text
Коммерческий директор

Учет переработки рабочего времени: правила оформления

  • 15 мая 2018
  • 954
Учет переработки рабочего времени: правила оформления

Иногда не получается закончить срочное задание, не прихватив два-три часа из времени на досуг. Некоторые имеют ненормированный рабочий день, что обусловлено их должностными обязанностями. Других сотрудников сверхурочно привлекают к труду по вечерам и даже вызывают в выходные. Подобные дополнительные трудозатраты требуют особого контроля в виде правильного оформления, учета переработки рабочего времени и выплаты компенсаций.

Вы узнаете:

  • Как происходит учет рабочего времени.
  • Что такое переработка.
  • Что такое сверхурочная работа и ненормированный рабочий день.
  • Кого и в каком порядке можно привлекать к сверхурочным работам.
  • Как происходит учет переработок при суммированном учета рабочего времени.
  • Как вести табель и журнал учета переработок.
  • Как оплачиваются переработки.

Способы учета переработки рабочего времени

По действующему законодательству о труде (ст. 91 Трудового кодекса РФ) рабочее время – это временной промежуток, на протяжении которого человек должен выполнять свои трудовые обязанности. Норма рабочего времени установлена Трудовым кодексом (часть 2 той же статьи) и официально не превышает 40 ч. в неделю.

Кроме того, законодательство вменяет в обязанности работодателей учитывать часы, реально отработанные каждым сотрудником (часть 4 указанной статьи), на основании приказа Минздравсоцразвития России № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени…» от 13.08.2009.

Необходимость учета трудового времени работников предусмотрена следующими нормативами:

  • разъяснения Минфина СССР № 89, Госкомтруда СССР № 75-АБ, ЦСУ СССР № 10-80 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» от 27.04.73 (в части, соответствующей настоящему законодательству);
  • постановление Госкомстата России № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004.

Последним постановлением № 1 утверждены типовые формы табелей учета рабочего времени – Т-12 (Т-13).

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформлениеМатериал для скачивания: 

Форма табелей учета рабочего времени Т-12 (1 страница) 

До наступления 2013 года их нужно было непременно вести в каждой организации, в дальнейшем эту обязанность упразднили. Сейчас рабочее время на предприятиях учитывают при помощи унифицированных форм или собственных шаблонов, принятых организацией локально. Фиксированием отработанного персоналом времени занимается уполномоченный сотрудник (табельщик, кадровик или бухгалтер). На крупных предприятиях такие ответственные должности предусмотрены во всех структурных подразделениях.

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформлениеМатериал для скачивания: 

Форма табелей учета рабочего времени Т-12 (2 страница) 

Работодатели вправе выбрать один из способов учета рабочего времени трудящихся.

  1. Поденный метод подразумевает ежедневное выполнение сотрудниками своих трудовых функций на протяжении равных промежутков времени (к примеру, для 5-дневки трудовая норма будет равна 8 часам). Кроме единой продолжительности рабочих дней данный вид учета предусматривает стабильный трудовой распорядок, когда рабочий день постоянно начинается и завершается в одинаковое время.
  2. Понедельный способ в качестве расчетного ориентира подразумевает трудовую неделю. В этом случае норма рабочего времени не изменяется и постоянна каждую неделю. Тем не менее она не должна быть выше 40 часов, в то время как ежедневный режим труда может различаться.
  3. Суммированный метод (ст. 104 Кодекса) определяет в качестве учетного периода месяц, квартал, шесть месяцев или год. Данный прием хорош для случаев, когда нельзя установить (подсчитать) и учесть рабочее время, как в двух предыдущих способах (день, неделя). Чаще всего это внедряется на предприятиях со сменным графиком выходов. При этом виде учета рабочее время каждого штатника за день или неделю может иметь разную длительность, как и у всех членов коллектива. Применение суммированного учета вводится локальными нормативами организации.

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформлениеМатериал для скачивания: 

Форма табелей учета рабочего времени Т-13

Переработка рабочего времени выше нормы означает увеличение трудового дня сотрудника с нарушением стандартов, закрепленных законодательно. Например, свыше 40 общепринятых часов в неделю для обычных сотрудников или более 36 нормо-часов для медперсонала и прочих профессий с сокращенным рабочим днем.

Трудовой кодекс РФ ограничивает работу даже по сверхурочному времени, превышающему законодательный стандарт (статьи 97, 99, 101). Дополнительная деятельность, выходящая за рамки установленного регламента, допускается как:

  • сверхурочная;
  • ненормированный трудовой день.

Эти виды работ нужно оформлять и оплачивать должным образом.

Если предприятие применяет поденный (понедельный) метод учета трудового времени персонала, как правило, особых сложностей с переработкой рабочего времени не возникает, поскольку отчетный промежуток невелик и дополнительные часы видны.

С позиции суммированного учета времени работ ситуация понятна не совсем. С одной стороны, такой учет позволит в каждом случае не оформлять сверхнормативные часы посменным работникам. В результате временные рамки в отчетном периоде могут превышать законодательные нормы, однако в границах учетного промежутка рабочее время в любом случае должно совпадать с официальными стандартами. С другой стороны, в процессе суммированного учета, в особенности при продолжительном периоде отчетности, риск переработки повышается.

Учет переработки рабочего времени: Материал по теме из электронного журнала: 

 Шесть идей, которые помогут оптимизировать работу компании и увеличить продажи

Рассказывает практик

При введении ненормированного рабочего дня компенсировать его придется даже при отсутствии переработок

Наталия Пластинина,
заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград

Дополнительный отпуск за сверхурочные работы полагается специалисту независимо от количества его привлечений к такому труду. За это закон не предусматривает соразмерной компенсации. Работник имеет право на все дни отпуска даже при отсутствии переработки (ст. 119 Кодекса, разъяснение Роструда № ПГ/3841-6-1 от 24.05.2012).

Для примера: Варвара С. подала исковое заявление на ГКУ «Лесничество» с требованием предоставить ей отпуск за ненормированный режим работы и уплатить отпускные. Ее трудовым договором предусмотрен дополнительный отпуск длительностью 14 календарных дней за нестандартный рабочий день. Руководитель неправомерно отказал ей в отпуске, не имея на то оснований. Суд вынес решение удовлетворить законные претензии сотрудницы и предоставить ей оплачиваемые дни дополнительного отдыха за ненормированный труд в количестве 14 календарных дней (решение Гайнского РС Пермского края от 27.12.2011).

Чем отличается переработка рабочего времени от сверхурочной работы

Как правило, переработки рабочего времени в организации являются эпизодическим явлением. Это характерно для бухгалтерии в пору сдачи отчетов, для маркетологов при вводе матрицы нового ассортимента, для логистов во время поставок и пр. Переработки типичны для специалистов руководящих должностей (первые лица компании, главный бухгалтер, начальники структурных единиц), помощников (секретарей) руководителя, ведущих сотрудников по внедрению новых проектов и др.

Каждая переработка должна быть целесообразной и обоснованной с точки зрения нанимателя и персонала. Причин тому несколько:

  • 8-часовой рабочий день и 5-дневная трудовая неделя – это физиологически предопределенный режим, придерживаясь которого люди успевают полностью восстановиться для плодотворного труда.
  • Сотрудник не должен постоянно чувствовать усталость от переработок и затрачивать на них личное время отдыха (что может вызвать протест коллектива).
  • Любителям сверхурочных часов стоит унять чрезмерный фанатизм и желание любой ценой получить двойную оплату с переработок, а также отказаться от привычки выражать недовольство по поводу своевременного ухода с работы остальных сотрудников, не дожидаясь, пока служебное место покинет начальник.
  • Систематичность переработки рабочего времени не очень выгодна нанимателю, поскольку ее затратный механизм взвинчивает фонд оплаты труда почти вдвое.

К сверхурочной относится «работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период» (абз. 1 ст. 99 Трудового кодекса РФ, разъяснение Роструда № 3567-6-1 от 02.12.2009).

Данная инициатива руководства должна быть предусмотрена определенным организационно-распорядительным актом.

В коллективе бывают люди, которые предпочитают оставаться в офисе после работы, чтобы потом заявлять начальству, что они вкалывают больше всех бесплатно и без всякого учета. При этом их прямые руководители считают, что эти подчиненные работают плохо и ничего не успевают сделать вовремя. Правы ли сотрудники в данной ситуации? Стоит ли оплачивать подобные переработки рабочего времени согласно установленному законом порядку?

Чтобы признать сверхурочную работу таковой, инициатива ее проведения должна быть подана руководством, а не наоборот. Важно, чтобы все привлечения персонала к дополнительному труду были обоснованы и официально проведены приказом руководства.

Когда подчиненный по своей воле пришел на службу раньше времени либо остался вечером на пару часов, это никак не связано со сверхурочной работой и не подлежит учету в табеле выходов и, разумеется, оплате «отработанных» часов (ст. 99 Трудового кодекса, директива Роструда № 658-6-0 от 18.03.2008). Эти прецеденты можно трактовать как нарушение внутренней трудовой дисциплины, принятой в организации.

Не относится к сверхурочной, хоть и выполняется вне рабочего времени, деятельность персонала, для которого установлен ненормированный трудовой режим (ст. 97, 101 Трудового кодекса, указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008), либо совместителей (ст. 601).

Правила привлечения к сверхурочным работам

На многих предприятиях, несмотря на строгое нормирование труда, случаются форс-мажоры, когда сотрудники привлекаются к работе более установленного количества часов. Для этого закон разрешает задействовать персонал сверх утвержденной нормы с соблюдением ряда ограничений и компенсацией переработки при суммированном учете рабочего времени.

На основании статьи 99 Трудового кодекса РФ трудящиеся могут привлекаться к дополнительному труду двумя способами.

  1. С письменного согласия работника, чтобы:
  • доделать работу, не законченную в срок по уважительным причинам, если ее незавершение наносит урон имуществу организации (государства, муниципального образования) или угрожает здоровью и жизни людей;
  • срочно отремонтировать конструкции или механизмы, если их неисправность может приостановить работу множества людей;
  • подменить отсутствующего сотрудника при недопустимых перерывах в работе;
  • в иных случаях по согласованию с обеих сторон.
  1. Без согласия сотрудника при необходимости:
  • предупредить производственную аварию, катастрофу, стихийное бедствие и ликвидировать их последствия;
  • устранить причины и неисправности, которые снижают качество работы транспорта, освещения и связи, систем центрального тепло-, водо- и газоснабжения;
  • выполнить профессиональные действия в экстренной ситуации (в условиях войны), в чрезвычайной обстановке (возгорание, стихийное бедствие, эпидемия и др.).

Привлекая трудящихся к переработке рабочего времени, руководитель должен соблюдать несколько правил.

  1. Сверхурочную работу нельзя заранее планировать по определению.

В соответствии со ст. 99 Трудового кодекса РФ работодатель вынужден прибегать к такому виду работ в виде исключения – в основном при форс-мажорных обстоятельствах и из-за сбоев в производственном (хозяйственном) процессе. Поэтому недопустимо загодя планировать переработки (директива Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008). На это указывает и практика судов.

Приведем пример. Своим кассационным определением от 13.04.2010 ВС Республики Карелия судебная коллегия по гражданским делам разделила мнение первой судебной инстанции (постановление горсуда г. Петрозаводска от 01.03.2010) по п. 4 обжалуемого предписания Карельской госинспекции труда № 63/22/2-933 от 17.12.2009 о запрещении сверхурочных работ для водителей на основе заранее утвержденного графика, подкрепив свою позицию нижеследующими доводами.

В статье 99 Трудового кодекса РФ перечислены все критерии для возможного привлечения трудящихся к сверхурочным работам.

По коллективному договору (п. 5.2.10) переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц (это период учета для водителей ЦТА) допустима с соблюдением Трудового кодекса (ст. 99) и п.5.2.7 данного соглашения. По этому пункту в ходе привлечения сотрудников к ненормированным работам стороны соблюдают положения ст. 99.

В конечном счете суд установил, что занятость водителей организована предприятием с превышением официальных норм рабочего времени. Вдобавок сверхурочные часы практически планируются каждый месяц и расписаны на год вперед, что сопровождается письменным согласием трудящихся. Но фактически это нарушает упомянутую статью 99, которая обязывает руководство получать согласие подчиненного для каждого случая переработки рабочего времени.

В итоге вышеупомянутое решение Петрозаводского ГС было оставлено неизменным, а кассация работодателя без удовлетворения.

  1. Переработки при выполнении сверхнормативных задач рассчитываются по окончании конкретного периода.

Согласно ст. 99 Трудового кодекса РФ и порядку нормирования рабочего времени к сверхурочному виду относится инициируемая нанимателем деятельность, которая выходит за рамки:

  • официальной продолжительности трудового дня для отдельно взятой категории работников (допустим, 8-часовой день) для стандартного учета времени отработки;
  • нормального количества рабочих часов в месяц (год, квартал) для суммированного учета трудового времени.

Обратите внимание! При сокращенной продолжительности рабочего дня деятельность, превышающая отведенное время, считается сверхурочной.

  1. Длительность сверхурочных работ ограничена законом.

Для каждого работника сверхнормативная нагрузка не может превышать 4 часов на протяжении двух смежных дней, а также 120 часов в течение года (ч. 6 ст. 99 Трудового кодекса).

Для водителей авто на протяжении смены максимальная переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц вместе с нормированным трудом по графику не может быть дольше 12 часов.

Что касается ограничений для сверхурочных работ совместителей, то нужно учитывать следующее. Их трудовой день не может продолжаться более 4 часов (для этой категории трудящихся полноценный рабочий день возможен только во время, свободное от основной занятости). При этом совместительская деятельность за месяц (иной учетный промежуток) не должна занимать более половины нормы рабочего времени за тот же период согласно производственному календарю предприятия (ст. 284 Трудового кодекса).

Однако существует общий лимит длительности сверхнормативных работ для совместителей – до 4 часов два дня подряд и до 120 часов ежегодно (ст. 99), поскольку иной регламент законом не предусмотрен.

  1. Руководитель должен вести строгий учет сверхурочного времени работ.

Поставленный в столь жесткие рамки, работодатель вынужден фиксировать часы сверхурочного труда каждого специалиста. Обычно для этого используется табель учета рабочего времени (стандартные формы Т-12 и Т-13, принятые Госкомстатом России 05.01.2004 в постановлении № 1) либо собственные шаблоны организации.

  1. Сверхурочный труд является эпизодическим.

Привлечение сотрудников к работе сверх норматива не может стать регулярным. Эти меры должны быть исключительными и носить эпизодический характер (указание Роструда № 1316-6-1 от 07.06.2008).

  1. Нарушение регламента привлечения людей к переработке рабочего времени чревато административными санкциями.

По письменному согласию, а также при отсутствии запрета на сверхурочные работы по медицинским показаниям согласно заключению врача к ним допускаются:

  • инвалиды (ч. 5 ст. 99 Трудового кодекса);
  • женщины, воспитывающие детей до 3 лет (ч. 5 ст. 99 и ч. 2 ст. 259);
  • одинокие матери (отцы), самостоятельно растящие детей до 5 лет (части 2, 3 ст. 259);
  • сотрудники, проживающие с детьми-инвалидами (части 2, 3 ст. 259);
  • сотрудники, обеспечивающие уход больным членам своей семьи (части 2, 3 ст. 259).

Эта категория трудящихся должна быть уведомлена (под подпись) о своем праве на отказ от переработки при суммированном учете рабочего времени (ч. 5 ст. 99, ч. 2 ст. 259, ст. 264).

Нарушая порядок привлечения сотрудников к сверхнормативному труду, руководитель организации несет административную ответственность согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (часть 1). Примером служит постановление ФАС ЦО № А08-10945/05-21 от 21.03.2006. Под штрафные санкции подпадают:

  • должностные лица (уплачивают в бюджет 1–5 тыс. руб.);
  • юридические лица (уплачивают в бюджет 30–50 тыс. руб. либо их руководящая деятельность приостанавливается на период до 90 дней). Однако несоблюдение нанимателем порядка использования сверхурочного труда (допустим, превышение годового лимита продолжительности) не может лишать специалиста права на оплату переработки рабочего времени.

Как считается переработка при суммированном учете рабочего времени

Суммированный учет – это особый режим работы, построенный на соблюдении графиков (чаще всего сменных или скользящих).

Причиной их разработки является тактика от противного, когда не получается организовать трудовую неделю так, чтобы она имела стабильные нормо-часы, установленные Трудовым кодексом (статьи 91, 92), а именно:

  • 40 часов (общепринятая норма);
  • 36 часов (медработникам);
  • 36 часов (учителям и рабочим опасных производств);
  • 35 часов (инвалидам);
  • 24 часа (несовершеннолетним лицам моложе 16 лет).

Для суммированного учета труда недоработка в одном периоде может быть уравновешена переработкой рабочего времени в другом, что обеспечивает нормативно утвержденный результат. При использовании организацией режима СУРВ ключевым документом становится график работ.

 В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 103) наличие графика обобщенного рабочего времени необходимо только для посменного режима труда. В остальных случаях это требование необязательно. Однако работодатели все же предпочитают иметь такие графики, потому что привести отработанное время в соответствие с официальными нормами другим способом очень сложно. Особенно это касается долгосрочного периода учета.

Для составления графика потребуется ряд нормативных документов локального характера:

  • коллективный договор;
  • трудовые договоры с работниками или допсоглашения, оформленные к ним;
  • внутренний трудовой распорядок;
  • другие внутренние нормативы.

Заметим, что подготовка графика суммированного учета – весьма трудоемкий процесс. В ходе планирования исполнителей ждет масса проблем, которые решаются с учетом ситуации. Поговорим о главных трудностях, характерных для составления графика СУРВ, и покажем, как их преодолеть.

  1. Установка чередования смен и выходных дней.

С учетом длительности смены за целый год может скопиться столько отработанного времени, что вы рискуете не уложиться в официальный годовой лимит. Это происходит, когда, к примеру, годовая норма выходит нечетной, а расчет смены сделан на четное число.

Выход: готовьте график с самой малой недоработкой или выравнивайте фактические трудовые часы добавочными днями отдыха. С этой целью не стоит указывать в нормативной документации очень точное чередование рабочих смен и выходных, чтобы оставить возможность для маневров.

  1. Санкции за превышение часовых норм.

Переработки при суммированном учете рабочего времени, которые превышают утвержденный максимум, запрещены законом. То есть если структура вашего графика предусматривает сверхнормативные работы, контролирующие органы посчитают это нарушением.

Выход: если не получается точно соблюсти регламент графика, менее проблематичной будет плановая недоработка (естественно, минимальная). Это гораздо лучше, чем превышение норм (пусть и небольшое). Недоработка из-за оплошности работодателя просто оплачивается в размере средней заработной платы сотрудника, а переработка грозит предприятию штрафом.

  1. Ознакомление работников с графиком.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 103) работник должен быть ознакомлен с посменным графиком за месяц до начала его действия и подтвердить свое согласие подписью. Но здесь наниматель может столкнуться с определенной сложностью. При работе в режиме СУРВ производственная необходимость может вынудить руководителя в любой момент исправлять утвержденный график. Разумеется, общая норма рабочего времени в учетном периоде по любому будет неизменной, зато придется менять порядок выходов и нерабочих дней. А письменное ознакомление сотрудника исключает внесение изменений в график до его вступления в силу.

Но если подобные коррективы все же появятся, они зачтутся как отклонение от нормы, а занятость в эти часы будет расцениваться как переработка при суммированном учете рабочего времени или работа в выходной день, которые оплачиваются по другим нормам.

При этом для подобной отработки опять же потребуется официальный приказ руководства и письменное согласие персонала.

Выход: работодатель обязан ознакомить подчиненного с графиком работ, однако закон не утверждает, что согласие сотрудника должно распространяться на планирование всего учетного периода, хоть он и занимает целый год. Руководителю желательно составить ориентировочный годовой график СУРВ и внедрять его частями, лучше всего помесячно. Так до персонала каждый месяц будет доводиться новый график, который можно вовремя откорректировать.

Переработка в табеле учета рабочего времени

С целью учета рабочего времени на каждом предприятии ведется табель – документ, являющийся обязательной формой бухгалтерского и кадрового учета. По табелю определяется почасовое время, отработанное персоналом, которое в дальнейшем используется при расчете заработной платы и отпускных.

Данные табеля применяются в следующих случаях:

  • при начислении зарплаты, больничных и отпускных штатным сотрудникам;
  • при проверках организации контролирующими органами;
  • при подготовке статистических отчетов и расчета среднесписочной численности трудящихся;
  • для информирования администрации о соблюдении рабочего режима персоналом. Особенно важен табель учета РВ при посменном графике и сдельной оплате труда.

Табель заполняется на основании общепринятых официальных документов:

  • приказов руководителя о назначении, различных видов отпусков, командировках, переводах и др.;
  • листов нетрудоспособности;
  • служебных записок и справок начальников подразделений;
  • других деловых бумаг, относящихся к внутреннему документообороту.

Данными табелей учета рабочего времени могут пользоваться сотрудники бухгалтерии, администрация, проверяющие органы (налоговики, инспекция труда и прочие уполномоченные инстанции).

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформлениеМатериал для скачивания:

Кому и зачем нужен табель учета времени

Данная форма заполняется в одном экземпляре и подшивается в номенклатурное дело бухгалтерии, где хранится 5 лет как основание для начисления зарплаты. Этот период соответствует сроку хранения общих документов по бухучету. На предприятиях с особыми условиями труда табели хранятся до 75 лет. Такая продолжительность вызвана важностью подтверждения дней проведения работ в специфических условиях для льготного выхода на пенсию.

Каждая организация применяет свои способы введения табелей, которые выбирает самостоятельно.

Для табельного учета можно использовать два способа:

  1. сплошную регистрацию, когда ответственный сотрудник заносит данные ежедневно. Способ актуален для режима работ с неодинаковым количеством часов (сокращенный рабочий день, скользящий график);
  2. метод отклонений, включающий неявки по каким-либо причинам, опоздания, также вносят переработки в табель учета рабочего времени и занятость отдельных специалистов в праздничные дни. Этот прием используется организациями со стабильным трудовым распорядком.

Посменный режим работ предусматривает для сотрудников количество выходов, которое переходит из месяца в месяц. Человек с плавающим графиком обычно недобирает или перерабатывает свою норму трудового времени, утвержденную на месяц. Возможно небольшое отклонение в пределах двух смен. Главное – исключить переработку годового норматива трудового времени, так как это вынуждает работодателя платить сверхурочные.

Если график попадает на два дня, то в табеле (в клетке каждой даты) проставляется время фактического присутствия на рабочем месте. Разделение на дни предусмотрено для отражения ночного времени при расчете оплат.

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформление

Для суммированного учета существует два типа времени сверхурочных работ.

  • Внеплановая переработка, когда в непредвиденных случаях сотрудника оставляют после трудового дня, допустим, из-за неявки сменщика. С этой целью руководитель издает приказ. Время данной переработки указывается в табеле буквой «С» («04») и оплачивается по результатам текущего месяца (не конца учетного периода!), где она возникла, причем в повышенном размере. Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 105, 152) в расчеты по всему учетному периоду данное время не входит.
  • Плановая переработка, которую запрещено учитывать в графике, поскольку инспекция труда накладывает за это штраф. Однако при неправильном расчете количества сотрудников иногда по итогам месяца выходит, что человек отрабатывает больше времени, чем ему положено по нормативам. Поэтому для расчета оплаты труда остаточное количество определяют по результатам учетного периода. Это сверхурочные часы (переработка при суммированном учете рабочего времени), присущие только режиму СУВР. Они отмечаются в табеле как: «Я» («01») – дневная работа, «Н» («02») – ночной труд, «РВ» («03») – занятость в выходные и праздничные дни.

В случае спланированной переработки сверхурочными часами считается отработанное время, превышающее нормо-часы учетного периода. Они вычисляются сложением всех часов указанного промежутка, которые обозначены буквами «Я», «Н» и «РВ», за минусом соответствующей нормы рабочего времени. Эти сверхурочные часы не обозначаются в табеле литерой «С». Ответственное лицо (табельщик) осуществляет учет занятости сотрудников согласно графику и вне его. Однако в его компетенцию не входит квалификация времени, предустановленного графиком, как нормативного и сверхнормативного.

Иногда в рассчитанное количество сверхнормативных часов попадают и те, которые были отработаны в выходные дни и праздники. Они оплачиваются вдвойне (и более) по результатам месяца, когда сотрудник фактически был занят на производстве (ст. 153 Трудового кодекса).

Часы, оплаченные вдвое больше, не входят в подсчет переработки при суммированном учете рабочего времени, которое тоже требует доплаты по окончании учетного периода. Поэтому часы, помеченные в табеле индексом «РВ» («03»), не учтены во времени, за которое положена увеличенная ставка, так как уже были компенсированы в двойном размере (хотя они и являются сверхнормативными в учетном периоде целиком).

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформлениеМатериал для скачивания:

Как заполнять таблеь учета рабочего времени

Изменения в табеле делают в соответствии с приказом руководителя в том месяце, когда была выявлена ошибка или несоответствие. После его подписания готовится корректировочный документ, датируемый днем исправления. Новые данные требуют перерасчета заработной платы бухгалтерией и выправления отчетности.

Как вести журнал учета переработок рабочего времени

Трудовой кодекс РФ принуждает предприятия вести полный учет часов занятости своих подчиненных, как правило, при помощи табеля учета рабочего времени. Однако в некоторых организациях дополнительно оформляют журнал, где также фиксируют трудовой режим.

Что отличает его от табеля? Последний учитывает количество часов отработки, а журнал отражает время прихода и ухода персонала. Закон не обязывает руководство организаций вести этот документ, это решение администрация принимает самостоятельно.

Журнал учета рабочего времени оформляется в виде книги, где в строках содержатся Ф. И. О. сотрудников и сведения о рабочем дне каждого, а в столбцах фигурируют необходимые данные.

Создание такого журнала имеет целью:

  • учитывать время прихода (ухода) на работу персонала организации;
  • фиксировать опоздания и несвоевременное покидание рабочего места;
  • мотивировать работников на соблюдение правил трудового распорядка;
  • регистрировать отсутствие подчиненного целый день;
  • фиксировать время, проработанное сверх принятого норматива (сверхурочные часы, работа в выходные и праздники, ненормированный график).

Согласно записям в журнале по окончании каждого месяца оформляются табели учета РВ, либо табельщик проводит с ними сверку. Такой журнал не ограничен стандартной или рекомендуемой формой, и каждая организация ведет его по-своему с учетом собственных потребностей.

Титульный лист книги обычно содержит данные:

  • название предприятия;
  • дата начала и окончания журнала (последняя вносится после его закрытия);
  • Ф. И. О. ответственного за документ работника;
  • номенклатурный индекс дела (если подобный учет имеет место).

Журнал регистрации переработок при суммированном учете рабочего времени может вмещать информацию:

  • Ф. И. О. работника;
  • его структурное подразделение и должность;
  • время прихода на рабочее место;
  • момент ухода с работы;
  • отработанные часы;
  • выходы в нерабочие и праздничные дни, сверхурочная занятость;
  • мотивы привлечения к сверхнормативному труду;
  • подпись работника и ответственного лица, удостоверяющая информацию.

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформление

Кроме того, в книгу можно внести сразу все данные или завести несколько дел для каждого случая отдельно. Например, журнал общего учета РВ, журнал учета переработки рабочего времени, а также книги учета для:

  • работников со сменным графиком;
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем;
  • отдельных категорий персонала организации.

Книга учета РВ считается внутренним документом предприятия и относится к его делопроизводству, поэтому ее оформление должно соответствовать правилам. Прежде всего, следует определить форму будущего журнала, а затем утвердить ее приказом или распоряжением.

Следом регистрируется распорядительный документ о начале действия вводимого учета. Он составляется в произвольной форме и содержит подробную информацию такого плана:

  • назначение журнала и порядок его применения.
  • лица, ответственные за ведение документа;
  • обязательство персонала отмечаться в журнале у ответственного работника.

Затем руководитель подписывает приказ, и с его содержанием знакомят весь штат. Кроме того, можно обосновать целесообразность ведения журнала в каком-то локальном нормативе предприятия, например правилах внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству.

При введении журнала учета рабочего времени следует соблюдать порядок его оформления, как и всех остальных документов организации в соответствии с общими правилами делопроизводства.

Учет переработки рабочего времени: особенности и оформление

Его нужно заполнять аккуратно, не делая ошибок, зачисток и исправлений. Если погрешность все же допущена, неверная запись зачеркивается и это действие заверяется подписью ответственного за журнал.

Статьей 586 пункта 7.1 части II «Перечня типовых управленческих архивных документов» установлено, что журналы учета рабочего времени, графики и табели хранятся в архиве организации пять лет. На предприятиях с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда этот срок продлен до 75 лет.

Рассказывает практик

Работники не имеют права самовольно компенсировать переработки

Наталия Пластинина,
заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград

На основной график рабочего времени персонала не должен влиять ненормированный рабочий день. С этим режимом связано множество спорных ситуаций, когда трудящиеся пытаются оспаривать дисциплинарные взыскания, наложенные на них администрацией предприятия. Наниматели наказывают подчиненных за преждевременный уход с работы, опоздания и другие проступки. В каждом подобном споре присутствует единая тенденция – сотрудники с ненормированным рабочим днем уверены, что они вправе самостоятельно определять, когда им появляться на рабочем месте и когда его покидать, аргументируя тем, что они находятся в офисе дольше сослуживцев, редко ходят на перерыв, никогда не оформляют больничный и т. д. Разумеется, это мнение в корне ошибочно, и судьи в данных ситуациях оправдывают руководство.

К примеру, Иван М. получил дисциплинарное взыскание за опоздание на службу в форме замечания. Он обратился с иском в суд, требуя признать приказ о наказании незаконным. Истец пояснил, что он работает по ненормированному графику, которым начало и конец рабочего дня не установлены.

Суд обозначил, что данный трудовой режим не освобождает заявителя от выполнения функциональных обязанностей в рамках установленного для него графика рабочего времени. Истец не может произвольно выбирать часы своего появления и ухода со службы, так же как и опаздывать в начале дня (апелляционное определение Московского ГС № 33-44271/2015 от 26.11.2015). В итоге Ивану М. было отказано в удовлетворении иска.

Оплата переработки при суммированном учете рабочего времени

Чаще всего оплата труда за отработанные нормо-часы производится в размере почасовой ставки или должностного оклада, указанных в штатном расписании. К ней могут быть присоединены и дополнительные вознаграждения (премии, надбавки), предусмотренные коллективным договором организации. В то же время при превышении официальных норм занятости сотруднику положена доплата соответственно числу излишне отработанных часов.

Законом установлено, что допустимая переработка при суммированном учете рабочего времени в год составляет 120 часов (при этом не превышая 4 часов за два дня подряд).

Статьей 152 этого документа предусмотрена повышенная оплата за переработки:

  • первые 2 часа – 1,5 тарифной ставки;
  • каждый последующий час – двойной тариф.

Приведенные величины оплаты переработок считаются обязательными и минимальными. Это означает, что работодатель может повысить эти суммы на свое усмотрение, но платить меньше лимита не имеет права. Это положение должно присутствовать в коллективном договоре, отраслевых соглашениях и индивидуальных договорах с работниками.

Для удобного проведения расчетов многие бухгалтеры и кадровики работают с производственным календарем, который составляется с учетом перенесения рабочих дней согласно выходным и праздникам, установленным Правительством РФ. Там уже рассчитаны нормы рабочего времени для каждого из возможных трудовых режимов. Остается только сравнить фактическое время отработки отдельного сотрудника с данными календаря. Обнаруженные излишки – это переработка при суммированном учете рабочего времени.

Точно так же несложно рассчитывается доплата по ст. 152 Кодекса с учетом того, что для типового графика обычно применяется система окладов. То есть вначале следует определить почасовую ставку, а после умножить этот показатель на отработанное время с принятым коэффициентом (согласно директиве Минтруда № 1202-21).

С этой целью нужно установить базу, которая станет основой вычислений. Из-за отсутствия официального порядка и неясности по поводу того, что следует брать в расчет (голый оклад либо средний почасовой заработок с премией и стимулирующими доплатами), работодатели вынуждены утверждать свои методы расчета базовой суммы. Если в организации подобного порядка нет, стоимость часа исчисляется как размер оклада, отнесенный к числу нормо-часов (согласно среднегодовой или месячной норме). Иначе говоря, часовую составляющую оклада считают по формулам:

  • оклад делят на нормо-часы в месяц;
  • оклад делят на частное от деления годового количества нормо-часов на 12.

Допустим, оклад бухгалтера – 20 000 руб., месяц состоит из 20 рабочих дней продолжительностью по 8 часов.

20000 : 20 : 8 = 125 руб/час.

В то же время переработка при суммированном учете рабочего времени в месяц составила 4 часа: 3 – в начале учетного периода и 1 – в середине. По статье 152 первые 2 часа работы оплачиваются с использованием коэффициента 1,5, остальные по двойному тарифу.

125 × 1,5 × 2 + 125 × 2 × 1 = 456 + 250 = 706 руб.

125 × 1,5 × 1 = 187,5 руб.

В итоге плата за переработку равна: 706 + 187,5 = 893,5 руб.

Российское законодательство о труде предусматривает не только компенсацию сверхурочно отработанного времени, но и деятельности в выходные дни. Известно, что по статье 153 даже несколько часов занятости в нерабочие дни (включая праздники) оплачиваются вдвойне исходя из почасовой ставки или оклада, не говоря о выполнении остальных условий для дополнительного труда.

Так, статья 113 устанавливает, что привлечение сотрудника к работам в выходные дни недопустимо, кроме экстренных ситуаций, в результате которых может быть причинен ущерб имуществу организации или людям, проживающим вблизи учреждения (в населенном пункте).

Допустим, если в городе поврежден трубопровод центрального отопления, это отразится на жителях, которые будут лишены тепла. В этом случае для устранения аварии предприятие имеет веские основания вызвать нужное количество рабочих в выходной день, даже без их согласия, однако с гарантией оплаты отработанного времени согласно действующим нормативам.

К примеру, оклад слесаря – 15 000 руб. и в свои выходные он проработал 16 часов. Вычисляем оплату его труда в час: 15000 : 20 : 8 = 93,75 руб. Далее: 93,75 × 2 × 16 = 3000 руб. При отказе работника от двойной оплаты часы переработки рабочего времени суммируются за весь месяц и рассчитываются по обычной ставке (93,75 руб/час). Сотрудник при этом получит два добавочных выходных, которые он может отгулять в любое удобное время на свое усмотрение.

Важная новость для подписчиков!

Как избежать переработки часов при суммированном учете рабочего времени

Чтобы не допустить переработки при суммированном учете рабочего времени и прочих неожиданностей в конце учетного периода, а также соблюсти законы о труде, кадровики обычно поступают так:

  1. Готовят график работы персонала на следующий год, учитывая нормы Трудового кодекса, а именно:
  • непрерывный отдых за неделю – не меньше 42 часов (ст. 110);
  • обеденный перерыв – 0,5–2 часа (ст. 108);
  • ночные смены сокращены на час (ст. 96);
  • запрет двух смен подряд для одного работника (ст. 103).

К тому же при разработке графика берут в расчет ежегодные отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней.

  1. В готовом графике проверяют число часов и выбирают удобный для организации отчетный период (точнее, за какой промежуток суммарное время занятости не выходит за рамки 40-часового или другого недельного норматива).
  2. Когда после проведения данной аналитики по-прежнему получается переработка на конец отчетного периода, урезают рабочее время некоторых смен (если это возможно в производственном процессе), чтобы «впихнуть» график в норматив.
  3. Полученное в результате сверхнормативное время оформляют должным образом и вносят в соответствующие документы.

Информация об экспертах

Наталия Пластинина, заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК», г. Волгоград. Наталия Пластинина окончила Саратовскую государственную академию права (ныне ставшую Саратовской юридической академией), получив квалификацию «юрист». Опыт работы по специальности составляет 18 лет и сложился в основном в банковской сфере: работала в различных должностях по юридической специализации в АБ «Инкомбанк», «Комплексбанк», «Стема-Банк», ОАО «Альфа-Банк», ОАО «Балтийский Банк». В настоящее время занимает должность заместителя начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК». За период работы по специальности успела также пройти школу адвокатской практики и получить кратковременный опыт работы в крупной строительной организации, пришедшиеся на период банковского кризиса.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Присоединяйтесь! Более 5 000 Ваших коллег уже здесь
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.