text
Коммерческий директор

Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

  • 10 октября 2018
  • 364
глава David Allen Company, автор бестселлера «Как привести дела в порядок»
Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете. Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился алгоритмом, как руководителю освободить от дел четыре часа в день. Вам помогут персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Потратьте час, чтобы собрать все задачи в одном месте

Запишите каждую мысль, идею, проект или задачу на отдельном листе бумаги или в отдельном файле. Не пропускайте ни одно профессиональное или личное дело, которое вы должны выполнить.

Если привыкли работать с картонными папками, сложите все листы с мыслями в отдельную папку под названием «Входящие». Дополнительно распечатайте списки задач, которые вы фиксировали в цифровых приложениях, и положите их в ту же папку. Туда же поместите листы с делами, которые вы записывали в ежедневнике или на стикерах. Если привыкли работать с файлами, соберите все задачи в электронном виде. На эту работу вы потратите 20–60 минут.

В папке «Входящие» электронной почты оставьте сообщения, которые требуют ответа или содержат задачи. Письма не распечатывайте и не сохраняйте в памяти компьютера: с этими документами эффективнее работать в почте.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Читать инструкцию

Разберите каждую задачу по схеме

Разберитесь с тем, что попало в папку «Входящие». Это не значит, что вы должны выполнить все дела. Ваша цель — рассмотреть каждую задачу в отдельности и решить, что с ней делать. Распределите задачи на день с помощью персонального планировщика.

Создайте папки или списки с категориями дел: например, «Звонки», «Поездки», «Переговоры», «Компьютер», «Календарь», «Совещания» и др. Если удобнее иметь дело с обычными папками или ежедневниками, отведите под каждую категорию отдельную папку или раздел в блокноте. Если вы привыкли работать с цифровыми приложениями, папками в электронной почте и файлами в компьютере, используйте эти инструменты, чтобы составить списки дел.

Определите с помощью диаграммы, как будете решать ту или иную задачу. В зависимости от этого распределите дела по отдельным спискам. Например, вы записали задачу: «Узнать, как мы готовимся к встрече с клиентом Х». Вы понимаете, что по этому вопросу нужно связаться с Иваном, но до понедельника он в командировке. Ваше действие — созвониться с менеджером, который ведет клиента. Пока сотрудника нет, занесите дело в «Календарь»: поставьте напоминание о звонке в телефоне или компьютере. В понедельник вы созвонились с менеджером и выяснили, что для переговоров с клиентом должны подготовить расчеты по проекту. Перенесите задачу в список «Подготовка к переговорам». Как работать с каждой задачей, расскажу дальше.

Определите, какие задачи решать вначале, а какие в конце

Сделайте то, что лежит первым. Когда вы работаете со списком дел или с электронной почтой, то выбираете срочные задачи? Это нормально, если вы ждете важного письма или если нужно быстро решить проблему. Если же ваша задача — обработать поток входящей информации и не запутаться, придерживайтесь другого подхода: по порядку решайте один вопрос за другим. Даже если первым в вашей почтовой папке «Входящие» идет спам, а за ним — личное письмо от президента страны, сначала разберитесь со спамом.

Как только вы нарушите это правило и начнете работать над задачами в произвольном порядке, рискуете пропустить важное дело. Информация будет накапливаться в почте и на рабочем столе, что приведет к хронической нехватке времени.

Разбирайте дела по принципу LIFO или FIFO. Если вы распределяете задачи, которые скопились за последние день-два, используйте принцип FIFO1. Начните с дела, которое записали первым. Вскоре вы охватите все вопросы. Если хотите разобрать большой объем писем или задач, используйте принцип LIFO: начинайте с задачи, которая стоит последней.

1 FIFO (от англ. first in — first out) — решение задач в порядке их поступления. LIFO (от англ. last in — first out) — выполнение дел в обратном порядке. — Ред.

Решайте один вопрос за раз. Если не можете выполнить задачу, не переключайтесь на следующее дело. Вы оставите нерешенными важные проблемы, потому что отвлечетесь на что-то более легкое или интересное. Сконцентрируйтесь на одном вопросе.Так вы последовательно разберетесь с накопившимися делами, а не будете хаотично перескакивать с одной задачи на другую (таблица).

Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

Беритесь даже за сложные дела. Избавьтесь от привычки браться за вопрос и откладывать его на потом. Каждое решение, которое вы принимаете, уменьшает запас интеллектуальной энергии. Выбор «не делать» — это решение, которое истощает вас психологически.

Вы распределили дела и хотите понять, что делать дальше. Есть два варианта действий: если задачу нужно решать и если не нужно.

«Тинькофф банк» уволил сотрудников за общение в чате

«Тинькофф банк» уволил несколько сотрудников за нарушение «этических норм». Возможно, что причина увольнений — созданный в рабочем мессенджере канал с мемами. В Сети опубликовали якобы подлинный текст переписки председателя совета директоров Олега Тинькова, вице-президента по ИТ Вячеслава Цыганова и одного из сотрудников компании Евгения Уткина.

В переписке Вячеслав Цыганов упрекает сотрудников, что они вместо работы проводят время в чатах. Вот текст его письма:

«Спустя год после моего письма о правилах использования корпоративного мессенджера вынужден констатировать, что некоторые из вас их полностью проигнорировали и продолжили превращать базовые публичные каналы в помойку, перенося свои маргинальные привычки общения в компанию и даже сформировали группу единомышленников, которые проводят больше времени за низкокультурным общением, вместо работы. (…)

Напоминаю, что недопустимо:

  1. дискриминировать коллег по любым признакам!
  2. использовать инструмент для собственного развлечения!
  3. нарушать этику делового общения!
  4. пренебрегать защитой клиентских данных!

Если после этого у кого-то возникнет желание продолжить веселиться, то лучше это сразу делать в другом месте».

Сотрудник компании Евгений Уткин, который создал один из самых популярных развлекательных каналов в чате, ответил руководителю:

«Доброе утро, коллеги. (…)

Меня попросили покинуть компанию.(…)

Канал я создал в развлекательных целях, но не предполагал, во что это все это может вылиться. К сожалению, была освещена только негативная сторона вопроса. Но был и позитив.(…) Благодаря этому каналу, я познакомился с огромным количеством людей из разных подразделений в разных должностях. (…) Перестал чувствовать себя винтиком большой корпоративной машины, банк стал для меня уютным и приятным местом. (…)

По поводу ситуации с увольнением и публичной поркой, все это неправильно. (…) Банку стоило взять ситуацию под свой контроль. Не удалять каналы и пугать людей, а развивать сформировавшуюся схему каналов, возможно ввести модерацию, культивировать культуру общения. Но то что было сделано приведет только к одному — люди уйдут в другие площадки, и возможно, для обсуждения деловых вопросов в том числе. По поводу увольнений, уволены были первоклассные специалисты, которые отлично выполняли свою работу, и не имели претензий от коллег и непосредственного начальства».

На сообщение Уткина якобы ответил Олег Тиньков:

«Евгений.

Мы не корпорация, а маленькая, семейная компания!

Поддерживать такую «культуру» любят в «Яндексе» — вот туда и иди — они там любят разводить балаганы и нянчиться с «новым поколением айтишников» — у нас нужно РАБОТАТЬ и получать за это БОЛЬШЕ РЫНКА, при этом улучшая продукты, и делая жизнь наших клиентов лучше и проще.

Надеюсь тебе и другим расслабленным пост-хипстерам это будет хороший урок!».

А чью сторону поддерживаете вы?

«КД» по материалам открытых ресурсов.

Не тратьте время на лишнюю информацию

Если дела не требуют вашего участия, действуйте по двум принципам.

Удалите ненужное. Уберите из списка дел задачи, письма, информацию, которые вам не понадобятся. Например, сотрите переписку с коллегой по поводу дня рождения начальника, поместите в архив материалы прошлогодней конференции, в которой вы участвовали, и т. п. Если этого не сделать, вы будете натыкаться на ненужную информацию, когда захотите срочно найти важные сведения.

Соберите справочные материалы в одном месте. Многие письма или бумаги на вашем столе не требуют действий, но пригодятся как справочный материал по проектам и темам. Если вы оставите их без внимания, то накопите ненужные данные и потом не сможете в них разобраться. Если вам пригодится электронное письмо, сохраните его в специальной папке, отведенной для определенной темы, человека, проекта.

Не оставляйте письма, которые вы храните для справки, в папке «Входящие» — это создаст хаос. Если понадобятся бумаги с рабочего стола, положите их в отдельную папку вместе с подобными документами.

Разберитесь с важными задачами по алгоритму

Сделайте за две минуты. Выполните сразу действие, которое займет меньше двух минут. Вы потратите больше времени, если будете хранить информацию по задаче, чем если выполните ее сразу.

Если у вас есть время, чтобы обработать входящие письма или список новых дел, увеличьте срок для каждого вопроса до 5–10 минут. Если хотите быстро понять, какие задачи решить за день, сократите время до одной минуты или 30 секунд. Если вы решаете сложную задачу в несколько действий, определите и оцените каждый следующий шаг по тем же критериям.

Пример. Вице-президент крупной технологической компании получал 300 электронных писем в день от подчиненных. Руководитель занимался другими задачами, поэтому оставлял письма на потом. Когда в почте скопилось несколько тысяч сообщений, ему пришлось потратить выходные, чтобы разобраться с корреспонденцией. Когда он стал использовать правило двух минут, то увидел, что 80 процентов писем можно отправить в корзину, 5 процентов сохранить для справки, а на 15 процентов ответить за одну-две минуты. Подход помог вице-президенту освободить час в день и ускорить работу подчиненных.

Составьте лист ожидания. Если понимаете, что потратите на вопрос больше двух минут и что с задачей способен справиться другой сотрудник, делегируйте ее. Фиксируйте задачи на бумаге или в электронном файле «Лист ожидания». Поместите список или файл в отдельную папку или стопку с бумагами. Обозначьте в нем сроки по каждому вопросу. Ваша цель — ежедневно просматривать список делегированных дел и оценивать, не нужно ли напомнить сотруднику о задаче.

Отложите оставшиеся дела на потом. 70 процентов действий — те, которые займут больше двух минут и выполнять которые придется самостоятельно. Эти задачи запишите и систематизируйте, чтобы быстро найти информацию, когда она понадобится. Дальше расскажу, как это сделать.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Перейти к чек-листу

Разделите срочные задачи на два типа

Занесите дела в календарь. В календарь на компьютере или в телефоне заносите действия, которые назначены на конкретную дату или время. Не записывайте в календарь задачу, если хотели бы выполнить ее, например, в следующий понедельник, но можете передвинуть на любой другой день. Вы быстрее разберетесь с делами, если в календарь занесете задачи, которыми должны заняться в конкретный день.

Распределите дела по спискам. В другую категорию относите дела, которые нужно выполнить при первой возможности. Разделите дела по принципу: какие инструменты, место или ситуация помогут решить задачу. Такой тип организации дел повышает ваш настрой на работу.

Если у вас есть время, чтобы поговорить по телефону, полностью выполните задачи из списка «Телефонные звонки». Когда вы за компьютером, постарайтесь разобраться с делами, которые связаны с ним: ответьте на письма, изучите документы, отредактируйте коммерческие предложения и т. п. Если нужно куда-то поехать, например в банк или строительный магазин, зафиксируйте задачу в списке «Поездки». Дополнительные категории напоминаний:

  • «В офисе» («Разное»);
  • «Дома»;
  • «В любом месте»;
  • «Повестки дня» (для коллег и встреч);
  • «Прочитать/посмотреть».

 

Вы можете скачать книгу здесь >>

 

Вы можете скачать книгу здесь >>

 

Вы можете скачать книгу здесь >>

Вместо заключения

Со списком дел, который вы сформировали, еженедельно работайте по алгоритму из семи этапов.

  1. Удаляйте из списка устаревшие дела, завершайте задачи, которые запланировали выполнить к определенному сроку.
  2. Изучите задачи, которые накопились за неделю. Обработайте записи после деловых встреч, полученные квитанции и визитки, письма, документы и материалы по диаграмме.
  3. Решите каждый вопрос или перенесите его в лист ожидания, календарь или список «Когда-нибудь». От ненужного избавляйтесь сразу и без сожалений.
  4. Просмотрите списки следующих действий. Вычеркните завершенные дела. Убедитесь, что вы записали напоминания о дальнейших шагах.
  5. Просмотрите календарь на неделю, чтобы не упустить оставшиеся или срочные дела и справочную информацию. Обращайте внимание на все пункты, которые требуют дальнейших действий.
  6. Просмотрите календарь. Изучите записи о предстоящих событиях, чтобы не пропустить их. Обратите внимание на действия по проектам и подготовку к мероприятиям.
  7. Просмотрите лист ожидания. Отметьте, какую работу вы должны проконтролировать. Кому нужно отправить письмо, чтобы получить необходимую информацию? Кому следует напомнить о встрече? Кому позвонить, чтобы проверить, как обстоят дела с проектом? Отмечайте выполненное дело, когда получите отчет сотрудника.

Как избежать двух ловушек времени и все успевать

1. Вы попадаете в ловушку времени, когда отвлекаетесь на незапланированные просьбы сотрудников. Например:

— Есть минутка?

— Да, но недолго!

Когда вы заняты, отвечайте так: «Я сейчас в работе, давайте обсудим ваш вопрос в 16:00. У нас будет 10 минут». Коллега поймет, что вы не планируете тратить на разговор с ним полдня, и постарается уложиться в отведенное время. Если время беседы истекло, не стесняйтесь сказать об этом сотруднику. Вы сэкономите время и успеете решить задачи, которые запланировали на день.

2. Вы попадаете в ловушку времени, когда организуете неуправляемое совещание, которое может отнять от 30 минут до 2–3 часов. Назначайте собрание перед обедом, в конце дня или вечером в пятницу. Так сотрудники не захотят тратить время зря, постараются быстро рассказать о проблемах и рассмотреть повестку дня. На совещании предупредите коллег, что через 30–40 минут займетесь другими делами. Это мотивирует подчиненных говорить сжато и не тратить зря свое и ваше время.

Источник: по материалам открытых ресурсов

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.