Бесплатный доступ к журналу

Коммерческий директор

Учет продаж в компании: критерии и автоматизация

  • 5 декабря 2018
  • 51
Главный специалист по обучению продажам в ювелирной компании "Рута"
Учет продаж в компании: критерии и автоматизация

Организация, которая не ведет учет своих продаж, рискует упустить возможности для роста и отдать рынок конкурентам. Автоматизированная система сбора информации поможет контролировать этот процесс и выявить все источники потенциального роста.

В этой статье мы детально разберем шаги, которые помогут наладить учет продаж в любом бизнесе – от небольшого магазина до федеральной компании.

Вы узнаете:

  • Какие задачи решает построенная система учета продаж.
  • Какие данные необходимо собирать и оценивать.
  • Как внедрить автоматизированную систему учета продаж.
  • Какие задачи решает построенная система учета продаж.

Бизнес независимо от формата (ритейлеры, услуги, производство) всегда работает с первоочередной целью – получением максимальной прибыли. Для ее реализации нужно выполнять ряд промежуточных задач:

  • Увеличение объемов продаж.
  • Расширение своего присутствия на рынке.
  • Рост конкурентоспособности по отношению к лидерам отрасли.
  • Развитие лояльности у действующих покупателей по отношению к продукту и организации.
  • Расширение дистрибуции своих товаров.

Выполнение этих задач требует мобилизации всех ресурсов предприятия и его структур. Каждый отдел получает свой ряд задач: развитие производства, рост реализаций, контроль и анализ.

Анализ лежит в основе качественного выполнения заданных целей. Для его грамотного выполнения необходимы данные, которые получают при помощи автоматизированной системы учета продаж:

  • Программ первичного учета.
  • CRM-системы.
  • Отчетов по активностям сотрудников.
  • ABC-анализа, ХYZ-анализа.

Данные помогут понять, в каком состоянии находится клиентская база, почему происходит спад продаж, за счет чего можно получить быстрый рост прибыли, а также достаточны ли усилия предпринимателя для достижения плановых показателей.

Какие данные необходимо собирать и оценивать для учета продаж

Учет продаж необходимо выполнять ежедневно.

Под отслеживание и анализ попадает ряд показателей.

1. Контроль за активной клиентской базой

Развитие АКБ — залог успеха любого предприятия. Традиционно база развивается в вертикальном (количество) и горизонтальном (качество) направлении. Нужно учесть, что при работе определенный процент клиентов отказывается от услуг компании из-за ошибок в сервисе. Кроме этого, меняется конъюнктура рынка — сетевой бизнес поглощает мелких предпринимателей.

Контроль за составом АКБ — это возможность снизить риски для предпринимателя от подобных факторов, т. к. потеря одного крупного клиента вычитает до 30% из дохода. А наличие сотни средних клиентов легко нивелирует этот недостаток.

Контролируются следующие показатели:

  • Прирост новых заказчиков.
  • Количество некупивших клиентов (не совершили покупки за определенный период времени, например, квартал).
  • Потерянные клиенты (перестали пользоваться услугами бизнеса).
  • Потенциальные покупатели (не покупали, но выразили интерес к приобретению продукции).

Вторая часть работы по учету АКБ — отчет по объемам продаж. Показатель фиксируется по отношению к предыдущему году с учетом реализаций по клиентской базе.

Формируется на основе отчетов из 1С, SAP или автоматизированных систем (CRM). Позволяет сравнить объемы как по группам товаров, так и по конкретным наименованиям. Оценить динамику продаж в разрезе месяца, квартала, полугодия.

Как работать с клиентами, которые ничего не покупают: алгоритм продаж

Бывает так: компании тратят средства на рекламу, привлекают клиентов, потребители изучают товар, но не покупают. Маркетологи вместо того, чтобы эффективнее работать с потенциальными заказчиками, могут убрать товар из ассортимента или отказаться от дополнительного продвижения. Не торопитесь: продажи могут быть лучше, чем вы думаете.

Чтобы повысить интерес клиентов к товарам компании, применяйте 3 метода, которые предлагает редакция журнала «Коммерческий директор».

Скачать алгоритм продаж

2. Дистрибуция продукции по рынку

Доходы предприятия напрямую зависят от проникновения продукции в рынок и клиентскую базу. При расширении дистрибуции автоматически увеличиваются возможности компании в получении прибыли.

Однако иногда доходы падают даже при том, что компания продвигает такое же количество товаров или даже большее. Это может происходить из-за снижения конкурентоспособности и необходимости бороться за рынок скидками.

Еще одна возможная причина – падение спроса у конечного покупателя. Заказчики приобретают максимум позиций, но не могут реализовать их конечному потребителю в сжатые сроки.

Такие данные нужно отслеживать ежемесячно и сводить их в отчет по результатам квартала. Исследуя спрос и представленность продукции в торговых точках, можно корректировать маркетинговые акции. Усиление маркетинга приведет к росту продаж и ускорению оборачиваемости продуктов.

Учет продаж в компании: критерии и автоматизация

Пример отчета по дистрибуции

3. Отчетность по проданному ассортименту

Информация собирается по продажам в штуках и рублях. Это помогает найти точки для роста прибыли, определить выгодность каждой товарной позиции.

Оценивается с разных сторон, в идеале нужно отслеживать каждый выставленный счет. В нем обязательно должен присутствовать ассортимент из категории А (наиболее выгодный для компании).

Также ассортимент оценивается по клиентам, что можно сделать через выгрузку в 1С или CRM-системе. Исходя из полученных данных выставляются цели на посещения и подбираются варианты коммерческих предложений.

Второй этап учета ассортимента — это расчет допустимых остатков продукции на складах. Если остатки и запасы неверно оценены отделом закупки, может возникнуть дефицит товара, который приведет к снижению валовой маржи. При превышении остатков будет обратная ситуация: риск «заморозить» деньги и получить неликвид на складах.

Это параметр актуален только для товарных видов бизнеса. Остатки рассчитываются в зависимости от вида деятельности: на неделю, на квартал или под сезон сбыта.

Учет продаж в компании: критерии и автоматизация

Пример отчета по ассортименту в программе 1С

4. Оборачиваемость продукции

Оборачиваемость продукции показывает скорость, с которой товар проходит полный цикл между закупкой и отгрузкой конечному покупателю. Низкий уровень оборачиваемости говорит о двух проблемах бизнеса:

  • Плохо налажен сбыт.
  • Есть ошибка в планировании закупок.

В полном цикле движения продукта нужно учитывать и полный возврат средств от сбыта (дебиторской задолженности). Чем выше оборачиваемость, тем эффективнее бизнес.

При высокой оборачиваемости важно также отслеживать оптимальный уровень запасов на складе, чтобы не попасть в ситуацию дефицита товара, так как это приведет к неизбежным потерям АКБ.

Для контроля оборачиваемости оперируют тремя основными показателями:

  • Объем среднего запаса за период (количество продукции на складах).
  • Период (месяц, квартал, год).
  • Количество реализаций за период (по ценам склада).

5. Валовая маржа

Валовая маржа — один из ключевых показателей бизнеса. От ее объемов зависит развитие организации на рынке в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Также это один из важнейших показателей при выводе нового продукта на рынок.

Подсчет валовой маржи производится за период и по отдельным продуктам. Выгрузка ведется в программе учета (1С, SAP) за выбранный промежуток времени. Данные используются для управления себестоимостью и затратами.

6. Учет активности – рейтинг

Чтобы обеспечивать установленную прибыль и объем, каждый менеджер по продажам в компании должен заключить плановое количество сделок. Выйти на нужные цифры получится только выполняя ежедневный план по звонкам, встречам, рассылкам коммерческих предложений, выставлению счетов.

Показатель по каждому из этих параметров задается руководством. Он выводится в специальный отчет который называется рейтингом активности менеджера. Без выполнения показателей в рейтинге активности все остальные цифры будут прогнозироваться не точно и вот почему:

Предположим, бизнесу нужно выйти на плановую прибыль в 1 млн рублей. Для достижения этой отметки менеджеры должны выполнить следующие действия по своей клиентской базе:

  • Заключить минимальные сделки и получить оплаты — 15.
  • Выставить счета — 25.
  • Выставить коммерческие предложения — 70.

Установлено, что для этого им нужно совершить не менее 200 результативных звонков и провести не менее 40 встреч.

Путем простых расчетов мы видим необходимый для выполнения плана минимум действий:

  • Стоимость сделки — 1000000/15 = 67 000.
  • % конверсии из счета в сделку = 60%.
  • % конверсии из КП в счет= 35%.
  • % конверсии звонков в КП = 35%.

Если не контролировать параметры и их выполнение ежедневно, то, совершив всего на 45 звонков меньше, менеджер снизит конверсию по выставленным предложениям на 6%. Это цепной реакцией приведет к снижению оплаченных сделок с 15 до 12. Предприятие недополучит 201 000 руб прибыли.

Для оценки рейтинга активности применяется сводный отчет по показателям работы менеджера за месяц:

  • Количество звонков клиентам (охват АКБ).
  • Личные посещения.
  • Количество коммерческих предложений.
  • Количество выставленных счетов.
  • Реализации.
  • % конверсии.

Учет продаж в компании: критерии и автоматизацияСкачать пример отчета

Технологии и автоматизация учета продаж

Практически весь крупный бизнес на текущий момент работает с автоматизацией учета продаж. Специальные программы можно интегрировать в интернет-магазин, использовать облачные сервисы или настроить их на своем сервере под потребности коммерческого отдела.

На рынке огромное количество решений и средств для ведения отчетности и сбора данных. Среди всего этого многообразия следует выделить две группы продуктов, с которых начинается автоматизированный учет продаж.

Платформы 1С или SAP

Программное обеспечение, с которого начинается вся автоматизация деятельности. Позволяет решать автоматически вопросы с:

  • Бюджетированием.
  • Ценообразованием.
  • Управлением товарным запасом.
  • Обеспечением сделок документацией.
  • Внутренней отчетностью.

Используются для ведения бухгалтерского учета на предприятиях и подготовки отчетности. Платформы соответствуют законодательству РФ и включают в себя типовые формы документации и универсальные модули. Это позволяет использовать их для автоматизации самых разных направлений бизнеса.

Позволяет производить налоговые расчеты, отслеживать дебиторскую задолженность и воронку продаж компании. На базе платформ можно создать систему для ведения АКБ с разбивкой по менеджерам и регионам присутствия.

Кроме того, платформы обеспечивают надежную работу и юридическую безопасность организации, потому что постоянно обновляются. Даже небольшие изменения в формах или законодательстве учитываются в новых обновлениях. Это экономит массу времени конечному пользователю на настройку и работу.

СRM-системы для контроля активности

CRM-системы созданы для построения взаимоотношения с клиентской базой и контролем за работой сотрудников. На рынке существует масса решений и предложений от IT-разработчиков. Выбор подходящего варианта зависит от условий работы и формата бизнеса, предлагаются как облачные, так и коробочные решения.

Применительно к учету продаж в CRM-системах реализован контроль за воронкой продаж и выполнением задач. Воронку продаж можно отслеживать от поступления лидов, до финальной стадии конверсии и возобновления отношений. При этом каждый этап будет регламентирован по действиям и времени, относительно требований предприятия. В случае отсутствия активной работы со стороны сотрудников CRM-система оповещает руководителей о невыполнении поставленных задач.

Второй важной функцией является возможность вести диалоги, звонки и переписки в одном месте. Это выводит скорость обслуживания и фиксацию информации на новый уровень.

Сотрудник, работая в окне CRM, может сразу отвечать на запросы из социальных сетей, электронной почты или мессенджеров, при этом последние получат ответ в удобном им формате.

Входящие заказы и звонки не останутся без ответа, даже если отдел продаж был занят и не смог на них сразу ответить. Такие контакты попадают в отчет по лидам и могут отрабатываться отдельно.

Для каждого контакта руководитель задает необходимые действия (позвонить, ответить на почту и т. д), временной интервал и ограничение по времени.

По итогам месяца собранные данные система выгружает в удобные отчеты:

  • Воронка продаж (каждый этап с % конверсии на следующий).
  • Рейтинг активности (выполнение задач менеджерами).
  • Клиентская база (список реализаций и не закрытых сделок).
  • Статистика по реализациям (ассортимент, оплаты).

Это позволяет оценивать каждый канал продаж отдельно, понять, где бизнес теряет деньги и за счет чего можно увеличить прибыльность.

Анализ полученных от учета продаж данных

По итогам учета продаж в компании собирается весомый объем информации, которую нужно использовать для модернизации системы сбыта. Чтобы принять решение, необходимо грамотно анализировать эту информацию. В большинство современных CRM-систем встроены отчеты с определенными видами анализа.

При формировании таких отчетов может понадобится проверка данных и настройка программ. Чтобы ее выполнить, необходимо понимать, по каким принципам выстраивается и анализируется информация. Рассмотрим два варианта.

1. АВС-анализ

Инструмент, который дает возможность разделить при учете продаж товар и клиентскую базу на группы по специальным критериям. Эти критерии создают рейтинг по обеспечению компании максимальной прибыли.

Основан на принципе Парето, по которому 20% ассортимента обеспечивают до 80% всех продаж. Часто применяется и в другом соотношении – 95/5. Это соотношение выведено из практики, которая показывает, что 5% товарных позиций дают до 95% всех реализаций.

Рассматривая ассортимент любой компании, его можно разбить на три группы:

  • А – товары, которые пользуются максимальным спросом и дают 80% объема прибыли (или количества). Отсутствие их на складах может серьезно снизить результаты.
  • Б – продукция со средним спросом. Приносит 15-30% от объема, отсутствие на складе такой продукции может повлиять на решение покупателей о покупке.
  • С – слабый спрос и необъемные группы товаров, отсутствие их на складах никак не повлияет на результат.

Важность в данном случае определяется заданным параметром: прибыль, количество, объем выручки, спрос, оборачиваемость.

АВС-анализ помогает оценить и оптимизировать товарные запасы. В таком же виде его можно применить к распределению на группы АКБ. При этом выделяется ТОП-80 клиентов – количество покупателей, приносящее 80% всей прибыли.

Важная новость для подписчиков!

2. XYZ-анализ

Дополняет ABC-анализ как инструмент, который помогает оценить продукцию по критериям на стабильный спрос. Рассчитывается для каждой позиции в ассортименте отдельно, в качестве параметров применяется: объем продаж, сумма наценки в реализациях, прибыль.

Результат – распределение ассортимента по категориям, в зависимости от стабильности спроса на них по рынку:

  • Х – товары с незначительным колебанием спроса (в пределах 5-15%). На эту категорию можно строить прогнозы с высокой степенью точности.
  • Y – средний коэффициент колебание спроса, в зависимости от сезона он может быть от 15 до 50%. На эту группу планирование по закупкам необходимо выполнять с сезонной поправкой.
  • Z – продукция с непрогнозируемым и нерегулярным потреблением, колебание спроса может быть до 50%. Может использоваться как дополнительный ассортимент, без создания значительных остатков на складах компании.

Итогом при создании автоматизированной системы учета продаж должна стать непрерывная оценка всех показателей с моментальной реакцией на отклонения плановых показателей.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Лучшее предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.