text
Коммерческий директор

Учет рабочего времени + образец табеля

  • 13 сентября 2018
  • 108
Учет рабочего времени + образец табеля

Чтобы учет рабочего времени был эффективным, нужно знать тонкости этого процесса. В этой статье мы подробно о них расскажем.

Вы узнаете:

  • Для чего ведут учет рабочего времени.
  • Какие бывают виды учета согласно Трудовому кодексу.
  • Как правильно вести учет отработанных часов, как это автоматизировать.
  • Какие советы по учету рабочего времени на предприятии дают эксперты.

Учет рабочего времени сотрудников – важная управленческая функция, которая позволяет контролировать рабочий процесс, начислять заработную плату или поддерживать рабочую дисциплину.

Зачем ведут учет рабочего времени

Это делается, чтобы правильно распределить должностные функции и обязанности во временные промежутки – смены, трудочасы и пр. Несмотря на то, что Трудовой кодекс регламентирует продолжительность рабочего времени в неделю – 40 часов (Статья 91 ТК РФ), расписание нужно составлять исходя из особенностей предприятия и работника. К разным должностям нужно применять индивидуальные способы составления расписания.

Все это делает учет рабочего времени на предприятии объективно отражающим соотношение отработанного сотрудником времени к фактической пользе, которую он принес предприятию.

Существует много причин, которые влияют на отработанное человеком время. Сюда могут относиться человеческие факторы или непредвиденные обстоятельства: болезнь, авария или затор на дороге. Могут быть и объективные причины. Например, на производстве, работа которого зависит от электроэнергии, ее отключение будет причиной простоев.

Что улучшается на предприятии, где ведут учет:

  • Повышение дисциплины. Все опоздания, переписки в соцсетях или перерывы на кофе не будут включаться в рабочее время, поэтому ответственные работники исправятся, безответственные – уйдут.
  • Увеличение качества труда. Люди будут понимать, что от них требуется в определенный промежуток времени. Так они перестанут оставлять работу на завтра, и будут выполнять задачу в срок.
  • Уменьшение издержек. Не нужно оплачивать человеку непродуктивно использованное время по его вине. Определите эти критерии при заключении с сотрудником трудового договора. Таким образом, вы снизите трудовые издержки предприятия.

Чтобы в дальнейшем с сотрудниками не возникало разногласий, нужно составлять график и планировать учет правильно. Это сохранит рабочую атмосферу в коллективе и повысит эффективность предприятия в целом.

Виды и методы учета рабочего времени

Государство строго регламентирует виды учета рабочего времени на предприятии. В Трудовом кодексе РФ говорится о 3 видах. Но вы выбираете тот, который подходит именно вашей организации. Рассмотрим каждый из них.

Дневной

Если рабочие смены на предприятии отличаются по продолжительности, то такой вид учета наиболее предпочтителен. С его помощью можно точнее зафиксировать отработанные часы работников в конце месяца или недели. Таким образом вы всегда в курсе, сколько денег уйдет на заработную плату, при превышении бюджетного лимита варьируете продолжительность рабочего дня.

Также ежедневный учет рабочего времени актуален для организаций, где работают льготные или иные группы населения. Это могут быть:

  • Несовершеннолетние. Для граждан до 16 лет трудовой день не может превышать пять часов, от 16 до 18 – семь часов.
  • Инвалиды. Для них продолжительность рабочих смен устанавливается индивидуально и зависит от заболевания и рекомендаций врача.
  • Фрилансеры. Для спортсменов, представителей творческого труда и удаленных сотрудников необходимо подбирать индивидуальный график.

Недельный

Специалисты, которые занимаются учетом рабочего времени на предприятии, должны вести еженедельный учет рабочего времени. Это делается, чтобы избежать нарушений законодательства, так как на некоторых предприятия длительность рабочего дня может изменяться. Еженедельный контроль предотвратит это.

Также такой учет помогает определить общий для предприятия и индивидуальный для каждого работника режим работы. Зная, сколько человек переработал, можно корректировать его график, чтобы в месяц человек отработал надлежащее количество времени.

Общий

Это иная форма учета рабочего времени, которая применяется на предприятиях, где нет возможности корректно вести ежедневный и еженедельный учет. Это может быть обусловлено особенностями деятельности или наличием ночных и дневных смен, ставка за час в которых отличается.

Применение такого типа учета регламентируется в 104 статье ТК РФ. Суть этого процесса заключается в том, что работодатель может рассчитывать отработанное время за месяц, квартал или год. И уже на основании этого делаются заключение о часах выработки.

Идеальным такой вид учета будет для предприятий, где сотрудники работают по скользящему графику. В разные дни или даже недели у человека бывает различная нагрузка. Если вы правильно составите внутренние регулирующие акты и своевременно будете проводить учет рабочего времени по Трудовому кодексу, то соблюдете все правовые нормы.

Как успевать на работе все и даже больше? 

2 ЛАЙФХАКА

Как правильно вести учет рабочего времени

Как оформляется

Не важно, какая у вас организационно-правовая форма, согласно Трудовому кодексу вы должны вести документооборот по учету рабочего времени. ТК РФ строго не регламентирует документы. То, какой именно порядок учета рабочего времени будет, определяется внутри компании. Это могут быть правила трудового распорядка или договор коллективного соглашения.

В этих документах определяются самые важные аспекты трудовых отношений с работником:

  • сколько будет длиться смена;
  • сколько будет перерывов, когда, какие;
  • со скольки и до скольки будет смена;
  • выходные, работа в праздничные дни;
  • порядок получения и длительность отпуска.

Сам учет ведется в специальные книги или в электронном формате. При оформлении главная задача – правильно учесть трудовые часы. Нужно всегда обращать внимание и корректно отражать в табеле сверхурочный труд, выходы работника в праздничные дни или в ночную смену. Также необходимо учитывать болезнь человека и его нахождение в командировке.

Способы оптимизации

Правильный метод следует определить самостоятельно, учитывая многие факторы. Самым важным является специфика работы и функционирования предприятия. Нужно ориентироваться и на уровень дисциплинированности работников. Если на предприятии была слабая дисциплина, то введение жесткого учета рабочего времени только навредит.

Существуют несколько способов оптимизации этого процесса:

  • Создать контрольный пункт и выдать всем сотрудникам личную карту доступа. Нанять вахтера для фиксации того, во сколько человек пришел или уходит.
  • Установить автоматизированную систему пропускного контроля. Проходя через специальный турникет, человек будет сканировать личную карту, а программа – фиксировать владельца карты и время.
  • Установить видеонаблюдение над рабочим процессом и отслеживать, где персонал находится и чем занимается. Особый контроль можно сделать перед началом рабочего времени, во время обеда и в конце рабочего дня.

Любой из этих способов оптимизации облегчает контроль руководства над соблюдением рабочего графика. А также увеличивает личную ответственность каждого работника, тем самым повышая общий уровень дисциплины.

Какие существуют правила учета рабочего времени

Согласно ТК РФ табель учета трудового времени должен заполняться ежедневно. Это не зависит от того, какой вы выбрали вид заполнения – ежедневный или еженедельный. Ведь могут возникнуть непредвиденные случаи: потеря информация, увольнение сотрудника, ответственного за ведение журнала, и т.п. Не все обязательства подтверждаются документально, поэтому в дальнейшем у работника могут возникнуть претензии касаемо отработанного времени.

Можно фиксировать только полные выходы или невыходы на работу, а можно – отсутствие на рабочем месте. Человек может отсутствовать несколько часов вследствие опоздания или отгула, поэтому второй способ более предпочтительный, хотя для него нужен больший контроль.

Каждому типу отсутствия назначается код. Например, человек отсутствовал, так как находился на обучении (П-12), или был в командировке (П-13) и так далее по каждому типу отсутствия на рабочем месте. Если компания небольшая, то легко можно вести табель вручную. В среднем и крупном бизнесе лучше использовать программы автоматизации.

В конце табеля отправляются бухгалтеру, который, исходя из данных об отработанных днях, начисляет заработную плату. Обычно для уменьшения шанса на ошибку работа с табелями ведется вначале с помощью автоматических программ, а затем проверяется вручную.

Трудовой кодекс и учет рабочего времени

Для ведения учета рабочих часов по ТК существует функции табельщика. Обычно человек совмещает эти обязанности со своими основными. Хотя в крупных корпорациях для этих целей существует отдельная должность. Сотрудник заполняет табеля, своевременно предоставляет в бухгалтерию и участвует в проверке этой информации.

Контролировать продуктивность и качество трудовых часов должны руководители подразделений или отделов. А вот решения об отпусках, отгулах и сверхурочной работе должны быть в руках кадровика.

Учет рабочего времени + образец табеляВедение учета рабочего времени является обязанностью работодателя и регламентируется Трудовым кодексом РФ. Если у вас нет табелей или вы ведете их с существенными нарушениями, то вас могут привлечь к административной ответственности. За это предусматривается штраф от 50 000 ₽.

Программы автоматизации

Мы изучили основные программы с возможностями учета рабочего времени, и составили небольшую сравнительную таблицу.

Название

Специализация

Виды времени

Группировка по отделам

Расширенная статистика

Скриншоты экранов

Уведомления о нарушениях

CrocoTime

Анализ продуктивности

Есть

Есть

Есть

Нет

Есть

RescueTime

Личная продуктивность

Есть, расширенные

Есть

Есть

Нет

Нет

StaffCop

Шпионаж

Нет

Нет

Нет

Есть

Нет

Дисциплина

Анализ продуктивности

Есть, расширенные

Есть

Нет

Нет

Нет

ОфисМетрика

Анализ продуктивности

Нет

Есть

Нет

Нет

Нет

Эксперты говорят

Эмма Форштретер.

Юрист по трудовому праву, преподаватель Минфина России.

От того, какой режим работы вы выбрали, зависят все выплаты сотрудникам. Поэтому необходимо уделять большое внимание режиму работы. В течение определенного периода нужно правильно распределить рабочее время не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения продуктивности и комфортности работников.

Обязательно все договоренности нужно прописывать в договоре. Общие для предприятия правила нужно зафиксировать во внутренних документах: штатное расписание, коллективный договор трудового распорядка. В трудовом договоре с сотрудником нужно учесть и зафиксировать важные моменты. Сколько будет длиться рабочая неделя и какая она будет: пятидневка, два через два или график с плавающими выходными.

Для сотрудников, работающих любым способом, кроме вахтового, предприятие должно давать дни для отдыха. Согласно статье 110 Трудового кодекса РФ, между окончанием последнего рабочего дня в неделю и началом первого рабочего дня на следующей неделе должно быть минимум 42 часа.

Также руководителям следует знать, что такое ненормированный рабочий день. При таком графике продолжительность рабочей недели увеличена. Работа оплачивается как обычно, но сотруднику предоставляются дополнительные дни к отпуску. Количество этих дней согласуется, но обычно оно не менее 3. Когда вы будете вести учет времени, то нет необходимости записывать часы сверх нормы в табель. Эта информация излишняя и дублируется в трудовом договоре.

 

Важная новость для подписчиков!

Новикова Татьяна.

HR-директор «Инфомаксимум».

Организация учета рабочего времени – важная вещь. Отсутствие учета может обойтись бизнесу очень дорого. Например, за год в России от использования находящимися на работе сотрудниками времени не по целевому назначению убытки составили порядка 300 млрд рублей. Эти потери не только финансовые, но и имиджевые. Чтобы контролировать процесс учета рабочего времени персонала, мы используем системы автоматизации.

При их выборе нужно руководствоваться не только популярностью той или иной программы. Они отличаются по специализации. Одни программы помогают рассчитывать общую или личную продуктивность, а другие просто шпионят. Также разные программы выявляют то, как провел время на работе сотрудник. Выбирайте такие программы, которые можно максимально настроить под свою компанию.

Для крупных компаний и бизнеса программа учета рабочего времени должна быть в состоянии анализировать большое количество данных, рассчитывать статистику по отделам и сравнивать информацию. Это нужный функционал, так как большинству руководителей безразлично, сколько времени провел сотрудник «ВКонтакте», ему важно знать показатели продуктивности в масштабах всего предприятия.

Еще важными критериями являются простой интерфейс и расширенный функционал. Работа с программой учета не должна занимать много времени, а разобраться в ней должна быть состоянии обычный бухгалтер. Дополнительные опции также будут преимуществом. Например, в некоторых сервисах есть уведомления о нарушениях. Руководителю не нужно каждый раз проверять корректность учета, в случае нарушений ему приходят уведомления на почту.

Как определить задачи, которые мешают менеджерам работать?

Диаграмма Парето

Вывод

Чтобы контролировать рабочие и кадровые взаимоотношения с сотрудниками, важно вести постоянный учет рабочего времени организации. Систематический и правильный процесс делает коллектив более дисциплинированным и ответственным. Как следствие, увеличится качество труда.

В зависимости от размера организации, ее структурных особенностей, а также продолжительности и параметров рабочих смен, следует выбирать тот или иной тип отчетности. Это может быть ежедневный, еженедельный или общий учет.

Учет должен быть легитимным и приносить пользу. Для этого нужно соблюдать предписания и правила трудового законодательства. Ведение учета будет эффективным, если вы будете пользоваться правилами и способами оптимизировать процесс, а также внедрите автоматические системы учета.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.