text
Коммерческий директор

Работа с документами: правила документооборота для компании

  • 17 октября 2018
  • 97
Работа с документами: правила документооборота для компании

Работа с документами — достаточно рутинный процесс. Но без него не обойтись ни одному предприятию. Даже самый минимальный документооборот, выдача счета на оплату или товарной накладной, например, присутствует везде. Чтобы в документах всегда был порядок, необходимо знать основы работы с документами на предприятии.

Вы узнаете:

  • Какие признаки есть у документа и что такое документооборот.
  • Какие бывают типы документов и как правильно их внедрять.
  • Какие правила ведения документооборота существуют.
  • Какие технологии работы и электронные системы используют для работы с документами.

Признаки документа и что такое документооборот

Документ — бумажный или электронный носитель информации, который отличается характерными только для него атрибутами. Для всех разновидностей документов на предприятии существуют единые признаки, делающие обычную канцелярскую бумагу документом конкретной компании.

Регистрационный номер

Когда документ проходит через канцелярию, то необходимо присвоить ему определенный номер. Это делается для того, чтобы в дальнейшем, когда будет нужно сослаться на старый документ или найти его, его поиск не занял много времени. Кроме того, четкая нумерация позволит контролировать ответственных за тот или иной документ. Сама структура нумерации определяется в каждой организации по-разному. Руководитель выбирает тот вид регистрации документов, который ему удобен.

Источник

Чтобы документ имел фактическую ценность, в нем должны быть указаны его создатели или отправители. Это могут быть организации-партнеры или физические лица. Также это могут быть органы государственной власти или руководители внутри компании.

Исполнитель

Исполнитель у документа может быть только один. Он в полной мере несет ответственность за правильность составления, сроки, содержание документа. В редких случаях, в документах длительного пользования или при кадровой перестановке, исполнителей документа может быть несколько.

Код

В каждой организации существуют своя номенклатура работы с документами. Для удобства документы разбиваются по типу решаемых вопросов. Номенклатура в этом случае помогает упорядочить документы. Например, распоряжения директора могут иметь регистрационный номер в соответствии с общим списком документов и код по номенклатуре, где будут учитываться только документы распорядительного характера.

Важная новость для подписчиков!

Что такое документооборот

Документооборот, или работа с документами, подразумевает все движения документов на предприятии: от создания или получения до отправки и исполнения. В конце все документы поступают в архив.

Работа с документами включает в себя процесс приемки или создания документа, его регистрации в соответствии с нормами, утвержденными на предприятии. Также документооборот включает в себя контроль того, как документ исполняется, создание производственных дел, обработку перед отправкой в архив, хранение и пользование.

Если вы правильно выстроили систему работы с документами, то документооборот будет отнимать минимум времени у работников канцелярии. Также эффективная работа с документами позволит быстрее решать вопросы, которые затрагиваются внутри других отделов компании.

Типы документов

Чтобы правильно выстроить работу с документами на предприятии, необходимо знать типологию документов. В соответствии с этим пониманием ответственный за организацию делопроизводства и документоведения на предприятии сможет адаптировать документооборот под нужды и особенности той или иной организации.

Кто автор

По составителю различают личные и общественные типы документов. Личные документы составляются и подаются от лица одного человека. Примером такого типа документов являются расписки в получении денег. Общественные документы могут быть составлены от лица организации, но заполняются и подаются они коллективно. Сюда относятся различные коллективные заявления, протоколы совещаний и собраний.

Место составления

В зависимости от того, для решения каких вопросов составляется документ, он бывает внутренним или внешним. Внутренние документы направлены на решение вопросов и проблем в организационной структуре предприятия. Сюда относятся, например, распоряжения руководителя или внутренние отчетные документы. Внешняя документация составляется или принимается, чтобы решить какие-то внешние вопросы организации.

Другие классификации

Типология выделяет и другие отличительные признаки документов. Статус документа влияет на то, будет он официальным или неофициальным. То, насколько документ близок к первичному материалу, говорит о первичности или вторичности документов.

Способ получения документа бывает естественным, когда документ вынужденно создается и решает какую-то обоснованную проблему, и целевым — когда документ создается по субъективным причинам, например отчет по требованию органов власти.

Также выделяют различные документы по юридической силе, сроку исполнения, уровню стандартизации и унификации, происхождению.

Специалист, который будет заниматься организацией работы с документами, должен хорошо понимать критерии отличия документов и на основе этого выстраивать процесс документооборота эффективным способом.

Также одна из главных классификаций подразделяет документы любых типов на 2 группы:

  • Внутренние — в процессе документооборота документы не выходят за пределы организации.
  • Внешние — в процессе документооборота документы выходят за пределы организации. В свою очередь делятся на входящие и исходящие.

Как организовать электронный документооборот в компании? С чего начать?

Редакция "Коммерческого директора" составила подробную инструкцию для работы с документооборотом.

Читать инструкцию для работы

Правила работы с документами

Чтобы документооборот предприятия был эффективным, необходимо придерживаться правил его создания и ведения. Они нестрогие и могут быть видоизменены в зависимости от специфики предприятия, сферы работы бизнеса, количества сотрудников и других факторов.

Структура

Движение документов внутри организации должно быть структурировано. Для каждого документа должен быть известен и конкретно сформулирован процесс создания и исполнения. Каждый сотрудник должен знать структуру документооборота и придерживаться ее.

Форма

Обязательно нужно выбрать необходимую форму регистрации документов. Это может быть централизованное система, когда есть один орган в компании, который работает с документами всех отделов, либо децентрализованная. В этом случае документооборот происходит обособленно в каждом отделе предприятия. Чтобы оптимизировать процесс документооборота, нужно выбрать подходящую для вашей организации форму.

Минимизация

Данное правило говорит о том, что, чем меньше объектов работы с документами, тем эффективнее документооборот. Нужно максимально уменьшить взаимодействие отделов или людей с документами, если это возможно. Процесс документооборота станет прозрачнее, будет отнимать меньше времени, минимизируется вероятность, что документ потеряется или застрянет на одном из этапов.

Качество

Необходимо выстроить систему работы с документами так, чтобы документ двигался однонаправленно. То есть каждый документ не должен возвращаться на предыдущий этап для доработок или исправления. Для исполнения этого правила нужно утвердить правила документооборота на предприятии, обучить персонал правильно работать. Не должно быть фактов дублирования документов. Также показателем качества является, когда документ согласовывается сразу на нескольких уровнях, по которым затем он будет исполняться.

Технология работы с документацией

Для того чтобы работа с документами в будущем была удобна и легко реализуема, необходимо произвести определенные действия по разработке стандартов работы и унификации форм документов.

Унификация – очень важная часть подготовительной работы. В работе с документами она используется для уменьшения числа всех используемых документов предприятия к необходимому минимуму. Также унификация подразумевает разработку и установление шаблона, структуры и текстовой части каждого документа, чтобы в дальнейшем документооборот не отнимал много времени.

Чтобы результаты работы по организации документооборота были эффективными, следует провести аналитическую работу и привести результаты к единому виду. Это происходит в несколько этапов.

Перечень и состав документов

Сначала нужно составить список всех документов, которые уже существуют в организации. Если это вновь созданный бизнес, то нужно воспользоваться помощью бизнес-консультантов либо прибегнуть к опыту компаний конкурентов. Произвести этот аудит можно методом анкетирования. Узнать, для чего они используют документы, спросить у сотрудников, которые работают с документами, какие на их взгляд документы являются формальностью. Вы придете к выводу, что даже сотрудники из разных отделов пользуются документами, выполняющими схожие функции. Таким образом вы выявляете избыточные документы.

Унификация списка

На этом этапе мы выполняем единственную задачу — сокращаем количество видов документов до предельно допустимого минимума и единообразия всех идентичных по значению документов. Например, если это приказ руководителя отдела, то нет смысла иметь разные приказы для разных руководителей. Для успешной унификации необходимо тщательно проанализировать данные, полученные в ходе предыдущего этапа, и на основании этого утвердить список документов.

Унификация содержания

Привести все документы к единой форме по содержанию и тексту является основной задачей на данном этапе. Сюда входит выработка стандартов, бланков и форм для различных документов. Обязательно должны быть унифицированы реквизиты и структура текстовой части.

Унификация основывается на том, что в документах есть две составляющие: постоянная и переменная. Задача унификации зафиксировать как можно точнее постоянную часть и минимизировать работу при заполнении документа переменной информацией. Данный процесс происходит поэтапно. Вначале к общим формам приводится структура, затем слог изложения и языковые средства. В конце для удобства использования создаются бланки, трафареты и пр.

В итоге документооборот предприятия приобретает полный перечень форм и стандартов всех документов, которые будут использоваться.

Систематизация

В конце разработанные стандарты документов, бланки и формы необходимо систематизировать и объединить по общим признакам. Этот свод нормативно-правовых внутренних документов организации утверждается и вступает в силу. Каждый сотрудник должен придерживаться данной система работы с документами и неукоснительно выполнять ее требования. Сейчас, с переходом на электронный документооборот, систематизация все чаще происходит с использованием средств автоматизации бизнеса.

Электронные системы работы с документами

Электронные системы документооборота (СЭД) являются прогрессивным методом работы документами. Какое бы ни было предприятие по размеру, автоматизация принесет пользу практически всегда. На рынке представлено большое количество программ и программного обеспечения систем электронного документооборота, и каждые по своему эффективны.

Разные разработчики предлагают разный функционал систем. Например, некоторые производители предлагают функции ввода документа в систему через сканирование.

Системы электронного документооборота используются для контроля качества исполнения операций, связанных с документооборотом предприятия. Они имеют большие функции маршрутизации: визирование, подпись, забраковка. Разумеется, использование данной системы обеспечивает полную безопасность и конфиденциальность документооборота предприятия. Каждый пользователь программы проходит многоступенчатую авторизацию и аутентификацию.

Работа с документами: правила документооборота для компании

Выбор того или иного программного обеспечения должен происходит на основание важных для вашего бизнеса критериев:

  • Функциональность, наличие расширений, если они будут необходимы в будущем.
  • Стоимость системы. Время, за сколько СЭД окупит себя.
  • Сервисное обслуживание и техническая поддержка.
  • Учитывает ли производитель нормы законодательства в сфере документооборота.

Вывод

Работа с документами на предприятии — неотъемлемая составляющая управленческого процесса. Поэтому, чтобы избежать внутренних и внешних проблем в компании, каждое предприятие должно вести документооборот должным образом.

У многих российских компаний существуют проблемы с системой документооборота или с оформлением самих документов. Чтобы этого избежать, нужно знать, в чем отличия документов и какие типы их бывают.

Немаловажным является соблюдение правил работы с документами и установление единых стандартов документооборота на предприятии. Для оптимизации документооборота рекомендуется использовать электронные системы, которые учитывают масштаб и специфику вашего бизнеса.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.