Как автоматизировать систему продаж: 4 этапа

182
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Белоглазов Тимофей
генеральный директор маркетингового агентство Dviga
Эта статья покажет, как исключить человеческий фактор из работы отдела продаж, даст рекомендации, как выстроить работу менеджеров по продажам наиболее эффективным образом.

В организации системы продаж многое решает человеческий фактор. Офис-менеджер вовремя не отправил счет, проджект не перезвонил клиенту, команда не подготовила материалы. Лучший способ бороться с хаосом — автоматизация. Процесс требует терпения от руководителя компании. Обнаружить проблему недостаточно: нужно придумать другой сценарий работы, автоматизировать систему продаж и убедить сотрудников работать по-новому.

Идеально с первого раза не получится. В процессе обычно выясняются новые детали, о которых все забыли или умолчали. В итоге выстраданную идеальную схему приходится пересматривать снова и снова. Процесс автоматизации требует времени, но эти инвестиции окупаются. Освободятся сотни часов, чтобы развивать компанию, а не контролировать каждую мелочь.

Листочки, блок-схемы, продвинутые CRM-системы — не важно. Мы успешно автоматизировали систему продаж в «Битриксе». В новом бизнес-процессе каждый знает, что делать, а выстроенная система предотвращает человеческие ошибки. У каждого своя роль. У продажника — довести сделку до производства и проконтролировать оплату, у проджекта — запустить и сдать проект, у офис-менеджера — получить документы. Все участники получили удобный алгоритм действий, а руководитель компании — понятную картину того, что происходит. Система показывает, какие проекты на этапе пресейла, а какие скоро завершатся и принесут деньги. Руководитель видит, когда ситуация выходит из под контроля и нужно срочно вмешаться.

Наша автоматизированная система учета продаж включает четыре этапа. Возьмем гипотетического клиента, которому нужен интернет-магазин. Условно назовем его Иваном. По рекомендации знакомых он зашел на сайт Dviga marketing, изучил портфолио. Ему все понравилось, и он отправляет заявку.

Этап 1. Лид, встреча, оповещение клиента о встрече

Лид автоматически попадает в систему. Иван сразу же получает смс и сообщение на почту. Приветственный текст заранее настраивает на позитив: Спасибо за обращение. Будет драйвово и продуктивно!». Прошло несколько минут после заявки, основная работа «за кадром» началась. Каждый участник автоматизированной системы продаж получает задачи:

  • позвонить клиенту;
  • назначить встречу;
  • подготовить сметы, материалы, документы.

Продажник звонит Ивану и выясняет нужную информацию. Разговор проходит продуктивно, встреча назначена на следующий день. После разговора продажник «отчитывается» Битриксу о результатах.

Встреча Ивану назначена, и программа спрашивает менеджера, когда именно она состоится и где. После заполнения карточки, клиенту благодаря автоматизированной системе учета продаж приходит письмо и смс, где содержится время, место и схема проезда. Это удобно: нам не приходится ничего объяснять и мы проявляем заботу о клиенте.

Этап 2. Создание договора и дополнительных соглашений

Встреча с Иваном прошла хорошо, все согласовали — можно подписывать договор. На этом этапе есть возможность указать, единый это договор или будут дополнительные; сколько их будет — один или несколько. По каждому из договоров создается отдельная сделка. Для каждой можно задать свое название, указать сумму, выбрать руководителя проекта написать комментарий. Все максимально прозрачно.

Этап 3. Выставление счета, получение оплаты, уведомления об оплате

Иван — новый клиент, поэтому мы начинаем работу только после предоплаты. Но если мы клиенту доверяем, можно этот этап пропустить. Система обязательно спросит о том, как будем работать. Если бы мы решили «приступить к работе сразу», то получение оплаты и подписанного договора шли бы параллельно созданию сайта.

Мы отправили счет Ивану и должны указать, когда ждем деньги. Менеджер звонит, чтобы узнать точную дату. После этого начинается обратный отсчет. Если оплата пришла раньше — отлично. Менеджер просто нажмет на кнопку, подтверждая, что оплата получена и этап завершится. После подтверждения ответственный сотрудник DVIGa marketing получит уведомление. Иван тоже получит смс и сообщение на почту о том, что оплата прошла. Если срок вышел, а оплата не получена (или сотрудник забыл подтвердить оплату), то счет сгорает. Офис-менеджеру приходит задача связаться с клиентом и выставить новый счет.

Этап 4. Время выполнения работ и стадия сделки

После подписания договора и получения оплаты программа предлагает создать группу и пригласить нужных участников. Группа и задача по проекту создаются за два клика прямо из сделки. В группе мы указываем сроки производства и разбиваем его на этапы. Ивану нужен сайт, значит процесс состоит из этапа согласования, подготовки макетов, утверждения концепции, верстки, наполнения контентом. В задаче указываем и плановое время на проект, то есть время, фактически проданное клиенту. Это помогает следить за дедлайном и рентабельностью проекта и служит дополнительной мотивацией для сотрудников. Если фактически затраченное время превышает проданное, команда ничего не заработает.

Обычно процесс стартует на следующий рабочий день после получения предоплаты. Ранее сотрудник уже указал в договоре, сколько рабочих дней заложено на работы. Планируемое время работы прибавляется к плановой дате старта проекта, получается плановая дата завершения. Она, конечно, тоже фиксируется в сделке. Все работы по созданию сайта делятся на отдельные задачи. «Битрикс» видит, когда дизайнер, копирайтер, верстальщик взял задачу, когда закончил и уложился ли в планируемое время. Все автоматически записывается в сделку.

Как автоматизировать систему продаж: 4 этапа к упрощению

Результат организации системы автоматизации продаж

Программе все равно, сколько выполнили задач. Он суммирует время по всем задачам производства: данные обновляются в режиме реального времени. От системы ничего не скрыть. По каждой задаче «тикает» таймер, фиксируя количество затраченных часов. В конце проекта считаем рабочее время всех специалистов и его стоимость этих часов. Рентабельность проекта очевидна. Полной роботизации не добиться, но это и не нужно. Схема должна быть гибкой. Процессы не обязательно идут так последовательно. Получение оплаты и производство, подписание договора и подготовка документов чаще делаются параллельно. И даже сделку можно начать с любого этапа, пропустив все предыдущие. Частая практика — стартовать сразу со счета и договора или производства. Люди все равно будут иногда ошибаться, а система сбоить. Главное — уметь находить зоны роста и доводить проект до результата.

Читайте в ближайших номерах журнала "Коммерческий директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль