text
Коммерческий директор

Конфиденциальность – ключ к доверительным отношениям с клиентом

  • 28 сентября 2018
  • 46
Конфиденциальность – ключ к доверительным отношениям с клиентом

Узнайте, как обеспечить полную конфиденциальность информации в любой коммерческой организации.

Вы узнаете:

  • Что такое конфиденциальность данных.
  • Каковы основные принципы конфиденциальности.
  • Как собирать и хранить конфиденциальные данные.
  • Как избежать утечек секретной информации.

Конфиденциальность – это основа взаимоотношений между компанией и ее клиентами. От того, насколько надежно фирма хранит личные данные, зависят ее репутация и престиж. Узнайте, как обеспечить полную конфиденциальность информации в любой коммерческой организации.

Определение конфиденциальности информации

Конфиденциальность информации – это необходимость предотвращения несанкционированного доступа к ней со стороны третьих лиц. Конфиденциальная информация – это любые данные, которые не подлежат огласке.

В 2016 году в американском городе Чикаго клиент подал в суд на свою юридическую фирму. Причина иска – «раскрытие конфиденциальной информации». Он не обвинял юристов в несанкционированном разглашении, его данные не были украдены, использованы во вред. Посторонние вообще не получали к ним доступ. Однако заявитель расценивал как угрозу раскрытия сам факт хранения данных в базе компании.

По мере развития информационных технологий вопрос конфиденциальности приобрел огромную значимость. В разных сферах деятельности и в разных странах подходы к этому вопросу кардинально различаются. В Евросоюзе полная конфиденциальность регулируется рядом директив и соглашений. Конвенция ETS N 185 регулирует противодействие преступности в области компьютерной информации. Конвенция ETS N 108 направлена на защиту физических лиц. Согласно данному документу, все стороны обязаны соблюдать секретность при работе с персональными данными.

В России действует Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Согласно этому закону, «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».

Перечень сведений, которые можно отнести к конфиденциальным, содержится в Указе Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Это:

  • Персональные данные гражданина. Исключение – сведения, которые распространяются в СМИ в установленном законом порядке.
  • Сведения, относящиеся к следственным и судебным мероприятиям.
  • Служебная тайна, доступ к которой регулируется Гражданским кодексом РФ.
  • Профессиональная тайна (адвокатская, врачебная, нотариальная).
  • Коммерческая тайна – любые сведения, связанные с коммерческой деятельностью предприятия при условии, что доступ к ним ограничен.
  • Данные об изобретениях, промышленных образцах, новых разработках до официального релиза.

Каждый человек, у которого есть эксклюзивные сведения о чем-либо, имеет право самостоятельно наделять их статусом конфиденциальности, если иное не предусмотрено федеральным законодательством.

Конфиденциальность – ключ к доверительным отношениям с клиентом

Читайте также в электронном журнале

О том, как избежать штрафов за некорректное обращение с информацией о клиентах.
Советы, как узнать информацию конкурентов и защитить свою.
Руководство по составлению грамотного документа.

Принципы конфиденциальности данных

Ротшильд говорил: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Конфиденциальность данных – это одна из основ взаимоотношений в бизнесе.

Главный принцип конфиденциальности – никто не должен знать больше, чем ему положено. Клиентам и сотрудникам, не связанным непосредственно с обработкой информации, передаются лишь те данные, которые им необходимы в рамках реализации конкретного проекта.

Обязательства конфиденциальности включаются во все стандартные документы. Каждая солидная компания должна иметь собственную политику обработки персональных данных, созданную на основе конституции РФ, Гражданского и Трудового кодексов РФ, федеральных законов и иных нормативно-правовых актов.

Меры по охране коммерческой тайны

Решение о том, что относить к коммерческой тайне, принимает сам предприниматель. Исключение составляют некоторые общедоступные данные, доступ к которым не может быть запрещен (например, данные о нарушениях действующего законодательства, условиях работы, список лиц, которые могут действовать от имени предприятия без доверенности). С подробным перечнем сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне, можно ознакомиться в статье 5 ФЗ «О коммерческой тайне». Что значит конфиденциальность в данном случае также решает руководство конкретной компании: либо она ограничивает доступ к лишним данным вообще всем, либо создает отдел и работает с аффилированными фирмами.

Для обеспечения охраны конфиденциальной информации, которая относится к коммерческой тайне, могут быть приняты следующие меры:

  • Составляется список сведений, которые входит в коммерческую тайну, и доступ к которым должен быть ограничен. К примеру, никто из посторонних не должен знать список ваших клиентов, поставщиков, наценку, которую вы делаете на товар и т.д.
  • Вводится ограничение доступа. Устанавливается порядок получения доступа, порядок работы, контроль соблюдения. Если человек работает исключительно с поставщиками, ему не нужно знать обо всех клиентах компании, которые будут приобретать конечный продукт. Ему нужно знать лишь то, что понадобится в работе.
  • Ведется учет лиц, имеющих доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Стоит отдельно вести учет лиц, которые работают в компании, и лиц, которые получили доступ к данным на других основаниях.
  • Использование информации, составляющей коммерческую тайну, регулируется трудовыми договорами (если доступ оформляется на сотрудника предприятия) и гражданско-правовым договором (при работе с контрагентом). В договоре прописывается ответственность лиц за разглашение данных.
  • На все физические носители, содержащие секретные коммерческие данные, наносится гриф «Коммерческая тайна» и прописываются данные обладателя данных. Иными словами, люди должны знать, кому принадлежит то, что содержится под грифом, и о том, что за несанкционированный доступ грозит серьезная ответственность.

Важная новость для подписчиков!

Заявление о конфиденциальности

В ряде случаев нужно создать отдельное заявление о конфиденциальности. В документ входят основные принципы конфиденциальности компании, особенности и правила сбора, хранения и последующего использования персональных данных и т.д. Документ размещается в открытом доступе, чтобы потенциальные клиенты или коллеги знали, что и зачем собирается.

Какие данные собираются

Данные, которые собираются для последующего хранения или дальнейшего использования, зависят от особенностей вашей компании. Фирма может собирать персональные данные клиентов, включая потенциальных, пользователей сайтов (для этого используются файлы cookie). В большинстве случаев это данные, которые предоставляет сам клиент добровольно. При первом посещении большинства коммерческих и информационных сайтов можно увидеть сообщение о том, что ресурс собирает файлы cookie, и будет их использовать в дальнейшем для анализа данных и предложения клиентам лучших товаров и услуг. Посетитель может согласиться на сбор данных, и больше это сообщение не появится. Или же он может закрыть сообщение до следующего посещения, либо если не собирается пользоваться услугами сайта в дальнейшем.

Использование данных

Неотъемлемой частью заявления о полной конфиденциальности www и иной информации является список случаев, когда компания может воспользоваться персональными данными клиента. Стандартный перечень включает в себя следующие пункты:

  • Клиент дает согласие на обработку данных для целей, которые заявляет компания. При необходимости, он может в любой момент отозвать согласие.
  • Если использование персональной информации необходимо для выполнения договора. В этом случае в договор включается отдельный пункт.
  • Если обработка конфиденциальных данных требуется для выполнения каких-либо обязательств перед клиентом.
  • Исключительные случаи - если использование информации необходимо для защиты критически важных интересов. К примеру, если существует явная угроза причинения вреда клиенту, и ее можно предотвратить.

Хранение конфиденциальной информации

Длительность хранения конфиденциальной информации зависит от того, какой срок предусмотрен договором и действующим законодательством. При этом необходимо исключить возможность утечки данных «на сторону» – мало кому приятно, когда он обнаруживает свои персональные данные в открытом доступе.

Конфиденциальные данные должны храниться в недоступном месте. Если информация находится на физических носителях – сейф, металлический ящик и т.д. Если информация в электронном виде – обязательно ограничение доступа и паролирование.

Передача данных посторонним

Одним из основных условий ограничения доступа к определенной информации является исключение передачи ее людям, у которых нет прав на просмотр.

Следует учитывать, что при сотрудничестве клиентов с крупной компанией (к примеру, торговой), некоторые их данные могут быть переданы аффилиатам фирмы в деловых целях. К примеру, для информирования клиентов о новых товарах, для обслуживания клиентских счетов. Аффилиатами считаются либо фирмы, которые принадлежат крупной компании, либо организации, у которых есть доля владения. Все данные, которые головная компания передает аффилиатам, также являются конфиденциальными, и доступ к ним имеют лишь лица, которым это необходимо по службе.

Передачу данных третьим лицам необходимо исключить, если иное не оговорено в договоре. К примеру, передача некоторых данных возможна, если компания, которая не является аффилиатом, предоставляет некоторые специфические профессиональные консультации. Такая компания также обеспечивает конфиденциальность клиентской информации и использует ее лишь для определенных целей. В ином случае передача данных возможна лишь с согласия клиента.

Кроме этого, открытие конфиденциальной информации возможно, если этого требуют законодательные либо нормативные акты. К примеру, если это необходимо для оказания помощи правоохранительным органам и при наличии официального запроса.

Как исключить несанкционированные утечки информации

Бизнес-аналитики определили ряд качеств сотрудников, которые могут «слить» секреты на сторону. В большинстве случаев это эмоционально неустойчивые люди, с завышенной или заниженной самооценкой, разочарованные в собственных способностях и работе.

Чтобы обеспечить безопасное хранение конфиденциальной информации, необходимо следить, чтобы у людей, имеющих доступ к этим данным, описанные выше качества отсутствовали. Можно создать в компании благоприятную социально-психологическую обстановку, чтобы не возникало предпосылок для утечки секретной информации.

Оптимальную обстановку можно создать, если в компании действует гибкая система материального стимулирования, каждый работник имеет долговременную работу и перспективы карьерного роста. Есть система увольнения, которая не травмирует психику. Благоприятная атмосфера в фирме – одна из главных мер в борьбе с утечкой информации.

Отказ от предоставления личной информации

Один из основных принципов конфиденциальности гласит, что клиент не обязан предоставлять личные данные компании. При этом отказ в передаче влечет за собой невозможность оказания услуг, для которых эта информация необходима, например, открытия и обслуживания клиентского счета.

Клиент может вносить изменения в личные данные, отказываться от их передачи третьим лицам, уточнять все, что ему нужно в режиме реального времени. Для этого в открытом доступе должен быть электронный адрес или телефон, с помощью которых он сможет связаться с представителем компании.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.