку мы говорим о системе с фиксированным объемом. Закупать новую партию товаров компания может через разные временные промежутки.

Если организация работает в торговой сфере, то, скорее всего, располагает широким ассортиментом запасов. В данном случае непрерывно учитывать их фактический объем помогает технология автоматической идентификации штрих-кодов.

Системы, в которых контроль над состоянием материальных запасов смешанный, – двухуровневые.

  • Система с двумя уровнями при периодическом контроле фактического наличия имеющихся ценностей (с пороговым объемом) подразумевает проверку через одинаковые периоды. Если резервы ниже или равны минимуму, компания заказывает поставку товаров, количество которых определяется как разность максимального и фактического запасов на момент ревизии. При этом учитывается период ожидания на получение. Объем товара, который будет израсходован в течение этого периода, также вносится в заявку. Если фактический запас больше установленного минимума, компания не заказывает очередную партию.
  • Система с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического объема запасов (с пороговым их уровнем). Предприятие договаривается о поставке, только когда ресурсы достигают минимального значения. Объем заказа равен разности максимального запаса и пороговой отметки плюс дополнительная продукция, которая будет израсходована в период ожидания.

Чем системы отличаются друг от друга?

Системы с непрерывной проверкой запасов дают предприятию возможность работать тогда, когда резервов действительно мало. В то же время организация защищена от нехватки сырья и прочих ресурсов. Лучше применять системы данного типа, если отсутствие резервов не раз приводило к серьезным потерям, содержать материальные запасы достаточно дорого, а прогнозировать спрос на продукцию сложно.

Если предприятие использует данные системы, то существенно сокращает расходы на хранение запасов, поскольку снижает вложения в их покупку. Помимо этого, нужно меньше персонала для работы на складах. Содержание самих хранилищ тоже обходится намного дешевле.

У систем с непрерывной проверкой запасов есть и недостатки. Главный – это постоянный контроль над их объемами.

При использовании систем с периодической проверкой запасов (интервал в которых фиксирован) можно учитывать остатки продукции лишь время от времени. Предприятия хранят материалы в несколько большем объеме. Лучше всего системы функционируют тогда, когда получается максимально точно спрогнозировать потребность в товаре. Если же предугадать это невозможно, при резком увеличении спроса в перерывах между заказами может образоваться нехватка ресурсов.

Системы с периодической проверкой следует применять, если содержать материальные запасы для предприятия недорого и можно точно спрогнозировать спрос. Плюсы от использования таких методов: не нужно постоянно следить за тем, сколько ресурсов осталось на складе. Минусы – необходимо поддерживать средний объем материальных запасов на достаточно высоком уровне.

Как оценивается стоимость материальных запасов при поступлении

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов ведется по их фактической стоимости. Также учитываются суммы налога на добавленную стоимость, которые компании предъявляют поставщики и подрядчики. Исключение составляет создание или покупка запасов в рамках деятельности, которая не облагается НДС, если об ином не сказано в Налоговом кодексе.

Фактическая стоимость приобретенных материальных запасов – это:

  • выплаты поставщику или продавцу на основании договора;
  • расходы на предоставление информации или консультаций по приобретению запасов;
  • таможенные пошлины и другие выплаты, связанные с покупкой ценностей;
  • суммы вознаграждений для предприятия-посредника, оказавшего помощь в приобретении товара на основании договора;
  • оплата транспортных услуг: заготовка и перевозка запасов плюс страхование доставки. Если в сопроводительной документации поставщика сказано о продукции нескольких групп, затраты на их доставку разделяют пропорционально цене каждой;
  • оплата работ по подготовке запасов к использованию на предприятии: сортировка, упаковка, усовершенствование характеристик; выплаты, прямо связанные с покупкой ценностей.

Компания, централизованно закупающая материальные запасы или работающая в сфере торговли или производства, может не включать расходы по заготовке и транспортировке до складов или получателей грузов в фактическую стоимость приобретаемых товаров. Она имеет право относить их на финансовый результат действующего периода, если это предусматривает учетная политика.

Предприятие самостоятельно определяет фактическую стоимость запасов при их создании. Она зависит от того, сколько средств вложено в формирование резервов.

Если предприятие получило материальные запасы по договору дарения, фактическую стоимость определяют с учетом реальной рыночной цены на день принятия к бухучету, а также размера выплат компании за их поставку и подготовку к использованию.

