Бесплатный доступ к журналу

Коммерческий директор

Как составить штатное расписание отдела продаж

  • 29 ноября 2018
  • 48
Как составить штатное расписание отдела продаж

В статье рассмотрим каждый составляющий элемент штатного расписания для эффективной работы отдела продаж.

Вы узнаете:

  • Какие аспекты включает в себя расписание отдела продаж.
  • Какова последовательность процесса в реально существующем отделе продаж.

Расписание отдела продаж – внутренний документ предприятия, который регламентирует организационную структуру, внешние и внутренние взаимодействия, штатный состав, численность и основы функционала персонала в отделе.

Организационная структура отдела продаж

Отдел продаж является самостоятельным подразделением. Возглавляет отдел начальник, который в свою очередь подчиняется генеральному директору организации, назначается и увольняется с должности по его приказу.

Главной целью функционирования отдела продаж является выполнение маркетинговых функций предприятия – прямой заработок денежных средств.

Обычно штатное расписание отдела продаж подразумевает наличие 2 функциональных групп работников:

Группа активных продаж генерирует приток новых клиентов в компанию, участвует в основном бизнес-процессе, выполняет функционал по привлечению и поиску потребителей продукта. Группа, которая занимается работой с клиентами, осуществляет последний этап взаимодействия с клиентом – исполняет сбытовые функции, удерживают клиентов, осуществляют продажу дополнительных товаров и услуг.

KPI для отдела продаж: алгоритм внедрения

Только 5 % сотрудников в компании работают на отлично, примерно столько же — плохо, а остальным необходимы определенные правила игры. Одним из таких правил является система KPI. Эксперты рынка утверждают, что внедрение KPI на предприятии позволяет увеличить прибыль на 30 %.

Редакция журнала «Коммерческий Директор» рассказывает, как разработать и внедрить систему оценки работы отдела продаж и добиться увеличения прибыли.

Смотреть алгоритм

Функциональная подчиненность

Разделение функциональных единиц осуществляется на субъекты и объекты управления. Приведем структуру подчинения в таблице.                             

Субъект управления

Объект управления

1. Генеральный  директор

1.1. Начальник отдела продаж

1.1.1. Менеджер группы активных продаж

По основным видам услуг

 

 

1.1.2. Менеджер группы по работе с клиентами

По основным видам услуг

На субъекты управления в отделе продаж ложатся вопросы менеджмента, а также административные и информационные бизнес-процессы. Чаще всего это вертикальные субъектно-объектные взаимодействия управленческого цикла. Также субъекты отдела продаж делают горизонтальные задачи по основной деятельности в рамках своих полномочий.

В свою очередь объекты управления отдела продаж участвуют только в горизонтальных бизнес-процессах. Также они выполняют задачи развития и поддержки основной деятельности предприятия.

В этой части штатного расписания работы отдела продаж необходимо указать, каким образом будет осуществляться замещение должностей при необходимости или на время отсутствия. Начальник отдела продаж может быть заменяем кем-то из руководства компании или самим генеральным директором. Менеджеры группы активных продаж или по работе с клиентами заменяются начальником отдела продаж.

Основные бизнес-процессы отдела продаж

Основная цель деятельности отдела продаж заключается в плановом обеспечении притока денежных средств в компанию, используя механизмы привлечения и работы с клиентами.

После постановки задачи в отделе запускается бизнес-процесс по поиску клиентов. Одновременно с этим формируется клиентская база, результаты которой идут в отчет для анализа работы отдела. После этого происходит выяснение потребностей потребителей. Когда начинается непосредственное взаимодействие с клиентом по сделке, происходит согласование условий предоставления и других значимых обстоятельств. После заключения сделки (договора) реализации товара и услуги формируется отчет по объемам продаж и качеству работы. После оплаты клиентом функциональная деятельность отдела продаж прекращается.

В расписании отдела продаж должно быть указано, как происходит реализация услуг и товаров, исполнение обязательств по договору, какие организационно-коммерческие, финансовые и производственные подразделения участвуют в этом процессе, кто является координатором всех бизнес-процессов, кто является непосредственным исполнителем при работе с клиентами.

Базовый должностной функционал отдела продаж

Здесь нужно отразить ответственных исполнителей и кратко изложить основные направления и объекты деятельности. Например, для начальника отдела продаж ими являются:

  • Сам отдел продаж, его организационная структура и подведомственность.
  • Важные контрольные точки в торгово-производственной цепочке подразделения, коммерческие предложения по ключевым клиентам.
  • Предложения компании на выставках и экспозициях.
  • Взаимодействия с нестандартными клиентами и VIP-клиентами отдела.
  • Взаимодействия с клиентами, находящимися в персональной клиентской базе.
  • Денежный поток, который проходит через коммерческий отдел.

Для менеджеров отдела продаж вся деятельность сводится к исполнительной. Она включает в себя:

  • Взаимодействия с клиентами отдела продаж, входящие в персональную клиентскую базу данного менеджера.
  • Контрольные точки по технологической цепочке в рамках договора оказания услуг, коммерческие предложения клиентам персональной группы и т.д.
  • Контроль денежного потока, проходящий через отдел продаж компании в рамках исполнения конкретного договора.

Производственная цепочка

В этом разделе расписания отдела продаж описывается основное производственное действие. Это могут быть активные и пассивные продажи. Производственная цепочка отдела продаж может включать звенья:

  • Формирование персональной клиентской базы.
  • Выявление потребностей клиента.
  • Подготовка конкурентного коммерческого предложения.
  • Проведение переговоров и продажа услуг компании.
  • Контроль соблюдения условий договора в пределах своих полномочий.

Также производственная цепочка может включать и административные аспекты. В этом случае руководители компании, начальник отдела продаж и сопутствующих подразделений вовлечены в производственную цепочку, которая может включать:

  • Расчёт и согласование с клиентом сметы.
  • Договор с клиентом об оказании услуг.
  • Поступление денежных средств в компанию.

В отделе продаж, где обращение клиента будет происходить самостоятельно, могут существовать иные элементы производственной цепи. В данном случае существует немного иной функционал и должностные обязанности менеджерских работников отдела:

  • Сбор информации об источниках информирования клиентов.
  • Подготовка конкурентного предложения клиентам услуг компании.
  • Проведение переговоров и продажа услуг компании.
  • Контроль соблюдения условий договора в пределах своих полномочий.

Как и в предыдущем случае, производственная цепочка может включать и административные аспекты. Руководящий состав отдела, группы менеджеров, а также работники других отделов участвуют в реализации следующих функциональных действий:

  • Расчёт и согласование с клиентом сметы.
  • Договор с клиентом об оказании услуг.
  • Поступление денежных средств в компанию.

Результаты и ответственность

В расписании деятельности должны регламентироваться результаты. Для отдела продаж это практически всегда показатели валового дохода. Иногда этот показатель заменяется другими смежными в зависимости от сферы деятельности компании и специфики производственного цикла.

Заработные платы сотрудников отдела продаж напрямую зависят от выполнения плана и финансовых показателей за отчетный период. Более подробно порядки, способы и размеры оплаты труда регламентируются в положении об оплате труда и детализировать их в расписании работы отдела продаж нецелесообразно.

Обязательно должны быть очерчены зоны ответственности. За качество и своевременное выполнение возложенных обязанностей и общую эффективность работы отдела в полной мере несет ответственность начальник отдела продаж. Менеджеры отдела продаж несут ответственность только в рамках возложенных на них должностных обязанностей и задач. Степень ответственности и полномочий сотрудников отдела устанавливается приказами директора и внутренними нормативными документами предприятия

Правовая основа

Расписание работы отдела продаж должно включать и правовые аспекты его функционирования. Важно знать основные государственные нормативно-правовые акты в целом по взаимодействию с потребителем, а также те, которые подходят специализации вашего бизнеса.

Общими являются положения Гражданского кодекса РФ: в части о юридических лицах, об обязательствах, об ответственности за нарушение обязательств, о договорных отношениях, а также положения о возмездном оказании услуг.

Основным законом, на который нужно ориентироваться в деятельности отдела продаж, будет закон о защите прав потребителей.

Важная новость для подписчиков!

Описание процесса прохождения

В дополнении к штатному расписанию работы отдела продаж предоставляем вашему вниманию полную таблицу производственного цикла отдела, где проходят холодные продажи.

Действие

Ответственный исполнитель

Документ на входе

Документ (результат)
на выходе

Контроль

1.

Составление общих холодных списков потенциальных клиентов

Начальник отдела продаж – НОП

Источники массовой информации (Интернет, СМИ, базы данных и пр.)

Общий холодный список потенциальных клиентов компании

Начальник отдела продаж

2.

Выверка общих холодных списков

Менеджер по продажам (МПП)

Общие холодные списки потенциальных клиентов Компании

Рабочий холодный список компании

 

3

Распределение рабочего холодного списка

НОП

Рабочий холодный список компании

Персональные холодные списки сотрудников

Начальник отдела продаж

4

Холодный звонок потенциальному клиенту

Менеджер активных продаж (МАП)

Персональный холодный список. Схема холодного звонка при разговоре с привратником.

Схема звонка при разговоре с ключевым лицом.

Рабочий журнал МАП

Статистика коммерческой работы

Начальник отдела продаж

5.

Назначение первой встречи с ключевым лицом

МПП

Рабочий журнал

Рабочий журнал

График встреч

Начальник отдела продаж

6.

Подготовка к первой встрече

НОП

Список представительских документов компании

Пакет представительских документов компании.

НОП и (или) специалист отдела маркетинга

МПП

График встреч

7.

Первая встреча

МПП

Пакет представительских документов Компании

Анкета выявления потребностей

 

Начальник отдела

продаж

8.

Подготовка ко второй встрече

МПП

 

Анкета выявления потребностей

Документы и материалы, необходимые на второй встрече (визитные карты, презентационные материалы и пр.)

 

Досье клиента

Предварительная смета

Начальник отдела продаж

9.

Разработка коммерческого предложения

 НОП и МПП

Предварительная смета

Коммерческое предложение

Начальник отдела продаж

10.

Проведение второй встречи

МПП

Анкета клиента

Коммерческое предложение

Окончательная смета

Начальник отдела продаж

12.

Подписание договора

Директор Компании (если принимает участие), НОП, МПП,

Предварительный договор и счет на оплату (предоплату).

Подписанный договор

Директор Компании

14.

Получение предоплаты по договору

МПП

Оригинал договора, смета на услуги, счет на предоплату

Банковская выписка на поступление оплаты по договору

МПП

15

Передача договора на исполнение

МПП

Договор

Заявка

НОП

В некоторых случаях основной процесс прохождения сделки может быть сокращен. Если нет необходимости согласования условий размещения, коммерческое предложение может быть подготовлено по результатам первой встречи. Согласование и подписание договора может состояться в процессе второй встречи.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.