text
Коммерческий директор

Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько будет стоить

  • 2 июля 2018
  • 60
Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько будет стоить

Времена, когда большинство компаний располагало лишь офисными помещениями для работы, остались позади. С развитием технического прогресса и повсеместным проникновением интернета появилась возможность организовать полноценный виртуальный офис, где сотрудники свободно могут обмениваться информацией и документацией. Как его создать, сколько это будет стоить и какие преимущества для компании он даст, узнайте из нашей статьи.

Вы узнаете:

  • Как выглядит виртуальный офис.
  • Кому подходит работа в виртуальном офисе.
  • Как создать виртуальный офис.
  • Сколько стоит создать виртуальный офис.
  • Как работать с сотрудниками виртуального офиса.
  • Какие проблемы смогут возникнуть при работе с виртуальным офисом.

Что значит виртуальный офис

Рабочие места в офисных помещениях по-прежнему в приоритете у многих консервативно настроенных компаний. Сторонники виртуального рабочего пространства убеждены: для достижения целей компании будет оправдан более современный подход.

Виртуальный офис представляет собой рабочее пространство, целиком и полностью расположенное в сети. Сотрудники могут физически находиться где угодно, взаимодействуя при этом с коллегами и не испытывая неудобств и преград. Все технические средства и условия входят в комплект услуг, которые предоставляют специализированные IT-организации.

В основе понятия виртуального офиса заложена высокая скорость обмена информацией, которая осуществляется в реальном времени независимо от расстояния между отправителем и получателем. Однако вкупе с преимуществами удаленного офиса виртуальное пространство обладает и недостатками.

Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько стоит

Достоинства виртуального офиса

  • Благоприятное воздействие на природу. Вообразим ситуацию, когда во всем мире исчезли офисные помещения и вся деятельность сотрудников переместилась в сеть. Сразу пропала бы необходимость для работников добираться до своего рабочего места на транспорте. Загрязнение выхлопными газами от транспорта существенно бы снизилось.
  • Повышение продуктивности. Сотрудникам не нужно тратить время на дорогу до рабочего места. Высвобождается дополнительное время для концентрации на работе, исчезает стресс, связанный с проблемами дорожного движения. Все это положительно влияет на продуктивность.
  • Достижение баланса между работой и семьей. Чрезмерная занятость человека в офисе вдали от своей семьи порождает стресс и, как следствие, снижение мотивации к работе. Возможности виртуального офиса позволяют работнику находиться дома, среди своих родных. Человек может больше времени общаться с семьей и самостоятельно планировать время для этого.
  • Уменьшения текучести кадров. Исследования показывают, что сотрудники виртуальных офисов гораздо реже увольняются по собственному желанию, нежели служащие компаний, использующих традиционные офисы. Текучесть кадров снижается – следовательно, уменьшаются затраты бизнеса, связанные с набором персонала.
  • Уменьшение числа больничных. Работники намного меньше подвержены риску простудных заболеваний, так как они гораздо реже контактируют с людьми в транспорте и на улице.
  • Экономия офисного пространства. Если фирма владеет офисными площадями и при этом использует виртуальные офисы продаж для работы, есть смысл не только сэкономить на содержании помещений, но и дополнительно заработать на сдаче их в аренду.
  • Большой выбор потенциальных кандидатов. Виртуальное пространство открывает широкие возможности для набора сотрудников со всего мира, что чем-то напоминает аутсорсинг. Привлечение же сотрудников в традиционный офис сильно ограничено территорией и местоположением компании.
  • Экономия денег для стартапов. Владельцы виртуальных офисов избавлены от необходимости платить аренду и содержать офисное помещение. Вопрос экономии особенно актуален для молодых компаний, небольших фирм и стартапов, ограниченных в бюджете.
  • Отсутствие проблем, связанных с переездом. Проблемы, связанные с переездами из одного помещения в другое при смене адреса, сами собой отпадают в виртуальном пространстве.
  • Экономия на рабочих местах. Классический офис для работодателя – это в первую очередь оборудованные места для сотрудников. Чем больший штат сотрудников нанимается, тем больше сил и средств приходится тратить на оборудование и содержание рабочих мест. В виртуальном офисе такой проблемы нет.
  • Профессионализм. Виртуальный офис предполагает более гибкий рабочий график, что мотивирует сотрудника к самодисциплине. Такая самоорганизация повышает и профессионализм работника, ведь помимо своих должностных обязанностей он должен также заниматься планированием своего времени в отсутствие постоянного контроля со стороны начальства.

Недостатки виртуального офиса

  • Увеличение вероятности снижения предложения на местном рынке труда. Так как для организации виртуального рабочего пространства фактически открыт мировой рынок труда, организатор будет заинтересован в наиболее дешевой рабочей силе. Местному рынку будет уделено меньшее внимание в случае, если зарплатные ожидания у кандидатов здесь выше.
  • Снижение вероятности получения повышения. В условиях традиционного офиса работодателю проще оценивать профессиональные и социальные характеристики работника, благодаря чему сотрудник может продвигаться по карьерной лестнице. В виртуальном пространстве получить повышение сравнительно труднее.
  • Вероятность отсутствия связи с начальником. Связь с начальством существует и в сети, однако есть вероятность возникновения технических проблем, из-за чего временно может не быть возможности обсудить важный вопрос с руководителем.
  • Угроза снижения деловой репутации. Несмотря на всю прогрессивность виртуальных офисов и профессионализм их сотрудников, пока еще не все клиенты воспринимают такие организации всерьез, считая их несерьезными и недальновидными.
  • Недостаток социального взаимодействия. Коллектив в классическом офисе воспитывается в духе корпоративной культуры. Между сотрудниками не только укрепляется деловое взаимодействие, но и развиваются дружеские отношения. Это хорошо сказывается на работе в команде, которая в условиях виртуального офиса гораздо слабее развита.
  • Риск кражи конфиденциальной информации. Технологии защиты информации в сети постоянно развиваются, но уровень защиты от взлома виртуального офиса пока еще ниже, чем, например, степень защиты здания от проникновения злоумышленников внутрь.
  • Снижение продуктивности. Фактор, рассматриваемый ранее как положительный, может стать и отрицательным. Сотрудники со слабой самодисциплиной будут страдать и от отсутствия мотивации со стороны начальства, что повлечет за собой снижение продуктивности.
  • Высокий риск недопонимания. Хотя взаимодействие с коллегами происходит в реальном времени, отсутствие личного общения «лицом к лицу» может дать о себе знать. Передаваемая информация иногда значительно искажается из-за недопонимания в процессе общения через сеть.
  • Слишком большая зависимость от техники и технологий. В виртуальном офисе все взаимодействие осуществляется через технику и интернет. Сильная зависимость от гаджетов и качества сети является серьезным недостатком.
  • Чувство изоляции. Работая вне коллектива, сотрудник виртуального офиса со временем может ощутить на себе чувство изоляции. Особенно это может негативно сказаться на психологическом состоянии общительных людей, поэтому не всем из них подойдет такой формат работы.

Как форма организации труда, виртуальный офис продаж в ряде случаев эффективен для снижения издержек и объединения большого числа работников со всего мира.

Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько стоит

Мнение эксперта

Офис в облаке – удобно, безопасно и дешево

Александр Ефимов,
руководитель компании «Электронное облако», г. Москва

Облачная технология заключается в хранении всех данных на удаленных серверах компании, достаточно мощных для обработки этих данных. Виртуальные офисы «в облаке» высоко оценены нашими клиентами, они видят в них перспективу для своего бизнеса. Перечислю основные преимущества нашей услуги.

  • Мы гарантируем безопасность всех данных внутри облачного офиса. Сервер, где хранятся данные наших клиентов, обладает достаточной степенью защиты – просто так, без нарушения политики приватности, данные в сеть уйти не смогут. Мы сотрудничаем только с проверенными зарубежными компаниями, использующими надежные дата-центры.
  • Для работы в облачном сервисе клиентам необходим лишь компьютер с выходом в сеть. Все рабочие места располагаются в облаке, причем они гибко настраиваются. Можно подключить к облаку приложения, которые будут обрабатывать единую базу данных клиентской компании и синхронизировать всю работу. Это существенно разгружает рутинную офисную работу, позволяет выполнять все функции удаленно либо по определенному графику. Если у клиента возникнет потребность в переезде, все связанные с ним проблемы будут сведены к минимуму. Случалось, что клиенты, прочувствовав все преимущества виртуального офиса, переходили в него целиком. Работа полностью в облачном сервисе требует наличия слаженной информационной инфраструктуры между сотрудниками и подразделениями компании.
  • Удобство виртуальных офисов очевидно. Обычно любое нововведение в компании сотрудники воспринимают в штыки, поскольку это подразумевает перенастройку привычек, переобучение и связанные с этим стрессовые ситуации. В случае с виртуальными офисами никакого переучивания не потребуется — сотрудник будет пользоваться привычными для него инструментами.
  • Использование облачного офиса влечет за собой значительную экономию средств на программное обеспечение. Нет больше нужды оплачивать пользование серверами для хранения данных. Виртуальный офис позволяет арендовать любое программное обеспечение и любые аппаратные мощности для работы с ним. Аренда оплачивается только по факту времени работы.

Виртуальный офис может организовать даже человек, далекий от информационных технологий. В случае возникновения трудностей компания, предоставляющая доступ к виртуальному офису, готова предоставить все необходимые консультации по выбору системы и работы с ней.

Каким компаниям подойдет виртуальный офис

  • Небольшим компаниям с ограниченным бюджетом.

Вы только что организовали бизнес и основные деньги тратите на его развитие. У вас пока недостаточно средств для аренды офисных помещений. В этом случае для сохранения статуса серьезной компании для вас будет оправданным использование виртуального офиса со всеми необходимыми атрибутами юридического лица. При этом затраты на его создание и поддержание будут минимальными.

  • Компаниям, открывающим представительство в другом городе.

Допустим, ваш главный офис расположен в одном городе, а в другом вам необходимо только официальное представительство с фиксированными адресом и телефоном. Специально арендовать для этого помещение было бы неоправданно затратно. При использовании виртуального офиса вы избавитесь от проблем с организацией представительства.

  • Небольшим компаниям со штатом удаленных сотрудников.

Если вы нанимаете большое число удаленных сотрудников со всего мира, для координации их работы виртуальный офис будет отличным решением. Вы просто указываете предоставленный вам номер телефона на сайте компании, принимать звонки на который будет удаленный секретарь, и затем переводить их на нужных сотрудников, также находящихся где угодно.

  • Мобильным предпринимателям в частых разъездах.

У вас нет офиса как такового, весь бизнес вы ведете самостоятельно, будучи постоянно в разъездах. В этом случае организация виртуального офиса поможет перевести всю рутинную и бумажную работу на секретаря, принимающего звонки и отправляющего корреспонденцию. Ваш секретарь будет постоянно с вами на связи, где бы вы ни находились. Вы всегда будете в курсе происходящих в вашей фирме процессов.

  • Компаниям, которым нужен надежный юридический адрес.

Вы — предприниматель, работающий на дому. Рано или поздно вам придется обзавестись зарегистрированным юридическим адресом, к которому бы не было претензий у проверяющих органов. В Интернете есть множество объявлений, предлагающих зарегистрироваться, но все они несут в себе долю риска. Получить легальную прописку в крупном деловом центре вы сможете, арендовав виртуальный офис.

  • Компаниям, которым нужно срочно открыть бизнес.

Срочная аренда виртуального офиса поможет и в случае, когда компания зарегистрирована, а времени на поиск и организацию офисных помещений нет. Арендуется такой офис за день, еще пару недель уйдет на создание юридического адреса. И после этого вы имеете полностью готовый бизнес.

Основные принципы организации виртуального офиса в компании

  1. Планирование.

Каждый выполняемый проект нужно разбивать на конкретные задачи, определенные по срокам выполнения и ожидаемому результату. За каждой задачей должен быть закреплен ответственный сотрудник.

  1. Контроль процесса.

Вся информация о том, какие задачи выполняются в данный момент, на каком этапе они выполняются и кто ответственный за каждую задачу, должна быть доступна каждому сотруднику. Очень важно всем работникам держать под контролем ход выполнения проекта, поскольку в командной работе часто все задачи взаимосвязаны: начало выполнения следующей задачи будет зависеть от качества выполнения предыдущей. Затягивание сроков исполнения задач будет отодвигать план выполнения проекта в целом, что в конечном итоге повлияет на весь бизнес-процесс и может привести к убыткам. Контроль выполнения задач можно проводить любыми доступными средствами (например, бесплатные облачные сервисы Google Docs и Dropbox).

  1. На связи 5/8.

Для синхронизации сотрудников по времени нужно обеспечить их доступность как минимум по одному каналу связи в строго оговоренный промежуток рабочего времени. Важно, чтобы все текущие задачи обсуждались всеми сотрудниками по конференц-связи также в оговоренное время и желательно дважды в неделю: в начале недели – для планирования задач, в конце недели – для подведения итогов.

  1. Мотивация.

И при удаленной работе, и при работе в офисе одинаково важна нацеленность сотрудника на результат. И приемы для мотивации сотрудников виртуального офиса применяются те же, что и для работников традиционных офисов. Разница лишь в том, что контролировать, а значит и оценивать, работу удаленных сотрудников будет проще благодаря прозрачности всех рабочих процессов.

Как создать виртуальный офис для бизнеса, и что для этого потребуется

  1. Создание физического пространства.

Как это ни странно, но даже для организации виртуального офиса потребуется вполне реальное пространство. Его необходимо организовать в первую очередь, ведь оно будет служить центральным пунктом управления офисом со всеми его сотрудниками. Конечно, теоретически можно все организовать из собственной квартиры или любого другого места, где есть интернет. Однако ведение деятельности из специально подготовленного для этого помещения заметно повысит ваш уровень организованности.

  1. Обеспечить офис техникой.

Виртуальный офис должен быть технически оснащенным, без этого он не сможет функционировать. Каждому сотруднику офиса потребуется как минимум компьютер или ноутбук, подходящий по своим характеристикам для выполнения закрепленных за сотрудником задач и обладающий достаточной мощностью для обмена информацией. Кроме того, для нормальной работы виртуального офиса, как и для любого другого, понадобится оргтехника: телефон, копировальный аппарат, принтер и т. д.

  1. Разработать сайт компании.

Когда вы организуете виртуальный офис, сайт вашей компании может привлечь значительное число клиентов и партнеров, будучи как надежным источником информации, так и инструментом повышения продаж. Продвижение компании через интернет сегодня актуально как никогда.

  1. Используйте новые технологии для запуска.

Обустроенное пространство и оргтехника – базовые элементы оснащения виртуального офиса, но вы не должны ограничиваться ими. Ваша деятельность со временем обнажит потребности, которые и укажут, чего не хватает в вашем офисе, а что является лишним. Дальнейшее развитие офиса будет зависеть от вашей свободы действий и от готовности к внедрению новых технологий.

На что сегодня обратить внимание?

  • Google Apps

Цифровые технологии движутся к взаимной интеграции. И в этом, безусловно, лидируют онлайн-приложения от Google, которые включают в себя полноценный офисный пакет, способный удовлетворить большинство стандартных нужд виртуального офиса. Стоимость доступа к приложениям варьируется от 5 до 10 долларов в месяц. За эти деньги Google предоставляет 4 группы приложений:

  • общение и переписка: Gmail, Hangouts, Calendar, Google+;
  • хранение документов: Google Drive;
  • офисные приложения для работы: Docs, Sheets, Forms, Slides, Sites;
  • администрирование: Admin, Vault.

У многих может возникнуть вопрос, стоит ли вкладываться в продукты, которыми можно пользоваться бесплатно. Кевин Роутсон (платформа Bluehost) утверждает, что возможности бесплатных версий программ ограничены повседневными потребностями обычных людей. Предпринимателям же требуется больший контроль, для них нужны дополнительные возможности и профессиональная гибкость. Все это могут предоставить платные приложения Google Apps for Work. К простоте использования почтового сервиса Gmail добавляется возможность настройки собственного доменного имени, к функционалу Drive вы получаете дополнительный объем для хранения, повышенную безопасность и большую гибкость в администрировании. И неважно, организуется виртуальный офис за рубежом или в нашей стране, – отличия платных версий от бесплатных будут везде одинаковыми.

  • Виртуальный помощник

Сцена из научной фантастики становится реальностью: вы действительно можете иметь персонального виртуального помощника, который будет выполнять большинство рутинных задач. Такую услугу предлагают сегодня сразу несколько компаний. Большая часть действий виртуального помощника сводится к вводу данных, созданию и редактированию документов, деловой переписке по электронной почте, совершению телефонных звонков.

  • Программы по управлению проектами

Часто случается так, что задачи в проекте пересекаются друг с другом. Сотрудники, решающие эти задачи, вынуждены координироваться друг с другом для достижения общей цели. Чтобы обеспечить грамотное взаимодействие участников проекта, применяется специализированное программное обеспечение. Данный комплекс программ поможет вам решать задачи по расширению сотрудничества, улучшению профессиональных связей между сотрудниками вашей компании. Среди наиболее успешных продуктов, реализующих эти цели: Wrike, Web Resource, ServiceDesk Plus, Basecamp и множество других не менее интересных приложений.

  1. Организуйте взаимодействие с сотрудниками и клиентами.

Современные технологии позволяют людям всегда быть на связи. Но истинный прогресс в виртуальном бизнесе состоит в знании, когда и каким образом удаленные сотрудники будут взаимодействовать с клиентами и друг с другом.

Вы должны минимизировать непосредственный контроль над сотрудниками, обеспечивая при этом их конкретными инструкциями и грамотно их мотивируя. Для удаленного взаимодействия очень хорошо подходят продвинутые версии мессенджеров с видеозвонками, где есть функция распознавания лиц. Широко известный пример – Skype.

  1. Запустить онлайн-офис.

Перед запуском виртуального офиса необходимо проверить весь комплект документов. Наибольшее внимание стоит уделить лицензии на ведение предпринимательской деятельности, налоговой документации, различным свидетельствам о прохождении проверок. Когда все документы в порядке, можно начинать работать.

Какой виртуальный офис выбрать

Sococo

Этот сервис стал известен российским предпринимателям сравнительно недавно. Его интересная особенность в том, что он в чем-то напоминает игру «Sims», где можно виртуально создавать практически реальный офис с планировкой. Есть возможность работать в отдельном кабинете либо совместно с другими сотрудниками, пользоваться залом для совещаний и так далее. Многие возразят, что подобная мультяшность в рамках серьезного бизнеса выглядит излишней, но на самом деле это не так. Визуализация офиса в виртуальном мире упрощает работу, позволяет производить привычные операции как в обычном офисе, сближает удаленных сотрудников, находящихся в разных частях планеты. Сервис «Sococo» предполагает и бесплатное использование, ограниченное одним кабинетом и одним конференц-залом.

Ростелеком на базе платформы О7

Хотя Ростелеком и не создает впечатления прогрессивной компании, все же им удалось запустить виртуальный сервис на базе продуктов Microsoft и платформы О7, на что ушло более года. Получившийся сервис был назван «Виртуальный офис», куда вошли такие продукты как Microsoft Sharepoint, Microsoft Exchange и Microsoft Outlook. Клиенты могут управлять услугой через портал самообслуживания, где при необходимости можно загрузить клиентские приложения из офисного комплекта Microsoft.

Tekmi

Этот сервис включает в себя виртуальную АТС и стандартные офисные приложения для совместного использования. Не так давно вышло обновление, и появилась возможность пользоваться встроенным почтовым сервером со спам-фильтром. АТС позволяет определить добавочный номер для каждого сотрудника, а также гибко настраивать переадресацию входящих вызовов на любые другие номера. Можно настраивать правила переадресации как для отдельных сотрудников, так и для групп или подразделений. Также в АТС встроено голосовое меню — позвонивший может самостоятельно сориентироваться и выбрать нужный пункт меню, чтобы соединиться с конкретным сотрудником.

Teamlab

Изначально этот сервис представлял собой платформу для создания корпоративных порталов. Также он неплохо подходил для управления проектами. В текущей версии разработчики «Teamlab» переориентировали проект как онлайн-заменитель Microsoft Office. С его помощью и благодаря технологии HTML5 можно редактировать документы, таблицы и презентации. Из-за внедрения офисных инструментов стоимость этого продукта увеличилась более чем в 2 раза. Это можно объяснить тем, что продукт стал универсальнее, в нем остались прежние инструменты для удаленной совместной работы. И даже с учетом новшеств сервис относительно дешев в использовании. Вопрос лишь в выборе: либо платный продукт «Teamlab», либо его бесплатные офисные аналоги от Google. Тут каждый выбирает по возможностям и потребностям.

Сколько стоит организовать виртуальный офис

Комплект оборудования и его характеристики для организации виртуального офиса выбираются индивидуально для отдельно взятой компании. Но как уже упоминалось, есть базовый минимум, которого чаще всего достаточно для того, чтобы офис нормально функционировал, – это в первую очередь компьютеры средней ценовой категории, которыми нужно снабдить каждого сотрудника. Характеристик такого компьютера должно быть достаточно для комфортной многозадачной работы. В зависимости от сферы деятельности компании на компьютере одновременно могут быть запущены офисные приложения, программы для работы с бухгалтерией, мессенджеры, почтовый клиент, узкоспециализированные программы. Обычно для этих целей хватает машины с двухъядерным процессором частотой порядка 3 гигагерц и 4 гигабайтами оперативной памяти. Минимальный набор периферийных устройств может быть ограничен веб-камерой и наушниками с микрофоном.

Сегодня такое базовое оборудование обойдется ориентировочно в 20-25 тысяч рублей. Часто бывает, что даже все это приобретать нет надобности, поскольку у сотрудников уже могут быть компьютеры подходящей конфигурации.

Любой руководитель компании, использующий виртуальную модель офиса, заинтересован в качественной и в то же время дешевой связи. Тут как нельзя кстати подойдут популярные сегодня мессенджеры. Но нужно учитывать еще и интересы сотрудников, для которых зачастую проще связаться с клиентом посредством обычного телефона, нежели находить контакт каким-то другим способом.

Подходящим вариантом может служить приобретение виртуального номера. В зависимости от класса номера с расширенными возможностями его стоимость будет варьироваться от 5 до 75 тысяч рублей. Обычные же номера можно получить бесплатно, платить придется только абонентскую плату, размер которой зависит от того, к какой стране или к какому городу этот номер относится. К примеру, один из крупных поставщиков, компания «Tekmi», просит за предоставление московского номера от 500 до 2500 рублей. Провайдер «Hottelecom» может предоставить номера нескольких стран мира – номер, зарегистрированный в Китае, будет стоить около 3000 рублей при абонентской плате в 2000 рублей.

Для распределения задач между сотрудниками существует целая группа программ. Такое программное обеспечение обычно состоит из двух связанных частей: один модуль устанавливается на компьютер сотрудника, второй - на компьютер руководителя проекта. Благодаря этим программам удобно вести учет и статистику выполнения задач в реальном времени, а также оповещать сотрудников о важных сроках.

Система управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management, сокращенно CRM) – это категория программ, специально разработанных для взаимодействия с клиентами. Соответственно, работа клиента в такой программе должна быть максимально комфортной и понятной. В CRM ведется клиентский учет, формируется статистика, на основе отслеживания которой можно планировать дальнейшую работу компании и прогнозировать возможные риски. Использование этих программ оправдано только при работе с большим объемом клиентской базы, так как стоимость CRM сегодня на рынке достаточно высока. Например, CRM, разработанная компанией «Amber», будет стоить порядка 99 000 рублей, не считая стоимости дополнительных услуг по обслуживанию, интеграции с сайтом компании и так далее.

У большинства компаний имеется свой сайт, на создание и поддержание которого также нужно выделять средства. Все начинается с регистрации доменного имени. У компании «HostingRU» регистрация в зоне «.ru» обойдется минимум в 99 рублей, кроме этого необходимо выплачивать ежегодную абонентскую плату в размере 149 рублей. Далее сайт необходимо разместить на сервере хостинга. Стоимость размещения будет зависеть от размера сайта, количества страниц на нем и от общего объема информации. За небольшой одностраничный сайт компания «HostingRU» будет брать ежемесячную плату в размере 42 рублей. Самая затратная статья – это, конечно, создание сайта, и тут диапазон очень велик. Все будет зависеть и от количества привлеченных специалистов (программисты, веб-дизайнеры, верстальщики), и от типа самого сайта. Тот же самый одностраничник может обойтись заказчику в 3 000 рублей, тогда как стоимость создания полноценного сайта с интернет-магазином будет дороже раз в 10.

Подведем итог в виде таблицы. 

Вид расхода

Примерная максимальная цена

Примерная минимальная цена

Средняя цена

Регистрация почтового адреса

ок. 28 000 руб.

ок. 6 500 руб.

ок. 17 000 руб.

Месячная абонентская плата за телефонию

2 500 руб.

500 руб.

1 500 руб.

ПО для управления проектами (в месяц на 1 пользователя)

5 000 руб.

600 руб.

2 500 руб.

Сервис «Виртуальный офис» (в месяц на 1 пользователя)

1 000 руб.

Подключение CRM (опционально)

100 000 руб.

Абонентская плата за хостинг (в месяц)

42 руб.

520 руб.

300 руб.

Создание вебсайта

25 000 руб. и выше

3 000 руб.

10 000 руб.

Суммарная стоимость

60 542 руб.

11 120 руб.

32 300 руб.

(CRM 132 300 руб.)

Таким образом, начальные расходы при организации виртуального офиса будут направлены на регистрацию адреса и оплату первого месяца пользования телефоном – итого минимум 7 000 рублей. Последующие статьи расходов можно рассчитать по таблице. Обратите внимание, что в таблицу не включены затраты на оргтехнику и оборудование, а также оплата связи для сотрудников.

Возможна ли аренда виртуального офиса

Виртуальный офис есть смысл арендовать недавно открывшимся фирмам, которые временно вынуждены прибегнуть к экономии средств и которые планируют в перспективе расширяться. Аренда даст руководителям понимание того, как должен быть организован настоящий офис. На начальном этапе любого бизнеса такой метод весьма эффективен.

Процесс аренды происходит следующим образом. Владелец виртуального офиса предоставляет арендующей компании персонального секретаря, который будет выполнять свои стандартные функции от лица этой компании – это прием звонков, перенаправление их на нужных сотрудников, прием почтовой корреспонденции, работа с документацией. Все свои должностные обязанности секретарь согласует с арендатором.

Помимо секретаря компания-арендатор получит в свое распоряжение выделенный почтовый ящик с фиксированным адресом, выделенный корпоративный e-mail, номер телефона с возможностью принимать факс.

Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько стоит

На что обращать внимание, выбирая виртуальный офис для аренды

  1. Отсутствие фактического адреса.

Это очень важный момент. Следует связываться только с серьезными арендодателями, имеющими реальный офис в крупном городском бизнес-центре.

  1. Подмена понятий виртуального офиса и колл-центра.

Довольно часто предприимчивые люди под видом полноценного виртуального офиса предоставляют лишь номер телефона и услуги секретаря. Не стоит покупаться на эти предложения.

  1. Непрофессиональные секретари.

Первый человек, с которым будут разговаривать ваши клиенты – это секретарь. Можно сказать, это голос вашей фирмы. Опытный секретарь должен уметь общаться, а также принимать решения в некоторых срочных ситуациях. К сожалению, в удаленные сотрудники идут не только профессионалы, но и студенты без опыта, желающие подзаработать. Для вас важно как можно ближе познакомиться с вашим потенциальным секретарем и убедиться в наличии у него опыта не только в онлайне.

  1. Отсутствие опции юридического адреса.

Не у всех арендодателей виртуальных офисов есть возможность регистрировать юридический адрес — и это тоже нужно учитывать заранее. В крайнем случае они смогут воспользоваться услугами сторонних фирм, фактически сделать то, что вы сможете сделать сами. Поэтому перед заключением договора аренды обратите внимание на пункт о регистрации юридического адреса.

Бесплатный виртуальный офис для малого бизнеса

Как ни странно, системы бесплатных виртуальных офисов существуют и вполне работоспособны. Они могут включать в себя, например, следующие компоненты: Skype (для проведения конференций между сотрудниками), Google Drive (для работы с данными и создания презентаций), Dropbox (для хранения и синхронизации документов), Teambox (для контроля сроков и совместного планирования), Assembla Git/Svn (для организации приватного хостинга), PHP (для объединения всех компонентов в единую систему).

Такая интегрированная система позволяет вовлечь всех сотрудников в общий бизнес-процесс. Работники будут комфортно выполнять свою работу и в то же время отслеживать работу своих коллег. Чтобы выстроить такую систему потребуется долгая и кропотливая подготовка, включающая в себя регистрацию каждого сотрудника компании во всех ресурсах.

Общая стратегия создания бесплатного виртуального офиса может быть представлена в следующем варианте:

  1. Все сотрудники собираются в общем чате в Skype, где руководитель регистрирует своих подчиненных во всех программах.
  2. Создается общая коллекция в Google Drive, назначаются права доступа для каждого сотрудника, после чего сотрудникам дается доступ в коллекцию.
  3. Создается общая папка в Dropbox, которая синхронизируется с локальным хранилищем.
  4. Создается корпоративная учетная запись в Teambox. Туда также приглашаются все сотрудники.
  5. Происходит регистрация хостинга Assembla для контроля версий, также дается доступ всем сотрудникам.
  6. В завершение создается сайт-визитка на базе WordPress, куда с помощью инструментов iFrame интегрируются все настроенные сервисы виртуального офиса. Данный сайт будет служить пунктом управления проектом.

Выше приведен лишь один из вариантов бесплатной организации виртуального офиса. В зависимости от размера компании и количества сотрудников можно применять множество других способов организации для максимально комфортной и плодотворной работы.

Важная новость для подписчиков!

10 правил взаимодействия с удаленными сотрудниками виртуального офиса

  1. Всячески поощряйте общение сотрудников.

Вполне естественно, что сотрудники в коллективе общаются между собой. Не нужно ограничивать общение и в условиях виртуального офиса. Наоборот, такому общению нужно уделять внимание и всячески его поощрять, так как оно положительно влияет на рабочий процесс.

  1. Будьте отзывчивей – собирайте отзывы о работе.

Чтобы увеличить производительность труда и качество работы, нужно дать сотрудникам возможность оценивать работу руководителей. Справедливые отзывы о качестве руководства важны в особенности в смешанных коллективах, состоящих как из удаленных сотрудников, так и из локальных офисных работников.

  1. Соблюдайте равновесие команд.

Если у вас в подчинении смешанная команда из удаленных и локальных сотрудников, старайтесь не допускать противостояния между ними. На самом деле нет большой разницы между «удаленщиком» и офисным работником одной и той же сферы деятельности – и у того, и у другого должны быть одинаковые обязанности и права. Поэтому не должно быть никаких преимуществ у одних по сравнению с другими, ведь куда важнее результат работы сотрудника, а не его физическое присутствие либо отсутствие в офисе. Фокусируйтесь на результатах деятельности работников и обсуждайте их вместе со всеми без исключения.

  1. Создайте надежную управленческую структуру.

Оценивать результаты работы коллектива и качество выпускаемого продукта нужно по определенным методикам, которые вам следует разработать. Создайте систему оценки качества, по который вы бы смогли определять количественно производительность и ее изменение за какой-то период. Стиль управления должен быть четким и оценочным, в противном случае вам будет тяжело выявлять нерасторопных сотрудников, а они в свою очередь будут пользоваться этим.

  1. Не бойтесь провалов.

Всем людям свойственно ошибаться, и ваши подчиненные в этом смысле – не исключение. С одной стороны, нужно давать сотрудникам право на ошибку, с другой стороны, сами сотрудники не должны бояться ошибиться. Лучше вовремя выявить ошибку и предотвратить срыв проекта, чем сознательно эту ошибку скрыть от огласки. Дайте знать сотрудникам, что обо всех возникающих проблемах необходимо сообщать.

  1. Вдохновите работников на предоставление обратной связи.

В случае смешанного коллектива из удаленных и офисных работников крайне важно наладить тесное взаимодействие между этими двумя группами. По статистике удаленные сотрудники более охотно выражают свою точку зрения по разным вопросам через предоставленные каналы связи, именно поэтому необходимо наладить эти каналы. Причем общение должно в равной степени происходить и между офисными и удаленными коллегами (обмен мнениями), и между сотрудниками и их руководством (обсуждение поставленных задач). Чем больше таких разнонаправленных связей, тем лучше – опытные руководители принимают во внимание этот факт.

  1. Обращайтесь со всеми сотрудниками одинаково, невзирая на то, где они находятся.

Мы уже упомянули, что не нужно преувеличивать значимость удаленных сотрудников перед офисными. Но и относиться к ним как людям более низкой профессиональной категории также нельзя. Придерживайтесь единого принятого у вас в компании стандарта общения. Принятые правила должны предусматривать одинаковую скорость ответа от каждого сотрудника в вашем подчинении, одинаковую значимость его мнения. В обсуждении общей проблемы должны принимать участие все причастные к этой проблеме сотрудники.

  1. Предупреждайте проблемы взаимоотношений в коллективе.

Разлад в офисном коллективе заметить обычно несложно. Куда труднее выявить проблемы в коммуникации между удаленными сотрудниками. По причине личной неприязни люди выходят друг с другом на связь только в случае крайней необходимости. Эти ситуации надо предотвращать через создание комфортной для всех рабочей среды. В виртуальном мире поддерживать коллективный дух гораздо сложнее из-за самого характера удаленной работы. Поэтому держите под особым контролем социальный климат внутри вашего коллектива.

  1. Сделайте мотивацию индивидуальной.

К каждому сотруднику необходим индивидуальный подход, это относится и к методам мотивации. Например, кто-то лучше реагирует на обычную похвалу, другого же постоянная похвала раздражает. Попытайтесь разобраться в характере каждого сотрудника и учитывайте его вклад в текущий проект. Удаленная работа характерна тем, что на одном из первых мест стоит моментальная реакция с вашей стороны на полученные результаты работы. Гораздо менее важны периодические оценки качества труда в процессе работы. Чем быстрее ваша реакция на выполненную работу, тем отчетливее ваши сотрудники понимают собственную нужность и тем сильнее они мотивированы на дальнейшую работу.

  1. Успевайте вовремя повысить сотрудника в должности.

Вполне естественно, когда сотрудника устраивает текущая должность, и он не хочет каких-либо перемен, даже если дело касается его повышения по карьерной лестнице. Невзирая на это, вам следует выстроить систему вознаграждений за хорошо выполненную работу. Рано или поздно хороший работник будет готов к более высокому уровню ответственности, и вам следует своевременно уловить этот момент.

Виртуальный офис: что подразумевает, как внедрить и сколько стоит

Работа в виртуальном офисе: проблемы и их решение

В основном, все проблемные места виртуальных офисов упираются в психологический аспект, как со стороны кандидатов в сотрудники, так и со стороны клиентов. Последние часто по старинке не доверяют компаниям без стационарного офиса. Претенденты же на должность в такой компании опасаются удаленной работы как несерьезной и нестабильной в плане заработка.

Кроме этого, встречаются другие проблемы, специфичные для удаленного характера работы.

  • Плохое качество работы

Возьмем для примера работу бизнес-аналитика. Для своего анализа ему нужно собрать необходимые исходные данные из нескольких источников. Если ему не удается получить полную информацию, ее недостаток приходится восполнять клиенту, заказавшему данную услугу. На это он тратит незапланированные ранее ресурсы, проводит дополнительную работу, которую мог бы провести заранее и бесплатно.

  • Пренебрежение дедлайном

Заказ, не выполненный в срок, может оказаться клиенту уже не нужным, так как его актуальность ограничена временем. Более того, некоторые удаленные сотрудники сознательно срывают сроки и своим молчанием отказываются от завершения своей части проекта. К сожалению, такие ситуации, называемые «глухарями», периодически случаются, чем вредят не только клиентам, но и остальным сотрудникам виртуального офиса.

  • Склонность к мошенничеству

Сотрудникам виртуальным офисов, равно как и фрилансерам, ввиду их физической недоступности свойственна тяга к обману клиентов. Например, один и тот же выполненный заказ они могут продать нескольким клиентам. Мошенничество может быть и в сроках выполнения, и в других деталях технического задания – вариантов обмана практикуется множество. Кроме того, довольно часто возникает недопонимание между клиентом и исполнителем из-за неполно составленного технического задания. Отказываясь принимать критику со стороны клиента, исполнители совершают ошибки в ходе работы над проектом. Довольно сложно заранее проверить квалификацию персонала виртуального офиса, и это влечет за собой сложности с утверждением размера гонорара.

  • Конфликты с руководством

Стараясь избежать описанных выше негативных моментов, грамотный руководитель виртуального офиса будет доверять ответственные задачи только проверенным подчиненным. Новым сотрудникам на время испытательного срока нужно поручать какие-нибудь рутинные задачи, за время выполнения которых можно будет понять, что из себя представляет человек.

Именно в период испытательного срока начальник решает, каким способом он будет контролировать работу новичка. Если сотрудник внутренне не соглашается с контролирующими действиями начальника, провоцируя его на адекватную критику и выводя его на конфликт, такому сотруднику вряд ли удастся прижиться в данной компании.

Решить или предотвратить эти проблемы, если руководитель виртуального офиса будет следовать несложным правилам:

  • устанавливать максимальное число удаленных работников в штате, не позволяя ему бесконтрольно раздуваться;
  • с повышенной тщательностью подходить к подбору персонала, принимая на работу только проверенных кандидатов;
  • принимать в штат уже подготовленных сотрудников, которые обладают ключевыми навыками и которых не потребуется в дальнейшем обучать;
  • обязательно поддерживать связь с каждым сотрудником, отвечать на каждое их сообщение без задержек.

Информация об экспертах

Александр Ефимов, генеральный директор компании «Электронное облако», г. Москва. У компании реализовано множество проектов в различных областях: авиаиндустрия, финансовые организации, адвокатские бюро и юридические компании. Специалистами разработан ряд уникальных решений по ИТ-безопасности. Собственное серверное оборудование от ведущих мировых вендоров, размещенное в лучших дата-центрах Германии и России. Квалифицированные специалисты круглосуточно обслуживают данное оборудование. Система многократного автоматизированного копирования на разнесенные физические устройства хранения данных. Резервирование систем в нескольких дата-центрах. Более 15 лет в сфере ИТ-безопасности.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.