Настоящая рыночная стоимость – это сумма, за которую можно продать материальные запасы в момент их принятия к бухучету.

Предприятие определяет текущую рыночную стоимость материальных запасов при постановке на учет, основываясь на цене в момент оприходования. Сведения о действительной цене должны подтверждать документы. Если это невозможно, требуется заключение экспертов.

Текущую рыночную стоимость материальных запасов для принятия к бухучету определяет специальная комиссия по поступлению и выбытию активов. Ее предприятие формирует для долгосрочной работы. Текущая стоимость определяется на основе переданной организациями-изготовителями информации о ценах на аналогичные предметы материального характера. Эти суммы должны быть задокументированы. При определении стоимости также опираются на цены, которые устанавливают органы государственной статистики, торговые инспекции, СМИ. Суммы также могут быть указаны в спецлитературе о стоимости нематериальных активов или в заключениях экспертов, включая привлеченных к участию в комиссии на добровольной основе.

Фактическую стоимость материальных запасов, которые учреждение получило безвозмездно, рассчитывают с учетом сумм, затраченных на поставку активов и доведения их до состояния, позволяющего использовать в работе.

Если учреждение не владеет материальными запасами, однако использует их, то учитывает данные активы на забалансовом счете согласно договору. К бухучету такие материальные запасы принимают в соответствии с первичной документацией о размере цены, определенной контрактом. Если акт оформляется в одностороннем порядке, проводят условную оценку – на каждый объект приходится один рубль.

Оценка материальных запасов, стоимость которых при покупке была выражена в импортной валюте, должна производиться в рублях. Для этого средства переводят в российский денежный эквивалент, учитывая действующий курс Центробанка РФ на момент приятия ценностей к бухучету.

Затраты на покупку материальных запасов включают в себя:

  • расходы, связанные с подготовкой и поставкой;
  • затраты, направленные на содержание заготовительно-складского подразделения учреждения (если активы покупают на средства, полученные от предпринимательства);
  • затраты на транспортные услуги по поставке до точки назначения, если они не входят в стоимость запасов по договору.

В ходе изготовления запасов предприятие определяет их фактическую стоимость, учитывая расходы на их создание.

Важная новость для подписчиков!

Как вести учет материальных запасов

Как ведется учет материальных запасов в 2017 году? Рассмотрим основные правила.

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов ведется на балансовом счете 610 «Материальные запасы». Ресурсы учитывают по фактической стоимости, куда входят все затраты на их покупку и приведение в пригодное состояние для использования в производстве.

Материальные запасы при учете включают в себя ценности (исключение составляют те, которые учитывают в составе основных средств), применяемые для предоставления услуг и нужд управленческого, хозяйственного, социально-бытового характера.

Необходимо правильно учитывать материальные запасы. Счета, существующие для этого, перечислены ниже:

  • 61002 «Запасные части». Этот счет создан для учета запчастей и комплектующих, с использованием которых проводят ремонт, меняют вышедшие из строя и сломанные части оборудования, транспорта и т. д.
  • 61008 «Материалы». Счет предназначен для учета единожды использованных запасов для предоставления услуг, нужд хозяйственного и управленческого характера и в технических целях. Данный счет также действует для учета запасов топлива и горюче-смазочных материалов (включая талоны на их получение), тары, материалов для упаковки, бумаги, бланков, заготовок платежных карт, дискет, кассет и других носителей, на которых хранят данные.
  • 61009 «Инвентарь и принадлежности». Счет предназначен для учета инструментов, хозяйственных и канцелярских предметов, основных средств ниже обозначенного лимита стоимости и т. д.
  • 61010 «Издания». Счет создан для учета книг, брошюр, справочной информации, пособий, в том числе на магнитных носителях.
  • 61011 «Внеоборотные запасы». Счет предназначен для учета имущества, полученного по итогам сделок в соответствии с договорами отступного, залога до вынесения кредитным учреждением решения о продаже данного имущества или его использования в работе.

Со счета 61011 запасы списываются, когда выбывают или когда компания решает направить имущество, полученное в соответствии с договорами отступного и залога, для использования в работе.

В соответствии п. 2 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы, приобретаемые по безналичному расчету, отражаются в бухучете следующим образом:

  1. Лицо, поставляющее материальные запасы, получает предварительную оплату:

Дт 60312 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями»

Кт 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России» – на покупную стоимость материалов вместе с НДС.

  1. Предприятие получает материальные запасы от поставщика:

Дт 610 «Материальные запасы»

Кт 60312 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями» – на сумму стоимости материалов без учета НДС.

  1. Учет НДС в стоимости запасов:

Дт 60310 «Налог на добавленную стоимость, уплаченный»

Кт 60312 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями» – на сумму НДС.

Можно покупать хозяйственные материалы за наличные, если соблюдать допустимый размер расчетов между юридическими лицами в РФ.

  1. Должностному лицу, уполномоченному совершить покупку ценностей за наличные, передают средства в нужном размере под отчет:

Дт 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»

Кт 20202 «Касса кредитных организаций» – на сумму денежных средств, выданных под отчет.

Допустимо получение наличности под отчет в сумме приобретаемых запасов в день покупки или в определенных ситуациях накануне.

  1. Сотрудник, получивший материальные запасы за наличную оплату, обязан в этот же день передать их специалисту, ответственному за хранение активов. Этот работник пишет приходную накладную:

Дт 610 «Материальные запасы»

Кт 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» – на стоимость приобретенных материальных запасов.

Если ценности куплены у предприятий, ведущих торгово-розничную деятельность, или у физических лиц, НДС не заносят в бухучет, даже если он выделен отдельной строчкой.

Подотчетный специалист не позже чем на следующий рабочий день передает в бухгалтерию авансовый отчет о покупке ценностей за наличные.

  1. Учет материально-производственных запасов, которые предприятие получило на безвозмездной основе, ведется на специально предусмотренных для этого счетах в корреспонденции со счетом по регистрации доходов:

Дт 610 «Материальные запасы»

Кт 70601 «Доходы» – по рыночной стоимости актива, полученного на безвозмездной основе.

Материальные запасы списывают на расходы банка, когда передают их материально ответственному лицу для использования или в соответствии с утвержденным отчетом финансово ответственного лица об их применении.

  1. Материалы отпускаются до использования по требованию. Основанием для списания ценностей, направленных на нужды банка, становится акт или ведомость об израсходованных материалах. При этом составляют следующие проводки:

Дт 70606 «Расходы»

Кт 610 «Материальные запасы» – стоимость ценностей относится к расходам при их передаче для использования.

Дт 70606 «Расходы»

Дт 60310 «Налог на добавленную стоимость, уплаченный» – отнесение НДС, оплаченного поставщикам, к расходам банка после списания материалов на себестоимость банковских услуг.

Учет купленных горюче-смазочных материалов на талоны ведется на счете 61008 «Материалы» в подотчете должностного лица.

  1. В соответствии с ведомостью фактического расхода топлива списывают талоны на бензин, использованный для служебных поездок на транспорте банка:

Дт 70606 «Расходы»

Кт 61008 «Материалы» – в пределах нормы без учета НДС.

Чтобы установить нормативы расходов горючего, банк может руководствоваться Нормами расхода топлива и ГСМ в автотранспорте. Эти положения утвердило Министерство транспорта РФ в своем Распоряжении от 14.03.2003 № АМ-23-р.

  1. Для учета перерасходованного горючего создан счет 60308 «Расчеты с работниками банка по подотчетным суммам» для взыскания с виновных сотрудников в соответствующем порядке:

Дт 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»

Кт 61008 «Материалы» – на величину сверхнормативных расходов ГСМ.

    10. Стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных запасов отражается в бухгалтерском учете:

Дт 610 «Материальные запасы»

Кт 70601 «Доходы» – по рыночной стоимости аналогичных материальных ценностей.

Как происходит списание материальных запасов

Есть ряд документов, которые необходимо оформлять при списании ценностей. Так, например, организации составляют по ОКУД 0504230 Акт о списании материальных запасов, который используется при формировании учетной политики с 2015 года.

Государственные муниципальные организации списывают израсходованные ценности такими методами:

  1. по фактической стоимости единицы;
  2. по фактической средней стоимости.

Организация может использовать два способа, однако схема, действующая для материальных запасов определенного типа, должна применяться весь финансовый год, не меняясь.

Среднюю фактическую стоимость материальных запасов определяют в отношении той или иной группы (вида), когда делят общую фактическую стоимость группы (вида) запасов на их количество. Средняя фактическая стоимость остатка на начало месяца и поступившие ценности в текущем месяце на дату их отпуска составляют общую фактическую стоимость группы запасов.

По фактической стоимости единицы происходит списание драгоценных металлов, камней, поскольку они не взаимозаменяемы.

Когда предприятия расходуют ресурсы, им следует помнить, что каждую операцию нужно верно документировать. Существует акт о списании материальных запасов, оформлять который необходимо в соответствии с законодательными нормами. Опираясь на них, можно разработать свой шаблон. А также вы всегда можете скачать акт списания материальных запасов из Интернета в качестве примера, если не уверены, как его правильно составлять.

Естественную убыль запасов отображают в учете грамотно оформленными актами о результатах инвентаризаций. Потерю активов, вызванную кражами, недостачами, также заносят в акты. Помимо этого, провинившимся сотрудникам, которые несли материальную ответственность за данные ценности, выставляют сумму ущербов.

Материальные запасы на практике: виды, управление, учет

Особенности проведения аудита для проверки запасов

Предприятия должны проводить аудиторские проверки. Они нужны, чтобы подтверждать достоверность сведений в отчетах по товарно-материальным ценностям, которыми сейчас располагает и активно пользуется организация. Аудит необходим и для того, чтобы устанавливать, соответствуют ли задокументированные хозяйственные операции имеющимся нормативным актам.

При проверке различных действий с материально-производственными запасами аудитор:

  • оценивает условия хранения, выясняет, из чего состоят резервы;
  • подтверждает, что оценка материальных запасов правильна, операции по их движению в учете отражаются верно;
  • оценивает систему контроля над тем, как используются в производстве сырье и материалы;
  • оценивает, насколько качественно инвентаризируются ценности.

Проверяя операции с запасами, аудитор пользуется разными информационными источниками:

  • договорами поставки;
  • накладными;
  • товарно-транспортными накладными;
  • счетами-фактурами;
  • книгой покупок;
  • номенклатурой-ценником;
  • доверенностями;
  • приходными ордерами;
  • актами о приемке материалов;
  • требованиями-накладными на внутреннее перемещение (отпуск) материалов;
  • лимитно-заборными картам;
  • актами-требованиями на дополнительный отпуск (замену) материалов;
  • карточками учета материалов на складе;
  • реестрами карточек;
  • инвентаризационными описями материально-производственных запасов;
  • книгой продаж и договорами с лицами, несущими материальную ответственность;
  • учетными регистрами (ведомостями, журналами-ордерами, машинограммами);
  • главной книгой и т. д.

Продолжительность аудиторской проверки ценностей определяется, прежде всего, бизнес-сегментом. Более объемная ревизия со множеством процедур проводится на предприятиях, располагающих большими запасами, в торговых компаниях при инвентаризации резервов продукции и в организациях материально-производственных отраслей.

Прежде чем проверить, как хранятся и применяются товарно-материальные запасы, аудитор обычно изучает деятельность бухгалтерского отдела. Он оценивает следующие параметры:

  • состав;
  • подчиненность и квалификация учетных кадров; список применяемой нормативной документации;
  • наличие схемы (графика) оборота документации;
  • насколько обоснованно то, что компания использует в учетной политике технические, методические и организационные аспекты по данному участку учета;
  • отражены ли на счетах хозяйственные операции с материально-производственными запасами;
  • какими методами внутреннего контроля пользуется предприятие (проведение инвентаризаций, документальное подтверждение каждой операции, нормативный учет, партионный раскрой), чтобы проверять, насколько отклонен от нормы фактический расход материалов;
  • инвентаризуются ли товарно-материальные запасы организации в четко установленные сроки, и как оформляются результаты ревизии.

Аудитор должен проверить, что все договоры с сотрудниками, несущими материальную ответственность, присутствуют и оформлены должным образом. На предприятии также положено быть журналам регистрации приходно-расходной документации, приказам об утверждении состава комиссий по инвентаризации. Помимо всего прочего, аудитор должен разобраться, в каком порядке компания выполняет ревизии.

От того, соблюдены ли должные условия хранения, зависит качество и пригодность запасов. В связи с этим аудитор проверяет, в каком состоянии предприятие содержит складское хозяйство. Он изучает количество хранилищ, смотрит, где они находятся, насколько емки, оценивает их специализацию, условия, в которых размещены запасы, исправна ли пожарно-охранная сигнализация, есть ли оборудование для определения массы и параметров ценностей и т. д.

За счет тестирования по особой анкете можно выявить, какой должна быть инвентаризация материально-производственных запасов – частичной или полной. Кроме того, проверить отдельные направления движения ценностей допустимо в сплошном или выборочном порядке. Итоги подводятся на основании изучения механизма внутреннего контроля и бухучета в компании.

Благодаря приведенным ниже вопросам вы сможете оценить, насколько грамотно выстроена система по внутреннему контролю над материально-производственными запасами:

  • соблюдены ли условия для надлежащего хранения;
  • кто контролирует, как сберегаются и применяются запасы в производстве;
  • с какой периодичностью в компании проводятся инвентаризации;
  • проверяют ли полноту и своевременность оприходования ценностей;
  • контролируют ли в компании, насколько обоснованны нормы расхода в производственном процессе;
  • выявляет ли предприятие сотрудников, виновных в чрезмерном использовании материалов и сырья;
  • сопоставляются ли первичные сведения о расходе с информацией в отчетах об их движении и производственных отчетах;
  • ведется ли контроль над тем, насколько законно и целесообразно используются материально-производственные запасы.

Вот список вопросов, которые можно применить, чтобы проверить систему бухучета:

  • распределены ли материально-производственные запасы по группам;
  • установлены ли способы, по которым в учетной политике оценивают и учитывают материально-производственные запасы на счетах;
  • по каким схемам на счетах отображается движение запасов;
  • рассчитывается ли средний процент, чтобы списывать отклонения от стоимости ценностей;
  • эффективно ли ведется аналитический учет материально-производственных запасов, заполняются ли карточки учета на складе;
  • соблюдает ли компания график оборота документов по учету движения запасов;
  • выделяют ли НДС в отдельную строку во всей расчетно-платежной документации;
  • как часто компания сверяет сведения об аналитическом и синтетическом учете запасов.

Проанализировав систему внутреннего контроля и учета, аудитор начинает работать над программой проверки операций с запасами. Если он решает, что ценности в складских помещениях хранятся не должным образом, то имеет право обратиться к директору компании, порекомендовав выборочно инвентаризировать материалы некоторых групп (дорогостоящие, дефицитные), за которые отвечают те или иные лица. Если руководство соглашается с предложением и определяет комиссию по инвентаризации, аудитор формирует список ценностей, которые нужно отревизировать. После этого проверяющий обращается к кладовщику с требованием предоставить отчет по приходу и отпуску запасов на день начала инвентаризации (один экземпляр отчета получает бухгалтерия, второй аудитор оставляет у себя). Далее кладовщик передает проверяющему расписку, что неоприходованные и не списанные в расход материальные запасы отсутствуют. Пока ведется инвентаризация, аудитор оценивает, правильно ли члены комиссии проводят рекомендованные процедуры (пересчитывают и взвешивают ценности, заполняют описи об инвентаризации и т. д.).

Информация об экспертах

Иван Артамонов, директор по науке и проектам, InTlab (Молдова, г. Кишинев). Иван Артамонов окончил физико-математический факультет Кишиневского государственного университета. В течение многих лет занимался проектированием информационно-компьютерных систем; в качестве аналитика, системного архитектора, алгоритмиста и руководителя участвовал в разработке и внедрении более 30 проектов. В компании с 2003 года. Лаборатория индустриальных технологий InTlab занимается разработкой информационно-компьютерных систем обеспечения процессов управления, в том числе для оптово-розничных магазинов. Компания основана в 2003 году.

Валерий Разгуляев, управляющий информацией, «Избенка-ВкусВилл». Валерий Разгуляев окончил Московский государственный институт электроники и математики (факультет прикладной математики) и Институт экономики и финансов (факультет менеджмента). В разные годы занимал должности аналитика, маркетолога, логиста, руководителя подразделений. Проводит бизнес-тренинги. В компании с 2011 года. «Избенка», «ВкусВилл» — сети магазинов продуктов для здорового питания. На рынке с 2009 года. Более 150 торговых точек в Москве и Московской области.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль