Инструкция для организации работы с документами

218
Инструкция для организации работы с документами
Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации). Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании. Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

  • Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
  • Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
  • Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
  • Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Делопроизводство как неотъемлемая часть организации работы с документами

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству. Как правило, ее разрабатывает служба документационного обеспечения управления (ДОУ). В процессе также задействованы юристы и служащие архива. Если в компании архив не предусмотрен, составление инструкции можно делегировать секретарю. Готовый документ по делопроизводству начинает действовать с момента подписания его руководителем.

Инструкция начинается с грифа утверждения, где указана дата подписания и Ф. И. О. уполномоченного на это должностного лица. Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации.

В обязанности службы ДОУ входит обучение новым изменениям и правилам лиц, ответственных за делопроизводство и организацию работы с документами в своем отделе. Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты. С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ.

Подготовка данного документа требует немало времени и сил. Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации.

Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить. В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

  1. Раздел «Общие положения» предусматривает:
  • информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
  • ответственность за невыполнение правил;
  • назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.
  1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:
  • виды документов;
  • порядок оформления приложений и копий;
  • правила подготовки и согласования нормативов;
  • регламент использования документации исполнителями;
  • порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

  1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:
  • прием поступающей (входящей) документации;
  • отправление исходящей документации;
  • основные инстанции документооборота;
  • учет его объема;
  • процедура движения документов между организационными единицами.
  1. Раздел «Регистрация документов» отображает:
  • способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
  • сроки их оформления;
  • правила индексации документов.
  1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:
  • принципы справочно-информационной работы в организации;
  • описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
  • порядок классификации и систематизирования справочных данных;
  • методику поиска информации.
  1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:
  • устанавливать категории непременно контролируемых документов;
  • ставить важные бумаги на контроль;
  • применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
  • устанавливать обязанности исполнителей;
  • подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.
  1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:
  • обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
  • установить ответственных за хранение важных бумаг;
  • формировать дела для некоторых групп документации;
  • создавать и пользоваться номенклатурой;
  • приводить дела в систему.
  1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:
  • какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
  • порядок подготовки дел к архивации;
  • правила составления описей и оформления дел;
  • процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

  • принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
  • регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
  • визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
  • реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
  • установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

  • поступающая извне (входящая);
  • внутренняя (локальная);
  • исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.

Инструкция для организации работы с документами

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

  • централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
  • децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
  • смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние;
  • конфиденциальные с грифом «КТ»;
  • коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

Допустим, номер № 52/1-6 сдержит: 52 – последовательную нумерацию документа по книге регистрации; 1-6 номенклатурный индекс дела. Иногда в организациях практикуется другая система регистрации с изменением последовательности расположения составляющих компонентов номера, к примеру 1-6/52 либо 1-6-52.

Номер документа может включать условный код подразделения (должностного лица) и категории рабочих вопросов. Например, № 52-АМ, где АМ – Андрей Маслов, составитель документа; 52 – его порядковый номер.

На продуктивность установленной системы индексации влияет ее постоянство.

Фактически процесс организации работы с документами предусматривает использование отдельных журналов регистрации для каждой категории корреспонденции – входящей и исходящей. Для небольшого документооборота такие книги учета могут действовать несколько лет подряд.

Журналы регистрации содержат набор стандартных граф:

  • номер (индекс) документа;
  • его дата;
  • составитель входящей корреспонденции (сторонняя организация);
  • получатель исходящего письма (отчета);
  • количество листов;
  • резолюция руководителя;
  • Ф. И. О. исполнителя;
  • его подпись в получении документации;
  • контрольный срок для выполнения;
  • результат работы, номенклатурный номер дела.

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам.

Особенности организации работы с входящими документами

Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт.

Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело.

Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. Каждый конверт подлежит вскрытию (кроме писем с пометкой «Личное»). При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений. Если они отсутствуют или конверт вообще оказывается пустым, об этом оповещают отправителя письма, делается пометка на документе и в книге входящей регистрации (графа «Примечание»).

Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности (конфиденциальности).

Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации. На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы.

Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Последнему на рассмотрение подаются лишь самые срочные и важные поступления, которые собираются в специальную папку «Для доклада». Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы (службы) либо прямо исполнителям. Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом (ставится на первом листе в верхнем углу справа). Допустим, отдел продаж – ОП с индексом (шифром) подразделения 04. На бумагах, вручаемых непосредственно заму руководителя либо исполнителям, проставляются их Ф. И. О. (данная пометка берется в кружок для распознавания среди прочих надписей).

При масштабной обработке документации секретарь руководителя использует способ скоростного чтения по блокам (содержание реквизитов и тексты разных документов унифицированы; ключевой элемент приказа или распоряжения – его директивный сегмент; смысл писем и служебных записок изложен в основной части). В процессе организации работы с документами их унификация позволяет улучшить алгоритм восприятия написанного. Поэтому готовый шаблон должен содержать следующие блоки: автор документа; выходные данные; заголовок; содержание, куда входит преамбула (причины и цели составления документа) и подтверждение важности ожидаемого действия, изложение сути вопроса; исполнители и сроки выполнения.

Во время первичного рассмотрения корреспонденции, направляемой в дальнейшем руководству, устанавливается потребность в приложении дополнительных материалов (нормативов, контрактов, предварительной переписки). Все это подбирается секретарем и прикладывается к входящей документации.

Без предварительной проверки и разметки документы вручаются адресату, если в них указаны персональные координаты или фамилия конкретного сотрудника организации. После регистрации соответствующая входящая корреспонденция подается на рассмотрение администрации.

Организация работы с исходящими документами

Официальный документ, посылаемый из учреждения, называется исходящим. Отправляемый поток корреспонденции содержит бумаги, подготовленные на данном предприятии и выходящие за его пределы. Как правило, они представляют собой ответы на полученные письменные (устные) вопросы (просьбы, требования) либо собственные запросы и информационные документы, нуждающиеся (не нуждающиеся) в ответах. Причины появления исходящих бумаг обычно обусловлены сферой деятельности компании, ее потребностями в информации. Их чаще всего направляют в подведомственные учреждения (при наличии таковых), в курирующие организации либо физическим лицам в ответ на их обращения.

При организации работы с документами исходящий поток бумаг подразделяется на:

  • распорядительные директивы (если в организации есть подведомственные структуры) – приказы, постановления;
  • информационные документы – письма (ответные, инициативные, гарантийные, электронные и т. п.), а также служебные записки, справки, обзоры, договоры, отчеты, телефонограммы, факсы, сведения о выполнении.

Большая часть исходящей корреспонденции посылается в ответ на входящие документы организаций. Определенный процент таких бумаг создается на основе внутренней документации.

Типовые стадии обработки отправляемой корреспонденции предусматривают:

  • подготовку проекта документа ответственным исполнителем;
  • его согласование с руководством;
  • окончательное оформление документа и проверку его достоверности;
  • подписание либо утверждение (при необходимости);
  • регистрацию;
  • отправление адресату;
  • подшивание копии документа в дело.

Как правило, проекты официальных бумаг готовятся ведущими специалистами отделов (служб) и одобряются их руководителями. За разработку исходящего документа полностью отвечает назначенный исполнитель. Ему делегируется право привлекать других причастных сотрудников и координировать их действия. Каждый документ оформляется согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Исполнитель прилагает к нему список рассылки, то есть перечень организаций, которые должны получить готовый и утвержденный документ.

Согласование проекта заключается в ознакомлении приобщенных лиц с его содержанием и получении от них завизированного грифа «согласовано». Далее документ, одобренный всеми причастными сотрудниками, сдается в канцелярию для утверждения высшим руководством.

Перед подачей готового проекта на подпись ответственное лицо проверяет его содержание, наличие необходимых приложений и виз. Ответные информационные письма передаются на подпись руководству с приложенными первоисточниками, на основе которых они разработаны.

Исходящий официальный документ должен иметь:

  • все требуемые реквизиты, в том числе адрес корреспондента;
  • подпись соответственного должностного лица;
  • сопроводительный лист с указанием приложений (если текст создан на электронном носителе);
  • контрольный экземпляр (включая сопроводиловку), независимо от размера списка рассылки, для подшивки его в соответствующую номенклатурную папку;
  • опись (или расчет) рассылки, если документ отправлен 4 адресатам и более;
  • пометку с видом почтового отправления (кроме обычных писем), если это необходимо.

Вся исходящая корреспонденция, оформленная по вышеуказанным правилам работы с документами в организации, сдается в общий отдел (или секретарю) на регистрацию. Эта процедура подразумевает проставление штемпеля «Исходящий №__» с занесением нужных сведений об отправлении в соответствующую номенклатурную книгу. Кроме того, регистрацию проходят сопроводительный лист и имеющиеся приложения.

Какие сведения нужны для регистрации исходящей документации:

  • адресат;
  • дата и номер документа, содержащий и номенклатурный индекс дела;
  • название или краткое содержание;
  • пометка о выполнении;
  • ответственный исполнитель;
  • примечание.

Когда документ, отправленный в какую-то организацию, требует возвращения, он должен иметь штамп «Подлежит возврату» или аналогичную пометку. То же самое следует внести в карточку или журнал регистрации. На зарегистрированный исходящий документ (оба его экземпляра) вручную или машинописным способом проставляется номер.

Обработка и почтовая отправка корреспонденции, как правило, осуществляется секретарем, службой ДОУ либо централизованной экспедицией согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи» (Постановление Правительства РФ № 221 от 15.04.2005).

Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.

При получении документации на отсылку в первую очередь проверяется правильность ее составления, а именно наличие:

  • подписи;
  • номера и даты (проставляется при отсутствии ее на самом документе);
  • заголовка (названия);
  • адреса (для писем разовому корреспонденту, которого нет в книге адресов);
  • отметки об исполнителе;
  • полного комплекта страниц и всех заявленных приложений.

Перечисленные элементы оформления являются обязательными для почтовых и факсимильных отправлений. Неправильно оформленные либо недоукомплектованные бумаги возвращаются на доработку исполнителю.

По завершении экспедиционной обработки все отправления сортируются по виду их доставки:

  • почтовой;
  • факсимильной;
  • курьерской.

В процессе сортировки нужно помнить, что факсимильная связь обеспечивает только быстрый обмен информацией. Документ, отправленный по факсу, является незаверенной копией и не имеет юридической силы достоверного источника. Не следует передавать этим способом объемные документы с множеством страниц и поздравительные сообщения.

Заказная корреспонденция сопровождается описью рассылки, где работник экспедиции отмечает свою фамилию и день отправки. Письма, поступающие на отправку, обрабатываются и отсылаются в течение текущего дня либо на следующий рабочий день.

Служебные телеграммы оформляются и подлежат отправке не позднее часа после регистрации их в сервисе ДОУ.

Исходящая документация создается в 2 экземплярах (кроме телефонограмм и факсов). Копии отсылаемых бумаг и единственный экземпляр телефонограмм (факсов) должны быть подшиты в соответствующую номенклатурную папку. На втором экземпляре документа ограниченного доступа ставится пометка об уничтожении всех копий и черновых вариантов.

Важная новость для подписчиков!

Что необходимо учитывать при организации работы с конфиденциальными документами

Документы с грифом ограниченного доступа бывают открытыми (не засекреченными) и закрытыми, которые подразделяются на несколько видов с отметками:

  • «Для служебного пользования» (информация только для работников компании);
  • «Конфиденциально» (доступ ограничен законодательством РФ);
  • «Коммерческая тайна» (разглашение информации наносит вред ее владельцу);
  • «Совершенно секретно», «Секретно», «Особой важности» (содержание является государственной тайной).

Давайте разберемся, что относится к конфиденциальной документации. Конфиденциальный (confidentiale – по-латински означает «доверие») документ считается секретным или доверительным. Юридически конфиденциальная информация трактуется как задокументированные сведения с официально ограниченным доступом (ст. 2, ФЗ № 24 от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации») в соответствии с законами РФ.

Конфиденциальные данные (включая коммерческую тайну) обычно хранятся в форме каких-то документов на бумажных или электронных носителях. Подобные источники информации иногда становятся объектами незаконных посягательств, а значит, требуют защиты. Секретные сведения на больших предприятиях и в компаниях с несколькими владельцами являются более сложным предметом защиты.

Порядок организации работы с документами, которые признаны коммерческой тайной, устанавливается особой инструкцией по закрытому (секретному) делопроизводству, регулирующей конфиденциальное документирование. В нее входят разделы:

  • «Общие положения», где в соответствии с действующим законодательством и нормативными методиками дается определение коммерческой тайны, намечаются цели самой инструкции, назначаются подразделения или лица, ответственные за закрытое делопроизводство;
  • «Документирование деятельности компании, являющейся коммерческой тайной», где конфиденциальные бумаги подразделяется на виды, утверждается порядок их создания и оформления, перечисляются грифы, используемые для ограничения доступа к ним;
  • «Особенности организации работы с документами», где разъясняются правила работы с секретной коммерческой документацией и присвоения ей соответствующих грифов.

Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации и документам, предварительно проходят инструктаж и изучают регламент сохранения коммерческой тайны компании. Данные правила разрабатываются службой безопасности в зависимости от специфики организации, согласуются с заместителем директора и утверждаются первым руководителем, после чего оформляются в виде удобной для прочтения памятки.

Работник, в компетенцию которого входит учет, хранение и применение документов с конфиденциальными данными, назначается приказом руководителя компании. Им может стать сотрудник, специально выделенный для закрытого делопроизводства, которое будет его основной служебной функцией. Возможно возложение этих обязанностей на секретаря-референта организации. В любом случае данные лица персонально отвечают за утрату либо утечку секретной информации.

Любые документы, имеющие статус конфиденциальности или коммерческой тайны, должны учитываться и проходить особую маркировку. На них ставится гриф ограниченного доступа с пометкой номера экземпляра и владельца данной информации.

При направлении документации, имеющей коммерческую тайну, в официальные органы власти и ОМСУ грифы «Конфиденциально» либо «Коммерческая тайна» ставятся обязательно!

Кроме того, в текстовке документа может быть упомянута конфиденциальность данных, права компании на таковые, правила их применения и др. Так, для сохранения коммерческой тайны, вытекающей из общей деятельности двух предприятий, требуется внесение этого положения в совместный договор о сотрудничестве.

При отсутствии штемпеля «Коммерческая тайна» и ссылок на конфиденциальность в содержании по умолчанию считается, что составителем и лицами, визировавшими документ, предусмотрены все вероятные последствия от его открытого использования.

Согласно правилам работы с документами в организации бумаги с грифом секретности централизованно распечатываются в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц. Затем они подписываются и подаются для регистрации специалисту, уполномоченному на их учет. Он ликвидирует все черновики и рабочие файлы с вариантами будущего документа и подтверждает эти действия надписью на копии: «Черновик (файл) уничтожен. Дата, подпись».

Любые документы конфиденциального содержания проходят регистрацию в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» отдельно от обычной корреспонденции. Для интенсивного документооборота могут быть использованы самостоятельные журналы для внутренних, входящих и исходящих бумаг организации, содержащих коммерческую тайну. Каждый лист такого журнала нумеруется, книга прошивается и затем опечатывается. На последней странице в заверяющей записке проставляется общее число листов.

Все входящие бумаги с пометкой «Коммерческая тайна» принимает и распечатывает специально уполномоченный на это работник либо секретарь-референт (при наличии у него данного права). Он непременно проверяет целостность документации, соответствие числа экземпляров и листов оригинала документа, а также его приложений. При выявлении недостачи (отсутствия) конфиденциальных бумаг в конвертах составляется два экземпляра акта, один из которых посылается отправителю.

Порядок организации работы с документами требует, чтобы бумаги с грифом секретности подшивались в отдельную номенклатурную папку, на обложке которой ставится штемпель «Коммерческая тайна» (в верхнем правом углу). Изнутри обложки отражается список лиц, которым разрешен доступ к этим документам. Все листы в деле нумеруются обычным карандашом в верхнем углу справа. В начале папки располагается опись ее содержимого, в конце – заверительный листок. Дела со штампом «Коммерческая тайна» помещаются в сейф, опечатанный уполномоченным на их хранение должностным лицом. Остальные сотрудники организации не имеют права пользования этим сейфом.

Документооборот корреспонденции со штампом конфиденциальности должен вовремя фиксироваться в «Книге учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче закрытого документа на руки ответственному исполнителю последний сверяет его номер с регистрационным индексом в журнале, сличает количество листов и расписывается в получении в журнале регистрации.

Полученные для работы документы с грифом секретности в этот же день возвращаются секретарю-референту. По согласованию с руководителем некоторые конфиденциальные бумаги могут оставаться у исполнителя до выполнения задания, если на его рабочем месте обеспечивается абсолютная сохранность документации.

Во время возврата бумаг со штемпелем «Коммерческая тайна» секретарь-референт сличает их номер по журналу, в присутствии работника сверяет количество листов и расписывается в колонке «Отметка о возврате» с указанием актуальной даты.

Обмен делами и документацией между сотрудниками компании происходит исключительно через референта с непременной отметкой в журнале.

Запрещено изымать из дел либо перекладывать официальные бумаги с грифом секретности из одной папки в другую без одобрения руководства и записи о документообороте в «Книге регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

По правилам работы с документами в организации любые конфиденциальные бумаги нельзя выносить из здания. Только в виде исключения руководитель либо его помощник дают согласие на вынос данных документов из офиса для подписания или согласования с соблюдением всех мер предосторожности.

К чему приводит неправильная организация работы с документами

Ошибки в первоисточнике или погрешности в договоре (подобно отсутствию документов) иногда становятся причиной очень больших проблем. Чтобы пустячные промахи не нанесли больших финансовых утрат, руководитель предприятия должен предусмотреть и вовремя предотвратить возможные последствия просчетов путем грамотной организации работы с документами.

Документальные ошибки можно условно дифференцировать по группам, когда какая-то хозяйственная операция:

  • оформлена с несоблюдением порядка составления документации (не все поля бланков заполнены, отсутствуют реквизиты и др.);
  • официально не оформлена вообще.
  1. Документы отсутствуют.

Прежде всего рассмотрим, что грозит организации и ее руководству за отсутствие какого-то важного документа. Законодательство России требует, чтобы каждая хозяйственная операция субъекта сопровождалась оформлением первичных документов (накладные, акты и др.), а основной массе сделок сопутствовали договоры.

Если нет бухгалтерских документов

  • Штрафы. Не найдя определенной первичной документации либо счетов-фактур, работники налоговой квалифицируют это как грубое нарушение учета доходов (расходов) либо объектов налогообложения. Когда это выясняется во время выездной проверки, компанию подвергают штрафу (ст. 120 Налогового кодекса РФ) в размере 5 000 руб. (за нарушение в одном отчетном периоде) либо в 15 000 руб. (за неоднократные эксцессы в нескольких налоговых интервалах).

Данные взыскания наложат на компанию, если допущенное нарушение не вызвало недоплаты обязательных отчислений в бюджет. Когда же неимение документа привело к снижению организацией облагаемой базы по какому-то налогу (допустим, вы совершили вычет по НДС без входного счета-фактуры), ваш штраф выразится в 10 % от неуплаченной суммы налога, однако не меньше 15 000 руб.

К тому же грубое нарушение порядка учета карается административной ответственностью согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Первые лица компании (генеральный директор и главный бухгалтер) будут подвергнуты материальному взысканию в размере 2 000–3 000 руб.

  • Переплата налогов. Неимение актов о проведенных работах, а также накладных на полученный товар не дает возможности определить расходы фирмы при расчете налога на прибыль. Относительно счета-фактуры – это единственный документ (согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ), допускающий принятие к вычету входного НДС (к примеру, по постановлению ФАС ВВО № А43-36662/2006-31-1051 от 30.08.2007). Проще говоря, не имея документов, вы станете переплачивать налоги.
  • Невозможность предъявить претензию партнеру. Когда в организации отсутствует документальное подтверждение выполнения обязательств, принятых сторонами договора, то будет очень трудно впоследствии предъявить претензию контрагентам. Допустим, по договоренности поставщик должен отгрузить какой-то объем продукции. Ее доставили, но накладную не привезли. Вдобавок при приеме товара кладовщик тоже не оформил документы. Позже выяснилось, что фактически компания недополучила продукцию, как того требуют условия договора. Однако, не имея документа-подтверждения, подписанного обеими сторонами сделки (сдавшей и принявшей), установить недопоставку практически невозможно.
  • Сложности при привлечении инвесторов. Для иллюстрации смоделируем такую ситуацию: большая розничная сеть готовится привлечь инвестора из зарубежья. Для этого нужна экспертная оценка ее активов и анализ финансового состояния компании, то есть проведение due diligence. На самом деле подобная оценка невозможна, поскольку сеть объединяет три десятка ИП, каждый из них имеет по два супермаркета, оборот которых составляет от 5 до 10 млн $. Выходит, что бухгалтерский учет практически отсутствует. А для приведения его в порядок аудиторам потребуется минимум год. Разумеется, при такой организации работы с документами ни о каком зарубежном инвесторе не может быть и речи.

Если нет договоров с партнерами

Гражданский кодекс РФ требует от юридических лиц оформления сделок в элементарной письменной форме (статья 161). То есть все отношения с партнерами (покупателями, поставщиками, др.) должны быть зафиксированы договорами. Иначе сделка рискует стать недействительной согласно ст. 162 Гражданского кодекса. Только в этом случае можно ожидать от каждой из сторон возврата всего полученного контрагенту в рамках сделки (ст. 167).

  1. Если документ оформлен неверно.

При наличии ошибок в счетах-фактурах или первичных документах организацию могут оштрафовать за неуплату налогов, так же как и при отсутствии необходимых бумаг. К примеру, компания купила у поставщика материалы, которые затем применила для производства. На данную продукцию ей предъявили счет-фактуру, где забыли указать какой-то нужный реквизит (название или адрес отправителя груза). Во время проверки налоговики установят, что по имеющемуся документу компания не имела права вычитать НДС. Но если бухгалтер все же сделал это и снизил ставку налога, за этим последует штраф за недоплату в казну.

Еще пример: партнер предоставил компании определенные услуги, стоимость которых была учтена бухгалтером при расчете налога на прибыль. Но в ходе проверки работники ФНС выявили нарушения при оформлении приемосдаточного акта. С учетом этого факта они квалифицируют затраты организации как официально не подтвержденные и уберут стоимость услуг из статьи расходов. Они решат, что бухгалтерия завысила издержки, а значит, уменьшила прибыль и, соответственно, не доплатила налог.

Статья 122 Налогового кодекса РФ определяет штрафные санкции за недоплату (неуплату) налога, которые составляют 20 % от непогашенной суммы. К тому же если обнаружится, что предприятие преднамеренно не заплатило налог, штраф достигнет 40 % от размера недоимки.

Следует отметить, что для этого случая вполне подойдет формулировка ст. 120 вышеуказанного кодекса (п. 3) — грубое нарушение порядка учета, вызвавшее приуменьшение налоговой базы (размер штрафа 10 % от недоплаченной суммы, но не меньше 15 000 руб.), поскольку речь идет о неправильном составлении бухгалтерской отчетности (то есть нарушении правил бухучета) в результате плохой организации работы с документами. Тем не менее фактически за ошибки в бумагах (но не их отсутствие) ответственность по ст. 120 Налогового кодекса чаще всего не наступает.

Кроме штрафа, начисленного на сумму, которую компания несознательно занизила при расчете налога, нужно будет уплатить пеню. Это обойдется в 1/300 ставки рефинансирования Центробанка РФ за календарный день просрочки. Вдобавок будет взыскана и сумма недоимки.

К сожалению, в действительности часто встречаются досадные ошибки в виде опечаток в платежных документах, совершенных по невнимательности. При этом деньги, отправленные с расчетного счета компании, могут не дойти до кредитора (либо поступить с задержкой). Это не только снизит репутацию среди партнеров, но и чревато санкциями за несоблюдение договора.

С точки зрения налоговых отчислений последствия могут быть более суровыми. Перед поступлением в бюджет все оплаченные взносы приходят на казначейские счета. Если в налоговой платежке имеется ошибка, данный платеж будет перемещен в группу невыясненных поступлений. До тех пор, пока он находится там (что может занять много времени), налог предприятия будет считаться неоплаченным. Следовательно, окажется нарушен срок расчета, а далее последует начисление пени. В некоторых случаях (допустим, при указании в платежке ошибочного КБК) приходится платить налог повторно, причем организации грозит штраф в соответствии со ст. 122 Налогового кодекса. Все детали этого эпизода можно уточнить в бухгалтерии.

При недостаточной организации работы с документами часто встречается еще одна ошибка, когда документ подписан неуполномоченным лицом. Все бумаги (накладные, акты выполненных работ, счета и др.) обязан визировать руководитель либо люди, для этого назначенные. Документ, который содержит подпись постороннего лица, не имеет юридической силы. Его не примут в арбитражном суде как доказательный, и, разумеется, на основании такой бумаги взыскание санкций с контрагента не представляется возможным.

К примеру, организация проводит подрядные работы для заказчика. От имени заказчика их принимает лицо, представившееся руководителем строительства, которое подписывает акт. Подрядчик не выясняет его полномочий на утверждение документов от лица заказчика. В дальнейшем при обращении в суд для взыскания стоимости проведенных работ обнаруживается, что некий руководитель строительства просто оказывал услуги проектирования и не имел права принимать работы вместо заказчика. В итоге подрядчик проигрывает дело и остается ни с чем.

Рассказывает практик

Когда опасны ошибки в счетах-фактурах

Андрей Пушкин,
генеральный директор компании Tenzor Consulting Group, Москва

Генеральный директор не обязан быть в курсе всех нюансов оформления бухгалтерской документации, поскольку это относится к компетенции бухгалтеров, действия которых контролирует главбух. Обращаем внимание первых руководителей на некоторые особенности оформления счетов-фактур. Для принятия к вычету НДС следует правильно составить этот документ. Возлагая на компанию ответственность за отсутствие необходимых реквизитов (ИНН сторон сделки, адресов, подписей главбуха или руководителя) либо за указание их с ошибками, проверяющие поступают правомерно (согласно статье 169 Налогового кодекса, пп. 5, 6). Поэтому в данном случае трудно доказать в суде свою правоту.

Другое дело — погрешности в свободных реквизитах, которые не упомянуты в указанных выше пунктах 5, 6. За эти оплошности налоговики тоже могут оштрафовать компанию, зато отстоять свою правоту в судебном порядке будет легче.

Для примера приведем постановление ФАС № Ф03-А73/06-2/1265 Дальневосточного округа, принятое 31.05.2006. Налоговая служба отказала организации в вычетах по НДС по причине отсутствия КПП поставщика во входящем счете-фактуре. Тем не менее арбитры приняли сторону истца. Вынося решение, они основывались на том, что Налоговый кодекс не обязывает непременно указывать КПП.

Последствия ошибок в договорах

Все ошибки, допущенные при составлении соглашений, условно группируются так:

  • технические (включая неточности);
  • смысловые;
  • юридические.

Техническими ошибками считаются любые опечатки, описки, арифметические погрешности и др. К неточностям относятся неправильное понимание либо неподходящее применение специальных терминов; неточный перевод содержания договора с оригинального языка на русский; употребление понятий с двойственным или другим смыслом.

Смысловые ошибки – это неправильное отражение в договоре реальных намерений его сторон. Допустим, если документ составляется по шаблонной форме, однако большую часть предусмотренных положений стороны изначально соблюдать не планируют. Смысловые неточности могут быть вызваны некорректными формулировками, когда в соглашении указано одно, а на самом деле имелось в виду другое.

Юридические ошибки подразумевают нарушение условиями договора требований действующего законодательства или их противоречие собственным интересам предприятия. Самая грубая правовая ошибка — это подписание документа неполномочным лицом. К примеру, текст соглашения содержит одну фамилию, а подписано оно иным человеком. Допустим, в шапке написано: «…в лице генерального директора Петрова…», а за реквизитами следует автограф коммерческого директора Снегирева. Такого рода оплошности приводят к признанию неправомочности сделок.

Рассказывает практик

Ошибки в договоре порой обходятся очень дорого

Владимир Калинин,
заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва

У нас был случай, как мне кажется, весьма наглядно отражающий несоответствие положений договора интересам компании. Некоторая структура нашего холдинга плотно взаимодействует с нефтяными предприятиями, поставляя им оборудование. Оно может транспортироваться только по стальным магистралям. Как-то раз перевозчик (железная дорога) нарушил сроки поставки, а претензии заказчика были предъявлены нам. Причиной стал пункт договора, предусматривающий, что обязательства по поставке являются выполненными во время передачи груза получателю в месте назначения. То есть выходило, что компания несла ответственность за поставку оборудования покупателю непосредственно до отгрузки. В итоге пришлось уплатить крупный штраф нефтяной компании при минимальных претензиях к перевозчику. А если бы мы отвечали за товар только до доставки его в отправной пункт, развязка конфликта была бы иной.

Информация об экспертах

Андрей Пушкин, генеральный директор компании Tenzor Consulting Group. Окончил Всероссийскую государственную налоговую академию. Получил степень MBA по программе «Стратегическое управление» в АНХ при Правительстве РФ. Председатель Межотраслевого третейского суда, член Ассоциации юристов России. Автор ряда книг, среди которых «Особые экономические зоны в России: правовое регулирование» (совместно с Ильей Богдановым; М.: Альпина Бизнес Букс : Альпина Паблишерз, 2009), «Государственно-частное партнерство: механизмы реализации» (совместно с Андреем Алпатовым и Романом Джапаридзе; М.: Альпина Паблишерз, 2010), «Покупка и продажа бизнеса в России» (совместно с Кириллом Гришиным; М.: Альпина Паблишерз, 2011). Tenzor Consulting Group. Сфера деятельности: юридические услуги для бизнеса. Форма собственности: ООО. Территория: головной офис – в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге, Дубне (Московская область), Сочи. Численность персонала: 50.

Владимир Калинин, заместитель председателя правления компании Cost Management Group, Москва. Компания Cost Management Group работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников — 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 58-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Коммерческий директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 45%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Выбор редактора

      Дайджест самых нужных статей

      Шеф-редактор журнала «Коммерческий директор» Амина Атавова

      Главный редактор журнала «Коммерческий директор»
      Амина Атавова.

      Читать сейчас




      © 2011–2018 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Коммерческий директор» –
      профессиональный журнал коммерсанта

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Коммерческий директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62255 от 03.07.2017

      
      Яндекс.Метрика
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль